งานนำเสนอ วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี

3. บนั ทกึ รายละเอียดของบริษัทในหน้าตา่ งๆ 4. กดป่ มุ F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมเก็บรายละเอียดที่บนั ทกึ เข้า เคร่ือง หน้าต่าง work flow ระบบโครงสร้างองค์กร























อธิบายเพ่มิ เตมิ การเพ่มิ บริษัทใหม่ 1. หลงั จากท่ีกดป่ ุม F10-SAVE เพ่ือให้โปรแกรมบนั ทึกข้อมูลแล้ว โปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมลู ไว้ท่ีไหน ซงึ่ ปกติโปรแกรมจะทาการเก็บข้อมลู ไว้ที่ C:\\SMARTBIZ.WIN (ช่ือบริษัทท่ีตงั้ ไว้) แตผ่ ้ใู ช้งานสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ ในท่ีนีจ้ ะเก็บข้อมลู ไว้ท่ี D:\\SMARTBIZ.WIN\\บริษัท เอสทีวี จากดั 2. โปรแกรมจะให้ผ้ใู ช้งานเลือกว่าจะใช้ข้อมลู อะไรบ้างจากบริษัทท่ีจะ เอามาเป็นต้นฉบบั หลงั จากที่กดป่ มุ OK แล้ว โปรแกรมจะขนึ ้ ช่ือบริษัทที่จะนามา เป็ นต้นฉบบั ให้เลือก 3. คลิกเลือกช่ือบริษัทท่ีต้องการใช้เป็ นต้นฉบบั ในที่นีค้ ือบริษัท (ยงั ไม่ ระบเุ จ้าของ) หลงั จากเลือกบริษัทต้นฉบบั แล้ว โปรแกรมจะทาการคดั ลอกข้อมลู ให้รอจนกวา่ โปรแกรมจะขนึ ้ ข้อความที่มมุ ขวาด้านบนวา่ “เก็บข้อมลู แล้ว...เพิ่มได้ อีกทนั ที”

4. กด Esc เพอื่ ออกจากโปรแกรม 5. เข้าโปรแกรมอีกครัง้ หากเข้าโปรแกรมแล้วไม่เห็นชื่อบริษัทที่เพ่ิมไว้ ให้คลิกท่ี (ลกู ศรชี ้1) และเลือกช่ือบริษัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรชี ้ 2 ) หลงั จากนนั้ ก็จะปรากฏช่ือบริษัทที่เพิ่มไว้ขึน้ มาให้เลือก ทาการคลิกเลือกช่ือ บริษัทที่สร้างไว้ (ลกู ศรชี ้3) จะเห็นวา่ มบี ริษัทเพิ่มเข้ามา ซง่ึ จะมีช่ือ Folder ที่เก็บ ข้อมลู ซา้ กบั บริษัทที่นามาเป็ นต้นฉบบั ให้เลือกช่ือบริษัท และช่ือ Folder ที่จะใช้ งานให้ถกู ต้อง หลงั จากนนั้ โปรแกรมจะทาการลบข้อมลู ของบริษัทที่ไม่เก่ียวข้อง ออกให้ และเม่ือเข้าโปรแกรมในครัง้ ตอ่ ไปก็จะเหลือเพยี งบริษัทท่ีจะใช้งานเท่านนั้ 6. เมื่อเลือกบริษัทที่ต้องการทางานแล้ว ท่ี Title Bar จะแสดงชื่อบริษัท และตาแหนง่ ที่จดั เก็บข้อมลู บริษัท 7. บริษัทท่ีสร้างขนึ ้ ใหมจ่ ะมี ผงั บญั ชี แบบฟอร์มงบ และแบบฟอร์มพิมพ์ เหมือนบริษัทต้นฉบบั (ยังไม่ระบุเจ้าของ) ตรวจสอบโดยเข้าท่ีระบบ บญั ชีแยก ประเภท ➠เปิ ด Work Flow ➠Setup Master File ➠เมนู เพิม่ /แก้ไขผงั บญั ชี

1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/แก้ไขรายละเอียดสาขา หรือเปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิม่ /แก้ไขรายละเอียดสาขา 2. ถ้าบริษัทมีสานกั งานใหญ่แห่งเดียว ให้กดป่ มุ F2-แก้ไข เพ่ือ เข้าไปแก้ไขรายละเอียดสาขา “สานกั งานใหญ่” แต่ถ้ามีสาขาอ่ืนๆ ด้วย ให้กดป่ มุ F3-เพิม่ เพ่ือเพิ่มรายช่ือสาขา 3. บนั ทกึ รายละเอียดของสาขา รหสั สาขา ช่ือสาขา ท่ีอยู่ ฯลฯ 4. เม่ือบนั ทึกรายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทึก ข้อมลู เข้าเครื่อง











1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพ่ิม/ แก้ไขรายช่ือฝ่ าย หรือ เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠เพิ่ม/ แก้ไขรายชื่อฝ่ าย 2. กดป่ มุ F3-เพิ่ม เพื่อเพิม่ รายชื่อฝ่ าย 3. บนั ทกึ รายละเอยี ดของฝ่ าย เชน่ รหสั ฝ่ าย ช่ือฝ่ าย 4. เมื่อบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง

1. เข้าที่ระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠โครงสร้ างองค์กร ➠เมนู เพิ่ม/ แก้ไขรายชื่อแผนก หรือ เปิด work flow ➠Organization Structure ➠เพิม่ /แก้ไขรายชื่อแผนก 2. กดป่ มุ F3-เพิม่ เพือ่ เพม่ิ รายชื่อแผนก 3. บนั ทกึ รายละเอียดของแผนก เชน่ รหสั แผนก ชื่อแผนก รหสั ฝ่ าย 4. เมื่อบนั ทึกรายละเอียดครบแล้ว กดป่ มุ F10-Save เพื่อบนั ทกึ ข้อมลู เข้าเคร่ือง



สาระสาคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ต้องมีการกาหนดฐานข้อมลู ในแต่ละ ระบบก่อนเน่ืองจากขณะท่ีเราบนั ทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซือ้ ระบบขาย ระบบ ลกู หนี ้และระบบเจ้าหนี ้เป็ นต้น ต้องมีการเลือกฐานข้อมลู มาใช้งานจึงต้องมีการเตรียม ฐานข้อมลู ไว้กอ่ น แตฐ่ านข้อมลู บางระบบสามารถเพิ่มเติมขณะบนั ทกึ ข้อมลู ได้ โดยขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู ทกุ ระบบเมื่อเข้าไปที่ระบบท่ีต้องการเตรียมฐานข้อมลู แล้วเลือกเมนู ฐานข้อมลู หรือเปิ ด Work Flow แล้วคลกิ ป่ มุ Setup Master Files

เม่ือจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลงั ขนั้ ตอนแรกคือการเตรียม ฐานข้อมลู ท่ีต้องใช้ในระบบมีขนั้ ตอนท่ีต้องเข้าไปบนั ทึกรายการก่อนเร่ิมทา การค้าโดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ➠ฐานข้อมูล (Setup Master Files)

เม่ือจะใช้งานระบบซอื ้ หรือระบบเจ้าหนี ้ขนั้ ตอนแรก คือ การเตรียม ฐานข้อมลู ที่ต้องใช้ในระบบ คือการเพิ่ม/แก้ไขรายช่ือผ้จู าหน่าย (ฐานข้อมลู “เพ่ิม/แก้ไขรายช่ือผู้จาหน่าย” ในระบบซือ้ นี ้ เป็ นฐานข้อมูลเดียวกับเมนู “เพิ่ม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี”้ ในระบบเจ้าหนี ้ วิธีการทางานเหมือนกัน ซ่ึง ผ้ใู ช้จะบนั ทกึ ข้อมลู ท่ีใดที่หนงึ่ ก็ได้ เพราะข้อมลู จะเช่ือมโยงถงึ กนั ทงั้ 2 เมน)ู 1. เข้าที่ ระบบซือ้ หรือ เข้าที่ ระบบเจ้าหนี ้ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนเู พม่ิ และแก้ไขรายชื่อผ้จู า หน่าย 2. ทาการเพิ่มรายการโดยกดป่ มุ F3-เพิ่ม 3. บนั ทกึ รายละเอียดเสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพื่อเก็บข้อมลู เข้า ระบบคอมพวิ เตอร์



การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบขายเป็ นการบนั ทึกฐานข้อมลู ของระบบ ขาย แต่เมื่อบนั ทึกแล้วจะเช่ือมโยงไปใช้กบั ระบบลกู หนี ้การเตรียมฐานข้อมลู ได้แก่ 1. บนั ทกึ รายช่ือลกู ค้า 2. กาหนดราคาขายประจาลกู ค้าแตล่ ะราย

เม่ือจะใช้งานระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร จะเร่ิมด้วยการเตรียม ฐานข้อมลู ที่ต้องใช้ในระบบดงั นี ้ 1. การบนั ทกึ รายช่ือธนาคาร 2. การบนั ทกึ รายการสมดุ บญั ชีเงนิ ฝากและยอดยกมาต้นงวด

การเพิ่มรายการสนิ ทรัพย์ 1. เข้าที่ ระบบสนิ ทรัพย์ ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ เมนู เพม่ิ /แก้ไขรายการสนิ ทรัพย์ 2. กดป่ มุ F3-เพม่ิ เพอ่ื เพ่ิมรายการ 3. บนั ทกึ รายละเอียดของสนิ ทรัพย์ตามต้องการ 4. กดป่ มุ F10-Save เพ่ือเก็บข้อมลู

การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท ได้แก่ 1. เพม่ิ และแก้ไขผงั บญั ชี 2. สร้างแบบฟอร์มการบนั ทกึ บญั ชีเพือ่ ช่วยลงรายการซา้ ๆ 3. การกาหนดหน้าท่ีของบญั ชีตามสภาวะทวั่ ไป 4. การกาหนดหน้ าที่ ของบัญชี ที่ จะใช้ งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ์)



สาระสาคัญ การบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบเป็ นการบนั ทึกยอดยกมาของรายการค้าท่ี เกิดขึน้ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใดเร่ิมใช้โปรแกรมพร้ อมกับการจดทะเบียน จัดตัง้ บริษัทฯ ก็ไม่ต้องทาขัน้ ตอนนี ้ โดยจะบันทึกเฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเร่ิมใช้ ระบบเพยี งครัง้ เดียวสว่ นยอดยกมาในรอบบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดย อัตโนมัติ แม้จะยงั ไม่ปิ ดงวดบัญชีก็ตาม กรณีท่ีผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบญั ชีก่อน ไม่ได้สามารถลงรายการรายวนั เพื่อเริ่มทางานไปก่อนได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจึง คอ่ ยย้อนกลบั มาบนั ทกึ ย้อนหลงั และสามารถเร่ิมงานใหมไ่ ด้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา

กรณี ที่ ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชี ก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการ รายวนั เพื่อเริ่มทางานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้แล้วจึงคอ่ ยย้อนกลบั มา บนั ทกึ ย้อนหลงั ทาให้ผ้ใู ช้สามารถเร่ิมงานใหมไ่ ด้โดยไมต่ ้องรอยอดยกมา 1. เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ฐานข้อมลู (Setup Master Files) ➠ บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภท หรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใสย่ อดยกมาเร่ิมต้นตงั้ บริษัทและสาขา 2. เล่ือนแถบสว่างหรือใช้เมาส์คลิกไปยงั รายการบญั ชีท่ีจะเข้าไปบนั ทึก รายการ 3. กดป่ มุ F2-แก้ไข เพ่ือเข้าไปใสย่ อดยกมาต้นงวดของบญั ชีนนั้ 4. บนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีซง่ึ อาจจะเป็ นยอดยกมาด้านเดบิต หรือเครดิตก็ได้ 5. บนั ทกึ รายละเอยี ดเสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพอื่ เก็บข้อมลู



เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชีครัง้ แรกหากธุรกิจที่ดาเนินกิจการมาแล้ว จะมีเจ้าหนีท้ ่ียงั ค้างชาระหนีอ้ ยู่จานวนหน่ึง จึงจาเป็ นต้องบนั ทึกยอดหนีข้ อง เจ้าหนีย้ กมาต้นงวด ซงึ่ จะทาเพียงครัง้ แรกเมื่อเริ่มใช้ระบบเท่านนั้ สาหรับยอด เจ้าหนีใ้ นงวดถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้อตั โนมตั ิการบนั ทึกยอดยกมา ของเจ้าหนีจ้ ะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารซือ้ ไปแล้วก็ได้ น่ันคือ เรา สามารถเริ่มทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนีก้ ารบนั ทึกยอดยก มาต้นงวดเลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คือ วิธีท่ี 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชาระหนีต้ ามท่ีมี ทงั้ หมด วิธีท่ี 2 ทารายการรวมยอดหนีข้ องเจ้าหนีร้ ายเดียวกันบันทึกรวม เป็ น Invoice ยกมาเพยี ง 1 รายการ

การบนั ทึกยอดยกมาของลกู หนีจ้ ะเข้ามาบนั ทึกหลงั จากออกเอกสาร ขายไปแล้วก็ได้ นนั่ คือ เราสามารถเร่ิมทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของ ลกู หนี ้เพราะในความเป็ นจริงหากเราหยดุ งานทงั้ หมดเพ่ือปิ ดบญั ชีลกู หนีเ้ ดิม ให้เสร็จก่อนจงึ เริ่มระบบใหมไ่ ด้ก็คงเป็ นเร่ืองที่วนุ่ วายอยไู่ มน่ ้อย การบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดเลอื กบนั ทกึ ได้ 2 แบบ คือ วิธีท่ี 1 บันทึกรายการ Invoice ท่ียังไม่ได้ถูกชาระหนีต้ ามท่ีมี ทงั้ หมด วิธีท่ี 2 ทารายการรวมยอดหนีข้ องลูกหนีร้ ายเดยี วกัน บันทกึ รวม เป็ น Invoice ยกมาเพยี ง 1 รายการ

เม่ือจดั เตรียมฐานข้อมลู ของระบบแล้วหวั ข้อนีจ้ ะเป็ นการบนั ทกึ ยอด ยกมาต้นงวดของสินค้าคงเหลือ ซง่ึ จะทาเพียงครัง้ แรกท่ีเริ่มใช้งานโปรแกรม เท่านนั้ สาหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบญั ชีถดั ไปโปรแกรมจะทาการยกยอด ให้เองอตั โนมตั ิ การบนั ทกึ ยอดสินค้ายกมาต้นงวดมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠ บนั ทึก (Edit) ➠ บนั ทึกปรับปรุงยอดสินค้าหรือ เปิ ด Work Flow ➠ Set Balance Data ➠ ใบปรับยอด 2. เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทา�งานโดยกดป่ มุ Enter 3. เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสร้ างไว้ที่ทะเบียนเล่ม เอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้แล้ว 1 เล่ม สามารถใช้ร่วมกบั รายการปรับ ยอดทวั่ ไปได้)

4. จะเข้ามาท่ีรายการใบปรับยอดให้ทาการเพิ่มรายการ โดยกดป่ มุ F3-เพ่ิม 5. บนั ทึกวนั ที่เอกสารใบปรับยอดจะต้องเป็ นวนั ที่ก่อนเริ่มใช้ระบบ 1 วัน (หรือวันท่ีตามงบแสดงฐานะการเงิน) เช่น ถ้ าเร่ิมใช้ระบบวันท่ี 01/08/58 ก็จะต้องลงวนั ท่ีในใบปรับยอดสินค้าเป็ นวนั ที่ 31/07/58 ซง่ึ เมื่อ บนั ทกึ วนั ท่ีแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าตา่ งแจ้งรูปแบบการ Post เป็ น N คอื ไมม่ ีการบนั ทกึ บญั ชีให้คลิก OK 6. บนั ทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบนั ทึกจานวน สินค้าในชอ่ ง “จานวนเพ่ิม” เสร็จแล้วกดป่ มุ F10-Save เพอื่ เก็บรายการ



สาระสาคัญ การบนั ทกึ รายการรายวนั (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทกึ รายการค้าตา่ งๆ ที่เกิดขึน้ ในแต่ละวนั เช่น ซือ้ ขาย สินค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้และการรับชาระ หนี ้รวมทงั้ การทารายการฝากถอนเงินกบั ธนาคารซ่งึ โปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะมีการ เชื่อมโยงระหว่างระบบต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถบันทึกรายการรายวันที่ระบบย่อยท่ี เก่ียวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบญั ชีท่ีระบบบญั ชีแยกประเภทให้อตั โนมตั ิ หรือจะ บนั ทกึ ที่ระบบบญั ชีแยกประเภทโดยตรงก็ได้

การบนั ทกึ รายการรายวนั (Entry Transaction) เป็ นการบนั ทกึ รายการค้า ตา่ งๆ ที่เกิดขนึ ้ ในแตล่ ะวนั เช่น ซอื ้ ขาย สนิ ค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้การ รับชาระหนี ้ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับ ธนาคารโดยโปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะเตรียมสมดุ รายวนั ไว้ให้ 5 เลม่ ได้แก่ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป สมดุ รายวนั เงินสดจ่าย สมดุ รายวนั เงินสดรับ สมดุ รายวนั ซือ้ เช่ือ และสมุดรายวนั ขายเชื่อ ให้เลือกเข้าทางานซ่ึงส่วนใหญ่รายการรายวัน เหล่านีจ้ ะเกิดจากการลงบญั ชีอตั โนมตั ิมาจากระบบต่างๆ ตามภาพแสดงการ เช่ือมโยงระหว่างระบบต่างๆ ซ่ึงจะเห็นว่ามีการบนั ทึกบญั ชีอัตโนมัติมาจาก ระบบตา่ งๆ เข้ามาที่ระบบบญั ชีแยกประเภทโดยผ้ใู ช้สามารถบนั ทกึ รายการราย วนั ที่ระบบย่อยที่เก่ียวข้องแล้วโปรแกรมจะทาการลงบัญชีที่ระบบบัญชีแยก ประเภทให้อตั โนมตั ิ หรือจะบนั ทกึ ที่ระบบบญั ชีแยกประเภทโดยตรงก็ได้



เมื่อมีการซือ้ ขายสนิ ค้าหรือบริการ การจ่ายชาระหนี ้การรับชาระหนี ้การจ่าย ค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการทารายการฝากถอนเงินกับธนาคาร ผู้ใช้สามารถบนั ทึก รายการเหล่านีใ้ นระบบย่อยแต่ละระบบเพ่ือให้โปรแกรมลงบญั ชีให้อตั โนมตั ิ โดยเข้า ระบบท่ีเก่ียวข้องแล้วเลือกใช้เมนใู นกลมุ่ Entry Transaction ของระบบนนั้ ๆ ดงั นี ้ 1. ระบบซือ้ (Purchase Order System) จะมีการบนั ทกึ รายการท่ีเก่ียวกบั การซือ้ สินค้าและบริการอาจจะเริ่มตงั้ แต่ การทาใบเสนอขออนุมัติจัดซือ้ การสง่ั ซือ้ สินค้า การซือ้ สินค้าและบริการทงั้ การซือ้ สด ซือ้ เชื่อ การส่งคืนสินค้า และได้รับใบลด หนีจ้ ากเจ้าหนี ้ 2. ระบบขาย (Sales Order System) จะมีการบนั ทกึ รายการค้าและการ จัดทารายงานท่ีเกี่ยวกับการขายสินค้าและบริการ อาจจะเร่ิมตงั้ แต่การทาใบเสนอ ราคา การรับคาสง่ั ขาย การขายสินค้าและบริการ ท่ีเป็ นการขายสด ขายเช่ือ การรับคืน สินค้าจากลกู ค้าและออกเป็ นใบลดหนีใ้ ห้กบั ลกู หนีเ้ป็ นต้น

3. ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System) การบนั ทึก รายการในระบบลกู หนีจ้ ะทาใบวางบิลหรือไม่ทาก็ได้และเมื่อถึงกาหนดชาระ หนีก้ ็จะเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงินจากลกู หนีห้ ลงั จากท่ีได้รับชาระหนี ้ อาจจะเป็ นเช็คเงินสด หรือการโอนเงินเข้าบญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณี ถกู หกั ภาษี ณ ที่จ่ายด้วย 4. ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System) การบนั ทึกรายการ ในระบบเจ้าหนี ้ มีขัน้ ตอนวิธีการเช่นเดียวกับการบันทึกรายการในระบบ ลกู หนี ้ถ้าเจ้าหนีท้ าใบวางบิลมาก็จะทาใบรับวางบิลก่อน และเมื่อถึงกาหนด ชาระหนีก้ ็จะบนั ทกึ รายการใบเสร็จรับเงิน ซง่ึ การจ่ายชาระหนีอ้ าจจะเป็ นเงิน สด เช็ค หรือการโอนเงินเข้าบญั ชีเงินฝากธนาคาร รวมถึงกรณีหกั ภาษี ณ ที่ จ่าย ก็จะมาบนั ทกึ รายละเอยี ดการจ่ายเงิน

5. ระบบเช็ค และเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System) ระบบเช็คและเงินฝากธนาคารเป็ นระบบท่ีเช่ือมโยงกบั ระบบขาย ระบบซือ้ ระบบลกู หนี ้ ระบบเจ้าหนี ้ ซึ่งที่ผ่านมาจะเห็นว่าส่วน ใหญ่จะบนั ทึกรายการรับเงินจากลกู หนี ้และรายการจ่ายชาระเงินให้เจ้าหนี ้ ได้จากระบบนนั้ เมื่อบนั ทึกรายการรับเงิน ซ่ึงอาจเป็ นเช็ค เงินสด หรือการ โอนเงินเข้าบญั ชี ก็จะมาเป็ นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้อตั โนมตั ิ แต่อย่างไรก็ตามอาจจะมีรายการเช็คหรือรายการธนาคารอ่ืนๆ ซ่ึงเป็ น รายการภายในของบริษัทและต้องการบนั ทึกเพื่อให้รายการในบญั ชีเงินฝาก ครบถ้วน

6. ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคา (Fixed Assets and Depreciation) การทางานในระบบสนิ ทรัพย์เป็ นการคานวณคา่ เสอื่ มราคา สินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่สงั่ ประมวลค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ในช่วง เดือนท่ีต้องการเท่านนั้ แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณค่าเสื่อมราคาให้ ละเอียดตามจานวนวนั ของแต่ละเดือน และทาการลงบญั ชีให้อตั โนมตั ิไป ยงั ระบบบญั ชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีท่ีผู้ใช้งานต้องการปรับปรุง ตวั เลขค่าเสื่อมราคาท่ีได้จากการคานวณต้องมาทาการปรับปรุงท่ีระบบ สินทรัพย์ให้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะ Update รายการไปลงบญั ชีให้ ถกู ต้อง

การบนั ทกึ รายการรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท จะบนั ทกึ ท่ีเมนู ลงรายวนั และผ้ใู ช้จะต้องเลือกสมดุ รายวนั ท่ีจะบนั ทึกรายการ ซง่ึ โปรแกรม เตรียมไว้ให้ 5 เล่ม ได้แก่ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป (GJ) สมดุ เงินสด-จ่าย (PC) สมดุ ซือ้ เชื่อ (PD) สมดุ เงินสดรับ (SC) และสมดุ ขายเช่ือ (SD) และการ บนั ทึกรายการในระบบบญั ชีแยกประเภท มีป่ มุ ฟังก์ชน่ั ท่ีสาคญั สาหรับการ บนั ทกึ รายการ ดงั นี ้ F2-สมดุล สง่ั ให้โปรแกรมทาการคานวณยอดเงินด้านเดบิต และ เครดติ ให้ดลุ กนั โดยจะนายอดท่ีทาให้ดลุ ไปใสท่ ่ีรายการบญั ชีสดุ ท้าย F4-ลบบรรทดั ใช้ลบรายการยอ่ ยบรรทดั ท่ีไม่ต้องการ F5-พมิ พ์ สงั่ พิมพ์ Voucher ใบที่ทารายการอยู่ F7-Link ใช้สาหรับเข้าไปดเู อกสารประกอบการลงบญั ชีท่ีทามาจาก ระบบอื่น หรือเข้าไปบนั ทกึ เอกสารเพิ่มเตมิ

การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท กรณีท่ีมีเอกสาร ประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ใช้จะต้องเลือกประเภทของเอกสารให้ถูกต้อง ซ่ึงกลุ่มของ เอกสารประกอบการลงบญั ชีท่ีนิยมใช้โดยทว่ั ไปจะแบ่งออกเป็ น 2 กล่มุ หลกั ๆ คือ กล่มุ ท่ี ขนึ ้ ต้นด้วยตวั P กลมุ่ นีจ้ ะเกี่ยวข้องกบั ระบบซือ้ และระบบเจ้าหนี ้และกลมุ่ ท่ีขึน้ ต้นด้วยตวั S กลมุ่ นีจ้ ะเก่ียวข้องกบั ระบบขายและระบบลกู หนี ้ดงั นี ้