Manual del usuario F@cilForms

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos Manual del Usuario Página 1

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos INDICE 1. ACERCA DE F@CILFORMS ..................................................................................... 3 2. INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN ......................................................................... 4 3. COMENZAR A UTILIZAR F@CILFORMS ................................................................. 5 4. CARGAR LA APLICACIÓN ....................................................................................... 7 5. UTILIZANDO F@CILFORMS ................................................................................... 10 6. BÚSQUEDAS ........................................................................................................... 12 Página 2

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos 1. Acerca de F@cilForms Es el asistente ideal cuando se trata de ingresar o actualizar datos en planillas EXCEL, asegura que los formatos, las formulas se expandan a toda la tabla; permite se ahorren tiempos seleccionando (desde tablas) información que corresponde a datos maestros . El tamaño de la planilla en columnas es ilimitado, en filas soporta hasta más de 95000. Crea fácilmente tu planilla para la carga de datos. Ingresa los títulos, formatos y formulas. Crea tus datos maestros . Carga F@cilForms y comienza a cargar tu información. Todas las funciones para que la carga, actualización sea simple y segura. Opciones de búsquedas con asistentes “*” para la búsqueda de todo lo que empieza con Li* (ej.); asistente “?” para búsqueda de todo lo que se encuentre con L?*. Agregado, inserción y borrado simplemente presionando el botón; capacidad de deshacer la última acción. F@cilSoluciones Fácilmente te acercamos esta poderosa herramienta; también realizamos impresionantes gráficos para que tus presentaciones tengan el más alto nivel profesional. Desarrollamos para vos cuadros de mando, análisis de Inteligencia de Negocios, SI Fácil ponemos en tus manos las más modernas y poderosas herramientas de Inteligencia de Negocios, SI las que utilizan las corporaciones multinacionales, así de Fácil. Gustosamente responderemos cualquier consulta sobre nuestras herramientas. F@cilSoluciones Página 3

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos 2. Instalación de la Aplicación F@cilForms es un complemento standard de EXCEL, las instrucciones que se realizan más abajo contemplan que Ud. Cargue F@cilForms solamente cuando lo necesite (actualización de bases de datos) para que otras tareas que realice con EXCEL no se vean afectadas por existir una aplicación instalada en forma permanente. • Copie el archivo F@cilForms recibido a una carpeta que Ud. Elija. • Utilizando el mouse presione el botón derecho sobre el archivo F@cilForms recién copiado • Selecciones Propiedades • Desbloquee de ser necesario F@cilForms Página 4

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos 3. Comenzar a utilizar F@cilForms Para utilizar F@cilForms: Abres una nueva planilla EXCEL o una que ya estás utilizando, con la única restricción de que la Fila 1 debe contener los títulos de las columnas (los nombres de cada campo de tu tabla de datos, si porque utilizamos a EXCEL para mantener y ejecutar procesos de bases de datos. En cuanto a los títulos presta cuidado de no repetir el título en más de una columna (cámbiale algo podes poner “Artículo” y en la otra “Artículo 1”). Las columnas deben ser continuas - no dejes columnas en blanco en el medio porque F@cilForms reconoce el tamaño de la Base de Datos (Planilla) hasta donde la siguiente columna está vacía. Si se trata de una planilla nueva, en la fila 2 realiza todas las modificaciones de formato que requieras para cada una de las columnas (Fecha corta, Número con cantidad de decimales, Porcentaje, etc.); también inserta todas las fórmulas que necesites, F@cilForms realiza el cálculo y protege la celda para que no se modifique accidentalmente. Siempre tendremos al menos dos hojas en el libro que estamos trabajando: Base_de_Datos contendrá nuestra tabla para la que estamos ingresando la información. Datos Tablas contendrá todas aquellas tablas con información que se repite y utilizaremos como datos maestros que serán mostradas en F@cilForms como una lista desplegable. Importante: en este punto graba tu planilla y vuelve a cargarla. Página 5

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos Ejemplo de planilla: Página 6

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos 4. Cargar la aplicación Accede a la carpeta donde copiaste F@cilForms: Tu EXCEL ahora muestra una nueva pestaña “Complementos” Haz click en la celda A2 (también puedes hacer click en otra celda siempre y cuando esta celda se encuentre dentro de información ya cargada para esta planilla – concretamente no dejar la celda activa sobre una celda vacía, si esto sucede F@cilForms mostrará un error. (ver más abajo ). 1 Página 7

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos Luego con la celda activa en A2: Haz click en F@cilForms. La aplicación mostrará la pantalla para realizar el mantenimiento correspondiente a la fila que tenemos activa, en este caso la 2: Página 8

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos Error que se produce si cargamos a F@cilForms estando posicionados en una 1 celda fuera de la tabla que estamos cargando ( ). Página 9

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos 5. Utilizando F@cilForms Ejemplo de uso de los diferentes botones: Página 10

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos Consideración importante: Cuando ingrese o modifique cantidades o valores con decimales utilice un “.” en lugar de una “,”. La aplicación mostrará todas aquellas cantidades o valores ya ingresados con el separador de decimales coma. Para los ingresos de cantidade o valores sólo utilice “.” debido a que EXCEL sólo reconce al punto como separador de decimales. Si por error ingresa coma el sistema cambiará el formato de Número con x decimales a General e insertará en la planilla la cantidad o el importe con un apóstrofe al inicio quedando esa cantida o valor con formato de Texto no pudiendo hacer cálculos. Si esto sucede, simplemente ingrese en una columna fuera de la tabla que estamos cargando una formula =Valor(celda a corregir) esto convertirá ese texto en número y luego copie ese valor a celda incorrecta. Página 11

F@cilSoluciones Aplicación EXCEL para el MANUAL DEL USUARIO mantenimiento de datos en bases de datos 6. Búsquedas Ingresa tus criterios de búsqueda y con estos en la pestaña datos podrás navegar (adelante/atrás) por la tabla realizando si así lo necesitas cambios. Una vez que has finalizado Limpia los criterios de búsqueda y continúa utilizando F@cilForms como acostumbras a hacerlo. Página 12