หน่วยที่ 8

E-Book เรื่อง เงินสดย่อย โดย ครูเดือนเพญ็ โพธ์ิศรี สาขาวชิ าการบัญชี วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาขอนแก่นสานักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ

หน่วยที่ 8 เงินสดยอ่ ยสาระสาคัญ เงนิ สดยอ่ ย หมายถึง เงนิ สดจานวนหนึง่ ทีก่ ิจการกาหนดขน้ึ ไว้จ่ายคา่ ใชจ้ ่ายทม่ี จี านวนไม่มากนักซง่ึ ไม่สามารถจา่ ยเปน็ เชค็ ได้ หรอื ไม่สะดวกในการเขยี นเช็คสง่ั จ่าย เชน่ ค่ารับรอง คา่ ไปรษณยี ์ คา่ พาหนะซง่ึ เงนิ สดยอ่ ยน้ีจะอยู่ในความรบั ผิดชอบของพนักงานการเงิน หรอื พนกั งานของบริษทั คนใดคนหนง่ึ ก็ได้เรียกวา่ “ผรู้ ักษาเงนิ สดยอ่ ย”สาระการเรยี นรู้ 1. ความหมายของเงินสดย่อย เงนิ สดยอ่ ย หมายถึง เงินสดจานวนหนึ่งท่ีกิจการกาหนดขึน้ ไวจ้ ่ายค่าใช้จา่ ยทมี่ ีจานวนไม่มากนกั ซ่งึ ไมส่ ามารถจ่ายเป็นเช็คได้ หรอื ไม่สะดวกในการเขียนเช็คสัง่ จ่าย เชน่ ค่ารบั รอง คา่ ไปรษณีย์ คา่พาหนะ ซ่ึงเงินสดย่อยน้ีจะอยู่ในความรับผดิ ชอบของพนกั งานการเงิน หรอื พนกั งานของบริษัทคนใดคนหนงึ่ก็ได้เรียกวา่ “ผู้รกั ษาเงินสดย่อย”ระบบควบคุมภายในทด่ี ี กิจการไมค่ ่อยนาเงินสดมาใชจ้ ่าย แต่การจา่ ยเงนิ ผา่ นบญั ชีเงินฝากธนาคารโดยการเขยี นเช็คสง่ั จา่ ยในนามผรู้ บั และขดี คร่อมเชค็ ฉบับนั้น และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผูถ้ ือเงินสดยอ่ ยไวใ้ นมือจานวนมากๆ เหตผุ ลเพราะ 1. กจิ การไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเกบ็ เงนิ สดไวใ้ นมอื จานวนมากๆ 2. การควบคุมเงนิ สดเป็นไปได้งา่ ยขนึ้ 3. กจิ การจดั เก็บเอกสารและการบนั ทึกบัญชีจะมีระบบมากขึ้น 4. สามารถตรวจสอบได้ และใชเ้ ปน็ หลกั ฐานได้การจัดระบบเงินสดย่อย มีข้ันตอนดังน้ี 1. กาหนดตัวบุคคลท่ีมหี นา้ ท่ีรักษาเงินสดย่อย (ผูถ้ ือเงนิ สดย่อย) และกาหนดวงเงนิ สดย่อยท่ีมจี านวนเหมาะสมไว้อยา่ งแนน่ อน 2. การเบกิ เงินสดย่อยทกุ ครงั้ ผเู้ บกิ เงินจะต้องมีใบขออนุมัติเบิกเงนิ (ใบขอเบิกเงนิ สดย่อย) 3. ทุกคร้งั ท่ีจา่ ยเงินสดยอ่ ยต้องประทบั ตรา “จ่ายแลว้ ” ในใบเบกิ เงินสดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบบั เพ่ือปอ้ งกันการนาเอกสารเหล่าน้นั กลับมาขอเบิกอกี และใหผ้ ู้เบกิ เงินเซ็นชอ่ื ไวใ้ นใบเบิกเงนิ สดย่อยดว้ ย 4. ตอ้ งเก็บเงนิ สดย่อยแยกจากเงนิ อ่นื โดยเฉพาะเงินสดสว่ นตัวของผ้รู ักษาเงินสดย่อยและตอ้ งกาหนดวธิ ีปฏิบตั ิใหท้ ราบท่ัวกัน 5. ทกุ ครง้ั ท่ีมีการเบิกเงินชดเชย ต้องจัดทาใบสรปุ การจ่ายเงินสดย่อยโดยแนบใบเบิกเงนิ สดยอ่ ยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกตอ้ ง

6. ตอ้ งจดั ใหม้ ีการติดตามทวงถาม “เงินทดรองจา่ ย” วา่ เมื่อเสร็จภารกจิ ท่ไี ดร้ ับมอบหมายแล้ว ผู้เบิกเงนิ ทดรองจ่ายได้นาใบเสรจ็ หรือเอกสารการจ่ายเงนิ มาคืนหรอื ไม่ และเงินทจ่ี ่ายออกไปถูกตอ้ งตรงกับวัตถุประสงค์ท่ีมอบหมายไปเพยี งใด 7. ตรวจสอบและยนื ยันยอดการบนั ทึกบัญชคี า่ ใชจ้ า่ ยท่เี กดิ จากเงินสดย่อยอย่างสม่าเสมอ2.การบัญชเี กย่ี วกับเงนิ สดย่อย2.1 การตงั้ วงเงนิ สดย่อยสมมตวิ ่ากิจการกาหนดวงเงินสดย่อยไว้ 3,000 บาท พนักงานบัญชีจะบันทึกบญั ชี ดังนี้วนั ท่ี รายการ เลขที่ เดบิต เครดติ บญั ชี25X1ม.ค. 1 เงินสดยอ่ ย 3,000 - เงนิ ฝากธนาคาร 3,000 - บนั ทกึ การตงั้ วงเงนิ สดย่อย 2.2 การบันทึกการจา่ ยเงนิ ในสมดุ เงินสดยอ่ ย การบันทึกการจา่ ยเงินในสมุดเงินสดยอ่ ย เมื่อผรู้ ักษาเงนิ สดยอ่ ยจา่ ยเงินสดย่อยเป็นค่าใช้จ่ายเล็ก ๆน้อย ๆ แล้ว เพอื่ เปน็ การบันทึกชว่ ยจาในการจา่ ยค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ผู้รักษาเงินสดยอ่ ยจะนามาบันทกึ ลงในสมดุ เงนิ สดยอ่ ยตวั อย่าง สมุดเงินสดย่อยวนั ท่ี เลขท่ี คา่ รบั รอง คา่ เครอ่ื ง ค่า คา่ ใชจ้ ่าย บญั ชีอนื่ ๆ ใบสาคญั เขียน พาหนะ เบด็ เตล็ด ช่อื บัญชี จานวนเงิน25X1ม.ค. 2 001 100 804 002 140 808 003 100 คา่ ไปรษณยี ์ 9516 004 150 6025 005 120 5031 006 50 290 160 250 230 95

2.3 การเบกิ จ่ายเงนิ สดย่อยชดเชยระบบ Imprest System การเบิกจา่ ยเงนิ สดย่อยชดเชยระบบ Imprest System เปน็ วธิ กี าหนดวงเงินสดยอ่ ยคงท่ีหรือวิธกี าหนดวงเงินตายตัว ซงึ่ เปน็ วธิ ที ่นี ิยมกันมาก โดยจะกาหนดจานวนเงนิ ที่แนน่ อน และเมอื่ ผูร้ กั ษาเงนิสดย่อยจ่ายเงนิ สดยอ่ ยแล้วบางสว่ นกจ็ ะทาการรวบรวมหลักฐานการจา่ ยเงินพร้อมท้ังจดั ทาใบสาคญั ขึน้ มาเพ่อืขอเบิกเงนิ สดชดเชยจากพนกั งานการเงนิ เพ่ือทดแทนจานวนเงินสดยอ่ ยทไี่ ดจ้ ่ายไป สมมติวา่ ในวันท่ี 31 มกราคม 25X1 ผ้รู กั ษาเงนิ สดย่อยตามรายละเอยี ดที่ได้จา่ ยเงินไปซึ่งปรากฏใน สมุดเงินสดย่อย การบันทึกรายการ มีดังน้ีวนั ที่ รายการ เลขที่ เดบิต เครดติ บัญชี25X1ม.ค. 31 คา่ รับรอง 290 - ค่าเครื่องเขียน 160 - ค่าพาหนะ 250 - คา่ ใช้จา่ ยเบ็ดเตลด็ 230 - คา่ ไปรษณยี ์ 95 - เงนิ ฝากธนาคาร 1,025 - บนั ทกึ การเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย2.4 การปรับปรุงเงนิ สดยอ่ ย ในวนั สนิ้ ปหี ากผู้รกั ษาเงนิ สดย่อยมใี บสาคัญจา่ ยเงินสดยอ่ ยคงค้างทย่ี ังไมไ่ ด้เบิกชดเชยจากแผนกการเงิน ผ้รู กั ษาเงินสดย่อยต้องแจ้งให้แก่แผนกบญั ชีทราบเพีอ่ ท่ีจะบนั ทกึ ปรบั ปรงุ รายการเงินสดยอ่ ยค้างเบกิชดเชย ซ่ึงเป็นการปรับปรุงให้ยอดเงนิ สดยอ่ ยทีแ่ สดงรายการในวนั สิน้ ปถี ูกต้องตรงกับจาวนเงนิ สดย่อยที่ผ้รู กั ษาเงินสดย่อยถือไว้ สมมตวิ ่า ณ วนั ที่ 31 ธันวาคม 25X1 ผรู้ กั ษาเงนิ สดยอ่ ยมีใบสาคญั เงินสดย่อยคา้ งเบิกชดเชย ซึง่ มรี ายละเอยี ดดังน้ี - ค่าไปรษณยี ์ 150 บาท - คา่ รถโดยสาร 270 บาท - คา่ ใช้จา่ ยเบ็ดเตลด็ 120 บาท

การบนั ทึกรายการปรับปรงุ บัญชี มีดงั น้ี เลขที่ เดบิต เครดติ วันที่ รายการ บญั ชี25X1 ค่าไปรษณยี ์ 150 -ธ.ค. 31 คา่ พาหนะ 270 - คา่ ใช้จ่ายเบด็ เตลด็ 120 - เงินสดยอ่ ย 540 - บันทึกปรบั ปรงุ เงนิ สดย่อยค้างเบิก ชดเชยเม่ือขึ้นงวดบญั ชใี หม่ กิจการจะบนั ทกึ การกลบั รายการปรบั ปรงุ เพ่อื ทาใหเ้ งินสดยอ่ ยมยี อดคงเหลือเท่าเดิม รายการบนั ทึกการกลับรายการปรบั ปรุง มดี ังน้ีวนั ท่ี รายการ เลขท่ี เดบิต เครดติ บัญชี25X2ม.ค. 1 เงินสดย่อย 540 - ค่าไปรษณีย์ 150 - คา่ พาหนะ 270 - คา่ ใช้จ่ายเบด็ เตล็ด 120 - บันทึกการกลบั รายการปรับปรุง

การผ่านรายการจากสมดุ รายวนั ทั่วไปไปยงั บัญชีแยกประเภทของเงนิ สดยอ่ ย จะแสดงได้ดังนี้ เงินสดย่อย 10325X1 25X1ม.ค. 1 เงินฝากธนาคาร 3,000 ธ.ค. 31 ค่าไปรษณีย์ 150 คา่ พาหนะ 270 คา่ ใชจ้ า่ ยเบ็ดเตล็ด 120 ยอดยกไป 2,460 3,000 3,00025X2 2,460ม.ค. 1 ยอดยกมา 150 270 ค่าไปรษณีย์ 120 คา่ พาหนะ คา่ ใชจ้ ่ายเบ็ดเตล็ด 3. ประโยชน์ของเงินสดยอ่ ย เงินสดย่อยมปี ระโยชน์ พอสรุปได้ดังน้ี 4.1 เป็นการแบ่งหนา้ ท่คี วามรับผดิ ชอบเก่ียวกบั รายจ่ายเล็ก ๆ นอ้ ย ๆ ใหผ้ ู้รกั ษาเงินสดยอ่ ยเป็นผู้รับผิดชอบ 4.2 ช่วยให้กิจการเกดิ ระบบการควบคุมภายในทีร่ ดั กุมยิง่ ข้นึ เก่ยี วกบั การใช้จ่ายเงิน เพราะถา้ ใชร้ ะบบเงนิ สดย่อย จะทาให้เกดิ การใชเ้ ช็คเพือ่ จ่ายคา่ ใช้จา่ ยจานวนมากและใชร้ ะบบเงนิ สดยอ่ ย จา่ ยค่าใช้จ่ายจานวนเล็กนอ้ ยท่ีไม่มีความสาคญั ตอ่ การทจี่ ะก่อใหเ้ กดิ การทุจรติ ได้ 4.3 ทาใหเ้ กดิ การประหยัดเวลาในการบันทึกบญั ชเี กี่ยวกับค่าใชจ้ า่ ยท่ีมีจานวนเล็กน้อย และเกิดขน้ึเสมอเพราะจะรวบรวมบนั ทกึ ครง้ั เดียวคือเม่ือผรู้ ักษาเงนิ สดย่อยเบกิ ชดเชย 4.4 ช่วยให้กจิ การสามารถหลีกเลยี่ งการเกบ็ เงนิ สดไว้ในมอื มากเกินไป อาจจะทาให้เกดิ การสูญเสียผลประโยชนจ์ ากการหาดอกผลจากเงนิ สดน้ัน

อา้ งอิง: http://www.isstep.com/petty-cash/coursewares.mju.ac.th:81/e-learning47/ac102/.../less%201.htm