บัญชีเจ้าหนี้และการจ่ายชำระหนี้

ปฏบิ ตั งิ านขัน้ ต้นเก่ียวกกบั การบันทกึ บญั ชเี จ้าหนี้ และการจ่ายวเงนิ

การคกบคุมและเตรียวมเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายวเงนิ• การตรวจสอบวนั ครบกาหนดทต่ี อ้ งจ่ายชาระเงนิ ให้ถูกต้อง • ในการซอ้ื สินค้าเปน็ เงินเชือ่ เมื่อผซู้ ือ้ และผู้ขายตกลงเง่อื นไขในการชาระหน้ี แล้วก็ควรจะคานวณวันครบกาหนดไว้ล่วงหน้า ผู้ซือ้ จะไดท้ ราบวันที่จะตอ้ ง นาเงนิ ไปชาระเพอ่ื เตรียมจดั หาเงินไวช้ าระหน้ี และเพ่ือรกั ษาผลประโยชน์ ของกจิ การในกรณีที่มสี ่วนลดเงนิ สดส่วนผู้ขายจะไดท้ ราบวนั ที่กิจการจะได้รบั เงนิ จากผูซ้ อื้ และจะไดท้ วงถามหรือตดิ ตามหนีไ้ ดถ้ กู ด้วย ในการนับวันครบ กาหนดให้เรมิ่ นับถัดจากวนั ท่มี ีการซือ้ ขายสินคา้ เป็นวนั ที่ 1 และนบั จนครบ กาหนดเวลาหรอื อาจคานวณหาวันครบกาหนดดังนี้

การคกบคุมและเตรียวมเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีเก่ียวกกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายวเงนิ• นาวนั สดุ ท้ายของเดือนทมี่ กี ารซื้อสนิ คา้ เปน็ ตัวต้งั• นาวันทม่ี กี ารซือ้ สนิ ค้าเป็นตัวหัก• นาจานวนวนั ท่ียังขาดอยขู่ องเดอื นถัดไปบวกเขา้ ไปเร่ือยๆ จนกว่าจะครบกาหนด เช่น ซื้อสนิ ค้าเปน็ เงินเชอื่ เมื่อวนั ท่ี 10 เมษายน 2560 เงอื่ นไข 2/10,n/30 การคานวณวันครบกาหนดเปน็ ดังนี้จานวนวันของเดือนเมษายน 30หกั วันท่ซี อ้ื สินค้า 10จานวนวันท่ีเหลอื 20จานวนวันทย่ี งั ขาดอยู่ (30-20) 10ดงั น้นั วันท่คี รบกาหนดคอื วนั ที่ 10 พฤษภาคม 2560

• ทาใบสาคัญจ่ายและจดั ชุดเอกสารประกอบการจา่ ยเงนิ ให้ถกู ต้อง• การจา่ ยชาระหนี้ มวี ธิ กี ารปฏบิ ัติดังนี้ เมอ่ื ใกล้ถงึ กาหนดจ่ายเงินผ้ขู ายวางบลิ เรยี กเกบ็ เงิน แผนกบญั ชจี ะตรวจสอบ และจดั ทาใบสาคญั จ่ายขึ้น 1 ฉบบั โดยปกตจิ ะมเี อกสารประกอบการจา่ ยเงิน แนบกับใบสาคัญจ่ายดงั นี้ 1. เอกสารใบส่ังซ้ือ 2. เอกสารการรบั ของ 3. เอกสารใบแจง้ หนี้จากเจ้าหน/ี้ ใบกากับภาษ/ี ใบกากบั สนิ ค้า

เอกสารท้ัง 3 ชนิดนจี้ ะถกู ใช้เปน็ เอกสารประกอบการจา่ ยเงนิ เพราะก่อนท่ีเราจะทาการจา่ ยเงินใดๆ ออกไปนน้ั เราควรมั่นใจวา่ เป็นการจ่ายเงนิ ทีเ่ หมาะสมเปน็ การจ่ายเงินทใ่ี ชใ้ นการดาเนินงานของบริษทั มีผูต้ รวจสอบและอนุมัติแลว้โดยจะต้องตรวจสอบเอกสารเพ่ือใหม้ ั่นใจว่า - มกี ารสงั่ ซ้ือจริง(โดยดจู ากใบสงั่ ซอื้ ) - มกี ารรับของเขา้ มาแล้วจริง(โดยดจู ากรายงานการรับของทมี่ ลี ายเซน็ จาก แผนกรบั ของและแผนกโกดงั ) - มกี ารแจง้ หนี้ดว้ ยยอดทีถ่ ูกต้องจากเจ้าหนท้ี ่ีตรงกับใบสงั่ ซ้อื และใบกากับสินคา้ (ดูจากใบแจ้งหน้ี/ใบสง่ สินคา้ /ใบกากับภาษ)ี

การคกบคุมและเตรียวมเอกสารประกอบการ บนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายวเงนิ• การควบคุมภายในเกีย่ วกับเจา้ หนแ้ี ละการจ่ายเงนิหลกั สาคญั ในการควบคมุ เงินสดจา่ ยมดี งั น้ี 1. กอ่ นจัดทาใบสาคญั ส่ังจา่ ยแผนกบัญชเี จา้ หน้ีจะตอ้ งทาการตรวจสอบเอกสารต่างๆ เพือ่ ให้แนใ่ จวา่ ครบถว้ นและถูกต้อง 2. แผนกบญั ชจี ะบนั ทกึ รายการใบสาคัญสง่ั จ่ายแตล่ ะใบในทะเยยี นใบสาคญั จา่ ย 3. มกี ารอนมุ ตั เิ ช็คจา่ ยสาหรับใบสาคญั สั่งจา่ ยแต่ละฉบับ โดยผู้บรหิ ารระดับสงู สุด

• การควบคุมภายในเกย่ี วกับเจ้าหน้ีและการจ่ายเงิน4. เชค็ ท่ีสง่ั จ่ายโดยผู้มีอานาจลงนามแล้ว ควรมีการควบคมุ ไว้อย่างดี5. แยกหน้าท่ใี นการทาใบสาคัญจา่ ยออกจากการจดั ทาเชค็6. ใบสาคัญจา่ ยฉบบั ใดที่ได้จ่ายเงนิ แล้ว ควรเก็บเข้าแฟ้มแยกตา่ งหาก พรอ้ มท้ังประทบั ตรา “จ่ายเงินแล้ว” ลงบนใบสาคัญจ่ายและเอกสาร ประกอบทุกฉบบั7. เชค็ และใบสาคัญสงั่ จ่ายทุกฉบบั ควรพมิ พเ์ ลขท่ลี ว่ งหนา้ สาหรบั เชค็ ท่ีเสยี หรือใชไ้ ม่ได้ควรประทับตรา “ยกเลกิ ” และเก็บไวใ้ นเลม่ เพอื่ เปน็ หลักฐาน สาหรับการตรวจสอบ

• การควบคุมภายในเก่ียวกบั เจา้ หน้ีและการจ่ายเงิน 8. กรณที มี่ ีการจ่ายเชค็ ลงวนั ที่ลว่ งหนา้ จดั ทาทะเบยี นคุมเชค็ เพือ่ จะได้ทราบว่าเชค็เหลา่ น้ันจะถงึ กาหนดจา่ ยเมื่อใด และควรระมัดระวังให้ยอดเงนิ ในธนาคารมีพอจา่ ยได้ 9. ผูต้ รวจสอบภายในควรมกี ารทางบกระทบยอดเพื่อเปรียบเทยี บยอดเงนิ สดรบั และจา่ ยตามท่ีลงบัญชไี ว้กบั รายงานของธนาคาร ถา้ แผนกบญั ชจี ะเป็นผทู้ า แผนกตรวจสอบภายในกจ็ ะตอ้ งตรวจอีกคร้ังหนึ่ง 10. พนกั งานการเงนิ ควรจะมีหนา้ ทแี่ ละความรับผิดชอบซง่ึ ระบุไวอ้ ยา่ งแนน่ อน และควรมกี ารสับเปลยี่ นหนา้ ท่กี นั บ้าง เพราะการทาหนา้ ท่ีประจาอย่เู ปน็ เวลานานน้ันอาจจะรว่ มมือกันทาการทุจรติ ได้11. กิจการควรมีการขอรบั เงนิ ประกันจากพนกั งานทีท่ าหนา้ ท่เี กยี่ วกบั เงินสดทกุ คนดว้ ยจานวนเงนิ ทจ่ี ะพอและคุ้มกบั จานวนเงนิ ทอี่ ยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของพนกั งานแต่ละคน เพอ่ืเป็นหลักประกันความซ่ือสัตย์

การบันทกึ รายวการบญั ชีเก่ยี วกกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายวเงนิ• การบนั ทกึ รายการเกี่ยวกบั เจ้าหน้แี ละการจ่ายเงิน เมือ่ มีการซอ้ื สินคา้ เป็นเงินเช่อื ยอดซ้ือจะเพ่ิมขึน้ และเจา้ หนก้ี ารค้าเพิม่ ขึ้น ตามจานวนเงินในใบกากับสินคา้ ตอ่ มาถ้ามีการส่งคนื สนิ ค้า จะบนั ทึกไว้ในบญั ชีส่งคนื สนิ ค้าเอกสารทผี่ ู้ซอื้ จะตอ้ งจดั ทาพรอ้ มกับสินคา้ ทสี่ ่งคืนคือ Debit Note และถ้ามกี ารชาระหน้ภี ายในกาหนดเวลาได้รบั ส่วนลด ก็จะเกิดส่วนลดรบั หรอื เรียกอกี อยา่ งหน่งึ ว่าสว่ นลดเงินสด เป็นบญั ชที ใ่ี ช้บนั ทกึ ส่วนลดท่ไี ด้รบั จากผขู้ าย ซ่ึงจะอย่ตู รงกนั ขา้ มกับบญั ชีซอ้ื การบันทกึ บัญชีจะเปน็ ดงั นี้

การบันทกึ รายวการบญั ชีเก่ยี วกกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายวเงนิ• การบันทึกรายการเก่ยี วกับเจ้าหน้ีและการจ่ายเงนิ- เมอื่ ซือ้ สนิ คา้ เป็นเงนิ เชอ่ื กรณี ไมม่ ีภาษีมลู ค่าเพิม่ เดบติ ซอื้ สินคา้ xx เครดติ เจา้ หน้ี xx- เมือ่ มีการส่งคนื สินคา้ กรณีไม่มีภาษีมูลค่าเพมิ่ เดบิต เจ้าหน้ี xx เครดิต ส่งคืนสนิ คา้ xx

การบันทกึ รายวการบญั ชีเก่ยี วกกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายวเงนิ• การบนั ทกึ รายการเก่ยี วกับเจา้ หน้แี ละการจา่ ยเงิน- เมือ่ ซื้อสินค้าเปน็ เงินเช่ือ กรณี มภี าษมี ลู ค่าเพ่ิมเดบิต ซอ้ื สนิ ค้า xxภาษีซื้อ xxเครดติ เจา้ หน้ี xx- เมือ่ มีการสง่ คนื สนิ คา้ กรณมี ภี าษมี ูลค่าเพิ่มเดบติ เจ้าหนี้ xxเครดิต ส่งคืนสนิ คา้ xxภาษีซื้อ xx

การบนั ทกึ รายวการบญั ชีเก่ยี วกกับเจ้าหนีแ้ ละการจ่ายวเงนิ - เมอื่ มกี ารจา่ ยชาระหน้ีกรณไี ม่มีส่วนลด เดบิต เจ้าหน้ี xx เครดิต เงินสด xx - เม่อื มกี ารจ่ายชาระหน้ีกรณีมีสว่ นลด เดบติ เจา้ หนี้ xx เครดิต เงินสด xx สว่ นลดรบั xx

การบนั ทกึ รายวการในบญั ชีแยวกประเภท บญั ชแี ยกประเภท คอื แบบฟอรม์ ทใ่ี ชจ้ ดบนั ทกึ รายการคา้ โดยจัดประเภทไวเ้ ป็นหมวดหมูว่ ่าเปน็ สินทรัพยป์ ระเภทใด หนีส้ ินประเภทใด หรอื ส่วนของเจ้าของประเภทใด บัญชีแยก ประเภทยอ่ ย เป็นสมุดบัญชีท่ใี ห้รายละเอยี ดของขอ้ มลู มากขนึ้ ซงึ่ กจิ การจะจัดทาหรือไม่ก็ได้ แต่ถ้า จัดทาก็จะช่วยใหท้ ราบขอ้ มลู ได้ละเอยี ดมากขึ้น สมดุ บญั ชีแยกประเภทแบง่ ออกเปน็ 2 ชนดิ คอื สมุดบญั ชแี ยกประเภทท่ัวไป และสมดุ บัญชแี ยกประเภทย่อย โดยสมุดบญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป เปน็ สมดุ บญั ชีแยก เลม่ หลักท่ีกจิ การจะต้องจดั ทา สว่ นสมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย จัดเปน็ สมุดบัญชีแยกประเภทยอ่ ย ซึง่กิจการอาจจะจดั ทาหรอื ไม่ก็ได้

การผ่านรายวการไปบญั ชีแยวกประเภทท่กั ไปการผ่านรายการจากสมดุ รายวันท่วั ไป ไปบัญชีแยกประเภท ตามหลักบัญชีคู่ ทาใหก้ ิจการสามารถนาขอ้ มูลมาจดั ทางบการเงิน รายงานทางการเงนิ ไดส้ ะดวกและรวดเร็ว ดงั น้ันความสาคญั ของบญั ชีแยกประเภท สรุปดงั นี้1.จาแนกรายการค้าออกเปน็ หมวดหมู่2.คน้ หาและแกไ้ ขข้อมลู ไดง้ ่าย3.ไมต่ ้องจดั ทางบแสดงฐานะทางการเงินขน้ึ ทุกครง้ั ทมี่ รี ายการค้าเกิดขน้ึ4.สะดวกในการหายอดคงเหลือและจดั ทางบและรายงานตา่ ง ๆ เชน่ งบทดลอง กระดาษทาการ เป็นต้น5.ใช้เปน็ หลักฐานในการอ้างอิง

การผ่านรายวการไปบญั ชีแยวกประเภท การผา่ นรายการไปบญั ชีแยกประเภท ให้ยดึ การบนั ทกึ รายการในสมดุ รายวนั ทว่ั ไปเป็นหลกั -ถา้ การบันทกึ รายการในสมดุ รายวนั ทัว่ ไปบนั ทกึ ไวด้ ้านเดบิต ผ่านไปบัญชแี ยกประเภทก็ตอ้ งผ่านไปดา้ นเดบติ -ถ้าการบันทึกรายการในสมดุ รายวันท่วั ไปบันทกึ ไว้ดา้ นเครดิต ผา่ นไปบัญชแี ยกประเภทกต็ ้องผา่ นไปด้านเครดติ -เขียน วันเดอื นปี ทุกคร้ังทีบ่ นั ทกึ รายการ -เขยี นจานวนเงนิ ลงในช่องจานวนเงนิ ทงั้ ดา้ นเดบติ และเครดิต โดยยึดดา้ นที่บันทกึ ไว้ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไปเปน็ หลกั

การผ่านรายวการไปบัญชีแยวกประเภท การอ้างอิงรายการในบญั ชแี ยกประเภท มหี ลกั ดังน้ี 1 กรณีเป็นรายการเปดิ บัญชีท่เี ปน็ การลงทนุ ใหม่ท่เี จ้าของกิจการนาสนิ ทรัพย์เพียงอย่างเดยี วมาลงทุน ในชอ่ งรายการให้เขยี นชือ่ บัญชีท่ีอยูต่ รงกนั ข้าม 2 กรณเี ป็นรายการเปดิ บญั ชี ซ่งึ เป็นรายการท่ีลงทุนครั้งแรก หรือรายการวันที่ 1 ของเดือนแตต่ อ้ งเปน็ รายการท่ลี งทนุ เทา่ นนั้ ท่ีมเี กนิ กวา่ 2 บญั ชขี ้นึ ไป ใหด้ ูตรงคาอธิบายรายการในสมุดรายวนั ทัว่ ไป ถ้าคาอธิบายรายการเขียนวา่ “นามาลงทุน”ให้อ้างองิ ในรายการบัญชีแยกประเภททุกประเภททกุ บญั ชดี ้วยคาวา่ “สมดุ รายวนั ทั่วไป” 3 กรณลี งทุนโดยเรม่ิ รอบระยะเวลาใหม่ (งวดบญั ชีใหม)่ คาอธิบายรายการเขยี นคาวา่บนั ทึกรายการเปิดบญั ชดี ว้ ยยอดยกมา ให้อา้ งองิ รายการดว้ ยคาว่า “ยอดยกมา” ทกุ บัญชี

การผ่านรายวการไปบัญชีแยวกประเภท กรณเี ป็ นรายการค้าปกติระหว่างเดือนในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภท ตรงกนั ข้ามกนั

บัญชีแยวกประเภทยว่อยว• สมดุ บญั ชแี ยกประเภทยอ่ ย (Subsidiary ledger) เป็นสมดุ บญั ชีท่ีจัดทาข้นึ เพื่อให้ รายละเอียดของข้อมลู ทางการเงินมากขึ้น เช่น สมดุ บัญชแี ยกประเภทย่อยลูกหนี้ สมุดบัญชแี ยกประเภทยอ่ ยเจ้าหนี้ เปน็ ต้น มีลกั ษณะคลา้ ยกับรูปแบบของสมดุ รายวนั ทวั่ ไป แตจ่ ะมชี อ่ งยอด คงเหลอื เพ่ิมขน้ึ มา เพอ่ื แสดงรายการคงเหลอื ทุกครง้ั ที่มีการบนั ทกึ รายการ และเมอื่ ต้องการทราบยอดคงเหลอื

ตกั อยว่าง บัญชีแยวกประเภทยว่อยว ......(1) ..........(2) ......(1) ..........(2)..(3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) (5) (2) (6) (3) (7) (4) (8)

สมุดบญั ชีคุมยวอดสมุดบญั ชีคมุ ยอด (Controlling account) หมายถึงสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไป ซ่งึ ใช้ บนั ทกึ รายการบญั ชดี ้วยยอดรวมทผ่ี ่านมาจากสมดุ รายวนั เฉพาะ โดยจะมสี มุดบัญชีย่อยซง่ึ ใช้บันทึก รายการยอ่ ยหรือรายละเอียดของยอดรวมนน้ั แตล่ ะรายการบัญชปี ระกอบกบั สมดุ บัญชคี ุมยอด

ประโยวชน์ของบัญชียว่อยว จากลกั ษณะของบัญชยี อ่ ยที่ได้กล่าวแล้วข้างตน้ จะเหน็ ไดว้ ่ากิจการท่ีมีบญั ชยี อ่ ยจะเกดิ ประโยชน์ ดังนี้1. แสดงรายละเอียดของบัญชคี ุมยอด บัญชยี อ่ ยจะแสดงรายละเอียดของลูกหน้ี เจา้ หน้ีตลอดจนสนิ ทรพั ยแ์ ต่ละรายการ ว่ามีลกู หน้ี เจ้าหนี้ สินทรพั ย์ รายการใดบ้าง จานวนเทา่ ใด รายการ น้นั เกิดเม่อื ใด ครบกาหนดเม่อื ใด เปน็ ต้น2. มีการควบคมุ ภายในทดี่ ี เมือ่ กิจการจดั ใหม้ บี ญั ชีคุมยอดและบัญชียอ่ ยแลว้ กจิ การจะกาหนดให้พนักงานท่รี บั ผิดชอบบนั ทกึ รายการบญั ชคี ุมยอดและบญั ชยี อ่ ยเปน็ คนละคนเมอ่ื ส้ินงวด บัญชี กจิ การจะนาตัวเลขที่บันทึกในบัญชคี ุมยอดและบญั ชียอ่ ยมาเปรียบเทียบกัน ซึง่ ยอดคงเหลอื ของบัญชคี ุมยอดและยอดคงเหลอื รวมของบญั ชยี ่อยบัญชีเดยี วกนั ตอ้ งมียอดเท่ากันจึงจะถกู ตอ้ ง

คกามสัมพนั ธ์ระหก่างบญั ชีคุมยวอดและบญั ชียว่อยว

การทารายวละเอยี วดเจ้าหนี้• เมอื่ บนั ทกึ สมดุ แยกประเภทเจ้าหนร้ี ายบคุ คลแลว้ ส้ินเดอื นจะจดั ทารายละเอียดเจ้าหนี้ การค้าคงเหลอื เพอ่ื ไวต้ รวจสอบใหต้ รงกบั บัญชคี ุมยอดเจา้ หนก้ี ารค้าในสมุดแยกประเภท ท่วั ไปอีคร้ังหน่งึ ดงั นี้ รา้ น.................................... รายละเอยี ดเจา้ หนก้ี ารค้า วนั ท่ี........เดือน....................พ.ศ...............รา้ น............... xxร้าน............... xxรา้ น............... xxรวมยอดเจา้ หน้กี ารคา้ xx