CRM RAKER 2021-2022

1 RAPAT KERJA ASKAR KAUNY 2021 - 2022



LAPORAN KERJA PERIODE 2020 - 2021 Review Target 2021  Pencapaian  Evaluasi 3

LAPORAN KERJA 1. Layanan Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Qiscus In Proker 3 agents, 1 nomor, Reseptionist CS Terstandartkan 1.592 served idealnya adalah - Mahad conversation Menjadi Add in Mahad & Kantor user khusus, Kantor Kas 2021 R manager Area 2 Kantor AK dibutuhkan 1 user menjadi Kantor menjadi kantor penerimaan donasi penerimaan donasi untuk di BM & fasilitas untuk aktif, Selama service excellent Ramadhan 3 kantor aktif

LAPORAN KERJA 1. Layanan Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Layanan In Proker - 437 penerimaan Donatur - Layanan donasi cash Jemput - 2 layanan (FtF) Donasi & Kunjungan pendampingan Donatur donatur - Complain In Proker < 10% < 3% Handling

LAPORAN KERJA 2. Layanan Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Layanan - Laporan bulanan Donatur In Proker - Pengiriman Kwitansi OTA Januari – Mei AfterSales Digital - Laporan bulanan - Pengiriman laporan Januari – Juli bulanan - FreshUpdate berita - Pengiriman laporan santri & tahunan pembangunan - Pengiriman - Pengiriman freshUpdate donator kwitansi digital (R) - Pengiriman komitmen kwitansi digital (A)

LAPORAN KERJA 2. Fundraising Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Campaign In Proker - WBS : 5.700 kontak,9 To - Produktifitas WBS, konten, konversi donasi kirimemail.com, 14,26% perbulan Donation WagHots - Kirimemail.com : 0,001% Openrate - Wag Hots : 407 grup, 90 konten/bulan, konversi donasi 14,28% perbulan

LAPORAN KERJA 2. Fundraising Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Campaign In Proker - Pendaftar To - Komitmen OTA increase 92% fr 2020 (135 to 259) Donation - Loss Add in - Produktifitas Maintenance 8% 2021 Telemarketing (juli 2021) - Tele Kurban 0,02% fr 1.185dt - Tele Ramadhan 0,001% fr 7.200dt

LAPORAN KERJA 2. Fundraising Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Campaign Add on - Pendaftar stuck To 2021 - Komitmen Wakaf in April (Jambi 14) Donation - Pendaftar 25 orang

LAPORAN KERJA 2. Fundraising Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Servicing In Proker Terlaksana, To - Laporan Bulanan termaintenance In proker - Pengiriman Donation Kwitansi - FreshUpdate - Fasilitas 2/3 terlaksana kenyamanan 1 event akhir tahun resepsionis 3 Event untuk Donatur dalam 1 tahun

LAPORAN KERJA 2. Fundraising Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Servicing In Proker - Layanan Jemput +/- 43 transaksi To Donasi perbulan Donation Cash/Natura

LAPORAN KERJA 2. Fundraising Status Review Target Pencapaian 2021 Evaluasi 2021 - Servicing Add on - Validasi 2.048 data To 2021 - Layanan Mitra per 20 Agustus Akrilik Donation - Kunjungan 63% (1295) : - Donasi 21% , alamat salah 38%, 0Rupiah 12%, kotak hilang 9% - Pengiriman Kwitansi Digital & Konfirmasi Donasi - Layanan zakat usaha

LAPORAN KERJA 2. Database & Status Review Target Pencapaian 2021 Sistem 2021 Add on - Pengisian standard menu 2021 - Sistem CS Pak Jenar - Upload Mutasi Rekening Juni 2021 - Juni 2020 - Modul upload mutasi - Input konfirmasi donasi - Uji coba singkronisasi In Proker Portal 1 & 3 - Tertib Penginputan - Akrilik sudah renumbering - Penambahan menu kwitansi natura - Akses untuk pemindahcatatan atas kwitansi hilang

SW STRENGTHS WEAKNESS SWOT S1. Aplikasi Layanan CS W1. SDM Rangkap Job S2. Tertib administrasi & pencatatan W2. Sistem belum sesuai kebutuhan OT S3. Sensitif terhadap data tidak wajar & W3. Tidak ada FaQ Program/Kegiatan konten yang tidak sesuai W4. Ruang Resepsionis yang tidak nyaman OPPORTUNITIES S4. Fast respon menangani complain & W5. Informasi yang tidak relate antara memberikan solusi yang memudahkan donator media massa dengan touch personal O1. Kegiatan Mahad yang bagus didukung S5. Update terhadap informasi program W6. Belum adanya standard foto publikasi oleh tim Mahad yang mampu memberikan S6. Analisa yg cepat untuk melakukan solusi yang relate dengan konten informasi cepat strategi campaign O2. Raport Prestasi santri yang detail S7. Tim yang solid & bekerjasama serta O3. Sinergi program dengan bertanggungjawab pada jobnya masing – komunitas/Lembaga lain masing O4. Kemudahan mendapatkan informasi & ilmu dari Lembaga lain Strategi SO Strategi WO • Optimalisasi Publikasi berita mahad & • Tim CRM harus mampu kritis terhadap santri dengan melihat kebutuhan pasar informasi yang masuk & teliti terhadap informasi yang keluar serta memberikan • Memperpanjang Langkah untuk pelayanan yang excellent dibalik menambah kanal pembayaran / keterbatasan yang ada. memperkuat layanan / memperluas branding THREATS Strategi ST Strategi WT • Pengembangan kompetensi SDM T1. Tlembaga/komunitas social • Memeriksa Kembali semua konten yang bermunculan dengan konten yang lebih keluar dari Lembaga baik di media social, menyentuh psikologis touch personal, website & mitra T2. Kepercayaan donatur & masyarakat yang crowdfunding turun karena konten yang dipublikasi lembaga 14 T3. Lembaga lain mulai melakukan sharing keilmuan antar Lembaga, yang dapat meningkatkan integritas Lembaga di masyarakat T4. Sistem mumpuni yang mengakomodir kebutuhan layanan profesional

RENCANA KERJA PERIODE 2021 - 2022 15

RENCANA KERJA 1. Layanan Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Qiscus Current 4 Agents, shifting SDM + in weekend, 3.000 Fasilitas - Mahad Not Bekerja + Menjadi Achieved served Training Kantor Kas conversation, maks (New) CS 3 menit Kantor BM diaktifkan Kembali, 2 Mahad sebagai model percontohan kantor kas

RENCANA KERJA 1. Layanan Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Layanan Current - 4 sesi kunjungan - Kemudahan Donatur donator setiap Transportasi & fasilitas bulannya (FtF) pelayanan - 600 penerimaan donasi cash - Complain Current < 2% - FAQ & Kecepatan Handling Divisi lain dalam merespon

RENCANA KERJA 2. Layanan Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Layanan Current - Laporan Ontime ( - Sdm (Include Qiscus) Donatur bulanan /pun - Kecepatan laporan AfterSales tahunan) dari Div. Kom - FreshUpdate untuk donator komitmen maks H+1 - Pengiriman kwitansi digital bulanan

RENCANA KERJA 2. Fundraising Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Campaign Current - Optimalisasi WBS - SDM Copywriter/ Training To 15 konten Psikologis Marketing/NLP perbulan - Training optimalisasi Donation Email (wbs1;9, wbs2;6) - Optimalisasi Email ( convertion rate open 2%), - Optimalisasi WagHots dengan focus konten

RENCANA KERJA 2. Fundraising Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Campaign Current - Komitmen OTA, - SDM & Healthy To Increase 50% Handphone Current Donation dengan nominal - SDM terendah 1 - Training Tele jt/bulan sebelum on task - Loss Maintenance maks 2% - Tele Kurban closing 2% - Tele Ramadhan closing 2%

RENCANA KERJA 2. Fundraising Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Campaign Current - Komitmen Wakaf - FAQ, Update To increase 30 % Progress, informasi sesuai kebutuhan Donation funding

RENCANA KERJA 2. Fundraising Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Servicing Current - Penggunaan Kemudahan fasilitas & To aplikasi blasting waktu untuk melakukan Current wa dengan penawaran kepada mitra Donation greentik/masking - Seragam resepsionis - Fasilitas - Air mineral, permen resepsionis - Kelengkapan prokes 4 Event dalam 1 Fasilitas service tahun, VIP Class excellent untuk Donatur

RENCANA KERJA 2. Fundraising Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Servicing Current - Layanan Jemput - Mesin EDC To donasi cash/natura - Kemudahan dengan memakai Donation Identitas, membawa Transportasi - Hadiah hadiah untuk donator, mesin EDC, Target 600 transaksi /tahun

RENCANA KERJA 2. Fundraising Status Target 2022 Kebutuhan 2022 - Servicing Current - Validasi Kunjungan - Jas Hujan / To 2048 data selesai di Perlengkapan akhir Desember Donation 2021 perlindungan dari - Perluasan hujan Kerjasama dengan toko yang - Seragam Lapangan berpotensi besar - Alat pelacak lokasi - Pemindahan kotak - Perlindungan pada toko yang berkendara tidak berpotensi - Donasi 40% - Layanan untuk mitra kerjasama

RENCANA KERJA 2. Database & Status Target 2022 Kebutuhan 2022 Sistem Current - Sistem CS Pak - SDM Jenar : - To do list IT Pembuatan modul, singkronisasi - Portal 1&3 data dapat autosynchronize

RAB CRM Rencana Anggaran 26

KESIMPULAN, USULAN & PENGAJUAN Berdasarkan pemaparan sebelumnya, maka : 1. Mohon agar tim CRM diijinkan untuk melakukan QC terhadap konten yang akan dikeluarkan ke CRM khususnya WAGHots, CRM diperbolehkan mengeluarkan materi konten sesuai dengan kebutuhan CRM dalam topik yang sama dengan Div. Kom 2. CRM membutuhkan SDM baru kurang lebih 10 orang & pengangkatan relawan menjadi karyawan 1 orang dengan posisi : 1 SDM sebagai Pic OTA Komitmen & Create Event CRM ( Karyawan ) 1 SDM sebagai rekap perolehan dan pic controlling system ( Karyawan ) 2 SDM sebagai telefundraising ( Relawan Harian ) 1 SDM sebagai copywriter ( Freelancer / Karyawan ) 4 SDM sebagai Resepsionis untuk BM, Setu dan 2 Mahad ( Relawan Harian ) 1 SDM sebagai layanan jemput donasi Pengangkatan Sofy menjadi karyawan, dengan penambahan beban kerja laporan kwitansi bulanan donator. 3. Sistem Pak Jenar masih membutuhkan waktu -/+ 3 bulan untuk proses ujicoba singkronisasi & pembuatan modul. Portal 1&3 tetap dipergunakan & diproses autosychronize khususnya untuk kwitansi

Perbandingan Tahun

Statistic Value Alpha 0,10 Beta 0,10 Gamma 0,00 MASE 0,40 SMAPE 0,25 MAE RMSE 808.461.002,93 1.135.681.562,77 Forecast 2022

Perbandingan Jenis Perolehan

Alpha 0,10 Beta 0,10 Gamma 0,00 MASE 0,46 SMAPE 0,06 MAE 692.808.233,82 RMSE 988.115.833,06 Forecast Sedekah 2022

Statistic Value Alpha 0,25 Beta 0,00 Gamma 0,00 MASE 0,61 SMAPE 0,32 MAE 246.276.412,01 Forecast Zakat 2022

Perbandingan Ramadhan

Statistic Value Alpha 0,10 Beta 0,10 Gamma 0,00 MASE 0,40 SMAPE 0,25 MAE 808.461.002,93 Forecast Ramadhan 2022

PERTUMBUHAN DONATUR

Jazakumullah Khoir Divisi CRM Phone: 0878-7722-1200 Email: [email protected]