instrukcja_soga_pos

SOGA System Obsługi Gastronomii KONFIGURACJA I SPRZEDAś NA POS Instrukcja obsługi programuhttp://www.novitus.pl

SOGA – System Obsługi Gastronomii j -2-

SOGA – System Obsługi GastronomiiSPIS TREŚCISPIS TREŚCI........................................................................... 3WPROWADZENIE ................................................................ 6 1. WYMAGANIA SPRZĘTOWE I SYSTEMOWE......................... 7 2. PIERWSZE URUCHOMIENIE SYSTEMU SOGA................... 7KONFIGURACJA .................................................................. 9 3. ARTYKUŁY ...................................................................... 12 4. POZIOMY CEN.................................................................. 16 5. GRUPY ............................................................................. 16 6. DRUKARKI....................................................................... 18 7. EKRANY........................................................................... 22 8. SALE / STOLIKI................................................................ 27 9. KOMENTARZE ................................................................. 29 10. USŁUGI .......................................................................... 30 11. FORMY PŁATNOŚCI ....................................................... 32 12. GRUPY KART RABATOWYCH......................................... 33 13. KARTY RABATOWE ....................................................... 34 14. UśYTKOWNICY.............................................................. 37 15. UPRAWNIENIA ............................................................... 38 16. USTAWIENIA.................................................................. 39 16.1. PODSTAWOWE ......................................................... 41 16.2. DODATKOWE............................................................ 42 16.3. ZAMÓWIENIA ........................................................... 43 16.4. RACHUNKI ............................................................... 44 16.5. CZYTNIK.................................................................. 45 16.6. WAGA ..................................................................... 45 16.7. DRUKARKA FISKALNA ............................................. 45 16.8. DOKUMENTY ........................................................... 47 16.9. NUMERACJA DOKUMENTÓW .................................... 48 16.10. ZAMKNIĘCIE ZMIANY ............................................ 48 16.11. HOTEL ................................................................... 48 16.12. ARCHIWIZACJA...................................................... 49 16.13. INNE ...................................................................... 50 -3-

SOGA – System Obsługi Gastronomii j 17. STAWKI VAT.................................................................50 18. WŁAŚCICIEL ..................................................................51PRACA NA POS ....................................................................52 19. ROZPOCZĘCIE I ZAKOŃCZENIE PRACY NA POS ...........52 19.1. LOGOWANIE.............................................................52 19.2. ZAMKNIĘCIE PROGRAMU..........................................53 20. SALE I STOLIKI...............................................................54 21. LISTA RACHUNKÓW.......................................................56 22. ZAMAWIANIE .................................................................57 23. ROZLICZENIE RACHUNKU .............................................62 24. KLIENCI .........................................................................63 25. DODATKOWE FUNKCJE KELNERSKIE............................67 25.1. PRZEKAś WSZYSTKO................................................67 25.2. PRZEKAś..................................................................68 25.3. PODZIEL...................................................................68 25.4. POŁĄCZ....................................................................70 25.5. PRZENIEŚ .................................................................71 26. MENU – FUNKCJE DODATKOWE ....................................72 26.1. ZAMKNIJ ..................................................................72 26.2. WPŁATA...................................................................73 26.3. WYPŁATA ................................................................73 26.4. ARCHIWIZACJA ........................................................74 26.5. SZYBKA SPRZEDAś...................................................74 26.6. SZUFLADA................................................................74 26.7. ZAMKNIĘCIE ZMIANY...............................................75 26.8. PODLICZENIE KELNERA ............................................75 26.9. RAPORT DOBOWY ....................................................76 26.10. RAPORT OKRESOWY...............................................76 26.11. RAPORTY ...............................................................77 26.12. RACHUNKI .............................................................81 26.13. FIRMY (KARTOTEKA FIRM).....................................86 26.14. FAKTURY VAT ......................................................91 26.15. KOREKTY FAKTUR VAT SPRZEDAśY .....................97 26.16. REZERWACJE STOLIKÓW ......................................102 -4-

SOGA – System Obsługi Gastronomii27. O PROGRAMIE ............................................................. 104 -5-

SOGA – System Obsługi Gastronomii jWPROWADZENIE SOGA to profesjonalny system gastronomiczny dla kaŜdejrestauracji. Charakteryzuje go prostota obsługi oraznowoczesny interfejs zapewniający najwyŜszą ergonomię iwygodę pracy. Program posiada całą gamę funkcji potrzebnychdo sprawnej obsługi zarówno mniejszych, jak i większychobiektów gastronomicznych, restauracji, kawiarni, barów,pubów, dyskotek, etc.Poza podstawowymi funkcjami, takimi jak obsługa rachunkówi zarządzanie zamówieniami oraz wystawianie paragonów ifaktur, system pozwala na dokładne monitorowanie sprzedaŜy iszczegółowe rozliczanie kelnerów. Przejrzysty i bardzoczytelny układ programu umoŜliwia niezwykle szybkieopanowanie go przez pracowników - takŜe tych mniej obytychz komputerem. System został zbudowany w taki sposób, abymaksymalnie ułatwić pracę na ekranie dotykowym i dlategozostał wyposaŜony w duŜe i wygodne przyciski, co znacznieprzyspiesza obsługę klientów. Dzięki bardzo przejrzystejkonstrukcji programu, zarządzający systemem moŜe go wdowolny sposób konfigurować, odzwierciedlając rzeczywistyukład stolików czy budując wygodne menu.System SOGA zaprojektowany został do pracy na jednym lubkilku stanowiskach z uwzględnieniem autoryzacji orazuprawnień poszczególnych uŜytkowników.Osobnym modułem wchodzącym w skład pakietu dlagastronomii jest moduł magazynowy, który uzupełnia działaniecałego systemu o moŜliwość szczegółowego rozliczaniastanów oraz wartości magazynu, budowania receptur orazewidencjonowania dokumentów od dostawców. -6-

SOGA – System Obsługi Gastronomii1. WYMAGANIA SPRZĘTOWE I SYSTEMOWE Minimalna - wymagana do prawidłowego działaniaprogramu - konfiguracja komputera, przedstawia sięnastępująco:• system Windows 2000 lub XP,• procesor Pentium III 500 MHz,• pamięć RAM 256 MB,• miejsce na dysku 100 MB,• grafika 1024x768, tryb HI-COLOR,• drukarka zgodna ze standardem Epson.Konfiguracja zalecana:• system Windows 2000 lub XP,• procesor Celeron 2,4 GHz,• pamięć RAM 512 MB,• miejsce na dysku 200 MB,• grafika 1024x768, TRYB HI-COLOR,• monitor dotykowy lub POS specjalizowany,• drukarka zgodna ze standardem Epson,• drukarka fiskalna.2. PIERWSZE URUCHOMIENIE SYSTEMU SOGA Aby mieć pewność, Ŝe program będzie prawidłowozainstalowany i będziemy mogli w pełni korzystać zewszystkich jego funkcji, naleŜy postąpić według poniŜszychkroków:• zainstalować program korzystając z dostarczonego nośnika (płyta CD),• zainstalować w systemie Windows drukarki zamówień (drukarka kuchenna, barowa), -7-

SOGA – System Obsługi Gastronomii j• uruchomić program klikając START -> Programy -> SOGA -> Konfiguracja (lub klikając w ikonę na pulpicie o tej samej nazwie),• po ukazaniu się okna powitalnego kliknąć przycisk Aktywacja i wprowadzić NIP, nr licencji oraz kod aktywacyjny dostarczony wraz z programem, a następnie potwierdzić przyciskiem OK, zalogować się jako Admin (administrator) bez podawania hasła,• skonfigurować program korzystając z rozdziału Konfiguracja.Po dokonaniu wszystkich ustawień naleŜy zamknąć programKonfiguracja, a następnie przystąpić do pracy z programemSOGA klikając START -> Programy -> SOGA -> SOGA (lubklikając ikonę na pulpicie o tej samej nazwie). -8-

SOGA – System Obsługi GastronomiiKONFIGURACJA Aby umoŜliwić rozpoczęcie sprzedaŜy na POS naleŜy wpierwszej kolejności dokonać konfiguracji programu. Do tegocelu został stworzony osobny moduł, który zostanie opisany wkilku następnych podrozdziałach. Uruchomienia modułukonfiguracyjnego następuje poprzez kliknięcie skrótuumieszczonego na pulpicie (Konfiguracja) lub poprzez START-> Programy -> SOGA -> Konfiguracja. JeŜeli nie dokonanowcześniej aktywacji programu, to po ukazaniu się oknapowitalnego naleŜy kliknąć przycisk Aktywacja i wprowadzićNIP, nr licencji oraz kod aktywacyjny dostarczony wraz zprogramem, a następnie potwierdzić przyciskiem OK. Podokonaniu aktywacji wyświetlone zostaje okienko logowania.Do momentu zdefiniowania uŜytkowników i haseł, naleŜylogować się jako uŜytkownik Admin (administrator) bezpodawania hasła. W tym momencie zostanie wyświetlone oknogłówne modułu konfiguracyjnego (Rys. 1).Aby poprawnie skonfigurować system, najlepiej zrobić towedług poniŜszej kolejności:• uruchomić funkcje wprowadzania właściciela: Administrator -> Właściciel i uzupełnić wszystkie informacje o firmie,• uruchomić funkcje Kartoteki -> Grupy artykułów i stworzyć grupy,• uruchomić funkcje Kartoteki -> Drukarki i stworzyć drukarki zamówień (kuchenne i barowe),• uruchomić funkcję Kartoteki -> Artykuły i wprowadzić artykuły z karty dań,• uruchomić funkcję Kartoteki -> Ekrany i stworzyć poszczególne ekrany sprzedaŜy artykułów, -9-

SOGA – System Obsługi Gastronomii j• uruchomić funkcję Sale/Stoliki i stworzyć poszczególne sale, oraz stoliki wzorując się rzeczywistym rozkładem sal i stolików w restauracji,• uruchomić funkcję Kartoteki -> Usługi i dodać usługi potrzebne przy wystawianiu faktur,• uruchomić funkcję Administrator -> Ustawienia i ustalić parametry pracy programu według własnych wymagań,• uruchomić funkcję Administrator -> UŜytkownicy -> Tabela i dodać wszystkich uŜytkowników, którzy będą posługiwać się programem (kelnerów, barmanów, kierowników),• uruchomić funkcję Administrator -> UŜytkownicy -> Uprawnienia i ustalić uprawnienia poszczególnych uŜytkowników programu.Rys. 1. Okno główne modułu konfiguracyjnego. - 10 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiWszystkie funkcje modułu konfiguracyjnego zostaną opisanew kolejności w jakiej występują na oknie głównym. - 11 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j3. ARTYKUŁY Funkcja artykuły umoŜliwia zarządzanie bazą wszystkichartykułów sprzedawanych na POS. Po uruchomieniu tej funkcjiukazuje się ekran (Rys. 2), w którym widzimy listę artykułów,przyciski poszczególnych funkcji oraz ustawienia domyślne dlanowych artykułów.Rys. 2. Zarządzanie bazą artykułów.3.1.1. Dodawanie nowego artykułu. Wywołanie tej funkcji spowoduje wyświetlenie okienkadodawania artykułu, w którym określamy wszystkie jegoparametry:• nr PLU,• nazwę, - 12 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii• skrót (nazwa skrócona, która moŜe być drukowana na drukarkach zamówień oraz jest uŜywana na zdalnych bonownikach, jeŜeli są uŜywane),• grupę do której jest przyporządkowany artykuł. Wybieramy ją z listy rozwijanej, na której znajdują się wszystkie zdefiniowane wcześniej grupy. Sposób dodawania nowych grup jest opisany w punkcie 4. Grupy wykorzystuje się przy generowaniu raportów ze sprzedaŜy,• stawkę VAT,• PKWiU,• ceny sprzedaŜy na poszczególnych poziomach,• domyślny priorytet - określa się np. w celu ustalenia kolejności przygotowania dań w kuchni. Dania o wyŜszym priorytecie mają być przygotowywane szybciej od pozostałych.• maksymalny rabat – oznacza, Ŝe rabat udzielony do artykułu podczas sprzedaŜy nie moŜe być większy niŜ określony w tym miejscu.• drukarkę zamówień – jest to drukarka, na której artykuł jest drukowany w momencie zamawiania go. Drukarkę wybieramy z listy rozwijanej, na której znajdują się wszystkie zdefiniowane wcześniej drukarki. Sposób dodawania nowych drukarek zamówień jest opisany w punkcie 6.• cena otwarta – zaznaczenie tej opcji powoduje, Ŝe przy zamawianiu artykułu program będzie dodatkowo pytał o cenę, za którą ma zostać sprzedany,• artykuł waŜony – zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe przy zamawianiu artykułu program będzie dodatkowo pytał o ilość (wagę),• kod kreskowy. - 13 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jRys. 3. Dodawanie nowego artykułuW tym momencie mamy juŜ uzupełnione wszystkie potrzebnedane i moŜemy zapisać nowy artykuł (przycisk Zapisz). Pozapisaniu artykuł pojawia się na liście wszystkich artykułów.Skorzystanie z ustawień domyślnych dla nowego artykułu,umoŜliwia wielokrotne dodawanie nowych artykułów zpodobnymi ustawieniami grupy, stawki VAT czy drukarki - 14 -

SOGA – System Obsługi Gastronomiizamówień. Funkcja ta znacznie przyspiesza tworzenie listyartykułów.Aby sprzedaŜ nowego artykułu była moŜliwa naleŜy jeszczeokreślić wygląd przycisku pod jakim będzie on dostępny wmenu podczas zamawiania. Czynności tej dokonujemy podczaskonfiguracji ekranów sprzedaŜy artykułów, co zostało opisanew punkcie 7.3.1.2. Poprawianie artykułu. Z funkcji tej korzystamy w momencie, gdy chcemypoprawić dane artykułu dodanego wcześniej do listy. Okienkoedycji artykułu i zasady wprowadzania zmian są podobne jakprzy dodawaniu nowego artykułu.3.1.3. Usuwanie artykułu. Funkcja powoduje usunięcie artykułu z listy. W celuuniknięcia przypadkowego skasowania, program dodatkowopyta uŜytkownika o potwierdzenie wykonania takiej operacji.W przypadku, gdy kasowany artykuł był kiedykolwiekzamawiany lub występuje na jakichkolwiek dokumentach, niejest on usuwany fizycznie z bazy danych, ale nie występuje juŜna liście artykułów.3.1.4. Drukowanie listy artykułów. Funkcja umoŜliwia wydrukowanie listy artykułów wraz zcenami sprzedaŜy. - 15 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j4. POZIOMY CEN Funkcja poziomów cen, nazywana często Happy Hours,słuŜy do automatycznej zmiany cen artykułów w określonychgodzinach poszczególnych dni tygodnia. Aby funkcja działałapoprawnie naleŜy określić ceny artykułów na poziomie(poziomach) wyŜszych niŜ pierwszy, a następnie ustawićŜądane poziomy cen w określonych dniach i godzinach.Rys. 4. Poziomy cen.5. GRUPY Lista ta przechowuje nazwy wszystkich grup słuŜących dolepszego zarządzania artykułami oraz umoŜliwia wykonywanieraportów według grup. Do kaŜdej z grup moŜemyprzyporządkować dowolną liczbę artykułów. Wywołaniefunkcji grup powoduje wyświetlenie okna (Rys. 5), w którymdostępne są następujące funkcje: dodawanie nowej grupy,poprawianie grupy, oraz usuwanie grupy. Do kaŜdej grupymoŜemy ustalić maksymalny rabat, co spowoduje, Ŝe podczassprzedaŜy artykułu z danej grupy nie będzie moŜna udzielićwiększego rabatu. - 16 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiRys. 5. Lista grup. - 17 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j6. DRUKARKI Nierozłączną częścią systemu gastronomicznego sądrukarki zamówień. Są to najczęściej drukarki na papier 76 lub80 mm pracujące w trybie tekstowym, pozwalające nastosunkowo szybki wydruk. Istnieje równieŜ moŜliwośćdrukowania zamówień na niektórych drukarkach fiskalnych,posiadających odpowiednie funkcje. W najczęściejspotykanych instalacjach stosuje się dwie drukarki zamówień –w kuchni i na barze. Drukarki te słuŜą do drukowaniazamówień według tego co zostanie zabonowane (zamówione)przez kelnera na POS. KaŜdy artykuł w restauracji jestprzyporządkowany do konkretnej drukarki (nie jest toobowiązkowe). Przyporządkowania artykułów do drukarekdokonujemy podczas dodawania nowych artykułów. Dodrukarki kuchennej (umieszczonej w kuchni)przyporządkowuje się potrawy przygotowywane w kuchni,natomiast do barowej (umieszczonej na barze), artykułyprzygotowywane na barze (np. napoje). Dzięki takimustawieniom system automatycznie wie, gdzie naleŜywydrukować zamówienie na konkretny artykuł, co całkowicieeliminuje system zamówień pisanych odręcznie na karteczkachoraz znacznie skraca czas potrzebny na obsługę wszystkichzamówień w restauracji.Ekran konfiguracji drukarek umoŜliwia dodawanie do systemunowych drukarek zamówień, które następnie moŜnaprzyporządkować do artykułów. KaŜda drukarka zamówieńdodana w systemie Windows musi mieć w naszym programiegastronomicznym swojego odpowiednika. Oznacza to, Ŝe doartykułów nie przyporządkowujemy drukarek wg nazwy wsystemie Windows, ale wg nazw przyjętych w programiegastronomicznym. - 18 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiRys. 6. Okno dodawania drukarki zamówieńPrzykładowa konfiguracja dla drukarki realizującejzamówienia w kuchni:• podłączamy drukarkę zamówień bezpośrednio do POS lub do sieci,• instalujemy drukarkę w systemie Windows. JeŜeli jest to jedna ze standardowych drukarek zamówień, pracująca w trybie tekstowym i drukująca 42 znaki w wierszu, to moŜemy ją zainstalować jako Generic / Text only (wybierając wcześniej producenta: Rodzajowe dla - 19 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j Windows XP lub Generic dla Windows 2000) i nadajemy jej nazwę kuchnia. Aby się upewnić, Ŝe instalacja przebiegła prawidłowo naleŜy zawsze wydrukować stronę testową,• w module konfiguracyjnym wybieramy funkcję Drukarki, a następnie Nowa drukarka,• jako nazwę drukarki wpisujemy np. kuchenna,• kolejnym krokiem jest ustawienie drukarki podstawowej, do której będą kierowane zamówienia artykułów skojarzonych z drukarką kuchenna. Zaznaczamy drukarkę bonową, a jako drukarkę systemową wybieramy zainstalowaną przez nas drukarkę kuchnia. Następnie wybieramy sposób wydruku (tekstowy lub graficzny). W przypadku wydruku graficznego program bierze pod uwagę ustawienia drukarki w systemie Windows. JeŜeli natomiast wybierzemy wydruk tekstowy, to dodatkowo musimy określić takie ustawienia jak: strona kodowa obsługiwana przez naszą drukarkę, obsługę obcinacza papieru i buzzera, a takŜe wprowadzić odpowiednie sekwencje sterujące dla niektórych z wymienionych funkcji. W przypadku wykorzystywania drukarki fiskalnej naleŜy wskazać jej model, a takŜe nazwę komputera, do którego jest podłączona,• zapisujemy nową drukarkę.W tym miejscu, w zaleŜności od potrzeb, moŜemy równieŜustalić drukarkę dodatkową, na której będą drukowały siękopie zamówień. Istnieje równieŜ moŜliwość tworzenia kopiiwszystkich wydruków dla danej drukarki w postaci plikutekstowego.Od tej chwili, podczas dodawania nowych artykułów,będziemy mieć moŜliwość wyboru drukarki o nazwiekuchenna. - 20 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiJeŜeli teraz chcielibyśmy dodać do systemu następną drukarkę(np. barowa), musimy powtórzyć wszystkie powyŜsze operacjeodpowiednio zmieniając nazwy drukarek.Zdefiniowane drukarki mogą słuŜyć równieŜ do drukowaniafaktur, raportów, rachunków próbnych, itd.. Odpowiednichustawień dokonujemy wtedy za pomocą funkcji Ustawienia.Uwaga !Nie dodajemy do listy innych drukarek niŜ drukarki zamówień.Wszystkie pozostałe drukarki powinny być zainstalowane tylkoi wyłącznie w systemie Windows. - 21 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j7. EKRANY Definiowanie ekranów zamówień ma na celu takie ułoŜenieprzycisków na poszczególnych ekranach, aby zamawianieposzczególnych artykułów przez kelnerów odbywało sięszybko i bez pomyłek. To co wyróŜnia system SOGA, tomoŜliwość skonfigurowania kaŜdego przycisku w dowolny icałkowicie odmienny sposób od pozostałych. Przyciskireprezentujące potrawy mogą mieć dowolną wielkość, kolororaz typ czcionki, a takŜe mogą być ułoŜone w dowolnymmiejscu na ekranie. Napisy na poszczególnych przyciskachmogą być definiowane w sposób automatyczny (poprzezprzepisanie nazwy artykułu) lub określane samodzielnie przezuŜytkownika. Dodatkową zaletą jest moŜliwość zdefiniowaniapraktycznie nieograniczonej liczby ekranów. To wszystkopozwala na stworzenie bardzo przejrzystego menu oindywidualnym charakterze i wysokiej ergonomii. - 22 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiRys. 7. Konfiguracja ekranów zamówień.Okno tworzenia ekranów zamówień składa się z siatkiprzycisków, które przed zdefiniowaniem są nieaktywne (szarykolor). Aby zdefiniować nowy przycisk naleŜy kliknąć szary inieopisany kwadracik. JeŜeli zakładamy, Ŝe przycisk będziemiał rozmiary większe niŜ pojedynczy kwadracik, to naleŜywybrać taki kwadracik, który pozwoli na powiększenie go wprawo lub dół, i który po tej operacji nie będzie zachodził nainny gotowy przycisk. Rys. 8 przedstawia okno definiowaniaprzycisku, wyświetlane po kliknięciu w dowolny kwadracik. - 23 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jRys. 8. Definiowanie przycisku na ekranie zamówień.NajwaŜniejszym parametrem kaŜdego przycisku jest jegofunkcja, którą określamy w lewej dolnej części okna. Mamytutaj do wyboru trzy moŜliwości: Artykuł, Zmiana ekranu orazBrak. Wybranie Brak oznacza, Ŝe rezygnujemy z przycisku i pozapisaniu takiej konfiguracji zniknie on z ekranu. Wybórfunkcji Artykuł powoduje konieczność wybrania dodatkowo,który artykuł będzie powiązany z przyciskiem. Dokonujemytego poprzez kliknięcie przycisku wyboru artykułu (przycisk ztrzema kropkami). Powoduje to wyświetlenie listy wszystkichartykułów. Dwukrotne kliknięcie któregokolwiek artykułuprzyporządkowuje go do przycisku oraz automatycznieprzepisuje nazwę artykułu na przycisk. Trzecia funkcja Zmianaekranu wymaga dodatkowo zdefiniowania, na który ekranprzejdziemy po kliknięciu takiego przycisku podczas sprzedaŜyna POS. Numer ekranu określamy obok okienka zmianyfunkcji przycisku.PoniewaŜ karta menu w restauracji obejmuje z regułyprzynajmniej kilka stron, to nie ma moŜliwości umieszczenia - 24 -

SOGA – System Obsługi Gastronomiiwszystkich artykułów na jednym ekranie. Dlatego najczęściejna pierwszym ekranie definiujemy przyciski zawierającenazwy poszczególnych grup (zupy, napoje, drinki, daniamięsne, itd.), a na kolejnych ekranach tworzymy przyciskiodpowiadające poszczególnym artykułom (np. na ekraniedrugim umieszczamy wszystkie zupy, na ekranie trzecimwszystkie napoje, itd.).Np. jeŜeli na pierwszym ekranie umieścimy przycisk zprzyporządkowaną funkcją Zmiana ekranu na ekran drugi ijako tekst na klawiszu wprowadzimy ZUPY, to na drugimekranie definiujemy wszystkie przyciski z przyporządkowanąfunkcją Artykuł zawierające poszczególne artykuły (np. z grupyZUPY). Z reguły przyjmuje się, Ŝe pierwszy ekran jest tzw.ekranem głównym (aktywnym) i kaŜdorazowe wejście dozamówienia powoduje rozpoczęcie pracy właśnie na tymekranie. Oczywiście numer ekranu aktywnego moŜe byćzmieniony w Ustawieniach.Wszystkie zmiany wprowadzane na ekranach sązapamiętywane automatycznie.Nowy ekran tworzy się poprzez kliknięcie strzałki w prawoznajdując się na ostatnim dostępnym ekranie.JeŜeli na ekranie nie ma Ŝadnych aktywnych przycisków jeston automatycznie usuwany.Ręczny sposób tworzenia poszczególnych przycisków zartykułami sprawdza się szczególnie wtedy, gdy chcemy dodaćkilka nowych artykułów lub poprawić juŜ istniejące przyciski.W przypadku gdy tworzymy całkowicie nowe menu najlepiejwykorzystać do tego funkcję automatycznego generowaniaekranów. Po wybraniu tej funkcji wyświetlone zostaje okno, wktórym oprócz wyglądu przycisku, określamy takŜe zakresgenerowania (np. dla artykułów z danej grupy lub z danegozakresu PLU). Dodatkowo moŜemy określić czy na przyciskuma być umieszczona nazwa artykułu czy tylko jego skrót, a - 25 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jtakŜe sposób ułoŜenia kolejnych przycisków (poziomo lubpionowo) na ekranie.Rys. 9. Automatyczne generowanie przycisków.W momencie kliknięcia Wykonaj, program ostrzega, Ŝewszystkie przyciski, które dotychczas znajdowały się nawybranym ekranie zostaną usunięte. W ich miejsce pojawią sięnowe przyciski, wygenerowane wg zadanych parametrów.Dodatkowo mamy do dyspozycji funkcje kopiowania orazusuwania przycisków poprzez przyciśnięcie prawego klawiszamyszki w momencie, gdy jej wskaźnik znajduje się nadwybranym przyciskiem.Usunięcia wszystkich przycisków z wybranego ekranudokonujemy poprzez kliknięcie Usuń wszystkie. - 26 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii8. SALE / STOLIKI Funkcja tworzenia sal i stolików umoŜliwia odwzorowaniew programie rzeczywistego układu sal oraz stolikówznajdujących się w restauracji. Dzięki temu kelner, przyjmujączamówienie, moŜe jednoznacznie zidentyfikować kaŜdy stolik.Dodawanie nowej sali odbywa się za pomocą przycisku Dodajsalę. W tym momencie zostaje wyświetlona nowa sala bezjakichkolwiek stolików. Aby zmienić kolor wyświetlanej SalinaleŜy kliknąć przycisk Kolor w menu Sala, a następniewybrać inny kolor w wyświetlonym oknie i go zaakceptować.Zmiana koloru sali jest moŜliwa w kaŜdym momencie – nawetpo umieszczeniu na niej stolików. W kaŜdym momenciemoŜemy takŜe zmienić nazwę sali. Jest ona wykorzystywanapóźniej do identyfikacji sali podczas sprzedaŜy na POS.Rys. 10. Definiowanie sal i stolików. - 27 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jNa kaŜdej sali moŜemy umieścić dowolną ilość stolików.Nowe stoliki dodajemy przyciskiem Dodaj stolik. KaŜdy stolikma swój niepowtarzalny numer. Oznacza to, Ŝe w całejrestauracji nie moŜe być dwóch stolików o takich samychnumerach. Dodatkowo kaŜdy stolik moŜe posiadać opis –Nazwa stolika. Zmiany koloru stolika dokonujemy klikającprzycisk Kolor w menu Stolik. KaŜdy stolik moŜe mieć kształtkoła, elipsy, prostokąta, kwadratu, sześciokąta lub ośmiokąta.Kształt stolika zmieniamy klikając na nim prawymprzyciskiem myszy i wybierając odpowiednią funkcję. Równieprosta jest zmiana wielkości stolika. Dokonujemy jejnajeŜdŜając wskaźnikiem myszy na jego obrzeŜe wodpowiednim miejscu, a następnie przytrzymując lewyprzycisk myszy powiększamy go lub zmniejszamy. KolejnąuŜyteczną funkcją jest skopiowanie stolika dostępne poprzezprawy przycisk myszy.Usunięcie aktywnego stolika jest moŜliwe za pomocąprzycisku Usuń stolik lub prawym przyciskiem myszy ponajechaniu na wybrany stolik. Usunięcie całej sali następuje pokliknięciu przycisku Usuń salę. W przypadku gdy na usuwanejsali znajdowały się jakiekolwiek stoliki – one równieŜ zostająusunięte.Wszystkie zmiany wprowadzane podczas konfiguracji sal istolików są zapamiętywane automatycznie. - 28 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii9. KOMENTARZE Komentarzy uŜywa się do dodatkowego opisywaniazamawianych artykułów (potraw) podczas sprzedaŜy na POS.Po wybraniu tej funkcji wyświetlony zostaje ekran z listągotowych komentarzy. Dodanie na listę komentarzy, którebędą często uŜywane moŜe znacznie przyspieszyć pracękelnerów. Nie będą oni wtedy musieli wprowadzać kaŜdegokomentarza przy pomocy klawiatury ekranowej, ale wystarczy,Ŝe wybiorą go z listy.Aby dodać komentarz do listy naleŜy kliknąć przycisk Nowykomentarz. Przycisk Popraw umoŜliwia poprawieniekomentarza, natomiast Usuń - jego usunięcie. - 29 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j10. USŁUGI Lista usług zawiera dane na temat wszystkich usługsprzedawanych w restauracji, takie jak: nazwa usługi, kodusługi, symbol PKWiU, stawkę VAT i jednostkę miary, a takŜedomyślną cenę sprzedaŜy. Usługi mogą być wykorzystywanedo wystawiania faktur „odręcznych”, a takŜe do wystawianychna podstawie rachunków. Najczęściej do listy usług dodajemydwie podstawowe:usługa gastronomiczna 22 w stawce VAT 22%,usługa gastronomiczna 7 w stawce VAT 7%.Kody tych usług wprowadzamy następnie podczas dalszejkonfiguracji w Ustawieniach. Wprowadzenie kodów tychdwóch podstawowych usług w Ustawieniach ma na celuwskazanie programowi, jakich usług ma uŜyć podczasautomatycznego wystawiania faktur z rachunków.10.1.1. Dodawanie nowej usługi do kartoteki. Wywołanie tej funkcji spowoduje wyświetlenie się okna,w którym określamy wszystkie parametry nowej usługi. Jakokod usługi moŜna podać np. jej skróconą nazwę. NastępnienaleŜy zdefiniować symbol PKWiU (jeŜeli jest to usługa, dlaktórej taki symbol jest wymagany), a takŜe stawkę VAT orazjednostkę miary. Wprowadzanie domyślnej ceny dla usługi niejest konieczne – moŜemy ją zawsze wprowadzić podczaswystawiania faktury. Wprowadzanie nowej usługi kończymyprzyciskiem Zapisz.10.1.2. Poprawianie usługi. Z funkcji tej korzystamy w momencie, gdy chcemypoprawić dane o usłudze dodanej wcześniej do listy. Okienko - 30 -

SOGA – System Obsługi Gastronomiipoprawy danych o usłudze i zasady ich wprowadzania sąpodobne jak przy dodawaniu nowej usługi.10.1.3. Usuwanie usługi. Funkcja powoduje usunięcie usługi z listy. W celuuniknięcia przypadkowego skasowania, program dodatkowopyta uŜytkownika o potwierdzenie wykonania takiej operacji.W przypadku, gdy kasowana usługa występuje najakichkolwiek dokumentach, nie jest ona usuwana fizyczniez bazy danych, ale nie występuje juŜ na liście. Dlategowszystkie dokumenty zawierające tą usługę będą nadalpoprawnie wyświetlane i drukowane. - 31 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j11. FORMY PŁATNOŚCI W systemie SOGA mamy moŜliwość definiowania nowychform płatności, a takŜe modyfikowania juŜ istniejących.Wybranie tej funkcji spowoduje wyświetlenie okna (Rys. 11),w którym moŜemy dodawać, poprawiać i usuwać formypłatności. Wyjątkiem są formy podstawowe: gotówka, przelew,karta oraz kompensata, których nie moŜemy usunąć, anizmienić im nazwy. Konfiguracja form płatności sprowadza siędo określenia ich właściwości:• widoczna na POS – określa czy dana forma płatności jest dostępna dla kelnerów podczas rozliczania rachunku,• dopuszczalna dla dokumentów – określa czy forma moŜe być uŜywana podczas wystawiania dokumentów (faktur),• obowiązkowy wydruk rachunku na drukarce zamówień – rozliczenie rachunku powoduje automatyczny wydruk rachunku,• fiskalna – rozliczenie rachunku powoduje automatyczny wydruk paragonu na drukarce fiskalnej,• hotelowa – określa czy rachunek rozliczany tą formą zostanie przeniesiony na kredyt hotelowy,• obliczanie reszty – umoŜliwia obliczenie reszty podczas rozliczania rachunku (uŜywana najczęściej dla formy gotówka),• otwieranie szuflady – określa czy podczas rozliczania rachunku otwierać szufladę kasjerską. - 32 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiRys. 11. Definiowanie form płatności.12. GRUPY KART RABATOWYCH Grupy kart pozwalają na lepsze zarządzanie kartamirabatowymi i lojalnościowymi. Do kaŜdej grupy jestprzypisany ewentualny poziom rabatu lub poziom cenowy.Oznacza to moŜliwość zmiany rabatu lub poziomu cen dlawielu kart jednocześnie. - 33 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jRys. 12. Grupy kart rabatowych.13. KARTY RABATOWE Po uruchomieniu tej funkcji wyświetlona zostanie listawszystkich kart rabatowych i lojalnościowych powiązanych zsystemem (Rys. 13). Sposób uŜywania kart podczas sprzedaŜyzostał opisany w rozdziale 22. - 34 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiRys. 13. Karty rabatowe. Podczas dodawania nowej karty naleŜy wprowadzić jejindywidualny numer. Kod karty naleŜy odczytać przeciągającją przez czytnik. MoŜe się zdarzyć, Ŝe kod karty będzie zbieŜnyz numerem karty. Grupę wybieramy ze wcześniejzdefiniowanych grup kart i tym samym określamy parametrydotyczące poziomu rabatu i cen dla dodawanej karty. KaŜdąkartę moŜemy przywiązać do konkretnego klienta, ale nie jestto obowiązkowe. Dodatkowo moŜemy zdefiniować opis, atakŜe określić termin waŜności karty. - 35 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jRys. 14. Dodawanie nowej karty. - 36 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii14. UśYTKOWNICY Tabela uŜytkowników zawiera kompletną listę wszystkichosób w restauracji, które mają dostęp do programu. Lista tamoŜe być uaktualniana w dowolnym momencie przez kaŜdegokto ma uprawnienia do jej modyfikacji.14.1.1. Dodawanie nowego uŜytkownika. Wywołanie tej funkcji powoduje wyświetlenie okienka, wktórym naleŜy wprowadzić unikalny kod uŜytkownika, jegoimię i nazwisko, określić pełnioną przez niego funkcjękorzystając z listy rozwijanej oraz wprowadzić cyfrowe hasłodostępu do programu. Zapisanie wprowadzonych danychspowoduje dodanie nowego uŜytkownika do listy oraz nadaniemu standardowych uprawnień w zaleŜności od pełnionejfunkcji. System haseł w programie zabezpiecza przeddostępem do niego osób niepowołanych.14.1.2. Poprawianie danych uŜytkownika. Funkcja umoŜliwia zmianę wcześniej określonych danycho uŜytkowniku za wyjątkiem jego unikalnego kodu. Wyjątekstanowi administrator, który moŜe zmienić jedynie hasło.14.1.3. Usuwanie uŜytkownika. Za pomocą tej funkcji moŜemy bezpowrotnie usunąćuŜytkownika z listy osób mających uprawnienia do obsługiprogramu. - 37 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j15. UPRAWNIENIA System SOGA posiada mechanizm nadawania uprawnieńuŜytkownikom do korzystania z poszczególnych funkcjiprogramu. Uruchomienie tej funkcji powoduje wyświetlenieekranu (Rys. 15), w którym poszczególne funkcje programu sąpogrupowane na róŜnych zakładkach. Aby zmienićuprawnienia któregokolwiek z uŜytkowników naleŜy najpierwwybrać go z listy rozwijanej w górnej części okna. W tymmomencie wszystkie posiadane przez niego uprawnieniazostaną zaznaczone na poszczególnych zakładkach. Kliknięciefunkcji, która nie była wcześniej wybrana spowoduje jejzaznaczenie (nadanie uprawnienia). Powtórne kliknięcie wzaznaczoną funkcję powoduje jej „odznaczenie” co jestrównowaŜne z zabraniem uprawnień. Po określeniu wszystkichzmian klikamy Zapisz zmiany. W tym momencie noweuprawnienia zostają zapisane, a skutki zmian będą widoczne pozalogowaniu się do programu przez uŜytkownika, któremuzmieniono uprawnienia. NaleŜy pamiętać, Ŝe uprawnienia donadawania uprawnień innym uŜytkownikom powinien mieć,oprócz administratora, tylko szef. - 38 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiRys. 15. Nadawanie uprawnień uŜytkownikom.16. USTAWIENIA Moduł ustawień umoŜliwia określenie najwaŜniejszychparametrów oraz sposobu pracy systemu SOGA. Znajduje siętu kilka grup ustawień ułoŜonych w formie zakładek (Rys. 16). - 39 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jRys. 16. Ekran ustawień.Przełączanie się pomiędzy zakładkami jest moŜliwe poprzezkliknięcie na wybranej z nich. PoniŜej opisano wszystkiemoŜliwe do ustawienia parametry. Część z nich – opisananiebieską czcionką – to parametry ustawiane tylko dlastanowiska, na którym został uruchomiony modułkonfiguracyjny. Pozostałe – opisane czarną czcionką – dotycząwszystkich komputerów w sieci pracujących na programie. - 40 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii16.1. PODSTAWOWEPytaj o liczbę osób podczas otwierania rachunku – funkcjapozwalająca na zapamiętywanie liczby osób przy otwieraniukaŜdego nowego rachunku na stoliku.Nr aktywnej sali po zalogowaniu – numer sali, która jestaktywna po zalogowaniu się przez kelnera na stanowisku.Nr aktywnego ekranu po zalogowaniu – numer ekranu zartykułami, który zostaje wyświetlony jako pierwszy powejściu do zamówienia.Powrót do głównego ekranu z artykułami po kliknięciu w tło –włączenie tej opcji na Tak umoŜliwi powrót do głównegoekranu z artykułami po kliknięciu w tło obok przycisków.Ceny na przyciskach z artykułami – umoŜliwia wyświetlaniecen na przyciskach z artykułamiTylko podgląd – ustawienie tej opcji na Tak powoduje, Ŝe przylogowaniu na tym stanowisku będzie jedynie moŜliwośćpodglądu aktualnych rachunków oraz wykonywania raportów,natomiast nie będzie moŜna prowadzić sprzedaŜy.Automatyczne wylogowanie – opcja pozwalająca ustawić czas,po którym program automatycznie wyloguje się z POS wprzypadku gdy kelner po zalogowaniu się nie wykona przez tenczas Ŝadnej operacji. Wyłączenie tej opcji następuje poustawieniu 0.Zamykanie programu tylko z okna Menu – w module POSznajdują się dwa przyciski zamykające aplikację. JeŜeliustawimy tą opcję na Tak, to przycisk na oknie logowania - 41 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jzostanie wyłączony i aktywny będzie tylko przycisk na ekranieMenu (ekran funkcji dodatkowych).MoŜliwość zamknięcia zmiany z otwartymi rachunkami – opcjapozwalająca na zamykanie zmiany mimo, Ŝe nie wszystkierachunki na stolikach zostały zakończone. W takim przypadkurachunki te przechodzą na kolejną zmianę.16.2. DODATKOWEDrukowanie faktur na drukarce zamówień – ustawienie tejopcji na Tak powoduje, Ŝe wszystkie faktury VAT sprzedaŜybędą drukowane na drukarce zamówień (np. na barze lub wkuchni). Natomiast ustawienie opcji na Nie będzie skutkowałowydrukiem faktur na domyślnej drukarce zainstalowanej wsystemie Windows.Drukarka dla faktur – opcja pozwalająca wybrać drukarkęzamówień, na której będą drukowane faktury VAT wprzypadku, gdy ustawiliśmy opcję drukowania faktur nadrukarce zamówień na Tak.Drukarka dla raportów – opcja pozwalająca drukować raportyz POS na określonej drukarce zamówień.Drukarka dla rachunków próbnych i hotelowych – ustawienieokreślające, na której drukarce zamówień będą drukowanerachunki próbne i przeniesienia płatności na rachunekhotelowy do podpisu przez klienta.Wpłaty i wypłaty na drukarce fiskalnej – ustawienie tej opcji naTak powoduje, Ŝe wszystkie wpłaty i wypłaty kelnerów będądrukowane na drukarce fiskalnej. Ustawienie tej opcji na Nie,będzie skutkowało wydrukiem na drukarce zamówień. - 42 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiDrukarka dla wpłat i wypłat – opcja pozwalająca określićdrukarkę, na której będą drukowane potwierdzenia wpłat iwypłat.16.3. ZAMÓWIENIADrukowanie zamówień tylko na Ŝądanie – jeŜeli ustawimy tąopcję na Tak, to zamówienia będą wysyłane do drukarek tylkopo kliknięciu przycisku Zamów.Drukuj nazwę drukarki – umoŜliwia wydruk na zamówieniunazwy drukarki bonowej, do której skierowany jest wydruk.Drukowanie zamówień w dowolnym momencie podczasbonowania – umoŜliwia uŜycie klawisza Zamów w dowolnejchwili podczas bonowania, dzięki czemu kelner moŜe wpewnym stopniu zdecydować o kolejności drukowaniazamówień.Drukuj uwagi do rachunku – umoŜliwia wydruk uwag dorachunku na zamówieniu.Drukuj nr systemowy – umieszcza na wydruku zamówienianumer systemowy (ten sam, który jest drukowany na paragoniefiskalnym).Drukuj skróty artykułów – funkcja pozwalająca na uŜywanieskrótów nazw artykułów podczas drukowania zamówień.Drukuj ceny artykułów – funkcja umoŜliwiająca wydruk cenartykułów na zamówieniach. - 43 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j16.4. RACHUNKIZawieszanie szybkich rachunków – opcja umoŜliwiająca nazapamiętanie rachunku w trybie Szybkiej sprzedaŜy, wyjście nastoliki, a następnie powrót do szybkiego rachunku, który niezostał wcześniej zamknięty.Drukuj rabaty – funkcja umoŜliwiająca wydruk informacji orabatach na rachunku próbnym.Drukuj komentarze – funkcja umoŜliwiająca wydrukkomentarzy do artykułów na rachunku próbnym.Drukuj uwagi – umoŜliwia wydruk uwag do rachunku.Drukuj nazwę kelnera – ustawienie umoŜliwiające wydruknazwy kelnera na rachunku próbnym.Drukuj dane klienta – umoŜliwia wydruk danych klienta,takich jak imię i nazwisko, adres oraz telefon na rachunkupróbnym.Drukuj nr systemowy – umieszcza nr systemowy (ten sam,który jest drukowany na paragonie fiskalnym) na rachunkuwstępnym.Drukuj skróty artykułów – funkcja pozwalająca na uŜywanieskrótów nazw artykułów podczas drukowania rachunkówpróbnych. - 44 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii16.5. CZYTNIKCzytnik szeregowy do logowania – określamy, czy dokomputera jest podłączona czytnik szeregowywykorzystywany do logowania kelnerów.Port czytnika – nr portu COM, do którego podłączony jestczytnik szeregowy.16.6. WAGAWspółpraca z wagą – określamy, czy do komputera jestpodłączona waga.Rodzaj wagi – typ wagi podłączonej do komputera.Port wagi – nr portu COM, do którego jest podłączona waga.MnoŜnik masy – słuŜy do automatycznego przemnaŜania (np.x10) wartości masy pobranej z wagi, w przypadku sprzedaŜyartykułów wycenionych w 100-gramowych porcjach.16.7. DRUKARKA FISKALNADrukarka fiskalna – określamy, czy do komputera jestpodłączona drukarka fiskalna.Rodzaj drukarki fiskalnej – typ drukarki fiskalnej podłączonejdo komputera.Nazwa komputera z drukarką fiskalną – nazwa komputera wsieci, do którego jest podłączona drukarka fiskalna, na którejchcemy drukować paragony z danego stanowiska. JeŜelidrukarka fiskalna podłączona jest do tego samego komputera, - 45 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii jto wtedy jego nazwę moŜemy pobrać klikając przycisk obokpola z nazwą drukarki.Port drukarki fiskalnej – nr portu COM, do którego jestpodłączona drukarka fiskalna.Szuflada kasowa – określa czy do wykorzystywanej drukarkifiskalnej jest podłączona szuflada kasowa.Nr kasy w systemie – nr kasy drukowany na paragoniefiskalnym.Drukuj rabaty na paragonie – opcja pozwalająca nawyszczególnienie rabatów podczas wydruku paragonu nadrukarce fiskalnej.Rejestruj f-ry na drukarce fiskalnej – ustawienie tej opcji naTak spowoduje wyświetlanie pytania o zarejestrowanie nadrukarce fiskalnej kaŜdej nowej faktury sprzedaŜy (niewystawionej z rachunku).Pytaj o powtórny wydruk dok. na drukarce fiskalnej –ustawienie Tak spowoduje pytanie o ponowną rejestrację nadrukarce fiskalnej dokumentu po edycji.Drukowanie raportu dobowego bez potwierdzenia – umoŜliwiadrukowanie raportu dobowego na drukarce fiskalnej bezkonieczności potwierdzania daty klawiaturą drukarki.Grupuj artykuły na paragonie – umoŜliwia automatycznegrupowanie takich samych artykułów na paragonie fiskalnymco powoduje, Ŝe często jest on krótszy i bardziej czytelny. - 46 -

SOGA – System Obsługi GastronomiiDrukuj nr rachunku (zamówienia) na paragonie – umoŜliwiawydruk nr rachunku na końcu paragonu fiskalnego.16.8. DOKUMENTYDrukowanie uwag do pozycji na fakturze – wybranie tej opcjispowoduje, Ŝe do kaŜdej pozycji na fakturze zostaniewydrukowana dodatkowa linia z uwagami dla tej pozycji.Drukowanie uwag do faktury - opcja ta pozwala na wydrukuwag na fakturze.Drukuj PL przed nr NIP – opcja pozwalająca na dodanie literPL przed nr NIP podczas drukowania dokumentów sprzedaŜy.Tekst dodatkowy na fakturze (duŜa czcionka) – tutaj wpisujemytekst, który będzie drukowany duŜą czcionką w dolnej częścikaŜdej faktury sprzedaŜy. MoŜe to być np. „Dziękujemy zawybranie naszej restauracji !”. JeŜeli wydruk faktur będzie sięodbywał na drukarce zamówień to wielkość czcionki będzietaka sama jak w przypadku pozostałych elementów.Tekst dodatkowy na fakturze (mała czcionka) – tutaj wpisujemytekst, który będzie drukowany małą czcionką w dolnej częścikaŜdej faktury sprzedaŜy.Kod usł. gastr. dla stawki – określenie stawek VAT orazkodów usług gastronomicznych, które będą automatyczniedodawane podczas wystawiania faktury VAT z rachunku.Najczęściej podajemy tutaj kody i stawki VAT dla dwóchusług dodanych wcześniej poprzez funkcję Usługi:• usługa gastronomiczna 22 w stawce VAT 22%,• usługa gastronomiczna 7 w stawce VAT 7%. - 47 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j16.9. NUMERACJA DOKUMENTÓWRozdzielna numeracja dla kaŜdego miesiąca – włączenie tejopcji pozwala na rozpoczynanie numeracji dokumentów dlakaŜdego miesiąca od początku.MoŜemy takŜe wybrać jeden ze sposobów numeracji:• xxxx / rrrr• xxxx / .... / rrrr• xxxx / rrrr / ....• xxxx / mm / rrrr• xxxx / .... / mm / rrrr• xxxx / mm / rrrr / ....gdzie:xxxx – kolejny nr dokumentu,mm – miesiąc (2 cyfry),rrrr – rok (4 cyfry)..... – człon dodatkowy.16.10. ZAMKNIĘCIE ZMIANY Na tej zakładce określamy zestaw raportów drukowanychpodczas kaŜdego zamknięcia zmiany.16.11. HOTELPołączenie z programem hotelowym – ustawienie tej opcji naTak daje moŜliwość przenoszenia płatności na rachunekhotelowy.Sposób przekazywania danych na rachunek hotelowy – dziękitej opcji moŜemy określić, czy dane mają być przekazywane wsposób Podstawowy czy Rozszerzony. Sposób Rozszerzonypowoduje wysyłanie do programu hotelowego danych - 48 -

SOGA – System Obsługi Gastronomiiszczegółowych o kaŜdym zamówieniu. Natomiast PodstawowyumoŜliwia przesyłanie tylko pozycji zbiorczych,pogrupowanych według stawek VAT.16.12. ARCHIWIZACJAWykonywanie archiwizacji – opcja ta pozwala wybrać w jakisposób ma być przeprowadzana archiwizacja danych wprogramie. Są tu dostępne trzy moŜliwości: tylko na Ŝądanie(uŜytkownik samodzielnie wykonuje archiwizację w dowolnejchwili), automatycznie co.... (program automatyczniewykonuje archiwizację w określonych odstępach czasowych),codziennie o godz. .... (program automatycznie wykonujearchiwizację codziennie o określonej godzinie).Pliki archiwizacji – opcja pozwala wybrać sposób zapisuarchiwizacji na dysku. Wybranie plików o stałej nazwiespowoduje, Ŝe kolejne archiwizacje będą się „nakładać” napoprzednio wykonywane. Ustawienie to jest zalecane wmomencie, gdy nie dysponujemy zbyt duŜą ilością miejsca nadysku twardym komputera. Natomiast ustawienie nazwyzaleŜnej od daty i godziny spowoduje, Ŝe kaŜda archiwizacjabędzie wykonywana do osobnego pliku (zawierającego wnazwie datę i godzinę wykonania). To drugie ustawienie zalecasię tam, gdzie mamy duŜo miejsca na dysku twardymkomputera.ŚcieŜka do plików archiwizacji – funkcja ta pozwala wybraćmiejsce na dysku, gdzie będą przechowywane plikiarchiwizacji danych programu. - 49 -

SOGA – System Obsługi Gastronomii j16.13. INNEPrzypominaj o raporcie dobowym – funkcja umoŜliwiającaprzypominanie o raporcie dobowym podczas pracy na POS.17. STAWKI VAT Uruchomienie tej funkcji powoduje wyświetlenie ekranu, wktórym znajduje się lista stawek VAT wykorzystywanychpodczas sprzedaŜy towarów i usług. Standardowo programdostarczany jest juŜ z gotową listą stawek VAT, ale moŜe sięzdarzyć konieczność dodania nowej stawki lub zmiany juŜistniejącej. PoniŜej opisano wszystkie operacje umoŜliwiającezmiany na liście stawek VAT.17.1.1. Dodawanie nowej stawki VAT. Funkcja dodawania nowej stawki umoŜliwia zdefiniowaniejej wszystkich parametrów, tj. kod stawki (litera), wartośćprocentowa oraz opis. Parametry te powinny być wprowadzonez naleŜytą starannością, poniewaŜ są one wykorzystywanepóźniej do obliczania podatku VAT, współpracy z drukarkąfiskalną oraz do wydruku dokumentów sprzedaŜy.Definiowanie stawki kończymy przyciskiem Zapisz, którypowoduje dodanie stawki do listy.17.1.2. Poprawianie stawki VAT. Funkcja poprawiania stawki VAT umoŜliwia skorygowaniewartości procentowej oraz opisu.17.1.3. Usuwanie stawki VAT. Funkcja umoŜliwia bezpowrotne usunięcie stawki VATz listy. W celu zabezpieczenia przed przypadkowym - 50 -