Facturas directas

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS Fase de implementación: INTEGRA Equipo de proyecto: Diseño Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Jackson Suarez Yanina Silva Versión: 1.0 Fecha: 25 de Febrero de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Facturas Directas -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 2

FACTURAS DIRECTAS Proceso Facturas Directas En esta transacción se registran las facturas de compra directas (no son generadas mediante Orden de Compra) Es importante realizar previamente la configuración de la Matriz de Aprobación de Facturas Recurrentes Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus Entidades clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero * entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). 3

Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Para ingresar a la transacción y crear las Facturas Directas 1. EL usuario del área de cuentas por pagar ingresa al sistema por la pestaña de transacciones, Cuentas a pagar, Introducir facturas: 2. Se abre la pantalla con el formulario 4

3. Se despliega la lista de PROVEEDOR 4. Se diligencia el campo REFERENCIA No. (Número de factura) 5. El campo CUENTA, está configurado desde los datos del proveedor, si se requiere cambiar el número de cuenta por pagar, despliegue el campo y elija la cuenta 6. Ingresar la FECHA DE RADICACIÓN (Fecha de recepción de la factura) 7. Ingresar la FECHA FACTURA (Fecha de emisión de la factura) 8. El campo MONEDA, (Moneda de la factura), está configurado previamente en los datos del Proveedor, si es necesario cambiarlo despliegue este campo y elija la MONEDA 5

9. Se diligencia el campo NOTA, (Descripción breve de la factura) 10. El campo MÉTODO DE PAGO, está configurado previamente en los datos del proveedor, si se requiere cambiar este, se despliega el campo y se selecciona 11. Se elige el TIPO DE SERVICIO, que aplica para la factura que se está ingresando Debe estar configurada previamente la Matriz de Aprobación de Facturas Directas Los siguientes campos NO deben ser diligenciados por el Usuario, se calculan automáticamente 6

12. Se deben diligenciar los campos de segmentación (Clase, Ubicación Departamento) con estos datos y el tipo de servicio seleccionado se dispara la matriz de compra directa y le llegara a la persona responsable de aprobación del gasto para su aprobación, se diligencia la segmentación destino en caso de ser una transacción con un vinculado económico: No se diligencias los campos de presupuesto. 13. Para ingresar archivos en la transacción; Ejemplo: pdf factura: a. Dar click en la pestaña b. Dar cick en la subpestaña c. Se Adjuntan los Archivos que se consideren necesarios como soporte de esta transacción 14. Para adjuntar el XML a. Se ubica en el (+) b. Se abre una pantalla para buscar el xml que se ha guardado previamente: 7

c. Se diligencia el campo de Nombre del Archivo d. Se selecciona la carpeta donde se determine guardar los archivos ejemplo: e. Se da click en Seleccionar Archivo y lo direcciona a la carpeta donde se ha guardado previamente el xml 15. A nivel de línea en la pestaña Artículo se elige el Artículo que se está registrando 16. Se diligencian los datos de Cantidad, Valor unitario 8

Se debe diligenciar los campos a nivel de línea como referencias, segmentación, Reserva asistencia y demás para temas de cruce y conciliación. 17. Se da click en el botón 18. SE DA Click en el botón guardar 19. La transacción quedará en Estado de Aprobación Pendiente El Rol y Usuario Configurado previamente en la Matriz de Facturas Directas como solicitante del gasto, debe ingresar para Aprobar la factura (NO se aprueba contablemente) 1. El usuario puede configurar la búsqueda parametrizada como recordatorio para que valide que facturas tiene pendiente de Aprobación. a. Debe ingresar en el Recordatorio DEC-Facturas por Aprobar 2. Dar click en el botón según corresponde después de su revisión del gasto. Con esta aprobación NO se generará Impacto Contable EL Usuario del área de Cuentas por pagar que fue configurado previamente en la Matriz de Facturas Directas, debe ingresar para realizar la revisión Contable y Tributaria (Área de Contabilidad) 9

Solo tendrá visibilidad de la factura para Aprobación una vez el solicitante del gasto, ha realizado la respectiva aprobación 1. En los recordatorios se actualizan las facturas que tiene el usuario pendiente de Aprobación a. Debe ingresar en el Recordatorio DEC-Facturas por Aprobar b. También puede ingresar el numero de la factura directamente en el buscador global de NetSuite c. Ingresar en la opción para realizar la revisión Contable y Tributaría a la factura d. Si no es necesaria ninguna corrección, Dar click en el botón 2. Si se requiere realizar alguna modificación a la Transacción dar click en el botón a. Ejemplo: El campo CÓDIGO DE IMPUESTO, está configurado previamente en el Artículo, si el usuario lo considera conveniente y necesario, según los datos de la factura despliega este campo y elige el CÓDIGO DE IMPUESTO, que considera es correcto b. Le da click en el botón 3. Después de la revisión de todos los datos de la factura dar click en el botón 4. Dar click en el botón 5. Si es necesario Rechazar la Factura, se da click en el botón Si se rechaza no le aparecerá al próximo Aprobador Después de Aprobada la Transacción NO se puede realizar ninguna corrección 10

6. La transacción quedará en Estatus de pago 7. Para revisión del impacto contable 8. Los campos no mencionados en este manual no se deben diligenciar previa instrucción o aprobación del corporativo. 11