บทที่ 3 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

บทที่ 3 เอกสารประกอบ การบนั ทึกบญั ชี อ.ผู้สอน : อ.นัฎฐภทั ร์ ศรัทธาเจนสุข

เนื้อหาที่จะศึกษาในบทนี้ สาระการเรยี นรู้ 1. ความสาคญั ของการใชเ้ อกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 2. ประเภทของเอกสารทีต่ อ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชี 3. หลกั เกณฑใ์ นการกาหนดลกั ษณะแบบฟอรม์ 4. หลกั ในการร่างแบบฟอรม์ 5. การวางแผนควบคุมแบบฟอรม์ 6. การเก็บรกั ษาแบบฟอรม์

สมรรถนะการเรยี นรู้ 1. อธบิ ายความสาคญั ของการใช้เอกสารประกอบการ บันทกึ บญั ชีได้ 2. จาแนกประเภทของเอกสารท่ตี ้องใช้ประกอบการลงบญั ชีได้ 3. บอกหลักเกณฑใ์ นการกาหนดลักษณะแบบฟอร์มได้ 4. บอกหลักในการร่างแบบฟอร์มได้ 5. อธบิ ายการวางแผนควบคุมแบบฟอร์มได้ 6. บอกวธิ กี ารเกบ็ รักษาแบบฟอร์มได้

ภาพรวม (Overview) ▪ การบันทึกรายการค้าท่ีเกิดข้ึนภายในองค์กรน้ัน จะต้องมี หลักฐานท่เี ช่ือถือได้ เพ่ือใช้ประกอบการบันทกึ รายการใน สมุดบัญชีหรือทะเบยี น ▪ หลกั ฐานท่เี ช่ือถอื ได้ ได้แก่ ▪ เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีท่ีองค์กรได้กาหนดข้ึนใช้ ภายในกจิ การ หรือส่งให้บคุ คลภายนอก ▪ เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีท่ไี ด้รับจากบุคคลภายนอก

1. ความหมายของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี “เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี” หมายถึง เอกสารท่ีใช้เป็ นหลักฐานในการบันทึกและ ตรวจสอบทางการบัญชีเก่ียวกับรายการค้าต่าง ๆ ก่อนท่จี ะมีการ บันทกึ บัญชีของรายการค้าน้ัน ๆ ซ่ึงข้อมูลทางการเงินท่จี ะปรากฏ ในเอกสารการค้ามีได้หลายรูปแบบ ข้ึนอยู่กับลักษณะการดาเนิน ในแต่ละหน่วยงานและการออกแบบเอกสารของแต่ละกจิ การ

2. ประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี “เอกสารทีต่ อ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชี” ได้แก่ 1. บันทกึ 2. หนังสอื 3. เอกสารท่ใี ช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี

2. ลกั ษณะและประเภทของเอกสารประกอบการลงบญั ชี “เอกสารที่ตอ้ งใชป้ ระกอบการบนั ทึกบญั ชี” ท่ใี ช้เป็นหลักฐานแบ่ง ออกเป็น 3 ประเภท คอื  เอกสารท่ตี อ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีทจ่ี ดั ทาข้ึนโดยบคุ คลภายนอก เช่น ใบเสรจ็ รบั เงนิ , ใบสง่ ของ,ใบกากบั ภาษี  เอกสารท่ตี อ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีท่จี ดั ทาข้ึนโดยผูม้ หี นา้ ท่จี ดั ทาบญั ชี (กจิ การ) เพอ่ื ออกใหแ้ กบ่ คุ คลภายนอก เช่น ใบเสรจ็ รบั เงนิ , ใบสง่ ของ, ใบกากบั ภาษี  เอกสารท่ตี อ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีท่จี ดั ทาข้ึนโดยผูม้ หี นา้ ท่จี ดั ทาบญั ชี (กจิ การ)เพ่อื ใชใ้ นกจิ การของตนเอง เช่นใบสาคญั จา่ ย ,ใบPR,บตั รตอก

การจัดทาเอกสารต้องคานึงถึงกฎหมายท่ีกาหนดไว้ จาแนกได้ดังน้ี เอกสารประกอบการบญั ชีตาม พระราชบญั ญตั กิ ารบัญชี พ.ศ. 2543 1.เอกสารท่ีไดร้ ับจาก บุคคลภายนอก 2. เอกสารที่จดั ทาข้ึนเองเพ่ือออก ใหแ้ ก่บุคคลภายนอก 3. เอกสารที่จดั ทาข้ึนเพื่อใชใ้ น กิจการตนเอง

ตวั อยา่ งแบบฟอรม์ แบบฟอรม์ ท่ที าใหเ้ กดิ รายการ - ใบขออนุมตั ซิ ้อื - ใบแจง้ รบั พนกั งานเขา้ ทางาน - ใบสงั่ ผลติ แบบฟอร์มทเี่ ป็ นการบนั ทกึ เหตุการณ์ทเ่ี กดิ ขขึน้ แ้้ว - ใบกากบั ภาษขี าย - ใบกากบั สินค้าท่ซี ื้อมา - ใบรับสินค้า - บตั ร้งเว้า

การออกแบบเอกสารท่ตี อ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีทกุ ประเภท ตอ้ งมีรายการดงั ต่อไปน้ี  ช่ือของผูจ้ ดั ทาเอกสารซ่ึงอาจจะใชช้ ่ือท่ใี ชใ้ นการประกอบธุรกจิ ของผูจ้ ดั ทาเอกสาร  ช่ือของเอกสาร  เลขท่ขี องเอกสาร และเลม่ ท่(ี ถา้ มี)  วนั เดอื น ปี ท่อี อกเอกสาร  จานวนเงนิ รวม

ไม่ได้กำหนด ว่ำต้องระบุ ช่ือผ้ซู ้ือ

6 17 3 2 4 9 8 11 5 10

















3. หลกั การกาหนดประเภทเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 1. กาหนดประเภทเอกสาร 2. ใช้คู่ฉบบั หรือสาเนา 3. ข้อความท่ีบรรจุในเอกสารต้องครบถ้วน และสะดวกต่อการกรอก หรือพิมพ์ 4. เอกสารควรมขี นาดกะทดั รัด สะดวกต่อการเขยี นหรือพิมพ์ รวมท้งั การเกบ็ รักษาและอ้างองิ

4. หลกั ทวั่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี หลักในการพิจารณาข้อความท่ีควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ เอกสาร 1. เอกสารท่ใี ช้ตดิ ต่อกบั บุคคลภายนอก ควรมชี ่ือ ท่อี ยู่ของบริษทั 2. เอกสารทุกชนิด จะต้องมชี ่ือระบุไว้เพ่ือการอ้างองิ 3. เอกสารบางชนิดควรมเี ลขหมายเรียงลาดับไว้ล่วงหน้า 4. เอกสารควรมชี ่องลงวันท่ี 5. เอกสารควรมลี ายเซน็ ของผู้รับผดิ ชอบในรายการน้ันเป็นหลักฐาน 6. เอกสารภายในควรมรี หัส เอกสารภายนอกควรให้เลขท่รี ับ

4. หลกั ทวั่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี หลักในการพิจารณาข้อความท่ีควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ เอกสาร 7. เอกสารท่ตี ้องกรอกข้อความด้วยมอื ควรมเี ส้นบรรทดั ไว้ให้ 8. เอกสารท่มี ขี นาดใหญ่ ▪ ต้องกรอกข้อความติดกนั หลายบรรทดั ควรให้เลขหมายกากบั แต่ละ บรรทดั ▪ มีข้อความท่ตี ้องกรอกหลายหน้า ควรให้เลขหมายกากบั ไว้ทุกหน้า

4. หลกั ทวั่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี หลักในการพิจารณาข้อความท่ีควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ เอกสาร 9. การเรียงลาดับรายการต่าง ๆ ท่ตี ้องกรอก ควรให้เป็นไปตามลาดบั ข้อความท่ตี ้องกรอกเป็นประจา ควรจะพิมพ์ไว้ล่วงหน้า เอกสารบางชนิดอาจให้ทาเคร่ืองหมาย ✓ 10.การให้สเี อกสารสหี มกึ ควรให้สตี ัดกนั 11.เอกสารท่ตี ้องใช้อยู่เสมอ ควรใช้กระดาษท่ที นทานและควรให้มุม ท้งั ส่มี น

4. หลกั ทวั่ ไปในการร่างเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี หลักในการพิจารณาข้อความท่ีควรพิมพ์ในเอกสารและลักษณะของ เอกสาร 12. การใช้เอกสารท่จี ะต้องมหี ลายสาเนา ควรจะต้องคานึงดังน้ี ▪ แบบพิมพ์ใดจะสง่ ไปแผนกใด ▪ ควรพิมพ์ไว้เป็นชุด ▪ ควรใช้กระดาษคาร์บอนแทรก 13. สาเนาท่ใี ช้น้ันควรมหี ลายสี

5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี “เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี” ต้องมีรายการดังต่อไปน้ี 1. ช่ือของผู้จดั ทาเอกสาร 2. ช่ือของเอกสาร 3. เลขท่ขี องเอกสาร และเล่มท่ี 4. วัน เดอื น ปี ท่อี อกเอกสาร 5. จานวนเงินรวม

5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 1.เอกสารเพ่ือเป็นหลักฐานในการ “รบั เงิน รบั ฝากเงิน รบั ชาระเงิน หรือตวั๋ เงิน” ต้องมรี ายการต่อไปน้ี 1) เลขประจาตวั ผู้เสยี ภาษีอากรของกจิ การท่จี ัดทาเอกสาร 2) สถานท่ตี ้ังของกจิ การท่จี ัดทาเอกสาร 3) รายละเอยี ดเก่ยี วกบั การรับเงินหรือตวั๋ เงนิ 4) ช่ือ ชนิด จานวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้า หรือบริการแต่ละรายการ 5) ลายมอื ช่ือของผู้รับเงนิ หรือตวั๋ เงนิ

5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 2.เอกสารท่ีเป็นหลักฐานในการ “จาหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินคา้ หรือบริการ” ต้องมีรายการต่อไปน้ี 1) เลขประจาตัวผู้เสยี ภาษีอากรของกจิ การท่จี ัดทาเอกสาร 2) สถานท่ตี ้ังของกจิ การท่จี ัดทาเอกสาร 3) ช่ือ ชนดิ จานวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้า 4) ช่ือหรือช่ือท่ใี ช้ในการประกอบธุรกจิ 5) ลายมือช่ือผู้จัดทาเอกสาร 6) ลายมือช่อื ผู้รับสนิ ค้าหรือผู้รับบริการ

5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 3.เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีจัดทาข้ึน “เพื่อใชใ้ น กิจการของตน” ต้องมีรายการต่อไปน้ี 1) คาอธบิ ายรายการ 2) วิธกี ารและการคานวณต่าง ๆ 3) ลายมือช่ือของผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชี หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็ น ผู้อนุมัตริ ายการ

5. รูปแบบของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี 3.เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีจัดทาข้ึน “เพื่อใชใ้ น กิจการของตน” ต้องมีรายการต่อไปน้ี 1) คาอธบิ ายรายการ 2) วิธกี ารและการคานวณต่าง ๆ 3) ลายมือช่ือของผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชี หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็ น ผู้อนุมัตริ ายการ

6. การกาหนดขอ้ ความอื่นในใบกากบั ภาษีกรณีจด VAT การกาหนดขอ้ ความอื่นในใบกากบั ภาษีตามมาตรา 86/4 (8) แห่งประมวลรษั ฎากร 1) กรณจี ัดทาใบกากบั ภาษีตามมาตรา 86/4 รวมกบั เอกสารทางการค้า อ่นื เช่น ใบเสรจ็ รับเงนิ ใบส่งของ ใบแจ้งหน้ี ซ่ึงมจี านวนหลายชุดอยู่ ในชุดเดียวกนั และใบกากบั ภาษีมใิ ช่เอกสารฉบบั แรกอธบิ ายรายการ

6. การกาหนดขอ้ ความอื่นในใบกากบั ภาษีกรณีจด VAT (1) กรณีส่งมอบสินคา้ ก่อนไดร้ บั ชาระราคาสินคา้ /ออกใบกากบั ภาษีก่อนไดร้ บั ชาระราคาค่าบริการ ▪ เอกสารฉบับแรกของเอกสารชุดดังกล่าว หรือ เอกสารฉบับอ่ืนท่ี มิใช่ฉบับแรกแต่เป็นต้นฉบับของเอกสารฉบับอ่นื ใดกต็ าม ซ่ึงมิใช่ ฉบับท่ีเป็นใบกากบั ภาษีจะต้องมีข้อความว่า “ไม่ใช่ใบกากบั ภาษี” ไว้ในเอกสารฉบบั น้นั

6. การกาหนดขอ้ ความอื่นในใบกากบั ภาษีกรณีจด VAT (1) กรณีส่งมอบสินคา้ ก่อนไดร้ บั ชาระราคาสินคา้ /ออกใบกากบั ภาษีก่อนไดร้ บั ชาระราคาค่าบริการ ▪ ในเอกสารทุกฉบับของเอกสารชุดดังกล่าว จะต้องมีข้อความว่า “เอกสารออกเป็นชุด” ไว้ด้วย ▪ ในเอกสารฉบับท่ีถือว่าเป็ นสาเนาของเอกสารฉบับอ่ืน จะต้องมี คาว่า “สาเนา..” ไว้ทุกฉบบั

แบบฝึ กหดั ใหน้ กั ศึกษาร่างแบบฟอรม์ เอกสารประกอบการลงบญั ชี คนละ 1 ฉบบั ใชใ้ นกิจการตนเอง ลงสมุด ส่งในคาบ

ใบงาน หวั ขอ้ เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี  ใหน้ กั ศึกษาทางานลงสมดุ บญั ชีตามโจทย์ โจทย์ บรษิ ทั พรพรหมเฟอรน์ ิเจอร์ จากดั ท่อี ยู่ 18 ถ.สามวา เขตคลองสามวา กทม. 10510 เลขประจาตวั ผู้ เสยี ภาษีอากร 3098765421 มรี ายการคา้ เดือนสงิ หาคม 2564 ดงั น้ี ปี 2564 ส.ค. 5 ขายสนิ คา้ เป็นเงนิ สดใหร้ า้ นครุ ภุ ณั ฑ์ เลขท่ี 129 ถ.รามอนิ ทรา แขวงบางชนั เขต คลองสามวา 10510 ดงั น้ี - ตูเ้ ส้อื ผา้ รหสั สนิ คา้ 1001 จานวน 10 ตู้ @ 4,000 บาท - โซฟา รหสั สนิ คา้ 2001 จานวน 6 ตู้ @ 3000 บาท - ตูเ้ อกสาร รหสั สนิ คา้ 3001 จานวน 4 ตู้ @ 2,500 บาท เอกสารเลขท่ี 001 เลม่ ท่ี 12 ใหท้ า 1. ออกแบบเอกสารตามโจทยท์ ก่ี าหนดให้

7. การเก็บรกั ษาเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี “เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี” แบ่งการควบคุมได้ 3 ลักษณะ คือ 1. เอกสารทางบญั ชีท่ยี ังไม่ได้ใช้งาน ▪ กรณเี อกสารท่ไี ม่สามารถนาไปใช้เพ่ือทาการทุจริต ▪ กรณเี อกสารท่อี าจนาไปใช้เพ่ือทาการทุจริต 2. เอกสารทางบัญชีท่ใี ช้งานแล้ว 3. เอกสารท่เี ก่ยี วเน่ืองทางบญั ชี

8. ระยะเวลาการเก็บเอกสาร พระราชบญั ญตั ิการบญั ชี พ.ศ.2543 มาตรา 13 และ 14 ▪ เกบ็ ไว้ ณ สถานท่ปี ระกอบกจิ การ หากจะเกบ็ ณ สถานท่อี ่นื ต้องขอ อนุญาตต่อสารวตั รใหญ่ทางบัญชี ▪ เกบ็ รักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิ ดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการ ส่งมอบบัญชี เม่ือครบแล้วหากจะไม่เกบ็ ต่อกใ็ ห้ขออนุญาตสารวัตร ใหญ่ทางบัญชี

8. ระยะเวลาการเก็บเอกสาร ประมวลรษั ฎากร มาตรา 105 ทวิ และมาตรา 105 จตั วา ▪ ให้ผู้มหี น้าท่อี อกใบรับ เกบ็ ต้นข้ัว หรือ สาเนาใบรับไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นบั แต่วนั ท่อี อกใบรับ ▪ ให้ผู้ผลิต ผู้นาเข้า ผู้ส่งออก หรือ ผู้ขายส่ง เกบ็ สาเนาใบส่งของไว้ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นบั แต่วนั ท่อี อกใบส่งของ











การจัดเก็บเอกสารประกอบการบันทึกบญั ชี