MS Access 2013

การจดั การฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม MS Access 2013 Miss. Sutisa Kheaw-uan

Chapter 1 ความรู้เบอื้ งต้นเกยี่ วกบั ฐานข้อมูล

ข้อมูล (DATA) หมายถงึ ตวั เลข (Number) หรือขอ้ ความท่ีเป็นตวั อกั ษร (Alphabet) ซ่ึงเกิดข้ึนจริง และเก่ียวขอ้ งกบั ส่ิงท่ีเราสนใจอยู่ เช่น รหสั ช่ือ และ ราคาขาย ของสินคา้ หรือเราจะเรียกอีกแบบหน่ึงได้ วา่ ขอ้ มลู ของสินคา้ 1 รายการประกอบดว้ ย รหสั ชื่อ และ ราคาขาย โดยท่ีรหสั กบั ช่ือเป็นขอ้ มูลตวั อกั ษร ส่วนราคาขาย เป็นขอ้ มูลตวั เลข Microsoft Access 3

ข้อมูล (DATA)  ข้อมูลพนักงานในบริษทั  ข้อมูลนักศึกษา รหเสั ลพขนทรหี่ก,ั วงสั นั า,ทนช่ือ่ี,,ชช-่ือ่ืสอ--กสสลุ กก,เลุลุ พ,,ตตศาา,คแแณหหนะน,่ง่งสเ,ดเางขิมินา,เตวดชิาือแานห,..,น....่งใหม่,... ข้อมูลการปรับตาแหน่งและเงนิ เดอื น รหสั สินเลคขา้ ,ทชี่ใ่ือบสกินาคกาบ้ั ,ป,วรนั ะทเภี่ขทายส,ินสินคา้ค,รา้ ,ารคาาคทาุน,..,....  ข้อมูลสินค้า  ข้อมูลการขายสินค้า  ฯลฯ Microsoft Access 4

สารสนเทศ (Information) หมายถงึ ส่ิงท่ีคุณเห็นทางหนา้ จอ หรือ รายงาน ซ่ึงผา่ นการ ประมวลผลมาจากขอ้ มูลที่บนั ทึกหรือจดเกบ็ ไว้ (บางคร้ังจะ เรียกวา่ ขอ้ มลู ดิบ) การนาเสนอสารสนเทศมีไดห้ ลายรูปแบบ เช่น รายงานในรูปแบบตารางหรือกราฟ ซ่ึงแสดงไดท้ ้งั หนา้ จอ และพิมพอ์ อกทางเคร่ืองพิมพ์ (Hard copy) Microsoft Access 5

สารสนเทศ (Information) ขอ้ มลู ประมวลผล สารสนเทศ (Data) (Processing) (Information) รายการรักษาผปู้ ่ วย สรุปผปู้ ่ วยแต่ละเดือน ตาราง,กราฟ,... จาแนกประเภทการรักษา 6 Microsoft Access

ฐานข้อมูล (Database) หมายถงึ แหล่งที่รวบรวมขอ้ มูลท้งั หมดท่ีเก่ียวขอ้ งกนั ไวด้ ว้ ยกนั เช่น ฐานขอ้ มลู ของบริษทั ประกอบดว้ ย ขอ้ มลู สินคา้ ขอ้ มลู การ ขาย ขอ้ มลู พนกั งาน Microsoft Access 7

ฐานข้อมูล (Database) ขอ้ มูลผปู้ ่ วย HN ชื่อ-สกลุ ทอ่ี ยู่ โทร. ขอ้ มลู การรักษา HN การรักษา วนั ที่ แพทย์ ขอ้ มลู การนดั หมาย ขอ้ มูลแพทย์ HN วนั ทนี่ ัด นฐัดเาพนอื่ ขอแ้ พมทลู ย์นัด ขอ้ มลู ค่ารักษา รหัส ชื่อ-สกลุ ทอี่ ยู่ สาขา เลขทใ่ี บเสร็จ วนั ที่ HN ราคา Microsoft Access 8

โครงสร้างฐานข้อมูล 9 Field Record Table Database Microsoft Access

โครงสร้างฐานข้อมูล การรักษาผู้ป่ วย Field 1 HN ชื่อ-สกลุ ทอ่ี ยู่ โทร. Record 3 089106110X Table 52/0001 นายรัตนพงศ์ ยหี่ วนั่ จ่าย นนทบุรี 026607780 Database 2 ... 52/0002 นายประพล โกยทา ยโสธร ... ... ... ขอ้ มูลผปู้ ่ วย ขอ้ มูลการรักษา ขอ้ มูลการนดั หมาย ขอ้ มูลแพทย์ ขอ้ มูลค่ารักษา Microsoft Access 10

ชนิดของฐานข้อมูล แบบศูนย์กลาง (Centralized Database)  ฐานขอ้ มูลส่วนบุคคล (Personal Database)  ฐานขอ้ มลู ส่วนกลาง (Central Database)  ฐานขอ้ มูลไคลเอนท/์ เซิร์ฟเวอร์ (Client/Server) แบบกระจาย (Distributed Database) Microsoft Access 11

Centralized Database หมายถงึ ขอ้ มูลท้งั หมดจะถูกเกบ็ ไวท้ ่ีเดียวกนั การควบคุมดูแลจะทา ไดง้ ่ายกวา่ แบบกระจาย และเป็นท่ีนิยมใชง้ านในปัจจุบนั พบ เห็นทวั่ ไปจะมีอยู่ 3 ประเภท คือ Microsoft Access 12

Personal Database ฐานขอ้ มลู ส่วนบุคคล เป็นฐานขอ้ มลู ที่ใชบ้ นเคร่ือง คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PC Standalone) มกั ใช้ สาหรับการพฒั นาโปรแกรม การทางานโครงการของ นกั ศึกษา และงานส่วนบุคคลทว่ั ไป เช่น บญั ชีรับจ่าย ส่วนตวั ขอ้ มลู ที่อยเู่ พื่อน ๆ เป็นตน้ Microsoft Access 13

Personal Database Microsoft Access 14

Central Database ฐานขอ้ มลู ส่วนกลาง เป็นฐานขอ้ มลู สาหรับผใู้ ชห้ ลายคน โดยที่ขอ้ มลู และโปรแกรม จะเกบ็ อยทู่ ่ีเครื่องแม่ขา่ ย (Host Server) และมีเครื่องลูกขา่ ย (Work Terminal) ต่อเชื่อมผา่ น ระบบเครือข่าย การประมวลผลท้งั หมดจะทาที่เคร่ืองแม่ข่าย ดงั น้นั เครื่องแม่ข่ายจาเป็นตอ้ งมีขีดความสามารถสูงมาก เพื่อ รองรับการประมวลผลพร้อม ๆ กนั Microsoft Access 15

Central Database Microsoft Access 16

Client/Server เป็นฐานขอ้ มูลสาหรับผใู้ ชห้ ลายคน โดยท่ีขอ้ มูลจะเกบ็ ที่ เซิร์ฟเวอร์ และโปรแกรมจะอยทู่ ี่ไคลเอนท์ การประมวลผล จะทาท้งั ที่ไคลเอนทแ์ ละเซิร์ฟเวอร์ ดงั น้นั วธิ ีน้ีจะสามารถลด งานของเซิร์ฟเวอร์ลง เช่น ใหเ้ ซิร์ฟเวอร์ทาการอ่านขอ้ มลู และส่งใหไ้ คลเอนทท์ าการคานวณผลลพั ธ์เพ่ือออกรายงาน เป็ นตน้ Microsoft Access 17

Client/Server Microsoft Access 18

Distributed Database หมายถงึ ขอ้ มูลจะถูกเกบ็ แยกไวค้ นละที่ เนื่องจากมีการใชข้ อ้ มูลจาก ระยะไกล (ยกตวั อยา่ ง กรุงเทพฯ-เชียงใหม่) การเขา้ ถึงและ การส่งขอ้ มลู จะทาผา่ นระบบเครือข่าย (ตามสายเคเบิล) ซ่ึง จะเกิดความล่าชา้ ทาใหก้ ารตอบสนองไม่ทนั ต่อเหตุการณ์ ดงั น้นั จึงแยกขอ้ มูลกระจายเกบ็ ตามสาขา ที่กรุงเทพฯ กจ็ ะ เกบ็ ขอ้ มูลลูกคา้ กรุงเทพฯ ที่เชียงใหม่กเ็ กบ็ ขอ้ มลู ลูกคา้ เชียงใหม่ เป็นตน้ Microsoft Access 19

Distributed Database กรุงเทพฯ เชียงใหม่ Microsoft Access 20

ประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูล  ใช้ข้อมูลร่วมกนั ได้ (Data Sharing)  มีระบบควบคุมความปลอดภยั (Security Control)  มีเครื่องมอื และคาสั่งในการสร้างและปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล (Data Definition)  มเี ครื่องมือและคาส่ังในการสร้างและปรับปรุงข้อมูล (Data Manipulation)  มีเคร่ืองมือทช่ี ่วยในการสร้างหน้าจอและรายงาน  มภี าษาสาหรับการเขยี นโปรแกรม เพอ่ื ประมวลผล และเพม่ิ ศักยภาพให้กบั ระบบ Microsoft Access 21

Relational Database ในปี ค.ศ.1970 มนี กั คณติ ศาสตร์ ชื่อ ดร.คอดด์ (Dr. E.F. Codd) ได้คดิ ค้นแบบจาลองฐานข้อมูล ซึ่งอยู่บนพนื้ ฐานใน เร่ืองของเซต (ยูเนียน/อนิ เตอร์เซคชั่น) Microsoft Access 22

Relational Database ตารางสินค้า รหัสสินค้า ช่ือสินค้า ... ... ตารางขายสินค้า รหัสสินค้า เลขทใ่ี บกากบั ... ... Microsoft Access 23

Relational Database ตารางขายสินค้า เลขประจาตัว เลขท่ีใบกากบั ... ... ตารางพนักงานขาย เลขประจาตัว ช่ือพนักงาน ... ... Microsoft Access 24

คาศัพท์ทใ่ี ช้ในฐานข้อมูล  Field คือส่ิงท่ีใชเ้ รียกแทนชื่อของขอ้ มูล 1 ตวั เช่น รหสั สินคา้ ชื่อ สินคา้ โดยแต่ละ Field จะบอกคุณสมบตั ิของขอ้ มลู แต่ละตวั เป็น ตวั เลขหรือตวั อกั ษร ขนาดที่ใชเ้ กบ็ (กี่ตวั อกั ษร) เป็นตน้  Record คือขอ้ มลู ของทุกฟิ ลดร์ วมกนั ใน 1 แถว เช่น ขอ้ มูลสินคา้ 1 Record จะประกอบดว้ ย รหสั สินคา้ ชื่อสินคา้ ราคาขาย เป็นตน้  Value คือค่าของขอ้ มูลที่เกบ็ ในแต่ละช่องของตาราง โดยท่ีมี คุณสมบตั ิตามฟิ ลดท์ ี่กาหนด  Primary Key คือ กลุ่มฟิ ลดท์ ี่เป็นตวั แทนของแต่ละ Record ซ่ึง จะตอ้ งมีค่าไม่ซ้ากนั (Unique) Microsoft Access 25

คาศัพท์ทใี่ ช้ในฐานข้อมูล Foreign Key คือกลุ่มฟิ ลดข์ องตารางหน่ึง ซ่ึงอา้ งถึงไพรมารี คียข์ องอีกตารางหน่ึง ใชส้ าหรับการเช่ือมความสัมพนั ธ์ของ 2 ตาราง Composite Key คือ ไพรมารีคียท์ ี่เกิดจากกลุ่มของฟิ ลดท์ ่ีมี จานวนมากกวา่ 1 ฟิ ลด์ Null Value คือคา่ ที่มีความหมายวา่ ไม่มีขอ้ มลู (แต่ไม่ใช่การ เคาะช่องวา่ งดว้ ย Spacebar) Microsoft Access 26

Chapter 2 การสร้างฐานข้อมูลด้วย โปรแกรม MS Access 2013

MS Access 2013 เป็นโปรแกรมจดั การฐานขอ้ มลู เชิงสมั พนั ธ์ (Relational Database Management) ท่ีมีความสามารถท้งั จดั การ ฐานขอ้ มูลและสร้างโปรแกรมในตวั เดียวกนั จึงเหมาะ สาหรับนกั ศึกษาที่จะเรียนรู้และพฒั นาโปรแกรมไวใ้ ชง้ าน รวมถึงผใู้ ชท้ ี่ไม่มีความรู้ในเรื่องการเขียนโปรแกรมมากนกั เน่ืองจากมีวธิ ีการใชง้ านง่ายและสะดวกต่อผใู้ ช้ Microsoft Access 28

การใช้โปรแกรม Microsoft Access 2013 เบอื้ งต้น เลอื กเทมเพลต เทมเพลต Access มตี าราง <Table> ควิ รี <Query> ฟอร์ม <Form>และรายงาน<Report> แบบทพี่ ร้อมให้ใช้งานได้แบบ ในตวั  ตัวเลอื กของเทมเพลตคอื เมื่อเร่ิม Access และสามารถค้นหา ออนไลน์สาหรับเทมเพลตเพม่ิ เตมิ ได้อกี ด้วย Microsoft Access 29

การเข้าโปรแกรม 1 หน้าตาเมอ่ื เปิ ดขนึ้ มาทุกคร้ัง (ถ้าไม่ได้เปิ ดผ่านตัวไฟล์ .accdb) ด้านซ้ายของรูปคือ ส่วนที่ใช้แสดงรายงานไฟล์ทีเ่ ราเคยทาไว้แล้วแต่ในรุปไม่ มี และมีป่ ุมสาหรับเลอื กเปิ ดไฟล์ ที่มีในเคร่ือง ส่วนทางด้านขวา มีป่ ุมค้นหา แม่แบบที่เตรียมไว้แล้วทางออนไลน์ ล่างลงมาที่มี 4 แบบคือแม่แบบสาหรับ งาน เลอื ก Blank desktop database 30

Template 1. Access คลกิ ไฟล์ > ใหม่ 2.เลอื กเทมเพลตฐานข้อมูลบนเดสก์ทอ็ ปและใส่ช่ือให้ฐานข้อมูลของคุณ ภายใต้ ช่ือไฟล์ (ถ้าคุณไม่เห็นเทมเพลตทจี่ ะใช้สาหรับคุณ ให้ใช้กล่อง ค้นหา เทมเพลตออนไลน์) 3. สามารถใช้ตาแหน่งทต่ี ้ังเริ่มต้นท่ี Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลกิ ทไ่ี อคอนโฟลเดอร์เพอ่ื เลอื กตาแหน่งทต่ี ้ัง 4.2ค1/0ล6/6กิ3 สร้าง <Create> Microsoft Access 31

2 หน้าต่างต้งั ช่ือตามทีต่ ้องการ / click เลอื ก Folder ระบุ Path Microsoft Access 32

3.ส่วนท่ตี ้องใช้ทางาน Microsoft Access 33

คยี ์ลดั 4. ส่วนบนสุดจะเป็ นพวกคยี ์ลดั ซ่ึงสามารถกาหนดได้เอง ถัดไป เป็ นชื่อ สิ่ง ที่ทางานอยู่ทุกคร้ังทส่ี ร้างไฟล์เปล่า blank database จะถูกบังคบั ให้สร้างตาราง เพราะอย่างน้อยฐานข้อมูลต้องมี 1 ตาราง อยู่แล้วถึงเรียกว่า ฐานข้อมูล ถัดไปเป็ นชื่อและ สถานท่ีเก็บไฟล์น้ันไว้ ต่อไปก็ ป่ ุม Help และป่ ุมเปิ ดปิ ดโปรแกรม Microsoft Access 34

บทที่ 3 การสร้างและกาหนดโครงสร้าง Table

รู้จกั กบั Table ใน Access ใน Access การเกบ็ ข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบของ Table (ตาราง) ดงั น้ัน เมือ่ คุณต้องการบนั ทกึ หรือเกบ็ ข้อมูล ก็ จะต้องทาการสร้าง Table ขนึ้ มาก่อน แล้วจงึ ใช้งาน การ สร้างกค็ อื การต้งั ช่ือและกาหนดโครงสร้างของ Table (กาหนดฟิ ลด์และคุณสมบตั ขิ องฟิ ลด์) รวมถงึ กาหนดไพรมา รีคยี ์ (Primary Key) และความสัมพนั ธ์ (Relationship) Microsoft Access 36

โครงสร้างฐานข้อมูล Record ข้อมูลผู้ป่ วย Table Field 37 HN ช่ือ สกลุ ทอี่ ยู่ 45001 วนั ชัย แซ่ต้ัง 45002 ยุวดี ปรีดา 45003 โดม การเรียน Microsoft Access

สร้าง Table โดยใช้ Design View ชื่อฟิ ลด์ (Field Name) เป็ นช่ือของข้อมูล ควรต้งั ให้ส่ือ ความหมายและไม่ยาวจนเกนิ ไป และห้ามใช้สัญลกั ษณ์พิเศษ เช่น ? , # , … ประเภทข้อมูล (Data Type) คอื ชนดิ ของค่าทจ่ี ะเกบ็ ในฟิ ลด์ น้ัน ๆ เช่น รหัสสินค้า มคี ่าเป็ นได้ท้งั ตัวเลขและตวั อกั ษร ผสมกนั ส่วนราคาต่อหน่วย มคี ่าได้เป็ นตวั เลขได้อย่างเดยี ว และสิ่งทต่ี ้องคานึงอกี อย่างคอื ข้อมูลใด ๆ ทต่ี ้องนาไป คานวณ จะต้องเป็ นตวั เลขหรือวนั ทเี่ ท่าน้ัน Microsoft Access 38

Data Type  Text ใช้สาหรับข้อมูลทเ่ี ป็ นตวั อกั ษร, ตวั เลข (ทไ่ี ม่ได้คานวณ) , สัญลกั ษณ์, เคร่ืองหมาย เป็ นต้น  Number ใช้สาหรับข้อมูลทเี่ ป็ นตวั เลข เช่น จานวนเงนิ โดยมใี ห้เลอื กดงั นี้  Byte ใชส้ าหรับช่วงของตวั เลขต้งั แต่ 0 ถึง 255 และเป็นจานวนเตม็  Integer ใชก้ บั ตวั เลขท่ีเป็นจานวนเตม็ ต้งั แต่ -32768 ถึง 32767  Long Integer ใชก้ บั ตวั เลขท่ีเป็นจานวนเตม็ ต้งั แต่ -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647  Single ใชก้ บั ตวั เลขที่มีจุดทศนิยมต้งั แต่ -3.402823E38 ถึง -1.401298E-45 สาหรับค่าติดลบ และช่วงขอ้ มูลต้งั แต่ 1.401298E-45 ถึง 3.402823E38 สาหรับ ค่าบวก Microsoft Access 39

Data Type Double ใช้กบั ตวั เลขทม่ี ีจุดทศนิยม Date/Time ใช้สาหรับข้อมูลทเ่ี ป็ นวนั ที่ ซ่ึงมีรูปแบบ (Format) ท้งั เป็ นวนั ทแ่ี บบ ค.ศ. หรือ พ.ศ. รวมท้งั แบบเตม็ คอื ท้งั วนั ทแ่ี ละเวลา แต่โดยปกตกิ จ็ ะใช้ Medium (DD- MMM-YY) Microsoft Access 40

Data Type Yes/No ใช้สาหรับข้อมูลทเี่ ป็ นตรรกะ ซึ่งจะมอี ยู่ 2 ค่าเท่าน้ัน คอื True (จริง) กบั False (เทจ็ ) OLE Object ใช้สาหรับข้อมูลทเ่ี ป็ น Object Linking Embedded (OLE) เช่น รูปภาพ (Image) เป็ นต้น Microsoft Access 41

Field Properties  Field Size ใช้กาหนดขนาดของข้อมูลทจี่ ะเกบ็  Format ใช้กาหนดรูปแบบการแสดงผลของข้อมูล  Input Mask ใช้กาหนดวธิ ีการป้ อนข้อมูล ซึ่งจะมตี วั Wizard ให้เลอื ก  Caption ใช้กาหนดคาอธิบายฟิ ลด์หรือข้อมูล  Default Value ใช้กาหนดค่าเริ่มต้น  Validation Rule ใช้กาหนดเงอื่ นไขของค่า เช่น ต้องเป็ นค่าบวกเสมอ ก็จะ กาหนดเป็ น >=0  Validation Text ใช้กาหนดข้อความทจ่ี ะแสดงหากใส่ข้อมูลไม่ตรงตาม เงอื่ นไข เช่น “ข้อมูลผดิ ! กรุณาใส่ค่าทเี่ ป็ นบวกเท่าน้ัน”  Required ใช้กาหนดว่าข้อมูลจะมคี ่าว่าง (Null) ได้หรือไม่ ถ้าได้ ให้กาหนด เป็ น No ถ้าไม่ได้ให้กาหนดเป็ น Yes Microsoft Access 42

การกาหนด ไพรมารีคยี ์ (Primary key) ให้เลอื กฟิ ลด์ทีต่ ้องการกาหนด จากน้ันให้คลกิ เมาส์ขวา เพอื่ เลอื ก Primary key หรือจะคลกิ ท่ี Tools bar รูปกญุ แจทอี่ ยู่ ด้านบนกไ็ ด้ ประโยชน์ของการกาหนด Primary key กเ็ พอื่ ป้ องกนั การ ป้ อนข้อมูลซ้า และการนาไปเชื่อมความสัมพนั ธ์กบั Table อนื่ ๆ Microsoft Access 43