abc

ระบบบัญชเี จ้าหนี้ การจดั การระบบบัญชีเจา้ หนี้หรือระบบซ้ือ เปน็ เรือ่ งสาคัญ ถา้ มีการจดั การเอกสารทด่ี จี ะ เกดิ ความคล่องตัวในการดาเนินธุรกิจอกี ท้งั ยัง ช่วยให้กจิ การสามารถตรวจสอบและควบคมุ ความเปน็ ไปในกิจการได้ จะค้นหาภายหลังก็ สะดวก ซึ่งการวางระบบบญั ชเี กี่ยวกบั การ จัดซอ้ื มขี อบเขตดงั นี้

ระบบบญั ชีเจา้ หน้ี• การซ้ือสินคา้ สาเร็จรูป พสั ดุการผลิต เครื่องมือเครื่องใช้ จะตอ้ ง ไดร้ ับการอนุมตั ิและเป็นไปตามระเบียบของการจดั ซ้ือ• การับของมีการตรวจสอบ ปริมาณและคุณภาพ ตรงกบั การสง่ั ซ้ือ• การจ่ายเงิน ตอ้ งมน่ั ใจวา่ เป็นสินคา้ ตามวิธีการและระเบียบของการ จดั ซ้ือ• ของท่ีไดร้ ับมาแลว้ มีระบบการควบคุมท่ีเหมาะสม

ระบบบญั ชีสาหรับการจดั ซ้ือและควบคุมสินคา้• หน้าร้าน >>> จดั ทาใบขอซื้อ (PR)• ฝ่ ายจดั ซื้อ >>> จัดทาใบส่ังซื้อ (PO) >> ผู้จดั การทาการ อนุมตั ิ• Supplier >>>> จัดเตรียมสินค้าและออก Invoice >>> เตรียมจัดส่งสินค้า• ฝ่ ายบญั ชี>>>> ทาการรับสินค้า /ทาการเพมิ่ หนีห้ รือลดหนี้ หากมี การขอซื้อเพม่ิ หรือส่งคนื สินค้า• ฝ่ ายคลงั สินค้า>> ตรวจนับสินค้าและบนั ทกึ รับสินค้า

เอกสารทใ่ี ช้ในการบันทกึ บญั ชี เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารทีก่ จิ การจดั ทาขึน้ เองเพอ่ื ใช้ในกจิ การและเพอื่ ออกให้กบั บุคคลภายนอก เช่น ใบส่ังซื้อสินค้า ใบส่งของใบวางบิล ใบสาคญั จ่าย เป็ นต้น เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่กจิ การได้รับจากบุคคลภายนอก เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งของ ใบวางบิล ใบกากบั ภาษีเป็ นต้น

วธิ ีการซือ้ ขายสินค้า• วธิ ีการซื้อสินค้า ตดิ ต่อผ้ขู าย โดยตรงตดิ ต่อทาง วธิ ีการสั่งซื้อ ตดิ ต่อผ่านอนิ เทอร์เนต็ สินค้า พนกั งานขาย/ ตวั แทน ตดิ ต่อทาง ตดิ ต่อทาง โทรสาร โทรศัพท์

เงอ่ื นไขในการซือ้ ขายสินค้า„ เงือ่ นไขเกย่ี วกบั ค่าขนส่งสินค้า (Terms of Transportation) ได้แก่ 1. F.O.B. Shipping Point (Free on Board at the Shipping Point) เป็ นเง่อื นไขทกี าหนดให้ผู้ขายสินค้าเป็ นผู้รับผดิ ชอบค่า ขนส่งสินค้าจากร้านค้าของผู้ขาย ถงึ ท่าเรือ ส่วนค่าขนส่งจากท่าเร่ือ ถงึ ร้านค้า (ของผู้ซื้อ) ผู้ซื้อสินค้าจะต้องออกเอง ค่าขนส่งดังกล่าว เรียกว่า ค่าขนส่งเข้า (Transportation in/Freight in) ซึ่งถอื เป็ น ส่ วนหนึ่งของต้ นทุนขาย

2. F.O.B. Destination (Free on Board at theDestination) เป็ นเงอ่ื นไขทก่ี าหนดให้ผู้ขายสินค้าเป็ นผู้รับผดิ ชอบค่าขนส่งสินค้าจากร้านค้าของผู้ขายสินค้าจนถงึ ร้านค้าของผู้ซื้อสินค้า ค่าขนส่งดังกล่าวเรียกว่า ค่าขนส่งออก (Transportation out หรือ Freightout) ถือเป็ นค่าใช้จ่ายในการขาย

เง่อื นไขเกย่ี วกบั ส่วนลด (Terms of Discount) ส่วนลดการค้า (Trade Discount) เป็ นส่วนลดท่ีจูงใจใหผ้ ซู้ ้ือสินคา้ซ้ือสินคา้ เป็ นจานวนมาก ส่วนลดการคา้ น้ีจะหักออกจากราคาสินคา้ ทนั ทีที่ตกลงซ้ือขายสินคา้ กนั ไม่ว่าจะซ้ือขายสินคา้ เป็ นเงินสดหรือเงินช่ือ ดงั น้นั ท้งั ผูซ้ ้ือและผขู้ ายสินคาไม่ตอ้ งนาส่วนลด ส่วนลดเงินสด (Cash Discount) เป็ นส่วนลดที่จูงใจให้ผซู้ ้ือสินคา้ชาระหน้ีก่อนกาหนดหรือโดยเร็ว ส่วนลดเงินสดน้ีเป็ นส่วนลดที่เกิดข้ึนหลงั จากมีการตกลงซ้ือขายสินคา้ กนั แลว้ และจะเกิดข้ึนหรือไม่ก็ได้ ดงั น้ันส่วนลดเงินสดต้องมีการบันทึกบัญชี ทางด้านผู้ซ้ือสินค้าเรี ยกว่า ส่วนลดรับหรื อส่วนลดซ้ือ(Purchase Discounts) ทางดา้ นผขู้ ายสินคา้ เรียกว่า ส่วนลดจ่ายหรือส่วนลดขาย(Sales Discounts)

เงอ่ื นไขเกย่ี วกบั การชาระเงนิ (Credit Terms หรือ Terms of Payment)„ เงอ่ื นไขทไี่ ม่มีส่วนลดเงนิ สดเงื่อนไข ความหมายN/30 ใหผ้ ซู้ ้ือสินคา้ ชาระหน้ีค่าสินคา้ ภายใน 30 วนั นบั ต้งั แต่ วนั ที่ ปรากฎในใบกากบั สินคา้N/EOM (End 0f month) ใหผ้ ซู้ ้ือสินคา้ ชาระหน้ีค่าสินคา้ ภายในวนั สิ้นเดือนของ เดือนท่ีซ้ือสินคา้N/10 EOM ใหผ้ ซู้ ้ือสินคา้ ชาระหน้ีค่าสินคา้ ภายในวนั สิ้นเดือนของ เดือนถดั จากเดือนที่ซ้ือสินคา้

• เงอื่ นไขทมี่ ีส่วนลดเงนิ สด เงอื่ นไข ความหมาย2/10, N/45 ใหผ้ ซู้ ้ือสินคา้ ชาระหน้ีค่าสินคา้ ภายใน 45 วนั นบั ต้งั แต่ วนั ที่ ปรากฎในใบกากบั สินคา้ แต่ถา้ ชาระหน้ีภายใน 103/10 EOM วนั จะใหส้ ่วนลด 2%2/10 EOM, N/60 ใหผ้ ซู้ ้ือสินคา้ ชาระหน้ีค่าสินคา้ ภายในวนั สิ้นเดือนของ เดือนถดั ไป แตถ่ า้ ชาระหน้ีภายในวนั ท่ี 10 ของเดือน ถดั ไป จะใหส้ ่วนลด 3% ใหผ้ ซู้ ้ือสินคา้ ชาระหน้ีค่าสินคา้ ภายใน 60 นบั แตว่ นั ที่ ปรากฎในใบกากบั สินคา้ แต่ถา้ ชาระหน้ีภายในวนั ท่ี 10 ของเดือนท่ีซ้ือสินคา้ จะใหส้ ่วนลด 2%

การบันทกึ รายการซื้อขายสินค้าในสมุดรายวนั เฉพาะ (Special Journals) สมุดรายวนั เฉพาะ เป็ นสมุดทใี่ ช้บันทกึ รายการเฉพาะอย่าง เหมาะสาหรับกจิ การขนาดใหญ่ ทมี่ รี ายการค้าเป็ นจานวนมาก การบนั ทกึรายการค้าในสมุดรายวนั เฉพาะจะทาได้ง่าย และประหยดั เวลา สมุดรายวนั เฉพาะมหี ลายเล่ม ซ่ึงจะกล่าวถงึ เฉพาะทเี่ กยี่ วกบั การซื้อขายสินค้าเป็ นเงนิ เชื่อเท่าน้ัน ได้แก่ 1. สมุดรายวนั ซื้อสินค้า (Purchase Journal) เป็ นสมุดทใี่ ช้บันทกึรายการซื้อสินค้าเป็ นเงนิ เช่ือ

การผ่านรายการจากสมุดบันทกึ รายการข้นั ต้นไป บัญชีแยกประเภท (Posting) บญั ชีแยกประเภทลกู หนี้ (Subsidiary Accounts Receivable Ledger) บญั ชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (Subsidiary Accounts Payable Ledger)

สมุดรายวนั ซ้ือ• สมุดรายวนั ซ้ือ คือ สมุดข้นั ตน้ ที่ใชบ้ นั ทึกรายการซ้ือสินคา้ เป็นเงิน เช่ือเท่าน้นั โดยใชเ้ อกสารใบกากบั ภาษี หรือใบกากบั สินคา้ ท่ีผขู้ าย ส่งมาเป็นหลกั ฐานในการบนั ทึกบญั ชีรายการคา้ ที่บนั ทึกในสมุด รายวนั ซ้ือ ซ่ึงเป็นการซ้ือสินคา้ ดว้ ยเงินเชื่อเท่าน้นั และผา่ นรายการ ไปยงั บญั ชีเจา้ หน้ีรายตวั ทุกคร้ังท่ีบนั ทึกรายการคา้ และไม่ตอ้ งนาไป บนั ทึกบญั ชีในสมุดรายวนั ทว่ั ไปอีกเพราะไดเ้ พราะบนั ทึกรายการคา้ แลว้

ส่วนประกอบของสมุดรายวนั ซ้ือ• 1 ระบุชื่อ “สมุดรายวนั ซ้ือ”• 2 หนา้ ของสมุดรายวนั ซ้ือ โดยเรียงลาดบั เลขหนา้• 3 ช่อง วนั เดือน ปี ใชบ้ นั ทึกรายการคา้ ตามลาดบั วนั ท่ีก่อนหลงั• 4 ช่องเลขที่ใบกากบั สินคา้ หรือใบกากบั ภาษี ใหเ้ วน้ ไวจ้ นกวา่ จะผา่ ยรายการไป บญั ชีแยกประเภท• 5 ช่องชื่อเจา้ หน้ี• 6 ช่องเงื่อนไขการชาระหน้ีตามใบกากบั สินคา้• 7 ช่องหนา้ บญั ชีจะใชเ้ คร่ืองหมาย “” เม่ือผา่ ยรายการไปบญั ชีแยกประเภทยอ่ ย เจา้ หน้ีรายตวั แลว้• 8 ช่องเดบิต มี 2 ช่อง คือ บญั ชีซ้ือสินคา้ และบญั ชีภาษีซ้ือ

ส่วนประกอบของสมุดรายวนั ซ้ือ• * บนั ทึกยอดซ้ือสินคา้ ลงในช่องซ้ือสินคา้ โดยเฉพาะคา่ สินคา้• * คานวณภาษีมลู ค่าเพม่ิ =ค่าสินคา้ X อตั ราภาษีมูลคา่ เพิม่ (ถา้ มี) และบนั ทึกในช่องภาษีซ้ือ• 9 ช่องเครดิตบญั ชีเจา้ หน้ีการคา้ ใหบ้ นั ทึกยอดเจา้ หน้ีลงในช่อง เจา้ หน้ีการคา้ เท่ากบั ยอดซ้ือสินคา้ +ยอดภาษีซ้ือ (กรณีไม่มี ภาษีมูลคา่ เพมิ่ ยอดซ้ือสินคา้ =ยอดเจา้ หน้ีการคา้ )• 10 ช่องรวมเดบิต 2 บญั ชี คือ บญั ชีซ้ือสินคา้ และบญั ชีภาษีซ้ือ และ ช่องรวมเครดิตเจา้ หน้ีการคา้

การผา่ นรายการไปบญั ชีแยกประเภทยอ่ ยเจา้ หน้ีรายตวั• การผา่ นรายการจากสมุดรายวนั ซ้ือไปยงั บญั ชีแยกประเภทยอ่ ย เจา้ หน้ีรายตวั จะผา่ นทุกคร้ังที่บนั ทึกรายการในสมุดรายวนั ซ้ือ โดย ทาเครื่องหมาย ในช่องหนา้ บญั ชีของสมุดรายวนั ซ้ือทุกคร้ังท่ีผา่ น รายการ พร้อมกบั บนั ทึกหนา้ บญั ชีเจา้ หน้ีรายตวั โดยใชอ้ กั ษร ซ. แทนสมุดรายวนั ซ้ือ