ลูกหนี้และการรับเงิน

กาสรอื่ ปกฏาบิ รตั สงิ อานนขเรน้ั อื่ตงน้ เกยี่ วกบัการบนั ทกึ บญั ชลี ูกหนีแ้ ละ การรบั เงิน บุหงา ตนั เมอื งใจ วทิ ยาลยั การอาชพี เกาะคา

บนั ทกึ บญั ชี เกยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละการรบั เงินเกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน 1. ตรวจสอบการออกใบวางบลิ ใหถ้ กู ตอ้ ง 2. ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระจากลกู หนีใ้ หถ้ กู ตอ้ ง 3. ตรวจสอบการจดั ชดุ เอกสารการออกใบเสรจ็ รบั เงนิ และการนา เงนิ ฝากธนาคารให ้ ถกู ตอ้ ง 4. แนวทางการควบคมุ ภายใน

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : ตรวจสอบการออกใบวาง บลิ ใหถ้ ูกตอ้ งความหมายของใบวางบลิ ใบวางบลิ /ใบแจง้ หนี้ เป็ นเอกสารทผี่ ูป้ ระกอบการออกเพอื่ ใหล้ ูกคา้ทราบถงึ จานวนเงนิ ทตี่ อ้ งชาระ และใชเ้ ป็ นเอกสารสาหรบั การชาระเงนิ ส่วนใหญ่มกั ใชก้ บั บรษิ ทั ทมี่ ีขนาดใหญ่ หรอื ธุรกจิ ทมี่ ีการใชเ้ ครดติ ในการชาระเงนิ โดยในแต่ละบรษิ ทั จะมวี นั สาหรบั การวางบลิ ทแี่ ตกต่างกนั ซงึ่ สามารถสอบถามวนั จากฝ่ ายบญั ชขี องลูกคา้ ไดโ้ ดยตรง แต่ปัญหาทมี่ กั พบบ่อยในการทาเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจง้ หนี้ คือ ความผิดพลาดของการออกเอกสาร เชน่ 1. การกรอกรายละเอยี ดตา่ ง ๆ ไม่ครบถว้ น, 2. ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถงึ ปัญหาการลมื ส่งเอกสาร

กระบวนการในการวาง ใบวางบลิ ใบแจง้ หนี้ มขี นั้ ตอนดงั นี้ 1. สอบถามฝ่ ายบญั ชขี องลูกคา้ เรอื่ ง กาหนดการวางบลิ 2. จดั เตรยี มเอกสารจานวน 1 ชดุ (ตน้ ฉบบั และสาเนา) 3. นาส่งเอกสาร โดยผูร้ บั เอกสารจะเซน็ ชอื่ เพอื่ เป็ น การรบั รองการวางบลิ 4. รบั เชค็ ตามวนั ทกี่ าหนด

กระบวนการในการวาง ใบวางบลิ ใบแจง้ หนี้ มขี น้ั ตอนดงั นี้ 1. สอบถามฝ่ ายบญั ชขี องลกู คา้ เรอื่ งกาหนดการวางบลิ และรบั เชค็ ของ บรษิ ทั 2. จดั เตรยี มเอกสารจานวน 1 ชดุ (ตน้ ฉบบั และสาเนา) หากมใี บเสนอ ราคา หรอื ใบสง่ั ซอื้ ก็ควรแนบเอกสารไปกบั ใบวางบลิ ดว้ ย 3. นาสง่ เอกสาร โดยผูร้ บั เอกสารจะเซน็ ชอื่ เพอื่ เป็ นการรบั รองการวาง บลิ ในขน้ั ตอนนีต้ น้ ฉบบั เอกสารจะอย่กู บั ลกู คา้ ในขณะทเี่ อกสารสาเนาให ้ เรานากลบั มา 4. รบั เชค็ ตามวนั ทกี่ าหนด ในวนั ดงั กลา่ วใหผ้ ูป้ ระกอบการเตรยี ม “ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ไปใหพ้ รอ้ มเพอื่ รบั เงนิ ทงั้ นีบ้ างธรุ กจิ เอกสาร “ใบกากบั ภาษี” ทางลกู คา้ อาจจะขอใหผ้ ูข้ ายจดั เตรยี มและนาสง่

รายละเอยี ดทตี่ อ้ งมใี นใบบางบลิ ดา้ น ผูอ้ อก เอกสารใบวางบลิ /ใบแจง้ หนี้ 1. ชอื่ และทอี่ ยบู่ รษิ ทั2. เลขประจาตวั ผูเ้ สยี ภาษี และสานักงานสาขา3. เบอรต์ ดิ ตอ่ บรษิ ทั และเบอรแ์ ฟกซ ์4. เลขทใี่ บวางบลิ5. ลายเซน็ ผูว้ างบลิ และ ระบวุ นั ทที่ อี่ อก เอกสาร

รายละเอยี ดทตี่ อ้ งมใี นใบบางบลิ ดา้ น ผูร้ บั ใบวาง บลิ /ใบแจง้ หนี้ 1.ชอื่ และทอี่ ยบู่ รษิ ทั 2.เลขประจาตวั ผูเ้ สยี ภาษี และสานักงานสาขา 3.รายละเอยี ดของสนิ คา้ /บรกิ าร ทสี่ ง่ั ซอื้ หรอื ใหบ้ รกิ าร พรอ้ มระบุยอดรวม 4.วนั ครบกาหนดชาระเงนิ 5.ลายเซน็ ผูร้ บั วางบลิ และระบวุ นั ทที่ รี่ บั เอกสาร

ตวั อย่างใบวางบลิ

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : : ตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาร ในการออกใบวางบลิ สงิ่ สาคญั คอื การตรวจสอบวนั ครบกาหนดชาระ หนีจ้ ากลกู หนีใ้ หถ้ กู ตอ้ ง โดยผูจ้ ดั ทาบญั ชตี อ้ งพจิ ารณาจากเงอื่ นไขการชาระเงนิ ทรี่ ะบไุ ว ้ เชน่ วนั ที่ 1 มกราคม 2561 บรษิ ัทสามารถ จากดั ขายสินคา้ ให ้ บริษัท เมโทร จากัด จานวน 50,000 บาท เงื่อนไขการชาระเงิน 2/10,n/30 หมายความว่าถา้ บรษิ ทั เมโทร จากดั จ่ายชาระเงนิ ภายในวนั ที่ 10 มกราคม 2561 บรษิ ทั เมโทร จากดั จะไดร้ บั ส่วนลด 2% หากไม่ชาระ ภายใน 10 วนั จะตอ้ งชาระภายในวนั ที่ 30 มกราคม 2561 ดงั น้ันวนั ครบ กาหนดชาระหนี้คือวนั ที่ 30 มกราคม 2561 หรอื แลว้ แต่จะตกลงกัน ระหวา่ งผูซ้ อื้ กบั ผูข้ าย

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : : ตรวจสอบการจดั ชดุ เอกสารการออก ใบเสรจ็ รบั เงินและการนาเงินฝากธนาคารชดุ เอกสารการออกใบเสรจ็ รบั เงินประกอบดว้ ย  1. ตน้ ฉบบั ใบแจง้ หนี/้ ใบสง่ ของ เลขที่ IV ออกใหต้ อนวางบลิ และสง่ ของ  2. สาเนาใบแจง้ หนี/้ ใบสง่ ของ เลขที่ IV ออกใหต้ อนวางบลิ และสง่ ของ (มี ทงั้ หมด 3 ฉบบั )  3. ตน้ ฉบบั ใบกากบั ภาษี  4. สาเนาใบกากบั ภาษี  5. ตน้ ฉบบั ใบเสรจ็ การรบั ชาระหนีจ้ ากลกู หนีห้ ากรบั เป็ นเงนิ สดหรอื เชค็ ก็ได ้ ซงึ่ การ รบั ชาระหนีด้ ว้ ยเชค็ กจิ การสามารถนาเชค็ ฝากธนาคารในวนั เดยี วกนั ก็ได ้

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : : ระบแุ นวทางการ ควบคมุ ภายในแนวปฏบิ ตั ใิ นการควบคมุ ภายในเกยี่ วกบั ลูกหนีก้ ารคา้ 1. สมุหบ์ ญั ชหี รอื ผูท้ ไี่ ดร้ บั มอบหมายจะตอ้ งตรวจสอบอยเู่ สมอวา่ ยอดรวมลกู หนีร้ ายตวั จะตอ้ งเทา่ กบั บญั ชคี มุ ยอดลกู หนี้ 2. งบแสดงอายลุ กู หนีจ้ ะตอ้ งมกี ารจดั ทาและตรวจสอบโดยพนักงานที่ ไม่เกยี่ วกบั การรบั เงนิ และเสนอตอ่ ผูจ้ ดั การฝ่ ายการเงนิ และบญั ชี หรอื กรรมการผูจ้ ดั การ 3. ผูจ้ ดั การฝ่ ายการเงนิ และบญั ชหี รอื กรรมการผูจ้ ดั การจะตอ้ งแจง้ ให ้ พนักงานขายและพนักงานเก็บเงนิ ทราบถงึ ลกู หนีท้ คี่ า้ งชาระเกนิ กาหนด 4. มกี ารสง่ คายนื ยนั ยอดไปยงั ลกู หนีเ้ ป็ นครง้ั คราว

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : : ระบแุ นวทางการ ควบคมุ ภายในแนวปฏบิ ตั ใิ นการควบคมุ ภายในเกยี่ วกบั ลกู หนีก้ ารคา้ (ตอ่ )  5. พนักงานขายและพนักงานรบั เงนิ จะตอ้ งไม่เป็ นผูท้ าบญั ชลี กู หนี้  6. การปรบั ปรงุ บญั ชลี กู หนีจ้ ะตอ้ งมกี ารอนุมตั โิ ดยเจา้ หนา้ ทผี่ ูใ้ หญ่ทรี่ บั ผดิ ชอบ เชน่ ผูจ้ ดั การฝ่ ายการเงนิ  7. การจาหน่ายหนีส้ ญู จะตอ้ งอนุมตั โิ ดยเจา้ หนา้ ทชี่ นั้ ผูใ้ หญ่ เชน่ ผูจ้ ดั การฝ่ าย การเงนิ  8. เจา้ หนา้ ทบี่ ญั ชลี กู หนีร้ ายตวั ไม่ไดท้ าหนา้ ทตี่ อ่ ไปนี้ * การรบั เงนิ * ตรวจสอบใบสง่ ของหรอื อนิ วอยช/์ ใบกากบั ภาษแี ละใบลดหนี ้* การใหส้ ว่ นลด * การลงบญั ชคี มุ ยอดลกุ หนี้

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : : ระบุแนวทางการ ควบคมุ ภายในแนวปฏบิ ตั ใิ นการควบคมุ ภายในเกยี่ วกบั ลูกหนีก้ ารคา้ (ตอ่ ) 9. แผนกสนิ เชอื่ หรอื ผูม้ หี นา้ ทอี่ นุมตั กิ ารขายเชอื่ 9.1 จะตอ้ งไดร้ บั รายงานเกยี่ วกบั ลกู หนีค้ า้ งชาระนาน เพอื่ จะไดต้ ดิ ตาม ทวงถาม 9.2 ลกู หนีใ้ หจ้ ะตอ้ งรบั อนุมตั จิ ากผจู ้ ดั การฝ่ ายขาย และฝ่ ายสนิ เชอื่ หรอื ผูท้ ไี่ ดร้ บั มอบหมายใหท้ าหนา้ ทนี่ ี้ 9.3 จะตอ้ งหมน่ั ตรวจสอบวงเงนิ สนิ เชอื่ ทอี่ นุมตั ใิ หล้ กู หนีร้ ายใดรายหนึ่ง อย่เู สมอ 10. หนีส้ นิ ทคี่ า้ งชาระนาน จะตอ้ งมกี ารตรวจสอบเอกสารหลกั ฐาน เชน่ ใบสง่ ของตน้ ฉบบั เพอื่ ใหแ้ น่ใจวา่ มอี ยคู่ รบถว้ น หากมปี ัญหาสามารถตามทวงถาม

สมรรถนะย่อย : การบนั ทกึ รายการบญั ชเี กยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละการรบั เงินเกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน 1. บนั ทกึ รายการบญั ชเี กยี่ วกบั ลกู หนีแ้ ละการรบั เงนิ ในสมุด รายวนั ทว่ั ไป 2. ผ่านรายการเกยี่ วกบั บญั ชลี กู หนีแ้ ละการรบั เงนิ ไปยงั บญั ชี แยกประเภทใหถ้ กู ตอ้ ง 3. ตรวจสอบบญั ชคี มุ ยอดและบญั ชยี อ่ ยลกู หนีใ้ หต้ รงกนั 4. ทารายงานรายละเอยี ดลกู หนีค้ งเหลอื ใหถ้ กู ตอ้ ง

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน :บนั ทกึ รายการบญั ชเี กยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละ การรบั เงินในสมดุ รายวนั ทว่ั ไป ลูกหนี้ (Receivable) หมายถงึ สทิ ธเิ รยี กรอ้ งอย่างหนึ่งของเจา้ หนี้ ในการทจี่ ะใหช้ าระหนีด้ ว้ ยเงนิ สดหรอื ทรพั ยส์ นิ อยา่ งอนื่ โดยคาดหมายวา่ จะไดร้ บั ชาระเต็มจานวนเมอื่ ถงึ กาหนดชาระ ลกู หนีจ้ ดั เป็ นสนิ ทรพั ยอ์ ยา่ ง หนึ่งของกจิ การและควรแสดงในงบการเงนิ ดว้ ยมูลคา่ สทุ ธทิ คี่ าดวา่ จะไดร้ บั น่ันก็คอื จานวนทคี่ าดหมายวา่ จะเก็บได ้ ลกู หนีแ้ บง่ ออกเป็ น 2 ประเภทคอื 1. ลกู หนีก้ ารคา้ (Trade Receivable) หมายถงึ ลกู หนีท้ เี่ กดิ จาก การดาเนินการคา้ ตามปกตขิ องธรุ กจิ 2. ลกู หนีอ้ นื่ ๆ (Other Receivable) หมายถงึ ลกู หนีท้ ไี่ ม่ไดเ้ กดิ จาก การดาเนินการคา้ ตามปกตขิ องธรุ กจิ เชน่ ลกู หนีแ้ ละเงนิ ใหก้ ยู ้ มื แก่ กรรมการและลกู จา้ ง

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน :บนั ทกึ รายการบญั ชเี กยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละ การรบั เงินในสมุดรายวนั ทว่ั ไปบนั ทกึ รายการบญั ชเี กยี่ วกบั ลูกหนีแ้ ละการรบั เงินในสมดุ รายวนั ทว่ั ไปตวั อย่าง ตอ่ ไปนีเ้ ป็ นรายการคา้ ทเี่ กดิ ขนึ้ เดอื นตลุ าคม พ.ศ. 2560 (ราคา รวมภาษมี ูลคา่ เพมิ่ 7%)2560ต.ค. 12 ขายสนิ คา้ เป็ นเงนิ เชอื่ ใหห้ า้ งหนุ ้ สว่ นจากดั สมพรการคา้ 110,000 บาท เลขทเี่ อกสาร IV11/001 เงอื่ นไข 2/10,n/30 19 ขายสนิ คา้ เงนิ เชอื่ 60,000 บาทให ้ บรษิ ทั ศรไี ทย จากดั ใบกากบั สนิ คา้ เลขที่ IV11/002

ตวั อย่างการบนั ทกึ บญั ชลี ูกหนี้และการรบั เงินในสมดุ รายวนั ทว่ั ไป

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน :ผา่ นรายการเกยี่ วกบั บญั ชลี ูกหนีแ้ ละการรบั เงินไปยงั บญั ชแี ยกประเภทใหถ้ ูกตอ้ งจากโจทยต์ วั อย่างที่ 1 สามารถผา่ นรายการ จากสมดุ รายวนั ทว่ั ไปไปบญั ชแี ยกประเภททว่ั ไป ชอื่ บญั ชลี กู หนีก้ ารคา้ เลขท1ี่ 04พ.ศ.256 รายการ หน้ เดบติ พ.ศ. รายการ หน้ เครดติ0 า 2559 าเดอื วนั บญั เดอื วนั บญั น ที่ ชี น ที่ ชีต.ค. 12 ขายสนิ คา้ รว. 110,000 ธ.ค 20 เงนิ สด ร.ว. 115,5 1. 1 00 ภาษีขาย ร.ว. 7,700 สว่ นลดจา่ ย 2,200 1 19 ขายสนิ คา้ 60,000 31 ยอดยกไป 64,20 0

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : ตรวจสอบบญั ชคี มุ ยอดและบญั ชยี ่อย ลูกหนีใ้ หต้ รงกนัจากโจทยต์ วั อยา่ งที่ 1 สามารถผ่านรายการ ไปบญั ชแี ยกประเภทยอ่ ยลูกหนี้ ไดด้ งั นี้ ชอื่ บญั ชลี กู หนี้ - หา้ งหนุ ้ สว่ นจากดั สมพร การคา้พ.ศ. 2560 รายการ หนา้ เดบติ เครดติ คงเหลอืเดอื น วนั ที่ บญั ชีต.ค. 12 ขายสนิ คา้ รว.1 117,700 117,70020 รบั ชาระหนี้ รว.1 117,700 -0-

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : ตรวจสอบบญั ชคี มุ ยอดและบญั ชยี ่อย ลูกหนีใ้ หต้ รงกนัจากโจทยต์ วั อย่างที่ 1 สามารถผ่านรายการ ไปบญั ชแี ยกประเภทยอ่ ยลูกหนี้ ไดด้ งั นี้ ชอื่ บญั ชลี กู หนี้ - รา้ นศรไี ทยพ.ศ.2560 รายการ หนา้ เดบติ เครดติ คงเหลอืเดอื น วนั ที่ บญั ชีต.ค. 19 ขายสนิ คา้ รว.1 64,200 64,200

เกณฑก์ ารปฏบิ ตั งิ าน : ทารายงานรายละเอยี ดลูกหนี้ คงเหลอื ใหถ้ ูกตอ้ ง หา้ งหนุ ้ สว่ นจากดั บหุ งาราไปรายงานรายละเอยี ดลกู หนีค้ งเหลอื ณ วนั ที่ 31 ตลุ าคม 2560บญั ชลี กู หนี้ -ลกู หนี-้ หา้ งหนุ ้ สว่ นจากดั สมพรการคา้0-ลกู หนี-้ รา้ นศรไี ทย64,200 รวม

บุหงา ตนั เมอื งใจวทิ ยาลยั การอาชพี เกาะคา