CARA MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN SEKOLAH DENGAN EXCEL

Ardhi KOLESE DHARMA PARAMITHA Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 1

CARA MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN SEKOLAH DENGAN EXCEL Apakah sekolah perlu membuat Laporan Keuangan sekolah? Menurut saya, sebagai orang accounting & finance jawabannya adalah perlu. Terutama laporan keuangan sekolah swasta yang dikelola oleh yayasan atau lembaga. Kalau laporan keuangan sekolah negeri, terus terang saya kurang tahu, karena tidak punya pengalaman di sana ������ So, dalam kesempatan ini saya akan membahas cara membuat laporan keuangan sekolah Excel (financial statements for school) swasta, step-by-step. Mari langsung saja dimulai… 01: Proses Penyusunan Laporan Keuangan Sekolah Proses dan langkah-langkah membuat laporan keuangan sekolah hampir sama dengan membuat laporan keuangan perusahaan jasa, dagang, dan manufaktur. Paling tidak ada 7 tahap proses penyusunan laporan keuangan sekolah Excel, yaitu: Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 2

1.Mengklasifikasi, menggolongkan transaksi-transaksi keuangan yang terjadi di sekolah. 2.Menganalisis pengaruh transaksi- transaksi itu terhadap pos-pos laporan keuangan. 3.Mencatat proses (#1) dan (#2) ke dalam jurnal akuntansi. 4.Memindahkan hasil pencatatan dari jurnal transaksi ke dalam buku besar. 5.Membuat daftar saldo, neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance). 6.Membuat proses penyesuaian terhadap pos-pos tertentu laporan keuangan. 7.Menyusun laporan keuangan sekolah lengkap yang terdiri dari: 1.Laporan Posisi Keuangan 2.Laporan Laba Rugi 3.Laporan Perubahan Ekuitas 4.Laporan Arus Kas 5.Catatan Atas Laporan Keuangan Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 3

Bagaimana cara melakukan 7 proses penyusunan laporan sekolah tersebut? Ada 3 cara untuk melakukan proses penyusunan laporan keuangan sekolah adalah: 1.Dilakukan secara manual, yaitu dengan melakukan tiap proses itu secara manual. 2.Dilakukan secara semi manual, yaitu dengan bantuan software spread sheet, seperti Excel dan Google Spreadsheet. 3.Dilakukan dengan bantuan software akuntansi (accounting software) atau software ERP (enterprise resource planning) seperti SAP, Dynamics 365 for Finance and Operations. Anda bisa memilih 3 metode tersebut, silahkan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya yang dimiliki. Pilihlah dengan bijak ya ������ Dan pada kesempatan ini saya akan menggunakan software besutan Bill Gates, yaitu Microsoft Excel untuk membuat laporan keuangan sekolah. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 4

02: Klasifikasi Transaksi Keuangan Sekolah Langkah pertama proses penyusunan laporan keuangan sekolah adalah mengklasifikasikan dan menggolong- golongkan setiap transaksi keuangan sekolah. Dasar penggolongan transaksi keuangan sekolah adalah pos-pos, account, atau rekening yang disajikan dalam laporan keuangan. Secara umum ada 5 (lima) jenis account dalam laporan keuangan adalah: 1.Account Aktiva atau Aset (asset dalam bahasa Inggris nya). Contoh: kas dan piutang. 2.Account Kewajiban atau liabilitas (liability dalam bahasa Inggrisnya). Contoh: hutang. 3.Account Modal atau ekuitas (equity in English). Contoh: dana awal pendirian sekolah. 4.Account Pendapatan (revenue). Contoh: pembayaran SPP. 5.Account biaya (expense). Contoh: gaji guru dan karyawan sekolah. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 5

Jadi ‘hanya’ ada 5 pos utama dalam laporan keuangan. Simpel banget kan? Namun, yang perlu diperhatikan, dari 5 pos utama itu, bisa terdiri dari ratusan atau bahkan ribuan sub-account ������ Intinya, semua transaksi keuangan yang terjadi di sekolah bisa di klasifikasikan ke dalam 5 account tersebut. Untuk membantu memahami topik ini, perhatikan contoh berikut ini: Sekolah Dasar ‘Pintar Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ setiap tanggal 25 mengeluarkan beban gaji guru dan karyawan sebesar Rp 50.000.000. Bagaimana cara mengklasifikan pengeluaran dana gaji ini? Transaksi keuangan ini diklasifikan dalam 2 (dua) pos/account/rekening laporan keuangan sekolah adalah: 1.Account aset 2.Account biaya atau beban. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 6

03: Analisis Transaksi Keuangan Sekolah Setelah kita mengklasifikasikan jenis transaksi keuangan sekolah sesuai dengan pos laporan keuangan. Proses selanjutnya adalah menganalisis transaksi keuangan sekolah tersebut. Tujuan proses analisis transaksi keuangan sekolah ini adalah untuk mengetahui pengaruh transaksi terhadap account- account tersebut. Apakah transaksi keuangan sekolah tersebut menaikan atau menurunkan nilai account? *** Perhatikan analisis terhadap contoh transaksi pengeluaran biaya gaji guru dan karyawan sekolah di atas. Setelah kita mengklasifikasikan transaksi pengeluaran gaji guru dan karyawan, selanjutnya kita menganalisis pengaruh transaksi tersebut terhadap akun yang terpengaruh. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 7

Akibat dari pengeluaran beban gaji guru dan karyawan adalah: • Mengurangi nilai saldo account kas sekolah sebesar Rp 50.000.0000 • Menambah nilai saldo account biaya sekolah sebesar Rp 50.000.000 Setelah kita mengetahui pengaruh transaksi, selanjutnya kita mencatat ke dalam jurnal akuntansi seperti berikut ini: [Debit] Gaji Guru dan Karyawan ….. Rp 50.000.000 [Kredit] Kas ……… Rp 50.000.000 Gampang ya… 04: Membuat Buku Besar Cara paling sederhana untuk membuat buku besar akuntansi adalah memindahkan (posting) hasil pencatatan dari jurnal akuntansi transaksi keuangan sekolah ke dalam buku besar. Buku besar bisa diibaratkan sebagai rangkuman pencatatan transaksi keuangan sekolah masing-masing account. Perhatikan contoh proses membuat buku besar sederhana berikut ini: Transaksi keuangan sekolah #1: Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 8

Tanggal 01 Juni 2020, Sekolah Dasar ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ menerima SPP: • Kelas I sebesar Rp 10.000.000 • Kelas II sebesar Rp 10. 500.000 • Kelas III sebesar Rp 10.500.000 • Kelas IV sebesar Rp 12.000.000 • Kelas V sebesar Rp 12.000.000 • Kelas VI sebesar Rp 12.500.000 Transaksi keuangan sekolah #2: Tanggal 15 Juni 2020, Sekolah Dasar ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ membayar listrik dan air PDAM sebesar Rp 1.500.000 Transaksi keuangan sekolah #3: Tanggal 25 Juni 2020 membayar beban gaji guru dan pegawai sebesar Rp 50.000.000. Sebagai asumsi dalam satu periode hanya ada 3 transaksi di atas, maka kita bisa membuat buku besar akuntansi dengan proses seperti berikut ini: A: Melakukan analisis dan pencatatan transaksi keuangan sekolah: Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 9

Dari contoh transaksi-transaksi di atas, maka dapat kita melakukan analisis dan mencatatkan ke dalam jurnal akuntansi seperti berikut ini: Jurnal transaksi #1: [Debit] Kas …. Rp 67.500.000 [Kredit] Penerimaan SPP … Rp 67.500.000 Keterangan: Penerimaan kas dari SPP merupakan pendapatan sekolah. Transaksi ini akan mengakibatkan kenaikan nilai saldo kas dan setara kas, sehingga dicatat di sisi debit. Selain itu, akan menaikkan nilai saldo pendapatan sehingga dicatat di sisi kredit. Jurnal transaksi #2: [Debit] Beban Utilitas (air dan listrik) … Rp 1.500.000 [Kredit] Kas …. Rp 1.500.000 Keterangan: January 20, 2022 10 Hanya untuk kalangan sendiri

Pembayaran biaya listrik dan air akan mengakibatkan kenaikan nilai saldo akun biaya utilitas, sehingga dicatat di sisi debit. Selain itu, akan mengakibatkan penurunan nilai saldo kas, sehingga dicatat di sisi kredit. Jurnal transaksi #3: [Debit] Beban Gaji Guru dan Karyawan Sekolah … Rp 50.000.000 [Kredit] Kas … Rp 50.000.000 Keterangan: Pembayaran gaji guru dan staf sekolah akan menyebabkan penurunan nilai saldo kas dan dicatat di sisi kredit. Transaksi ini juga akan menyebabkan kenaikan nilai saldo akun biaya dan dicatat di sisi debit. B: Membuat Buku Besar dalam Proses Menyusun Laporan Keuangan Setelah melakukan pencatatan, selanjutnya kita pindahkan hasil catatan tersebut ke dalam buku besar. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 11

Dan hasil pemindahan pencatatan jurnal transaksi sesuai dengan jenis akunnya adalah sebagai berikut: Buku Besar: Akun Kas dan setara kas Contoh format buku besar akuntansi Buku Besar : Penerimaan SPP Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 12

Contoh format buku besar akuntansi Buku Besar: Akun Beban Utilitas Contoh format buku besar akuntansi Buku Besar: Akun Beban Gaji dan Karyawan Sekolah Contoh format buku besar akuntansi Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 13

05: Membuat Daftar Saldo – Penyusunan Laporan Keuangan Sekolah Setelah proses membuat buku besar akuntansi selesai, proses membuat laporan keuangan sekolah. Selanjutnya adalah membuat daftar saldo, neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance). Sesuai dengan namannya, maka neraca saldo ini berisi daftar saldo-saldo masing- masing account atau rekening laporan keuangan untuk sekolah. Bagaimana cara membuat neraca saldo atau daftar saldo ini? Cara paling mudah membuat neraca saldo adalah memindahkan masing-masing saldo account di buku besar akuntansi. Apa tujuan pembuatan neraca saldo ini? Tujuan membuat neraca saldo adalah untuk memeriksa kembali proses yang telah dilakukan sebelumnya. Indikasi kebenaran proses yang sudah dilakukan adalah dengan memeriksa Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 14

kesimbangan antara sisi DEBIT dan Kredit neraca saldo. Bila jumlah sisi debit dan sisi kredit sudah balance, maka sudah benar. Sehingga kita melanjutkan proses penyusunan laporan keuangan untuk sekolah selanjutnya. *** Untuk memperjelas proses membuat neraca saldo ini, perhatikan contoh neraca saldo berikut ini: SMK UNGGULAN ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ Daftar Saldo Tanggal 31 Mei 2020 Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 15

Contoh format daftar saldo keuangan sekolah Daftar saldo akun-akun neraca saldo di atas diambil dari saldo masing-masing akun di buku besar akuntansi. Total saldo dalam daftar saldo atau neraca saldo harus sama (balance). Jika berbeda, biasanya masih ada kesalahan dalam proses sebelumnya. Maka harus dicari dan ditelusuri sampai ketemu kesalahannya. 06: Membuat Jurnal Penyesuaian Jurnal penyesuaian adalah jurnal yang dibuat untuk melakukan proses penyesuaian terhadap pos-pos tertentu laporan keuangan (report and financial statement for school). Mengapa proses penyesuaian ini perlu dilakukan? Alasan utama melakukan proses penyesuaian dengan membuat jurnal penyesuaian adalah agar laporan Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 16

keuangan yang dihasilkan benar-benar menggambarkan kondisi yang sebenarnya. Bila tidak dilakukan proses penyesuaian, bisa jadi laba terlalu besar atau terlalu kecil karena ada komponen laporan keuangan lain yang tidak mencerminkan kondisi sebenarnya. Apa saja yang perlu disesuaikan? Ada beberapa account laporan keuangan sekolah yang perlu penyesuaian, antara lain: 1.Rekening Pembayaran Diterima di Muka 2.Rekening Pendapatan Diterima di Muka 3.Rekening Persediaan Barang 4.Rekening Penyusutan atau Depresiasi Aset Tetap. Perhatikan contoh proses penyesuaian depresiasi aset tetap dengan jurnal penyesuaian berikut ini: Sekolah Dasar ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ mempunyai kendaraan antar jemput yang dibeli bulan Januari 2020 dengan nilai perolehan sebesar Rp 150.000.000. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 17

Masa ekonomis = 8 tahun Nilai Residu = Rp 30.000.000 Nilai Depresiasi : = [( Rp 150.000.000 – Rp 30.000.000) : 8) : 12] = Rp 1.250.000 per bulan. Jadi pencatatan jurnal penyesuaian tiap bulannya adalah sebagai berikut: [Debit] Beban Depresiasi …. Rp 1.250.000 [Kredit] Akumulasi Beban Depresiasi … Rp 1.250.000 Proses pencatatan jurnal penyesuaian beban depresiasi ini biasanya dicatat pada setiap akhir periode, sampai masa ekonomis dari aset tetap habis. Bila proses penyesuaian depresiasi aset tetap ini tidak dilakukan, maka akan menyebabkan nilai laba (rugi) terlalu besar. 07: Menyusun Laporan Keuangan Sekolah Lengkap Tahap berikutnya adalah menyusun laporan keuangan sekolah lengkap. Dan untuk memudahkan dalam memahami dan membuat laporan keuangan ini. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 18

Saya sajikan satu contoh proses penyusunan laporan keuangan untuk sekolah mulai dari transaksi keuangan sekolah. A: Contoh Transaksi Keuangan Sekolah Pada contoh ini kita menggunakan data- data dari sebuah sekolah ‘Pribadi Mulia School’ berikut ini: Rekap Transaksi Keuangan Sekolah ‘Pribadi Mulia School’ Bulan Mei 2020 adalah sebagai berikut: 1: Penerimaan SPP = Rp 128.675.000, dengan rincian: • Kelas I = Rp 22.400.000 • Kelas II = Rp 28.600.000 • Kelas III = Rp 18.200.000 • Kelas IV = Rp 23.650.000 • Kelas V = Rp 17.825.000 • Kelas VI = Rp 9.450.000 • TK dan PG = Rp 8.550.000 2: Gaji Guru dan Karyawan = Rp 97.800.000 3: Pembayaran Listrik = Rp 1.845.563 Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 19

4: Pembayaran Telepon = Rp 540.769 5: Kebutuhan Kantor = Rp 12.349.607 6: Penyusutan Aset Tetap = Rp 8.173.958 7: PPh = Rp 1.286.750 B: Analisis dan Pencatatan Jurnal Transaksi Dari data-data di atas, selanjutnya kita analisis dan catat ke dalam jurnal akuntansi seperti berikut ini: [Debit] Kas Rp 128.675.000 [Kredit] SPP Rp 128.675.000 [Debit] Gaji Guru dan Karyawan Rp 97.800.000 [Kredit] Kas … Rp 97.800.000 [Debit] Pembayaran Listrik = Rp 1.845.563 [Kredit] Kas … Rp 1.845.563 [Debit] Pembayaran Telepon = Rp 540.769 [Kredit] Kas … Rp 540.769 [Debit] Kebutuhan Kantor …. Rp 12.349.607 [Kredit] Kas … Rp 12.349.607 [Debit] Penyusutan Aset Tetap …. Rp 8.173.958 [Kredit] Akumulasi Penyusutan Aset Tetap … Rp 8.173.958 [Debit] PPh …. Rp 1.286.750 [Kredit] Hutang PPh ….. Rp 1.286.750 Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 20

C: Membuat Buku Besar Sekolah Setelah menyelesaikan pencatatan jurnal transaksi keuangan sekolah, selanjutnya kita pindahkan atau posting ke buku besar, seperti berikut ini: Buku besar – Account Kas dan Account Akumulasi Penyusutan: Format buku besar – kas & akumulasi depresiasi Buku besar – Account biaya gaji dan utilitas (listrik) Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 21

Format buku besar – biaya Buku besar – Account biaya utilitas telpon dan account biaya kantor format buku besar Buku besar – Account penyusutan aset tetap sekolah dan account pajak penghasilan Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 22

Format buku besar – biaya Buku besar – Account PPh dan Penerimaan SPP Format Buku Besar D: Membuat Neraca Saldo Sekolah Neraca saldo dibuat setelah menyelesaikan penyusunan buku besar, dan hasilnya adalah seperti berikut ini: Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 23

SMK UNGGULAN Pribadi Mulia School Neraca Saldo Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020 Contoh Neraca Saldo Sekolah Dari neraca saldo di atas, kita bisa melihat bahwa total nilai saldo balance, yaitu sebesar Rp 138.135.708. E: Membuat Kertas Kerja Akuntansi Kertas kerja akuntansi adalah rangkuman atau ringkasan proses penyusunan laporan keuangan dari transaksi hingga laporan laba rugi dan neraca. Dan dari proses yang telah kita lakukan, maka dihasilkan sebuah kertas kerja atau neraca lajur 7 kolom berikut ini: SMK UNGGULAN Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 24

Pribadi Mulia School Neraca Lajur/ Kertas Kerja Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020 Kertas Kerja akuntansi F: Menyusun Laporan Posisi Keuangan Sekolah Laporan Posisi Keuangan adalah jenis laporan keuangan sekolah yang menunjukkan posisi aset, kewajiban, dan ekuitas pada saat tanggal dibuatnya laporan. Berikut ini posisi keuangan sekolah pada tanggal 31 Mei 2020: Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 25

SMK UNGGULAN Pribadi Mulia School Laporan Posisi Keuangan Tanggal 31 Mei 2020 Contoh Laporan Posisi Keuangan Sekolah Dari laporan posisi keuangan di atas, kita bisa mengetahui bahwa: • Jumlah aset adalah Rp 7.965.103 • Jumlah kewajiban adalah Rp 1.286.750 • Jumlah modal adalah Rp 6.678.353 Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 26

G: Menyusun Laporan Laba Rugi Dan berikut ini hasil proses perhitungan laba rugi dari transaksi-transaksi keuangan sekolah yang terjadi selama bulan Mei 2020. SMK UGGULAN Pribadi Mulia School Laporan Laba Rugi Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020 Contoh Laporan Laba Rugi Sekolah Dari Laporan Laba Rugi di atas, kita dapat mengetahui bahwa jumlah laba bulan Mei 2020 adalah sebesar Rp 6.678.363. Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 27

H: Menyusun Laporan Perubahan Ekuitas Sekolah Dari contoh data-data di atas, maka dapat disusun laporan perubahan ekuitas sebagai berikut: SMK UNGGULAN Pribadi Mulia School Laporan Perubahan Ekuitas Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020 Contoh Laporan Perubahan Ekuitas I: Menyusun Laporan Arus Kas Sekolah Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 28

SMK UNGGULAN Pribadi Mulia School Laporan Arus Kas Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020 Contoh Laporan Arus Kas Sekolah Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 29

Laporan arus kas atau cash flow adalah laporan yang menyajikan aliran kas dari operasi, investasi dan pendanaan. Dari laporan cash flow di atas, kita dapat mengetahui bahwa jumlah: • aliran kas dari aktivitas operasi adalah Rp 16.139.061 • aliran kas dari dari aktivitas investasi dan pendanan adalah Rp 0. Jadi pada akhir periode, yaitu tanggal 31 Mei 2020, jumlah saldo kas dan setara kas adalah sebesar Rp 16.139.061. Nilai ini jumlahnya harus sama dengan nilai kas dan setara kas yang disajikan di Laporan Posisi Keuangan per tanggal 31 Mei 2020. Coba cek, sama kan? 08: Kesimpulan Laporan Keuangan Sekolah adalah laporan yang menyajikan posisi keuangan dan kinerja sekolah. Dari laporan keuangan tersebut kita bisa mengetahui pertumbuhan dan Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 30

perkembangan kesuksesan visi misi sekolah dari waktu ke waktu. Terutama dari sisi keuangan. Dengan demikian, pengelola sekolah bisa menggunakan laporan keuangan tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Bagaimana cara dan langkah-langkah membuat laporan keuangan sekolah sudah dijelaskan di atas. Anda bisa mempelajari dan mengimplementasi-kan untuk sekolah Anda. Bila sekolah yang Anda kelola belum memiliki tata kelola keuangan yang sistematis sesuai standar akuntansi keuangan yang berlaku. Saran saya baca tentang pentingnya prosedur standar pengelolaan keuangan di SOP Finance dan Accounting Tools sederhana bermanfaat. Demikian yang dapat saya bagikan, semoga bermanfaat Hanya untuk kalangan sendiri January 20, 2022 31