ใบความรู้ เรื่อง ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมตารางคำนวณ

บทท่ี 1 ความรู้พืน้ ฐานเก่ยี วกบั การใชโ้ ปรแกรมตารางคานวณหลักการของโปรแกรมตารางคานวณ หลักการทางานของโปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะมลี ักษณะเป็นชอ่ งตารางซง่ึ ประกอบด้วยคอลมั น์ และ แถว มีคอลมั น์ต้งั แต่ คอลมั น์ A จนถึงคอลัมน์ XFD มจี านวนทัง้ หมด 16,384 คอลัมน์ และ มจี านวนแถวท้ังหมด 1,048,576 แถวโปรแกรมตารางคานวณ (MicrosoftOffice Excel 2013) หรือเรยี กย่อวา่ Excel 2013 เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ไฟล์ของ Excel เรยี กวา่ สมดุ งานหรือเวริ ก์ บุ๊ค (Workbook) และในแต่ละหนา้ เรยี กวา่ แผน่ งานหรือเวิร์กชตี (Worksheet)ความสามารถของโปรแกรมตารางคานวณ Excel เปน็ โปรแกรมทจ่ี ดั เกบ็ ข้อมูลในรปู แบบตาราง เหมาะสาหรับเกบ็ บันทึกข้อมลู ทีเ่ ป็นตัวเลขตารางคานวณมคี วามสามรถดงั นี้1. สามารถใชง้ านทางดา้ นการคานวณตวั เลขต่างๆ2. สามารถใชส้ ูตรและฟังกช์ นั ในการคานวณและหาค่าตา่ งๆ3. สามารถใชเ้ คร่ืองมอื ในการจัดการกับตารางขอ้ มูลได้4. สามารถสร้างงานตารางได้สะดวกรวดเร็ว5. สามารถจัดเก็บข้อมลู เปน็ ฐานข้อมูลได้6. สามารถสร้างแผนภูมไิ ด้7. สามารถสร้างชุดคาสง่ั ใช้งานเองได้8. สามารถจัดเรยี งข้อมลู และกรองข้อมลู ได้9. สามารถตกแต่งตารางข้อมลู และแผนภมู ไิ ด้10. สามารถตกแต่งรูปแบบตวั อกั ษรไดต้ ามต้องการหนา้ ทข่ี องส่วนประกอบของโปรแกรมตารางคานวณหมายเลข ช่ือ หน้าท่ี1 แถบช่ือเร่ือง (Title Bar) เป็นส่วนท่ีใชแ้ สดงช่ือโปรแกรม และรายชื่อไฟลท์ ่ีไดเ้ ปดิ ใช้ งาน2 แถบเคร่ืองมือดว่ น (Quick เป็นสว่ นทใ่ี ชใ้ นการแสดงคาสั่งที่ใชง้ านบอ่ ย Access)3 ป่มุ ควบคมุ เป็นสว่ นทใ่ี ช้ควบคมุ การเปิด หรือปิดหนา้ ตา่ งโปรแกรม4 รบิ บอน (Ribbon) เปน็ สว่ นที่ใชแ้ สดงรายการคาสั่งต่าง ๆ ท่ีใชใ้ นการทางาน กบั เอกสาร5 Name Box เป็นช่องท่ใี ชแ้ สดงชื่อเซลท์ ีใ่ ช้งานอยใู่ นขณะน้ัน เชน่ ถ้ามี การใชง้ านข้อมลู ในเซลล์ A1 รายชอ่ื เซลล์นก้ี จ็ ะไปแสดงอยู่ ในช่อง Name Box6 แถบสตู ร (Formula Bar) เป็นช่องท่ใี ช้แสดงการใชง้ านสูตรการคานวณต่าง ๆ7 เซลล์ (Cell) เป็นชอ่ งตารางท่ีใชส้ าหรบั บรรจขุ อ้ มลู ต่าง ๆ ซ่ึงช่องเซลล์ แตล่ ะชอ่ งน้นั จะมชี อื่ เรียกตามตาแหน่งแถว และคอลัมน์ ท่ี

8 คอลัมน์ (Column) แสดงตาแหน่งของเซลล์ เช่น เซลล์ B1 จะอยู่ใน คอลัมน์ B ในแถวท่ี 1 เปน็ ตน้9 แถว (Row)10 Sheet Tab เปน็ ชอ่ งเซลล์ทเ่ี รยี งกันในแนวตงั้ ของแผน่ งาน11 แถบสถานะ (Status Bar) (Worksheet) เป็นช่องเซลล์ท่เี รียงกนั ในแนวนอนของแผ่นงาน เปน็ แถบทใ่ี ชแ้ สดงจานวนแผน่ งานทเี่ ปิดขนึ้ มาใชง้ าน เป็นส่วนที่ใช้แสดงจานวนหน้ากระดาษ และจานวน ตวั อกั ษรทใ่ี ชใ้ นเอกสารการใชง้ านแทบ็ รบิ บอนแท็บรบิ บอน (Tap Ribbon) เป็นกลุม่ คาสั่งทอ่ี อกแบบมาเพอื่ ทดแทนเมนู (Menu) แบบเดมิ โดยการนาคาสง่ั ท่ีใชง้ านตา่ งๆแบง่ ออกเปน็ แท็บ ซงึ่ ในแต่ละแทบ็ จะมีคาสั่งเหมือนกนั หรือใกลเ้ คยี งกนั อยใู่ นแทบ็ เดยี วกนัการแสดงหรือซ่อนริบบอน 1. ชีล้ กู ศรท่ี Quick Access Toolbar 2. คลกิ ปมุ่ ขวาของเมาส์ แล้วคลกิ Minimize the Ribbonการใชง้ าน แถบเคร่ืองมือด่วน (Quick Access Toolbar) แถบเคร่ืองมือด่วน เป็นปุม่ คาสั่งท่ีใชง้ านบ่อยเพื่อความสะดวกในการใชง้ านโดยโปรแกรมจะกาหนดให้ต้งั แตต่ ิดตงั้ โปรแกรมคร้ังแรกผใู้ ชโ้ ปรแกรมสามารถกาหนดเพิ่มคาสัง่ ทตี่ อ้ งการได้สามารถปฏบิ ตั ิได้ ดังน้ี 1. คลกิ ปุ่ม กาหนดแถบเครื่องมือดว่ นเอง 2. เลอื กคาสัง่ ที่ตอ้ งการแทบ็ ริบบอน พื้นฐานการใชง้ านของ Microsoft Office Excel 2013 แท็บ “หนา้ แรก” เป็นแทบ็ เครื่องมือที่ใช้จดั รปู แบบเนอื้ หา รปู แบบข้อความ การแสดงผล การคัดลอกการจดั ตาแหนง่ แท็บ “แทรก” เป็นแทบ็ เครื่องมือที่ใชแ้ ทรกออบเจ็กตต์ า่ งๆ แท็บ “เค้าโครงหน้ากระดาษ” เปน็ แท็บเครื่องมือทีใ่ ช้ตงั้ คา่ หนา้ กระดาษ แทบ็ “สตู ร” เปน็ แท็บเครื่องมือทใ่ี ช้สรา้ งสูตรคานวณ แทบ็ “ขอ้ มูล” เป็นแท็บเครอ่ื งมือทใ่ี ช้ในการจดั การขอ้ มูล แท็บ “รีววิ ” เปน็ แทบ็ เครอ่ื งมือทใ่ี ช้ในการตรวจสอบและป้องกนั สมดุ งาน แท็บ “มมุ มอง” เปน็ แทบ็ เครื่องมือทใี่ ชใ้ นการปรบั มมุ มองสมุดงานเร่ิมใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel2013วธิ ีท่ี 1 1. คลกิ ปุม่ Start บนแถบ Task bar 2. เลือก All Programs จากนัน้ เลอื กไปท่ี Microsoft 3. เลือก Microsoft Office Excel 2013 จะเปิดใหใ้ ช้งานไดท้ ันทีวิธีท่ี 2 1. เลือกดับเบลิ้ คลิกทไ่ี อคอนสัญลกั ษณ์Microsoft Office Excel2013จะสามารถเปิดใชง้ านได้ทนั ที

การสร้างสมดุ งานใหม่ 1. เลอื กแทบ็ ไฟล์ (File) 2. คลกิ ปมุ่ ใหม่ 3. เลือกสมดุ เปลา่การบันทึกสมดุ งานเมื่อสร้างแฟ้มงานเสร็จแล้วต้องทาการบนั ทึกข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้กรณีท่ี 1 การบันทกึ งานครง้ั แรก 1. คลิกเลอื ก Ribbon ไฟล์ 2.จะปรากฏหนา้ ต่างใหมข่ อง Ribbon ไฟลข์ น้ึ เลือกคาสงั่ บันทกึ เปน็ /Save As จากน้ันทาตามข้ันตอน ดังน้ี ขน้ั ตอนท่ี 1 ใหเ้ ลือก disk ทตี่ ้องการเซฟงาน เชน่ Drive C:, Drive D:, Documents เป็นต้นถา้ ไม่พบให้ใชค้ าสง่ั เรยี กดูแล้วหาในสว่ นท่ีเราต้องการเซฟงาน ข้ันตอนที่ 2 พมิ พ์ชอื่ แฟ้ม, ชอื่ เอกสารที่ต้องการ และเลือกบันทึกชนิดของเอกสารท่ีต้องการ ขัน้ ตอนท่ี 3 เมอื่ เลือกรายละเอียดในสว่ นต่างๆ ไดแ้ ล้ว ใหก้ ดปุม่ บันทกึ ได้เลยเลอื กตาแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ทีต่ ้องการเกบ็ ข้อมลู จากน้นั ที่ชอ่ ง ชื่อแฟ้ม/File name พมิ พ์ชอ่ื ไฟล์จากตวั อยา่ งนี้ใหช้ ื่อวา่ สมดุ งาน1จากนัน้ กดปุ่ม บนั ทึก/Saveจะได้ไฟลน์ ามสกลุ .xlsxการเปดิ สมุดงานกรณีที่ 1 เลือกไฟลส์ มุดงานท่ีต้องการจะเปดิ แล้วดบั เบลิ คลิกไฟล์กรณที ่ี 2 เปิดโปรแกรมแล้วปฏิบัติตามข้ันตอน 1. คลิกแท็บ ไฟล์ หรือกดปุ่ม Ctrl+O 2. คลิกปมุ่ เปิด 3. เลือกแหล่งข้อมลู 4. เรียกดู 5. เลอื กแหล่งข้อมลู ทต่ี ้องการเปิด 6. เลือกไฟล์ท่ตี ้องการ 7. เปิดการตัง้ ค่าหนา้ กระดาษ กาหนดขนาดกระดาษ1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ2. เลอื กปมุ่ ขนาด3. เลอื กขนาดกระดาษท่ีตอ้ งการกาหนดการวางแนว1. เลอื กแทบ็ เค้าโครงหน้ากระดาษ2. เลอื กปุ่มการวางแนว

3. เลือกแนวท่ีตอ้ งการกาหนดระยะขอบ1. เลอื กแทบ็ เค้าโครงหน้ากระดาษ2. เลือกปมุ่ ระยะขอบ3. เลอื กระยะขอบแบบกาหนดเองหรือเลือกตามทีโ่ ปรแกรมกาหนดให้4. เลอื กระยะขอบทต่ี ้องการ5. ตกลงการแทรกหวั กระดาษและท้ายกระดาษ เปน็ การกาหนดหมายเลขลาดบั หน้ากระดาษเพอ่ื ใชใ้ นการเรียงลาดบั ข้อมูลท่ีจดั พิมพแ์ ต่ละหน้าหรือแสดงข้อความสัน้ ๆ แต่ละหน้าเหมอื นกนั ทกุ หนา้ โปรแกรมจะแสดงทุกหนา้ เหมือนกันเม่ือมีการกด Enter ข้นึหน้าใหม่ทกุ คร้งั สามารถปฏิบัติได้ดงั น้ี1. เลือกแท็บเคา้ โครงหน้ากระดาษ2. เลอื กปมุ่3. เลือกแท็บหวั กระดาษ/ท้ายกระดาษ4. เลือกหวั กระดาษ/ทา้ ยกระดาษแบบกาหนดเอง5. เลอื กแทรกตามที่ตอ้ งการ6. ตกลงมุมมองสมุดงาน การกาหนดมุมมองสมุดงาน1. เลือกแทบ็ มุมมอง2. เลอื กมมุ มองสมุดงานตามท่ีต้องการการแสดงมุมมองสมดุ งาน1. เลอื กแท็บมุมมอง2. เลอื กการแสดงตามท่ีตอ้ งการโดยคลกิ (ถูก) ตามท่ีตอ้ งการการยอ่ /ขยายสมุดงาน1. เลือกแทบ็ มุมมอง2. เลือกการย่อ/ขยายสมุดงานตามที่ต้องการการออกจากโปรแกรม กรณีที่ 1 คลกิ ปุ่ม กรณที ่ี 21. ใช้เมาสค์ ลิกปุ่มขวาที่แถบ Title Bar2. เลือกปุ่ม Close หรอื ใชแ้ ปน้ คีย์บอร์ดกดป่มุ Alt+F4ประเภทและชนดิ ของข้อมูล ประเภทของข้อมลู แบง่ ได้ 2 ประเภท1. ประเภทคา่ คงท่ี (Constant) เป็นขอ้ มูลท่ไี มส่ ามารถเปลย่ี นแปลงได้2. ประเภทสูตรการคานวณ (Formula) เป็นข้อมูลท่ีใชค้ านวณเพื่อหาผลลพั ธข์ องการคานวณ

ชนดิ ของข้อมูลมีดังนี้1. ขอ้ มลู ท่ีเป็นข้อความ (Text)2. ขอ้ มลู ทเ่ี ปน็ ตวั เลข (Number)3. ข้อมลู ทเ่ี ป็นวันที่ (Date)4. ข้อมลู ทเี่ ป็นเวลา (Time)5. ขอ้ มูลพิเศษ เช่น หมายเลขโทรศพั ท์6. ขอ้ มูลทเ่ี ปน็ คา่ ทางตรรกศาสตร์ (Logical Value)7. ขอ้ มลู ทีเ่ ปน็ สตู รคานวณ (Formula)8. ขอ้ มูลที่เป็นฟังก์ชนั (Function)การใชแ้ ป้นควบคุมการทางาน การทางานบนแผ่นงาน (Worksheet) โปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft office Excel2013) สามารถเคล่ือนย้าย เซลล์พอยลเ์ ตอร์ (Cell pointer) หรอื เคอร์เซอร์ (Cursor) ไปยงั ตาแหนง่ ตา่ งๆบนแผน่ งานและเซลลข์ ้อมลู ไดด้ ว้ ยการใชแ้ ป้นควบคุมการทางานให้เป็นไปตามทีผ่ ้ใู ช้ต้องการซ่ึงแป้นควบคมุ ในการทางานต่างๆ สามารถทางานไดต้ ามหน้าท่ีท่ีกาหนดแป้นควบคุม หนา้ ที่← ลูกศรเลื่อน Active cell ไปทางซ้ายครัง้ ละ 1 เซลล์→ ลกู ศรเลอ่ื น Active cell ไปทางขวาครง้ั ละ 1 เซลล์↓ ลกู ศรเลอ่ื น Active cell ลงครั้งละ 1 บรรทัด↑ ลกู ศรเลอื่ น Active cell ขึ้นครง้ั ละ 1 บรรทัดCtrl+← เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์ข้อมลู ทางซา้ ยแถวที่ Cell point ทางานอยู่Ctrl+→ เลอ่ื น Active cell ไปยังเซลล์ข้อมูลทางขวาแถวท่ี Cell point ทางานอยู่Ctrl+↑ เล่ือน Active cell ไปยงั เซลล์ข้อมลู ข้างบนในคอลัมน์ที่ Cell point ทางานอยู่Ctrl+↓ เลอื่ น Active cell ไปยังเซลล์ข้อมลู ข้างล่างในคอลัมน์ท่ี Cell point ทางานอยู่Home เลอ่ื น Active cell ไปยงั คอลัมน์ A ท่ี Cell point ทางานอยู่Ctrl+Home เลื่อน Active cell ไปยงั เซลล์ A1Ctrl+End เลอ่ื น Active cell ไปยงั เซลล์มุมขวาล่างของช่วงข้อมูลในแผ่นงานEnter เลอ่ื น Active cell ไปยงั เซลล์ทีอ่ ยู่ถัดไปดา้ นลา่ งของ Cell pointerTap เล่ือน Active cell ไปยังเซลล์ทางขวาShift+Tap เลื่อน Active cell ไปยงั เซลล์ทางซา้ ยDelete ลบตัวอกั ษรทางด้านขวาของเคอรเ์ ซอร์ครั้งละ 1 ตวั อกั ษรCtrl+Delete ลบตัวอักษรทางด้านขวาของเคอรเ์ ซอรท์ ั้งหมดBackspace ลบตวั อักษรทางดา้ นซา้ ยของเคอรเ์ ซอร์ครงั้ ละ 1 ตัวอักษรPageDown เลอ่ื นแผน่ งานลงทีละ 1 หนา้ จอPageUp เล่ือนแผ่นงานขนึ้ ทีละ 1 หนา้ จอAlt+ PageDown เลอ่ื นแผน่ งานไปทางขวาทีละ 1 หน้าจอAlt+ PageUp เลื่อนแผน่ งานไปทางซ้ายทีละ 1 หน้าจอ

Ctrl+ PageDown เล่ือนแผ่นงานไปทางขวาทลี ะ 1 แผ่นงานCtrl+ PageUp เลือ่ นแผน่ งานไปทางซ้ายทีละ 1 แผ่นงานInsert สลบั การทางานระหว่างพมิ พ์แทรกกับพิมพ์ทับEsc ยกเลกิ การแก้ไขแต่ข้อมูลในเซลลย์ งั อยู่เหมือนเดิม+ บวก- ลบ* คณู/ หาร