การติดต่อสื่อสาร E-book online วิชา การพัฒนาบทเรียนออนไลน์

การติดต่อส่ือสารในองค์กร Organizational Communication

ความหมายของการส่อื สาร นกั วชิ าการไดใ้ หค้ วามหมายของการสอื่ สารไว้หลายประการ เช่น แดเนยี ล และสไปเกอร์(Daniels and Spiker, 1994) กล่าวว่า การส่ือสาร คอื ความหมายที่บคุ คลสองคนหรือมากกวา่ สองขึน้ ไปสรา้ งขนึ้ ร่วมกันโดยใช้วัจนภาษา และอวจั นภาษา และเกิดการรบั รู้และแปลความหมายน้ัน วิลเบอร์ แชรมป(์ Wibur Schramm, 1971) กล่าววา่ การส่ือสารหมายถงึ การแลกเปล่ยี นสญั ญาณขา่ วสารระหวา่ งบุคคลโดยตัง้ อยู่บนพืน้ ฐานของความสัมพันธ์ ระหว่างมนุษย์

การส่อื สารในองค์กร ซาแรมบ้า (Zaramba, 2003 : 5) กลา่ วถงึ การสื่อสารใน องคก์ ารวา่ การสอ่ื สารในองค์การเปน็ องค์ประกอบสาคญั ท่มี ผี ลต่อ ความสาเรจ็ ขององค์การและช่วยใหบ้ คุ ลากรในองคก์ ารได้รับทราบกจิ กรรม ตา่ งๆด้วย

การตดิ ตอ่ สื่อสารในองค์กร การสอื่ สาร หมายถึง การแลกเปล่ยี นข่าวสารระหว่างผสู้ ง่ สาร และผรู้ บั สาร โดยใชส้ อ่ื หรอื ชอ่ งทางตา่ งๆ เพ่ือมงุ่ หมายโน้มนา้ วจติ ใจใหเ้ กิดผลในการให้เกดิ การรับรู้ หรือเปล่ยี น ทัศนคติ หรือ เพ่ือใหเ้ ปลี่ยนพฤตกิ รรมอยา่ งใดอยา่ งหนึง่ หรือหลายอย่าง องค์กร คือ กระบวนการถ่ายทอดข่าวสารจากบุคคลหน่งึ ไปยังอกี บุคคลหนงึ่ หรอื จาก กล่มุ หนง่ึ ไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง ซึ่งการถ่ายทอดอาจใช้ภาษาพูด ภาษา เขยี น หรือสญั ลักษณ์อื่นๆ ท่ีสามารถทาให้เขา้ ใจข่าวสารไดต้ รงกนั การตดิ ตอ่ สอ่ื สาร

การสอ่ื สารในองค์กร คอื เคร่ืองสร้างความเข้าใจ และสร้าง วฒั นธรรมตลอดจนสามารถสร้างความมนั่ คงใหก้ บั องคก์ รนน้ั ๆ เป็นศูนยร์ วม ใหอ้ งคก์ รนนั้ ๆ ทางานรว่ มกันได้อยา่ งมีประสทิ ธผิ ล โดยผ้ใู ชจ้ ะต้องเขา้ ใจล้า ถึงกระบวนการสือ่ สารเปน็ อยา่ งดี เป็นการติดตอ่ ระหว่างบคุ คลในองค์การ มี ลักษณะเปน็ เครือขา่ ย(NETWORK) ซง่ึ อาจกระทาได้โดยใชเ้ ครอ่ื งมือในการสื่อ ความหมายดว้ ยการพดู การเขียน การใช้สญั ลกั ษณ์ เพ่อื ให้ผอู้ ่นื รับทราบได้ การส่อื สารภายในองคก์ รนนั้ มรี ะดับการสือ่ สารอยู่หลายระดับดว้ ยกนั ไมว่ า่ จะเปน็ การสอื่ สารระหวา่ งบคุ คล การประชมุ การฝกึ อบรม การสัมมนา การช้แี จง การช้ีแจงดา้ นเอกสาร วารสาร หรอื ระบบ Internet และ E–mail ภายในองค์กร การสือ่ สารอย่างไมเ่ ปน็ ทางการ เป็นต้น

การสื่อสารภายในองค์กรเปน็ ศนู ย์กลางทที่ าใหบ้ คุ ลากรรับรู้และเข้าใจในสิง่ เดียวกัน ภายในองค์กร ประกอบดว้ ยกันหลายส่วนถงึ แมว้ ่าภายในองค์กรเองมีการแบง่ ยอ่ ยแบง่ สาขาอยา่ งหลากหลาย การมีวฒั นธรรมและพฤตกิ รรมการสื่อสารในองค์กรท่ีดจี ะสามารถสร้างความมัน่ คงและเหนยี วแนน่ เหมอื นกาว ที่ยึดตดิ องค์กรให้คงอยไู่ ด้ ส่วนใหญป่ ญั หาที่พบคนไทย มกั ยดึ ติดอยู่กบั คา่ นิยมในระดบั ผ้บู งั คบั บญั ชากับ ผู้ใต้บังคบั บญั ชา ผา่ นการสั่งการในแนวดงิ่ ทาให้ขาดการมีปฏิสมั พนั ธท์ ี่ดีภายในองค์กร ดงั นั้นผู้บริหารทดี่ ีควร ใชก้ ารส่ือสารสองทางกับบคุ ลากรภายในองค์กร (Two –Way Communication)

องคป์ ระกอบของการสื่อสาร

กระบวนการติดตอ่ สื่อสาร

วัตถุประสงคข์ องการติดต่อสอ่ื สาร 1) เพื่อแจ้งให้ทราบ คอื การรบั และส่งขา่ วสารด้านต่างๆ การนาเสนอเรือ่ งราว ความรู้สกึ นึกคดิ ความรู้ หรือส่ิงอน่ื ใด ทีต่ อ้ งการให้ผู้รบั สารร้แู ละเขา้ ใจขอ้ มูลนนั้ ๆ โดยมงุ่ ให้ความรู้ และสรา้ งความเข้าใจที่ถกู ต้อง 2) เพอ่ื ความบันเทิงใจ คือ การรับสง่ ความรสู้ ึกท่ีดี และม่งุ รักษามติ รภาพต่อกัน เป็นการ นาเสนอเรอ่ื งราวหรือส่งิ อ่ืนใดทจี่ ะทาให้ผู้รับสารเกิดความพึงพอใจ 3) เพอื่ ชกั จูงใจ คือ การนาเสนอเร่ืองราวหรอื สง่ิ อื่นใดเพ่อื จงู ใจให้เกิดความรว่ มมือ สรา้ งกาลงั ใจ เพ่อื ใหผ้ ้รู บั สารเกิดความคิดคล้อยตาม หรอื ปฏบิ ตั ติ ามท่ผี ู้สง่ สารตอ้ งการ และนาไปสู่การปรับปรงุ แกไ้ ข

1) เปน็ เครือ่ งมอื ของผบู้ รหิ ารในการบริหารงาน เพราะการสอ่ื สารภายในองค์กรจะช่วยทาให้ สามารถทางานไดส้ าเรจ็ ลลุ ว่ งไปดว้ ยดี เนือ่ งจากการทางานตอ้ งอาศยั หลายฝา่ ย หลายสว่ น งานเข้ามาช่วยเสรมิ สรา้ งศกั ยภาพใหก้ บั องคก์ ร 2) เป็นเคร่ืองมอื ที่ชว่ ยสร้างความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งผบู้ รหิ ารกบั บุคลากรต่างๆภายในองค์กร เดยี วกัน เพือ่ ใหเ้ กิดความเขา้ ใจทีต่ รงกนั และสรา้ งความไวว้ างใจตอ่ กัน โดยเฉพาะการเปิด โอกาสให้บคุ ลากรในระดับต่างๆได้มสี ว่ นรว่ มในการบริหารงานของผู้บริหาร

3) การชว่ ยกนั ปฏบิ ัติภารกิจขององคก์ รและมีการประสานงานระหว่างกัน พรอ้ มทง้ั ทางานสอดคล้องกัน แม้วา่ จะต่างฝ่ายกันก็ตาม แตเ่ พ่ือองคก์ รเดยี วกัน ผ้บู ริหารสามารถใช้การสอ่ื สารใหเ้ ป็นการสื่อสารเพอ่ื สรา้ งความเปน็ หนึง่ เดยี วภายในองคก์ รให้ได้ 4) การชว่ ยใหเ้ กดิ การพฒั นาและการทางานทม่ี ปี ระสทิ ธิภาพจากปจั จยั ต่างๆขา้ งตน้ เมอ่ื ผสมผสานเขา้ กนั แลว้ สามารถช่วยทาใหเ้ กดิ การพฒั นาองคก์ รได้ โดยเฉพาะพลังขบั เคลอ่ื นทนี่ าโดยผู้บรหิ าร ที่รจู้ กั การ ส่ือสารภายในองคก์ รเป็นอยา่ งดี

ภาษาท่ใี ช้ในการส่ือสาร ภาษาทใ่ี ชใ้ นการส่อื สารมี 2 ประเภท คอื วัจนภาษาและอวจั นภาษา 1. วจั นภาษา วัจนภาษา หมายถึง ภาษาถ้อยคา ไดแ้ ก่ คาพูดหรือตัวอกั ษรทีก่ าหนดใช้ร่วมกัน ในสังคม ซ่ึงหมายรวมทงั้ เสียง และลายลกั ษณ์อักษร ภาษาถ้อยคาเปน็ ภาษาท่มี นษุ ย์ สรา้ งขน้ึ อย่างมีระบบ มีหลกั เกณฑท์ างภาษา หรอื ไวยากรณซ์ ง่ึ คนในสงั คมต้องเรียนรแู้ ละ ใชภ้ าษาในการฟัง พดู อ่าน เขยี นและคิด การใช้วัจนภาษาในการสื่อสารต้องคานึงถงึ ความชดั เจนถูกต้องตามหลักภาษา และความเหมาะสมกบั ลกั ษณะ การสือ่ สาร ลักษณะ งาน เปา้ หมาย สอ่ื และผรู้ บั สาร วัจนภาษาแบ่งออกเปน็ 2 ชนิด คอื ภาษาพดู กบั ภาษาเขยี น

ภาษาทใี่ ช้ในการส่อื สาร 2. อวัจนภาษา อวจั นภาษา หมายถึง เป็นการส่ือสารโดยไม่ใช้ถ้อยคา ทงั้ ทเี่ ปน็ ภาษาพดู และ ภาษาเขียน เปน็ ภาษาทมี่ นษุ ย์ใชส้ ่อื สารกนั โดยใชอ้ ากัปกิริยา ทา่ ทาง น้าเสียง สายตา หรือ ใช้วตั ถุ การใชส้ ญั ญาณ และ สงิ่ แวดล้อมต่าง ๆ หรือแสดงออกทางด้านอื่นทส่ี ามารถ รับรู้กนั ได้ สามารถแปลความหมายได้และทาความเข้าใจต่อกันได้ การแสดงออกดว้ ยอวัจนภาษา อวจั นภาษาเปน็ สญั ลกั ษณท์ ่ีมีแหลง่ แสดงออกดว้ ย อากปั กิริยา หรอื ทเี่ กิดการแสดงออก ในหลายแหล่งด้วยกนั

ประเภทของการสอื่ สาร การสอ่ื สารทางเดียว (One-Way Communication) คือการสื่อสารทีข่ า่ วสารจะถูกสง่ จากผู้ส่งไปยงั ผู้รับในทศิ ทางเดียว โดยไมม่ กี ารตอบโต้กลับ จากฝ่ายผูร้ บั เช่น การสอื่ สารผา่ นสอ่ื วทิ ยุ โทรทศั น์ หนงั สือพิมพ์ การออกคาส่งั หรอื มอบหมาย งานโดย ฝา่ ยผรู้ ับไม่มีโอกาสแสดงความคดิ เห็น ซ่งึ ผู้รับอาจไม่เขา้ ใจข่าวสาร หรือเขา้ ใจไมถ่ กู ตอ้ ง ตามเจตนาของผสู้ ง่ และทางฝา่ ยผสู้ ง่ เม่อื ไม่ทราบปฏิกริ ิยาของผ้รู บั จงึ ไม่อาจปรับการสือ่ สารให้ เหมาะสมได้ การส่ือสารแบบน้ีสามารถทาไดร้ วดเรว็ จงึ เหมาะสาหรบั การสือ่ สารในเรอ่ื งที่เข้าใจงา่ ย

ประเภทของการส่ือสาร การส่อื สารสองทาง (Two-way Communication) คอื การสอ่ื สารที่มกี ารสง่ ข่าวสารตอบกลบั ไปมาระหว่างผสู้ ่ือสาร ดังนั้นผสู้ ื่อสารแตล่ ะฝ่าย จงึ เปน็ ทงั้ ผสู้ ง่ และผู้รับในขณะเดียวกัน ผู้สื่อสารมโี อกาสทราบปฏิกริ ิยาตอบสนองระหวา่ งกนั ทาให้ ทราบผลของการสอ่ื สารว่าบรรลุจดุ ประสงค์หรอื ไม่ และช่วยใหส้ ามารถปรับพฤติกรรมในการ ส่อื สารให้เหมาะสมกับสถานการณ์ ตวั อยา่ งการสือ่ สารแบบสองทาง เช่น การพบปะพูดคยุ กนั การ พดู โทรศพั ท์ การออกคาสัง่ หรือมอบหมายงานโดยฝา่ ยรับมโี อกาสแสดงความคดิ เหน็ การสอื่ สาร แบบนจ้ี ึงมีโอกาสประสบผลสาเร็จได้มากกว่า แต่ถ้าเรอ่ื งราวทจี่ ะสอื่ สารเปน็ เรื่องงา่ ย อาจทาให้ เสยี เวลาโดยไมจ่ าเปน็

กระบวนการตดิ ตอ่ ส่ือสารภายในองค์กร ท่ีมีประสิทธิภาพ การติดตอ่ ส่อื สารขององคก์ รประกอบดว้ ย 2 กลุ่มใหญ่ๆ คอื การตดิ ต่อสอ่ื สารจากบนลงลา่ ง การติดตอ่ สื่อสารภายในองค์กร (Downward Communication) และ การติดตอ่ สื่อสารภายนอกองคก์ ร เปน็ การติดต่อจากผบู้ งั คับบัญชาไปยัง ผ้ใู ต้บงั คบั บัญชา เป็นลกั ษณะของการสั่งงาน บอกเปา้ หมาย วัตถุประสงค์ การมอบหมายงาน การใหข้ ้อมูลย้อนกลบั ใน การทางาน(Performance Feedback) รวมท้งั การประชมุ (Meeting) ในปจั จุบันการตดิ ตอ่ จากบนมาลา่ งทผ่ี ้บู รหิ ารนยิ ม ใชม้ ากคือ การประชมุ งาน การจดั ทาวารสารภายใน ตลอดจน พยายามใหบ้ ุคลากรเหน็ ความสัมพนั ธ์วา่ งานของเขามี ความสาคญั และมผี ลต่อแผนงานโครงการขององคก์ รอยา่ งไร บา้ ง เพอ่ื จะไดช้ ่วยกันสรา้ งสรรคผ์ ลงานให้สงู ข้ึน

กระบวนการตดิ ต่อสื่อสารภายในองค์กร ทมี่ ีประสิทธภิ าพ การติดตอ่ ส่อื สารจากลา่ งข้นึ บน (Upward Communication) เปน็ การสื่อสารจากบุคลากรไปยังผูบ้ ริหาร เชน่ การขอคาแนะนา การ รายงานผลการปฏบิ ัตงิ านให้ผูบ้ รหิ ารไดท้ ราบ ซ่ึงการส่อื สารแบบนม้ี ักจะส้นั และไม่ ค่อยเกดิ ขน้ึ เพราะบุคลากรไม่กล้าพอทจ่ี ะติดต่อกบั ผู้บรหิ ารเพราะกลัวว่าผบู้ ริหารจะ ประเมินตนเองว่า ไมม่ คี วามสามารถ ไม่เก่ง หรอื กลัววา่ จะไดร้ ับผลในทางลบ กลับคืนมา หรอื ถา้ จะส่ือกอ็ าจจะส่ือขอ้ มลู ทเี่ ปน็ เรื่องดีเพื่อเอาใจผู้บริหารจะอยา่ งไรก็ ตามองค์กรควรตอ้ งส่งเสรมิ ใหม้ ีการตดิ ต่อส่อื สารจากลา่ งขนึ้ บนใหม้ ากขน้ึ

กระบวนการติดต่อสอื่ สารภายในองคก์ ร ท่ีมปี ระสิทธิภาพ การสอื่ สารในแนวนอน (Later หรอื Horizontal Communication) เป็นการส่ือสารในแนวทางเดียวกนั กลุม่ งานเดียวกนั หรอื ใน ระดับเดยี วกนั จะมคี วามเป็นมติ ร เปน็ กันเอง จะชว่ ยให้การประสานงาน ได้ดีขึน้ ซ่งึ ช่วยลดเวลาการสือ่ สารตามสายงาน และยงั เป็นชอ่ งทางใน การสรา้ งนวัตกรรมใหมๆ่ ในองค์กรเพราะไดม้ ีโอกาสรบั รู้ขา่ วสาร ข้อมูลระหวา่ งกนั ทาใหเ้ ห็นโอกาสต่างๆ มากขึ้น

กระบวนการติดต่อสอ่ื สารภายในองคก์ ร ที่มีประสิทธภิ าพ การตดิ ตอ่ ส่อื สารในแนวทแยง (Diagonal Communication) เป็นการสื่อสารขา้ มแผนกและข้ามระดับ โดยปกติมกั จะเปน็ การ สอ่ื สารของฝ่ายใหค้ าแนะนา (Staff) กบั ฝ่ายปฏบิ ัติการ (Line) เช่น ผู้จดั การฝ่ายบุคคลตดิ ตอ่ ไปยงั พนกั งานฝา่ ยการผลิตเพื่อแจง้ ขอ้ มลู ดา้ น กฎระเบียบทีป่ ระกาศใหใ้ ช้ พนักงานไดท้ ราบ

ช่องทางการติดตอ่ ส่ือสาร 1.ช่องทางการตดิ ตอ่ สอื่ สารแบบเป็นทางการ (formal communication channels) เปน็ การตดิ ตอ่ ส่อื สารทมี่ ีระเบยี บแบบแผน มขี นั้ ตอน โดยผ่านระเบยี บข้อบงั คบั โครงสรา้ งการ บริหารขององคก์ าร โดยอาจจะเป็นการสื่อสารจากบนลงล่าง หรือลา่ งข้นึ บน หรอื ในระดบั เดยี วกันกไ็ ด้ การติดต่อสอื่ สารแบบเปน็ ทางการนจี้ ะมเี งอ่ื นไขที่สอดคลอ้ งกับอานาจหนา้ ท่ขี องผู้ ส่ง และผู้รบั ขา่ วสาร 2. ช่องทางการติดตอ่ สอ่ื สารแบบไมเ่ ปน็ ทางการ (informal communication channels) เป็นการตดิ ตอ่ ส่อื สารระหวา่ งบคุ คลในองค์การตามกลมุ่ สังคม หรือความชอบพอโดยตรง อาศยั ความสนทิ สนม คนุ้ เคย การแนะนาจากเพอ่ื นฝงู การร้จู กั เป็นการสว่ นตวั โดยไมเ่ กย่ี วข้องกับ โครงสรา้ งของการบรหิ ารองคก์ าร เป็นลักษณะของการพบปะพูดคยุ สนทนากนั การระบายความ ทกุ ข์ หรือการขอคาปรึกษากนั ในงานเลย้ี ง ซึง่ จะเป็นลกั ษณะแบบปากต่อปาก ประสิทธภิ าพของ การติดต่อสือ่ สารจะมีมาก หรือนอ้ ยขึ้นกบั การยอมรบั ความเข้าใจ และความสมั พนั ธร์ ะหวา่ ง บคุ คลในกลมุ่ ที่ไมเ่ ปน็ ทางการดว้ ยกัน

โครงสร้างของการติดตอ่ สื่อสารในองค์กร 1.เครอื ขา่ ยการสอ่ื สารแบบลูกโซ่ (Chain Network) เปน็ การส่ือสารที่คลา้ ยกบั แบบ CIRCLE แตต่ ่างกนั ทผ่ี ูส้ ่ือสารคนสุดทา้ ย สามารถสื่อสารกับคนคนเดียว….การสอ่ื สารรูปแบบนไ้ี มม่ ผี ู้นาท่ีชดั เจน แตต่ าแหน่ง ตรงกลางน่าจะมีความเปน็ ผนู้ ามากกวา่ ตาแหนง่ อืน่ ข้อดี - ขอ้ มลู น่าจะมาจากแหล่งทเี่ ชอื่ ถือได้ ข้อเสยี - อาจจะเชื่องชา้ เพราะสอ่ื สารคลา้ ยกบั บนลงลา่ ง

โครงสรา้ งของการติดต่อสอื่ สารในองค์กร 2. เครอื ข่ายแบบวงล้อ (Wheel Network) เป็นการสือ่ สารทมี่ ีผนู้ าอยตู่ รงกลาง ดังนน้ั สมาชิกทกุ คนจงึ สามารถ ตดิ ต่อสือ่ สารกับผนู้ าไดโ้ ดยตรง การติดตอ่ ส่ือสารในลกั ษณะนี้กิจกรรมตา่ งๆ ถกู สง่ั ออกจากสว่ นกลางและหากสมาชิกจะติดต่อกนั ก็จะติดตอ่ ผ่านสว่ นกลาง ขอ้ ดี - ผ้บู รหิ ารจะเป็นศนู ยก์ ลางของการสือ่ สาร - ลดความเช่ืองช้าของการสอื่ สารจากบนลงล่าง ขอ้ เสีย - เป็นการรวมอานาจ รับขอ้ มูล และตัดสินใจเพยี งคนเดียง

โครงสรา้ งของการตดิ ต่อส่ือสารในองคก์ ร 3. เครือขา่ ยรปู แบบตวั วาย (Y Network) เป็นเครอื ข่ายทม่ี ีบคุ คลหนง่ึ ทาหนา้ ทีต่ ดิ ต่อสื่อสารไปยังสมาชกิ ในระดบั ถดั ไป โดยท่ีสมาชกิ ลาดบั ถดั ไปมีโอกาสติดต่อสือ่ สารกันเองได้บางสว่ น สมาชิกคนกลางจะทา หนา้ ทรี่ บั และส่งขา่ วสารให้กับสมาชกิ คนอนื่ ๆ ซึ่งจะติดต่อสือ่ สารแบบลกู โซก่ บั สมาชิก ทอี่ ยู่ถดั ไป ขอ้ ดี – ข้อมูลเข้าถึงผบู้ รหิ ารได้ 2 ทาง ขอ้ เสยี - อาจเกิดความสับสนได้

โครงสรา้ งของการตดิ ต่อสอ่ื สารในองค์กร 4. เครือข่ายการส่ือสารแบบวงกลม (Circle Network) เป็นการสือ่ สารทสี่ มาชกิ แตล่ ะคนสามารถตดิ ตอ่ สื่อสารกบั สมาชกิ ขา้ งเคียงกับตนโดยตรงได้ แต่ละคนในกลุ่มจะมีฐานะเทา่ เทียมกนั ขอ้ ดี - เปน็ การสื่อสารแบบประชาธิปไตย - เหมาะกับการแลกเปล่ยี นความคิดเหน็ ข้อเสยี - ใช้เวลามาก - ไมเ่ หมาะกับการตดั สินปญั หาโดยเร็ว

โครงสร้างของการตดิ ตอ่ สือ่ สารในองคก์ ร 5. เครอื ขา่ ยการสอ่ื สารรปู ดาว (Star Network) เป็นการเปดิ โอกาสให้สมาชกิ ทกุ คนได้ตดิ ตอ่ สอ่ื สารกนั ได้ทวั่ ถึงและเป็นอสิ ระ ไม่ เข้มงวด ไมม่ ศี ูนยก์ ลางทเี่ ปน็ ทางการ เครอื ขา่ ยประเภทนี้จะรวดเรว็ และ เกิดประสทิ ธภิ าพ ของงานสงู ข้อดี - ขอ้ มูลกระจายไปได้หลายทิศทาง ข้อเสีย - อาจตอ้ งใช้เวลามากข้ึน

อปุ สรรคการสื่อสารในองค์กร - การรบั รู้ท่ีแตกต่างกนั - การบิดเบอื นข้อมูล - การตกหล่น หรือบางคร้งั มีการปรุงแตง่ ข้อมลู - การกลน่ั กรองข่าว - จังหวะเวลาของการติดต่อสือ่ สาร

การส่ือสารทีม่ ปี ระสิทธิภาพ 1. จัดระบบการบรหิ ารและปฏิบตั งิ าน โดยมีชอ่ งทางที่ 5. ตอ้ งแน่ใจวา่ การสอ่ื สารแต่ละครัง้ ครอบคลมุ ถึง มีคณุ ภาพ ลกั ษณะเฉพาะขององคก์ ร ความสามารถในการรับสาร 2. ผทู้ าหน้าที่หลักในการประสารงานตอ้ งเขา้ ในอย่าง รวมท้ังความร้สู กึ และสภาพจติ ใจของผูร้ ับสาร ถอ่ งแท้เกีย่ วกบั กระบวนการสือ่ สาร 6. มีการเสรมิ แรงจงู ใจเขา้ ไปในกระบวนการสอื่ สาร 3. ข้อความท่จี ะใช้เพื่อการสอ่ื สารต้องมคี วามชดั เจน เพอื่ ให้ผูร้ ับสารเกิด ความรูส้ ึกอยากที่จะปฏบิ ตั ติ าม มขี วัญ ถกู ต้อง และรดั กุม ท้งั การใชภ้ าษาถอ้ ยคา และเนอื้ หา และกาลงั ใจ และจะสง่ ผลตอ่ การตอบสนองท่ีดีขน้ึ ข้อมลู 7. มกี ารประเมินผล เพือ่ ให้ทราบวา่ การส่ือสารในแต่ละ 4. กระตนุ้ ใหเ้ กิดความสนใจและพรอ้ มทจี่ ะเขา้ มามี คร้ังนน้ั สัมฤทธผิ์ ล หรอื ไม่ มอี ุปสรรคอะไร วิธีการ ส่วนร่วม แก้ปญั หา เพ่อื ให้สามารถดาเนินการไดด้ ีขึน้ ใน อนาคต

การพฒั นาทักษะการสือ่ สารท่ีดี มีหลกั สาคัญอยู่ 10 ประการ สามารถชว่ ยปรบั ปรุงการสอ่ื สารภายในองคก์ ร ให้มปี ระสทิ ธิภาพเพมิ่ ข้นึ คือ 1. สร้างความคิดให้ชัดเจนกอ่ นทาการส่ือสาร 2. กาหนดเป้าหมายในการส่อื สารทกุ คร้ัง 3. พิจารณาสภาพแวดลอ้ มของการสือ่ สาร 4. ขอคาแนะนาผูเ้ ชย่ี วชาญในการวางแผนการสื่อสาร 5. ควรระวงั การส่อื สารทางสหี นา้ ท่าทาง และ นา้ เสียง 6. พยายามทาการส่อื สารกบั ผู้รว่ มงานในทกุ ครัง้ ท่ีมีโอกาส 7. คอยตดิ ตามผลการส่อื สารอยู่เสมอ 8. วางแผนการติดตอ่ สือ่ สารทง้ั เร่ืองท่จี ะทาทั้งในปจั จบุ ันและในอนาคต 9. ควรปฏิบตั ติ ามในสิ่งทไี่ ดพ้ ดู ไว้ 10. ควรเป็นผฟู้ ังทดี่ ี การพฒั นาทักษะการส่ือสารทดี่ ี