คู่มือการเตรียมความพร้อม สู่การเป็นออแกไนซ์ ของบริษัท

ค่มู ือการเตรียมความพรอ้ ม สกู่ ารเป็ นออแกไนซ์ ของบริษทั

ช่ือ บรษิ ทั เดคาววิ เน็กซไ์ ซทเ์ มนท์ จากดั ท่ีตงั้ 194/16 ซ.ศาลาธรรมสพน์ 3 ทววี ฒั นา กรุงเทพมหานคร 10170 ช่องทางการติดต่อ โทรสาร : + 66 2 064 6869 โทรศพั ท์ : + 66 81 827 8367 ลกั ษณะสถานประกอบการ 2 รปู แบบ 1. ออแกไนซ์ 2. ทวั ร์

Event คือ การจัดงานกิจกรรมต่างๆ เรียกทับศัพท์ว่า “อเี วน้ ท”์ ซง่ึ อเี วน้ ทอ์ ย่รู ายรอบในชวี ติ เราทุกเวลาจนแทบ จะนึกไม่ถึงเดนิ ออกจากบ้านมาทางานมปี ระชุมมีอบรม ตามห้างร้านมโี ปรโมชนั่ เล็กใหญ่ไปดูคอนเสริ ์ต ไปงาน แต่งงาน งานวนั เกดิ กจิ กรรมการกุศล งานวดั งานบญุ บา้ น งานเลย้ี งสงั สรรค์ พลาดไม่ไดค้ อื งานแสดงสนิ คา้ ทเ่ี รียกว่า มหกรรมตามหา้ งตามศนู ยส์ นิ คา้

หน้าทีง่ านทวั่ ไปขององคก์ ร Account Executive / Sale ก่อนทจ่ี ะเกดิ งานอเี วน้ ทข์ น้ึ มาแต่ละงานไดน้ ัน้ แน่นอนว่าต้องมีลูกค้าว่าจ้างก่อน ซ่ึงตรงน้ีก็เป็น หน้าท่ีของฝ่ ายขายท่จี ะต้องพูดคุยถึงรายละเอียด งาน นนั้ ๆ กบั ทางลูกคา้ ใหช้ ดั เจน เช่น งานเกย่ี วกบั อะไร อยากจดั ทไ่ี หน มงี บเท่าไหร่ และรายละเอยี ด ยบิ ย่อยอกี มากมายนับไม่ถว้ น เพราะฉะนัน้ หน้าทน่ี ้ี ถือว่าสาคญั เป็นอย่างมากในการหารายได้ให้กับ บริษัทเม่ือไหร่ท่ีอยากออกไปหาลูกค้าเจ้าอ่ืนๆ หน้าท่ีน้ีก็สามารถนัดลูกค้าเพ่ือเข้าไปขายงานได้ เช่นกนั

Project Coordinator งานอีเว้นท์เป็ นสิ่งท่ีเกิดข้ึนและจบไป มี ระยะเวลาท่กี าหนดไว้แบบแน่ชดั เวลาทางานก็จะ แบ่งความรบั ผิด ชอบเป็นงานๆ ไป ทาให้หน้าท่ี Project Coordinator หรอื คนดแู ลประสานงาน เป็น สงิ่ ทจ่ี าเป็น เพราะการจดั งานตอ้ งมหี ลายเรอ่ื งทต่ี อ้ ง ทา การมหี วั หน้าประสานกบั ลูกคา้ ในแต่ละโปรเจกต์ จะช่วยให้การทางานเป็ นไปได้ง่ายและมีระเบียบ มากขน้ึ

Creative หลงั จากมกี ารพูดคุยและดลี กบั ลูกคา้ เรยี บร้อยแล้ว สงิ่ ทบ่ี รฟี กลบั มา คนดูแลโปรเจกต์จะต้องมาประสานงาน กบั ฝ่ายครเี อทฟี ทจ่ี ะมหี น้าทอ่ี อกแบบและหาไอเดยี ใหต้ อบ โจทยก์ บั สง่ิ ทล่ี ูกคา้ ตอ้ งการ อย่างการดไี ซน์กจิ กรรม การ จดั วางสถานท่ี หรอื งานโปรดคั ชนั่ ต่างๆ ทมี ครเี อทฟี ก็มี ความสาคญั ในเรอ่ื งเหล่าน้ที งั้ หมด

Graphic Designer พาร์ทงานกราฟิกการออกแบบโลโก้งาน, การ ดไี ซน์เร่อื งพน้ื ท่ี หรอื แมก้ ระทงั่ คดิ โปสเตอร์ยบิ ย่อย ต่ า ง ๆ ดี เ ท ล เ ห ล่ า น้ี ก็ ต้ อ ง ก า ร ค น ท่ี มี ค ว า ม คิ ด สรา้ งสรรคแ์ ละเขา้ ใจในเรอ่ื งการออกแบบเขา้ มาช่วย เพราะไมใ่ ช่ลกู คา้ ทกุ คนจะมสี ง่ิ เหลา่ น้มี าใหแ้ ต่แรก

Multimedia Producer ตาแหน่งงานหรอื งานดา้ นมลั ตมิ เี ดยี ทเ่ี กย่ี วกบั การออกแบบ แสง สี เสยี ง หรอื เอฟเฟกต์ต่างๆ ก็ สาคญั มากๆ สว่ นใหญ่บรษิ ทั ออแกไนเซอรก์ ม็ กั จะมี พนักงานด้านน้ีในการช่วยดูรายละเอยี ดและดไี ซน์ งานโปรดคั ชนั่ โดยรวม

Purchase ส่ ว น ทีม ง า น ห รือ ต า แ ห น่ ง ท่ีจ ะ ช่ ว ย ใ ห้ องคป์ ระกอบและโครงสรา้ งของงานอเี วน้ ทเ์ กดิ ขน้ึ มา ได้นั้น ก็คือหน้าท่ีของ Purchase หรือ จัดซ้ือ ท่ี จะต้องหา supplier ของเร่ืองต่างๆ อย่างเช่น โครงสรา้ งเวที รา้ นออกบูธและบรษิ ทั ตา่ งๆ ทจ่ี ะตอ้ ง นามาใช้ในงานอีเว้นท์นั้นๆ เพราะแน่นอน ว่า งบประมาณค่าใช้จ่ายกเ็ ป็นเร่อื งสาคญั ใครทอ่ี ยาก ทางานอีเว้นท์ แต่อาจจะไม่ได้มีความรู้ลึกมาก หน้าทข่ี องจดั ซอ้ื กส็ ามารถดแู ลงานดา้ นอ่นื ๆ ได้

Support/ Staff ขยบั ไปถึงช่วงวนั งานกนั บ้าง ลูกค้าบางราย อาจจะตอ้ งการ ทมี งานหรอื สตาฟคอยประจาทห่ี น้า งานดว้ ย การมที มี งานซพั พอรต์ หรอื สตาฟคอยดแู ล ประจาแต่ละจุดก็จะช่วยให้งานผ่านพน้ ไปได้ด้วยดี ถือว่าตาแหน่งน้ีเป็ นตาแหน่งช่วยเหลือบริการ และซพั พอรต์ ตามสถานการณ์ตา่ งๆ นนั่ เอง

ตาแหน่งงานที่นักศึกษาไดร้ บั มอบหมาย ในออฟฟิ ศ • ไดร้ บั มอบหมายใหม้ กี ารคน้ หาขอ้ มลู เกย่ี วกบั Suppier ทม่ี คี ุณภาพทส่ี ดุ เกย่ี วกบั การผลติ จดั ทา และซอ้ื ขาย สนิ คา้ ทบ่ี รษิ ทั สนใจทจ่ี านามา จดั งาน • ตดิ ต่อประงานกบั Suppier คยุ เกย่ี วกบั เรอ่ื ง รายละเอยี ดของ สง่ิ ของทใ่ี ชใ้ นการจดั งานอเี วนท์ ในแตล่ ะงาน และตรวจดคู วามคบื หน้าของสนิ คา้ ทส่ี งั่ ทา สงั่ ซอ้ื ต่างๆ • เตรยี มงานในแต่ละดา้ นตามทไ่ี ดต้ ดิ ต่อและ ประสานงานไว้

หน้างานจริง • เซท็ อพั งานทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย และตรวจดู ความเรยี บรอ้ ยของงานทุกฝ่ายของสถานท่ี ทไ่ี ดจ้ ดั งานอเี วน้ ทข์ น้ึ • ขณะงานเรม่ิ แตล่ ะคนกจ็ ะอยปู่ ระจาฝ่ายท่ี ไดร้ บั มอบหมายงานของงานอเี วน้ ทแ์ ต่ละ งาน • ดแู ลความเรยี บรอ้ ยของสถานทห่ี ลงั เสรจ็ งานอเี วน้ ท์

ลกั ษณะงาน ช่วยงานในการเตรยี มอุปกรณ์สาหรบั งานคอนเสริ ต์ และอเี วน้ ท์ เช่น เตรยี มป้ายช่อื ฯลฯ พดู คยุ ซกั ถามกบั พๆ่ี ต้นแบบ เก่ียวกับกระบวนการผลิตงานคอนเสิร์ตและอี เว้นท์ ทงั้ ใน ช่วง Pre Production และ ช่วง Production ฯลฯ อาจจะมโี อกาสได้เหน็ การทางานเบ้อื งหลงั ของการ จดั คอนเสริ ์ต ด้วยการไปเป็นทมี งานในการจดั กบั พๆ่ี ใน องคก์ ร

เวลาเขา้ -เลิกงาน วนั ทางาน : จนั ทร์ ถงึ ศกุ ร์ เวลาทางาน : 08.30 – 17.00 น. ***มชี ่วงทจ่ี าเป็นตอ้ งทางานในวนั หยดุ ทไ่ี ม่ สามารถระบแุ น่นอนได้ (เน่อื งจากงานอเี วน้ ทจ์ ะจดั ในวนั หยดุ เสาร-์ อาทติ ย)์ และ มบี างวนั ทจ่ี ะตอ้ งเลกิ งานดกึ ***นกั ศกึ ษาฝึกงานทเ่ี ขา้ รว่ มจะตอ้ งมคี วาม รบั ผดิ ชอบต่อตนเองในการเขา้ งานทกุ วนั อยา่ ง ตอ่ เน่ือง และมคี วามตรงเวลาในการมาเขา้ งาน

การแต่งกาย ➢การแต่งกายในวนั ทท่ี างานอยใู่ นออฟฟิศ สามารถแตง่ กายดว้ ยชุดลาลองสภุ าพได้ ➢การแตง่ กายในวนั ทม่ี งี านอเี วน้ ทจ์ ะตอ้ งใสส่ ทู เสอ้ื ขา้ งในสสี ภุ าพ กางเกงสดี า และสวม รองเทา้ คชั ชู

คณุ สมบตั ิพนื้ ฐานที่สาคญั • มคี วาม active มคี วามตงั้ ใจ และกระตอื รอื รน้ ทจ่ี ะเรยี นรู้ • กลา้ ขวนขวายหาความรดู้ ว้ ยการเขา้ ไปพดู คยุ ตงั้ คาถามกบั พๆ่ี ทุกคนในสถานทท่ี างาน และ กลา้ เสนอตวั เขา้ ชว่ ยงานตามความสามารถท่ี มี • มคี วามรบั ผดิ ชอบสงู ตอ่ ภาระหน้าทท่ี ไ่ี ดร้ บั และการรกั ษาเวลานัดหมาย • มสี มั มาคารวะ รจู้ กั กาลเทศะ • มนี ้าใจ ยม้ิ แยม้ แจ่มใส มมี นุษยสมั พนั ธด์ ี

คณุ สมบตั ิเฉพาะสาหรบั อาชีพนี้ • เรยี นสายการเรยี นใดกไ็ ด้ • คลอ่ งแคล่ววอ่ งไว มพี ลงั สงู • หวั ไว แกไ้ ขปัญหาเฉพาะหน้าไดด้ ี มี ความสามารถในการตดั สนิ ใจ • มคี วามสามารถในการสอ่ื สารกบั เพอ่ื นรว่ มทมี ทด่ี ี และมที กั ษะทางานเป็นทมี • เน้นในเรอ่ื งการมคี วามรบั ผดิ ชอบสงู

ความร้สู ึกหรอื ประสบการณ์ของ ร่นุ พีฝ่ ึ กงานทีผ่ า่ นมา พพ่ี พี ี “รู้ สึก โ ช ค ดีท่ี บ ริษั ท ใ ห้ โ อ ก า ส ไ ด้ ม า ฝึ ก ง า น / ฝึ ก ประสบการณ์ท่นี ่ี ตลอดการฝึกงานท่ี Nexcitement พไี ด้ เรยี นรูอ้ ะไรมากมาย ทงั้ การตดิ ต่อ Contact กบั Supplier ต่างๆ การเตรียมงานตัง้ เเต่งานเล็กๆไปจนถึงงานท่ี ค่อนขา้ งมรี ายละเอยี ดเยอะแต่ทางบรษิ ทั กไ็ วว้ างใจใหเ้ รา รบั ผดิ ชอบงานนนั้ ทาใหเ้ ราไดก้ ลา้ คดิ กลา้ ทาเเละเรยี นรไู้ ป กบั งานใหม่ๆประทับใจเเละมีความสุขมากๆกบั การได้ ฝึกงาน ณ บรษิ ทั เเห่งน้ีทุกคนน่ารกั อยู่กนั เป็นครอบครวั ช่วยเหลอื ซง่ึ กนั เเละกนั ทกุ คนเก่งเเละเเกรง่ เวลาออกงาน”

พฟ่ี าล่ี “ตงั้ แต่กา้ วเขา้ มาทน่ี ่ีกร็ สู้ กึ อบอุ่นเป็นเหมอื นบา้ นอกี หลงั นึง ทค่ี อยใหแ้ ต่สง่ิ ดๆี และทส่ี าคญั คอื การไดร้ บั การ ไวว้ างใจใหท้ างานใหญ่ๆทเ่ี ราเองคดิ ว่าทาไม่ได้แต่ทน่ี ่ี กลบั มองเหน็ ว่าเราทาได้ การฝึกงานท่นี ่ีในระยะเวลา เพยี งสนั้ ๆแต่ไดป้ ระสบการณ์ทม่ี คี ุณคา่ มากมาก และท่ี พฒั นาอย่างเหน็ ไดช้ ดั คอื การทเ่ี หน็ ตวั เองเปลย่ี นแปลง เป็ นคนท่ีดีข้ึน ประสบการณ์และคาสอน ของพ่ีๆท่ี บริษัทมากมาย ทาให้หนูกล้าท่ีจะพุ่งชนกบั ส่ิงต่างๆ รอบตัวมากข้ึนไม่ว่าจะเป็ นสังคม ผู้คน และการ ตดั สนิ ใจ ในเรอ่ื งตา่ งๆในชวี ติ ”

เคลด็ ลบั การรบั มือกบั ปัญหาลกู ค้า

1) ใชค้ าพดู ทด่ี แี ละไมแ่ สดงสหี น้า สง่ิ แรกทเ่ี ราตอ้ งทาใหไ้ ดก้ ค็ อื ต้องทาใจใหส้ งบ ไมแ่ สดงสหี น้าทไ่ี ม่พอใจออกมาไมว่ า่ เราจะโดนดุอยู่ กต็ าม ใหต้ งั้ ใจฟังสง่ิ ทล่ี กู คา้ กาลงั บอกเรา เม่อื ลูกคา้ ไดร้ ะ บายจนจบและอารมณ์เย็นลงแลว้ กถ็ งึ ควิ ของ เราท่จี ะค่อยๆเข้าไปไกล่เกล่ียและอธิบายบ้าง สิ่ง สาคญั คอื ตอ้ งพดู คุยอยา่ งนุ่มนวลและใจเยน็ เลอื กใช้ คาพดู ทส่ี ุภาพ ไม่ประชดประชนั และอาจจะแนะนา หรอื ช่วยลกู คา้ แกป้ ัญหาเทา่ ทเ่ี ราทาได้

2) แสดงความจรงิ ใจกบั ลกู คา้ การท่เี ราขอโทษจะช่วยทาให้ความรู้สึกของ ลูกค้าดีข้ึนและอารมณ์เย็นลง ช่วยให้การแก้ไข ปัญหาในขนั้ ตอนต่อไปทาได้อย่างราบร่ืนมากข้นึ เราควรแสดงออกให้ลูกค้าเห็นว่าเรานัน้ มีความ กระตือ รือร้นท่ีจะช่วยแก้ปัญหามากน้อยเพยี งใด สุดท้ายแล้วถงึ เขาจะไม่เหน็ ความดที เ่ี ราทา แต่เม่อื ลูกค้าอารมณ์ดขี น้ึ แล้ว เขาจะย้อนกลบั มามองและ ซาบซง้ึ กบั สง่ิ ทเ่ี ราทา

3) เสนอทางออกใหล้ กู คา้ ให้เราหาจงั หวะสรา้ งความประทบั ใจครงั้ ใหม่ โดยการเขา้ สู่ประเด็นเก่ยี วกบั การแก้ไขปัญหา ให้ เราสอบถามลูกค้าว่าตอ้ งการอะไร และเราสามารถ ทาอะไรให้ลูกค้าได้บ้าง ถ้าหากเป็ นเร่ืองท่ีอยู่ นอกเหนือการตดั สนิ ใจของเรา ก็ให้รบั เร่อื งเอาไว้ แล้วขอขอ้ มูลตดิ ต่อกลบั พร้อมทงั้ ย้าลูกคา้ ว่าจะนา ปัญหาน้ีไปบอกผู้ท่มี หี น้าท่รี บั ผดิ ชอบโดยตรง สง่ิ สาคัญอีกอย่างคืออย่าลืมว่าต้องตกลงกันอย่าง ตรงไปตรงมา และอยู่บนพ้ืนฐานความเป็นจริงท่ี สามารถทาได้ อยา่ รบั ปากโอเวอรแ์ ลว้ ทาไมไ่ ด้

4) ตดิ ตามผลหลงั จากแกป้ ัญหา ตดิ ตามผลตอ่ ไปดว้ ยวา่ วธิ กี ารแกไ้ ขปัญหา ของเรานนั้ ไดผ้ ลหรอื ไม่ ถา้ ไมไ่ ดผ้ ลกค็ วรหาวธิ กี าร หรอื ปรกึ ษาผทู้ ม่ี อี านาจตดั สนิ ใจตอ่ ไป นอกจากจะ ทาใหล้ กู คา้ รสู้ กึ วา่ เราใสใ่ จตอ่ เรอ่ื งทเ่ี กดิ ขน้ึ อยา่ ง จรงิ ใจ หลงั จากทเ่ี ราปรบั ปรุงตามคาตชิ มแลว้ อาจมี การสอบถามลกู คา้ วา่ เขารสู้ กึ อยา่ งไรมจี ะชว่ ยให้ ลกู คา้ รสู้ กึ วา่ เราใสใ่ จเขา ทาใหอ้ ยากกลบั มาใช้ บรกิ ารอกี

งานอีเว้นทต์ ่างๆของบริษทั





ช่ือพนักงานท่ีปรกึ ษา : นิตยา อนิ ต๊ะวนิ ตาแหน่ง : Senior Account Excutive ระยะเวลาที่ปฏิบตั ิงาน ตงั้ แต่วนั ท่ี 16 ธนั วาคม พ.ศ. 2562 ถงึ วนั ท่ี 25 มนี าคม พ.ศ. 2563