1สื่อการสอนครูบุหงาเรื่องลูกหนี้

ส่ือการสอน เร่ือง การปฏบิ ัติงานข้นั ต้นเกยี่ วกบัการบันทกึ บัญชีลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ บุหงา ตันเมอื งใจ วทิ ยาลยั การอาชีพเกาะคา

สมรรถนะย่อย : การควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี เกย่ี วกบั ลูกหนีแ้ ละการรับเงนิเกณฑ์การปฏบิ ัตงิ าน 1. ตรวจสอบการออกใบวางบิลใหถ้ ูกตอ้ ง 2. ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระจากลกู หน้ีใหถ้ กู ตอ้ ง 3. ตรวจสอบการจดั ชุดเอกสารการออกใบเสร็จรับเงินและการนาเงินฝากธนาคารให้ ถกู ตอ้ ง 4. แนวทางการควบคุมภายใน

เกณฑ์การปฏบิ ตั งิ าน : ตรวจสอบการออกใบวางบลิ ให้ถูกต้องความหมายของใบวางบิล ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ี เป็นเอกสารที่ผปู้ ระกอบการออกเพื่อ ใหล้ ูกคา้ ทราบถึงจานวนเงินที่ตอ้ งชาระ และใชเ้ ป็ นเอกสารสาหรับการชาระเงิน ส่วนใหญ่มกั ใชก้ บั บริษทั ท่ีมีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจท่ีมีการใชเ้ ครดิตในการชาระเงิน โดยในแต่ละบริษทั จะมีวนั สาหรับการวางบิลที่แตกต่างกนั ซ่ึงสามารถสอบถามวนั จากฝ่ ายบญั ชีของลกู คา้ ไดโ้ ดยตรง แต่ปัญหาที่มกั พบบ่อยในการทาเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ี คือ ความผดิ พลาดของการออกเอกสาร เช่น 1. การกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ครบถว้ น, 2. ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทาให้ผปู้ ระกอบไดร้ ับเงินชา้ กวา่ กาหนดกระบวนการในการวาง ใบวางบิล

กระบวนการในการวาง ใบวางบลิ ใบแจ้งหนี้ มขี ้นั ตอนดงั นี้1. สอบถามฝ่ ายบญั ชีของลูกค้า เร่ืองกาหนดการวางบลิ2. จดั เตรียมเอกสารจานวน 1 ชุด (ต้นฉบบั และสาเนา) 3. นาส่งเอกสาร โดยผ้รู ับเอกสารจะเซ็นช่ือเพอ่ื เป็ นการรับรองการวางบิล4. รับเช็คตามวนั ทกี่ าหนด

กระบวนการในการวาง ใบวางบลิ ใบแจ้งหนี้ มขี ้นั ตอนดงั นี้ 1. สอบถามฝ่ ายบญั ชีของลกู คา้ เร่ืองกาหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษทั 2. จดั เตรียมเอกสารจานวน 1 ชุด (ตน้ ฉบบั และสาเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสง่ั ซ้ือกค็ วรแนบ เอกสารไปกบั ใบวางบิลดว้ ย 3. นาส่งเอกสาร โดยผรู้ ับเอกสารจะเซ็นชื่อเพ่ือเป็นการรับรองการวางบิล ในข้นั ตอนน้ีตน้ ฉบบั เอกสารจะอยกู่ บั ลกู คา้ ในขณะท่ีเอกสารสาเนาใหเ้ รานากลบั มา 4. รับเชค็ ตามวนั ที่กาหนด ในวนั ดงั กลา่ วใหผ้ ปู้ ระกอบการเตรียม “ใบกากบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไป ใหพ้ ร้อมเพอ่ื รับเงิน ท้งั น้ีบางธุรกิจเอกสาร “ใบกากบั ภาษี” ทางลกู คา้ อาจจะขอใหผ้ ขู้ ายจดั เตรียมและ นาส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจง้ หน้ีในข้นั ตอนท่ี 3 กไ็ ด้

รายละเอยี ดทตี่ ้องมใี นใบบางบลิ ด้าน ผู้ออกเอกสารใบวางบลิ /ใบแจ้งหนี้ 1. ชื่อและที่อยบู่ ริษทั2. เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี และสานกั งานสาขา3. เบอร์ติดต่อบริษทั และเบอร์แฟกซ์4. เลขที่ใบวางบิล5. ลายเซ็นผวู้ างบิล และ ระบวุ นั ท่ีท่ีออกเอกสาร

รายละเอยี ดทตี่ ้องมใี นใบบางบลิ ด้าน ผู้รับใบวางบลิ /ใบแจ้งหนี้ 1.ชื่อและท่ีอยบู่ ริษทั 2.เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษี และสานกั งานสาขา 3.รายละเอียดของสินคา้ /บริการ ที่สงั่ ซ้ือหรือใหบ้ ริการ พร้อมระบุยอดรวม 4.วนั ครบกาหนดชาระเงิน 5.ลายเซ็นผรู้ ับวางบิล และระบุวนั ที่ท่ีรับเอกสาร

ตวั อยา่ งใบวางบิล

เกณฑ์การปฏบิ ตั งิ าน : : ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระจากลูกหนีใ้ ห้ถูกต้อง ในการออกใบวางบิล สิ่งสาคญั คือ การตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระหน้ีจากลกู หน้ีใหถ้ กู ตอ้ ง โดยผจู้ ดั ทาบญั ชีตอ้ งพิจารณาจากเงื่อนไขการชาระเงินที่ระบุไว้ เช่น วนั ท่ี 1 มกราคม 2561 บริษทั สามารถ จากดั ขายสินคา้ ใหบ้ ริษทั เมโทร จากดั จานวน 50,000 บาท เงื่อนไขการชาระเงิน 2/10,n/30 หมายความวา่ ถา้ บริษทั เมโทร จากดั จ่ายชาระเงินภายในวนั ที่ 10 มกราคม 2561 บริษทั เมโทร จากดั จะไดร้ ับส่วนลด 2% หากไม่ชาระภายใน 10 วนั จะตอ้ งชาระ ภายในวนั ที่ 30 มกราคม 2561 ดงั น้นั วนั ครบกาหนดชาระหน้ีคือวนั ท่ี 30 มกราคม 2561 หรือแลว้ แต่ จะตกลงกนั ระหวา่ งผซู้ ้ือกบั ผขู้ าย

เกณฑ์การปฏบิ ัตงิ าน : : ตรวจสอบการจัดชุดเอกสารการออกใบเสร็จรับเงนิ และการนาเงนิ ฝากธนาคารชุดเอกสารการออกใบเสร็จรับเงนิ ประกอบด้วย  1. ตน้ ฉบบั ใบแจง้ หน้ี/ใบส่งของ เลขท่ี IV ออกใหต้ อนวางบิลและส่งของ  2. สาเนาใบแจง้ หน้ี/ใบส่งของ เลขท่ี IV ออกใหต้ อนวางบิลและส่งของ (มีท้งั หมด 3 ฉบบั )  3. ตน้ ฉบบั ใบกากบั ภาษี  4. สาเนาใบกากบั ภาษี  5. ตน้ ฉบบั ใบเสร็จ การรับชาระหน้ีจากลกู หน้ีหากรับเป็นเงินสดหรือเชค็ กไ็ ด้ ซ่ึงการรับชาระหน้ีดว้ ยเช็ค กิจการสามารถนาเชค็ ฝากธนาคารในวนั เดียวกนั กไ็ ดโ้ ดยการเขียนใบนาฝาก พร้อมสมุดค่ฝู าก(ถา้ มี)

เกณฑ์การปฏบิ ตั ิงาน : : ระบุแนวทางการควบคุมภายในแนวปฏิบัติในการควบคุมภายในเกยี่ วกบั ลูกหนีก้ ารค้า 1. สมุห์บญั ชีหรือผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมายจะตอ้ งตรวจสอบอยเู่ สมอวา่ ยอดรวมลกู หน้ีรายตวั จะตอ้ ง เท่ากบั บญั ชีคุมยอดลกู หน้ี 2. งบแสดงอายลุ กู หน้ีจะตอ้ งมีการจดั ทาและตรวจสอบโดยพนกั งานที่ไมเ่ กี่ยวกบั การรับเงินและ เสนอต่อผจู้ ดั การฝ่ ายการเงินและบญั ชี หรือกรรมการผจู้ ดั การ 3. ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงินและบญั ชีหรือกรรมการผจู้ ดั การจะตอ้ งแจง้ ใหพ้ นกั งานขายและพนกั งาน เกบ็ เงินทราบถึงลกู หน้ีที่คา้ งชาระเกินกาหนด 4. มีการส่งคายนื ยนั ยอดไปยงั ลกู หน้ีเป็นคร้ังคราว

เกณฑ์การปฏิบตั งิ าน : : ระบุแนวทางการควบคุมภายในแนวปฏิบตั ิในการควบคมุ ภายในเกี่ยวกบั ลกู หน้ีการคา้ (ต่อ)  5. พนกั งานขายและพนกั งานรับเงิน จะตอ้ งไม่เป็นผทู้ าบญั ชีลูกหน้ี 6. การปรับปรุงบญั ชีลูกหน้ีจะตอ้ งมีการอนุมตั ิโดยเจา้ หนา้ ที่ผใู้ หญ่ท่ีรับผดิ ชอบ เช่น ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงิน 7. การจาหน่ายหน้ีสูญจะตอ้ งอนุมตั ิโดยเจา้ หนา้ ท่ีช้นั ผใู้ หญ่ เช่น ผจู้ ดั การฝ่ ายการเงิน 8. เจา้ หนา้ ท่ีบญั ชีลกู หน้ีรายตวั ไม่ไดท้ าหนา้ ท่ีต่อไปน้ี* การรับเงิน * ตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยช/์ ใบกากบั ภาษแี ละใบลดหน้ี* การใหส้ ่วนลด * การลงบญั ชีคุมยอดลุกหน้ี* การอนุมตั ิการจาหน่ายหน้ีสูญ

เกณฑ์การปฏิบตั งิ าน : : ระบุแนวทางการควบคุมภายในแนวปฏบิ ัตใิ นการควบคุมภายในเกย่ี วกบั ลูกหนีก้ ารค้า(ต่อ) 9. แผนกสินเช่ือหรือผมู้ ีหนา้ ที่อนุมตั ิการขายเชื่อ 9.1 จะตอ้ งไดร้ ับรายงานเก่ียวกบั ลกู หน้ีคา้ งชาระนาน เพื่อจะไดต้ ิดตามทวงถาม 9.2 ลกู หน้ีใหจ้ ะตอ้ งรับอนุมตั ิจากผจู้ ดั การฝ่ายขาย และฝ่ ายสินเช่ือหรือผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมายใหท้ า หนา้ ท่ีน้ี 9.3 จะตอ้ งหมนั่ ตรวจสอบวงเงินสินเชื่อท่ีอนุมตั ิใหล้ กู หน้ีรายใดรายหน่ึงอยเู่ สมอ 10. หน้ีสินท่ีคา้ งชาระนาน จะตอ้ งมีการตรวจสอบเอกสารหลกั ฐาน เช่น ใบส่งของตน้ ฉบบั เพื่อใหแ้ น่ใจวา่ มีอยคู่ รบถว้ น หากมีปัญหาสามารถตามทวงถามและดาเนินคดีตามกฎหมายได้

สมรรถนะย่อย : การบนั ทกึ รายการบญั ชีเกย่ี วกบั ลูกหนีแ้ ละการรับเงนิเกณฑ์การปฏบิ ตั งิ าน 1. บนั ทึกรายการบญั ชีเก่ียวกบั ลกู หน้ีและการรับเงินในสมุดรายวนั ทว่ั ไป 2. ผา่ นรายการเก่ียวกบั บญั ชีลกู หน้ีและการรับเงินไปยงั บญั ชีแยกประเภทใหถ้ กู ตอ้ ง 3. ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชียอ่ ยลกู หน้ีใหต้ รงกนั 4. ทารายงานรายละเอียดลกู หน้ีคงเหลือใหถ้ กู ตอ้ ง

เกณฑ์การปฏบิ ัตงิ าน :บันทกึ รายการบญั ชีเกยี่ วกบั ลกู หนีแ้ ละการรับเงนิ ในสมดุ รายวนั ทว่ั ไป ลูกหนี้ (Receivable) หมายถึง สิทธิเรียกร้องอยา่ งหน่ึงของเจา้ หน้ีในการที่จะใหช้ าระหน้ีดว้ ยเงิน สดหรือทรัพยส์ ินอยา่ งอ่ืน โดยคาดหมายวา่ จะไดร้ ับชาระเตม็ จานวนเม่ือถึงกาหนดชาระ ลกู หน้ีจดั เป็น สินทรัพยอ์ ยา่ งหน่ึงของกิจการและควรแสดงในงบการเงินดว้ ยมลู ค่าสุทธิที่คาดวา่ จะไดร้ ับนนั่ กค็ ือ จานวนท่ีคาดหมายวา่ จะเกบ็ ได้ ลกู หน้ีแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ 1. ลกู หน้ีการคา้ (Trade Receivable) หมายถึง ลกู หน้ีที่เกิดจากการดาเนินการคา้ ตามปกติของ ธุรกิจ 2. ลกู หน้ีอ่ืน ๆ (Other Receivable) หมายถึง ลูกหน้ีที่ไม่ไดเ้ กิดจากการดาเนินการคา้ ตามปกติ ของธุรกิจ เช่น ลกู หน้ีและเงินใหก้ ยู้ มื แก่กรรมการและลกู จา้ ง

เกณฑ์การปฏบิ ตั งิ าน :บนั ทกึ รายการบญั ชีเกยี่ วกบั ลกู หนีแ้ ละการรับเงนิ ในสมดุ รายวนั ทว่ั ไปบันทึกรายการบัญชีเกย่ี วกบั ลูกหนีแ้ ละการรับเงนิ ในสมุดรายวนั ทั่วไปตัวอย่าง ต่อไปน้ีเป็นรายการคา้ ท่ีเกิดข้ึนเดือนตุลาคม พ.ศ. 2560 (ราคา รวมภาษีมลู ค่าเพ่ิม7%)2560ต.ค. 12 ขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือใหห้ า้ งหุน้ ส่วนจากดั สมพรการคา้ 110,000 บาท เลขท่ีเอกสาร IV11/001 เง่ือนไข 2/10,n/30 19 ขายสินคา้ เงินเชื่อ 60,000 บาทให้ บริษทั ศรีไทย จากดั ใบกากบั สินคา้ เลขที่ IV11/002 20 รับชาระหน้ีค่าสินคา้ ท่ีขายเม่ือวนั ที่ 12 ต.ค. ท้งั หมด เลขที่ใบเสร็จรับเงิน 03/1101

ตวั อย่างการบันทกึ บญั ชีลูกหนี้และการรับเงินในสมุดรายวนั ทว่ั ไป

เกณฑ์การปฏิบัติงาน :ผ่านรายการเกยี่ วกบั บัญชีลกู หนีแ้ ละการรับเงินไปยงั บัญชีแยกประเภทให้ถูกต้องจากโจทย์ตัวอย่างที่ 1 สามารถผ่านรายการ จากสมุดรายวันทว่ั ไปไปบัญชีแยกประเภททัว่ ไป ช่ือบญั ชีลกู หน้ีการคา้ เลขท่ี104 เครดิตพ.ศ.2560 รายการ หนา้ เดบิต พ.ศ. 2559 รายการ หนา้ 115,500เดือน วนั ที่ บญั ชี เดือน วนั บญั ชี 2,200 64,200 ที่ 181,900ต.ค. 12 ขายสินคา้ รว.1 110,000 ธ.ค. 20 เงินสด ร.ว.1 ภาษีขาย ร.ว.1 7,700 ส่วนลดจ่าย 19 ขายสินคา้ 60,000 31 ยอดยกไป ภาษีขาย 4,200 181,9002560พ.ย. 1 ยอดยกมา 64,200

เกณฑ์การปฏบิ ตั งิ าน : ตรวจสอบบัญชีคุมยอดและบญั ชีย่อยลูกหนีใ้ ห้ตรงกนัจากโจทย์ตัวอย่างท่ี 1 สามารถผ่านรายการ ไปบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้ ได้ดงั นี้ ช่ือบญั ชีลกู หน้ี - หา้ งหุน้ ส่วนจากดั สมพรการคา้พ.ศ. 2560 รายการ หนา้ เดบิต เครดิต คงเหลือ 117,700เดือน วนั ท่ี บญั ชีต.ค. 12 ขายสินคา้ รว.1 117,70020 รับชาระหน้ี รว.1 117,700 -0-

เกณฑ์การปฏบิ ตั งิ าน : ตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชีย่อยลูกหนีใ้ ห้ตรงกนัจากโจทย์ตวั อย่างที่ 1 สามารถผ่านรายการ ไปบัญชีแยกประเภทย่อยลกู หนี้ ได้ดงั นี้ ช่ือบญั ชีลกู หน้ี - ร้านศรีไทยพ.ศ.2560 รายการ หนา้ เดบิต เครดิต คงเหลือเดือน วนั ท่ี บญั ชีต.ค. 19 ขายสินคา้ รว.1 64,200 64,200

เกณฑ์การปฏบิ ตั งิ าน : ทารายงานรายละเอียดลูกหนคี้ งเหลอื ให้ถูกต้อง หา้ งหุน้ ส่วนจากดั บุหงาราไป รายงานรายละเอียดลกู หน้ีคงเหลือ ณ วนั ท่ี 31 ตุลาคม 2560บญั ชีลกู หน้ี -0-ลกู หน้ี-หา้ งหุน้ ส่วนจากดั สมพรการคา้ 64,200ลกู หน้ี- ร้านศรีไทย 64,200 รวม

บุหงา ตันเมอื งใจวทิ ยาลยั การอาชีพเกาะคา