บทที่-5

24 บทที่ 5 การจดั เอกสารและการนาเอกสารมาใช้งาน การบริหารงานเอกสารและการจดั เกบ็ เอกสาร สานกั งานทงั้ ในภาคเอกชนและรฐั บาลมกั จะมเี อกสารเขา้ – ออกหลายประเภทเป็นจานวน มากซง่ึ มคี วามสาคญั มากน้อยแตกตา่ งกนั เอกสารบางช้นิ มปี ระโยชน์ในการนาขอ้ มลู ไปใชใ้ น โอกาสตอ่ ไปนอกจากนนั้ ยงั ใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการอา้ งองิ ฉะนนั้ ถา้ สานกั งานแหง่ ใดตอ้ งการ ดาเนินการดา้ นเอกสารอยา่ มปี ระสทิ ธภิ าพจาเป็นตอ้ งใชห้ ลกั การบรหิ าความหมายของคา ตา่ ง ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การบรหิ ารงานเอกสารรและการจดั เกบ็ เอกสารทด่ี มี รี ะบบเพอ่ื ใหน้ า ขอ้ มลู มาใชไ้ ดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ความหมายของคาตา่ ง ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การบรหิ ารงานเอกสาร เอกสาร (Records) หมายถงึ กระดาษทใ่ี ชใ้ นธรุ กจิ หนงั สอื แบบฟอรม์ แผนทแ่ี ละวตั ถอุ น่ื ๆท่ี บรรจขุ อ้ ความทงั้ ยงั อาจรวมถงึ สอ่ื กลางทใ่ี ชใ้ นการจดั ทาขอ้ มลู ตา่ งๆของธุรกจิ ดว้ ยเชน่ จดหมายโตต้ อบบตั รเทปหรอื ไมโครฟิลม์ เป็นตน้ การจดั เกบ็ เอกสาร(Filling)หมายถงึ กระบวนการจดั ระบบจาแนกและเกบ็ เอกสารใหเ้ ป็น ระเบยี บสะดวกในกานามาใชเ้ มอ่ื ตอ้ งการซง่ึ ถอื วา่ เป็นเพยี งสว่ นหน่งึ ของการบรหิ ารงาน เอกสาร(Records management) เทา่ นนั้ บริการงานเอกสาร(Records management)หมายถงึ การดาเนินงานเอกสารใหบ้ รรลุ วตั ถุประสงคต์ ามลาดบั ขนั้ ตอนคอื การวางแผนการกาหนดหน้าทแ่ี ละโครงสรา้ งการจดั เกบ็ เอกสารการกาหนดระบบการจดั เกบ็ เอกสารการเกบ็ รกั ษาการควบคมุ งานเอกสารและการ ทาลายเอกสารจงึ มคี วามสมั พนั ธก์ บั เอกสารทุกขนั้ ตอนตามวงจรเอกสาร(Records cycle) โดยเรมิ่ จากการสรา้ งเอกสาร(Created)การจาแนกเอกสารและการนาไปใช้ necessary) (Classified and utilization) การจดั เกบ็ เอกสาร(Stored)การนากลบั มาอา้ งองิ เมอ่ื จาเป็น (Retrieved when

25 ตลอดจนการเกบ็ เอกสารกลบั คนื หรอื ทาลายเอกสาร (Returned to storage or destroyed)จงึ จาเป็นทจ่ี ะตอ้ งหามาตรการทเ่ี หมาะสม มาใชก้ บั ขนั้ ตอนทงั้ 5ขนั้ ตอนวงเอกสารในสหรฐั อเมรกิ าไดว้ จิ ยั ตน้ ทุนการผลติ และ การเกบ็ เอกสารพบวา่ มมี ลู คา่ ประมาณ10-40%ของตน้ ทนุ ในงานสานกั งานถา้ สามารถบรกิ ารงานเอกสารไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพแลว้ จะทาใหต้ น้ ทนุ ดา้ นน้ีลดลง ได้ องคป์ ระกอบของการบริหารงานเอกสาร การบรหิ ารงานเอกสรในทน่ี ้ีไดแ้ บง่ งานหรอื หน้าทใ่ี นความรบั ผดิ ชอบของผบู้ รกิ าร งานเอกสารได้ ดงั ต่อไปน้ี (1) การวางแผน (2) การกาหนดหน้าทแ่ี ละโครงสรา้ งของงานเอกสาร (3) การออกแบบระบบการจดั เกบ็ เอกสาร (4) การเกบ็ รกั ษา (5) การควบคมุ งานเอกสาร (6) การทาลายเอกสาร แนวทางการกาหนดอายกุ ารเกบ็ รกั ษาเอกสาร มีดงั นี้ 1) ตามพระราชบญั ญตั กิ ารบญั ชี ใหเ้ กบ็ รกั ษาบญั ชแี ละเอกสารประกอบการ ลงบญั ชไี วไ้ มน่ ้อยกวา่ 10 ปี นบั แตว่ นั ปิดบญั ชี 2) ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์ ใหเ้ กบ็ รกั ษาบญั ชแี ละเอกสารการลงบญั ชี สาหรบั ปีนัน้ มาแลว้ ไมน่ ้อยกวา่ 5 ปี นบั แตว่ นั ปิดบญั ชี หรอื วนั ทล่ี งรายการครงั้ สดุ ทา้ ยในบญั ชเี งนิ สด ในกรณีทไ่ี มม่ กี ารปิดบญั ชตี อ้ งมหี นงั สอื ของกรมสรรพากร แสดงวา่ ไดช้ าระภาษคี รบถว้ นแลว้ สาหรบั ปีนัน้ ๆ และมกี ารยน่ื คาของอนุญาตต่อ สานักงานบญั ชกี ลางกอ่ นทาลาย

26 3) ตามกฎหมายแรงงาน ใหน้ ายจา้ งซง่ึ มลี กู จา้ งรวมกนั ตงั้ แต่ 10 คนขน้ึ ไป เป็นประจา จดั ทาทะเบยี นลกู จา้ งและเอกสารเกย่ี วกบั การคานวณคา่ จา้ งเป็น ภาษาไทยและเกบ็ ไว้ ณ สถานทท่ี างานพรอ้ มทจ่ี ะใหพ้ นกั งานตรวจแรงงานตรวจได้ ทะเบยี นลกู จา้ งนัน้ อยา่ งน้อยตอ้ งมรี ายการต่อไปน้ี ชอ่ื – สกลุ เพศ สญั ชาติ วนั เดอื นปีเกดิ อายุ ทอ่ี ยปู่ ัจจบุ นั วนั ทเ่ี รม่ิ จา้ ง อตั ราคา่ จา้ งและประโยชน์ตอบแทน วนั สน้ิ สดุ ของการจา้ ง ใหน้ ายจา้ งเกบ็ รกั ษาทะเบยี นลกู จา้ งไวไ้ มน่ ้อยกวา่ 2 ปี นับแต่ วนั สน้ิ สดุ ของการจา้ งลกู จา้ งแต่ละราย 4) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ เอาไวต้ ลอดไป ไดแ้ ก่ เอกสารกอ่ ตงั้ บรษิ ทั ทะเบยี น หนุ้ สว่ น ทะเบยี น และขอ้ ปฏบิ ตั ติ า่ ง ๆ รวมทงั้ รายงานการประชุม 5) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 10 ปี ไดแ้ ก่ เอกสารประกอบการลงบญั ชี เอกสารการชาระ ภาษอี ากร ใบเสรจ็ รบั เงนิ 6) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 5 ปี ไดแ้ ก่ สญั ญาเงนิ กทู้ ช่ี าระเสรจ็ สน้ิ แลว้ หลกั ฐานการ จ่ายคา่ จา้ งเงนิ เดอื น 7) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 1 ปี ไดแ้ ก่ เอกสารทวั่ ไปทไ่ี มม่ คี วามสาคญั 8) เอกสารทต่ี อ้ งเกบ็ ไว้ 2 ปี ไดแ้ ก่ หลกั ฐานการจ่ายคา่ แรง บรกิ าร คา่ เชา่ ต่างๆ และทะเบยี นประวตั พิ นักงานทอ่ี อกแลว้ ระบบการจดั เกบ็ เอกสาร เอกสารมคี วามสาคญั ต่อกจิ การ ในระยะเรม่ิ แรกของการตงั้ สานกั งานใหม่ ความสาคญั ของการเกบ็ เอกสารยงั มไี มม่ ากนัก แตเ่ มอ่ื หน่วยงานมอี ายมุ ากขน้ึ และ มขี นาดใหญ่ขน้ึ ปรมิ าณเอกสารจะเพมิ่ ขน้ึ ตามการจดั เกบ็ เอกสารและการบรหิ าร เอกสารจงึ มคี วามสาคญั ต่อกจิ การเพราะกจิ การตอ้ งนาขอ้ มลู มาวเิ คราะหแ์ ละนาผล ของการวเิ คราะหม์ าพจิ ารณาแกไ้ ขปรบั ปรงุ กจิ การ