คู่มือเริ่มต้นใช้งานด่วน Access_2013

คมู่ อื เร่ิมตน้ ใช้งานด่วน Microsoft Access 2013 มีลักษณะท่ีต่างไปจากเวอร์ชันก่อนหน้า ดังน้ันเราจึงท�ำ คู่มือน้ีเพ่ือช่วยลดเวลาในการเรียนรู้ การเปลย่ี นขนาดหน้าจอหรือปิดฐานขอ้ มลู การใช้ ตวั ควบคมุ จาก แถบเคร่อื งมอื ด่วน ดวู ิธใี ช้ คลกิ ไอคอน Access เพอ่ื ปรบั ขนาดหรือย้ายหนา้ จอ หรือเพื่อปดิ คุณสามารถเพิ่มหรอื เปลีย่ นตวั ควบคุมบนฟอร์มหรือรายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยคลิกไอคอนเครือ่ งมือเมอ่ื คลิกทเี่ ครื่องหมายคำ� ถามเพ่ือคน้ หา ฐานข้อมลู ฟอร์มหรือรายงานถกู เปิดในมมุ มองออกแบบหรอื มุมมองเคา้ โครง เน้อื หาวิธใี ช้ การจดั การไฟล์ ตวั เปิดใชก้ ล่องโต้ตอบ การซอ่ น Ribbon เปิด ปิด พมิ พ์ แชร์ บันทึกเปน็ คลกิ ลกู ศรข้ึนเพอื่ ซอ่ น Ribbon เวอร์ชนั กอ่ นหนา้ บันทกึ เปน็ ถา้ คุณเหน็ ไอคอนนี้ แตเ่ กบ็ แทบ็ ไวใ้ นมมุ มอง เทมเพลต และเข้ารหสั ลบั หรือ ถัดจากกลุ่มใดๆ ของคำ� ส่ัง กระชบั และซอ่ มแซมฐานขอ้ มลู Ribbon คุณสามารถคลิก การเปดิ ตัวเปิดใชก้ ล่องโตต้ อบ เพ่อื ดกู ลอ่ งทมี่ ตี ัวเลือกเพ่มิ คลิกเพ่ือใชฟ้ ีเจอร์ที่มเี พมิ่ เติม การกรองวตั ถุ เติมได้ ส�ำหรบั กลุ่ม พมิ พ์ค�ำส�ำคญั ลงในกล่อง ค้นหา เพื่อกรองวตั ถใุ นฐานขอ้ มูล ปุ่ม มมุ มอง คลิกบนไอคอนเพื่อสลับระหว่างมุม แถบสถานะ มองทม่ี อี ยสู่ �ำหรบั วตั ถุปัจจบุ นั แสดงขอ้ มลู เกี่ยวกับมมุ มองปจั จบุ ัน

ฉันจะพบอะไรบนแท็บ ตัวเลือกการสำ� รองข้อมลู บญั ชีผูใ้ ช้ ไปอยูท่ ีใ่ ด คลกิ ไฟล์ > บญั ชผี ใู้ ช้ ใน Access 2013 เพอ่ื จดั การขอ้ มลู ผใู้ ชข้ องคณุ เปลยี่ นพน้ื หลงั หรอื เป็นสิง่ ที่ดที จี่ ะส�ำรองข้อมูลสำ� คญั ของคุณไว้ เม่อื ต้องการทำ� สง่ิ น้ีใน Access 2013 ใหค้ ลิก ธมี ดแู ละเพม่ิ บรกิ ารเวบ็ ทม่ี ี แสดงขอ้ มลู เกย่ี วกบั ผลติ ภณั ฑ์ Office ของคณุ และจดั การการ ไฟล์ > บนั ทกึ เปน็ จากนน้ั ภายใต้ บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู เปน็ > ขน้ั สงู ใหค้ ลกิ สำ� รองฐานขอ้ มลู สมคั รใชง้ านผลติ ภณั ฑข์ องคณุ

สิง่ ทค่ี ณุ อาจกำ� ลังคน้ หา ใช้รายการด้านล่างเพือ่ ค้นหาเคร่อื งมอื และคำ� สั่งทใ่ี ช้บอ่ ยบางส่วนใน Access 2013 เมื่อต้องการ... คลกิ ... แล้วดใู น... เปิด ปิด สร้าง บนั ทึก พิมพ์ ประกาศ หรอื จัดการฐานขอ้ มูลของคณุ ไฟล์ มมุ มอง Backstage (คลกิ ลิงก์ในบานหน้าตา่ งซ้าย) ดวู ัตถุ ตดั คดั ลอกหรือวางข้อมูล จัดรปู แบบขอ้ ความ เพ่มิ แถวผลรวม หน้าแรก หรือค้นหาขอ้ มลู กลุ่ม มมุ มอง คลปิ บอรด์ เรียงล�ำดบั และกรอง ระเบียน และ เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน ตาราง ควิ รี ฟอร์ม รายงาน หรอื แมโคร สรา้ ง การจดั รูปแบบขอ้ ความ น�ำเขา้ ไฟล์หรอื ส่งข้อมลู หรือลิงก์ไปยงั แหล่งขอ้ มลู ภายนอก กลุม่ เทมเพลต ตาราง ควิ รี ฟอรม์ รายงาน และ แมโครและโคด้ กระชบั และซ่อมแซมฐานขอ้ มูล ท�ำงานกบั โค้ด Visual Basic แมโคร ข้อมลู กลมุ่ นำ� เขา้ และลิงก์ และ สง่ ออก ความสมั พันธ์ และวเิ คราะหห์ รอื ย้ายขอ้ มูลไปยงั SharePoint ภายนอก กลุ่ม เคร่อื งมอื แมโคร ความสัมพนั ธ์ วเิ คราะห์ และ ย้ายข้อมูล ดูและใชว้ ตั ถุในฐานขอ้ มูล แกไ้ ขปญั หาไฟลห์ รอื เพิม่ รหัสผ่านไปยงั ฐานขอ้ มลู เครอื่ งมือ สร้างแอป Access ฐานขอ้ มลู บานหนา้ ต่างนำ� ทาง กลมุ่ วตั ถุของ Access ท้งั หมด ไฟล์ กลมุ่ ขอ้ มูล กระชับและซ่อมแซม และ เข้ารหสั ลบั ดว้ ยรหัสผ่าน ไฟล์ ตวั เลือก ใหม,่ Web App แบบก�ำหนดเอง หรือ เทมเพลตเวบ็

เกดิ อะไรขนึ้ กบั ฟเี จอร์ แอป Access คอื อะไร Pivot Chart แอป Access เปน็ เหมอื นกับฐานขอ้ มลู เวบ็ ที่คณุ สามารถใชเ้ พื่อดูหรือแชรข์ ้อมูลของคณุ คณุ ไม่สามารถสร้าง Pivot Chart หรือตารางใน Access 2013 แต่คุณสามารถน�ำเข้าจาก ใน Cloud ด้วยแอป Access คุณจะมีตัวเลือกท่ีเก็บข้อมูลท่ปี ลอดภัย เปน็ ศนู ย์กลาง และตวั Excel หรือแอปพลิเคชันอ่นื ได้ แล้วเพิ่มด้วยตวั ควบคมุ แผนภูมิ เลือกการจัดการ ดว้ ย Access 2013 คณุ สามารถสร้างและแก้ไขการออกแบบแอปได้อย่างง่ายดาย เรม่ิ ตน้ ด้วยเทมเพลตแอปหรือสร้าง Web App แบบก�ำหนดเองของคณุ ขอ้ ความยาว คอื Memo ใหม่ ถา้ คุณก�ำลังมองหาชนิดข้อมลู Memo ส�ำหรบั เขตข้อมูลข้อความทย่ี าวขึ้น ใหล้ องใชช้ นดิ ขอ้ มูล ขอ้ ความยาว แทน ช่อื เทมเพลตทีเ่ ริม่ ต้นดว้ ยค�ำวา่ “เดสก์ท็อป“ จะสรา้ งฐานขอ้ มลู ไคลเอน็ ต์ เมื่อต้องการสรา้ ง แอป Access ให้ใชเ้ ทมเพลตใดๆ ท่ที �ำเครื่องหมายไว้ดว้ ยไอคอนลูกโลก

วิธีการทำ� งานกับบุคคลทยี่ ังไม่ไดต้ ดิ ตัง้ Access 2013 นค่ี ือส่ิงท่ีต้องค�ำนึงถงึ เม่อื คุณแชร์หรือแลกเปล่ียนไฟล์กบั บุคคลทใ่ี ช้ Access เวอร์ชันท่เี กา่ กวา่ ใน Access 2013… เกิดอะไรขึ้น ฉันควรทำ� อย่างไร คณุ เปดิ ไฟลฐ์ านขอ้ มลู ทสี่ รา้ ง คณุ สามารถใช้ Access 2013 เพอ่ื เปดิ และใชไ้ ฟลท์ ส่ี รา้ งใน Access 2007 น�ำเขา้ เพยี งตาราง แล้วน�ำการจดั รปู แบบไปใช้ใหมใ่ น Access 2013 ขน้ึ ดว้ ย Access 2007 ได้ อยา่ งไรกต็ าม คณุ ไมส่ ามารถดหู รอื ใชฟ้ เี จอร์ เชน่ Pivot Table หรอื การ จัดรูปแบบตามเง่อื นไข คณุ บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของคณุ คุณจะสามารถเปิดและใช้ฐานข้อมลู ได้ ไมต่ อ้ งท�ำอะไร เปน็ ไฟล์ Access 2007 คณุ บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู ของคณุ Access 2007 และ 2010 ใชร้ ปู แบบไฟลเ์ ดยี วกนั ถา้ คณุ ประกาศฐานขอ้ มลู เวบ็ ถา้ คณุ ประกาศฐานขอ้ มูล Access 2010 เป็นฐานขอ้ มลู เว็บและตอ้ งการ เปน็ ไฟล์ Access 2010 Access 2010 แลว้ เปดิ ใน Access 2013 คณุ จะทำ� ไดเ้ พยี งดเู ทา่ นน้ั แตไ่ ม่ เปล่ียนเปน็ แอป Access ในภายหลงั ให้นำ� เขา้ ขอ้ มลู ลงใน Web App สามารถแก้ไขได้ แบบกำ� หนดเอง

อะไรอยบู่ นแทบ็ ขอ้ มลู ฉนั สามารถแปลงฐานขอ้ มลู Access เปน็ แอป Access ไดไ้ หม จากฐานข้อมลู ทเี่ ปิดอยูใ่ ดๆ ใหค้ ลิก ไฟล์ > ขอ้ มลู แม้ว่าแอป Access จะใชเ้ พื่อติดตามขอ้ มูลได้ แต่คณุ ไมส่ ามารถแปลงฐานข้อมลู เดสกท์ อ็ ป เปน็ แอป Access หรือในทางกลบั กันได้ อยา่ งไรกต็ าม คณุ สามารถใช้ขอ้ มูลจากฐานขอ้ มลู เดสก์ท็อปในแอป Access ได้ คลกิ ใหม่ > Web App แบบกำ� หนดเอง > สร้างตารางจากแหล่งขอ้ มลู ที่มีอยู่ กระชบั และซ่อมแซมฐานข้อมูล สามารถปอ้ งกนั และแก้ไขปัญหาฐานข้อมูลหรอื กระชบั ไฟลเ์ พอื่ ประหยัดเนอ้ื ทไ่ี ด้ ไฟลท์ ่บี นั ทกึ ใน Access 2007 หรือรปู แบบที่ใหมก่ ว่าจะถูกเขา้ รหสั ลบั แลว้ แตค่ ณุ สามารถ เพิ่มรหัสผ่านเพิม่ เติมเพื่อทำ� ใหข้ อ้ มลู ของคุณปลอดภยั มากข้ึนโดยคลกิ เข้ารหัสลับด้วย รหัสผา่ น การคลิก ดูและแก้ไขคณุ สมบตั ฐิ านข้อมลู จะแสดงขอ้ มลู เกยี่ วกับวัตถใุ นฐานข้อมลู การติดตามการตรวจทานแก้ไข และขนาดฐานขอ้ มูล คุณยงั สามารถเปลยี่ นช่อื ฐานข้อมลู ผสู้ ร้าง บรษิ ัท ขอ้ มูลไฮเปอรล์ ิงก์จากแทบ็ สรปุ ทน่ี ่ี