Arasa

หน่วยที่ 4 ความจำเป็ นและประโยชน์ในการ เ ลื อ ก เ ก็ บ เ อ ก ส า ร

ความจำเป็นและประโยชน์ในการ เลือกเก็บเอกสาร ค่านำเนิดการเกี่ยวกับเอกสารนั้นมีมูลค่ามากมาย ถึง 10-40เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายของธุรกิจ เอกสารที่ถูกผลิตขึ้นมาทุกชิ้นย่อมมีความสำคัญ เสมอ แต่เมื่อเอกสารจำนวนมากที่ใช้จะเก็บไว้ ทั้งหมด ก็อาจมีปัญหาเรื่องอุปกรณ์และแห่งเก็บ

วงจรของ เอกสาร มีอยู่5ขั้นตอน 1 2 3 4 5 ขั้นผลิต ขั้นใช้ ขั้นเก็บ ขั้นค้นหา ขั้นทำลาย เอกสาร เอกสาร เอกสาร เพื่ออ้างอิง

ความจำเป็ นที่ ต้องเก็บเอกสาร ทำไมจึงต้องมีการจัดการเอกสาร คำ ตอบที่ค่อนข้างชัดเจนคงได้แก่เหตุผล ที่ว่าเอกสารนั้นมีความสำคัญ ช่วย บันทึกความจำ เป็นเครื่องมือที่จะใช้ อ้างอิงได้เมื่อมีความจำเป็นซี่

กล่าวเป็ นข้อๆได้ดังนี้ -เอกสารคือหลักฐานหรือพยาน ที่จะใช้อ้างอิงได้ -เอกสารเป็น เครื่องบันทึกความจำ ของ มนุษย์ได้ดีที่สุด -เอกสารเป็น แหล่งค้นคว้าในทาง ประวัติศาสตร์ได้ดีที่สุด

วัตถุประสงค์การเลือกเก็บ เอกสารให้เป็ นระเบียบ เนื่องจากเอกสารเป็นศูนย์ความจำ เมื่อเอกสารที่ จำเป็นเพื่อการเห็บค้นจึงต้อง มีแหล่งเก็บเอกสารที่ ปลอดภัยสะดวก ในการจัดทำและง่ายในการค้นหา เมื่อ ต้องการจะใช้ ผู้มีอำนาจจะต้องเข้าใจ ถึงความ จำเป็นและวัตถุประสงค์ ของการเก็บเอกสารอย่างดี

คุณภาพของการ จัดเอกสาร การจัดการเอกสารหรือเอกสารได้อย่างมี คุณภาพหรือ ไม่ อยู่ที่วัตถุประสงค์และเป้า หมายของหน่วยเก็บผู้ ดำเนินการเกี่ยวกับ เอกสารจะต้องวางเป้าหมายให้ ชัดเจน สำหรับการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้หน่วยงาน เก็บเอกสารมีคุณภาพและประหยัดแรงงาน และค่าใช้ จ่ายขององค์กร

เสนอ ครู วาสนา หล่อนน้อย จัดทำโดย นางสาวอรสา ปัสสาวัฒนะ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์เล่มนี้ เป็นส่วนหนึ่งของ รายงานวิชาหลักการจัดการเอกสาร รหัสวิชา 30216-2004 ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566 วิทยาลัยอาชีวศึกษาเลย