บทที่ 3 องค์กรและการบริหารจดการภายในองค์กร

บทท่ี 3 องคก์ รและการบรหิ ารจดการภายในองค์กรบทนา ความสาเร็จของธุรกิจขึ้นอยู่กับทุกคนท่ีทาหน้าที่ภายในองค์กรนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของหรือผ้ปู ระกอบการ ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดบั กลาง หรอื พนักงานเจ้าหน้าท่ีระดับล่าง ต่างส่งผลกระทบตอ่ ธรุ กิจทั้งสิ้นความสาเร็จของธรุ กิจจะมปี ัจจยั สาคญั ในการวางรากฐานที่ดีต้งั แตเ่ รม่ิ ตน้ความรู้เบอ้ื งตน้ เก่ียวกับองคก์ รสาระการเรียนรู้1. บอกความหมายขององค์กรและองค์กรธรุ กิจได้2. บอกข้นั ตอนการเตบิ โตขององค์กรได้3. สรปุ สาระสาคัญการจัดองค์กรได้4. อธบิ ายโครงสร้างขององค์กรได้5. สรปุ สาระสาคัญการกาหนดความสัมพนั ธร์ ะหว่างงานได้6. บอกความแตกต่างของการบรหิ ารและจดั การได้7. บอกความหมายของการจดั การได้8. อธบิ ายระบบในการบรหิ ารจดั การได้9. สรุป ตาแหนง่ คุณลักษณะ หน้าท่ี บทบาทและทักษะของผู้บรหิ ารได้ความรู้เบอื้ งต้นเกี่ยวกับองคก์ ร1.ความหมายขององค์กร องค์กรหมายถึง บุคคลกลุ่มหน่ึงทม่ี ารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเปา้ หมายอย่างหนง่ึ หรอื หลายอย่างร่วมกัน และดาเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมีข้ันตอนเพ่ือให้บรรลุวัตถุประสงค์น้ัน โดยมีท้ัง องค์กรท่ีแสวงหาผลกาไร คือองคก์ รทดี่ าเนนิ กจิ กรรมเพอ่ื การแข่งขันทางเศรษฐกิจ เชน่ บริษัท ห้างหนุ้ ส่วน ห้างสรรพสนิ ค้าร้านค้าต่างๆ และ องค์กรท่ีไม่แสวงหาผลกาไร คือองค์กรท่ีดาเนินกิจกรรมเพ่ือสาธารณประโยชน์เป็นหลัก เช่นสมาคม สถาบนั มูลนิธิ เปน็ ต้น สายการบังคบั บัญชา ก็คือ สายแสดงความสัมพันธ์ระหว่างผบู้ งั คับบญั ชาการยึดถือปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชาจะก่อให้เกิดประโยชน์คือ ไม่ทาให้ฐานะของผู้บริหารต้องเสียไปและในขณะเดยี วกนั ก่อจะกอ่ ใหเ้ กิดความสับสนแก่คนงาน ผู้ใต้บงั คับบัญชาตา่ ง ๆ เกิดความลาบากใจเสมอ ถ้าหากมีการละเลยไม่ปฏิบัติตามสายการบังคับบัญชาโดยมีการติดต่อหรือ สั่งข้ามข้ันมักจะทาให้ผิดต่อหลักของการมีผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียวได้เสมอ แผนภูมิองค์การ คือ รูปไดอะแกรมที่แสดงให้เห็นถึงลักษณะต่าง ๆ ท่ีสาคัญขององค์การรวมท้ังหน้าที่และความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ หรอื กล่าวได้ว่าเปน็ การแสดงให้เห็นตาแหน่งต่าง ๆ ใน

องค์การธุรกิจและความสัมพันธ์ของฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องเก่ียวข้องผูกพันกันทาให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา แผนภูมิองค์การทาให้บุคคลในองค์การรู้ว่าตนอยู่ ณ ตาแหน่งใด ทาหน้าท่ีอะไร ใครรบั ผิดชอบตน เปน็ ตน้2. ความหมายขององค์กรธรุ กจิ บุคคลหรือกลุ่มบุคคลท่ีมีการรวมตัวกันโดยมีวัตถุประสงค์ เพ่ือทากิจกรรมอย่างใดอย่างหน่ึงหรือหลายอย่างก็ได้เพื่อตอบสนอกความต้องการของสงั คมและได้ผลตอบแทนในรปู แบบของกาไร3.ขนั้ ตอนการเติบโตขององค์กร 3.1 ข้ันธุรกิจครอบครัว หลายธุรกิจเริ่มต้นจากการดาเนินงานภายในครอบครัวมีหน้าท่ีในการดาเนินงานไมม่ ากและการตัดสนิ ใจส่วนใหญข่ ้ึนอยู่กับบคุ คลหนง่ึ หรอื สองคนเท่าน้นั 3.2 ขั้นผู้ประกอบการ เป็นขั้นที่องค์การเจริญเติบโตอย่างรวดเร็วในระยะแรก และจะลดอัตราการเจรญิ เตบิ โตในตอนปลาย 3.3 ขนั้ การจัดการแบบมืออาชีพ องค์กรจะมีการเจริญเติบโตขึ้นอย่างมากจนต้องใช้ผู้จัดการมืออาชีพเข้ามาชว่ ยในการวางแผน การจัดองค์กร การจูงใจ และการควบคุม4. การจัดองค์กร 4.1 ความหมายของการจัดองค์กร คือ การตัดสินใจเลือกวิธกี ารในการจดั แบ่งกลุ่มกจิ กรรมและทรพั ยากรต่าง ๆ 4.2 รปู แบบขององคก์ ร- องค์กรอยา่ งเปน็ ทางการหรือองคก์ รรปู นยั-องค์กรไม่เป็นทางการหรือองค์กรรปู นยั 4.3 ความสาคญั ในการจัดองค์กรท่มี ีความสาคัญดังน้ี- เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององคก์ ร- เพ่ือความอยูร่ อดขององคก์ ร- เพื่อเป็นหลักการประกนั ให้เกิดความม่ันใจ- เพ่ือสง่ เสรมิ การปฎิสัมพนั ธ์- เพื่อจดั องค์กรท่ีดี5. โครงสร้างขององคก์ ร และการจดั แผนงาน 5.1 โครงสร้างขององค์กร คือ แบบแผนท่ีกาหนดขอบเขตของงานและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในองคก์ รในรูปแบบของอานาจหนา้ ท่แี ละสายการบังคบั บัญชา

5.2 การจัดแผนงาน คือ กระบวนการในการจดั กลุ่มงานโดยถือเกณฑ์ลักษณะต่าง ๆ แบง่ งานและกลุ่มคนออกเปน็ หนว่ ยงานหรอื แผนกงานในองค์กร6. การกาหนดความสัมพนั ธ์ระหว่างงาน 6.1 สายบังคบั บัญชา คือ การแตกทิศทางของอานาจหนา้ ท่ีจากระดับบนลงมาระดบั ล่างขององค์กร 6.2 การกระจายอานาจ ปญั ญหาทสี่ าคัญจะรู้ได้อย่างรัยในการปฏบิ ตั งิ านในองค์กรให้สาเร็รลุ ว่ งไปได้ดี 6.3 การรวมอานาจและการกระจายอานาจ- การรวมอานาจ คือ กระบวนการรักษาอานาจอย่างเปน็ ระบบไวก้ ับผู้บรหิ ารระดบั สูง- การกระจายอานาจ คือ กระบวนการมอบอานาจอย่างเป็นระบบจากผบู้ รหิ ารระดับสูงสู่ผู้บริหารระดบั กลางและผูบ้ ริหารระดับต้น 6.4 การประสานงาน เมื่อองค์กรมีการออกแบบโดยแตกงานออกเป็นช้ิน ๆ เพ่ือจัดสรรให้พนักงานแต่ละคนทากนั ตามความสามารถหรือความถนัดการบรหิ ารจัดการภายในองค์กรการบรหิ ารจัดการภายในองค์กร1. ความหมายของความแตกต่างของคาว่า การบริหาร กับการจัดการ องค์กรต่าง มักใช้สองคา คือ การบริหาร กับคาว่าการจัดการ ทั้งสองคานี้มีความหมายไม่ต่างกัน การบริหารมกั ใช้วงการสาธารณะหรรื าชการ ในขณะที่การจดั การใชก้ นั ในวงการธรุ กจิ หรเื อกชนเปน็ หลัก2. ความหมายของการจดั การ นักวิชาการด้านการจัดการไม่นิยมให้คาจากัดความการจัดการหรือการบริหาร เนื่องจากมีขอบข่ายและความหมายเกินกว่าจะนิยามด้วยประโยคส้ันๆ เพียงไม่กี่ประโยคได้ คานิยามที่นักวิชาการในสมัยก่อนนิยามได้แก่ความหมายองค์ประกอบ (บุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปมาร่วมแรงร่วมใจกันปฏิบัติเพ่ือบรรลุเป้าหมายร่วมกัน) โดยดูว่ากิจกรรมใดบ้างที่เข้าข่ายลักษณะงามตามภารกิจของการจัดการ อย่างไรก็ตามนักวิชาการด้านการจัดการในปัจจุบันมีความเห็นไปในทางเดียวกันว่าควรให้คานิยามความหมายของการจัดการหรือการบริหารเพื่อใช้เป็นแนวทางร่วมกันในการอธิบายขอบข่ายของลักษณะการจัดการ แม้จะไม่สามารถอธิบายได้ครอบคลุม หรืออธิบายได้เพยี งบางส่วนเท่านน้ั กต็ าม กเ็ ปน็ สง่ิ ทคี่ วรกระทาเพ่ือให้เกิดความกระจา่ งชัดเจนขึ้น ศริ วิ รรณ เสรีรตั นแ์ ละคณะ ได้ใหค้ วามหมายการจัดการ คือกระบวนการนาทรัพยากรการบรหิ ารมาใช้ให้บรรลุวตั ถปุ ระสงค์ตามขัน้ ตอนการบรหิ ารคอื1 การวางแผน ( Planning )2 การจดั การองค์การ ( Organizing )

3 การชีน้ า ( Leading )4 การควบคมุ ( Controlling ) 2.1 INPUT คือ ทรัพยากรการบริหาร อันได้แก่ 4 M’s ประกอบด้วย คน ( Man ) เงิน ( Money )วัตถุดิบ ( Material ) และวิธกี าร / จัดการ ( Method / Management ) ถกู นาเขา้ ในระบบเพอ่ื การประมวลผลหรอื การบริการทเี่ ติบโตและพัฒนาก้าวหนา้ ไปพร้อมกับอุตสาหกรรมการผลิตและการบรกิ ารที่เติบโตและพัฒนาขึ้นไปอย่างรวดเร็ว 6 M’s ได้แก่ เครื่องจักรกล ( Machine ) และ การตลาด ( Market ) จึงเพ่ิมขวัญและกาลังใจ (Morale ) เข้าไปเป็น 7 M’s และเม่ือโลกก้าวเข้าสู่ยุคโลกาภิวัตน์ ( Globalization ) ระบบการส่ือสารไร้พรหมแดนท่ีตดิ ตอ่ เช่ือมโยงกันเปน็ ระบบเครือขา่ ยครอบคลมุ ทัว่ โลกทาให้การติดต่อสื่อสารรวดเรว็ ใครไม่รู้หรือไม่มีขอ้ มูลยอ่ มเสียเปรียบในเชงิ ธุรกิจจึงได้เพ่มิ ขอ้ มูลข่าวสาร ( Message ) เขา้ ไปในทรัพยากรกระบวนการผลิต รวมเป็น 8M’s ซง่ึ ทรัพยากรเหล่าน้ีจะเพ่ิมขึ้นไปเรื่อยๆ ไม่สิ้นสดุ ตราบเท่าที่ระบบอุตสาหกรรมการผลิตการจัดจาหนา่ ยและการบรกิ ารยงั คงพฒั นาและก้าวไปไมห่ ยุดย้งั 2.2 PROCESS คือ หน้าท่ีหรือกิจกรรมข้ันพ้ืนฐานท่ีผู้บริหารต้องกระทา ในปัจจุบันยึดถือหน้าท่ี 4ประการได้แก่ (POLC) การวางแผน ( Planning ), การจัดองค์กร(Organizing ), การชี้นา ( Leading ) และ การควบคมุ ( Controlling ) 2.3 OUTPUT คือ เป้าหมาย ( Goals ) หรือ วัตถุประสงค์ ( Objectives ) ขององค์การ ท่ีนาออกมาจากกระบวนการแปรรูปในขั้นตอนท่ีสอง เป้าหมายขององค์การสามารถแบ่งหยาบได้เป็น 2 ประเภทด้วยกัน คือองค์การที่มีเป้าหมายท่ีมุ่งแสวงหากาไร ( Profit ) และองค์การที่มีเป้าหมายไม่มุ่งแสวงหากาไร ( Non – profit )หรืออาจแบ่งเป็นองค์การที่วตั ถุประสงค์เพื่อการผลิตสินคา้ กับองค์การทีม่ ีวัตถปุ ระสงค์เพื่อให้บรกิ าร ( Services )ก็ได้3.ระบบในการบริหารจัดการ ภายในองค์กรก็จะมีระบบยอ่ ยทีส่ ามารถแยกศึกษาระบบย่อยตามหน้าที่4. ตาแหนง่ คณุ ลกั ษณะ หนา้ ท่ี บทบาท และทักษะของผู้บริหาร สมาชิในองค์กรจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ฝ่าย คือ ฝ่ายปฏิบัติงาน กับฝ่ายบริหารหรือฝ่ายจัดการ โดยที่ฝ่ายปฏิบัติงานจะเป็นผู้ลงมือทางานด้วยตนเองส่วนฝ่าบริหารทาหน้าที่ในการดูแลกับตรวจสอบหรือควบคุมงานของผอู้ นื่ โดยตรง 4.1 ตาแหน่งผู้บริหาร4.1.1 ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) คือ ผู้บริหารที่อยู่ในระดับสูงสุดของสายบังคับบัญชา ทาหน้าที่นาองคก์ ารไปสู่ความสาเรจ็ เป็นผูท้ ่ตี ้องรับผิดชอบองค์การทัง้ หมดและเป็นผู้กาหนดวัตถุประสงค์และนโยบายสาคัญๆให้กับองค์การ ขอบเขตการบริหารจัดการจึงเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ ในสภาพแวดล้อมภายนอกและปัจจัยต่างๆภายในองคก์ าร

4.1.2 ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) คือ ผู้บริหารที่อยู่ระดับรองลงมาจากผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้รับเอาเป้าหมาย นโยบายและแผนงานจากผู้บริหารระดับสูงให้นาไปปฏิบัติ ทาหน้าที่ประสานงานโดยพยายามรวบรวมผลสาเร็จของการทางานภายในหน่วยงานท่ีตนรบั ผดิ ชอบอยู่ ส่งมอบให้กับผบู้ ริหารระดับท่ีอยูส่ ูงถัดข้ึนไปขณะเดียวกันก็จะคอยร่วมมือช่วยเหลือในการเผชิญและแก้ไขปัญหาที่มากระทบจากภายนอกด้วย ผู้บริหารระดบั กลางยงั มีหน้าทรี่ ับผิดชอบตอ่ การทางานของผบู้ ริหารท่อี ยรู่ ะดบั ล่างลงมา4.1.3 ผู้บริหารระดับต้น (First-line Manager or First-line Supervisor) คือ ผู้บริหารระดับล่างสุด รับผิดชอบการปฏิบัติงานของพนักงานปฏิบัติการ เป็นผู้ใกล้ชิดและส่ังการโดยตรงกับ พนักงานปฏิบัติการและมีโอกาสรู้ความเป็นไปของปัญหาท่ีเกิดขึ้นในจุดปฏิบัติงาน ในบางองค์การ อาจจะมีกาหนดตาแหน่งงานของผู้บริหารระดับตน้ เปน็ Line Manager หัวหน้างาน Supervisor หัวหนา้ งาน Foreman ผู้นากลมุ่ (Crew Leader) เปน็ ตน้4.2 ทักษะการจดั การ 4.2.1 ทักษะด้านความคิด (Conceptual Skill) เป็นความสามารถในการเข้าใจองค์การโดยรวม มีความสามารถในการคิดวิเคราะห์ มีวิสัยทัศน์และคาดการณ์สถานการณ์ต่างๆ ได้เป็นอย่างดี พร้อมกับมีความคิดริเรมิ่ โดยสามารถคดิ กลยุทธ์วธิ ีตา่ งๆ หรอื พฒั นาส่งิ ใหม่ๆ ท่ีดกี ว่าออกมาได้เสมอๆ 4.2.2 ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ (People Skill) เป็นทักษะท่ีสร้างความร่วมมือในกลุ่มงาน รู้ถึงจิตใจคนเข้าใจพฤติกรรมมนุษย์ รวมถึงทักษะในด้านการติดต่อส่ือสารและจูงใจคน ซึ่งจะทาให้เกิดการประสานงานกันท่ีดีและเกิดการทมุ่ เททางานอุทิศให้กับองค์การ 4.2.3 ทักษะด้านเทคนคิ (Technical Skill) เป็นการใชค้ วามรู้ ความเช่ียวชาญเฉพาะทางในการปฏบิ ตั งิ านเชิงเทคนิค รู้วิธีปฏิบัติงานและสามารถเข้าใจปัญหาด้านเทคนิคต่างๆ เป็นอย่างดี รวมถึงเข้าใจสภาพเง่ือนไขของทรัพยากรตา่ งๆ ทีเ่ กย่ี วข้องกบั การจดั ระบบการทางานและรู้จักปรับปรงุ วิธกี ารทางานใหท้ ีประสิทธิภาพดว้ ย