การเขียนจดหมายกิจธุระ

การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ

จดหมายกิจธรุ ะ จดหมายกิจธรุ ะ หมายถึง จดหมาย ที่ ใช้ ติ ดต่ อสื่ อสารกันระหว่ างบุคคล หรือระหว่างหน่วยงาน ต่างๆ เก่ียวกบั หน้าที่การงานในชีวิตประจาวนั หรือ กิจธรุ ะส่วนตวั

จดหมายกิจธรุ ะที่ดี ๑. ความชดั เจน จดหมายที่เป็น ทางการจะต้องพิมพ์ ไม่ใช้เขียน กระดาษท่ีใช้ ถ้าไม่มีตราของ หน่วยงานกค็ วรเป็นกระดาษขาว ขนาด A๔ ไม่มีเส้น

จดหมายกิจธรุ ะท่ีดี ๒. ความสมบรู ณ์ ต้องระบสุ ่ิงที่จาเป็น ไว้ในจดหมายให้ครบถ้วน ๓. ความกะทดั รดั ภาษาท่ีเขียนต้อง เป็นภาษาท่ีกระชบั ได้ใจความ ชดั เจน ใช้ภาษาระดบั ทางการ

จดหมายกิจธรุ ะท่ีดี ๔. ความถกู ต้อง ต้องมีการทบทวน ให้ถกู ต้องทกุ ครงั้ ก่อนท่ีจะส่ง โดยเฉพาะช่ือและตาแหน่งผรู้ บั วนั เวลา ท่ีนัดหมาย เพราะหาก เกิดการผิดพลาดแล้วจะทาให้ เสียหายได้

จดหมายกิจธรุ ะท่ีดี ๕. ความสภุ าพ ต้องใช้ภาษาท่ีสภุ าพ ร้จู กั เลือกใช้กระดาษและพิมพ์ เรียบร้อยสะอาดสะอ้าน จ่าหน้าซองเหมาะสม

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธรุ ะ ๑. ส่วนหวั จดหมาย ๒. ส่วนรายละเอียดเนื้อหา ๓. ส่วนลงท้าย

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธรุ ะ ๑. หวั จดหมาย เป็นส่วนของชื่อองคก์ รหรอื หน่วยงาน ท่ีเป็นต้นสงั กดั ของผอู้ อกจดหมาย จะบอก รายละเอียดถงึ หน่วยงานที่รบั ผิดชอบและท่ีอยู่ หน่วยงาน ซึ่งจะมีตราองคก์ รหรอื ตราหน่วยงาน อยกู่ ลางหน้ากระดาษ ท่ีอย่จู ะอย่ทู างขวามอื ของ กระดาษ

ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานท่ีราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนัน้ และโดยปกติให้ลงที่ตงั้ ไว้ด้วย

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธรุ ะ ๒. ลาดบั ท่ีของจดหมาย คือ เลขลาดบั ของหนังสือ เขียนท่ีมมุ บนซ้ายว่า “ที”่ ใช้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรื่อง ทบั (/) เลขทะเบียนหนังสือส่งออกภายในปี พ.ศ. นัน้ ตวั อย่าง ที่ ศธ ๐๕๑๖.๑๗ / ๑๒๒

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธรุ ะ ๓. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของ ปี พทุ ธศกั ราชที่ออกหนังสือ เช่น ๑๓ พฤษภาคม ๒๕๕๙ ๔. เรอ่ื ง ให้ลงเรอ่ื งย่อที่เป็นใจความสนั้ ที่สดุ ของหนังสือฉบบั นัน้ ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรอื่ งของหนังสือฉบบั เดิม ตวั อย่าง เรือ่ ง ขอใช้สถานท่ีจดั สมั มนา เรื่อง ขออนุมตั ิจดั โครงการสมั มนาวิชาการ เรื่อง ขอเชิญเป็นวิทยากร เรือ่ ง ขอความรว่ มมือประหยดั พลงั งาน

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธรุ ะ ๕. คาขึน้ ต้น ให้ใช้คาขึน้ ต้นตามฐานะของผรู้ บั หนังสือ (ดตู ารางการใช้คาขึน้ ต้น สรรพนามและคาลงท้ายในหนังสือราชการและคาที่ใช้ในการจา่ หน้าซอง) แล้วลงตาแหน่งของผทู้ ่ีหนังสือนัน้ มีไปถงึ หรือช่ือบคุ คลในกรณีที่ไมเ่ กี่ยวกบั ตาแหน่งหน้าที่ คาขึน้ ต้นตามฐานะของผรู้ บั หนังสือ ตาแหน่งหรือช่ือบคุ คล ตวั อย่าง กราบเรียน ประธานศาลฎีกา เรียน อธิการบดีมหาวิทยาลยั สวนดสุ ิต เรียน นายภวิชช์ อรณุ วรรณ

ส่วนประกอบของจดหมายกิจธรุ ะ ๖. สิ่งท่ีส่งมาด้วย ให้ลงช่ือสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร (หนังสือราชการ) ส่ิงที่ส่งไปพรอ้ มกบั หนังสือนัน้ ในกรณีท่ีไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกนั ได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด ตวั อย่าง ส่ิงท่ีส่งมาด้วย ๑. เอกสารประกอบการสมั มนา จานวน ๑ ชดุ ๒. ใบตอบรบั การเข้าร่วมการสมั มนา จานวน ๑ ชดุ ส่ิงที่ส่งมาด้วย เอกสารประกอบการสมั มนา จานวน ๑ ชดุ สิ่งท่ีส่งมาด้วย เอกสารประกอบการสมั มนา จานวน ๕๐ ชดุ

๗. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการให้แยกเป็นข้อๆ ๘. คาลงท้าย ให้ลงตามฐานะของผรู้ บั หนังสือ (ดตู ารางการใช้ คาขึน้ ต้น คาลงท้าย และคาที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง) ตวั อยา่ ง ขอแสดงความนับถือ ใช้ลงท้ายถงึ บคุ คลท่ีมีคาขึน้ ต้นว่า “เรียน” ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง ใช้ลงท้ายถึงบคุ คลท่ีมีคาขึน้ ต้น จดหมายว่า “กราบเรียน” ขอนมสั การด้วยความเคารพ ใช้ลงท้ายหนังสือถงึ พระภิกษุทวั่ ไป

ส่วนสาคญั ของข้อความ + คาลงท้าย 1. เหตุ 2. วัตถุประสงค์

ส่วนสาคญั ข้อความ ต1.ิดเตห่อตคุ รงั้ แรก อ้างถึง ด้วย............... ตาม......... นัน้ เน่ืองด้วย....... ตามท่ี....... นัน้ เนื่องจาก....... อนุสนธิ..... นัน้ ตาม....ความละเอียดแจ้งแล้ว นัน้ ความสืบเน่ืองจากที่อ้าง บัดนี้ ช่ือสว่ นราชการ ในการนี้

2. วตั ถุประสงค์ จึง............................ “จึงเรียนมาเพื่อทราบ/โปรดทราบ” “จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณา”....... “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมตั ิ” “จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาสงั่ การ” “จึงเรยี นมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาดาเนินการ โดยด่วน” (ภายในวนั ที่............) ฯลฯ

หนังสือภายนอก ความประสงคแ์ ละ ขอ้ ตกลง

๙. ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ช่ือเจา้ ของหนังสือ และให้พิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ือ ไว้ใต้ลายมือชื่อการพิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมอื ช่ือให้ใช้คาว่า นาย นาง นางสาว บรรดาศกั ด์ิ ฐานันดรศกั ด์ิ หรอื เป็นสตรีที่ได้รบั พระราชทาน เคร่ืองราชอิสริยาภรณ์ (ท่านผหู้ ญิง คณุ หรือคณุ หญิง) รวมทงั้ ผมู้ ียศหรือตาแหน่ง ทางวิชาการนาหน้าช่ือเตม็ ตามสมควรแก่กรณี ตวั อย่าง ลายมอื ชื่อ (นายธีรวฒั น์ สายสิงห)์ ถา้ มียศที่ต้องใช้ยศ ให้พิมพค์ าเตม็ ของยศไว้หน้าลายมือชื่อ ตวั อย่าง พลเอก .....ลายมอื ช่ือ...... (ประยทุ ธ์ จนั ทรโ์ อชา)

๑๐. หมายเลขโทรศพั ทข์ องผเู้ ขียนจดหมายหรือหน่วยงานที่ออก ในส่วนนี้จะอยลู่ าดบั สดุ ท้ายของจดหมาย และพิมพช์ ิดขอบ จดหมายด้านซ้าย ควรระบหุ มายเลขโทรศพั ท์ โทรสาร ด้วย ตวั อย่าง สานักงานเลขานุการคณะฯ โทร./ โทรสาร ๐ – ๒๖๒๓ – ๕๐๙๗

ประเภทของจดหมายกิจธรุ ะ ๑. จดหมายไมตรีจิต ๑.๑ จดหมายขอบคณุ ๑.๒ จดหมายแสดงความยินดี ๑.๓ จดหมายแสดงความเสียใจ

ประเภทของจดหมายกิจธรุ ะ ๒. จดหมายเกี่ยวกบั หน้าที่การงาน ๒.๑ จดหมายเชิญ ๒.๒ จดหมายขอความรว่ มมือ ๒.๓ จดหมายสมคั รงาน ๓. จดหมายส่วนตวั

จดหมายแสดงความยินดี ๑. อารมั ภบท ๒. กล่าวถึงความสาคญั ของสิ่งที่ได้รบั ๓. แสดงความยินดี / อวยพร ๔. ใช้ถ้อยคาสภุ าพ จริงใจ

จดหมายแสดงความเสียใจ ๑. อารมั ภบท ๒. กล่าวถึงความสาคญั ของส่ิงท่ีได้รบั ๓. แสดงความเสียใจ ๔. ให้กาลงั ใจ ๕. แสดงเจตนาในการให้ความช่วยเหลือ

จดหมายแสดงความเสียใจ ๖. อวยพรให้สถานการณ์ส่ปู กติ ๗. ใช้ถ้อยคาให้เหมาะสม

จดหมายเชิญ ๑. อารมั ภบท ๒. กล่าวถึงเหตผุ ลของการเชิญ ๓. กล่าวเชิญ ระบวุ นั เวลา สถานท่ี ๔. ข้อความลงท้าย

จดหมายขอความร่วมมอื ๑. อารมั ภบท ๒. กล่าวถงึ ความสาคญั / ความสามารถ ๓. ขอความรว่ มมือ ๔. แสดงความหวงั และขอบคณุ

ตวั อย่างจดหมายกิจธรุ ะ (ประเภทขอความร่วมมือ) 201 ถ.เทพอทุ ิศ อ.เมอื ง จ.เพชรบรุ ี 80000 25 ธนั วาคม 2558 เรียน คณุ สาลิกา ที่นับถอื ผมเป็นนักเรียนร่นุ เดียวกบั คณุ แต่เรียนอย่หู ้อง 12 คณุ อาจจะจาผมไม่ได้ท่ีผม เขียนจดหมายมานี้ ผมมีเรอ่ื งท่ีจะขอรบกวนคณุ เก่ียวกบั งานท่ีผมทาอย่ทู ี่บริษทั ผมขอให้คณุ ช่วยกรอกแบบสอบถามเกี่ยวกบั สินค้าท่ีใช้ในชีวิตประจาวนั เพือ่ บริษทั ที่ผมทางานอย่นู ี้จะได้ปรบั ปรงุ ผลิตภณั ฑใ์ ห้มีคณุ ภาพตามที่ผใู้ ช้ต้องการผมได้แนบ แบบสอบถามมาพรอ้ มกบั จดหมายฉบบั นี้เรียบร้อยแลว้ ขอขอบคณุ คณุ สาลิกาล่วงหน้า ท่ีจะกรณุ าตอบแบบสอบถามให้บริษทั ของเรา ขอแสดงความนับถือ เทวราช ฟ้ าเพียงดิน

จดหมายสมคั รงาน ๑. อารมั ภบท ๒. ระบรุ ายละเอียดส่วนตวั ๓. กล่าวถงึ ประสบการณ์ ๔. อ้างอิงผรู้ บั รอบ ๕. ข้อความลงท้าย แสดงความพร้อม ความมนั่ ใจในการทางาน

ข้อควรคานึงการเขียนจดหมายกิจธรุ ะ ๑. ใช้ถอ้ ยคาสภุ าพ เหมาะสม ๒. ใช้รปู แบบจดหมายให้ถกู ต้อง ๓. เนื้อหาสมบรู ณ์ ชดั เจน ๔. สะอาด สวยงาม ๕. ใช้กระดาษและซองท่ีได้มาตรฐาน

ข้อควรคานึงการเขียนจดหมายกิจธรุ ะ ๖. ไมใ่ ช้ดินสอดา หรอื หมกึ สีแดง ๗. คานึงถึงมารยาท ธรรมเนียมปฏิบตั ิ

มารยาทในการเขียนจดหมาย ๑.ใช้กระดาษสีขาว สีอ่อนหรอื สีสภุ าพเข้ากนั กบั ซอง ไม่มีรอยยบั หรือรอยฉีก ขนาดให้ได้มาตรฐาน ควรใช้กระดาษ จากสมดุ เขียนจดหมายถ้าจาเป็นจะต้องฉีกจากสมดุ ควรตดั ริม ให้เรียบรอ้ ยไมค่ วรใช้กระดาษที่มีตราของทางราชการ เขียนจดหมายส่วนตวั เป็นอนั ขาด ๒.ควรเขียนด้วยหมกึ สีดา สีน้าเงิน ไม่ควรใช้ดินสอหรือ หมกึ แดงหมึกสีฉูดฉาด เพราะไมส่ ภุ าพ ต้องเขียนตวั อกั ษร หรือตวั เลขให้ชดั เจน ไม่ขดู ลบ ขีด ฆ่า หรือ เขียนทบั

มารยาทในการเขียนจดหมาย ๓.ไมใ่ ช้ซองที่มีลวดลายหรือสีเข้มมาก ไมเ่ ขียนข้อความที่ไมจ่ าเป็นลงบนซอง เพราะจะทาให้เลอะเทอะบรุ ษุ ไปรษณีย์ อ่านข้อความไมช่ ดั เจน ๔.ไมส่ อดธนบตั รหรือส่ิงของมีค่าลงใน ซองจดหมาย เพราะอาจหายได้

มารยาทในการเขียนจดหมาย ๕. ไม่บรรจสุ ่ิงของอื่นนอกจากจดหมาย ลงไปในซองจดหมาย เช่นกระดมุ กิ๊บ เพราะจะทาให้เคร่ืองประทบั ตราของการ ส่ือสารเสียหายได้ ๖. เม่ือได้รบั จดหมายหรอื พสั ดภุ ณั ฑแ์ ล้ว ต้องรีบตอบ โดยเรว็ ท่ีสดุ ๗. จดหมายที่ส่งทางไปรษณียต์ ้องผนึก ดวงตราไปรษณียากร ที่มมุ บนด้านขวามอื

การพบั จดหมายใส่ซอง 1. แบง่ กระดาษจดหมายออกเป็น 3 ส่วน โดยเหลือขอบบนกระดาษไว้ประมาณ 1/2 นิ้ว 2. พบั จดหมายจากล่างขึน้ บนทีละส่วนตามรอยประ 3. ขอบจดหมายท่ีพบั แล้วต้องพอดีกบั รอยประของ ขอบบนที่ว่างไว้ 1/2 นิ้ว 4. นาจดหมายท่ีพบั แล้วใส่ซองโดยให้ขอบบนของ กระดาษท่ีว่างไว้ 1/2 นิ้ว อยดู่ ้านบน

มารยาทในการเขียนจดหมาย ๘.ไมใ่ ช้ภาษาพดู ในการเขียนจดหมาย เพราะจดหมายเป็นการส่ือสารท่ีเป็นลายลกั ษณ์ อกั ษร ควรใช้ภาษาที่เป็นแบบแผนมากกว่า ภาษาพดู ๙. ควรเขียนคานาหน้าชื่อผรู้ บั ในการ จ่าหน้าซองให้ถกู ต้อง ตามความเหมาะสม เช่น คณุ อาจารย์

ตวั อย่างซองจดหมาย ช่ือและท่ีอยผู่ ฝู้ ากส่ง แสตมป์ นายวชั รพงศ์ โกมทุ ธรรมวิบูลย์ 3 บาท 105/5 หมู่ 1 ต. ทบั ไทร อ. โป่ งน้าร้อน จ. จนั ทบุรี ชื่อและท่ีอย่ผู รู้ บั 22140 ผอู้ านวยการสถานีวิทยแุ ละโทรทศั น์แห่งประเทศไทยช่อง 11 90 - 91 ถนนเพชรบรุ ีตดั ใหม่ เขตห้วยขวาง กรงุ เทพมหานคร 10320

..... ๑. หวั จดหมาย คือ ส่วนท่ีเป็นชื่อองคก์ รท่ีเป็นผอู้ อกจดหมาย ..... ๒. วนั เดอื น ปี เร่ิมเขียนจากกลางหน้ากระดาษ จะต้องเขยี น ว่า วนั ท่ี ๙ เดอื นธันวาคม พ.ศ. ๒๕๕๘ ..... ๓. เขียนเป็นข้อความสรปุ สาระสาคญั จดหมาย อาทิ เชิญชวน ขอบคณุ และขอความอนุเคราะห์ ฯลฯ ..... ๔. คาขึน้ ต้น จะใช้คาว่า เรยี น ตามด้วยชื่อและนามสกลุ แต่ไมต่ ้องใส่ ตาแหน่งของผรู้ บั

..... ๕. ส่ิงที่ส่งมาด้วย ต้องระบเุ อกสารหรอื สิ่งที่ส่งมาด้วย พร้อมจดหมายนัน้ ด้วยว่าเป็น กาหนดการ , แผน่ ซีดี ฯลฯ ..... ๖. คาลงท้าย ใช้คาว่า ขอแสดงความนับถืออย่ตู รงกบั วนั ที่ ..... ๗. ลายมอื ชื่อ ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผลู้ งชื่อ ..... ๘. ชื่อเตม็ จดหมาย พิมพอ์ ย่ใู นวงเลบ็ ไมต่ ้องมีคานาหน้ากไ็ ด้

..... ๙. ตาแหน่งของผเู้ ขียนจดหมาย ต้องกากบั ไว้ทกุ ครงั้ ..... ๑๐. ซองจดหมาย ใช้ได้ทงั้ ซองจดหมายมาตรฐานคือ ๕×๗ นิ้วและซอง จดหมายราชการ รหสั ไปรษณียท์ ี่ระบุ หน้ าซองให้ใช้เป็ นเลขไทยได้

แบบทดสอบ

๑. ถา้ นักเรียนจะเขียนจดหมายถงึ พระภิกษุ ต้องใช้คาขนึ้ ต้น และคาสรรพนามในขอ้ ใด ก. นมสั การ – ขอนมสั การด้วยความเคารพรกั ข้าพเจ้า – ท่าน ข. เจริญพร – ขอนมสั การด้วยความเคารพ ขา้ พเจ้า – พระคณุ เจ้า ค. นมสั การ – ขอนมสั การด้วยความเคารพรกั – กระผม/ดิฉัน – พระคณุ เจ้า ง. กราบเรียน – ขอนมสั การด้วยความเคารพอย่างสงู – กระผม/ ดิฉัน – พระ คณุ ท่าน

๒. ข้อใดเขียน วนั เดือน ปี ในการเขียนจดหมายกิจธรุ ะ ได้ถกู ต้อง ก. ๔ ธ.ค. ๕๐ ข. ๔ ธ.ค. ๒๕๕๐ ค. ๑ ธนั วาคม ๒๕๕๐ ง. ๑ ธนั วาคม พ.ศ. ๒๕๕๐

๓. ข้อใดมิใช่หวั ข้อของจดหมายกิจธรุ ะ ก. ส่ิงที่อ้างถึง ข. ส่ิงที่ส่งมาด้วย ค. ลาดบั ท่ีของจดหมาย ง. คาขึน้ ต้น

๔. ข้อใดคือรปู แบบของจดหมายกิจธรุ ะ ก. จดหมายกิจธรุ ะเตม็ รปู แบบ ข. จดหมายกิจธรุ ะเตม็ รปู แบบ ค. จดหมายกิจธรุ ะสมบรู ณ์แบบ ง. ถกู ต้องเฉพาะข้อ ก. และข้อ ข.

๕. ข้อใดบอกลาดบั หวั ข้อในการเขียนจดหมายให้ถกู ต้อง ก. เรอื่ ง , วนั /เดือน/ปี , หวั จดหมาย ข. เรื่อง , คาขึน้ ต้น , ข้อความ ค. เร่ือง , คาลงท้าย , ส่ิงที่ส่งมาด้วย ง. เรอื่ ง , ลายมือช่ือ , ข้อความ

๖. ข้อใดไม่ใช่การเขียนจดหมายกิจธรุ ะท่ีดี ก. เขียนตามความสะดวก ข. เขียนให้มีความชดั เจน ค. เขียนให้มีความกะทดั รดั ง. เขียนให้มีความถกู ต้อง

๗. หน่วยงานท่ีออกจดหมายและหมายเลขโทรศพั ท์ ของผเู้ ขียนจดหมายนิยมใช้.......... ก. ลาดบั แรกของจดหมายด้านซ้าย ข. ลาดบั ที่สองของจดหมายด้านขวา ค. ลาดบั ที่สามของจดหมายด้านขวา ง. ลาดบั สดุ ท้ายของจดหมายด้านซ้าย

๘. ข้อความในจดหมายกิจธรุ ะต้องมี ๒ ย่อหน้าแรก บอกสาเหตใุ นการเขียนจดหมาย ย่อหน้า ๒ บอก........ ก. บอกชื่อตาแหน่งผรู้ บั ข. บอกส่ิงท่ีส่งมาด้วยกบั จดหมาย ค. บอกวตั ถปุ ระสงคข์ องจดหมาย ง. บอกวนั /เดือน/ปี ที่ส่งจดหมาย

๙. ในการเขียนจดหมาย ข้อใดท่ีเป็นสาระสาคญั ก. หวั จดหมาย ข. เรอ่ื ง ค. ส่ิงท่ีส่งมาด้วย ง. วนั เดือน ปี