GUIA DE USUARIO PRE REQUISITOS TESORERIA

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suarez Versión: 1.1 Fecha: 05 de noviembre 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Configuración Pre-requisitos Proveedores ------------------------------------------------------------------------- 3 Configuración Grupo de Pagos ------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Configuración Chequeras---------------------------------------------------------------------------------------------------11 Configuración Modelo de Cheques ------------------------------------------------------------------------------------14 2

CONFIGURACIÓN PRE-REQUISITOS PROVEEDORES Configuración Pre-requisitos Proveedores Se deben diligenciar unos campos en los datos de los proveedores, clientes y empleados, como pre-requisitos para realizar los pagos a estas entidades Es importante realizar previamente la configuración en cada entidad Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). 3

Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario encargado a realizar el registro de cada una de las entidades 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Configuración, Compras, Matriz Aprobación facturas directas 4

2. Se abre la lista de la entidad 3. Dar click en el botón 4. Se selecciona el Método de pago 5. Se selecciona los términos de pago (Calculará la fecha de vencimiento) 5

6. Se da click en la pestaña 7. Se diligencian la línea de Datos Bancarios 8. Dar click en el botón 9. Se escribe un correo, al cual le llegará al proveedor la notificación del pago 6

CONFIGURACIÓN GRUPO DE PAGOS Configuración Grupo de Pagos Se realiza un registro personalizado configurando el grupo de pagos, es importante realizar esta configuración por cada Subsidiaria, donde se le asigna cada uno de los pasos del grupo de pagos a uno o varios roles, según el proceso establecido Es importante realizar previamente la configuración del grupo de pagos ❖ Tesorería Corporativa Pasos a seguir Usuario aprobador 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Grupos de pago, Configuración 2. Se Abre la lista de Configuración 7

3. Se da click en el botón 4. Se selecciona la Subsidiaria 5. Se escribe un prefijo para el consecutivo del grupo de pagos 6. Se seleccionan los Roles Autorizados para la función de Solicitud 7. Se seleccionan los Roles Autorizados para la función de Aprobación de compras 8. Se seleccionan los Roles Autorizados para la función de Aprobación de finanzas 8

9. Se escribe el número del id de carpeta de archivos, creada en el gabinete 10. Se selecciona los Roles Autorizados para la función de Generación de Archivo 11. Se selecciona los Roles Autorizados para la función de Aplicación de pagos 12. Se da click en el check box 13. Se selecciona el Empleado del cual se van a enviar los correos 14. Se configuran las cuentas Intercompañias e Intracompañias 9

15. Se da click en el botón 10

CONFIGURACIÓN CHEQUERAS Configuración Chequeras Se realiza un registro personalizado configurando cada una de las chequeras, con su ubicación y consecutivos, cuando se tenga nueva chequera debe volver al registro y realizar la configuración del consecutivo Es importante realizar previamente la configuración de las chequeras ❖ Tesorería Corporativa Pasos a seguir Usuario 1. Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Grupos de pago, Configuración Chequera 2. Se abre la lista de las chequeras configuradas 11

3. Se da click en el botón 4. Se selecciona la Moneda de la Subsidiaria 5. Se escribe la cuenta bancaria como está creada en la lista de cuentas 6. Se despliega la lista de cuentas de banco 7. Se selecciona la cuenta de banco que se va a configurar 8. El sistema hereda el número de la cuenta de banco 9. Se selecciona la Clase 10. Se selecciona la Ubicación 11. Se escribe el número inicial de la chequera 12

12. Se escribe el número final de la chequera 13. Se escribe el número del consecutivo 14. Se marca el check box si es la única cuenta con chequera de la ubicación; si existen más de una chequera en la misma ubicación, se maraca el check box a la cuenta de la cual se giren más cheques 15. Se da click en el botón 13

CONFIGURACIÓN MODELO DE CHEQUES Configuración Modelo de Cheques En esta opción se configura el modelo del cheque, se realiza una única vez por Banco y modelo de cheque Es importante realizar previamente la configuración de las chequeras ❖ Tesorería Corporativa Pasos a seguir Usuario 1. Ruta para configurar el modelo de la chequera Coloque el puntero del mouse sobre la sección de Transacciones, Grupos de pago, Configuración Chequera 2. Se selecciona la línea del banco al que corresponde la chequera configurada anteriormente 14

3. Se abre la pantalla del banco que se configuro en la chequera 4. Se selecciona la cuenta bancaria que se configuro anteriormente en la chequera 15