Lingkungan Hidup No. 05 Tahun 2012 tentang Jenis Rencana Usaha dan atau Kegiatan yang Wajib Dilengkapi AMDAL. Sementara itu UKL-UPL adalah dokumen lingkungan hidup yang disusun pada kegiatan yang tidak berdampak penting terhadap lingkungan hidup serta diatur melalui peraturan gubernur atau bupati/walikota. Yang terakhir SPPL disusun jika kegiatan tidak wajib UKL/UPL dan tidak berdampak penting serta kegiatan usaha mikro dan kecil. Gambar 2.21 Tinjauan Umum Kriteria Dokumen Lingkungan Hidup Pada kerangka kriteria integrasi SO-smud, dokumen lingkungan hidup yang diacu adalah AMDAL dan UKL-UPL. SPPL adalah dokumen lingkungan hidup yang diperuntukkan untuk usaha mikro dan kecil sehingga di luar lingkup tugas dan fungsi BBWS. Sebagai mana dapat disimak pada Gambar 2.21, Peraturan Menteri Lingkungan Hidup No. 05 Tahun 2012 tentang Jenis Rencana Usaha dan atau Kegiatan yang Wajib Dilengkapi AMDAL telah memberikan arahan yang jelas mengenai batasan keperluan dokumen lingkungan hidup sesuai sub bidangnya masing-masing. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 46
2.8. KELENGKAPAN KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) DAN RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB) Kerangka acuan kerja (KAK) dan rencana anggaran biaya (RAB) adalah kelengkapan yang juga harus disertakan dan melengkapi suatu usulan. KAK dan RAB menggambarkan lingkup dan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah kegiatan konstruksi. Kerangka Acuan Kerja atau Kerangka Acuan Kegiatan yang disingkat KAK adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan. Dengan kata lain, KAK berisi uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan. KAK dalam bahasa Inggris adalah term of reference yang disingkat TOR. KAK merupakan gambaran umum dan penjelasan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Negara/Lembaga. Dalam KAK tercakup latar belakang, maksud dan tujuan, indikator keluaran dan keluaran, cara pelaksanaan kegiatan, pelaksana dan penanggung jawab kegiatan, jadwal kegiatan, dan biaya kegiatan. Dalam lingkup kegiatan fisik – konstruksi, kerangka acuan kerja disusun sebagai persepsi pelaksanaan program atau kegiatan yang akan dilakukan. Tanpa kerangka acuan yang baik maka dapat dikatakan kegiatan/program fisik akan berjalan tanpa rencana yang jelas serta target yang ingin dicapai. Sebagai salah satu dokumen yang disyaratkan dalam proses pengadaan barang dan jasa, KAK harus dibuat dengan standar yang telah ditetapkan. Penyusunan kerangka acuan kegiatan harus memuat dengan jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Tujuan dapat dibedakan atas tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan juga harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, melalui penjadwalan kegiatan, serta evaluasi dan pelaporan yang jelas. Didasari pada pencatatan dan pelaporan inilah dapat dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program/usulan secara menyeluruh. Hal ini dapat terwujud jika KAK yang telah disusun memuat bagaimana melakukan evaluasi dan waktu evaluasi harus dilakukan. Rencana Anggaran Biaya suatu usulan kegiatan adalah perhitungan banyaknya biaya yang diperlukan untuk bahan dan upah, serta biaya- biaya lain yang berhubungan dengan pelaksanaan bangunan atau proyek. Anggaran biaya merupakan harga dari usulan kegiatan yang dihitung dengan teliti, cermat dan memenuhi syarat. Anggaran biaya pada bangunan yang sama akan berbeda- beda di masing- masing daerah, disebabkan karena perbedaan harga bahan dan upah tenaga kerja. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 47
Gambar 2.22 Tinjauan Umum Kriteria Kelengkapan KAK dan RAB Pada kerangka kriteria integrasi SO-smud, KAK dan RAB berkaitan langsung dengan detail pelaksanaannya. Namun seringkali usulan kegiatan tidak disertai dengan KAK dan RAB. Peran penting BBWS adalah melakukan fasilitasi untuk kelengkapan dokumen tersebut. Sebagaimana terlihat pada Gambar 2.22, BBWS dapat memainkan peran untuk memfasilitasi kelengkapan dokumen-dokumen penyerta tersebut demi dapat dilaksanakannya usulan-usulan Pemerintah Daerah. Apabila telah lengkap, penentuan waktu pelaksanaan dapat segera dilakukan. Pada pelaksanaan secara kontraktual, KAK dan RAB menjadi dokumen lelang yang menjadi dasar pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Jika dilaksanakan secara swakelola, KAK dan RAB akan memberikan gambaran dan batasan pelaksanaan kegiatan fisik. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 48
3Bab KERANGKA SISTEM MONITORING DAN EVALUASI SO-smud 3.1. TINJAUAN UMUM Sebagai satu kesatuan siklus kinerja, akuntabilitas kinerja Pemerintah adalah perwujudan kewajiban untuk mempertanggungjawabkan kinerja instansi pemerintah sebagai gambaran tingkat pencapaian sasaran ataupun tujuan sebagai penjabaran dari visi, misi dan stratejik instansi pemerintah. Akuntabilitas kinerja mengindikasikan tingkat keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan- kegiatan sesuai dengan program dan kebijakan yang telah ditetapkan melalui sistem pertanggung- jawaban secara periodik. Untuk dapat melaksanakan evaluasi terhadap akuntabilitas kinerja instansi pemerintah diperlukan pengukuran terhadap kinerja instansi pemerintah tersebut berupa monitoring dan evaluasi kinerja. Akomodasi terhadap usulan-usulan pembangunan dan pengembangan infrastruktur sumber daya air adalah termasuk dalam kinerja infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat. Usulan-usulan yang dimaksudkan adalah tugas pengaturan, pembinaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian Pemerintah Pusat melalui BBWS pada wilayah kerja masing-masing sesuai dengan wilayah sungai kewenangannya. Usulan-usulan tersebut biasanya berasal dari eksternal di luar BBWS karena lingkup kerja BBWS berada di wilayah sungai yang luas dengan di dalamnya terdapat berbagai pemangku kepentingan. Selain itu, tugas-tugas yang telah jelas berada pada kewenangan Pemerintah Pusat telah terlebih dahulu dikuantifikasi dan direncanakan pada internal BBWS. Usulan-usulan pembangunan dan pengembangan infrastruktur sumber daya air yang difokuskan di sini adalah yang berasal dari pemerintah daerah dan masyarakat luas. Proses usulan kegiatan yang berasal dari sisi eksternal seringkali tidak standar dan tidak mengandung informasi lengkap berupa hal-hal yang dibutuhkan untuk menindak-lanjutinya. Dalam Peningkatan Kinerja Satuan Kerja ini, usulan tersebut akan distandarkan sehingga dapat lebih mudah diterima oleh Direktorat Pembina untuk kemudian disetujui. Upaya untuk memperbaiki standar dan kelengkapan informasi dilakukan dengan mengikuti kerangka integrasi kriteria-kriteria kesiapan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 49
Selain itu, pihak eksternal sangat perlu diberikan keterangan atas proses usulan yang telah diajukan. Tahapan pengusulan yang mungkin terjadi dari suatu proses pengusulan kegiatan perlu dipetakan dan distandarkan. Melalui kerangka sistem monitoring dan evaluasi SO-smud, tahapan-tahapan tersebut dipetakan dan dideskripsikan dalam milestones yang menjadi ukuran progres usulan. Diharapkan dengan tahapan-tahapan yang sudah baku, pengusul dapat memonitor sampai sejauh mana usulan mereka berproses sekaligus mengevaluasi kekurangan dari usulan tersebut. Gambar 3.1 Kerangka Umum Monitoring dan Evaluasi SO-smud Sebagaimana terlihat pada Gambar 3.1, secara umum monitoring dan evaluasi SO-smud dibagi dalam tiga fase besar yaitu input, proses dan output dengan penekanan dominan pada tahap prosesnya. Sebagai input adalah usulan pembangunan infrastruktur sumber daya air yang diajukan oleh pemerintah daerah atau masyarakat melalui pemerintah daerah. Usulan-usulan tersebut disampaikan dalam bentuk proposal usulan kegiatan dengan surat pengantar kepada Kepala BBWS. Pada tahap input ini dan pra- input berupa penyusunan usulan kegiatan, monitoring dan evaluasi SO-smud belum dapat dilakukan karena di luar lingkup tugas dan fungsi BBWS. Selain itu monitoring dan evaluasi pada tahap ini memerlukan kerangka metodologis tersendiri yang perlu dibangun terlebih dahulu untuk dapat menghasilkan usulan yang berkualitas dan kredibel. Ke depan dapat direkomendasikan Peningkatan Kinerja Satuan Kerja yang menganalisis kerangka lebih lanjut mengenai proses penyusunan usulan kegiatan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 50
Tahap berikutnya sekaligus sebagai tahapan inti dari monitoring dan evaluasi SO-smud adalah tahapan proses. Tahapan ini pada dasarnya adalah sistematika yang menguji kesesuaian usulan kegiatan dengan lingkup kesesuian usulan dengan sifat institusional BBWS sekaligus mengukur kesiapan usulan tersebut untuk dapat ditindak-lanjuti secara cepat. Metodologi proses SO-smud yang dibangun telah secara panjang dan lebar dipaparkan di bab 2. Hasil dari analisis proses ini akan menelurkan kesimpulan sesuai- tidaknya usulan kegiatan dengan lingkup tugas BBWS. Selain itu siap-tidaknya usulan kegiatan untuk dikonstruksi secepat mungkin juga dapat diukur melalui kerangka proses pada monitoring dan evaluasi SO-smud ini. 3.2. MASUKAN (INPUT) SO-smud Sebagaimana aplikasi monitoring dan evaluasi lainnya, SO-smud membutuhkan input. Masukan yang dimaksud diambil dari proposal usulan kegiatan yang diterima. Proposal tersebut mempunyai standar baku dan mengandung data tertentu. Standar proposal yang kredibel memiliki bentuk dan sifat dasar sebagai berikut: 1. Jelas yang dimaksud jelas, proposal harus dapat memaparkan usulan kegiatan secara jelas, terutama mengenai: • sub bidang usulan, • lokasi • status tanah terkait usulan, • surat pendukung dan keterangan yang diperlukan, • bentuk bantuan dan kerja sama yang diinginkan, dan • spesifikasi lainnya. 2. Singkat Proposal ditulis singkat tanpa melupakan kaidah-kaidah penulisan dan mengurangi kejelasan dan kelengkapan proposal. Institusi pengusul, baik pemerintah daerah maupun masyarakat perlu untuk selalu mengikuti perkembangan, sehingga dapat memberikan penyampaian secara singkat dan tepat pada sasaran serta tidak menimbulkan interpretasi lain yang akan mengaburkan maksud sebenarnya dari usulan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 51
3. Lengkap Proposal dibuat secara lengkap, artinya proposal harus disusun dengan disertai oleh berbagai informasi pendukung. Kelengkapan informasi terutama mengenai kondisi eksisting akan sangat membantu pelaksanaan tindak-lanjut konstruksi fisiknya. Usaha menutup-nutupi informasi akan menjadikan bumerang bagi pengusul karena pada waktunya akan diketahui dan menimbulkan masalah-masalah yang seharusnya telah diantisipasi pada tahap awal. 4. Benar Kebenaran proposal sangat dipengaruhi oleh niat pengusul. Jangan sampai karena ingin meyakinkan dan membuat proposal semenarik mungkin, penyusun menyembunyikan informasi-informasi yang yang dirasa kurang menguntungkan. Bila pada suatu waktu diketahui ketidak-benaran proposal, nama baik dan kredibilitas penyusun sangat dipertaruhkan. Adalah sesuatu hal yang sangat sulit meyakinkan suatu pihak, bila pernah terdapat informasi tidak benar yang disengaja. Dasar utama dari kerjasama adalah kepercayaan, karenanya kepercayaan adalah modal yang sangat fundamental. 5. Terkini (up to date) Akurasi dan ketepatan data pendukung sangat diperlukan dalam penyusunan usulan. Perkembangan ilmu dan teknologi yang telah maju mengharuskan semua pihak mengikutinya. Proposal usulan kegiatan pun demikian, substansinya harus dibuat sesuai perkembangan. Perkembangan tidak hanya sebatas pada perkembangan lingkungan strategis kementerian dan lembaga negara saja, tetapi juga perkembangan pranata dan nilai-nilai yang mendasari masyarakat luas. Secara umum proposal usulan kegiatan pembangunan fisik tersusun sebagai berikut: 1. Surat Pengantar 2. Surat Permohonan Bantuan Dana Pembangunan Infrastruktur 3. Proposal I. Pendahuluan a. Latar Belakang b. Maksud dan Tujuan II. Tinjauan Umum a. Kondisi Umum Geografis b. Kondisi Sosial Ekonomi Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 52
III. Permasalahan dan Solusi a. Permasalahan b. Penyelesaian Masalah c. Permohonan Bantuan IV. Lokasi Proyek a. Desain Jenis Proyek b. Gambar/Foto Rencana Proyek V. Rencana Anggaran Biaya a. Rincian Biaya Sesuai Rencana Jenis Proyek b. Total Anggaran Biaya Proyek VI. Penutup a. Berita Acara Rembuk Desa b. Daftar Hadir Rembuk Desa c. Gambar/Foto Rembuk Desa/Dokumentasi V. Lampiran a. Foto Kantor/Balai Desa, Bersama Kades dan Perangkat b. Foto Lokasi Rencana Proyek Desa c. Peta Desa Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 53
Gambar 3.2 Input SO-smud Dari sekian banyak informasi yang ada dalam proposal usulan kegiatan, diambil sepuluh data penting yang digunakan sebagai input SO-smud. Sebagaimana dapat disimak pada Gambar 3.2, kesepuluh input tersebut adalah: 1. Tanggal surat usulan: Identifikasi waktu usulan ditanda-tangani pengusul. 2. Tanggal surat usulan diterima BBWS: Kerangka waktu awal dimulainya monitoring dan evaluasi SO- smud 3. Nomor surat usulan: Identifikasi usulan. 4. Institusi pengusul: Identifikasi institusi asal usulan. 5. Institusi tujuan usulan: Verifikasi kesesuaian lingkup BBWS. 6. Nama dan jabatan pengusul: Identifikasi pengusul 7. Alamat pengusul: Identifikasi alamat institusi pengusul. 8. Contact person pengusul: Identifikasi SO-smud client. 9. Jenis kegiatan usulan: Verifikasi kesesuaian sub bidang sumber daya air. 10. Lokasi usulan pembangunan: Identifikasi pada sistem informasi geografis SO-smud. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 54
3.3 KERANGKA PROSES SO-smud Kerangka proses SO-smud mencakup kriteria-kriteria tertentu yang telah dideskripsikan secara panjang lebar di bab sebelumnya. Proses tersebut menguji usulan kegiatan sesuai dengan lingkup BBWS. Analisis pada setiap tahapan dilakukan oleh pejabat dan petugas yang kompeten dan sesuai dengan tanggung jawab pekerjaannya. Setiap usulan akan diperiksa seluruh ketentuannya dan dokumen penyertanya untuk dinilai kesiapannya. Jika seluruhnya terpenuhi maka usulan dapat dilanjutkan untuk dibahas dengan Direktorat Pembina sesuai dengan sub bidangnya masing-masing. Namun apabila tidak terpenuhi maka elaborasi dari faktor yang tidak terpenuhi tersebut direkomendasikan untuk diatasi sehingga setelah dilakukan perbaikan atau perlengkapan, usulan dapat kembali diajukan pada tahun-tahun berikutnya. Sebagaimana dapat disimak pada Gambar 3.3, kerangka proses terdiri atas delapan tahapan dan analisis dengan pelaksana dan penanggung-jawab yang berbeda-beda. Masing-masing dari tahapan tersebut adalah sebagai berikut: A. Tingkat Urgensi Usulan Kegiatan Usulan kegiatan sumber daya air bervariasi tingkat urgensinya, dari yang bersifat sangat mendesak maupun jangka panjang. Penanganan bencana, perkuatan tebing sungai yang rusak dan terancam longsor, adalah contoh usulan kegiatan yang sangat mendesak karena berkaitan erat dengan jiwa penduduk yang terdampak. Sebaliknya, pembangunan embung, pengembangan irigasi, pembangunan pipa transmisi air baku, atau usulan –usulan yang bersifat operasional dan pemeliharaan adalah contoh kegiatan yang tidak mendesak namun perlu untuk segera diatasi pada jangka menengah. Selanjutnya pembangunan bendungan adalah contoh kegiatan komitmen jangka panjang apabila penganggarannya masih memenuhi untuk dilakukan. Tingkat urgensi usulan kegiatan ditentukan dari substansi surat usulan kegiatan. Kepala BBWS adalah pejabat yang berwenang dalam menentukan status urgensi usulan kegiatan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 55
Gambar 3.3 Kerangka Proses SO-smud B. Analisis Kesesuaian Tugas dan Fungsi Sebagaimana telah disebutkan pada bab 2, kesesuaian tugas dan fungsi telah dibagi menjadi enam sub bidang, yaitu: • Sub Bidang Sungai dan Pantai, • Sub Bidang Irigasi dan Rawa, • Sub Bidang Danau, Situ dan Embung, • Sub Bidang Bendungan, • Sub Bidang Air Tanah dan Air Baku, dan • Sub Bidang Operasi dan Pemeliharaan. Analisis kesesuaian tugas dan fungsi ini dilakukan oleh tim internal, yaitu Kepala Bidang Program dan Perencanaan Umum dengan dukungan Kepala Seksi Program. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 56
C. Analisis Kesesuaian Aset Pada tahap ini, usulan kegiatan diperiksa status komponen bangunannya terutama untuk usulan yang bersifat rehabilitasi. Tipe kegiatan tersebut adalah bangunan yang telah ada namun mengalami kerusakan sehingga mengancam atau bahkan telah mengganggu keberfungsian fasilitas sumber daya air itu. Usulan yang sifatnya kegiatan yang sama sekali baru tidak terlalu terpengaruh dengan kesesuaian aset ini. Setiap usulan yang terkait dengan keberadaan aset eksistingnya akan diperiksa statusnya terhadap catatan barang milik negara yang ada di BBWS. Selain itu juga akan dilakukan analisis status aset lebih lanjut untuk mengantisipasi kemungkinan status aset belum tercatat sehingga menjadikan perbaikan catatan aset. Analisis kesesuaian tugas dan fungsi ini dilakukan oleh tim eksternal, yaitu Kepala Bagian Tata Usaha dengan dukungan Kepala Seksi Barang Milik Negara (BMN). D. Analisis Status Tanah Status tanah usulan kegiatan harus dipertimbangkan untuk kesiapan tindak lanjut pelaksanaan fisik apabila usulan memenuhi seluruh kriteria yang dipersyaratkan. Terdapat beberapa kemungkinan mengenai status tanah usulan. Tanah yang sudah berhasil dibebaskan perlu diperiksa kembali kepastiannya dengan konfirmasi dari institusi yang kompeten seperti BPN/Kementerian Agraria dan Penataan Ruang atau dinas dan SKPD turunannya. Sementara tanah yang belum berhasil dibebaskan dapat dipertimbangkan untuk dibebaskan melalui kegiatan pada PPK Pengadaan Tanah untuk kemudian dikonstruksi pada tahun berikutnya. Yang terakhir adalah apabila tanah tidak berstatus diperlukan upaya persiapan sertifikasi dengan melibatkan institusi dan pemangku kepentingan yang terkait dengan keberlangsungan jangka panjang infrastruktur sumber daya air yang direncanakan dibangun. E. Analisis Kelengkapan Feasibility Study Studi kelayakan yang menyertai suatu usulan kegiatan belum tentu jelas keberadaannya. Dalam skema monitoring dan evaluasi SO-smud, analisis kelengkapan feasibility study dilakukan oleh Kepala Seksi Perencanaan Umum dengan dibantu oleh PPK Perencanaan dan Program. Dari daftar kegiatan yang telah dilakukan dapat dicari kesesuaian studi kelayakan yang diperlukan. Selain itu, institusi mitra kerja juga dapat berperan seandainya terdapat studi kelayakan yang telah dilakukan oleh mereka terlebih dahulu. Untuk itu diperlukan kerjasama yang erat antar tingkatan pemerintahan agar proses pembangunan dapat dipercepat melalui kelengkapan berbagai persyaratannya. F. Tingkat Kebutuhan Desain (DED) Sebagaimana studi kelayakan, analisis desain untuk usulan dalam skema monitoring dan evaluasi SO-smud ini juga dilakukan oleh Kepala Seksi Perencanaan Umum dengan dibantu oleh PPK Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 57
Perencanaan dan Program. Apabila usulan kegiatan berada pada aset BBWS maka desain awal bangunan tersebut dapat diperiksa kembali dan dapat disesuaikan kembali dalam upaya perwujudan fisik usulan kegiatan. Selain itu apabila usulan belum pernah dilakukan, melalui stok desain yang tersedia, usulan dapat dipertimbangkan dan diadaptasikan untuk dilakukan proses konstruksinya. Yang perlu diantisipasi dari desain usulan yang berasal dari masyarakat adalah kelengkapan dan standar perencanaan dari shop drawing tersebut. Jika diperlukan, fasilitasi penyesuaian dan penambahan kelengkapan desain dapat dilakukan oleh BBWS. G. Analisis Kebutuhan Dokumen Lingkungan Hidup Dokumen lingkungan hidup mempunyai masa berlaku yang tertentu terkait dengan lingkungan sekitar. Apabila terjadi perubahan lingkungan dari kondisi awal dokumen lingkungan hidup tersebut disusun maka dokumen lingkungan hidup menjadi kadaluwarsa, tidak dapat lagi digunakan sebagai kelengkapan pembangunan fisik, serta perlu dilakukan lagi upaya mendapatkan dokumen lingkungan hidup yang baru melalui sidang-sidang amdal. Hal ini dapat dimengerti terkait perubahan lingkungan yang sudah tidak sama lagi dengan kondisi dan situasi awal sehingga analisis dampak lingkungan yang baru menjadi perlu untuk dilakukan lagi. Seringkali dokumen lingkungan hidup yang menyertai usulan kegiatan pada lokasi calon kegiatannya, lingkungannya sudah sama sekali berubah. Pada kondisi ini Kepala Seksi Perencanaan Umum dapat berperan aktif dengan melakukan fasilitasi penyusunan dokumen lingkungan hidup yang sesuai dengan kebutuhan usulan. H. Analisis Kelengkapan Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Rencana Anggaran Biaya (RAB) Kelengkapan dokumen usulan fisik yang akan dilakukan proses pengadaannya harus tersedia. Analisis kelengkapan kerangka acuan kerja dan rencana anggaran biaya untuk usulan dalam skema monitoring dan evaluasi SO-smud ini juga dilakukan oleh Kepala Seksi Perencanaan Umum dengan dibantu oleh PPK Perencanaan dan Program. Meskipun pengusul telah mengajukan KAK dan RAB yang dibutuhkan, tidak selalu kedua dokumen tersebut dapat langsung digunakan. Adopsi terhadap standar pekerjaan BBWS dan penyertanya perlu disertakan ke dalam KAK dan RAB usulan kegiatan. Hal ini untuk mengantisipasi ketidak-sesuaian usulan dengan standar kerja BBWS yang mungkin dapat mengakibatkan permasalahan administrasi di kemudian hari yang dapat mengganggu kinerja BBWS. 3.4. KELUARAN (OUTPUT) SO-smud Sebagaimana terlihat pada Gambar 3.4, keluaran SO-smud adalah terkait dengan status usulan kegiatan yang telah diajukan. Kejelasan atas usulan kegiatan sangat ditunggu oleh pengusul dan masyarakat yang terpengaruh oleh keberfungsian dan keberadaan infrastruktur sumber daya air yang diinginkan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 58
Keluaran tersebut menentukan langkah-langkah lanjutan apa saja yang perlu dirumuskan oleh berbagai pihak pemangku kepentingan usulan kegiatan ini. Apabila usulan berhasil diajukan dan disetujui Ditjen Sumber Daya Air maka kegiatan-kegiatan yang mengikutinya seperti sosialisasi kegiatan, pembebasan lahan, pengukuran, dan pekerjaan persiapan lainnya perlu segera dikoordinasikan dengan masyarakat. Apabila usulan tidak berhasil diajukan maka perlu diketahui pula berbagai penyebabnya sehingga dapat dilakukan perbaikan lebih lanjut. Gambar 3.4 Keluaran SO-smud Kempat tipikal keluaran-keluaran tersebut mempunyai sifat yang berbeda-beda serta memberikan dampak dan antisipasi yang spesifik pula. a. Status usulan yang lolos Usulan kegiatan yang dinyatakan sesuai dengan kriteria integrasi program dan perencanaan kemudian diusulkan untuk dapat ditindaklanjuti. Proses pengusulan tersebut melalui berbagai tahapan yang melibatkan beberapa bagian dan unit kerja baik di lingkungan internal maupun eksternal BBWS. Secara umum setiap usulan yang lolos dikonsultasikan pada direktorat pembina di lingkungan Ditjen Sumber Daya Air. Pada masing-masing sub bidang, unit kerja yang terkait tidaklah sama. Usulan tekait sub bidang irigasi dan rawa serta sub bidang air tanah dan air baku sama-sama diajukan oleh Satuan Kerja Non Vertikal (SNVT) PJPA Serayu Opak. Namun konsultasi terhadap direktorat pembinanya tidaklah sama dan diusulkan kepada Direktorat Irigasi dan Rawa untuk sub bidang irigasi dan rawa serta Pusat Air tanah dan Air Baku untuk sub bidang Air Tanah dan Air Baku. Usulan tekait sub bidang sungai dan pantai, danau, situ dan embung serta sub bidang bendungan sama-sama diajukan oleh Satuan Kerja Non Vertikal (SNVT) PJSA Serayu Opak. Namun konsultasi terhadap direktorat pembinanya juga tidaklah sama dengan diusulkan kepada Direktorat Sungai dan Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 59
Pantai untuk sub bidang sungai dan pantai serta Pusat Bendungan untuk sub bidang Danau, Situ, Embung dan Bendungan. Usulan kegiatan terkait operasi dan pemeliharaan diajukan oleh Satuan Kerja Operasi dan Pemeliharaan (OP) Serayu Opak kepada Direktorat Bina Operasi dan Pemeliharaan. Yang terkahir usulan terkait penanggulangan darurat bencana alam diajukan oleh Satuan Tugas Penanggulangan Bencana Alam di lingkungan BBWS dengan dilengkapi rekomendasi Tim Teknis Kaji Cepat kepada Sekretariat Satuan Tugas Penanggulangan Bencana di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. b. Monitoring dan Evaluasi Usulan Monitoring dan Evaluasi Usulan melalui SO-smud dimaksudkan untuk dapat memberi informasi kepada pengusul mengenai progres proses usulan yang telah diajukan. Tahapan proses tersebut dimonitor dengan tiga puluh tahapan proses melewati analisis berbagai institusi. Perjalanan proses usulan ini dapat dilihat dalam aplikasi SO-smud sehingga memberikan dukungan kepada pengambil keputusan untuk memformulasikan kebijakan berdasarkan kondisi situasional usulan pada saat itu. Perubahan kegiatan fisik sumber daya air yang akan dipilih dapat dibantu untuk lebih fokus dengan monitoring dan evaluasi SO-smud yang memiliki kerangka waktu pembaruan secara riil. c. Rekomendasi Usulan yang Tidak Sesuai Tidak seluruh usulan yang diverifikasi dapat memenuhi kesesuaian dengan kriteria lingkup kerja BBWS. Beberapa usulan yang tidak sesuai dapat diberikan masukan pada aspek apa usulan tersebut yang tidak sesuai. Dari ketujuh kriteria kesiapan dapat disimpulkan masukan yang berbeda-beda dan dapat ditawar atau mutlak. Kriteria tugas dan fungsi, kesesuaian aset, dan status tanah adalah kriteria yang bersifat memaksa dan tidak dapat ditawar-tawar. Apabila usulan tidak memenuhi ketiga kriteria ini maka secara jelas usulan tersebut tidak dapat ditindak-lanjuti. Sementara untuk keempat kriteria lainnya yaitu feasibility study, DED, dokumen lingkungan hidup dan KAK – RAB bersifat dapat dinegosiasikan dengan cara dipenuhi baik oleh pengusul maupun difasilitasi kelengkapannya oleh BBWS, sehingga apabila usulan tidak memenuhi keempat kriteria itu maka usulan masih dapat dipertahankan namun diperlukan upaya pelengkapan lebih lanjut. d. Database Usulan yang Komprehensif Hasil lain dari SO-smud adalah terkumpulnya usulan dalam sistem penyimpanan data yang terstruktur dan elektronik. Pencatatan dan penyimpanan secara manual akan berdampak pada beban kerja yang tinggi dan tidak efisien. Penyimpan secara elektronik mempunyai keunggulan mudah dioperasikan karena kemampuan automasi-nya serta aksesibilitasnya yang tinggi karena dapat dibuka dan dioperasikan di mana-mana. Lebih lanjut, usulan yang terkumpul tersimpan dengan rapi sesuai dengan kategorinya sehingga mudah untuk melakukan evaluasi dan review kembali pada saat dibutuhkan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 60
3.5. PENANDA TAHAPAN (MILESTONES) MONITORING DAN EVALUASI SO-smud Penanda tahapan adalah alat yang digunakan dalam manajemen kegiatan untuk menandai titik penting dalam garis waktu kegiatan. Titik-titik penting ini dapat memberikan penanda tahapan proses-proses penting sesuai dengan karakteristik kegiatannya. Dalam SO-smud disusun penanda tahapan yang menggambarkan titik-titik penting usulan kegiatan dapat dimonitor. Gambar 3.5 Penanda Tahapan SO-smud Sebagaimana terlihat pada Gambar 3.5, lingkup proses analisis digambarkan pada tiga warna dominan yaitu biru (lingkup BBWS), oranye (tim internal Bidang PPU BBWS) dan ungu (mitra kerja eksternal). Lebih lanjut, masing-masing penanda tahapan adalah sebagai berikut: 1. Surat Masuk Kepala BBWS Dilakukan pencatatan oleh sekretaris Kepala BBWS. 2. Disposisi Kepala Balai – Kabid PP Penugasan Kepala BBWS untuk melakukan penelaahan usulan kegiatan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 61
3. Disposisi Kabid PP – Kasi Pemrograman Penugasan Kepala Bidang PP untuk melakukan penelaahan komponen-komponen usulan kegiatan. 4. Analisis Kesesuaian Tugas dan Fungsi Telaahan terhadap kesesuaian usulan dengan tugas dan fungsi BBWS. 5. Laporan Kasi Pemrograman - Kabid PP Pelaporan hasil penelaahan terhadap kesesuaian usulan dengan tugas dan fungsi BBWS. 6. Disposisi Kabid PP – Kasubag BMN Penugasan Kepala Bidang PP untuk melakukan penelaahan komponen aset usulan kegiatan. 7. Analisis Kesesuaian Aset Telaahan Kasubag BMN terhadap kesesuaian usulan dengan status aset infrastrukturnya. 8. Laporan Kasubag BMN - Kabid PP Pelaporan kepada Kabid PP atas hasil penelaahan terhadap kesesuaian usulan dengan status aset infrastrukturnya. 9. Konsep Surat Kabid PP – Kepala BBWS Pengajuan konsep kepada Kepala BBWS atas surat pemeriksaan dan cek status tanah untuk mendukung usulan kegiatan. 10. Surat Kepala BBWS – Kemen ATR/BPN Surat kepada Kepala BPN/Kementerian ATR pengajuan pemeriksaan dan cek status tanah untuk mendukung usulan kegiatan. 11. Analisis Kesesuaian Tanah Pemeriksaan dan cek status tanah oleh Tim BPN/Kementerian ATR untuk mendukung usulan kegiatan. 12. Surat Balasan Kemen ATR/BPN – Kepala BBWS Keterangan kepada Kepala BBWS atas hasil pemeriksaan dan cek status tanah untuk mendukung usulan kegiatan. 13. Disposisi Kepala Balai – Kabid PP Penugasan kepada Kabid PP, hasil pemeriksaan dan cek status tanah untuk menentukan status usulan kegiatan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 62
14. Disposisi Kabid PP – Kasi Perencanaan Umum Penugasan ke Kasi Perencanaan Umum mengenai pemeriksaan feasibility study, ketersediaan desain dan kelengkapan KAK dan RAB untuk mendukung usulan kegiatan. 15. Disposisi Kasi Perencanaan Umum – PPK PP Penugasan ke PPK PP mengenai pemeriksaan feasibility study, ketersediaan desain dan kelengkapan KAK dan RAB untuk mendukung usulan kegiatan. 16. Analisis Ketersediaan Feasibility Study Telaahan PPK PP mengenai pemeriksaan feasibility study untuk mendukung usulan kegiatan. 17. Analisis Ketersediaan Desain Telaahan PPK PP mengenai pemeriksaan ketersediaan desain untuk mendukung usulan kegiatan. 18. Analisis Ketersediaan ToR, KAK, RAB Telaahan PPK PP mengenai pemeriksaan ToR, KAK dan RAB untuk mendukung usulan kegiatan. 19. Laporan PPK PP – Kasi Perencanaan Umum Pelaporan kepada Kasi Perencanaan Umum mengenai pemeriksaan feasibility study untuk mendukung usulan kegiatan. 20. Laporan Kasi Perencanaan Umum – Kabid PP Pelaporan kepada Kabid PP mengenai pemeriksaan feasibility study, ketersediaan desain dan kelengkapan KAK dan RAB untuk mendukung usulan kegiatan. 21. Laporan Kabid PP – Kepala BBWS Pelaporan kepada Kepala BBWS mengenai pemeriksaan feasibility study, ketersediaan desain dan kelengkapan KAK dan RAB status usulan kegiatan. 22. Disposisi Kepala BBWS – Kabid Pelaksanaan Penugasan Kabid Pelaksanaan untuk penelaahan usulan kegiatan untuk diusulkan kepada Direktorat Pembina. 23. Disposisi Kabid Pelaksanaan – Kasatker Balai/Pelaksanaan/OP Penugasan Kasatker Balai/Pelaksanaan/OP untuk penelaahan usulan kegiatan untuk diusulkan kepada Direktorat Pembina. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 63
24. Disposisi Kasatker Pelaksanaan – PPK Terkait Penugasan PPK terkait untuk penelaahan usulan kegiatan untuk diusulkan kepada Direktorat Pembina. 25. Analisis Usulan sesuai Sub Bidang SDA Analisis PPK terkait untuk penelaahan usulan kegiatan untuk diusulkan kepada Direktorat Pembina. 26. Laporan PPK Terkait – Kasatker Pelaksanaan Pelaporan kepada Kasatker terkait untuk hasil penelaahan usulan kegiatan untuk diusulkan kepada Direktorat Pembina. 27. Laporan Kasatker Pelaksanaan – Kepala BBWS Pelaporan kepada Kepala BBWS untuk hasil penelaahan usulan kegiatan untuk diusulkan kepada Direktorat Pembina. 28. Surat Kepala Balai – Direktur Jenderal SDA Pengajuan surat usulan kegiatan untuk diajukan kepada Direktorat Jenderal Sumber Daya Air. 29. Disposisi Direktur Jenderal SDA – Direktur Pembina Penugasan kepada Direktur Pembina terkait usulan kegiatan yang diajukan. 30. Surat Kepala Balai – Pengusul Keterangan Kepala BBWS mengenai status usulan. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 64
4Bab PENUTUP Keterpaduan dan sinkronisasi kegiatan antara Pusat dan Daerah masih belum merupakan hal yang mudah untuk dilakukan. Berbagai upaya telah dilakukan untuk menjembatani kesenjangan tersebut. Pada Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat terdapat event persiapan konsultasi regional (Pra-Konreg) dan konsultasi regional (Konreg). Selain itu sinkronisasi pada skala lebih umum dilakukan oleh Bappenas dan Bappeda melalui musyawarah rencana pembangunan (musrenbang). Namun berbagai upaya tersebut belum membuahkan hasil yang maksimal terhadap sinkronisasi kegiatan Pemerintah Pusat dan Daerah. Salah satu upaya untuk meningkatkan sinkronisasi tersebut adalah dengan menekankan aspirasi dan usulan infrastruktur sumber daya air yang pada umumnya dilakukan oleh Pemerintah Daerah. Integrasi usulan kegiatan pemerintah daerah dalam konsep masterplan kewenangan Pemerintah Pusat adalah kunci menuju keterpaduan pengelolaan sumber daya air. Penekanan tersebut dapat dilakukan melalui SO-smud yang secara terstruktur menyimpan usulan dan memonitor secara langsung progressnya. Aplikasi SO-smud adalah piranti yang dapat berperan penting dalam upaya integrasi dan sinkronisasi berbagai pihak dalam upaya bersama untuk meningkatkan dan memajukan kualitas hidup masyarakat melalui pengembangan infrastruktur sumber daya air. Manfaat lain dari aplikasi ini adalah dapat diperolehnya hasil evaluasi cepat atas suatu usulan kegiatan. Tindak lanjut yang dilakukan dari rekomendasi keluaran SO-smud pada akhirnya akan menyelaraskan kegiatan-kegiatan sumber daya air yang dilakukan oleh berbagai pemangku kepentingan. Ke depan, SO-smud akan terbuka luas untuk diintegrasikan dengan berbagai aplikasi ke-PUPR-an lainnya. Integrasi dengan aplikasi e-monitoring akan memberikan rekaman komprehensif suatu kegiatan dari tahap usulan hingga ke operasi dan pemeliharaannya. Integrasi dengan aplikasi e-programming akan mengurangi input administratif pada saat penyusunan Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga. Integrasi dengan SPSE akan meningkatkan kualitas dokumen lelang yang lebih fokus. Lebih luas lagi, potensi integrasi SO-smud dengan e- planning, e-budgeting, dan berbagai aplikasi lainnya telah menunggu untuk dikembangkan lebih lanjut. Sistem Seleksi Kegiatan Prioritas Sumber Daya Air Melalui Unit Desain 65
Search
