เมื่อใช้ค่ายสีเขียวช่วยเป็นตัวกลางในการจัดประชุมออนไลน์

เม่อื ใชค้ า่ ยสีเขียวช่วยเปน็ ตวั กลางในการจัดประชมุ ออนไลน์

เม่ือใชค้ ่ายสีเขียวช่วยเปน็ ตวั กลางในการจดั ประชุมออนไลน์ เม่ือตกลงรบั ปากจะทำออนไลน์เป็นการจัดประชมุ ออนไลน์อย่างเปน็ ทางการกบั กล่มุ ทไี่ ม่ไดร้ จู้ กั คุน้ เคยกันมาก่อน ไมม่ ีผ้ปู ระสานงานหลกั เร่มิ แรกดว้ ยการตดิ ตอ่ เปน็ ทางการด้วยหนงั สือราชการ คนทเ่ี คยทำ จนค้นุ เคยอาจจะงงวา่ มนั กง็ ่าย ๆ ไมไ่ ด้ยุ่งยากอะไรเลยทำไมต้องเอามาเขยี นใหเ้ ป็นเร่ืองดว้ ย ง่ายกบั หลายคน แตอ่ าจจะยากสำหรับคนท่ีไม่คุน้ เลย แล้วจำนวนคนประมาณ 300 กว่าคน โจทย์มอี ยวู่ ่า ต้องมคี รจู ากสถานศกึ ษา ประมาณ 30 แห่ง แห่งละประมาณ 10-15 คน เขา้ รว่ ม “อบรมเพื่อเพ่ิมความรู”้ กล่มุ ครูจะต้องเข้าห้องประชุมตา่ งวนั ตา่ งห้องจากอกี คา่ ยหน่ึง แต่มารวมพลกนั เบอ้ื งต้นท่ี “คา่ ยสเี ขยี ว” เพราะคณะกรรมการท้งั หมด ค้นุ เคย ชำนาญ ทกั ษะการใชง้ านคลอ่ งและเป็นมติของ การประชมุ ผูเ้ ขยี นไม่คุ้นกบั ค่ายน้ีเลย แต่ก็ตั้งสตวิ ่า ต้องมคี ณะทำงาน แยกออกมาจากคณะกรรมการดา้ น วิชาการ จึงไดร้ วมตวั คณะทำงานท้ังหมด 4 คน การวางแผนการทำงานตลอดระยะเวลากอ่ นประชมุ ระหว่าง และหลังประชุมพบเร่ืองราวทุกวัน เฉพาะทำงานกับค่ายสเี ขยี วนีเ้ ทา่ น้นั วธิ ีการเป็นอย่างไร ลองมาติดตามกัน การวางแผนเรื่องหนงั สือแจ้งสถานศกึ ษา หนังสอื ราชการท่ีแจ้งสถานศึกษา กำหนดการเวลาส่งหนังสือตอบรับชัดเจน พร้อมแบบตอบรบั รายละเอยี ดแบบตอบรบั ระบุชือ่ -นามสกลุ ตำแหนง่ หมายเลขโทรศัพท์ พร้อมอีเมล ของครูเข้าร่วมประชุม ข้อสงั เกตที่พบก็คือ สถานศกึ ษาบางแหง่ ส่งแบบตอบรบั ตามแจ้ง แต่งานยากคือ ตอบดว้ ยลายมือ เร่ืองลายมอื เป็นเรอ่ื งเฉพาะส่วนตวั บุคคลจริง ๆ ตวั อักษรเขยี นด้วยลายมอื จึงสอ่ื สารไมต่ รงกนั กับผรู้ บั สาร ขอ้ นอ้ี ยากให้ เปน็ ขอ้ ควรปฏบิ ตั ิสำหรบั การทำงานที่กรอกข้อมูลแบบฟอร์มตา่ ง ๆ หากมีการขอข้อมูล การตอบกลบั ควรใช้ วิธกี ารพมิ พ์ สำหรบั หมายเลขโทรศพั ท์ ใหร้ ะบหุ มายเลขส่วนตวั การใหห้ มายเลขของสถานศกึ ษาจะเพม่ิ ขนั้ ตอนในการปฏิบตั งิ านหรือเหน็ ว่า จะไมป่ ลอดภยั ใหร้ ะบุหมายเลขโทรศัพท์ 2-3 คน เผ่ือไว้ตดิ ต่อบางคน ไมไ่ ด้ เหตุท่ีต้องขอไว้เพราะคณะทำงานจะได้ประสานตดิ ต่อใหช้ วนครูเข้ากลุ่ม การสรา้ งกลุ่มและเขา้ เปน็ สมาชกิ กลุ่ม เขาบอกมาวา่ ใครก็ทำได้ การเรยี กครูเข้ากลมุ่ ก็ทำไดง้ ่าย เม่ือตดิ ต่อกนั กับผู้ประสานงานท่ีคิดว่า น่าจะเปน็ ผู้ประสานงานหลัก ดจู ากตำแหน่ง เดาจากอายุ ตรงจุดนี้การโทรศัพท์แจ้งใหก้ ับตัวแทนผู้ ประสานงานตรง ๆ จะได้กลุ่มครทู ช่ี ดั เจนมากกวา่ จะรอใหช้ วนกันเอง ข้อสงั เกต เมื่อแจง้ แลว้ จะมกี ารชวนกนั เปน็ กลุม่ รายช่ือมากกว่าเป็นรายคน และแลว้ งานแรกท่ีพบกค็ อื เมื่อถึงจำนวน 100 คน ครูกจ็ ะแจ้งให้ทราบ ว่า ไม่สามารถเข้าร่วมกลมุ่ ได้ เรอื่ งน้ีผูส้ ร้างกลุ่ม ต้องตัง้ สติใหด้ ี คา่ ยนี้เขามีคำสง่ั กลับเข้าไปต้ังคา่ ได้ จากน้นั ผู้ ตง้ั ค่าออกจากระบบสกั พักเข้ามาใหม่ การรับสมาชิกก็จะเขา้ มาได้เป็นปกติ ครูจะทยอยเข้ามา จนถงึ วันท่ีประชุม มนั ยากตรงที่ไมร่ ูว้ า่ ครคู อื ใคร มาจากสถานศึกษาใด แล้วคิดวา่ ว่า รปู กไ็ มไ่ ดต้ รงปก เคยทำงานกับคนท่ีคุ้นเคยกนั เจอแบบน้ีกต็ อ้ งต้ังสตใิ หม่ ไม่ต้องรู้จักทุกคนก็ได้ แต่ขอให้ สื่อสารกนั รู้เรอื่ งเปน็ พอ ตัดเร่ือง การตรวจรายชื่อแตล่ ะสถานศึกษาวา่ มาครบหรือยัง ใจร่ม ๆ ว่า ขอใหม้ ี ตัวแทนของแต่ละแหง่ เขา้ มา

การโพสต์ขอ้ ความประกาศต้อนรับ การโพสตข์ ้อความต้อนรบั สมาชิก คณะทำงานต้องตกลงว่า จะให้ใครเปน็ หลักของการโพสต์ ไม่ทำหลาย ๆ คน เพราะครู ทีเ่ ขา้ มากอ่ นจะรู้ แต่คนเข้ามาภายหลงั จะงง ๆ ว่า คือใคร การโพสตต์ ้อนรับสมาชิก ผู้เขยี นเห็นวา่ เปน็ ธรรมเนยี มท่ี ตอ้ งปฏบิ ตั ิ เมื่อเราเข้าไปบา้ นใคร เป็นหน้าทขี่ องเจ้าของบ้าน ตอ้ งออกมาทักทายตอ้ นรับ การทักทายให้เป็นระยะ ดูจาก รายชื่อสมาชกิ ทีท่ ยอยเข้ากลุ่ม และการโพสต์ควรทำป้าย ประกาศให้เด่นชัด ถา้ เป็นข้อความอาจจะกลืนไปกับ ข้อความอ่นื ๆ เอกสารประกอบการประชมุ ค่ายนก้ี ารอปั โหลดไฟล์ทำได้ง่ายเหมือนไม่มีข้อจำกดั ผเู้ ขียนไดท้ ดสอบโดยการเก็บ Note จึงรู้วา่ ไม่ ไดผ้ ลกับสมาชกิ ส่วนใหญใ่ นกลมุ่ จงึ เปล่ยี นวิธกี าร โดยรวมไฟลเ์ อกสารตา่ ง ๆ ทเี่ กย่ี วข้องกบั การประชมุ ทงั้ หมดจัดเก็บโฟลเดอร์ให้เป็นระบบไว้บนคลาวด์ แล้วใช้วธิ กี ารทำลิงก์ สง่ ให้กล่มุ แล้วการสง่ แตล่ ะคร้ัง ก็ ควรทำป้ายประกาศให้ชัดเจน อาจจะต้องสง่ ซ้ำ ๆ เผ่อื ใหก้ ับสมาชกิ ทีพ่ ึ่งเข้ากลุม่ หรอื กอ่ นการประชุมของแต่ ละกลุม่ เพื่อเตือนและเตรยี มความพร้อมก่อนเขา้ ประชมุ หรือเม่ือสมาชิกสอบถาม ก็ต้องใชป้ ระกาศคกู่ ับลิงก์ ให้ชัดเจน การสง่ เอกสารประกอบการประชมุ ต้องฝึกใหค้ รูเรยี นรทู้ ีจ่ ะดหู รอื ใช้ขอ้ มูลบนคลาวดใ์ ห้เป็น จะไม่ แยกส่งเอกสารเปน็ รายบคุ คลหรอื รายหัวข้อให้เกลอื่ นในกลุ่ม การแกป้ ญั หาอยา่ งจรงิ ใจ การประชมุ ออนไลน์ บางครง้ั มีหลายเร่อื งเกินการคาดเดา เมือ่ พบปญั หาท่ีกลมุ่ ไม่สามารถแก้ไขได้ ทันทว่ งที ตอ้ งมีผ้รู ับผดิ ชอบประกาศหรือตอบคำถามแบบจรงิ ใจและยอมรบั ถึงข้อบกพร่อง และพร้อมท่จี ะหา วธิ ีแก้ไข ไมน่ ่ิงเงียบเพราะจะเปน็ การรวม “ฝงู ชน” ที่ทำให้ “ไมป่ ระทบั ใจ” กับการประชุมครง้ั น้ี หรอื หาก ประเดน็ คำถามเข้ามาจำนวนมาก กต็ ้องตกลงกันว่า จะต้องใหใ้ ครชว่ ยตอบเพราะทกุ คนเม่ือทำงานร่วมกัน ก็ ต้องประชมุ ตกลงและชว่ ยกันแก้ปัญหาแล้วตอบคำถามง่าย ๆ ได้ อย่างไรกต็ าม การแกไ้ ขจะต้องรวดเรว็ ด้วย เช่นกนั ข้อความตำหนิของสมาชกิ ในกลุม่ บางคนเมื่อออนไลน์ แล้วไม่ได้ดังท่ีคิด จะหลุดขอ้ ความตำหนคิ ณะทำงานในกลุ่ม สมาชกิ แบบนี้ คณะทำงานจะต้องทักสว่ นตวั และติดต่อพูดคยุ ด้วยทนั ที เพื่อให้ทราบสาเหตุของการเกดิ ปญั หาของสมาชกิ คือ อะไรแลว้ พยายามช่วยเหลอื หรอื แก้ไขให้ได้อย่างรวดเรว็ เม่ือผู้ตำหนิ เข้าใจและแก้ไขปัญหาไดแ้ ล้ว กพ็ ยายาม ชักชวนให้ผตู้ ำหนิไดย้ กเลิกขอ้ ความด้วยตวั เขาเอง ตรงนี้ท่ผี ู้เขียนพบคือ บางครัง้ ครูไม่ได้ชำนาญในการใชง้ าน ออนไลน์อาจจะเขา้ ใจผดิ บางเรื่อง การชว่ ยเหลือแบบน้ี ช่วยทง้ั สองฝา่ ย คือ ชว่ ยรักษาภาพลักษณ์ของครูและ ช่วยทำใหส้ มาชิกในกลมุ่ รวู้ ่า ครไู ดร้ บั ความชว่ ยเหลือเรียบรอ้ ยแลว้

ขอ้ ความรอ้ งขอขอ้ มูลหรือความช่วยเหลือ การส่ือสารในกลุ่มของคา่ ยน้ี ข้อความจะเรียงลำดับลงไปเร่ือย ๆ หากมีครูรอ้ งขอจำนวนมาก แสดงว่า ระบบของคณะทำงานต้องปรับปรงุ แก้ไข แต่ถ้าเปน็ รายคน กต็ ้องรบี ดำเนินการ การตอบคำถามบางครั้งจะไม่ สามารถสื่อสารไดต้ รงกนั เชน่ การขอเขา้ กลุ่มประชุม ณ วันประชุม ผเู้ ขียนแจ้งรหสั เขา้ ห้องตามที่ได้แจง้ ก่อน หนา้ นี้มาอยา่ งต่อเน่ือง แตผ่ ูป้ ระชุมไม่เข้าใจรหสั ดงั น้นั ก็ต้องใชว้ ิธกี ารอ่นื เช่นการสง่ ลิงกเ์ ขา้ ห้องแทนรหสั ตอ้ งเรียนรู้ว่า พน้ื ฐานหรอื ทักษะ ความชำนาญการใช้งานของแตล่ ะคนต่างกนั อย่าเหมารวมว่า ทกุ คนจะรู้ทกุ เรอื่ ง ฝกึ ใหส้ มาชกิ โต้ตอบในห้องประชุม อย่างท่ีบอกไว้เบ้ืองตน้ วา่ กลุ่มของคา่ ยสีเขยี นน้ี เปน็ การรวมกล่มุ ก่อนจะเขา้ ไปประชุมกับอกี ค่ายหนึ่ง ดงั น้ัน ระหวา่ งการประชมุ สมาชกิ ก็จะเขา้ ไปอยใู่ นห้องประชุมของคา่ ยอน่ื เรยี บร้อยแลว้ และเมื่อเกดิ ปัญหาใน หอ้ งประชุม ต้องแนะนำให้สมาชกิ สอบถามจากห้องประชุมนนั้ ๆ หรือแนะนำการพิมพ์ข้อความหรือพูดคุยกบั ผดู้ แู ลหอ้ งนั้น ๆ ได้เลย เพราะกลมุ่ น้จี ะไมร่ ขู้ ้อมลู ท่แี ทจ้ ริงของแตล่ ะห้องท่ีจดั ประชุม จะตอบคำถามได้ไม่ตรง กับส่งิ ทคี่ รูต้องการ ขอ้ ความประกาศเมื่อจบภารกจิ การทำงานปกตขิ องผู้เขียนคือ การกล่าวคำขอบคุณ ผู้เขา้ ร่วม ประชมุ ทุกครั้งหลงั จบการประชุม แจง้ ให้รู้วา่ เปน็ ความขอบคุณ จากใจจรงิ เปน็ ตัวแทนของหน่วยงาน หรอื แจง้ สมาชกิ วา่ ตอ่ จากนี้ จะมีขั้นตอนเพ่มิ เติมอะไรที่ผู้เขา้ ประชุมต้องดำเนินการ เชน่ รอรบั วุฒบิ ตั รหรือมีตวั แทนรับวฒุ ิบัตร เอกสารบางสถานศึกษาไม่ครบ ต้องสง่ ตามภายหลัง สง่ งานตามทไี่ ดร้ ับมอบหมายภายใน กำหนดเวลา ออกจากกลุ่มได้ทนั ทีเพราะเสร็จส้ินภารกิจแล้ว ยกเลกิ กลุม่ น้ีภายในเวลาท่ีกำหนด ตอ้ งขอบคุณคณะทำงานที่ชว่ ยกนั ให้งานผ่านวกิ ฤตของแต่ละวัน จนครบกำหนดเสร็จสิ้นภารกจิ ข้นั ตอนทั้งหมดท่ีได้กล่าวมา เปน็ วธิ กี ารดำเนนิ การในการจัดประชมุ ด้วยการใช้งานรวมกล่มุ ครเู บ้อื งตน้ ผดิ ถกู อย่างไรหรืออาจจะมวี ธิ ที ด่ี ีกวา่ น้ีซึง่ ผเู้ ขยี นยงั ไม่รกู้ ็ได้ แล้วไม่ได้ตำหนสิ ำหรับกลุม่ ทเี่ คยได้รว่ มงานผา่ น ๆ มา เพราะก็เห็นว่า ทกุ กลมุ่ กบ็ รรลุเป้าหมายตามกำหนดกนั อย่างงา่ ยดาย ซ่ึงเบ้ืองหลงั อาจจะเป็นแบบผูเ้ ขยี นก็ได้ สิ่งท่ีพบบางเร่ืองก็นำมาเพิ่มเติมวา่ นา่ จะขาดไป บางเร่ืองกค็ ิดว่า ไม่พงึ ปฏิบัติก็ตดั ทิ้ง ดเู ขาดูเรา รบก่ีคร้งั ก็ เสมอตวั ...ฉันเอง *นางสาวพิมพร ศะริจนั ทร์, ศึกษานเิ ทศก์ เอกสารนเี้ ปน็ ความคดิ เห็นส่วนตัวเขยี นขึน้ เพอื่ ประกอบการทำงาน เป็นเร่ืองที่ใชเ้ ป็นแนวทางในการปฏิบตั ิ เขยี นวนั ท่ี 20 ตลุ าคม 2564