GUIA DE USUARIO COMPENSACION FACTURAS CLIENTE

GUÍA DE USUARIO COMPENSACIÓN DE FACTURAS EN NETSUITE Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Jackson Suarez Zaida Angarita Yanina Silva Versión: 1.1 Fecha: 05 noviembre 2019

Contenido COMPENSACIÓN FACTURAS CLIENTE ................................................................................................ 3 Crear compensación de facturas cliente........................................................................................ 3 Editar compensación de facturas cliente..................................................................................... 10

COMPENSACIÓN FACTURAS CLIENTE CREAR COMPENSACIÓN DE FACTURAS CLIENTE La compensación de facturas en cliente se realiza desde el Módulo de Aceptar pago de cliente, y debe realizarse únicamente por cliente. Ingresos Pasos a seguir: Para realizar la compensación de facturas de un cliente vaya a la opción de menú: Transacciones>>Clientes>>Aceptar pago de cliente. 1

El sistema despliega en pantalla el formulario de Pago de Cliente con los siguientes campos: Panel Información Primaria • Cliente: Seleccione el cliente. Campo obligatorio. • Saldo: NetSuite le muestra el saldo en esta cuenta de cliente. • Pendiente: Si su cliente ha realizado pagos con tarjeta de crédito no aprobados, NetSuite automáticamente incluye la suma de estos pagos aquí. Si valida los pagos con tarjeta de crédito fuera de NetSuite, estos quedarán pendientes hasta ser aprobados. Cuando se aprueben los pagos, marque la casilla Tarjeta aprobada. 2 • Moneda: seleccione la moneda de la transacción con la que desea aceptar el pago. La moneda principal del cliente se selecciona de forma predeterminada. La moneda que selecciona filtra la lista de facturas a la que puede aplicar el pago y las listas de créditos y depósitos que puede aplicar. Campo obligatorio. • Tipo de cambio: El tipo de cambio de la moneda se muestra en este campo. Campo obligatorio. • Cuenta de cuentas a cobrar: Seleccione la cuenta Deudores que se verá afectada por esta operación. Haga clic en —Nuevo — para configurar una cuenta nueva. • Fondos sin depositar: Si está introduciendo un pago que ya se depositó, haga clic en Cuenta y seleccione la cuenta bancaria. • Cuenta: Si está introduciendo un pago que ya se depositó, haga clic en Cuenta y seleccione la cuenta bancaria. • Fecha: NetSuite introduce la fecha de hoy como la fecha de envío de este pago. Puede introducir o seleccionar otra fecha. Lo introducido aquí determina el rango de fechas en el que aparece esta operación en el Registro de deudores. Campo obligatorio. • Periodo contable: Seleccione el período en el que desea contabilizar este pago. Si el período está cerrado, no podrá realizar la contabilización en ese período.

Panel Clasificación • Subsidiaria: Este campo muestra la subsidiaria asociada con esta operación. • Clase: Este campo muestra la clase donde se origina la transacción. Campo obligatorio. • Ubicación: Este campo muestra la ubicación donde se origina la transacción. Campo obligatorio. • Departamento: Este campo muestra el departamento donde se origina la transacción. Campo obligatorio. • Segmento Ubicación: Este campo muestra la ubicación donde se origina la transacción. Campo obligatorio. • Segmento Departamento: Este campo muestra el departamento donde se origina la transacción. Campo obligatorio. • Clase destino: Este campo muestra la clase donde aplica la transacción. • Ubicación destino: Este campo muestra la ubicación donde aplica la transacción. • Departamento destino: Este campo muestra el departamento donde aplica la transacción. • Nota pago: Seleccione el tipo de pago que está realizando. En este caso normalmente es Compensación de documentos. Campo obligatorio. • Tipo de cambio transacción: Permite ingresar el tipo de cambio específicamente para la transacción en caso de que sea distinto al configurado en el sistema.

Sublista Aplicar Presenta el listado de todas las transacciones pendientes por pago que el cliente tiene en la moneda seleccionada para ser compensadas. Importante considerar que se tienen disponibles Facturas, Créditos y Depósitos; organizados en diferentes pestañas, y de estas transacciones disponibles se puede gestionar la compensación. Facturas: Esta pestaña recupera el listado de Factura en estado pendiente. Créditos: En esta pestaña se listarán Notas crédito, entradas de diario y pagos disponibles para cruzar en una compensación.

Depósitos: En esta pestaña se listarán los depósitos de cliente sin cruzar disponibles para compensar. • Descuento recibido: Ingrese en caso de que aplique el descuento que se ha recibido sobre la factura para recalcular el valor a pagar. • Pago: Este campo trae por defecto el valor de la transacción para registrar el pago total, sin embargo, es posible editar el campo para ingresar un valor inferior al total. Recuerde que valores superiores al monto de la transacción no pueden ingresarse. El sistema permite marcar otras transacciones de este cliente para registrarlas en un solo pago, depende de lo que se necesite ejecutar. Importante que los valores seleccionados en las pestañas se compensen en su totalidad. Veamos este ejemplo: Se aplica un pago parcial de una factura con una nota de crédito. • Selecciono la factura y el valor del abono. • Selecciono la nota de crédito por le valor del pago parcial de la factura y guardo la transacción.

• Se aplica el pago y queda la factura con el saldo y en estado pendiente. • La nota de crédito queda aplicada en su totalidad. Sublista Forma de Pago Vaya a la pestaña Forma de Pago para registrar la información pertinente al pago a realizar. • Forma de pago: Seleccione el método de pago de este pago. Para agregar elecciones adicionales a esta lista, vaya a Setup>Accounting> Listas de contabilidad > Nuevo > Método de pago. • Cheque No: Si el pago se realiza con cheque, introduzca aquí el número de cheque. Aparecerá en los informes como el registro de Fondos sin depositar de 2 líneas. • Selección de tarjeta de crédito: Seleccione una tarjeta de crédito almacenada en un registro de clientes para usar como método de pago. Haga clic en Nuevo para introducir una tarjeta de crédito nueva.

• Tarjeta de Crédito: Si el pago se realiza con tarjeta de crédito, escriba el número de la tarjeta aquí. Escriba solo números, sin espacios. NetSuite es un sitio seguro. Si un comerciante de NetSuite otorga a un cliente acceso a la visualización de la información de pago, solo ese comerciante y ese cliente podrán ver este número. • Caduca: Introduzca la fecha de vencimiento de la tarjeta de crédito utilizando este formato: MM/AAAA. • Nombre de la tarjeta de crédito: NetSuite introduce el nombre del titular de la tarjeta de crédito predeterminada según el registro del cliente. • Calle de la tarjeta: NetSuite introduce la dirección de la dirección de facturación del cliente. Si el campo contiene un valor nulo o erróneo, marque la casilla de registro del cliente en Lists>Relationships> Clientes. En la subficha Dirección del registro del cliente, asegúrese de que la dirección de facturación predeterminada contiene la dirección correcta. • Código postal de la tarjeta: NetSuite introduce el código postal de la dirección de facturación del cliente. Si el campo contiene un valor nulo o erróneo, marque la casilla de registro del cliente en Lists>Relationships> Clientes. En la subficha Dirección del registro del cliente, asegúrese de que la dirección de facturación predeterminada contiene el código postal correcto. • Copia (CC) aprobada: Marque esta casilla de verificación solo si el cargo de la tarjeta de crédito se ha validado fuera de NetSuite, por ejemplo, en un terminal de tarjeta magnética. • Código de autorización: Si tiene una cuenta de comerciante de NetSuite, este campo se completa automáticamente con el código de autorización cuando se aprueba la operación. Una vez ingresada toda esta información seleccione la opción para almacenar el pago en el 3 sistema.

EDITAR COMPENSACIÓN DE FACTURAS CLIENTE Para la edición de un pago de compensación valide que se encuentre creado previamente en el sistema. Ingresos Pasos a seguir: Para la gestión de Pagos de clientes ingrese al pago realizado y seleccione la opción Editar. 1 El sistema despliega en pantalla el formulario de registro del pago con la información diligenciada en la creación, 2 con las opciones Guardar, Guardar y Nuevo. Vaya al paso 3 del flujo de Creación Compensación Facturas Cliente para validar toda la información de la transacción a editar. 2.1 Nota: Recuerde que la Edición permite desasociar una transacción del pago en caso de que por error se haya registrado. En ese caso desmarque en la edición la transacción que no aplique. Una vez ingresada toda esta información seleccione la opción para almacenar el ajuste del pago en el sistema. 3 Nota: En el caso de haber desmarcado una transacción, dicha transacción quedará nuevamente en estado pendiente disponible para asociar un pago en otra ocasión. Importante, que no se tengan asociadas transacciones como revaluación de moneda para que pueda desaplicarse el pago sin problema.