Anticipos a proveedor

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Carlos Torreblanca Sandra Moreno Francy Angulo Fátima Mejía Diana Triana Emirson Obando Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Angélica Watts Versión: 1.0 Fecha: 10 de Agosto de 2018 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Facturas Recurrentes -------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Proceso Legalización Facturas con Anticipo ---------------------------------------------------------------------- 8 2

ANTICIPO PROVEEDORES Proceso Anticipos a proveedores En esta transacción se registran los Anticipos de las facturas desde la Orden de Compra Es importante ingresar en el pedido los datos completos para la solicitud de Anticipo a Proveedor ❖ Cuentas por pagar Pasos a seguir NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). 3

Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. Usuario del área de cuentas por pagar 1. Para Decameron se generó una búsqueda que aparece como DEC-Confirmación de Anticipos y se requiere configurar como recordatorio para el rol que esté a cargo de registrar los anticipos. 2. Abre la vista con los pedidos que tienen solicitud de anticipo 4

3. Se da click en Ver 4. Ingresa al pedido y da click sobre el botón 5. Abre el formulario 6. En el campo REFERENCIA, se escribe el número de la factura del proveedor 7. Los siguientes datos se heredan del pedido 5

8. A nivel de línea se hereda el artículo de ANTICIPOS Se crearon 3 Artículos de ANTICIPOS ✓ ANTICIPOS INVENTARIOS ✓ ANTICIPOS Y AVANCES A PROVEEDORES ✓ ANTICIPOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Según correspondan los Artículos del pedido se selecciona el Artículo de Anticipo que corresponde 9. Se adjunta el documento XML (si aplica) y se adjunta el PDF de la factura por la ruta: 10. Dar click en 11. La transacción se guarda en Estado Aprobación pendiente 6

12. Se valida el impacto contable, soporte, segmentación y demás datos que se consideren necesarios antes de aprobar la factura: 13. Se da click en el botón 14. La factura quedará en Estado Pendiente; El área de Tesorería realizará el pago de la factura 7

LEGALIZACIÓN FACTURA CON ANTICIPO Proceso Legalización Facturas con Anticipo En esta transacción se registran las facturas que generaron Anticipo y ya se les realizo el recibo correspondiente ❖ Área de cuentas por pagar Pasos a seguir 1. Para Decameron se generó una búsqueda que aparece como DEC-Pedidos Recibidos No Facturados y se requiere configurar como recordatorio para el rol que esté a cargo de registrar las facturas de legalización de anticipos, dar click en el recordatorio: 2. SE ingresa a la vista donde están los pedidos por facturar 8

3. Se da click sobre el pedido que se va a facturar Se puede ingresar digitando el número de pedido en el buscador global: 4. SE ingresa al pedido, se da click en el botón Factura El pedido para ser facturado debe estar recibido 5. Se abre el formulario 6. SE diligencia el campo REFERENCIA con el numero de Factura: 7. Se ingresa la fecha de Radicación, (fecha de recibido de la factura) 9

8. Se ingresa la fecha de Factura, (fecha de emisión de la factura) 9. A nivel de línea los artículos se heredan desde el pedido, incluyendo el artículo con valor negativo, el valor total debe corresponder con el total de la factura, en la que debe estar detallado el valor total del servicio o bien recibido y disminuyendo el valor del anticipo entregado; en caso de que la factura este por el valor total del bien o servicio, el proveedor debe emitir una nota crédito por el valor del anticipo. 10. Se adjunta el documento XML (si aplica) y se adjunta el PDF de la factura por la ruta: 10

11. Se da click en el botón 12. La factura quedara en Estado Pendiente de Aprobación 13. Se valida el impacto contable, soporte, segmentación y demás datos que se consideren necesarios antes de aprobar la factura: 11

14. Si los datos son correctos y no es necesaria ninguna corrección, se da click en el botón 15. En el escenario donde el proveedor emita la factura por el valor total y a su vez emita nota crédito por el valor del anticipo se debe Facturar el pedido por el valor total eliminando manualmente la línea negativa del anticipo, después de aprobar la factura se procede a aplicar la nota crédito con el articulo del anticipo para cerrar la cuenta “13”, “14” o “15” 16. En el caso de que de el anticipo se haya generado en moneda extranjera el calculo por diferencia en cambio se debe registrar en una entrada de diario, ya que el sistema no la genera de manera automática. 17. Los campos no mencionados en este manual no se deben editar o diligenciar sin previa instrucción del corporativo. 12