เอกสารประกอบการฝึกอบรม Webex for host-080963

เอกสารประกอบการฝกอบรม หลักสตู รการประชมุ ผา นสอื่ อเิ ลก็ ทรอนิกส รุนท่ี 1-๕ ระหวางวันที่ 8-๑๐ และ ๑๖-๑๗ กนั ยายน 2563 ณ หอ งอบรมคอมพิวเตอร สาํ นักเทคโนโลยีสารสนเทศและการสอ่ื สาร อาคารสขุ ประพฤติ จัดทาํ โดย กลุม งานวิทยาการคอมพิวเตอร สาํ นกั เทคโนโลยีสารสนเทศและการส่อื สาร สาํ นกั งานเลขาธกิ ารวุฒสิ ภา

การประชุมผา นสอ่ื อเิ ลก็ ทรอนิกส อา งองิ จากระเบียบรฐั สภา นดั หมาย/เตรยี มการประชมุ ๑. สง หนงั สือเชญิ ประชมุ และเอกสารประกอบการประชมุ (จดั เก็บสาํ เนาไวเปน หลักฐาน) ๒. จัดเตรียม/เบิกอุปกรณท ตี่ อ งใชใ นการประชุมผานสอ่ื อเิ ล็กทรอนิกสใ หพ รอม ๓. จดั เตรียมทําไฟลสาํ หรับลงมติ (Poll) - กอ นการประชุม ๑. เตรียมอุปกรณตอ พวงสญั ญาณ ทดสอบระบบใหพรอมกอนเรมิ่ การประชุม ๒. เริ่มการประชุม (Start Meeting) กอ นเวลานัดหมาย ๓. ใหผูรว มประชมุ แสดงตน เพื่อรวมประชมุ ผา นสอ่ื อเิ ลก็ ทรอนกิ ส กอนรว มการประชมุ ๔. บันทึกเสียงหรือบันทึกภาพและเสียง แลวแตกรณี ของผูรวมประชุมทุกคนตลอด ระยะเวลาทม่ี ีการประชุม เวนแตเ ปน การประชมุ ลบั ๕. เปด ไฟลเอกสารทตี่ อ งนําเสนอ กอนเปดการประชุม - ระหวางการประชมุ ๑. คัดลอกขอ ความแสดงตนผา นขอ ความ (Chat) - หลังการประชมุ เสรจ็ ส้ิน ๑. พิมพบ ันทกึ ขอมลู การจราจรอิเล็กทรอนิกสของผูรวมประชมุ ไวเ ปนหลักฐาน ๒. จัดเก็บบันทึกเสยี งหรือบันทึกภาพและเสยี งไวเ ปนหลกั ฐาน

ส่ิงทีต่ อ งเตรียมใหพรอมกอ นประชุมอเิ ลก็ ทรอนกิ ส ลาํ ดับ อปุ กรณทีตองเตรียม ขอมลู ผตู ิดตอ 1. Notebook (สาํ หรับเปน Host) 2. ขาตงั้ iPad (กรณตี อ งการภาพรวมในหอ งประชมุ ) IT Service ชั้น 13 โทร. 9432 3. ตวั แปลงสญั ญาณภาพข้นึ โปรเจคเตอร (HDMI to VGA) 4. Username/Password Cisco Webex Meeting ก.วิทยาการฯ ชนั้ 13 โทร. 9279, 9271 5. สายสญั ญาณเสยี ง (3.5mm. to RCA) 2 เสน ก.โสตฯ ชน้ั 14 โทร. 9345 6. ตวั แยกสญั ญาณไมค/ลาํ โพง 7. iPad 1 หรอื 2 เครอื่ ง *** ใชของกลมุ งาน *** ลําดบั ที่ 1 Notebook ลําดบั ที่ 2 ขาตั้ง iPad ลําดับท่ี 3 HDMI to VGA ลาํ ดับที่ 4 Cisco Webex Meeting Account ลาํ ดับที่ 5 สายสญั ญาณเสยี ง 3.5mm. to RCA ลําดบั ที่ 6 ตวั แยกสญั ญาณไมค/ ลาํ โพง

หวั ขอ ในการอบรมภาคปฏบิ ตั ิ ____ การเชื่อมตอ อปุ กรณ ____ การนดั หมายการประชมุ ลว งหนา ____ การสง Meeting URL / Meeting Number ____ การแชรไฟล แชรห นา จอ แชรโปรแกรม ____ การบนั ทึก ดาวนโ หลด ลบวดิ โี อการประชมุ ____ การบนั ทกึ ขอ มูลการแสดงตนทางขอ ความแชท ____ การดาวนโ หลดขอมูลการจราจรอิเลก็ ทรอนกิ ส

ขั้นตอนการเขา สรู ะบบ Webex Meetings ผา นเว็บไซต 1. ไปทเ่ี ว็บไซต www.webex.com ดงั รปู ภาพ 1 รูปภาพ 1 แสดงหนา หลักของ www.webex.com 2. เลอื กเมนู Sign in ทด่ี านขวามอื ของหนา ตา ง จะปรากฏหนาตา งดังรปู ภาพ 2 รปู ภาพ 2 แสดงหนา ตางสําหรบั sign in Webex Meetings

3. เลือกเมนู Webex Meetings ดา นซา ย จะปรากฏหนา ตา งดงั รปู ภาพ 3 รูปภาพ 3 แสดงหนาตางสาํ หรับระบอุ เี มล แอดเดรส บญั ชผี ูใช Webex Meetings 4. ระบอุ เี มล แอดเดรสบญั ชผี ใู ช กดปมุ Next จะปรากฏหนา ตา งดงั รปู ภาพ 4 รูปภาพ 4 แสดงหนา ตางสําหรับระบรุ หัสผานบัญชผี ใู ช Webex Meetings

5. ปรากฏหนา ตา งหลักของบญั ชีผใู ช Webex Meetings ดังรูปภาพ 5 รูปภาพ 5 แสดงหนา ตา งหลกั ของบัญชผี ใู ช Webex Meetings

ขน้ั ตอนการนดั หมายการประชมุ 1. เมอ่ื เขา สูหนาตา งหลกั ของ Webex Meetings แลว จะพบปมุ Schedule ดงั รปู ภาพ 6 รูปภาพ 6 แสดงหนา ตา งหลกั สาํ หรบั การนดั หมายการประชุม 2. ปรากฏหนา ตา งสาํ หรับการนดั หมายการประชมุ ดงั รปู ภาพ 7 รปู ภาพ 7 แสดงหนาตา งสาํ หรับการนัดหมายการประชมุ

3. ระบรุ ายละเอียดสาํ หรบั การนัดหมายการประชมุ ดงั น้ี 3.1 *Meeting Topic หวั ขอ การนดั หมายการประชมุ 3.2 *Meeting Password รหัสผานในการเขา รว มประชมุ 3.3 Date and Time ระบวุ นั เวลา ระยะเวลาในการประชุม 3.4 Attendees ระบุอเี มลของผเู ขารว มการประชมุ 3.5 กดปมุ Schedule เพ่ือบันทกึ การนัดหมายการประชุม ตวั อยา งดงั รูปภาพ 8 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 รปู ภาพ 8 แสดงตวั อยางการนัดหมายการประชุม

รปู ภาพ 9 แสดงการนัดหมายการประชมุ

ขนั้ ตอนการสง Meeting URL / Meeting Number 1. คัดลอกขอ มลู Webex Meeting จากเวบ็ ไซต โดยกดปมุ ดังรูปภาพ 10 รปู ภาพ 10 แสดงวธิ ีการคดั ลอกขอ มลู Webex Meeting จากเว็บไซต หลังจากนนั้ สง ขอความใหผเู ขา รว มประชมุ จะไดข อ ความดังนี้ webex64-01 Senate Thailand's Personal Room https://senate-th.webex.com/meet/webex64-01 | 1705178593 Join by video system Dial [email protected] and enter your host PIN . You can also dial 210.4.202.4 and enter your meeting number. Join by phone +65-6703-6949 Singapore Toll Access code: 170 517 8593 ขอความสแี ดงจะเปน Meeting URL และMeeting Number ของบญั ชีผูใชนี้

2. คัดลอกขอ มูลการนดั หมายการประชมุ จากเว็บไซต โดยกดปุม ดังรูปภาพ 11 รูปภาพ 11 แสดงการคดั ลอกขอมุลการนดั หมายการประชุมขากเว็บไซต หลังจากน้นั สง ขอ ความใหผ เู ขารว มประชมุ จะไดข อความดงั น้ี อบรมหลักสตู ร Webex for Host รุนท่ี 1 Hosted by webex64-01 Senate Thailand Tuesday, Sep 8, 2020 9:00 am | 3 hours | (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta Meeting number: 170 536 6966 Password: A2Z@senateTH https://senate-th.webex.com/senate- th/j.php?MTID=m71a8883dc5626156e191f9eb9095d470 Join by video system Dial [email protected] You can also dial 210.4.202.4 and enter your meeting number. Join by phone +65-6703-6949 Singapore Toll Access code: 170 536 6966 ขอความสแี ดงเปน Meeting Number, Password และ Meeting URL เฉพาะของการนดั หมายน้ี

องคป ระกอบของหนา ตาง Cisco Webex Meetings รปู ภาพ 12 แสดงองคป ระกอบของหนา ตา งการประชุม 1. Menu bar ประกอบดวยคาํ สั่งตาง ๆ สามารถปรบั แตง การประชมุ ได 2. Information button ขอ มูลการประชมุ (URL / Meeting Number) 3. Button bar ปมุ คาํ สง่ั ตาง ๆ พรอ มใชงาน 3.1. Mute/Unmute ปด /เปด ไมโครโฟน 3.2. On/Off Video เปด/ปด กลอ งวดิ ีโอ 3.3. Share content แชรโ ปรแกรม เอกสาร รปู ภาพ 3.4. Record บนั ทกึ การประชุมในคอมพวิ เตอรห รือCloud 3.5. Participants บรหิ ารจัดการผเู ขารว มประชุม 3.6. Chat สนทนาผา นขอ ความ 3.7. More Option ตวั เลอื กการปรบั แตงการประชมุ อนื่ ๆ 3.8. End/Leave meeting จบการประชุม/ออกจากการประชุม

ขั้นตอนการแชรไ ฟล แชรหนา จอ แชรโปรแกรม หลังจาก Start Meeting แลวปรากฏหนา ตา ง Cisco Webex Meetings ดังรูปภาพ 13 รปู ภาพ 13 หนา ตา ง Cisco Webex Meetings 1. กดปมุ Share Content จะปรากฏหนา ตา งดังรูปภาพ 14 รปู ภาพ 14 หนาตางแสดงตัวเลือกสําหรบั Share content 2. เลือกโปรแกรมที่เปด เอกสาร รปู ภาพ ทไ่ี มม ีเสียง สามารถเลือกโปรแกรมไดท นั ที 3. ตองการแชรว ิดโี อ หรอื เวบ็ ไซตท ี่มีภาพและเสยี ง ตองกดเลือกคาํ สั่ง ดา นบนเปน Optimize for motion and video ดังรปู ภาพ 15

รปู ภาพ 15 แสดงตวั เลอื กสําหรบั การแชรภ าพและวดิ โี อพรอมเสียง รูปภาพ 16 ตัวอยา งการแชรเ อกสารนาํ เสนอ( PowerPoint)

ข้ันตอนการบนั ทกึ ดาวนโ หลด ลบวดิ โี อการประชมุ หลกั ฐานที่เกี่ยวกบั การประชุมผา นส่ืออิเล็กทรอนกิ ส การบนั ทึกเสียงและภาพ หรอื เสยี ง แลวแตก รณี ตลอดระยะเวลาทีม่ กี ารประชมุ เปน สง่ิ ทผ่ี ูจดั การประชุมหามลมื เดด็ ขาดตามขอบังคบั การ ประชมุ วฒุ ิสภา และระเบยี บทีเ่ กี่ยวของกับการประชมุ ผานสื่ออเิ ลก็ ทรอนกิ ส - ขนั้ ตอนการบันทกึ เสียงและภาพ 1. กดปมุ Record ทนั ทีที่ Start Meeting ดังรปู ภาพ 17 รูปภาพ 17 แสดงหนาตาง Recorder ระบุพน้ื ทจ่ี ดั เกบ็ เสียงและภาพได 2 แบบ คอื รูปภาพ 18 แสดงหนา ตางเมนู Record in cloud - Record in cloud กรณีท่ีมีปญหาระหวางการประชุมเสียงและภาพจะถูกบันทึกไปยัง cloud อัตโนมัติ หลงั จากการประชุมส้นิ สุดลง ขน้ึ อยูก ับขนาดไฟลและแบนดวิดทอ าจใชในการบนั ทกึ วดิ โี อเสรจ็ ส้ิน บนั ทกึ ในรปู แบบ MP4

รูปภาพ 19 แสดงหนาตาง Record on my computer - Record on my computer กรณีท่ีมีปญหาระหวางการประชุมเสียงและภาพจะไมไดบันทึกลงเคร่ืองอัตโนมัติ ตอง คลิกหยุดเพื่อส้ินสุดการบันทึกปจจุบัน ใชเวลาประมวลผลจนเสร็จถึงจะถูกบันทึกไวที่เครื่อง คอมพิวเตอร บันทึกไดท งั้ ในรปู แบบ MP4 หรอื Webex (WRF, Windows เทา นั้น) - ขั้นตอนการดาวนโหลดบนั ทกึ เสยี งและภาพจาก cloud 1. เขาสรู ะบบบนเวบ็ ไซต www.webex.com 2. เลอื กเมนดู า นซา ยมอื Recordings ดงั รปู ภาพ 20 รปู ภาพ 20 แสดงเมนู Recordings

หลังจากนน้ั จะปรากฏขอ มูล My Recorder Meetings ดงั รปู ภาพ 21 รปู ภาพ 21 แสดงขอ มูล My Recorder Meetings 3. ทําเครอื่ งหมาย  ในชอ ง  หนาวิดโี อทีบ่ นั ทกึ ไวแ ลว กดปมุ ดาวนโ หลด (Download) เพือ่ บันทกึ ลงเคร่อื งคอมพวิ เตอร แบง ปน (Share) เพอื่ สง ตอใหบ ุคคลอน่ื แกไ ข/ลบ (Edit/Delete) เพือ่ แกไขช่ือ/ลบวิดโี อ

ข้นั ตอนการบันทึกขอมลู การแสดงตนทางขอความแชท ผูเขารว มประชุมจะทแี่ สดงตนผานทางขอ ความแชท เลขานุการฯ หรอื ผจู ดั การประชมุ จะตอ ง ทําการคัดลอกขอความดงั กลาวไวเ ปน หลกั ฐานประกอบการประชุม ดังตวั อยา งรปู ภาพ 22 รปู ภาพ 22 แสดงหนาตา ง Chat ท่ีมีการแสดงตน ผูมีหนา ท่จี ดั การประชุมจะตอ งคัดลอกขอ ความในหนา ตา ง Chat มาวางใน Microsoft word ไวเ ปนหลักฐานประกอบการแสดงตนเขารว มประชมุ ของบุคคลน้ัน ๆ พรอ มทง้ั จบั ภาพหนาตา งทง้ั หมดที่ มีรูปภาพ ขอ ความ และวนั เวลา แสดงชดั เจนไวป ระกอบดว ย

ขั้นตอนการดาวนโหลดขอมลู การจราจรอิเล็กทรอนกิ ส หลังเสร็จสนิ้ การประชมุ ผจู ดั การประชมุ มหี นาทีจ่ ดั เก็บขอมูลการจราจรอเิ ลก็ ทรอนกิ สไวเ ปน หลกั ฐานประกอบการประชมุ โดยมีขน้ั ตอนดังน้ี 1. เขา สรู ะบบทเี่ วบ็ ไซต www.webex.com 2. เลอื กเมนคู าํ สงั่ ดา นขวา ท่ีมีเคร่ืองหมาย เลือกเมนู My Reports ดงั รปู ภาพ 23 รูปภาพ 23 แสดงเมนู My Reports 3. ระบบจะเปดแทบ็ My Webex Reports ขน้ึ มาดังรปู ภาพ 24 เลือกเมนู Usage Report รปู ภาพ 24 แสดงแท็บ My Webex Reports

4. ระบบจะแสดงขอ มลู Usage Report ดงั รปู ภาพ 25 ใหระบวุ นั ทข่ี องการประชมุ เปน ค.ศ. แลว กดปมุ Display Report รูปภาพ 25 แสดงหนา ตาง Usage Report 5. ระบบจะแสดงขอมูล Usage Summary Report ซงึ่ จะแสดงรายงานขอมลู การจราจร อิเล็กทรอนกิ สแ ตล ะครงั้ ในทกุ การประชมุ ดังรปู ภาพ 26 รปู ภาพ 26 แสดงขอ มูล Usage Summary Report

6. เลือกการประชุมในคอลัมน Topic ระบบจะแสดงขอมลู Session Detail Report ซงึ่ เปน ขอมลู จราจรอเิ ลก็ ทรอนิกสข องผเู ขา รว มประชมุ ทกุ คน ดังรปู ภาพ 27 รูปภาพ 27 แสดงขอ มลู Session Detail Report 7. กดปมุ Export Report ดานบนขวา เพอ่ื ดาวนโ หลดขอมลู จราจรอิเล็กทรอนกิ สเ ปน ไฟล Excel ตัวอยา งรายงานขอมูลจราจรอเิ ลก็ ทรอนกิ ส ดงั รปู ภาพ 28 รูปภาพ 28 แสดงตวั อยา งรายงานขอ มลู จราจรอเิ ลก็ ทรอนิกส

เทคนคิ ในการประชุม - ตอ พวงอปุ กรณ ทดสอบระบบการส่ือสารกบั ผูเ ขา รว มประชมุ ใหเรยี บรอย - พดู คุยนัดหมายกําหนดการใหเ รียบรอ ยกอ นเรมิ่ การประชุม - ควรแจงผเู ขารว มประชมุ รายงานตวั ดว ยภาพและเสียงใหเ รยี บรอ ย กอนเร่ิมการประชมุ - กรณที ี่ผูเขา รว มประชมุ ผา นสอ่ื อิเลก็ ทรอนิกส เขาหอ งจากการประชมุ เรม่ิ แลว ใหร ายงานตัวดว ย ขอ ความผานทางแชทขอความ เพ่ือปอ งกนั การรบกวนผอู ื่นระหวางกาํ ลงั ประชมุ - ควรแจง ผูเขา รว มประชุม ปดไมคท กุ ครงั้ - เลขานกุ าร/ผจู ดั การประชมุ ควรบนั ทกึ ขอความรายงานตวั เก็บไวทนั ทีท่มี ผี ูรายงานตวั รายใหม

การตอ่ อปุ กรณ์เพื่อใช้ในก ด้วยโปรแกรม Cisco WebEx Meetings เครอื่ งควบคมุ ไมค์โค กรรมการ ประธาน Projector ฝา่ ยเลขาฯ ก โนต้ บุ๊ก/ iPad สาหรบั นาเสน

การประชุมอิเลก็ ทรอนิกส์ แบบที่ 2 (การประชมุ แบบใชอ้ ุปกรณ์ผสม) ครโฟน *หากใช้ iPad สาหรบั ผเู้ ขา้ ร่วม ประชุมทกุ เครอื่ ง ไม่จาเป็นตอ้ ง เดนิ สายสัญญาณเสยี งเข้า เครอื่ ง ควบคุม Host 3.5 Audio jack กรรมการ กรรมการ Mic Line In Line out/ Head set กรรมการ กรรมการ เครอ่ื งควบคุม/Host ที่ – ตดิ ต้ังโปรแกรม WebEx * กรณีใช้เครอ่ื ง All in One เป็นเคร่อื ง ควบคุม Host สำนกั เทคโนโลยสี ำรสนเทศและกำรสอ่ื สำร กลมุ่ งำนวิทยำกำรคอมพิวเตอร์ 9270-1 นอขอ้ มูล (ฝา่ ยเลขาฯ) ตดิ ตัง้ WebEx

วธิ ีการใชง้ าน 1. ต่อสายสัญญาณเสียง Audio เขา้ กับอุปกรณค์ วบ 2. ต่อสาย VGA Connector เข้ากบั โน้ตบกุ๊ หรอื i 3. เปิดโปรแกรม Cisco WebEx Meetings ในเคร 3.1 สร้างหอ้ งประชุม 3.2 สง่ ลงิ ค์การเข้าสูห่ ้องประชุม URL หรือ รหสั เข ตัวอยา่ งเชน่ 123 456 789 ใหก้ บั ผู้ร่วมประช 4. ดาเนนิ การประชมุ ตามระเบยี บวาระการประชุม 5. เมือ่ เสรจ็ สิน้ การประชุมให้ปิดโปรแกรม Cisco หมายเหต:ุ 1. ผใู้ ช้ควรตรวจสอบการเชอ่ื มตอ่ เครือข่ายก่อนใช้งาน Cisco WebEx Meetings ท่ี https://mediatest.webex.com/#/main 1.1 เลอื ก with a cable (Wired) เลอื ก Start Testing 1.2 ระบบจะประมวลผล หากการเชอ่ื มต่อปกติ สัญลกั ษณจ์ ะแสดงเปน็ สีเขียว (ดังรูป 2. ผู้ใช้ควรมีชดุ หูฟัง (Headphone/Headset) เปน็ อปุ กรณส์ ว่ นตัว 3. สายสญั ญาณเสยี ง audio jack ผใู้ ชส้ ามารถประสาน กล่มุ โสตฯ เพอ่ื ขอยืมอปุ กรณ์

บคมุ ไมคโ์ ครโฟน และเครอ่ื งควบคมุ (Host) (ถา้ มี) iPad (VGA Adapter) ท่ีนาเสนอขอ้ มลู รือ่ งทาหนา้ ที่ควบคุมการประชุม (Host) ข้าห้องประชมุ Meeting number: ชุม ม WebEx Meetings และอปุ กรณ์ให้เรยี บรอ้ ย ป) สำนักเทคโนโลยสี ำรสนเทศและกำรสื่อสำร กลุ่มงำนวิทยำกำรคอมพวิ เตอร์ 9270-1