Contenido Resumido Power Automate

1

Power Automate Automatización de procesos empresariales 2

Autores ©Gabriela Tamayo, 2023 ©Alejandro Pozo Oña, 2023 Directores ©Didier Atehortua Morales, 2023 ©Julio César Rendón Orozco, 2023 ISBN: 978-958-53268-4-2 Sello editorial: DATA ICE S.A.S (978-958-53268) Reservados todos los derechos. No se permite la reproducción total o parcial de esta obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito de los titulares del copyright. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual. Power Automate 3 2022

La mejor guía para crear flujos y procesos automatizados en Power Automate y Power BI Primera Edición 4

Contenido Resumido Capítulo 1: INTRODUCCIÓN A POWER AUTOMATE .......................................................... 13 Capítulo 2: CONFIGURACIÓN INICIAL ............................................................................... 18 Capítulo 3: FUNDAMENTOS POWER AUTOMATE DESKTOP .............................................. 37 Capítulo 4: FLUJOS DE PLANTILLAS .................................................................................. 96 Capítulo 5: DESENCADENADOR, SERVICIO, ACCION Y CONEXIÓN ................................... 118 Capítulo 6: TIPOS DE FLUJOS ......................................................................................... 125 Capítulo 7: VARIABLES, EXPRESIONES Y ACCIONES DE CONTROL .................................... 171 Capítulo 8: APROBACIONES ........................................................................................... 234 Capítulo 9: ADMINISTRACIÓN, RESPALDOS Y LEVANTAMIENTO DE FLUJOS. ................... 289 Capítulo 10: INTEGRACIÓN DE POWER BI CON POWER AUTOMATE ............................... 337 5

Contenido Especifico Contenido Resumido ................................................................................................................... 5 Contenido Especifico........................................................................................................................ 6 Acerca de los Autores ...................................................................................................................... 9 Dedicatorias .................................................................................................................................. 10 Introducción .................................................................................................................................. 11 Capítulo 1: INTRODUCCIÓN A POWER AUTOMATE ...........................................................13 ¿Qué es Power Automate? .............................................................................................................. 13 Licenciamiento de Power Automate ................................................................................................. 15 Planes sembrados ..................................................................................................................................................... 16 Planes independientes............................................................................................................................................. 16 Capítulo 2: CONFIGURACIÓN INICIAL................................................................................18 Crear Trial de Office 365 .................................................................................................................. 18 Tour por la interfaz de Power Automate............................................................................................ 23 Home /Inicio ................................................................................................................................................................ 28 Approvals...................................................................................................................................................................... 30 My flows........................................................................................................................................................................ 30 Create ............................................................................................................................................................................ 31 Templates .................................................................................................................................................................... 32 Connectors................................................................................................................................................................... 32 Learn.............................................................................................................................................................................. 33 Ask a chatbot.............................................................................................................................................................. 34 Cambiar Idioma de Power Automate ................................................................................................ 34 Capítulo 3: FUNDAMENTOS POWER AUTOMATE DESKTOP ...............................................37 Qué es Power Automate Desktop..................................................................................................... 37 Instalación Power Automate Desktop ............................................................................................... 37 Descarga desde Automate Web............................................................................................................................ 37 Descarga desde el enlace ....................................................................................................................................... 38 Descarga tienda de Microsoft................................................................................................................................ 40 Interfaz Power Automate Desktop.................................................................................................... 43 Consola ......................................................................................................................................................................... 43 Inicio .......................................................................................................................................................................... 43 Mis flujos.................................................................................................................................................................. 43 Compartidos Contigo ........................................................................................................................................... 44 Ejemplos................................................................................................................................................................... 45 Diseñador del flujo.................................................................................................................................................... 48 Acciones ................................................................................................................................................................... 48 Espacio de Trabajo................................................................................................................................................ 49 Variables................................................................................................................................................................... 50 Instalar extensión de Chrome........................................................................................................... 51 Ejemplo Flujo Automate Desktop ..................................................................................................... 52 Escenario...................................................................................................................................................................... 52 Creación del Flujo...................................................................................................................................................... 52 Pruebas ......................................................................................................................................................................... 92 Capítulo 4: FLUJOS DE PLANTILLAS ...................................................................................96 Qué es una plantilla................................................................................................................... 96 6

Clasificación de una plantilla....................................................................................................96 Identificar una plantilla .............................................................................................................97 Implementación de una plantilla..............................................................................................98 Ejemplo Plantilla 1......................................................................................................................................................98 Ejemplo Plantilla 2...................................................................................................................................................107 Capítulo 5: DESENCADENADOR, SERVICIO, ACCION Y CONEXIÓN ................................... 118 Desencadenador, Servicio, Acción y Conexión .................................................................................. 118 Desencadenador.......................................................................................................................................................118 Servicio o Conector .................................................................................................................................................119 Acción ..........................................................................................................................................................................120 Conexión .....................................................................................................................................................................123 Capítulo 6: TIPOS DE FLUJOS ......................................................................................... 125 Tipos de Flujo................................................................................................................................ 125 Flujo Instantáneo .......................................................................................................................... 126 ¿Qué es un flujo Instantáneo?.............................................................................................................................126 Ejemplo Flujo Instantáneo ....................................................................................................................................126 Rol ejecutor flujo instantáneo .............................................................................................................................144 Flujo Programado.......................................................................................................................... 147 ¿Qué es un flujo Programado?.............................................................................................................................147 Ejemplo Flujo Programado ....................................................................................................................................148 Flujo Automático........................................................................................................................... 158 ¿Qué es un flujo Automático? .............................................................................................................................158 Ejemplo Flujo Automático.....................................................................................................................................158 Implementación Formulario.............................................................................................................................159 Implementación Flujo ........................................................................................................................................162 Pruebas flujo automático..................................................................................................................................167 Capítulo 7: VARIABLES, EXPRESIONES Y ACCIONES DE CONTROL .................................... 171 Variables ...................................................................................................................................... 171 Tipos de Variables....................................................................................................................................................171 Bolean......................................................................................................................................................................172 Interger....................................................................................................................................................................172 Float .........................................................................................................................................................................172 String .......................................................................................................................................................................173 Object ......................................................................................................................................................................173 Array.........................................................................................................................................................................174 Tipos de Acciones de Variables...........................................................................................................................174 Append to array variable...................................................................................................................................175 Append to string variable..................................................................................................................................175 Decrement variable.............................................................................................................................................176 Increment variable ..............................................................................................................................................176 Initialize variable..................................................................................................................................................177 Set variable............................................................................................................................................................177 Acciones de Control....................................................................................................................... 178 Condition.....................................................................................................................................................................178 Apply to Each ............................................................................................................................................................180 Ejemplo Condition y Apply to Each ...............................................................................................................181 Do until........................................................................................................................................................................199 Ejemplo Do Until ..................................................................................................................................................199 Scope ...........................................................................................................................................................................206 Switch ..........................................................................................................................................................................207 Ejemplo Switch.....................................................................................................................................................207 Terminate ...................................................................................................................................................................220 Failed .......................................................................................................................................................................220 Canceled .................................................................................................................................................................221 7

Succeeded ............................................................................................................................................................. 222 Expresiones más usadas ................................................................................................................ 223 Uso de Expresiones................................................................................................................................................. 223 Funciones de cadena (String) .............................................................................................................................. 228 Funciones de colección (Array)........................................................................................................................... 229 Funciones conversión............................................................................................................................................. 230 Funciones matemáticas ........................................................................................................................................ 230 Funciones de fecha y hora ................................................................................................................................... 231 Funciones de flujo de trabajo.............................................................................................................................. 232 Capítulo 8: APROBACIONES............................................................................................234 Aprobaciones ............................................................................................................................... 234 ¿Qué es una Aprobación? ..................................................................................................................................... 234 Tipos de Aprobación............................................................................................................................................... 236 Approve/Reject......................................................................................................................................................... 236 Approve/Reject- Everyone must approve ................................................................................................... 236 Approve/Reject- First to respond.................................................................................................................. 237 Custom Responses.................................................................................................................................................. 238 Custom Responses- Wait for all responses............................................................................................... 238 Custom Responses- Wait for one response............................................................................................... 238 Configuración Aprobación..................................................................................................................................... 239 Ejemplos de Aprobación................................................................................................................ 244 Escenario y creación de repositorio .................................................................................................................. 244 Creación Flujo........................................................................................................................................................... 248 Pruebas Flujo ............................................................................................................................................................ 268 Escenario 1............................................................................................................................................................. 268 Escenario 2............................................................................................................................................................ 279 Capítulo 9: ADMINISTRACIÓN, RESPALDOS Y LEVANTAMIENTO DE FLUJOS.....................289 Administración de Flujos ............................................................................................................... 289 Opciones de administración.......................................................................................................................................... 290 Edit........................................................................................................................................................................... 290 Share ....................................................................................................................................................................... 290 Save As ................................................................................................................................................................... 293 Send a Copy .......................................................................................................................................................... 296 Submit as template............................................................................................................................................ 301 Export...................................................................................................................................................................... 305 Import ..................................................................................................................................................................... 310 Analytics................................................................................................................................................................. 318 Turn off................................................................................................................................................................... 319 Repair tips off....................................................................................................................................................... 320 Flow checker ........................................................................................................................................................ 321 Detalles del Flujo ........................................................................................................................................................... 322 Historial de Ejecuciones................................................................................................................................................. 324 Conexiones usadas ........................................................................................................................................................ 327 Propietarios del Flujo..................................................................................................................................................... 328 Añadir un propietario ......................................................................................................................................... 329 Eliminar un propietario...................................................................................................................................... 331 Ejecutar solo los usuarios .............................................................................................................................................. 332 Añadir un ejecutor .............................................................................................................................................. 332 Eliminar un ejecutor........................................................................................................................................... 335 Capítulo 10: INTEGRACIÓN DE POWER BI CON POWER AUTOMATE ................................337 Integración de Power BI con Power Automate ................................................................................. 337 Integración ................................................................................................................................................................. 337 Ejemplo ....................................................................................................................................................................... 337 Pruebas del Flujo..................................................................................................................................................... 370 8

Acerca de los Autores --Gabriela Tamayo-- Ingeniera en Sistemas experta en Desarrollo y Power Automate, Diseña e Implementa sistemas a la medida y chatbots además dicta cursos de Power Automate en los niveles básico, intermedio y avanzado a nivel nacional e internacional, experiencia en más de 3 años en el desarrollo de proyectos de Power Automate a nivel Nacional e Internacional en Ecuador, México, Colombia, Chile y Perú. Power Platform App Maker Associate Microsoft Microsoft Certificate Trainer --Alejandro Pozo Oña-- Ingeniero de Sistemas y Master en Análisis de datos, gerente y cofundador de Grupo Dharma, empresa ecuatoriana especializada en servicios en la nube, análisis de datos e inteligencia artificial, apasionado por la tecnología, tratando de cambiar al mundo un algoritmo a la vez. Azure AI Engineer Asociate Microsoft Certificate Trainer 9

Introducción La tecnología va avanzando a pasos agigantados es por esto por lo que es nuestro deber actualizarnos en las nuevas tecnologías que a la par se van creando ya que al usar nuevas tecnologías se obtiene grandes beneficios como ahorro de recursos, debido a esto se creó Power Automate la herramienta de Microsoft para la automatización de procesos de la empresa. Este libro reúne la recopilación de investigación y proyectos creados por los autores en base a casos reales tomados de necesidades encontradas en empresas con el objetivo de crear flujos que trabajen de forma automática sin necesidad de la iteración de humano disminuyendo así el porcentaje de error humano y ahorrando recursos y tiempo en la empresa. Cada capítulo sigue un orden especifico el cual ayuda a conocer la herramienta paso a paso y brindar conocimiento desde un nivel básico a un nivel intermedio y avanzado de la herramienta, después de estudiar todos los capítulos del libro el lector será capaz de crear flujos además de reconocer escenarios en donde es necesario la automatización de procesos con Power Automate El primer capítulo se dará un breve paso por el licenciamiento y los diferentes planes que se usa para trabajar con Power Automate, es esencial que se dedique el tiempo respectivo para entender este tema ya que el licenciamiento es la base para el uso de la herramienta. En el segundo capítulo se abordará la creación de un nuevo Tenat que servirá para la creación o levantamiento de demos y ejemplos si el usuario no posee un ambiente propio, además de explicar la configuración previa de Power Automate Web que se utilizará a lo largo en teoría y práctica impartidas en el libro. El tercer capítulo corresponde a un paseo sobre los fundamentos de Power Automate Desktop una herramienta de Microsoft derivada de Power Automate que permite crear flujos de escritorio que simulan la iteración de usuario con el host, además de un ejemplo que captura la información de una página web. Si estas comenzado en el mundo de los flujos en Power Automate el cuarto capítulo te va a interesar ya que se describe como crear y configurar los flujos de plantillas que son flujos previamente diseñados que después de pequeñas configuraciones están listos para su uso, flujos en minutos usando plantillas. En el quinto capitulo se verán varios conceptos de Power Automate, es importante conocerlos ya que se estos conceptos van a ser usados a lo largo de la duración del libro, estos conceptos se usan para describir cada uno de los componentes que forman parte de un flujo, desencadenador, servicio acción y conexión. Tipos de flujo es el tema que se aborda en el capítulo 6, donde se muestra las diferencias y principal funcionamiento de cada uno de los tres tipos de flujo de Power Automate Web, los cuales son flujo automático que se ejecuta a partir de un evento, flujo instantáneo que se ejecuta a partir de una interacción de forma 11

consciente que realiza un usuario y el flujo programado el cual el usuario configura el periodo de tiempo en el cual el flujo se ejecuta, cada uno de estos tipos de flujo viene acompañado con un ejemplo paso a paso para su mayo entendimiento. En el séptimo capitulo muestra varios servicios que se usan en la herramienta como son el uso de variables las cuales almacenan datos a lo largo del ciclo de vida del flujo, también se mostrará el uso de las acciones de control las cuales permiten trabajar con decisiones y bucles en el flujo, no solo se muestra conceptos sino se los expone en ejemplos para su mejor entendimiento, otro tema que se aborda en este capítulo es las principales expresiones de Power Automate que son sentencias de programación encapsuladas en palabras. Las aprobaciones serán descritas en el capítulo 8, las cuales son un tipo de servicio (uno de los más usados) que se incluye en la herramienta de Power Automate, el cual nos permite enviar elementos o documentos a aprobación a un segundo usuario de la organización que cumple con el rol de aprobador, además se creará un ejemplo desde 0 de un aprobador de cotizaciones, solventando así la necesidad que poseen varias empresas. El penúltimo capítulo es muy importante ya que trata sobre la administración de flujos, como gestionar cada uno de los flujos creados, se explicará cómo sacar respaldos e importarlos, como compartir el flujo con usuarios de la organización, así como también permisos de ejecución cuando se crea un flujo de tipo instantáneo. En el décimo capítulo se indicará como integrar Power Automate con Power Bi otra herramienta de Microsoft creada para la presentación de Informes, el ejemplo que se propone para esta sección es el envío de información obtenida desde Power Bi a un correo electrónico de una persona de la organización. Link descarga material de trabajo: xxxxxxxxxxxxxxxxxx 12