บทที่-9

52 บทท่ี 9 การประยกุ ตใ์ ช้โปรแกรมจดั การฐานข้อมลู ด้วย โปรแกรม Microsoft Access การใชง้ าน Microsoft Office Access 2010 เบอ้ื งตน้ การใชง้ านเบอ้ื งตน้ Microsoft Office Access 2010 Access คืออะไร Access 2010 คอื เครอ่ื งมอื ออกแบบและพฒั นาโปรแกรมประยกุ ตฐ์ านขอ้ มลู ทค่ี ณุ สามารถใชใ้ นการตดิ ตามขอ้ มลู ทส่ี าคญั ได้ คณุ สามารถเกบ็ ขอ้ มลู ของคณุ ไวใ้ น คอมพวิ เตอร์ หรอื จะประกาศไปยงั เวบ็ เพอ่ื ใหบ้ คุ คลอน่ื สามารถใชฐ้ านขอ้ มลู ของคณุ ผา่ นทางเวบ็ เบราวเ์ ซอรไ์ ด้ หลายคนเรม่ิ หนั มาใชง้ าน Access เมอ่ื โปรแกรมทพ่ี วกเขากาลงั ใชใ้ นการตดิ ตาม ขอ้ มลู บางอยา่ งอยนู่ นั้ เรมิ่ ทจ่ี ะไมเ่ หมาะกบั งานทท่ี าอยู่ ตวั อยา่ งเชน่ สมมตวิ า่ คณุ เป็นผวู้ างแผนเหตุการณ์ และคณุ ตอ้ งการตดิ ตามรายละเอยี ดทงั้ หมดทค่ี ณุ จาเป็นตอ้ งจดั การเพอ่ื ทาเหตุการณ์ของคณุ ใหส้ าเรจ็ ถา้ คณุ ใชโ้ ปรแกรมประมวลผล คาหรอื โปรแกรมกระดาษคานวณในการดาเนินการน้ี คณุ อาจพบปัญหาเน่อื งจาก ขอ้ มลู ทซ่ี า้ ซอ้ นและขอ้ มลู ไมส่ อดคลอ้ งกนั ได้ แมว้ า่ คณุ จะสามารถใชซ้ อฟตแ์ วร์ ปฏทิ นิ ได้ แต่การตดิ ตามขอ้ มลู ทางการเงนิ ในปฏทิ นิ กอ็ าจยงั ไมด่ พี อ

53 ฐานขอ้ มูลเชิงสมั พนั ธใ์ น Access ในบางครงั้ คณุ จาเป็นตอ้ งใชฐ้ านขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธเ์ พอ่ื ตดิ ตามขอ้ มลู เหลา่ น้ี ซง่ึ เป็นคลงั ขอ้ มลู ทถ่ี กู แยกเป็นคอลเลกชนั ขอ้ มลู ขนาดเลก็ (เรยี กวา่ ตาราง) เพอ่ื ขจดั ความซา้ ซอ้ น แลว้ จงึ กาหนดใหส้ มั พนั ธก์ นั ตามขอ้ มลู ปลกี ยอ่ ยทเ่ี หมอื นกนั (เรยี กวา่ เขตขอ้ มลู ) ตวั อยา่ งเชน่ ฐานขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธข์ องการวางแผนเหตุการณ์ อาจมตี ารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ มลู ลกู คา้ ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ มลู ผจู้ าหน่าย และอกี ตารางหน่ึงสาหรบั ขอ้ มลู เหตกุ ารณ์ ตารางสาหรบั ขอ้ มลู เหตกุ ารณ์อาจมเี ขตขอ้ มลู หน่ึงทส่ี มั พนั ธก์ บั ตาราง ลกู คา้ และเขตขอ้ มลู อกี เขตขอ้ มลู หน่ึงทส่ี มั พนั ธก์ บั ตารางผจู้ าหน่าย ดว้ ย ความสมั พนั ธเ์ หล่าน้ี ถา้ ผจู้ าหน่ายรายหน่ึงเปลย่ี นแปลงหมายเลขโทรศพั ท์ การ เปลย่ี นแปลงขอ้ มลู น้ีกจ็ ะทาในตารางผจู้ าหน่ายเพยี งครงั้ เดยี วเทา่ นนั้ แทนท่ี จะตอ้ งทาซา้ ๆ กนั ในทุกเหตกุ ารณ์ทผ่ี จู้ าหน่ายรายน้ีเขา้ ไปเกย่ี วขอ้ งดว้ ย Access เป็นเครอ่ื งมอื ทค่ี ณุ สามารถใชใ้ นการพฒั นาโปรแกรมประยกุ ตฐ์ านขอ้ มลู เชงิ สมั พนั ธท์ จ่ี ะชว่ ยคณุ ในการจดั การขอ้ มลู ไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ และงา่ ยดาย คณุ สามารถสรา้ งฐานขอ้ มลู เพ่อื ช่วยคณุ ตดิ ตามขอ้ มลู ชนิดใดกไ็ ด้ เชน่ สนิ คา้ คงคลงั ท่ี ตดิ ตอ่ ผเู้ ชย่ี วชาญ หรอื กระบวนการทางธรุ กจิ จรงิ ๆ แลว้ Access มาพรอ้ มกบั แมแ่ บบทค่ี ณุ สามารถนาไปใชใ้ นการตดิ ตามขอ้ มลู ชนิดต่างๆ ไดท้ นั ที ซง่ึ ทาใหส้ งิ่ ตา่ งๆ เป็นเรอ่ื งงา่ ยแมว้ า่ คณุ จะเพง่ิ เรม่ิ ตน้ ใชง้ านกต็ าม 1. ส่วนประกอบของฐานข้อมลู ใน Access 2010 กอ่ นจะเรมิ่ ทางานในฐานขอ้ มลู เราควรมาทาความเขา้ ใจกนั กอ่ นวา่ ในหน้าต่าง การทางานฐานขอ้ มลู นนั้ มสี ว่ นประกอบทส่ี าคญั อะไรบา้ ง ซง่ึ สว่ นประกอบทส่ี าคญั ในหน้าต่างฐานขอ้ มลู นนั้ จะประกอบไปดว้ ย 1. แถบช่อื = ใชแ้ สดงช่อื โปรแกรม และช่อื ไฟลฐ์ านขอ้ มลู ทเ่ี ปิดใชง้ าน 2. ป่มุ แฟ้ม (File) = ใชจ้ ดั เกบ็ เมนูคาสงั่ ตา่ ง ๆ เชน่ เดยี วกบั ป่มุ Office ใน โปรแกรมMicrosoft Access 2007

54 3. แถบเมนู = ใชแ้ สดงเมนูคาสงั่ ทใ่ี ชใ้ นโปรแกรม 4. รบิ บอน = ใชแ้ สดงไอคอนเครอ่ื งมอื ทต่ี อ้ งใชง้ านบอ่ ย ๆ 5. พน้ื ทก่ี ารทางาน = ใชแ้ สดงรายการทางานตา่ ง ๆ ในฐานขอ้ มลู 6. Navigation Pane = ใชแ้ สดงรายช่อื ออบเจก็ ตใ์ นฐานขอ้ มลู 7. ป่มุ ควบคมุ Windows = ใชค้ วบคมุ การเปิด ‟ ปิด หน้าต่างฐานขอ้ มลู 8. แถบสถานะการทางาน = ใชแ้ สดงสถานะการทางานต่าง ๆ ของโปรแกรม การเริ่มต้นสรา้ งไฟลฐ์ านขอ้ มลู ใน Access 2010 การสรา้ งไฟลฐ์ านขอ้ มลู ดว้ ยไอคอน ฐานขอ้ มลู เปลา่ (Blank Database) เมอ่ื คณุ เรมิ่ ตน้ Access 2010 คณุ จะเหน็ มมุ มอง Microsoft Office Backstage ซง่ึ คณุ จะสามารถเรยี กใชข้ อ้ มลู เกย่ี วกบั ฐานขอ้ มลู ปัจจบุ นั สรา้ งฐานขอ้ มลู ใหม่ เปิด ฐานขอ้ มลู ทม่ี อี ยู่ และดเู น้ือหาพเิ ศษจากOffice.com เมอ่ื เขา้ สู่ Microsoft Access 2010 แลว้ จะปรากฏหน้าจอดงั ภาพ

55 นอกจากน้ี มมุ มอง Backstage ยงั มคี าสงั่ อ่นื ๆ จานวนมากทค่ี ณุ สามารถใชใ้ นการ ปรบั บารงุ รกั ษา หรอื ใชฐ้ านขอ้ มลู ของคณุ รว่ มกนั ได้ โดยทวั่ ไปแลว้ คาสงั่ ตา่ งๆ ในมมุ มอง Backstage จะถกู นาไปใชก้ บั ฐานขอ้ มลู ทงั้ ฐานขอ้ มลู ไมใ่ ชก่ บั วตั ถุ ภายในฐานขอ้ มลู หมายเหตุ คณุ สามารถเรยี กใชม้ มุ มอง Backstage ไดท้ ุกเมอ่ื ดว้ ยการคลกิ แทบ็ แฟ้ม การคน้ หาและนาแม่แบบไปใช้ Access มแี มแ่ บบทห่ี ลากหลายซง่ึ คณุ สามารถใชเ้ พ่อื สรา้ งฐานขอ้ มลู ของคณุ ได้ รวดเรว็ ขน้ึ แมแ่ บบคอื ฐานขอ้ มลู แบบพรอ้ มใชท้ ม่ี ตี าราง แบบสอบถาม ฟอรม์ และ รายงานทงั้ หมดทจ่ี าเป็นสาหรบั การดาเนินงานทเ่ี ฉพาะเจาะจง ตวั อยา่ งเช่น แมแ่ บบทส่ี ามารถใชใ้ นการตดิ ตามปัญหา จดั การทต่ี ดิ ต่อ หรอื เกบ็ ขอ้ มลู คา่ ใชจ้ า่ ย ได้ แมแ่ บบบางแมแ่ บบจะมรี ะเบยี นตวั อยา่ งสองสามระเบยี นไวเ้ พอ่ื ใชใ้ นการสาธติ การใชง้ านแมแ่ บบนัน้

56 มมุ มอง Backstage เป็นจุดเรมิ่ ตน้ ทค่ี ณุ สามารถสรา้ งฐานขอ้ มลู ใหม่ เปิดฐานขอ้ มลู ทม่ี อี ยู่ ดเู น้ือหาพเิ ศษจาก Office.com หรอื ดาเนินการใดๆ ทค่ี ณุ สามารถใช้ Access ทากบั แฟ้มฐานขอ้ มลู หรอื ภายนอกฐานขอ้ มลู ได้ แทนทจ่ี ะ ดาเนินการภายในฐานขอ้ มลู การสร้างฐานข้อมลู เมอ่ื คณุ เปิด Access มมุ มอง Backstage จะแสดงแทบ็ สรา้ ง โดยแทบ็ สรา้ ง น้ีจะ ชว่ ยใหค้ ณุ สามารถสรา้ งฐานขอ้ มลู ใหมไ่ ดห้ ลายวธิ ดี งั น้ี ฐานข้อมลู เปล่า คณุ สามารถเรม่ิ ตน้ จากศนู ยไ์ ดถ้ า้ ตอ้ งการ ซง่ึ เป็นทางเลอื กทด่ี ถี า้ คณุ มขี อ้ กา หนดในการ ออกแบบทเ่ี ฉพาะเจาะจงสงู หรอื มขี อ้ มลู อยแู่ ลว้ เป็นหลกั หรอื ตอ้ งการนามาใช้ แมแ่ บบที่ติดตงั้ มากบั Access ลองพจิ ารณาใชแ้ มแ่ บบถา้ คณุ กาลงั เรมิ่ ตน้ โครงการ ใหมแ่ ละตอ้ งการความ รวดเรว็ Access มแี มแ่ บบตา่ งๆ ทต่ี ดิ ตงั้ มาโดยเรมิ่ ตน้ แมแ่ บบจาก Office.com นอกจากแมแ่ บบทม่ี อี ยใู่ น Access แลว้ คณุ สามารถคน้ หา แมแ่ บบเพม่ิ เตมิ อกี มากมาย บน Office.com โดยไมจ่ าเป็นตอ้ งเปิดเบราวเ์ ซอร์ เพราะคณุ สามารถใชแ้ มแ่ บบเหลา่ น้ีไดจ้ ากแทบ็ สรา้ ง การเพมิ่ ลงในฐานขอ้ มลู เมอ่ื คณุ ทางานในฐานขอ้ มลู คณุ สามารถเพมิ่ เขตขอ้ มลู ตาราง หรอื สว่ นโปรแกรม ประยกุ ตไ์ ด้ สว่ นโปรแกรมประยกุ ตเ์ ป็นคณุ ลกั ษณะใหมท่ ช่ี ่วยใหค้ ณุ ใชว้ ตั ถฐุ านขอ้ มลู ต่างๆ ท่ี เกย่ี วขอ้ งกนั ดว้ ยกนั ไดเ้ หมอื นกบั เป็นวตั ถุเดยี ว ตวั อยา่ งเช่น สว่ นโปรแกรมประยกุ ต์ อาจประกอบดว้ ยตารางและฟอรม์ ทส่ี รา้ งจากตารางนนั้ คณุ สามารถเพมิ่ ตารางและ ฟอรม์ ดงั กล่าวพรอ้ มกนั ไดโ้ ดยใชส้ ว่ นโปรแกรมประยกุ ต์ 1.1บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ สรา้ ง

57 2. 2. ภายใต้ แมแ่ บบทม่ี อี ยู่ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงตอ่ ไปน้ี „ เมอ่ื ตอ้ งการนาแมแ่ บบทค่ี ณุ ใชล้ า่ สดุ มาใชอ้ กี ครงั้ ใหค้ ลกิ แมแ่ บบลา่ สดุ แลว้ เลอื กแมแ่ บบทค่ี ณุ ตอ้ งการ „ เมอ่ื ตอ้ งการใชแ้ มแ่ บบทค่ี ณุ ตดิ ตงั้ ไวแ้ ลว้ ใหค้ ลกิ แมแ่ บบของฉัน แลว้ เลอื ก แมแ่ บบทค่ี ณุ ตอ้ งการ „ เมอ่ื ตอ้ งการคน้ หาแมแ่ บบบน Office.com ภายใต้ แมแ่ บบ Office.com ใหค้ ลกิ ประเภทแมแ่ บบ แลว้ เลอื กแมแ่ บบทค่ี ณุ ตอ้ งการ จากนนั้ คลกิ ดาวน์โหลด เพ่อื ดาวน์โหลดแมแ่ บบจากOffice.com ลงในคอมพวิ เตอรข์ องคณุ หมายเหตุ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถคน้ หาแมแ่ บบใน Office.com จากภายใน Access ไดอ้ กี ดว้ ย ในกลอ่ ง คน้ หาแมแ่ บบใน Office.com ใหพ้ มิ พค์ าทใ่ี ชค้ น้ หา อยา่ งน้อยหน่ึงคา แลว้ คลกิ ป่มุ ลกู ศรเพ่อื คน้ หา

58 3. 3.อกี ทางเลอื กหน่ึง ใหค้ ลกิ ไอคอนโฟลเดอรท์ อ่ี ยถู่ ดั จากกล่อง ชอ่ื แฟ้ม เพอ่ื เรยี กดตู าแหน่งทต่ี งั้ ทค่ี ณุ ตอ้ งการสรา้ งฐาน ขอ้ มลู ถา้ คณุ ไมไ่ ดร้ ะบุ ตาแหน่งทต่ี งั้ อยา่ งจาเพาะเจาะจง Access จะสรา้ งฐานขอ้ มลู ในตาแหน่งทต่ี งั้ เรมิ่ ตน้ ซง่ึ แสดงอยู่ ภายใตก้ ล่อง ช่อื แฟ้ม 4. 4. คลกิ สรา้ ง 5. 5.ฐานขอ้ มลู ใหมจ่ ะถกู สรา้ งขน้ึ มาใหใ้ ชง้ าน หมายเหตุ „ การป้อนขอ้ มลู ในมมุ มองแผน่ ขอ้ มลู ไดร้ บั การออกแบบใหค้ ลา้ ยคลงึ กบั การป้อน ขอ้ มลู ในแผน่ งาน Excel อยา่ งมาก โดยมขี อ้ จากดั ทส่ี าคญั กค็ อื จะตอ้ งป้อนขอ้ มลู ใน แถวและคอลมั น์ทต่ี อ่ กนั โดยเรมิ่ จากมมุ บนดา้ นซา้ ยของแผน่ ขอ้ มลู คณุ ไมค่ วร จดั รปู แบบขอ้ มลู ของคณุ ใหม้ แี ถววา่ งหรอื คอลมั น์วา่ งรวมอยดู่ ว้ ยเหมอื นทค่ี ณุ อาจทา ในแผน่ งาน Excel เน่ืองจากการทาเช่นน้ีจะเป็นการสน้ิ เปลอื งเน้ือทใ่ี นตารางของคณุ ตารางตอ้ งมแี ต่ขอ้ มลู ของคณุ เทา่ นนั้ การนาเสนอขอ้ มลู ทม่ี องเหน็ ไดจ้ ะทาไดใ้ น ฟอรม์ และรายงานทค่ี ณุ จะออกแบบในภายหลงั „ โครงสรา้ งตารางจะถกู สรา้ งขณะทค่ี ณุ ป้อนขอ้ มลู เมอ่ื ใดกต็ ามทค่ี ณุ เพมิ่ คอลมั น์ ใหมใ่ นแผน่ ขอ้ มลู จะมกี ารกาหนดเขตขอ้ มลู ใหมข่ น้ึ ในตาราง Access จะตงั้ คา่ ชนิด ขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู ตามชนิดของขอ้ มลู ทค่ี ณุ ป้อน

59 ตวั อยา่ งเชน่ ถา้ คณุ มคี อลมั น์ทค่ี ณุ ป้อนเฉพาะคา่ วนั ทเ่ี ท่านนั้ Access จะตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู นนั้ ใหเ้ ป็น Date/Time ถา้ คณุ พยายามป้อนคา่ ท่ี ไมใ่ ช่วนั ท่ี (เช่น ชอ่ื หรอื หมายเลขโทรศพั ท์) ลงในเขตขอ้ มลู นนั้ ในภายหลงั Access จะแสดงขอ้ ความแจง้ คณุ วา่ คา่ นัน้ ไมต่ รงกบั ชนิดขอ้ มลู ของคอลมั น์นัน้ ถา้ เป็นไปไดค้ ณุ ควรวางแผนตารางของคณุ เพอ่ื ใหแ้ ต่ละคอลมั น์มขี อ้ มลู ชนิดเดยี วกนั ซง่ึ อาจเป็นขอ้ ความ วนั ท่ี ตวั เลข หรอื ชนิดอ่นื ๆ บางชนิด การทาเช่นน้ีจะทาให้ การสรา้ งแบบสอบถาม ฟอรม์ และรายงานทเ่ี ลอื กเฉพาะขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการทาได้ งา่ ยขน้ึ มากถา้ คณุ ยงั ไมต่ อ้ งการป้อนขอ้ มลู ในตอนน้ี ใหค้ ลกิ ปิด หมายเหตุ ถา้ คณุ ปิดโดยไมบ่ นั ทกึ Access จะลบ Table1 ออก -มมุ มองออกแบบ (Design View)àClick เลอื กทม่ี มุ มอง (View) -สรา้ งช่อื Table หรอื Entity ทไ่ี ดอ้ อกแบบไว้ ในทน่ี ้สี รา้ งชอ่ื ทเ่ี ราตอ้ งการ จะตงั้ ของตารางนนั้

60 -กาหนดชอ่ื เขตของขอ้ มลู (Field Name) และกาหนดชนิดของ (Data Type) ซง่ึ เราจะสามารถเลอื กไดว้ า่ จะกาหนดชนิดของขอ้ มลู ใหเ้ ป็นแบบใด โดยมขี อบเขตขอ้ มลู ใหเ้ ลอื กดงั น้ี Text ‟ ขอ้ ความทเ่ี ป็นไดท้ งั้ ตวั อกั ษร ตวั เลข สญั ลกั ษณ์ ชอ่ งวา่ ง หรอื ทงั้ หมดรวมกนั โดยถา้ ขอ้ มลู เป็นตวั เลขจะ ไมส่ ามารถนามาคานวณไดส้ ามารถใส่Textสงู สดุ 255ตวั Memo ‟สาหรบั ขอ้ ความขนาดยาว Number ‟ตวั เลขทใ่ี ชใ้ นการคานวณ Date/Time ‟วนั ทแ่ี ละเวลา Currency ‟ตวั เลขทศนิยม4ตาแหน่งพรอ้ มดว้ ยสญั ลกั ษณ์สกลุ เงนิ ตราเชน่ $ AutoNumber ‟ เลขลาดบั จานวนเตม็ ทจ่ี ะเพม่ิ คา่ อตั โิ นมตั เิ มอ่ื มกี ารเพม่ิ เรคคอรด์ ใหม่ โดยคา่ ตวั เลขจะไมซ่ ้ากนั เลยและผใู้ ชไ้ มส่ ามารถแกไ้ ขคา่ ไดจ้ งึ นิยมนาไปใชก้ บั ฟิลดท์ ค่ี ยี ห์ ลกั (PrimaryKey) Yes/No ‟ขอ้ มลู ทางตรรกะซง่ึ มไี ด2้ สถานะเทา่ นนั้ คอื จรงิ หรอื เทจ็ OLE object ‟ เป็นออบเจค็ ทส่ี รา้ งจากโปรแกรมอ่นื ๆ เช่น ไฟลส์ เปรดชดี , ไฟล์ เอกสาร,รปู ภาพ, กราฟ,เสยี งเป็นตน้ Hyperlink ‟ ลงิ คท์ อ่ี า้ งองิ ไปยงั ขอ้ มลู อน่ื ๆซง่ี อาจเป็นไฟลฐ์ านขอ้ มลู ของ Access ไฟลท์ ส่ี รา้ งจากโปรแกรมอน่ื บนเรอ่ื งเดยี วกนั หรอื บนเน็ตเวริ ก์ เวบ็ ไซตห์ รอื Emailกไ็ ด้

61 Hyperlink ‟ ลงิ คท์ อ่ี า้ งองิ ไปยงั ขอ้ มลู อ่นื ๆซง่ี อาจเป็นไฟล์ฐานขอ้ มลู ของ Access ไฟลท์ ส่ี รา้ งจากโปรแกรมอน่ื บนเรอ่ื งเดยี วกนั หรอื บนเน็ตเวริ ก์ เวบ็ ไซตห์ รอื Emailกไ็ ด้ -กาหนด Primary Key เลอื กชอ่ื เขตขอ้ มลู (Field Name) ทต่ี อ้ งการทาใหเ้ ป็น Primary Keyแลว้ Click ท่ี คยี ห์ ลกั (Primary Key) หลงั จากนัน้ เขตขอ้ มลู (Field Name) ทเ่ี ราเลอื กไวจ้ ะปรากฎรปู กุญแจขา้ งหน้าชอ่ื เขตขอ้ มลู นนั้ ขนั้ ตอน ตารางเป็นวตั ถุฐานขอ้ มลู ทใ่ี ชใ้ นการเกบ็ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั เรอ่ื งใดเรอ่ื งหน่ึง เชน่ พนกั งาน หรอื ผลติ ภณั ฑ์ ตารางประกอบดว้ ยระเบยี นและเขตขอ้ มลู แตล่ ะระเบยี นจะมขี อ้ มลู เกย่ี วกบั หน่ึงอนิ สแตนซข์ องเรอ่ื งตาราง เชน่ พนกั งานราย ใดรายหน่ึง ระเบยี นยงั มกั เรยี กโดยทวั่ ไปวา่ แถว หรอื อนิ สแตนซ์ แต่ละเขตขอ้ มลู จะมขี อ้ มลู เกย่ี วกบั หน่ึงรปู แบบของเรอ่ื งตาราง เชน่ ช่อื หรอื ทอ่ี ยู่ อเี มล เขตขอ้ มลู ยงั มกั เรยี กโดยทวั่ ไปวา่ คอลมั น์ หรอื แอตทรบิ วิ ต์ เขตขอ้ มลู ประกอบดว้ ยคา่ เขตขอ้ มลู เชน่ Contoso, Ltd.

62 1.) ระเบยี น 2.) เขตขอ้ มลู 3.) คา่ เขตขอ้ มลู ฐานขอ้ มลู สามารถมตี ารางหลายตารางได้ ซง่ึ แตล่ ะตารางจะเกบ็ ขอ้ มลู เกย่ี วกบั เรอ่ื งท่ี แตกตา่ งกนั แตล่ ะตารางจะมหี ลายเขตขอ้ มลู ซง่ึ ประกอบดว้ ยขอ้ มลู ชนดิ ตา่ งๆ เช่น ขอ้ ความ ตวั เลข วนั ท่ี และการเชอ่ื มโยงหลายมติ ิ ข้อมลู ภายนอก คุณสามารถเช่อื มโยงไปยงั แหลง่ ขอ้ มลู ภายนอกตา่ งๆ ได้ เช่น ฐานขอ้ มลู อน่ื แฟ้มขอ้ ความ และสมดุ งาน Excel เมอ่ื คุณเช่อื มโยงไปยงั ขอ้ มลู ภายนอก Access จะสามารถใชก้ าร เชอ่ื มโยงนนั้ เหมอื นกบั เป็นตาราง คุณสามารถแกไ้ ขขอ้ มลู ในตารางทเ่ี ช่อื มโยง และสรา้ ง ความสมั พนั ธท์ เ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ตารางทเ่ี ชอ่ื มโยงได้ ทงั้ น้ขี น้ึ อยกู่ บั แหลง่ ขอ้ มลู ภายนอกและวธิ ที ่ี คุณสรา้ งการเชอ่ื มโยง อยา่ งไรกต็ าม คุณไมส่ ามารถเปลย่ี นแปลงการออกแบบของขอ้ มลู ภายนอกโดยใชก้ ารเชอ่ื มโยงได้ คณุ สมบตั ิของตารางและคณุ สมบตั ิของเขตขอ้ มลู ตารางและเขตขอ้ มลู มคี ณุ สมบตั ทิ ค่ี ณุ สามารถตงั้ คา่ เพอ่ื ควบคมุ คุณลกั ษณะหรอื ลกั ษณะการ ทางานของตารางและเขตขอ้ มลู เหลา่ นนั้ ได้ ตารางจะเปิ ดอยใู่ นมมุ มองออกแบบ 1. คุณสมบตั ขิ องตาราง 2. คุณสมบตั ขิ องเขตขอ้ มลู

63 ชนิดขอ้ มูล ทุกเขตขอ้ มลู จะมชี นิดขอ้ มลู ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู จะระบชุ นิดของขอ้ มลู ทเ่ี ขต ขอ้ มลู นนั้ เกบ็ อยู่ เช่น ขอ้ ความหรอื แฟ้มทแ่ี นบจานวนมาก ชนิดขอ้ มลู คอื คณุ สมบตั ขิ องเขตขอ้ มลู แต่จะมขี อ้ แตกต่างจากคณุ สมบตั ขิ องเขต ขอ้ มลู อ่นื ดงั น้ี „ คณุ จะตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู ในตารางออกแบบตาราง ไมใ่ ชใ่ นบาน หน้าตา่ ง คณุ สมบตั ขิ องเขตขอ้ มลู „ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู จะเป็นตวั กาหนดคณุ สมบตั อิ ่นื ๆ ทเ่ี ขตขอ้ มลู มี „ คณุ ตอ้ งตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู เมอ่ื สรา้ งเขตขอ้ มลู การเพิ่มตาราง คณุ สามารถเพมิ่ ตารางใหมล่ งในฐานขอ้ มลู ทม่ี อี ยโู่ ดยใชเ้ ครอ่ื งมอื ตา่ งๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแทบ็ สรา้ ง หมายเหตุ ในฐานขอ้ มลู เวบ็ เฉพาะคาสงั่ ตาราง เทา่ นนั้ ทจ่ี ะพรอ้ มใชง้ านในกลุ่ม ตาราง ไมว่ า่ คณุ จะเรม่ิ ตน้ ในมมุ มองใด คณุ สามารถสลบั ไปยงั มมุ มองอน่ื ไดต้ ลอดเวลา ดว้ ยการใชป้ ่มุ ของมมุ มองต่างๆ บนแถบสถานะของหน้าต่าง Access

64 1)การสรา้ งตารางเปล่าในมมุ มองแผน่ ขอ้ มลู ในมมุ มองแผน่ ขอ้ มลู คณุ สามารถป้อนขอ้ มลู ไดท้ นั ที แลว้ ปลอ่ ยให้ Access สรา้ งโครงสรา้ งตารางใหใ้ น เบอ้ื งหลงั ช่อื เขตขอ้ มลู จะถกู กาหนดเป็นตวั เลข (Field1, Field2 และเชน่ น้ีไป เรอ่ื ยๆ) และ Access จะตงั้ คา่ ชนิดขอ้ มลู ของเขตขอ้ มลู ตามชนิดขอ้ มลู ทค่ี ณุ ป้อน 1. 1. บนแทบ็ สรา้ ง ในกลุม่ ตาราง ใหค้ ลกิ ตาราง 2. 2. Access จะสรา้ งตาราง และวางเคอรเ์ ซอรไ์ วท้ เ่ี ซลลท์ ว่ี า่ งเซลลแ์ รกในคอลมั น์ คลกิ เพอ่ื เพมิ่ 3. 3. เมอ่ื ตอ้ งการเพมิ่ ขอ้ มลู ใหเ้ รมิ่ พมิ พใ์ นเซลลท์ ว่ี า่ งเซลลแ์ รกนัน้ หรอื คณุ สามารถ วางขอ้ มลู จากแหลง่ อน่ื กไ็ ดเ้ ช่นกนั ซง่ึ จะอธบิ ายภายหลงั ในบทความน้ี „ เมอ่ื ตอ้ งการเปลย่ี นช่อื คอลมั น์ (เขตขอ้ มลู ) ใหค้ ลกิ สองครงั้ ทส่ี ว่ นหวั ของคอลมั น์ จากนนั้ พมิ พช์ อ่ื คอลมั น์ใหม่ เคลด็ ลบั ตงั้ ชอ่ื ทส่ี อ่ื ความหมายใหก้ บั เขตขอ้ มลู แต่ละเขตขอ้ มลู เพ่อื ใหค้ ณุ ทราบ เกย่ี วกบั สง่ิ ทเ่ี กบ็ อยใู่ นเขตขอ้ มลู นนั้ ไดโ้ ดยไมต่ อ้ งเขา้ ไปดขู อ้ มลู „ เมอ่ื ตอ้ งการยา้ ยคอลมั น์ใดคอลมั น์หน่ึง ใหเ้ ลอื กคอลมั น์นัน้ ดว้ ยการคลกิ สว่ นหวั ของคอลมั น์ แลว้ ลากไปยงั ตาแหน่งทค่ี ณุ ตอ้ งการ นอกจากน้ีคณุ ยงั สามารถเลอื ก คอลมั น์ทอ่ี ยตู่ ดิ กนั หลายคอลมั น์ แลว้ ลากคอลมั น์ทงั้ หมดไปไวใ้ นตาแหน่งใหมพ่ รอ้ ม กนั ไดอ้ กี ดว้ ย หมายเหตุ มมุ มองออกแบบไมส่ ามารถใชง้ านไดก้ บั ตารางตา่ งๆ ในฐานขอ้ มลู เวบ็ 1. 1.บนแทบ็ สรา้ ง ในกลมุ่ ตาราง ใหค้ ลกิ ออกแบบตาราง 2. 2.สาหรบั เขตขอ้ มลู แต่ละเขตขอ้ มลู ในตารางของคณุ ใหพ้ มิ พช์ ่อื ในคอลมั น์ ช่อื เขต ขอ้ มลู แลว้ เลอื กชนิดขอ้ มลู จากรายการ ชนิดขอ้ มลู

65 3. 3.คณุ สามารถป้อนขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ สาหรบั เขตขอ้ มลู แตล่ ะเขตขอ้ มลู ไดใ้ นคอลมั น์ คาอธบิ าย คาอธบิ ายทค่ี ณุ ป้อนจะแสดงอยใู่ นแถบสถานะเมอ่ื จุด แทรกอยใู่ นเขตขอ้ มลู นนั้ และจะใชเ้ ป็นขอ้ ความบนแถบสถานะของตวั ควบคมุ ใดๆ ทค่ี ณุ สรา้ งดว้ ยการลากเขตขอ้ มลู จากบานหน้าตา่ ง รายการเขตขอ้ มลู ไปยงั ฟอรม์ หรอื รายงาน และสาหรบั ตวั ควบคมุ ใดๆ ทถ่ี กู สรา้ งขน้ึ สาหรบั เขตขอ้ มลู นนั้ ดว้ ยตวั ชว่ ยสรา้ งฟอรม์ หรอื ตวั ช่วยสรา้ งรายงาน 4. 4.หลงั จากทค่ี ณุ เพมิ่ เขตขอ้ มลู ของคณุ ทงั้ หมดแลว้ ใหบ้ นั ทกึ ตารางโดยการทา ดงั ต่อไปน้ี บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ บนั ทกึ 5. 5. คณุ สามารถเรมิ่ ป้อนขอ้ มลู ลงในตารางไดต้ ลอดเวลาดว้ ยการสลบั ไปยงั มมุ มองแผน่ ขอ้ มลู จากนนั้ คลกิ ในเซลลแ์ รกทว่ี า่ ง แลว้ จงึ พมิ พ์ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถวางขอ้ มลู จากแหล่งอน่ื ไดเ้ ชน่ กนั หมายเหตุ คณุ ลกั ษณะน้ีจะไมพ่ รอ้ มใชง้ านในฐานขอ้ มลู เวบ็ 1. 1. บนแทบ็ สรา้ ง ในกล่มุ ตาราง ใหค้ ลกิ รายการ SharePoint 2. 2.คณุ สามารถใชแ้ มแ่ บบรายการแมแ่ บบใดแมแ่ บบหน่ึงเพ่อื สรา้ งรายการ SharePointมาตรฐานได้ เชน่ ทต่ี ดิ ต่อหรอื เหตุการณ์ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถเลอื กทจ่ี ะสรา้ งรายการแบบกาหนดเอง หรอื จะเชอ่ื มโยง หรอื นาเขา้ รายการทม่ี อี ยแู่ ลว้ กไ็ ด้ คลกิ ตวั เลอื กทค่ี ณุ ตอ้ งการ 3. 3. ถา้ คณุ เลอื กแมแ่ บบรายการใดกต็ ามหรอื สรา้ งรายการแบบกาหนดเอง กลอ่ ง โตต้ อบ สรา้ งรายการใหม่ จะเปิดขน้ึ เพอ่ื แนะนาคณุ ตลอดกระบวนการ ถา้ คณุ เลอื ก ทจ่ี ะใชร้ ายการทม่ี อี ยู่ กล่องโตต้ อบ รบั ขอ้ มลู ภายนอก จะเปิดขน้ึ เพอ่ื ช่วยคณุ สาหรบั ขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ เกย่ี วกบั ตาราง ใหด้ บู ทความ บทนาสตู่ าราง

66 2) การสรา้ งตารางใหม่ ใหท้ ่ี Tab สรา้ ง (Create) และเลอื กท่ี ตาราง(Table) หรอื ออกแบบตาราง (Table Design) เพ่อื เขา้ สกู่ ารสรา้ งโครงสรา้ ง ตารางในมมุ มองออกแบบ (Design View) ไดเ้ ลย 3) ในกรณตี อ้ งการสรา้ ง Primary Key สองตวั ในหน่ึงตาราง ใหก้ ด Ctrl คา้ งไว้ แลว้ เลอื กช่อื เขตขอ้ มลู ทต่ี อ้ งการ หลงั จากนนั้ กด Click ท่ี คยี ห์ ลกั (Primary Key) 4) มมุ มองแผน่ ขอ้ มลู (Datasheet View) เพ่อื ป้อนขอ้ มลู แกไ้ ขขอ้ มลู และแสดง ขอ้ มลู ในตารางทเ่ี ราไดส้ รา้ งไวà้ เลอื กท่ี มมุ มอง (View)

67 2.ขนั้ ตอนการสรา้ งความสมั พนั ธแ์ ต่ละ Entity หรือ ตราราง 1. ความสมั พนั ธ์ (Relationships)àเลอื กท่ี เครอ่ื งมอื ฐานขอ้ มลู (Database Tools) 2. เลอื กตารางทเ่ี ราตอ้ งการจะสรา้ งความสมั พนั ธ์ โดยการกดท่ี เพมิ่ (Add) 3. Click คา้ งไวท้ ่ี Primary Key ของ Table ทต่ี อ้ งการสรา้ งความสมั พนั ธ์ และลาก ไปยงั Foreign Key ในอกี ตารางหน่ึง ในทน่ี ้ีจะกาหนดให้ RID เป็น Primary Key ของตารางRoom ทจ่ี ะสรา้ งความสมั พนั ธก์ บั RID ทเ่ี ป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลงั จากปล่อยเมาสแ์ ลว้ จะขน้ึ หน้าตา่ งดงั ตอ่ ไปน้ี

68 -การเลอื ก “บงั คบั ใหม้ ี Referential Integrity” (Enforce Referential Integrity) ถา้ จะใหค้ งสภาพการอา้ งองิ ความสมั พนั ธ์ - การเลอื ก “ปรบั ปรงุ เขตขอ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ งทงั้ หมด” (Cascade Update Related Fields) หมายถงึ เมอ่ื แกไ้ ขขอ้ มลู ตารางดา้ น Primary Key จะทาใหข้ อ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง หรอื Foreign Key ถกู แกไ้ ขดว้ ย - การเลอื ก “ลบระเบยี นทเ่ี กย่ี วขอ้ งทงั้ หมด” (Cascade Delete Related Records) หมายถงึ ถา้ ลบเรคอรด์ ดา้ น Primary Key จะทาใหข้ อ้ มลู ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง หรอื Foreign Key ถกู ลบดว้ ย หลงั จากนนั้ เลอื ก สรา้ ง (Create) จะปรากฏเสน้ ความสมั พนั ธข์ น้ึ โดยทม่ี เี ลข 1 กบั ∞ นัน้ หมายความวา่ เป็นความสมั พนั ธแ์ บบ 1 To Many การจดั การขอ้ มลู ด้วย Query Queryเป็นเครอ่ื งมอื ทส่ี ามารถ -ช่วยในการคน้ หาและกรองขอ้ มลู -เรยี งลาดบั และจดั กล่มุ ขอ้ มลู - สรา้ ง Table ขน้ึ มาใหมจ่ าก Field ขอ้ มลู ใน Table ทม่ี อี ยแู่ ลว้ โดยไมต่ อ้ งเขา้ ไปสรา้ ง เองในมมุ มอง Design

69 -นาขอ้ มลู จากหลายๆ Table ทส่ี มั พนั ธก์ นั มาแสดงในตารางผลลพั ธ์ เสมอื นเป็น Table เดยี วกนั ได้ เป็นตน้ Accessไดส้ รา้ งQueryออกเป็น5ประเภทตามลกั ษณะการใชง้ านคอื 1) Select Query ใชส้ อบถามขอ้ มลู จาก 1 Table หรอื หลายๆ Table ทต่ี รงกบั เงอ่ื นไขกาหนด 2) Crosstab Query ใชส้ อบถามขอ้ มลู และแสดงผลลพั ธแ์ บบ 2 มติ ิ โดยสลบั ขอ้ มลู ในแนวแถวและแนวคอลมั น์ 3) Action Query ใชส้ รา้ ง Table ใหม่ หรอื เปลย่ี นแปลงขอ้ มลู ใน Table เชน่ แกไ้ ข ขอ้ มลู เพมิ่ เรคอรด์ ใหม่ ลบเรคอรด์ ใหมแ่ ละเก่า 4) Parameter Query เป็น Query ทใ่ี หผ้ ใู้ ชใ้ สค่ า่ พารามเิ ตอรไ์ ดใ้ นระหวา่ ง ประมวลผล (run-time)เพ่อื ใชค้ น้ หาหรอื คานวณคา่ เช่น ใสอ่ ตั ราการเปลย่ี นแปลง ตน้ ทุนและราคาสนิ คา้ เพอ่ื คานวณหากาไร ณ อตั รต่างๆ 5) SQL Query สาหรบั Query ประเภทน้ี ผใู้ ชต้ อ้ งสรา้ งขน้ึ ดว้ ยภาษา SQL (Structured Query Language) ซง่ึ เป็นภาษามาตรฐานทใ่ี ชจ้ ดั การฐานขอ้ มลู 3.การสรา้ ง Query เบอื้ งต้น 1. ท่ี Tab สรา้ ง (Create) เลอื ก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

70 2. เลอื กตารางทต่ี อ้ งการใช้ แลว้ เลอื ก เพม่ิ (Add) 3. เมอ่ื เลอื กตารางทเ่ี ราตอ้ งการแลว้ บรเิ วณดา้ นล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Gridโดยมรี ายละเอยี ดในแตล่ ะหวั ขอ้ ดงั น้ี

71 -เขตขอ้ มลู (Field)ใสช่ ่อื ฟิลดท์ จ่ี ะคน้ หาขอ้ มลู เพ่อื แสดงในตารางผลลพั ธ์ -ตาราง(Table)ใสช่ อ่ื Table/Queryทจ่ี ะใชเ้ ป็นแหล่งขอ้ มลู - เรยี งลาดบั (Sort) เป็นแถวทใ่ี ชก้ าหนดรปู แบบการจดั เรยี งขอ้ มลู Ascending (เรยี งจากน้อยไปมาก) , Descending(เรยี งจากมากไปน้อย)และnotSorted(ไมต่ อ้ ง จดั เรยี ง) - แสดง (Show) ใชซ้ อ่ น Field ทไ่ี มต่ อ้ งการแสดงคา่ ในตารางผลลพั ธ์ โดยคลกิ ลา้ ง เครอ่ื งหมายถกู ในช่องสเ่ี หลย่ี ม - เกณฑ์ (Criteria) ใสเ่ งอ่ื นไขการสอบถามขอ้ มลู ซง่ึ อาจเป็นนิพจน์ทป่ี ระกอบดว้ ย ฟังกช์ นั หรอื สตู รทางคณิตศาสตร์ 4. เราสามารถสรา้ งนิพจน์และเงอ่ื นไขใหก้ บั Query ไดใ้ นสว่ นของเกณฑ์ (Criteria) โดยรปู แบบนิพจน์ใน Access นัน้ จะคลา้ ยนิพจน์ทางคณติ ศาสตร์ ตา่ งกนั ตรง Access กาหนดใหฟ้ ิลดข์ อ้ มลู คอื ตวั แปรทเ่ี กบ็ คา่ หรอื ผลลพั ธท์ ไ่ี ดจ้ าก การคานวณ โดยฟีลดข์ อ้ มลู น้ีอาจเป็นฟีลดข์ อ้ มลู จรงิ ในตาราง หรอื เป็นฟีลดเ์ สมอื น ทส่ี รา้ งในQueryโดยสามารถแบง่ ไดด้ งั น้ี ตวั กระทา And ใชเ้ ชอ่ื มเงอ่ื นไขตงั้ แต่ 2 เงอ่ื นไขขน้ึ ไป โดยทุกเงอ่ื นไขตอ้ งมคี า่ ตรรกะเป็นจรงิ จงึ จะทาใหค้ า่ ตรรกะภายใตเ้ งอ่ื นไขทงั้ หมดเป็นจรงิ ดว้ ย เงอ่ื นไขท่ี จะนามา And กนั ตอ้ งใสใ่ นแถวเดยี วกนั ของชอ่ ง เกณฑ์ (Criteria) เชน่ SID>=1 And SID<=20 หมายความวา่ ใหแ้ สดง SID ตงั้ แต่1 ถงึ 20 สว่ นการสรา้ งเงอ่ื นไขดว้ ย And , Or , และ Between…And มรี ายละเอยี ด ดงั น้ี

72 นาเงอื่ นไขมา Or กนั ตวั กระทา Or ใชเ้ ช่อื มเงอ่ื ไขตงั้ แต่ 2 เงอ่ื นไขขน้ึ ไป โดยอยา่ งน้อย 1 เงอ่ื นไขตอ้ งมี คา่ ตรรกะเป็นจรงิ จงึ จะทาใหค้ า่ ตรรกะของเงอ่ื นไขทงั้ หมดเป็นจรงิ ดว้ ยวธิ ใี สเ่ งอ่ื นไข ทาได2้ แบบคอื 1) ใสเ่ งอ่ื นไขเรยี งตอ่ กนั ในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลมั น์เดยี วกนั โดยคนั่ แต่ละ เงอ่ื นไขดว้ ยOr เชน่ การใหแ้ สดง SID 30 หรอื 48 2) เงอ่ื นไขแรกใสแ่ ถว เกณฑ์ (Criteria) เงอ่ื นไขถดั ไปใสแ่ ถว หรอื (Or) ทอ่ี ยถู่ ดั ลง มา ถา้ มมี ากกวา่ สองเงอ่ื นไขใหใ้ สใ่ นแถว หรอื (Or) ทอ่ี ยถู่ ดั ลงมาเรอ่ื ยๆ เปรยี บเทยี บขอ้ มลู ดว้ ย Between…And การสรา้ งเงอ่ื นไขเพอ่ื เปรยี บเทยี บคา่ แบบเป็นชว่ งดว้ ยตวั กระทา Between…And นัน้ ช่วงขอ้ มลู ตอ้ งมขี อบเขตทแ่ี น่นอน เช่น ตอ้ งการคน้ หา SID ในชว่ ง 20 ‟ 50 ตอ้ งตงั้ เงอ่ื นไขวา่ Between 20 And 50

73 ในการสงั่ รนั Query ใหค้ ลกิ ทค่ี าสงั่ เรยี กใช้ (Run) เพอ่ื ใหแ้ สดงผลลพั ธต์ ามทเ่ี รา ไดส้ รา้ ง Queryไว้ 4.การเปิ ดฐานขอ้ มลู Access ที่มีอยแู่ ลว้ เคลด็ ลบั เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ใดฐานขอ้ มลู หน่ึงจากหลายๆ ฐานขอ้ มลู ทม่ี ี การเปิดใชง้ านลา่ สดุ อยา่ งรวดเรว็ บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ ล่าสดุ แลว้ คลกิ ช่อื แฟ้ม 1. 1.บนแทบ็ แฟ้ม ใหค้ ลกิ เปิด

74 1.2. คลกิ ทางลดั ในกลอ่ งโตต้ อบ เปิด หรอื ในกล่อง มองหาใน ใหค้ ลกิ ไดรฟ์ หรอื โฟลเดอรท์ ม่ี ฐี านขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการ แลว้ คลกิ ป่มุ เปิด 1. 3.ในรายการโฟลเดอร์ ใหค้ ลกิ สองครงั้ ทโ่ี ฟลเดอรจ์ นกวา่ คณุ จะเปิดโฟลเดอรท์ ม่ี ี ฐานขอ้ มลู ได้ 1. 4. เมอ่ื คณุ พบฐานขอ้ มลู แลว้ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี „เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ในโหมดการเปิดเรม่ิ ตน้ ใหค้ ลกิ สองครงั้ ทฐ่ี านขอ้ มลู นนั้ „เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู ทเ่ี ขา้ ถงึ รว่ มกนั ในสภาพแวดลอ้ ม ผใู้ ชห้ ลายคน เพอ่ื ให้ ทงั้ คณุ และผใู้ ชอ้ น่ื ๆ สามารถอ่านและเขยี นลงในฐานขอ้ มลู นนั้ ไดใ้ นเวลาเดยี วกนั ให้ คลกิ เปิด „เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบอา่ นอยา่ งเดยี วโดยทค่ี ณุ สามารถดู ขอ้ มลู ไดแ้ ต่แกไ้ ขขอ้ มลู ไม่ได้ ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จากป่มุ เปิด จากนัน้ คลกิ เปิดเพอ่ื อ่าน อยา่ งเดยี ว „เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบเอกสทิ ธเิ์ ฉพาะบคุ คลเพอ่ื ไมใ่ ห้ ผอู้ น่ื สามารถเปิดไดข้ ณะทค่ี ณุ เปิดอยู่ ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จากป่มุ เปิด จากนนั้ คลกิ เปิด แบบเอกสทิ ธเิ์ ฉพาะบคุ คล

75 •เมอ่ื ตอ้ งการเปิดฐานขอ้ มลู สาหรบั การเขา้ ถงึ แบบอา่ นอยา่ งเดยี ว ใหค้ ลกิ ลกู ศรถดั จากปุ่ม เปิด แลว้ คลกิ เปิดแบบอ่านอยา่ งเดยี วเป็นเอกสทิ ธิ์ เฉพาะบคุ คล ซง่ึ ผใู้ ชอ้ น่ื ๆ จะยงั คงเปิดฐานขอ้ มลู น้ีได้ แตจ่ ะเป็นการเขา้ ถงึ แบบ อ่านอยา่ งเดยี วเทา่ นัน้ ถา้ ไมพ่ บฐานขอ้ มูลที่คณุ ต้องการเปิ ด 1. 1.ในกล่องโตต้ อบ เปิด ใหค้ ลกิ ทางลดั คอมพวิ เตอรข์ องฉัน หรอื ในกลอ่ ง มอง หาใน ใหค้ ลกิ คอมพวิ เตอรข์ องฉัน 2. 2.ในรายการของไดรฟ์ ใหค้ ลกิ ขวาทไ่ี ดรฟ์ ทค่ี ณุ คดิ วา่ อาจจะมฐี านขอ้ มลู แลว้ คลกิ คน้ หา 3. 3.ป้อนเกณฑก์ ารคน้ หาของคณุ แลว้ กด ENTER เพอ่ื คน้ หาฐานขอ้ มลู 4. 4. ถา้ พบฐานขอ้ มลู แลว้ ใหเ้ ปิดฐานขอ้ มลู นนั้ ดว้ ยการคลกิ สองครงั้ ทฐ่ี านขอ้ มลู ในกลอ่ งโตต้ อบ ผลลพั ธก์ ารคน้ หา หมายเหตุ เน่ืองจากการคน้ หาเรมิ่ จากกล่องโตต้ อบ เปิด คณุ จงึ จาเป็นตอ้ งคลกิ ยกเลกิ ในกลอ่ งโตต้ อบนนั้ กอ่ นทฐ่ี านขอ้ มลู นนั้ จะเปิดขน้ึ วธิ ที ่ี 2 การเปิดไฟลท์ ถ่ี กู เปิดใชง้ านลา่ สดุ มขี นั้ ตอนดงั ตอ่ ไปน้ี 1.กดป่มุ แฟ้ม (File) แลว้ เลอื กไฟลท์ ต่ี อ้ งการเปิดขน้ึ มา

76 5.ขนั้ ตอนการบนั ทึกไฟลฐ์ านขอ้ มลู ใหม่ใน Access 2010 ขนั้ ตอนสดุ ท้ายในการใช้งานเบอื้ งต้น เป็นการนาไฟลฐ์ านขอ้ มลู มาบนั ทกึ เป็นไฟลฐ์ านขอ้ มลู ใหม่ ซง่ึ การบนั ทกึ ไฟลใ์ นลกั ษณะน้ที า ไดโ้ ดย วธิ กี ารบนั ทกึ ไฟลข์ อ้ มลู ใหมจ่ ากไฟลเ์ กา่ ทม่ี อี ยู่ 1.กดปุ่ม แฟ้ม (File) > บนั ทกึ ฐานขอ้ มลู เป็น (Save Database As) 2. เลอื กตาแหน่งทจ่ี ดั เกบ็ ไฟลฐ์ านขอ้ มลู 3. กาหนดชอ่ื ไฟลฐ์ านขอ้ มลู 4. คลกิ ปุ่ม บนั ทกึ (Save) จบขนั้ ตอนการทางาน Microsoft Office Access 2010 เบอ้ื งตน้