manual_ms_access

99       ภาพท่ี 6.1 ขนั้ ตอนการสร้างรายงานแบบงา่ ย

100 สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้าง (Report Wizard) 1. คลิกแทบ็ Create 2. คลิก Report Wizard 3. เลือก Table / Query ที่จะใช้สร้างรายงาน 4. ดบั เบิล้ คลิกเลือก field ท่ีจะใช้ หรือคลิกป่ มุ >> เพ่ือเลือกทกุ field อย่างรวดเร็ว แล้วจงึ คลิกป่ มุ Next 5. เลือก field ท่ีจะใช้จดั กลมุ่ 6. เลือก field ที่จะใช้เรียงข้อมลู แล้วจงึ คลิกป่ มุ Next 7. เลือกรูปแบบการวาง field และการวางแนวกระดาษพิมพ์ แล้วจงึ คลิกป่ มุ Next 8. ตงั้ ช่ือรายงาน 9. คลกิ Finish    ภาพท่ี 6.2 ขนั้ ตอนการสร้างรายงานโดยใช้ตวั ชว่ ยสร้าง (Report Wizard)

101      ภาพท่ี 6.2 ขนั้ ตอนการสร้างรายงานโดยใช้ตวั ชว่ ยสร้าง (Report Wizard)

102 สร้ างรายงานในมุมมองออกแบบ วิธีสร้างรายงานในมมุ มองออกแบบ (Design View) จะคล้ายกบั การสร้างฟอร์มที่กลา่ ว มาแล้ว โดยสิง่ ท่ีต้องพิจารณาเพ่ิมเตมิ จากฟอร์ม คือ การจดั กล่มุ และเรียงลาดบั ข้อมลู รวมทงั้ การ เลือกฟังก์ชนั เพ่ือคานวณคา่ ผลสรุปของข้อมลู โดยการเริ่มสร้างรายงานดงั นี ้ 1. เลือกแทบ็ Create 2. คลิก Report Design 3. ได้พืน้ ที่สาหรับสร้างรายงาน  ภาพท่ี 6.3 ขนั้ ตอนการสร้างรายงานด้วยมมุ มองการออกแบบ (Report Design)  ภาพท่ี 6.4 หน้าจอการสร้างรายงานด้วยมมุ มองการออกแบบ (Report Design)

103 ส่วนประกอบในมุมมองออกแบบของรายงาน แท็บคาสง่ั ท่ีใช้สร้างหรือแก้ไขและจดั รูปแบบรายงาน ได้แก่ 1. แทบ็ Design ภาพท่ี 6.5 หน้าจอแท็บ Design ในการสร้างรายงานด้วยมมุ มองการออกแบบ คาสงั่ ในแท็บ Design ของ Report จะใช้สาหรับการสร้าง/แก้ไขหรือทางานร่วมกบั Report ซง่ึ การทางานแตล่ ะคาสงั่ จะเหมือนกบั คาสงั่ ในแท็บ Design ของมมุ มอง Layout โดยมี คาสง่ั ท่ีเพิ่มเข้ามา คือ Tab Order, Subreport in New Window, View Code และ Convert Report’s Macros to Visual Basic 2. แทบ็ Arrange ภาพท่ี 6.6 หน้าจอแท็บ Arrange ในการสร้างรายงานด้วยมมุ มองการออกแบบ การทางานของคาสงั่ ในแท็บนีส้ ว่ นใหญ่จะเหมือนกบั คาสงั่ ในแทบ็ Arrange ของ มมุ มอง Layout มีคาสงั่ ที่เพ่ิมเข้ามา คือ Size/Space, Align, Bring to Front และ Send to Back 3. แทบ็ Format ภาพท่ี 6.7 หน้าจอแท็บ Format ในการสร้างรายงานด้วยมมุ มองการออกแบบ คาสงั่ ในแท็บนีจ้ ะเหมือนคาสง่ั ในแท็บ Format ของมมุ มอง Layout ทกุ คาสง่ั

104 4. Report Design Area ภาพท่ี 6.8 หน้าจอ Report Design Area ในการสร้างรายงานด้วยมมุ มองการออกแบบ ใช้สาหรับสร้างและออกแบบ Report ประกอบด้วยเซคชน่ั ต่างๆ เหมือนฟอร์ม เมื่อ สร้างรายงานใหมว่ ่างๆ มมุ มองออกแบบ นอกจากเซคชน่ั Detail แล้ว จะมีเซคชนั่ Page Header และ Page Footer ด้วย นอกจากนีย้ งั มีป่ มุ Add a group และ Add a sort เพิ่มเข้ามา เพ่ือให้ กาหนด field ที่จะใช้จดั กลมุ่ และเรียงลาดบั ข้อมลู ในรายงาน

105 ตวั อย่างการสร้างรายงาน ภาพท่ี 6.9 ตวั อยา่ งขนั้ ตอนการสร้างรายงาน ภาพท่ี 6.10 ตวั อยา่ งขนั้ ตอนการสร้างรายงานแบบ Tabular

106 ภาพท่ี 6.11 ตวั อยา่ งผลการสร้างรายงานแบบ Tabular

107 ภาพท่ี 6.12 ตวั อยา่ งผลการแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายงานแบบ Tabular

108 ภาพท่ี 6.13 ตวั อยา่ งขนั้ ตอนการเปลี่ยนสีพืน้ หลงั ของรายงาน

109 ภาพท่ี 6.14 ตวั อยา่ งรายงาน

110 การ export รายงาน 1. การ export รายงานให้อยู่ในรูป Excel ภาพท่ี 6.15 ขนั้ ตอนการ export รายงานให้อยใู่ นรูป Excel

111 2. การ export รายงานให้อยู่ในรูป PDF ภาพท่ี 6.16 ขนั้ ตอนการ export รายงานให้อยใู่ นรูป PDF

112 วิธีสร้ างรายงานจากแบบสอบถาม MS Access จะทารายงานให้โดยรวมเอาทกุ ๆ ฟิลดใ์ นแบบสอบถามเอาไว้ ภาพท่ี 6.17 ขนั้ ตอนสร้างรายงานจากแบบสอบถาม

บทท่ี 7 การสร้างมาโคร (Macro) มาโครหรือแมโคร (Macro) เป็ นออบเจ็คฐานข้อมลู อีกตวั หน่ึงท่ีจะช่วยให้สามารถสร้ าง กลุ่มคาส่งั ท่ีทางานแบบอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว โดยการทางานจะเรียงลาดบั จากคาสง่ั แรกไป จนถึงคาสงั่ สดุ ท้ายในมาโครนนั้ เหมาะท่ีจะนาไปใช้กบั การทางานที่ต้องทาซา้ ๆ กนั และไม่ซบั ซ้อน มาก โดยมาโครจะช่วยลดภาระในการจดจาคาส่ัง ช่วยให้ผู้ใช้ท่ีไม่คุ้นเคยกับการใช้คาสั่งใน Access สามารถนาฐานข้อมลู ไปใช้งานได้ง่ายขึน้ เชน่ ผ้พู ฒั นาฐานข้อมูลอาจสร้างป่ มุ คาสง่ั ที่ ควบคมุ การทางานด้วยมาโครในลกั ษณะตา่ งๆ เชน่ ป่ มุ คาสง่ั ท่ีใช้เปิ ดหรือปิ ดฟอร์ม ป่ มุ คาสง่ั ที่ใช้ ค้นหาข้อมลู ที่ตรงกบั เงื่อนไขที่กาหนดไว้ และป่ มุ คาสง่ั สาหรับพิมพ์รายงาน เป็ นต้น โดยผ้ใู ช้เพียง คลกิ ป่ มุ คาสงั่ ก็สามารถทางานเหลา่ นนั้ ได้ โดยไมต่ ้องเรียกใช้คาสงั่ หลายๆ คาสง่ั จาก Ribbon ซา้ ๆ กนั ทกุ ครัง้ รู้จักกบั มาโคร มาโคร (Macro) คือ ชุดคาสั่งที่ทางานแบบอัตโนมัติ จัดเป็ นโปรแกรมประเภทหน่ึง สามารถกาหนดเงื่อนไขการทางานได้ เช่น ตรวจสอบค่าเพ่ือเลือกทาหรือไม่ทาคาสง่ั ที่กาหนดไว้ หรือสามารถนามาโครมาชว่ ยทางานในลกั ษณะตา่ งๆ เชน่ - สามารถค้นหาและสอบถามข้อมลู ผา่ นทางฟอร์มหรือรายงานโดยไม่ต้องเรียกใช้อ็อบ เจค็ Query โดยตรง - สามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมลู ท่ีป้ อนผา่ นฟอร์ม การทางานจะยืดหยนุ่ กวา่ การใช้ กฎการตรวจสอบ (validation rule) ท่ีกาหนดในโครงสร้างของตาราง - ชว่ ยปรับปรุงการทางานแบบอตั โนมตั ิ เช่น การคดั ลอก เคล่ือนย้าย และแก้ไขข้อมลู เป็ นต้น - ชว่ ยในการสร้างแอพพลิเคชนั่ โปรแกรมขนึ ้ ใช้งานเอง เช่น สร้างฟอร์มท่ีประกอบด้วย ป่ มุ คาสง่ั ตา่ งๆ โดยมาโครเป็นตวั ควบคมุ การทางาน

114   เร่ ิมต้ นสร้ างมาโคร ขนั้ ตอนการสร้างมาโครเร่ิมต้นจาก 1. คลกิ แทบ็ Create 2. คลิก Macro 3. เข้าสมู่ มุ มอง Design ของมาโคร  ภาพท่ี 7.1 ขนั้ ตอนการสร้างมาโคร (Macro)

115 4. คลกิ ป่ มุ Action Catalog ในแท็บ Design 5. ปรากฏหน้าตา่ ง Action Catalog ซ่ึงประกอบด้วยกลมุ่ คาสงั่ ที่จะนามาใช้ในชดุ คาสง่ั อตั โนมตั ิ   ภาพท่ี 7.2 หน้าตา่ ง Action Catalog คาส่ังใน Action Catalog ใน Action Catalog จะแบง่ คาสงั่ ออกเป็ น 2 กลมุ่ ดงั นี ้ 1. กลุ่ม Program Flow - Comment คาสงั่ ท่ีใช้ใสข่ ้อความที่ผ้ใู ช้ต้องการ เช่น หมายเหตเุ ตือนความจา หรือ คาอธิบายการใช้งาน - Group คาสง่ั สร้างมาโครแบบกลมุ่ - If คาสง่ั ใช้สร้างเง่ือนไขการทางานในมาโคร - Submacro คาสงั่ สร้างมาโครยอ่ ย

116 2. กลุ่ม Action - Data Entry Operations กลุ่มคาสง่ั ท่ีใช้จดั การข้อมูล เช่น DeleteRecord (ลบเรคอร์ด), SaveRecord (จดั เก็บเรคอร์ด) และ EditlisItems (เรียกใช้คาสงั่ แก้ไขข้อมลู ในสิสต์ Lookup) เป็นต้น - Data Import/Export กล่มุ คาสง่ั ที่ใช้ในการนาเข้าและส่งออกข้อมูลระหว่าง ฐานข้อมลู Access และโปรแกรมอ่ืนๆ เช่น EmailDatabaseOpject (สง่ ออบเจ็คจากฐานข้อมลู Access ไปทางอีเมล), ccExportWithFormatting (ส่งข้อมลู จาก Access ไปโปรแกรมอ่ืนๆ ตาม รูปแบบที่กาหนดไว้), ImportExportSpreadsheet (นาเข้าหรือส่งออกข้อมูล Access กับ ไฟล์ข้อมลู spread sheet) - Database Objects กลมุ่ คาสงั่ ท่ีใช้จดั การออบเจ็คฐานข้อมลู เช่น CopyObject (คดั ลอกออบเจ็ค), DeleteObject (ลบออบเจ็คออกจากฐานข้อมลู ), RenameObject (เปล่ียนชื่อ ออบเจ็ค), PrintObject (พิมพ์ออบเจค็ ) - Filter/Query/Search กลุ่มคาสั่งที่ใช้กรอง สอบถาม และค้นหาข้อมูล เช่น ApplyFilter (กาหนดเง่ือนไขการกรอง), FindNextRecord (ค้นหาเรคอร์ดถดั ไปท่ีตรงกบั เงื่อนไข), OpenQuery (เปิดใช้ Query) - Macro Commands กล่มุ คาสงั่ ควบคมุ การทางานของมาโคร เชน่ CancelEvent (ยกเลิกเหตกุ ารณ์ท่ีทาให้มาโครนนั้ ทางาน), RunMacro (เรียกใช้มาโครอื่นๆ จากมาโครที่กาลงั ทางาน), StopAllMacros (หยดุ การทางานของมาโครทงั้ หมดที่รันค้างอย)ู่ - System Commands กล่มุ คาสง่ั ที่เก่ียวข้องกบั การทางานของระบบฐานข้อมูล เช่น CloseDatabase (ปิ ดการใช้งานฐานข้อมลู ), DisplayHourglassPointer (เปล่ียนรูปแบบตวั ชี ้ เมาส์จากปกตเิ ป็ นนาฬิกาทรายขณะรันมาโคร), QuitAccess (ปิ ดการทางานโปรแกรม Access), Sendkeys (สง่ รหสั คีย์บอร์ดโดยไม่ต้องกดคีย์บอร์ดจริงๆ ไปให้ Access หรือโปรแกรมอื่นๆท่ีใช้ งานอย)ู่ , SetWarnings (ซอ่ น/แสดงคาเตอื นของโปรแกรม Access ระหวา่ งการทางาน) - User Interface Commands กลมุ่ คาสงั่ ตดิ ตอ่ กบั ผ้ใู ช้ เช่น AddMenu (เมนทู ่ีผ้ใู ช้ สร้างเองเพ่ือทางานแทนเมนหู ลกั ), MessageBox (กล่องข้อความแจ้งข่าวสาร/คาเตือนให้ผ้ใู ช้ ทราบ), ShowToolbars (ซอ่ น/แสดงทลู บาร์ท่ีผ้ใู ช้สร้างเอง) - Window Management กลุ่มคาส่ังท่ีใช้จัดการหน้าต่างการทางาน เช่น Maximize (ขยายหน้าต่างท่ีกาลงั ใช้งานให้มีขนาดใหญ่ที่สุดหรือเตม็ หน้าจอ), Minimize (ย่อ

117 หน้าตา่ งที่กาลงั ใช้งานลงมาให้มีขนาดเล็กท่ีสดุ ), MoveAndSizeWindow (ย้ายและปรับขนาด หน้าตา่ งท่ีกาลงั ใช้งาน) วิธีสร้างมาโครโดยเกบ็ เป็ นออบเจค็ Macro เข้ามมุ มอง Design โดยคลิก Create ในแท็บ Macro แล้วทาดงั นี ้ 1. เลือกคาสงั่ จาก Add New Action ในที่นีเ้ลือก OpenForm 2. ใสค่ า่ อาร์กิวเมนต์ (ถ้ามี) ในท่ีนีค้ ือ อาร์กิวเมนตข์ องคาสงั่ OpenForm - Form Name ใสช่ ่ือฟอร์ม - View เปิดฟอร์มในมมุ มองใด - Filter Name ใสช่ ่ือตวั กรองข้อมลู (ถ้ามี) - Where Condition ใสเ่ ง่ือนไขที่ใช้กรองข้อมลู (ถ้ามี) - Data Mode จะแสดงฟอร์มแบบเพิ่มเรคอร์ดได้ (Add) แก้ไขได้ (Edit) หรืออา่ นได้ อยา่ งเดียว (Read Only) - Window Mode แสดงฟอร์มในมมุ มองฟอร์ม (Normal) ซอ่ นฟอร์ม (Hidden) ยอ่ ขนาดหน้าตา่ งให้เล็กที่สดุ (Icon) หรือแบบไดอะลอ็ ก (Dialog) 3. คลกิ ลากคาสงั่ Comment มาวางถ้าจะใสห่ มายเหตุ 4. คยี ์ข้อความในชอ่ ง Comment เสร็จแล้วคลิก Save 5. ตงั้ ชื่อมาโครในช่อง Macro Name: ในท่ีนีต้ งั้ ชื่อวา่ Macro1 6. คลกิ OK 7. คลกิ Close เพ่ือปิดมมุ มองออกแบบ

118   ภาพท่ี 7.3 ขนั้ ตอนการสร้างมาโครโดยเก็บเป็นออบเจ็ค Macro

119     ภาพท่ี 7.3 ขนั้ ตอนการสร้างมาโครโดยเก็บเป็นออบเจ็ค Macro หากต้องการนา Macro1 มาผกู กบั ป่ มุ คาสง่ั ที่สร้างขนึ ้ จากฟอร์ม ทาตามขนั้ ตอนดงั นี ้ 1) คลิกป่ มุ รายละเอียดนักศึกษา 2) คลกิ Property Sheet 3) คลิกแท็บ Event

120 4) ในแถวคณุ สมบตั ิ On Click ให้คีย์ช่ือ Macro1 หรือจะคลิกป่ มุ ลกู ศรแล้วเลือก จากลิสตก์ ็ได้     ภาพท่ี 7.4 ขนั้ ตอนการนา Macro1 มาผกู กบั ป่ มุ คาสงั่ ท่ีสร้างขนึ ้ จากฟอร์ม

121 การแก้ไขมาโคร 1. เพ่มิ คาส่ังใหม่ ตวั อยา่ งเชน่ หากต้องการนา Macro1 มาเพิ่มคาสงั่ MessageBox กอ่ นคาสง่ั OpenForm เพื่อแสดง dialog box กอ่ นเปิ ดฟอร์มข้อมลู นกั ศกึ ษา มีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1) คลิกเลือกคาสงั่ ท่ีจะใช้จากชอ่ ง Add New Action 2) เลือกคาสง่ั MessageBox 3) คาสงั่ ใหมจ่ ะอย่ทู ้ายสดุ ของมาโคร  ภาพท่ี 7.5 ขนั้ ตอนเพมิ่ คาสง่ั ใหมใ่ นมาโคร

122   ภาพท่ี 7.5 ขนั้ ตอนเพิ่มคาสง่ั ใหมใ่ นมาโคร

123 2. ย้ายตาแหน่งคาส่ัง ถ้าเพมิ่ คาสงั่ MessageBox ด้วยวิธีคลิกเลือกจากชอ่ ง Add New Action คาสงั่ MessageBox จะอยทู่ ้ายสดุ ของมาโคร ดงั นนั้ หากต้องการให้รัน MessageBox ก่อนต้องทาการ ย้ายตาแหนง่ MessageBox ขนึ ้ ไปด้านบน ด้วยวธิ ีดงั นี ้ 1) คลกิ คาสง่ั ที่จะย้ายตาแหนง่ 2) คลิกป่ มุ Move up  ภาพท่ี 7.6 ขนั้ ตอนการย้ายตาแหนง่ คาสงั่ ในมาโคร

124 วิธีส่ังรันมาโคร วิธีท่ี 1 ส่ังรันมาโครจาก Navigation Pane 1. คลิกขวาที่ช่ือออบเจ็ค Macro 2. คลิกคาสง่ั Run จากเมนลู ดั   ภาพท่ี 7.7 ขนั้ ตอนการสงั่ รันมาโครจาก Navigation Pane

125 วิธีท่ี 2 ส่ังรันจากคาส่ัง Run Macro 1. คลกิ แท็บ Database Tools 2. คลกิ Run Macro  ภาพท่ี 7.8 ขนั้ ตอนการสง่ั รันมาโครจากคาสงั่ Run Macro

126  วธิ ีท่ี 3 ส่ังรันในมุมมอง Design 1. เลือกมมุ มอง Design 2. คลกิ คาสงั่ Run ในแท็บ Design  ภาพท่ี 7.9 ขนั้ ตอนการสงั่ รันมาโครจากมมุ มอง Design