www.cliqueapostilas.com.br Para continuar a abertura do documento, clique em Sim (figura 65). Figura 65 Caso queira abrir apenas o documento principal, clique em Não. 2.3. Envelopes e etiquetas Muitas pessoas recorrem ao Word quando precisam enviar um grande número de correspondências, tanto para imprimir envelopes, quanto para criar etiquetas. Há ocasiões, porém, em que é necessário imprimir um pequeno número de envelopes ou etiquetas. O que fazer então? Utilizar a tradicional caneta ou imprimir um envelope com aparência profissional que seja compatível com a correspondência? Figura 66 Na guia Correspondências, temos dois recursos: Envelopes, maneira mais simples de criar um único envelope, e Etiquetas, que permite imprimir poucas etiquetas ou uma única folha de etiquetas com as mesmas informações em todas elas. Em ambos os casos, não se utiliza a mala direta. 49
www.cliqueapostilas.com.br 2.3.1 Endereçando um envelope Para criar um envelope de endereçamento, basta fazer o seguinte: 1. Crie um documento novo. 2. Na guia Correspondências, no grupo Criar, clique em Envelopes. 3. Na caixa de diálogo apresentada, digite as informações do destinatário diretamente na caixa de texto Endereço do destinatário, ou clique no botão Catálogo de endereços . A última opção abrirá seu cadastro de contatos do Outlook. Figura 67 4. Repita o procedimento para informar os dados do remetente e observe o resultado. 50
www.cliqueapostilas.com.br Figura 68 5. Para alterar o tipo de envelope e a fonte do texto inserido, clique em Opções. Na guia Opções de envelope, temos as seguintes possibilidades: Figura 69 51
www.cliqueapostilas.com.br 1 Define o tipo de envelope a ser utilizado, tendo por base o código ou o tamanho informados na embalagem. 2 Altera o tipo de fonte do endereço do destinatário. 3 Altera o tipo de fonte do endereço do remetente. 4 Altera o posicionamento do texto do destinatário e do remetente. 5 Visualiza as alterações de posicionamento. 6. Para alterar informações referentes à impressão, clique em Opções e na guia Opções de impressão. As possibilidades são as seguintes: Figura 70 1 Determina a posição do envelope (direita, meio, esquerda) e se a margem longa ou curta está sendo alimentada na impressora. 52
www.cliqueapostilas.com.br 2 Altera a impressão entre frente e verso e rotação horária. 3 Define a bandeja em que o envelope será inserido na impressora. 7. Após definir as opções necessárias, clique em OK. Imprimir ou salvar Para imprimir o envelope apenas uma vez, basta clicar em Imprimir na caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas (figura 71). Figura 71 Para utilizar o envelope novamente, salvando seu layout e endereços, adicione-o ao documento, clicando no botão Adicionar ao Documento. 53
www.cliqueapostilas.com.br O Word lhe perguntará se o endereço do remetente deverá ser salvo como padrão (figura 72). Clique em Sim. Figura 72 Na figura 73, observe que o envelope foi inserido acima da primeira página. Figura 73 54
www.cliqueapostilas.com.br Salve o documento com o nome de Modelo_envelope. Quando você precisar imprimir outro envelope, faça o seguinte: 1. Abra o documento desejado. 2. Na guia Correspondências, no grupo Criar, clique em Envelopes. 3. Altere os dados do destinatário e clique em Atualizar documento (figura 74), ou clique em Imprimir. Figura 74 55
www.cliqueapostilas.com.br 2.3.2 Endereçando etiquetas Agora, que você já sabe lidar com os envelopes, criar etiquetas será mais fácil, pois poderão ser utilizados vários recursos vistos anteriormente. Para criar uma etiqueta, você poderá: • Utilizar dados existentes em um documento, uma vez que o Word reconhece o endereço e o insere para você. • Digitar o conteúdo diretamente na caixa de diálogo. Em nosso exemplo, utilizaremos os dados que foram salvos, quando criamos o envelope. 1. Abra o documento Modelo_envelope. 2. Na guia Correspondências, no grupo Criar, clique em Etiquetas. 3. Veja, na figura 75, que o endereço que consta do envelope já foi inserido na caixa de texto Endereço da caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas. Figura 75 56
www.cliqueapostilas.com.br 4. Se a etiqueta que deseja criar for para identificar o remetente configurado no Word, clique em Usar remetente padrão, para que o endereço seja preenchido automaticamente (figura 76). Figura 76 5. Se você clicar no botão Catálogo de endereços , os contatos no Outlook serão visualizados. Embora a caixa de diálogo tenha diversas referências a endereços, você pode digitar o texto que quiser na etiqueta. Por exemplo, “Frágil”, “Fabricado em __/__/2010” etc. 6. Para alterar o tipo de etiqueta, clique em Opções e, para ver os detalhes do tipo selecionado, clique em Detalhes (figura 77). Figura 77 57
www.cliqueapostilas.com.br 7. Observe que todas as medidas são definidas automaticamente, de acordo com o modelo de etiqueta selecionado. 8. Clique em OK. Imprimir ou salvar Para imprimir a etiqueta apenas uma vez, basta clicar em Imprimir na caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas. Para utilizar a etiqueta novamente, salvando seu layout e endereços, clique em Novo Documento. Um documento com o nome de Etiqueta... (figura 78) será criado. Salve-o normalmente. Observe também, na figura 78, que a guia Ferramentas de Tabela é ativada. Figura 78 Salve o documento com o nome de Modelo_etiqueta. 58
www.cliqueapostilas.com.br 2.3.3 Minha etiqueta não consta da lista de modelos Se sua etiqueta não constar da lista de modelos, não se preocupe. Nesse caso, você terá que definir os valores para criar um layout, utilizando uma régua, pois os valores são indicados em centímetros. 1. Crie um documento e, na guia Correspondências, grupo Criar, clique em Etiquetas. 2. Clique em Opções e, em seguida, em Nova Etiqueta. Figura 79 59
www.cliqueapostilas.com.br 3. Preencha as novas informações da folha de etiquetas e as novas medidas das etiquetas (figura 80). Onde: Figura 80 Item Descrição Nome da etiqueta Nome do novo modelo. Por exemplo, Teste. Margem superior Distância da parte superior da folha até a parte superior da primeira Margem lateral etiqueta. Altura da etiqueta Distância da margem da folha até a margem mais próxima da Largura da etiqueta Densidade vertical etiqueta. Altura de cada etiqueta. Largura de cada etiqueta. Distância da parte superior de uma etiqueta até a parte superior da próxima etiqueta. 60
www.cliqueapostilas.com.br Item Descrição Densidade horizontal Distância da margem direita de uma etiqueta até a margem direita da Etiquetas por linha próxima etiqueta. Linhas por página Número de colunas de etiquetas na folha. Tamanho da página Número de linhas de etiquetas na folha. Dimensões da folha de etiquetas. 4. Depois de inseridos todos os detalhes, clique em OK duas vezes e veja que o modelo foi inserido na lista de modelos. Figura 81 5. Clique em Novo documento e preencha o conteúdo das etiquetas no novo layout (figura 82). 61
www.cliqueapostilas.com.br Figura 82 6. Salve o documento como Etiqueta_personalizada. Dica! Se a opção Dimensionar conteúdo para tamanho de papel A4 ou 216/279mm estiver ativada (Botão Office, Opções do Word, Avançado, item Imprimir), talvez você tenha dificuldades em alinhar as etiquetas, dependendo do tamanho de página selecionado. Se isso acontecer, desative a opção Redimensionamento. Imprima as etiquetas e, em seguida, ative-a novamente. 2.4 Criando etiquetas para vários destinatários Agora, utilizaremos os recursos vistos anteriormente – mala direta e etiqueta – para imprimir etiquetas para vários destinatários. O ideal é ter a fonte de dados já pronta. Em nosso exemplo, vamos utilizar o documento Dados_etiq. Para isso, faça o seguinte: 62
www.cliqueapostilas.com.br 1. Crie um documento novo. 2.Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique no botão Iniciar Mala Direta . 3. A caixa de diálogo apresentará várias opções. Clique em Etiquetas. Figura 83 4. A próxima caixa de diálogo permite selecionar o tipo de etiqueta e definir os detalhes. Vamos utilizar o modelo Teste, criado anteriormente (figura 81). 5. No grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários e em Usar Lista Existente . 6. Indique o local onde o arquivo Dados_etiq está armazenado e clique em Abrir. Veja o que acontece no documento principal: o espaço reservado para a primeira etiqueta está em branco e o das demais apresenta uma variável definida como <<Próximo registro>>, que é visualizada, mas não impressa (figura 84). 63
www.cliqueapostilas.com.br Figura 84 7. Clique no espaço reservado para a primeira etiqueta e, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir campo de mesclagem . 8. Selecione os campos com um clique duplo, conforme mostra a figura 85, e clique em Fechar. Figura 85 64
www.cliqueapostilas.com.br 9. Agora, ajuste a posição dos campos e insira o texto, conforme mostra a figura 86. Figura 86 10. Para que os dados de cada etiqueta correspondam a cada destinatário e o texto seja impresso para todos, é necessário inserir os campos e o texto em cada uma das colunas após a variável <<Próximo registro>>. A forma mais rápida de fazer isso é com o procedimento de copiar e colar. 11. Observe o resultado na figura 87. Figura 87 65
www.cliqueapostilas.com.br 12. No grupo Visualizar Resultados, clique no botão Visualizar Resultados e observe que os registros foram preenchidos corretamente. Figura 88 13. No grupo Concluir, clique no botão Concluir e Mesclar e escolha uma das opções disponíveis, conforme ilustram as figuras 62, 63 ou 64. 14. Salve o documento como Etiquetas_mala_direta. Vamos praticar! Exercício 6 - 2ª parte 66
www.cliqueapostilas.com.br 3. Trabalhando com revisão de documentos Além de nos permitir verificar ortografia e traduzir pequenos textos, entre outras opções do grupo Revisão de Texto vistas no curso de Word Básico, a guia Revisão (figura 89) também nos auxilia a controlar alterações feitas e a proteger o documento. Figura 89 3.1 Utilizando comentários Se você vai enviar um documento a alguém e precisa inserir textos explicativos que não fazem parte dele, mas são imprescindíveis para seu entendimento, a inserção de comentários poderá ajudá-lo. 3.1.1 Inserindo comentários no documento Vamos utilizar o arquivo Exemplo_bibliografia para realizar alguns testes. Após abri-lo, faça o seguinte: 1.Selecione o texto em que o comentário deve ser inserido. Figura 90 67
www.cliqueapostilas.com.br 2. Na guia Revisão, no grupo Comentários, clique no botão Novo Comentário . 3. Digite o comentário no balão de texto que é visualizado. Figura 91 Observe que o comentário é inserido à direita do texto sobre uma faixa de tonalidade diferente. O texto que identifica o usuário (SPV) é o que consta do registro na instalação do Pacote Office. O número a seguir (1) é o número de comentários existentes no documento. Mais adiante, veremos como alterar essa configuração. 4. Caso seja necessária a inclusão de novos comentários, repita os passos 1, 2 e 3. Figura 92 68
www.cliqueapostilas.com.br 3.1.2 Movendo-se entre os comentários Para mover o cursor de um comentário para outro, temos duas opções: no grupo Comentários, clique em Próximo Comentário ou em Comentário Anterior. 3.1.3 Excluindo comentários Para excluir um comentário, basta selecioná-lo e clicar no botão Excluir Comentário, no grupo Comentários. Se for necessário excluir todos os comentários, clique na seta ao lado do botão Excluir Comentário e selecione essa opção (figura 93). Figura 93 Vamos praticar! Exercício 7 3.2 Administrando as alterações no documento Quando um documento passa por diversos revisores, é possível que cada um faça sua parte sem interferir no que o outro fez. Dessa forma, por exemplo, um redator final poderá aceitar as alterações que achar mais adequadas. Ou mesmo, quando for importante, identificar rapidamente as alterações realizadas no texto. Por padrão, o Word usa balões para exibir exclusões, comentários (visto no tópico anterior), alterações de formatação e conteúdo que tenha sido movido. É possível alterar as configurações, para que as alterações controladas e os comentários sejam exibidos de acordo com sua preferência. 69
www.cliqueapostilas.com.br 3.2.1 Controlando as alterações Para exemplificar as opções possíveis para controlar as alterações, utilizaremos o arquivo Alterações. Após abri-lo, faça o seguinte: 1. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique em Controlar Alterações para ativar a opção. 2. Selecione a palavra “restrito” do primeiro parágrafo e apague-a. À direita do texto, deverá ser visualizado um balão indicando a exclusão, conforme ilustra a figura 94, bem como uma barra vertical indicando que houve alteração na linha. Figura 94 3. Inclua a palavra “exclusivo” e observe que ela será visualizada na cor vermelha (padrão) e com efeito sublinhado (figura 95). Figura 95 4.Agora, selecione o quarto parágrafo e mova-o para baixo do primeiro. Na figura 96, é possível observar como essa alteração é visualizada. O texto movido será visualizado na cor verde e com efeito sublinhado duplo. Além disso, tanto no local de origem, quanto no local de destino, um balão é aberto indicando a operação realizada. 70
www.cliqueapostilas.com.br Em cada um dos balões, há o botão Ir, que permite movimentar o cursor entre o local de origem e o de destino. Esse é um recurso importante, quando o documento contém muitas páginas. Figura 96 5. Selecione o título “HISTÓRICO” e altere a cor da fonte. Observe o que será visualizado no balão à direita dele. Figura 97 6. Salve o documento com o nome de Alterações_realizadas. 3.2.2 Alterando as opções de controle Caso você prefira alterar os padrões utilizados para demonstrar as alterações feitas, proceda da seguinte maneira: 71
www.cliqueapostilas.com.br 1. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta do botão Controlar Alterações e, em seguida, em Opções de Controle de Alterações. Figura 98 2. Na caixa de diálogo aberta (figura 99), faça as alterações necessárias e clique em OK. Figura 99 3. Faça algumas alterações no documento e observe que os novos padrões serão visualizados. Vamos praticar! Exercício 8 72
www.cliqueapostilas.com.br 3.2.3 Alterando nome do usuário Você deve ter observado que, ao inserir comentários, um nome de usuário é visualizado na caixa do comentário. Quando fazemos alterações, o nome do revisor também é visualizado. Para alterar essas informações, faça o seguinte: 1. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta do botão Controlar Alterações e, em seguida, em Alterar nome de usuário. Figura 100 2. Na caixa de diálogo aberta (figura 101), altere conteúdo da caixa de texto Nome do usuário (aparece como revisor) ou Iniciais (aparece nos comentários) e clique em OK. Figura 101 3. Insira um comentário e observe o novo nome. 73
www.cliqueapostilas.com.br 3.2.4 Alterando a visualização dos balões Também é possível alterar a forma de visualizar os balões que indicam a alteração feita no documento. Para isso, proceda da seguinte maneira: 1. Abra o arquivo Alterações_realizadas. . 2. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta do botão Balões Figura 102 3. Clique em cada uma das opções e observe o resultado. Opção Visualização Mostrar Revisões nos Balões Visualização padrão. Omite os balões. Mostrar Todas as Revisões Embutidas Figura 103 As inclusões, exclusões e movimentações são visualizadas de forma embutida. Os comentários e as formatações são apresentados em balões. Mostrar apenas comentários e formatações nos balões Figura 104 74
www.cliqueapostilas.com.br Existem ainda três opções que modificam a visualização das alterações: Opção Função Determinar de que forma as alterações são visualizadas. Para suprimi- las, selecione a opção Final. Marcação na exibição final Figura 105 Selecionar quais são as alterações a serem visualizadas. Para ativar ou desativar uma opção, clique sobre ela. Mostrar Marcações Painel de revisão Figura 106 Mostrar, vertical ou horizontalmente, o painel com as revisões. Figura 107 75
www.cliqueapostilas.com.br 3.3 Aceitando ou rejeitando as alterações Depois de feitas as alterações, é possível aceitá-las ou rejeitá-las uma a uma ou automaticamente. Para isso, faça o seguinte: 1. Abra o arquivo Alterações_realizadas. 2. Na guia Revisão, no grupo Alterações, clique em uma das opções descritas abaixo: Opção Função Aceitar as alterações realizadas. Aceitar Figura 108 Rejeitar as alterações realizadas. Rejeitar Figura 109 Permitir a movimentação entre as alterações feitas. Anterior Próximo 3. Aceite e rejeite as alterações de modo a utilizar as opções vistas e salve o documento. 76
www.cliqueapostilas.com.br 4. Comparando documentos A comparação entre dois documentos mostra apenas a diferença entre eles. Esse recurso é muito útil, quando há dois arquivos com conteúdos praticamente iguais, de modo que se torna difícil identificar onde as alterações foram feitas. A comparação entre dois documentos não provoca nenhum tipo de alteração neles. Por padrão, o resultado da comparação é exibido em um novo documento. Para comparar documentos, faça o seguinte: 1. Na guia Revisão, clique duas vezes na seta do no botão Comparar . 2. Selecione a opção Comparar. Figura 110 3. Na caixa de diálogo exibida, clique na seta ou na pasta para selecionar os arquivos que deverão ser comparados e clique em OK. Figura 111 77
www.cliqueapostilas.com.br 4. O arquivo gerado com a comparação será exibido automaticamente. Figura 112 5. Caso julgue necessário, salve o documento com o resultado. A opção Combinar reúne, em um novo documento, as alterações feitas nos documentos selecionados. 5. Protegendo o documento Caso você queira, poderá proteger o documento contra alterações. Para isso, após abrir o documento desejado, faça o seguinte: 1. Na guia Revisão, no grupo Proteger, clique no botão Proteger Documento para ativar essa opção. 2. Posicione o ponteiro do mouse sobre o botão, até que as opções de proteção sejam visualizadas. 78
www.cliqueapostilas.com.br Figura 113 3. Selecione uma das opções disponíveis: • Irrestrito – Padrão, qualquer tipo de alteração poderá ser realizada. • Restringir Formatação e Edição – Abre uma caixa de diálogo que permite definir o tipo de formatação e edição a serem feitas, bem como que usuários poderão executá-las. Figura 114 79
www.cliqueapostilas.com.br • Acesso restrito e Gerenciar credenciais – A utilização desses recursos depende da utilização de um servidor de gerenciamento de direitos, que pode ser o da Microsoft. Caso queira se cadastrar, siga os passos indicados na figura 115. Figura 115 80
Exercícios www.cliqueapostilas.com.br Word Avançado
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www.cliqueapostilas.com.br Exercícios Você poderá registrar os comandos utilizados na linha abaixo de cada item. Exercício 1 1. Abra o documento Referências, que está gravado na pasta Curso_Word_ Exercicios. 2. Insira o texto abaixo como nota de rodapé. A referência deverá ser inserida após a palavra realidade (título). “Artigo extraído da revista Superinteressante online em 21/01/2010.” 3. Feche o arquivo, salvando-o com o nome de Referências1. Exercício 2 1. Abra o arquivo Sumário, que está gravado na pasta Curso_Word_Exercicios. 2. Defina títulos que permitam a criação de um sumário automático. 83
www.cliqueapostilas.com.br 3. Na página 1 (em branco), insira o sumário com o modelo Conteúdo. Deixe-o semelhante ao apresentado na figura abaixo: 4. Insira mais duas páginas entre os itens 1.1 e 1.2 e atualize o sumário. 5. Salve o arquivo com o nome de Sumario_inserido. 84
www.cliqueapostilas.com.br Exercício 3 1. Abra o documento Bibliografia, que está gravado na pasta Curso_Word_ Exercicios. 2. Insira uma citação bibliográfica com os dados abaixo: Tipo de fonte bibliográfica: livro Autor: P. C. Cast e Kristin Cast Título: Marcada Ano: 2009 Cidade: São Paulo Editora: Novo século 3. Crie uma página no documento e insira a bibliografia. 4.Salve o documento com o nome de Bibliografia_final. 85
www.cliqueapostilas.com.br Exercício 4 1. Abra o documento Legendas, que está gravado na pasta Curso_Word_Exerc. 2. Crie legendas automáticas para identificar as imagens. A imagem abaixo mostra um exemplo: uma imagem vale mais que mil palavras 86
www.cliqueapostilas.com.br 3. Insira uma imagem, com sua respectiva legenda, entre a primeira e a segunda imagens e atualize a numeração das legendas automaticamente. uma imagem vale mais que mil palavras 4. Salve o documento como Legendas_automaticas. 87
www.cliqueapostilas.com.br Exercício 5 1. Abra o documento Legendas_automaticas, que está gravado na pasta Curso_Word_ Exerc. 2. Crie uma página em branco e insira um sumário das imagens. 3. Salve o documento. Exercício 6 1ª parte 1. Crie uma tabela com nome e endereço de seus colegas de curso. Nome Endereço Cidade UF CEP 2. Salve o documento com o nome de Base_dados. 88
www.cliqueapostilas.com.br 3. Crie uma mala direta, convidando os colegas a participar de uma festa de confraternização em sua residência. 4. Selecione um dos destinatários e imprima o convite. 5. Salve o documento como Convite. 2ª parte 6. Utilizando a mesma base de dados da mala direta, crie etiquetas de endereçamento para todos os destinatários. 7. Salve o documento com o nome de Etiquetas_convite. Exercício 7 1. Abra o arquivo Escritores, que está gravado na pasta Curso_Word_Exercicios. 2. Escolha um dos autores e insira um comentário sobre ele. 89
www.cliqueapostilas.com.br 3. Salve o documento com o nome de Comentários_escritores. Exemplo: Exercício 8 1. Abra o arquivo Escritores, que está gravado na pasta Curso_Word_Exercicios. 2. Faça alterações nele e visualize-as. Exemplo: 90
www.cliqueapostilas.com.br 3. Aceite ou rejeite as alterações. 4. Salve o documento com o nome de Escritores_alterado. 91
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