Guía del Usuario Entrada de Diario por Importación

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Jackson Suárez Versión: 1.0 Fecha: 10 de Mayo de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Entrada de diario por importación CSV ---------------------------------------------------------------------------------------- 3 2

Entrada de diario por importación CSV Proceso Entrada de diario por importación CSV Este proceso 1.10 Entrada de diario por importación CSV permite cargar de forma automática y masiva las transacciones tipo comprobante de diario, teniendo en cuenta los campos de la transacción en NetSuite. NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de Entidades registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. 3

Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Pasos a seguir 1. Coloque el puntero del mouse sobre Configuración, Importar/Exportar, Importaciones guardadas CSV: 2. NetSuite mostrará las importaciones guardadas que ya tienen asignados lo valores correctos para el cargue; al filtrar por tipo de registro Entrada de Diario se mostrarán las diferentes importaciones guardadas a utilizar: 4

3. En la pantalla Asistente de Importación aparecerán los pasos para el cargue del archivo: - Escanear y cargar archivo: se indica el tipo de importación, el tipo de registro, las condiciones técnicas de cargue y por último se selecciona el archivo a cargar que debe ser .CSV, damos click en Siguiente: - Importar Opciones: Se indica si se crea o actualiza un nuevo dato o una transacción. Además se dan otras opciones como el formulario a utilizar en el cargue, damos click en Siguiente: 5

- Asignación de Campos: Se realiza el match de los campos del formulario en NetSuite vs. los campos del archivo .CSV a cargar, damos click en Siguiente: Para el cargue correcto de la información, es importante tener en cuenta la organización de los campos de segmentación: Subsidiaría, Clase, Segmento Ubicación, Segmento Departamento, Ubicación y Departamento: 6

También es importante identificar cuáles de los campos serán cargados por Nombre y cuáles por ID Interno, y entonces modificar el Tipo de Referencia del campo: - Guardar asignación e iniciar importación: se da un nombre a la importación de manera que pueda ser utilizada posteriormente y de esa manera evitar reprocesos, damos click en Guardar y Ejecutar NetSuite mostrará un aviso de confirmación para sobrescribir la consulta guardada: 4. El Asistente de Importación mostrará el link Importar estado del trabajo para visualizar el avance de la carga automática. El estado final será Completo, el Porcentaje Finalizado es 100%, el Mensaje mostrará el total de registros cargados y la Respuesta en CSV permitirá exportar a Excel el listado de posibles errores o respuestas del cargue: 7

En la pantalla Estado del trabajo es posible visualizar el estado del cargue, en las columnas Estado y Porcentaje Finalizado, éste debe llegar a Completo y 100% respectivamente. En la columna mensaje aparecerá el total de datos cargados y la Respuesta en CSV, que permitirá abrir un archivo en Excel con los errores de cargue o por el contrario el aviso de que el cargue fue exitoso: Las cargas masivas de datos o transacciones por .csv agilizan tareas de registro de información, siendo de gran ayuda sobre todo en los casos en donde el volumen de información es muy grande. 8

La forma correcta de crear el archivo .csv es nombrar cada una de la columnas con el nombre idéntico al formulario (dato o transacción) a diligenciar en NetSuite. Los datos a cargar registrados en el archivo .csv para cargar en los campos de los formularios de datos o transacciones en NetSuite deben ser idénticos a los creados en el sistema sin excepción, de lo contrario no será posible una carga efectiva y se rechazará el cargue. Es correcto y práctico crear Importaciones guardadas para ser utilizadas posteriormente y evitar reprocesos. Las cargas masivas no evitarán los procesos de aprobación de los diferentes cargues de transacciones. 9