กิจกรรม 5 ส

กิจกรรม 5 ส กจิ กรรม 5ส (สะสาง สะดวก สะอาด สขุ ลกั ษณะ สรา้ งนสิ ยั )เป็ นพ้ืนฐานของการปรบั ปรงุ ประสทิ ธภิ าพ คณุ ภาพ และเพ่ิมผลผลิตโดยประเทศแรกท่ีริเริ่มกิจกรรม 5 ส คอื ประเทศญี่ป่ ุน บริษทั ซีเมนตไ์ ทย จากดั ถือเป็ นบริษทั แหง่ แรกท่ีนา 5 ส มาใช้ตอ่ มาสถาบนั เพ่ิมผลผลิตแห่งชาติ ไดร้ ณรงคส์ ง่ เสริมใหห้ นว่ ยงานทางภาคธรุ กิจ เอกชน รฐั วิสาหกจิ และราชการ นากจิ กรรม 5 ส มาใช้ในการพฒั นาบคุ ลากร และฟื้ นฟูทางการเพิ่มประสทิ ธภิ าพ คณุ ภาพและผลผลิต ทาใหห้ ลายหนว่ ยงานทงั้ ภาครฐั รฐั วิสาหกิจ และเอกชนประสบความสาเร็จในการนากจิ กรรม 5 ส มาใช้ แตห่ ลายหนว่ ยงานท่ีนามาใชแ้ ลว้ ไมป่ ระสบผลสาเร็จ เพราะการดาเนนิ กจิ กรรมไมถ่ กู ตอ้ ง ในปี 2541 คณะรฐั มนตรีไดใ้ หค้ วามสาคญั กบั การดาเนนิกจิ กรรม 5 ส โดยอนมุ ตั ิ และใหค้ วามเห็นชอบทกุ สว่ นราชการดาเนนิ การตามกจิ กรรม 5 ส เพ่ือเป็ นฐานของการพฒั นาเขา้ สรู่ ะบบมาตรฐานP.S.O. โดยมอบใหก้ ระทรวงมหาดไทยขยายการดาเนนิ การ สรู่ ะดบั จงั หวดัอาเภอ ตาบล เพื่อใหค้ รอบคลมุ ทกุ พ้ืนท่ีทวั่ ประเทศ สานกั งานเขตพื้นที่การศึกษาสโุ ขทยั เขต 2 ภายใตก้ ารนาของนายประยทุ ธ นาวายนต์ ผอู้ านวยการสานกั งานเขตพ้ืนที่การศึกษาสโุ ขทยัเขต 2 ไดใ้ หค้ วามสาคญั กบั กจิ กรรม 5 ส เพราะเป็ นสงิ่ จาเป็ น อย่างย่ิงท่ีจะนามาใชใ้ นการเพิ่มประสทิ ธภิ าพของหนว่ ยงาน เพราะสานกั งานถือว่าเป็ นสมองของหนว่ ยงาน ซึ่งอดุ มไปดว้ ยเอกสารและอปุ กรณส์ านกั งานเป็ นจานวนมากกิจกรรม 5 ส จะเป็ นกา้ วแรกท่ีจะทาใหก้ ารปฏิบตั งิ านมีประสทิ ธภิ าพโดยปรบั ปรงุ สถานท่ีทางาน และสภาพแวดลอ้ มใหด้ ีขน้ึ และ มคี วามคลอ่ งตวัในการใหบ้ ริการ

ความหมายของ 5 สSeiri (เซร)ิ = สะสาง หมายถึง การกาจดั สิ่งของท่ีไมจ่ าเป็ นท่ีกอ่ ใหเ้ กดิ ปัญหา รวมทงั้ งาน ระหว่างกระบวนการผลติ (work in Process) และชิน้ สว่ น รวมทงั้ ตอ้ งมกี ารกาหนดปริมาณท่ีเหมาะสมSeiton (เซตอ) = สะดวก หมายถึง จดั เก็บวสั ดุ สิง่ ของ ใหเ้ หมาะสม เพื่อป้ องกนั หรือหลีกเล่ยี ง การปะปน โดยคานงึ ถึงคณุ ภาพประสิทธภิ าพ และความปลอดภยัSeiso (เซโซ) = สะอาด หมายถึง การทาความสะอาด โดยมงุ่ เนน้ ที่เคร่ืองมือ เครื่องจกั ร อปุ กรณต์ า่ ง ๆ และสถานท่ีทางานSeiketsu (เซเคทซึ) = สขุ ลกั ษณะ หมายถึง การรกั ษามาตรฐาน การปฏิบตั ิ 3 ส แรก ท่ีดีไวแ้ ละท่ี สาคญั ในขนั้ น้ี คือ การป้ องกนั ไมใ่ หเ้ กดิ ความสกปรก รวมทงั้ รกั ษา มาตรฐาน สขุ อนามยั ที่ดีShitsuke (ซึทซึเคะ) = สรา้ งนิสยั หมายถึง การสรา้ งนสิ ยั และมวี ินยั ในตนเอง 5 ส คาจากดั ความ ความหมายในการปฏิบตั ิสะสาง แยก และกาจดั สง่ิ ของที่ไม่ - แยกส่ิงของที่ไมจ่ าเป็ น และเคล่อื นยา้ ย ออกไป รวมทง้ั ปริมาณของที่เกนิ ความ จาเป็ น จาเป็ นออกจากบริเวณทางาน - จดั ใหง้ า่ ยในการใช้ เก็บไวใ้ นสภาพที่ดี และ สะดวก จดั ใหง้ า่ ยในการใช้ ไมก่ อ่ ใหเ้ กดิ การผิดพลาด - ทาความสะอาด และตรวจสอบใหท้ วั่ สะอาด ทาความสะอาดทวั่ ทงั้ หมด ทง้ั หมดสขุ ลกั ษณะ รกั ษามาตรฐานท่ีดี - ป้ องกนั มิใหเ้ กดิ ความสกปรก และรกั ษา สขุ อนามยั ที่ดีไว้สรา้ งนสิ ยั การรกั ษาวินยั ตนเอง - การปฏิบตั ติ ามระเบียบกฎเกณฑข์ อง หนว่ ยงานอยา่ งสมา่ เสมอ จนกลายเป็ นการ กระทาท่ีเกดิ ขน้ึ เองโดยอตั โนมตั ิ หรือโดย ธรรมชาติในการปฏิบตั ิ จะเนน้ การปฏิบตั ิ 4 ส แรก การท่ีจะทาใหก้ จิ กรรม 5 ส ดาเนนิ ไปในหนว่ ยงานอย่างตอ่ เนอื่ ง และราบร่ืน ตอ้ งมองตอ่ ไปขา้ งหนา้ ว่าวิธีการและแนวคิดเพื่อท่ีจะทาใหเ้ กดิ การปฏิบตั กิ ารอนั จะทาใหก้ ิจกรรม 5 ส สมั ฤทธผ์ิ ล การดาเนนิ กิจกรรม 5 ส ตอ้ งจดั อยา่ งเป็ นระบบและเป็ นขน้ั ตอน ไมใ่ ชข่ นึ้ ป้ าย 5 ส แบง่ พ้ืนท่ีผรู้ บั ผิดชอบ แลว้ ปรากฏว่า จะจดั Big Cleaning Dayแลว้ ตอ่ ไปไมท่ าอะไรเลย 2

เทคนคิ การทา 5 ส สาหรบั สานกั งานสะสาง (Seiri) ในปัจจบุ นั สานกั งานทกุ แห่งไมต่ า่ งอะไรกบั คลงั เอกสาร ซึ่งมเี ก็บไวท้ วั่ ไป ไมว่ ่าจะเป็ นในตู้ ล้ินชกั บนหลงั ตู้ ขา้ งตู้ บนพื้น ใตโ้ ตะ๊ ทางานฯลฯ เมอ่ื สอบถามแลว้ จะไดร้ บั คาตอบว่าไมม่ ีท่ีเก็บ ไมม่ ีตู้ เป็ นตน้ แมแ้ ตเ่ คร่ืองใชส้ านกั งานท่ีลา้ สมยั หรือชารดุ ไมส่ ามารถซ่อมแซมได้ก็ยงั เก็บรกั ษาไว้ ดงั นนั้ จาเป็ นตอ้ งทาการสะสางออกไปโดยเร็ว การสะสางในสานกั งาน เริ่มตน้ ดว้ ย การกาหนดจดุ หรือบริเวณพื้นท่ีท่ีจะทาการสะสางกอ่ นว่า จะเริ่มจากตรงไหน เชน่ อาจเป็ นภายในตู้ ในล้นิ ชกั โตะ๊ ใตโ้ ตะ๊ หรือหอ้ งทางาน เพื่อจะได้ทราบจานวน และสงิ่ ของท่จี ะตอ้ งทาการสะสาง โดยใชห้ ลกั การ “สารวจทกุ จดุ ในพ้ืนท่ี ไมม่ ีการยกเวน้ ” ผรู้ บั ผิดชอบในพื้นท่ีตอ้ งร่วมกนั กาหนด ว่าส่งิ ของใดจาเป็ น และเกย่ี วกบั การปฏิบตั งิ านณ พ้ืนท่ีนนั้ ๆ ตอ่ จากนน้ั ใหล้ งมือแยกแยะสิง่ ของตา่ ง ๆ เชน่ การสะสางส่ิงของภายในตู้ หรือชนั้จดั เก็บ สิ่งแรกคอื นาส่งิ ของภายในออกมาใหห้ มด จากนน้ั คดั เลือกเฉพาะของท่ีจาเป็ นเอาไว้เพื่อรอจดั เก็บเขา้ ไปในตอู้ ีกครงั้ ตามหลกั การจดั “สะดวก” ผบู้ ริหาร หรือผทู้ ี่มีหนา้ ที่รับผดิ ชอบหนว่ ยงานในพ้ืนท่ีนน้ั ๆ จะตอ้ งตดิ ตามตรวจสอบส่ิงของตา่ ง ๆ ที่ดาเนนิ การสะสางออกไป เพื่อป้ องกนั การผดิ พลาดในการสะสาง ของมคี า่ มีราคาตดิ ไป และตอ้ งเป็ นผตู้ ดั สินใจขนั้ สดุ ทา้ ย ในกรณีมปี ัญหาที่เจา้ หนา้ ท่ีไมส่ ามารถตดั สินใจได้ว่า จะสะสางออกไป หรือเก็บเอาไวใ้ ชง้ านตอ่ โดยยึดระเบียบคาสงั่ ของหนว่ ยงานเป็ นการปฏิบตั ิและส่ิงของท่ีไมจ่ าเป็ นท่ีแยกออกไป อาจท้ิงหรือประมลู ขาย ตามแตค่ ณุ คา่ และสภาพของสิง่ ของหรือเอกสารนน้ั ๆ ทาไมตอ้ ง “สะสาง” 1. เราใชเ้ วลาอย่ทู ี่ทางาน วันละ 8 – 10 ชวั่ โมง อยนู่ านพอๆ กบั บา้ น เปรียบเสมอื น บา้ นหลงั ที่สอง ดงั นนั้ “ควรสรา้ งสถานที่ทางานใหน้ า่ อยู่ และเหมาะสมกบั การ ปฏิบตั งิ าน เสมือนบา้ นของเราดว้ ย” 2. เพ่ือใหม้ ีพื้นที่ใชส้ อยเพิ่มขนึ้ นาไปสกู่ ารจดั สภาพแวดลอ้ มท่ีดี 3. เพื่อใหก้ ารคน้ หาส่งิ ของ เอกสาร ใชเ้ วลานอ้ ยลง และสามารถตรวจสอบส่ิงของที่ ปะปนอย่ไู ดง้ า่ ยขน้ึ 4. เพื่อใหส้ ามารถตรวจสอบถึงอายกุ ารใชง้ านของวสั ดบุ างอยา่ งไดเ้ ป็ นการใชว้ สั ดุ อย่างคมุ้ คา่ 5. เพื่อไมใ่ หเ้ กิดการเบื่อหนา่ ยการปฏิบตั งิ าน อนั มาจากสาเหตสุ ภาพแวดลอ้ มไมด่ ี 3

ส่ิงที่ควรหลีกเลย่ี งในการสะสาง 1. ใหร้ ีบลงมือสะสาง “ไมผ่ ลดั วันประกนั พรงุ่ ” 2. ไมเ่ ก่ียงงาน หรือขอรอ้ งใหช้ ว่ ยสะสางแทน โดยอา้ ง “ไมม่ ีเวลา” เพราะผทู้ ่ีสะสางแทน จะไมก่ ลา้ ตดั สินใจในการเก็บหรือทาลาย และนคี่ ือจดุ อ่อนของการสะสาง ที่จะนาไปสู่ การไมบ่ รรลวุ ตั ถปุ ระสงคข์ องกจิ กรรม 5 ส 3. ไมเ่ ป็ นนกั สะสมของเกา่ เพราะสว่ นใหญ่ชอบเก็บของเกา่ เชน่ นามบตั ร ไวใ้ ตก้ ระจก หรือถ่ายเอกสารตา่ ง ๆ ไวเ้ ตอื นความจา ควรตรวจสอบดถู า้ เอกสารเลย กาหนดเวลาควรกาจดั ออกไป ผลที่ไดจ้ ากการสะสาง 1. สานกั งานมพี ื้นที่ใชส้ อยเพิ่มขนึ้ 2. สามารถใชต้ ู้ ชนั้ โตะ๊ ทางาน ใหเ้ ป็ นประโยชนม์ ากขน้ึ 3. สภาพแวดลอ้ มทวั่ ไปดีขนึ้ บรรยากาศนา่ ทางาน 4. ขจดั ความสน้ิ เปลือง ความสญู เปลา่ ของอปุ กรณส์ านกั งานสะดวก (Seiton) ภายหลงั จากทาการสะสางเอกสาร อปุ กรณ์ เครื่องมือ และเครื่องใช้ รวมทง้ั ของสว่ นตวัท่ีไมจ่ าเป็ นในการใชง้ านออกไปแลว้ ขนั้ ตอนตอ่ ไปเป็ นการจดั สิ่งของตา่ ง ๆ ท่ีจาเป็ นตอ้ งใชใ้ นการปฏิบตั งิ าน เชน่ แฟ้ ม เครื่องใชส้ านกั งาน ใหเ้ ป็ นหมวดหมู่ และสะดวกแกก่ ารใช้ การจดั สะดวกนน้ั ผปู้ ฏิบตั ใิ นพ้ืนที่จะตอ้ งร่วมกนั คิดหาวิธกี ารจดั วาง จดั ระบบ และมีระเบียบ เพ่ือประหยดั เนอ้ื ที่ และงา่ ยตอ่ การนาไปใชง้ าน การทา ส สะดวก ใหป้ ระสบผลสาเร็จนน้ั ผปู้ ฏิบตั จิ ะตอ้ งระลกึ อยเู่ สมอว่า “ส่งิ ของทกุอยา่ งควรถกู จดั วางไวใ้ นสถานที่ที่กาหนดเท่านนั้ ” ดงั นน้ั การจดั ส สะดวก ในสานกั งานจึงเกย่ี วขอ้ งกบั การจดั วางผงั การใชพ้ ื้นที่สานกั งาน และอปุ กรณต์ า่ ง ๆ รวมไปดว้ ย โดยมีเป้ าหมาย ดงั นี้ 1. เพ่ือจดั ใหม้ กี ารใชพ้ ้ืนที่สานกั งานอย่างเพียงพอ และเกดิ ประโยชนม์ ากที่สดุ 2. เพ่ือใหบ้ คุ ลากร หรือผรู้ บั บริการ เกิดความประทบั ในไดร้ บั ความสะดวกและพึงพอใจ 3. เพ่ือใหก้ ารไหลของงานมปี ระสทิ ธภิ าพใชเ้ วลานอ้ ยลง 4. เพ่ือใหส้ ามารถตรวจสอบจานวน และสภาพเอกสาร หรือส่งิ ของไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง และ รวดเร็ว 5. ทาใหก้ ารใชอ้ ปุ กรณใ์ นสานกั งานมปี ระสทิ ธิภาพ เหมาะสมกบั งาน 6. เพ่ือสรา้ งส่งิ แวดลอ้ มท่ีดใี นการทางาน กอ่ ใหเ้ กิดความคิดสรา้ งสรรคใ์ นหมพู่ นกั งาน 4

หลกั การจดั “สะดวก” ในสานกั งาน 1. งานท่ีเกย่ี วขอ้ งกบั การบริการ หรือตอ้ งตดิ ตอ่ บคุ คลทวั่ ไป ควรอยชู่ นั้ ลา่ งหรือดา้ นหนา้ 2. งานที่ทางานเกี่ยวขอ้ งกนั หรือทางานรว่ มกนั ควรมีพ้ืนท่ีทางานใกลก้ นั หรืออย่ชู นั้ เดียวกนั เพ่ือใหก้ ลไกของงานเร็วขนึ้ 3. งานหลกั และอปุ กรณท์ ี่ตดิ ตง้ั ยากควรจดั วางในท่ีท่ีจะไมเ่ คล่อื นยา้ ยบ่อย 4. ชอ่ งทางเดนิ เขา้ ออก ควรกวา้ งเหมาะสมกบั จานวนผใู้ ชง้ าน และตอ้ งไมม่ ีสง่ิ กีดขวาง มีป้ ายแขวน หรือมเี สน้ กาหนดชดั เจน 5. มพี ื้นท่ีแสดงสถานท่ีทางาน มีช่อื กลมุ่ กลมุ่ งาน ชอ่ื และตาแหนง่ ของบคุ ลากรท่ีปฏิบตั งิ าน 6. จดั วางโตะ๊ เกา้ อ้ี อปุ กรณเ์ ครื่องใช้ เฉพาะท่ีใชง้ านไดด้ ี และมีจานวนเหมาะสมหรือ เท่ากบั จานวนของผใู้ ช้ 7. อปุ กรณ์ เคร่ืองใช้ คอมพิวเตอรท์ ่ีใชร้ ่วมกนั จดั วางบนโตะ๊ กลาง ทกุ คนสามารถใช้ งานไดเ้ มื่อตอ้ งการ 8. ตเู้ อกสาร ควรมหี มายเลขลาดบั หรือตวั อกั ษรลาดบั ตดิ ไวท้ ี่มมุ บนซา้ ยของตู้ เพื่อ บอกลาดบั กอ่ นหลงั ของตู้ หรือตดิ เลขลาดบั ขนาดย่อมที่มมุ ซา้ ยของตทู้ ่ีมีหลาย ลิน้ ชกั เชน่ ตู้ 4 ลิ้นชกั ตู้ 15 ล้ินชกั และมชี อื่ ผรู้ บั ผิดชอบแสดงไวท้ ่ีมมุ ดา้ นขวา 9. ลน้ิ ชกั หรือชน้ั วาง ที่อยรู่ ะดบั สายตา ควรจดั เป็ นท่ีจดั เก็บแฟ้ มที่ใชง้ านบอ่ ย 10. จดั ทาบญั ชรี ายชอื่ หรือคมู่ ือการจดั เก็บเอกสารไวท้ ี่โตะ๊ ทางาน 11. แฟ้ มเอกสารมีหมายเลขแฟ้ ม หรือรหสั แฟ้ ม ตามระบบการจดั เก็บเอกสาร 12. แบบฟอรม์ ตา่ ง ๆ เก็บไวใ้ นล้นิ ชกั ตู้ เชน่ ตู้ 15 ล้ินชกั เพ่ือสะดวก ตอ้ งการนามาใช้ หรือการทางานแทนกนั โดยมีช่ือแบบฟอรม์ ตดิ ไวท้ ี่ลิน้ ชกั 13. กญุ แจ หรือวัสดตุ า่ ง ๆ ควรมเี ลขแสดงลาดบั หรือเลขรหสั และจดั วางในพื้นที่เหมาะสม 14. ป้ ายประกาศ ควรมจี านวนท่ีเหมาะสมกบั ความจาเป็ นในการใชง้ าน และควรมปี ้ าย ของแตล่ ะกลมุ่ ท่ีแสดงถึงความกา้ วหนา้ กิจกรรม 5 ส และควรมกี ารสะสาง ประกาศ ท่ีหมดความจาเป็ นในการใชง้ านเนอื่ งจากสานกั งานทวั่ ไป มจี านวนเอกสารคอ่ นขา้ งมาก ปัญหาสว่ นใหญ่อยทู่ ี่การจดั เก็บเอกสารท่ีถกู ตอ้ ง ผปู้ ฏิบตั งิ านจึงตอ้ งมีความรคู้ วามเขา้ ใจในระบบของการจดั เก็บเอกสารดว้ ย เพ่ือให้ ส สะดวกผลที่ไดร้ บั จากการทา ส สะดวก 1. สามารถหยิบเอกสาร อปุ กรณเ์ ครื่องใชส้ านกั งานไดง้ า่ ย หากสิ่งของดงั กลา่ วสญู หาย สามารถรไู้ ดท้ นั ที 2. ลดเวลาในการคน้ หาเอกสาร และอปุ กรณท์ ี่ตอ้ งใชง้ าน เนอ่ื งจากถกู จดั วางไวอ้ ย่าง เป็ นระเบียบตามที่กาหนด 3. ชว่ ยลดอบุ ตั เิ หตตุ า่ ง ๆ ท่ีเกิดจากการเก็บอปุ กรณเ์ คร่ืองใชไ้ มเ่ รียบรอ้ ย 4. สรา้ งสภาพแวดลอ้ มที่ดี บรรยากาศเอ้ือตอ่ การทางานท่ีดี 5

สะอาด (Seiso) การทากจิ กรรม 5 ส ส สะอาด ถือว่าเป็ นขน้ั ตอนทีม่ ีความสาคญั ไมย่ ิ่งหยอ่ นไปกว่าขนั้ ตอนอ่ืน เพราะสะอาดนามาซ่ึงคณุ ภาพของงานที่ดี ส สะอาด หมายถึง การทาความสะอาดอปุ กรณ์ เคร่ืองมือ เครื่องใช้ และสถานที่ทางาน เพอื่ ใหป้ ราศจากฝ่ ุนละออง และความสกปรกอีกทงั้ จะเป็ นการตรวจสอบสภาพเครื่องมอื เครื่องใช้ หากมกี ารชารดุ สามารถซ่อมแซมแกไ้ ขได้ทนั ทาใหก้ ารทางานไมต่ ดิ ขดั หลกั สาคญั ในการทา ส สะอาด 1. มกี ารมอบหมายความรบั ผดิ ชอบใหม้ ีผดู้ แู ลทาความสะอาดวสั ดุ อปุ กรณ์ เครื่องใช้ ตา่ ง ๆ เป็ นประจา 2. อปุ กรณ์ เคร่ืองใช้ ถา้ ใชง้ านร่วมกนั เมื่อใชง้ านเสร็จแลว้ ใหท้ าความสะอาดทนั ที หากเป็ นของใชเ้ พียงคนเดียว ใหท้ าความสะอาดกอ่ นเริ่มงาน และหลงั เลกิ งาน 3. ในแตล่ ะพื้นท่ี ควรมีการกาหนดวนั ทาความสะอาดเป็ นประจาในแตล่ ะสปั ดาห์ แตล่ ะ เดอื น ภายในกลมุ่ และกาหนดวันทาความสะอาดครง้ั ใหญ่ โดยทกุ คนทกุ พ้ืนท่ีทา พรอ้ มกนั ซ่ึงเรียกว่า Big Cleaning Day การทาความสะอาดในสานกั งาน ไมใ่ ชเ่ รื่องย่งุ ยาก หรือเป็ นปัญหาใหญ่ หากมกี ารทา ความสะอาดอยเู่ สมอ ขอ้ สาคญั ของการทาความสะอาด คอื โตะ๊ ตู้ เกา้ อ้ี อปุ กรณข์ องใคร ผนู้ น้ั ตอ้ งเป็ นผลู้ งมือทาความสะอาดดว้ ยตวั เอง ผลท่ีไดร้ บั จากการทาความสะอาด 1. สรา้ งสภาพแวดลอ้ มที่ดใี นสานกั งาน ทาใหบ้ รรยากาศในการทางานสดชนื่ นา่ ทางาน 2. ขจดั ปัญหาเคร่ืองมือเครื่องใชส้ านกั งานที่เสยี อยบู่ อ่ ย ๆ เพราะการทาความสะอาด ทาใหม้ โี อกาสตรวจสอบอปุ กรณเ์ หลา่ นนั้ และท่ีสาคญั เป็ นการยืดอายกุ ารใชง้ าน หา อปุ กรณเ์ คร่ืองมอื เคร่ืองใช้ 3. เพิ่มคณุ ภาพของงานใหด้ ยี ิ่งขน้ึ หมายถึง ความสะอาดจะชว่ ยทาใหค้ ณุ ภาพของ ผลงานออกมาดี ไมเ่ ปรอะเป้ื อน เลอะเทอะ ไมต่ อ้ งเสยี เวลาแกง้ าน 6

สขุ ลกั ษณะ(Seiketsu) หลงั จากดาเนนิ กจิ กรรม 3ส ไปแลว้ คอื สะสาง สะดวก สะอาด ส ตวั ตอ่ ไป จะเป็ นส่งิ ท่ีตอ้ งเขา้ ไปเก่ียวขอ้ งกบั บคุ คลโดยตรง คอื ส สขุ ลกั ษณะ ซ่ึงหมายถึง การรกั ษามาตรฐานที่ดีของความเป็ นระเบียบเรียบรอ้ ย และความสะอาดในสถานท่ีทางานในสานกั งาน ใหอ้ ย่ใู นสภาพท่ีดีตลอดเวลา รวมทงั้ ตอ้ งพยายามหาทางปรบั ปรงุ ใหด้ ียิ่งขนึ้ ขน้ั ตอนการทาสขุ ลกั ษณะ 1. กาหนดใหม้ ีการปฏิบตั กิ ิจกรรม โดยเฉพาะ สะสาง สะดวก อยา่ งตอ่ เนอื่ ง เชน่ สปั ดาหล์ ะ 1 ครง้ั เดอื นละ 1 ครง้ั ตามความเหมาะสมของหนว่ ยงาน 2. การกาหนดมาตรฐาน หรือแนวทาง ในการปฏิบตั ทิ ่ีเกย่ี วกบั 3 ส แรก อย่างชดั เจน และเป็ นที่ยอมรบั ของสมาชกิ ในพื้นท่ี โดยทวั่ ไปจะใหก้ ลมุ่ สมาชกิ เป็ นผกู้ าหนดใน ชว่ งเวลาเร่ิมตน้ กจิ กรรม เพ่ือใหส้ ามารถปฏิบตั ิไดง้ า่ ย และไดร้ บั ความร่วมมอื จาก สมาชิก 3. แตง่ ตงั้ คณะกรรมการตดิ ตาม การดาเนนิ กจิ กรรม 5 ส เพื่อใหเ้ กิดการรกั ษา มาตรฐานอย่างตอ่ เนอ่ื ง มาตรฐานโตะ๊ ทางาน 1. โตะ๊ ทางานของบคุ ลากร แตล่ ะพื้นท่ีควรเหมือนกนั จะมีแตกต่างเฉพาะหวั หนา้ หนว่ ยงาน/ผชู้ ว่ ย/หวั หนา้ ฝ่ าย 2. โตะ๊ กระจก โตะ๊ ทางาน หากมผี า้ กระดาษ หรือวสั ดอุ ื่น รองกระจกควรเป็ นวัสดทุ ่ี เหมือนกนั สีเดยี วกนั ในแตล่ ะพ้ืนที่ และใหใ้ สเ่ อกสารท่ีจาเป็ น และเกีย่ วขอ้ งกบั การ ปฏิบตั งิ านเทา่ นนั้ และจดั วางอยา่ งมรี ะเบียบ 3. ไมว่ างเอกสาร หรือส่ิงของใด ๆ ไวใ้ ตโ้ ตะ๊ ทางาน ยกเวน้ รองเทา้ 1 คู่ และถงั ขยะ ขนาดเล็ก 1 ใบ 4. บนโตะ๊ ทางานตอ้ งสะอาด ใหม้ เี อกสาร และอปุ กรณท์ ่ีเกี่ยวขอ้ งกบั การทางานเทา่ นน้ั จดั วางอย่างมรี ะเบียบ 5. ลิ้นชกั บนดา้ นขวามือของโตะ๊ ทางาน ใชเ้ ก็บอปุ กรณ์ หรือเอกสารในการปฏิบตั งิ าน และลิ้นชดั ลา่ งเป็ นลิ้นชกั เก็บของสว่ นตวั 6. นอกเวลาทางานงดวางเอกสาร อปุ กรณส์ านกั งาน หรือสง่ิ ของใด ๆ ไวบ้ นโตะ๊ ยกเวน้ โทรศัพท์ เครื่องคานวณเลขไฟฟ้ า แกว้ นา้ ปฏทิ ินตงั้ โตะ๊ 7. เกา้ อ้ี เมื่อไมใ่ ชง้ านใหเ้ ลอ่ื นเก็บเขา้ ใตโ้ ตะ๊ ใหเ้ รียบรอ้ ย ไมแ่ ขวนหรือวางสง่ิ ของใด ๆ ไว้ ท่ีเกา้ อ้ี มาตรฐานตเู้ อกสาร (ชนิด 2 บาน และ 4 ล้นิ ชกั ) 1. กาหนดผรู้ บั ผดิ ชอบดแู ลตเู้ อกสาร ตเู้ ก็บวัสดุ อปุ กรณส์ านกั งาน โดยตดิ ชอื่ ผรู้ บั ผดิ ชอบใหช้ ดั เจนดา้ นขวา 2. ตเู้ ก็บเอกสารชนดิ บานทึบ ตอ้ งปิ ดป้ ายแสดงรายการเอกสาร หรืออปุ กรณไ์ วห้ นา้ ตู้ เพ่ือสะดวกในการใชง้ าน 3. เอกสารหรืออปุ กรณภ์ ายในตู้ ตอ้ งมกี ารสะสาง และทาความสะอาดเป็ นประจาทกุ เดอื น 7

4. แฟ้ มเอกสารภายในตู้ สนั แฟ้ มมชี ือ่ บอกชดั เจน จดั เป็ นประเภท หมวดหมู่ เรียง ตามลาดบั และจดั รหสั ตู้ รหสั แฟ้ มกากบั ดว้ ย ผลที่ไดจ้ ากการทาสขุ ลกั ษณะ 1. ทาใหผ้ ปู้ ฏิบตั งิ านเกดิ ความสบายใจมีสภาพแวดลอ้ มที่ดใี นการทางาน 2. สามารถทางานไดอ้ ย่างปลอดภยั และมีความมนั่ ใจในการทางานมากขน้ึ 3. สามารถทาใหก้ ิจกรรม 5ส ดาเนนิ ไปอยา่ งตอ่ เนอื่ ง และมีประสทิ ธิภาพ 4. คณุ ภาพชวี ิตในการทางานของบคุ ลากรในสานกั งานดีขน้ึสรา้ งนิสยั (Shitsuke) สรา้ งนสิ ยั คอื การปฏิบตั ติ ามระเบียบกฎเกณฑข์ องหนว่ ยงานอยา่ งสมา่ เสมอ จนกลายเป็ นการกระทาท่ีเกดิ ขน้ึ เอง โดยธรรมชาติ เชน่ ไมท่ ิ้งสง่ิ ของตา่ ง ๆ ลงพื้น การเก็บของท่ีนามาใชเ้ ขา้ ท่ีเดิมทกุ ครง้ั หรือดจู ากตวั อย่างงา่ ย ๆ และใกลต้ วั มากที่สดุ คอื การเลอ่ื นเกา้ อ้ีเขา้ ใต้โตะ๊ หลงั จากเลิกใชง้ าน การจะทาใหเ้ กดิ สรา้ งนสิ ยั หรือปฏิบตั ติ นจนเป็ นนสิ ยั ไดน้ นั้ จะตอ้ งมกี ารกาหนดแนวทางในการปฏิบตั สิ าหรบั เอกสาร อปุ กรณ์ เครื่องมือเคร่ืองใช้ สถานที่ และคน ขน้ึ มากอ่ น และเป็ นตน้ แบบใหบ้ คุ ลากรในหนว่ ยงานทาตาม การกลา่ วทกั ทายดว้ ยคาวา่ “สวัสดี” ในครงั้ แรกท่ีพบกนั ในแตล่ ะวนั ถือว่า เป็ นการสรา้ งความพรอ้ มสาหรบั ผทู้ ่ีมาใชง้ าน หรือปฏิบตั งิ านคราวตอ่ ไป 8

ขน้ั ตอนดาเนินกจิ กรรม 5 ส........................................................................................................ การเร่ิมตน้ การพฒั นาสานกั งาน โดยใชก้ จิ กรรม 5ส ในระยะแรกเป็ นการดาเนนิ การในภาพรวม กาหนดเป็ นแผนยทุ ธศาสตร์ แผนปฏิบตั งิ านตามความตอ้ งการของสานกั งาน โดยคานงึ ถึงความพึงพอใจของผปู้ ฏิบตั งิ าน เชน่ การตดิ ตงั้ เครื่องปรบั อากาศ การปรบั ปรงุ ฝ้ าเพดาน ไฟฟ้ า การขยายหอ้ งปฏิบตั กิ าร หอ้ งทางาน ทาสีอาคารเป็ นตน้ จากการพฒั นาในจดุน้ี จะเป็ นพ้ืนฐาน การนาไปสกู่ ารพฒั นาประสิทธภิ าพ และการมีสว่ นรว่ ม การดาเนนิ กจิ กรรม 5ส มขี นั้ ตอน ท่ีสามารถใชเ้ ป็ นแนวทางในการดาเนนิ งานดงั น้ี 1. ขนั้ เตรยี มการ (Preparation) เมื่อหนว่ ยงานจะเร่ิมตน้ นากิจกรรม 5 ส มาใช้ สงิ่ แรกท่ีจะตอ้ งดาเนนิ การคือ การ ทาความเขา้ ใจกบั ผบู้ ริหารระดบั สงู และจดั เตรียมแผนการดาเนนิ กิจกรรม ซ่ึงสามารถดาเนนิ การตามลาดบั ดงั นี้ 1.1 สรา้ งความรคู้ วามเขา้ ใจกบั ผบู้ ริหารระดบั สงู 1.2 การกาหนดนโยบายการดาเนนิ กจิ กรรม 5 ส โดยผบู้ ริหารสงู สดุ 1.3 การกาหนดแผนการดาเนนิ กิจกรรม 1.4 ประกาศนโยบายใหท้ กุ คนทราบอย่างเป็ นทางการ 1.5 อบรมใหค้ วามรแู้ กบ่ คุ ลากรในหนว่ ยงาน 2. ขน้ั เรมิ่ ดาเนินการ (Kick off Project) จดั กิจกรรมวันทาความสะอาดใหญ่ (Big Cleaning Day) ถือเป็ นวนั เริ่มตน้ ของการ ดาเนนิกจิ กรรม ที่สาคญั คือ ผบู้ ริหารสงู สดุ ของหนว่ ยงานตอ้ งมีสว่ นร่วมในวนั นน้ั เพื่อแสดงออกถึงCommitment การจดั กิจกรรมวนั ทาความสะอาดใหญน่ มี้ คี วามสาคญั และตอ้ งเตรียมการอยา่ งละเอียดรอบคอบ มกี ารประชมุ เตรียมการตา่ ง ๆ และแบง่ หนา้ ที่ความรบั ผดิ ชอบ 3. ขนั้ ดาเนินการ (Implementation) หลงั จากวนั ทาความสะอาดใหญแ่ ลว้ ก็จะเริ่มดาเนนิ กจิ กรรม 3 ส แรก โดย 3.1 แบง่ พ้ืนท่ีความรบั ผิดชอบ เกณฑก์ ารแบ่งพื้นท่ีความรบั ผิดชอบขน้ึ อย่กู บัคณะกรรมการจะเป็ นผกู้ าหนด ที่สาคญั คือ ตอ้ งรวมพ้ืนท่ีท่ีเป็ นสว่ นรวม เชน่ ทางเดนิ บนั ไดสนามหญา้ หอ้ งนา้ โดยสรปุ ทกุ พื้นท่ีตอ้ งมผี รู้ บั ผดิ ชอบ 3.2 ทกุ พื้นที่จะตอ้ งกาหนดแผนปฏิบตั กิ าร (Action Plan) โดยเริ่ม ส ท่ี 1 คอืสะสาง ในเขตรบั ผดิ ชอบตามดว้ ย ส สะดวก และ ส สะอาด โดยแผนปฏิบตั กิ ารจะตอ้ งสอดคลอ้ งกบั แผนหลกั ของหนว่ ยงานสาหรบั แผนปฏิบตั ขิ องกลมุ่ พื้นที่ เป็ นแผนงานท่ีจดั ทารว่ มกนั ระหว่างหวั หนา้ กล่มุ พ้ืนท่ี 5 ส กบั สมาชิกกลมุ่ 9

ทงั้ นก้ี ารดาเนนิ กิจกรรม 5 ส มใิ ช่อย่แู ค่ 1 ปี หรือ 2 ปี เทา่ นนั้ แตต่ อ้ งปฏิบตั ิอย่างตอ่ เนอื่ ง จนเป็ นนสิ ยั ไมม่ ีส้นิ สดุ และมีความกา้ วหนา้ ยิ่งขนึ้ มีมาตรฐานที่สงู ขนึ้ 3.3 มีการประชมุ ของสมาชิกท่ีอย่ใู นพื้นท่ีอย่างสมา่ เสมอ เพ่ือใหแ้ ผนปฏิบตั กิ ารที่รว่ มกนั กาหนดเกิดผลในทางปฏิบตั ิ 3.4 ทกุ คนในพ้ืนท่ีตอ้ งทา 3 ส แรก ในพ้ืนที่ท่ีรบั ผิดชอบตามเทคนคิ การทา 5 สในสานกั งาน 3.5 จดั ใหม้ ีการประเมนิ ความคบื หนา้ ของการดาเนนิ กิจกรรม โดยคณะกรรมการ 5 ส และที่ปรึกษาหรืออาจจะกาหนดใหม้ กี ารตรวจตดิ ตามภายในพ้ืนท่ีดว้ ยการตรวจเป็ นการประเมินความคบื หนา้ ของการดาเนนิ กจิ กรรม คณะกรรมการจะตอ้ งไดร้ บัการอบรมเทคนคิ วิธกี ารตรวจพรอ้ มเกณฑก์ ารประเมินดว้ ย 3.6 สาหรบั หนว่ ยงานใหญ่ ในขน้ั ตอนการนี้ อาจจดั ทาพื้นท่ีตวั อยา่ ง (ModelArea) เพ่ือเป็ นแบบอยา่ งแกฝ่ ่ ายหรือแผนกอี่น ๆ 3.7 มกี ารจดั กิจกรรมสง่ เสริมและประชาสมั พนั ธ์ 4. ขนั้ ปรบั ปรงุ และสรา้ งมาตรฐาน 4.1 การนาผลการตรวจตดิ ตาม ความคืบหนา้ มาปรบั ปรงุ ใหด้ ียิ่งขนึ้ ถือว่า เป็ น ขนั้ ตอนของการปรบั ปรงุ ซ่ึงจะสง่ ผลใหม้ ีการปรบั ปรงุ 5 ส ในแตล่ ะพ้ืนท่ีใหด้ ยี ิ่งขน้ึ อนั นามาซ่ึงประสทิ ธภิ าพ คณุ ภาพ และการเพ่ิมผลผลิตอยา่ งตอ่ เนอ่ื ง 4.2 ขอ้ ดที ี่พบจากการตรวจตดิ ตามการดาเนนิ กิจกรรม และสง่ิ ท่ีไดแ้ กไ้ ขปรบั ปรงุซ่ึงเป็ นผลมาจาก 4.1 นนั้ สามารถนาไปกาหนดเป็ นมาตรฐานของหนว่ ยงานตอ่ ไปได้ 5. ขนั้ ยกระดบั กจิ กรรม 5 ส ซึ่งเป็ นพ้ืนฐานของการปรบั ปรงุ การเพ่มิ ผลผลติ ถา้ ปฏิบตั อิ ย่างตอ่ เนอื่ ง จะสามารถนาเทคนคิ ขน้ั สงู อื่น ๆ เชน่ TQM JIT TPM มาเพ่ิมประสทิ ธิภาพ คณุ ภาพท่ีสนองตอบความพึงพอใจของผรู้ บั บริการได้ กิจกรรม 5 ส สามารถนาไปประยกุ ตใ์ ชใ้ นสถานศึกษาได้ เพียงแตท่ าความเขา้ ใจและดาเนนิ การตามขน้ั ตอน และอยา่ คดิ ว่าเป็ นเรื่องยาก หว้ ใจของกจิ กรรม 5 ส อยทู่ ่ี “ผใู้ หญ่ดีง ผนู้ อ้ ยดนั คนเสมอกนั สนบั สนนุ ” ท่มี า : http://www.ptm-school.com/images/sub_1273336421/5%20S.doc 10