KM การประสานงาน

ถอดบทเรียน “ การประกวดองค์ความรู้และการพฒั นาองคค์ วามรู้ดเี ด่น” การถอดบทเรยี นการดาเนินงาน โครงการจดั การความรงู้ านพัฒนาชุมชน ประจาปงี บประมาณ พ.ศ. 2565 กิจกรมยอ่ ยท่ี 1.1 กิจกรรมเพม่ิ ทกั ษะการจดั การความรู้ ข้ันตอนท่ี 2 การพัฒนาองค์ความรแู้ ละการประกวดองค์ความรดู้ ีเด่น ................................................... “ประสานงานให้ถกู หลกั งานทร่ี กั จะสาเรจ็ ” จดั ทาโดย นางสาววาสนา ยดึ เหนี่ยว นกั วชิ าการพฒั นาชุมชนชานาญการ ทีม่ าและความสาคัญ สถาบันการพัฒนาชุมชน มอบหมาย ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนเพชรบุร ี (ศพช.เพชรบุร)ี ดาเนิน โครงการจดั กาสรความรงู้ านพัฒนาชุมชน ประจาปีงบประมาณ พ.ศ. 2565 ซงึ่ ถือเป็นงานทม่ี ีความสาคัญต่อ การพัฒนาองค์กรให้มีขีดสมรรถนะสูงอันเป็นเป้าหมายสาคัญของทุกๆองค์กร ในฐานะของผู้รบั ผิดชอบงาน การจัดการความรู้ (KM) ของศพช.เพชรบุร ี ท้ังในการปฏิบัติด้วยตนเองและการมีส่วนรว่ มจากทีมงานของ ศพช.และ ทีมงานพ้ืนท่ีของจงั หวัดในความรบั ผิดชอบของ ศพช.เพชรบุร ีท้ัง 7 จังหวัด รวมท้ังเจา้ หน้าที่ท่ี รบั ผิดชอบงานของสถาบันการพัฒนาชุมชน จึงมีความรูส้ ึกว่าจะต้องปฏิบัติงานด้วยความตั้งใจ มีการวาง แผนการทางานทดี่ ี และทีส่ าคัญท่สี ุดคือการประสานงานท่ีมีคณุ ภาพ และเต็มไปด้วยมิตรไมตร ีเห็นอกเห็นใจ และเข้าใจผู้ท่ีปฏิบัติงานในพ้ืนที่ให้มาก เน่ืองจากพื้นที่มีงานและภารกิจที่ต้องปฏิบัติเป็นจานวนมาก ดังน้ัน หากจะทางานรว่ มกับผู้อื่นให้มีผลสาเรจ็ ของงานรว่ มกันจะต้องมีการประสานงานท่ีดี มีการพูดคุย ชี้แจง สอบถามและให้ข้อมูลด้วยความชดั เจน มีปิยวาจา ใชห้ ลักสุนทรยี ภาพการพูดคุย จงึ จะทางานรว่ มกันได้ด้วย ความสุข ส่งผลต่อประสิทธภิ าพและความสาเรจ็ ของงานตามความคาดหวัง ทั้งผลงานความสาเรจ็ และการ ดาเนินงานท่ถี ูกต้องตามระเบียบฯ ขั้นตอนการดาเนินงาน 1. สรปุ ข้อมูลการดาเนินงานตามกิจกรรมท้ังหมดให้ถูกต้อง และประสานพูดคยุ ทาความเข้าใจกับ เจา้ หน้าทีผ่ ู้รบั ผิดชอบงานการจดั การความรู้ (KM) ของสถาบันฯ เพ่ือความเข้าใจท่ีถกู ต้องตรงกัน พรอ้ มมี จดั ส่งเอกสารท่ีถกู ต้องสาหรบั การปฏิบัติงานในแต่ละข้ันตอน 2. เมื่อมีข้อมูลต่างๆทีถ่ ูกต้องแล้ว พิจารณาว่ากิจกรรมท้งั หมดเก่ียวข้องกับใคร ต้องประสานงานกับ ใครบา้ ง พรอ้ มกับติดต่อขอเบอรโ์ ทรศัพท์ พรอ้ มใชแ้ อพพลิเคชนั่ ไลน์ (Line) ในการติดต่อประสานงาน และ ส่งข้อมูลท่เี ก่ียวข้องเพื่อทาความเข้าใจในกิจกรรมได้งา่ ยขน้ึ เชน่ กิจกรรมการประกวด มีที่เก่ียวข้องทตี่ ้องประสานงาน คือ เจา้ หน้าท่ี kM ของสถาบันฯ (ผู้ส่งข้อมูลของผู้เข้ารบั การประกวด) เราต้องมีการประสานพูดคุย เกี่ยวกับข้อมูลของผู้เขา้ ประกวดให้ถูกต้อง ตรงกันเพ่ือนามาแยกข้อมูลของแต่ละเขตตรวจวา่ มีใครบา้ ง ข้อมูล ท่ีต้องใช้ในการพิจารณา (เกณฑ์) ข้อมูลการให้คะแนน แบบสรุปการให้คะแนน เพ่ือรวบรวมเป็นข้อมูล ท้งั หมดให้แก่คณะกรรมการ คณะกรรมการประกวดฯ ต้องมีการประสานความพรอ้ มในการกาหนดวันพิจารณา ความ ต้องการเอกสารทีต่ ้องใชใ้ นการประกวดเพ่ิมเติม (บางครงั้ อาจต้องใชว้ าระการประชุม) /กิจกรรม… วาสนา ยึดเหนี่ยว นักวชิ าการพฒั นาชุมชนชานาญการ

ถอดบทเรยี น “ การประกวดองคค์ วามรแู้ ละการพฒั นาองค์ความรดู้ ีเด่น” - 2- กิจกรรมการพัฒนาองค์ความรูด้ ีเด่น มีผู้ท่ีเกี่ยวข้องต้องประสาน คือ เจ้าขององค์ความรูท้ ี่ได้รบั รางวัล องค์ความรูด้ ีเด่น(เป้าหมายหลัก) ในการแจ้งข้อมูล เป้าหมายที่จะดาเนินการ สถานท่ีที่เก่ียวข้อง เอกสาร ข้อมูลท่ีต้องใช้ ความพรอ้ มของพ้ืนท่ี ความต้องการใน เรอ่ ื งวัสดุอุปกรณ์เพ่ิมเติม การเตรยี มความพรอ้ ม จนช่วงเวลาที่จะดาเนินการที่ชัดเจน แน่นอน รวมท้ัง สถานท่ีพบเจอกันจะพบกันบรเิ วณใด เป็นต้น ท่ีสาคัญคือ ความสะดวกและความพรอ้ มของเจ้าขององค์ ความรูแ้ ละผู้เก่ียวข้องในการรว่ มดาเนินงาน เพราะหากมีความไม่สะดวก หรอื ไม่พรอ้ ม ก็จะทาให้การ ดาเนินงานล่าชา้ หรอื ไม่สาเรจ็ ตามความคาดหวัง ผู้บังคับบัญชาสูงสุดในสังกัดที่เจา้ ขององค์ความรูป้ ฏิบัติงาน (พัฒนาการจงั หวดั /หัวหน้ากลุ่ม งาน / พัฒนาการอาเภอ ) ทุกระดับโดยมีการแจง้ นาเรยี นด้วยชอ่ งทางท่ีเหมาะสม ซง่ึ ต้องมีการแจง้ หนังสือ นาเรยี นเป็นทางการที่เป็นระบบราชการ เพื่อการสั่งการท่ีเป็นระบบ และขอรบั การสนับสนุนการเข้าพื้นที่ ดาเนินการด้วยความเคารพและให้เกียรติ เหล่าน้ีเป็นต้น 3. สอบถามชว่ งเวลาทส่ี ะดวก และ เหมาะสมของพื้นที่เปา้ หมาย เพื่อจดั ทาแผนการดาเนินงานใน กิจกรรมรว่ มกัน เน่ืองจากพื้นที่มีงานและกิจกรรมทีต่ ้องดาเนินการมาก จงึ ต้องประสานชว่ งเวลาที่สะดวก เพ่ือความพงึ พอใจในการดาเนินกิจกรรมรว่ มกันอยา่ งมีความสุขและมีประสิทธภิ าพสูงสุด 4. จัดทาแผนดาเนินกิจกรรมที่ถูกต้อง ชัดเจน วันเดือนปี ช่วงเวลา กิจกรรมท่ีดาเนินการ และ เปา้ หมายพ้ืนท่ดี าเนินการ พรอ้ มกับจานวนผู้ลงพ้ืนที่พรอ้ มเบอรโ์ ทรศัพทต์ ิดต่อลงในแผนฯ 5. จัดเตรยี มเอกสารการประสานงานที่เกี่ยวข้อง พรอ้ มจัดทาหนังสือประสานการดาเนินงานตาม ระบบงานราชการท่ถี กู ต้องเหมาะสม ตามขั้นตอนการบงั คับบัญชาของหน่วยงานท่เี ก่ียวข้อง โดยแนบข้อมูลที่ เก่ียวข้องกับกิจกรรมท้ังหมด พรอ้ มกับมีการประสานเบื้องต้นในชอ่ งทางไลน์ เพื่อการประสานงานพูดคุยทา ความเข้าใจที่รวดเรว็ ย่งิ ขึ้น 6. ก่อนถึงวันท่ีกาหนดดาเนินงาน ต้องมีการประสานงานกันอีกครง้ั เพ่ือเตรยี มความพรอ้ มทั้งด้าน เอกสาร สถานที่ กลุ่มเป้าหมาย ระบบ วัสดุอุกรณ์ที่ใช้ และสามารถพูดคุยในสิ่งที่อาจยังขาด หรอื ต้องการ เพ่ิมเติม 7. บุคคลหรอื หน่วยงานภายนอกที่เข้ามารว่ มในกิจกรรม ต้องระมัดระวังในการแสดงออกอย่างย่ิง เน่ืองจากเป็นหน่วยงานภายนอกทอ่ี าจยังไม่มีความสนิทสนม อาจยงั ไม่เข้าใจในวัฒนธรรมองค์กรของทีมงาน จงึ ต้องแสดงออกถึงความให้เกียรติ ให้ความเคารพนับถือและจรงิ ใจ 8. เม่ืองานสาเรจ็ ต้องมีการแสดงออกถึงความขอบคุณ (สาคัญมาก) และเผยแพรก่ ิจกรรมการ ทางานรว่ มกันในฐานะของผู้รว่ มปฏิบัติงานจนเกิดผลสาเรจ็ เม่ือดาเนินการตามขั้นตอนน้ีแล้วจะสามารถดาเนินกิจกรรมได้ถูกต้อง เป็นไปตาม กระบวนการขั้นตอนทก่ี าหนดได้อยา่ งมีประสิทธภิ าพและบรรลุตามวตั ถปุ ระสงค์ของโครงการฯ ปัญหาที่พบ เป็นปัญหาเรอ่ ื งธรรมชาติท่ีไม่สามารถควบคุมได้คือเป็นช่วงมรสุม มีฝนตกทุกวัน ไม่มีช่วงเวลาที่ แน่นอน จงึ ทาให้การลงพื้นท่มี ีปญั หาเรอ่ ื งการเดินทาง พื้นทมี่ ีนา้ ท่วมขัง รวมท้ังต้องระวงั อุปกรณ์เปียกน้า /แนวทางแก้ไข วาสนา ยึดเหน่ยี ว นกั วชิ าการพัฒนาชมุ ชนชานาญการ

ถอดบทเรยี น “ การประกวดองคค์ วามร้แู ละการพฒั นาองคค์ วามร้ดู เี ดน่ ” -3- แนวทางแก้ไข ต้องมีการประสานพื้นท่ีก่อนออกเดินทาง เพ่ือวางแผนแก้ไข เช่น เล่ือนช่วงเวลา เปล่ียนพ้ืนท่ี ดาเนินการตามความเหมาะสม รวมทั้งมีการเตรยี มอุปกรณ์ท่ีป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากการ เปียกฝน เช่น รม่ ผ้ายางคลุม ซ่ึงในแนวทางการแก้ไขปัญหาต้องดูตามความเหมาะสม และความตกลง รว่ มกันของผู้เก่ียวข้องและทีมงานเป็นสาคัญ ประโยชน์ขององค์ความรู้ ในการทางานโดยเฉพาะการทางานรว่ มกับพ้ืนที่จงั หวัด จะมีบุคคลท่ีเกี่ยวข้องที ่ีสาคัญท่ีเราในฐานะ ของผู้ขอรบั การสนับสนุนเพื่อลงพื้นที่ปฏิบัติงาน จะต้องให้ความสาคัญและความเคารพนับถือในการ ประสานงานทแ่ี สดงออกให้เห็นถึงความจรงิ ใจ และเป็นผู้ขอความชว่ ยเหลือ ดังน้ันสิ่งที่จะทาให้เห็นได้ดีท่สี ุด คือ การประสานงานท่ีเปน็ มิตร การพูดคยุ ท่มี ีไมตรที ด่ี ีเข้าใจ เห็นใจ ความอ่อนน้อมถ่อมตน และหลักท่สี าคัญ คือ การมีข้อมูลความรูใ้ นงานที่ประสานนั้นอย่างชัดเจน ถูกต้อง มีข้อมูลท่ีเก่ียวข้องครบถ้วน มีความรู้ ความสามารถในการอธบิ ายขั้นตอนกระบวนการได้ถกู ต้องชดั เจน สามารถสนับสนุนข้อมูลท่ีพื้นที่ต้องการได้ดี และท่ีสาคัญที่สุดคือ การแสดงออกถึงการขอบคุณในการได้รบั การสนับสนุน ตลอดจนการประชาสัมพันธ์ งานน้ันๆด้วยการให้เกียรติในความเป็นทีมงานรว่ มกัน อันจะสรา้ งความประทับใจและพึงพอใจต่อกันในการ รว่ มงานกันในครง้ั ต่อไป ในการรว่ มเปน็ เครอื ข่ายการทางานของกรมฯได้อย่างมีประสิทธภิ าพ ************** วาสนา ยดึ เหนี่ยว นกั วชิ าการพฒั นาชุมชนชานาญการ