บทที่-7

39 บทที่ 7 การจดั รปู แบบข้อมลู การแก้ไข ลบ คดั ลอก และเคล่ือนย้ายข้อมลู 1. การจดั รปู แบบประเภทของขอ้ ลู 1.Number ตวั เลข เชน่ ตวั เลขปกตทิ วั่ ไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03 หรอื ตวั ทอ่ี าจ ไมเ่ หมอื นตวั เลข แต่จรงิ ๆเป็นตวั เลขอยา่ ง 10:21, 21 มกราคม 2526 2.Text ตวั อกั ษร เช่น ชา้ ง, มา้ , cow, I love my pen 3.Logic ตรรกะ มอี ยู่ 2 อยา่ งคอื TRUE, FALSE 4.Error ขอ้ ผดิ พลาด เช่น #DIV/0!, #VALUE!, #REF! 5.Array อาเรย์ เป็นชุดของขอ้ มลู เชน่ {1,2,3;4,5,6} โดยเราสามารถตรวจสอบวา่ ขอ้ มลู ทเ่ี ราสนใจอยใู่ นประเภทไหนไดง้ า่ ยๆ โดยใช้ Function =TYPE(ช่องทต่ี อ้ งการตรวจสอบ) ผลลพั ธท์ อ่ี อกมาจะเป็นรหสั ตวั เลข ซง่ึ มคี วามหมายดงั น้ี -1 = Number (ตวั เลข) -2 = Text (ตวั อกั ษร) -4 = Logic (ตรรกกะ) : -16 = Error (ผดิ พลาด) -64 = Array (อาเรย์ 2. การแก้ไขข้อมลู บนเซลล์ คณุ สามารถแกไ้ ขเน้ือหาของเซลลใ์ นเซลลไ์ ดโ้ ดยตรง คณุ ยงั สามารถแกไ้ ขเน้ือหา ของเซลลไ์ ด้ ดว้ ยการพมิ พใ์ นแถบสตู ร

40 เมอ่ื คณุ แกไ้ ขเน้ือหาของเซลล์ Excel กาลงั ทางานในโหมดแกไ้ ข ฟีเจอร์ บางอยา่ ง Excel ทางานต่างกนั หรอื ไมพ่ รอ้ มใชง้ านในโหมดแกไ้ ข ภาพโดยรวม เมอ่ื Excel อยใู่ นโหมดแกไ้ ข word ทแ่ี กไ้ ข ปรากฏขน้ึ ทม่ี มุ ลา่ งซา้ ยของหน้าต่าง โปรแกรม Excel ดงั ทแ่ี สดงในภาพประกอบต่อไปน้ี ในโหมดแกไ้ ข คาสงั่ ต่าง ๆ จะไมพ่ รอ้ มใชง้ าน ตวั อยา่ งเช่น เมอ่ื Excel อยใู่ นโหมด แกไ้ ข คณุ ไมส่ ามารถนาการจดั รปู แบบตามเงอ่ื นไขไปใช้ หรอื เปลย่ี นการจดั แนวของ เน้ือหาของเซลล์ นอกจากน้ี แป้นลกู ศรทางานคอ่ นขา้ งมคี วามแตกตา่ งกนั เมอ่ื Excel อยใู่ นโหมดแกไ้ ข แทนทจ่ี ะยา้ ยเคอรเ์ ซอรจ์ ากเซลลเ์ ซลลเ์ ป็น ในโหมดแกไ้ ข แป้น ลกู ศรยา้ ยเคอรเ์ ซอรไ์ ปรอบ ๆ ในเซลล์ เปิ ดใช้งาน หรอื ปิ ดใช้งานโหมดแกไ้ ข ใชโ้ หมดแกไ้ ข และไมม่ สี งิ่ ใดเกดิ ขน้ึ นัน้ อาจถกู ปิดใชง้ าน คณุ สามารถเปิด หรอื ปิดใช้ งานโหมดการแกไ้ ข ดว้ ยการเปลย่ี นตวั เลอื ก Excel 1.คลกิ ป่มุ Microsoft Office คลกิ ตวั เลอื กของ Excel แลว้ คลกิ ประเภท ขนั้ สงู 2.ภายใตต้ วั เลอื กการแกไ้ ข เลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงตอ่ ไปน้ี -เมอ่ื ตอ้ งการเปิดใชง้ านโหมดแกไ้ ข เลอื กกลอ่ งกาเครอ่ื งหมายอนุญาตใหแ้ กไ้ ขใน เซลลไ์ ดโ้ ดยตรง

41 -เมอ่ื ตอ้ งการปิดใชง้ านโหมดแกไ้ ข ยกเลกิ เลอื กกลอ่ งกาเครอ่ื งหมายอนุญาต แกไ้ ขในเซลลไ์ ดโ้ ดยตรง เขา้ ส่โู หมดแก้ไข เมอ่ื ตอ้ งการเรม่ิ การทางานในโหมดแกไ้ ข ทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี: -คลกิ สองครงั้ ทเ่ี ซลลท์ ม่ี ขี อ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการแกไ้ ขน้ีเรม่ิ โหมดแกไ้ ข และจดั ตาแหน่งเคอรเ์ ซอรใ์ นเซลลใ์ นตาแหน่งทต่ี งั้ ทค่ี ณุ คลกิ สองครงั้ เน้ือหาของเซลลจ์ ะ แสดงในแถบสตู ร -คลกิ เซลลท์ ม่ี ขี อ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการแกไ้ ข แลว้ คลกิ ทต่ี าแหน่งใดๆ กไ็ ดบ้ นแถบ สตู ร น้ีเรม่ิ โหมดแกไ้ ข และจดั ตาแหน่งเคอรเ์ ซอรใ์ นตาแหน่งทต่ี งั้ ทค่ี ณุ คลกิ แถบ สตู ร -คลกิ เซลลท์ ป่ี ระกอบดว้ ยขอ้ มลู ทค่ี ณุ ตอ้ งการแกไ้ ข และจากนนั้ กด F2น้ีเรมิ่ โหมดแกไ้ ข และจดั ตาแหน่งเคอรเ์ ซอรอ์ ยทู่ จ่ี ุดสน้ิ สดุ ของเน้ือหาของเซลล์ แทรก ลบ หรือแทนเนื้อหาของเซลล์ 1.เมอ่ื ตอ้ งการแทรกอกั ขระ คลกิ ในเซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการแทรกอกั ขระเหลา่ แลว้ พมิ พอ์ กั ขระใหม่ 2.การลบอกั ขระ คลกิ ในเซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการลบออก แลว้ กด BACKSPACE หรอื เลอื กอกั ขระแลว้ กด DELETE 3.เมอ่ื ตอ้ งการแทนอกั ขระทเ่ี ฉพาะเจาะจง เลอื กเหล่านัน้ จากนนั้ พมิ พอ์ กั ขระใหม่ 4.เมอ่ื ตอ้ งการเปิดโหมดพมิ พท์ บั เพอ่ื ใหม้ กี ารแทนทอ่ี กั ขระทม่ี อี ยดู่ ว้ ยอกั ขระตวั ใหมข่ ณะทค่ี ณุ พมิ พ์ ใหก้ ด INSERT 5.เมอ่ื ตอ้ งการเรม่ิ บรรทดั ใหมข่ องขอ้ ความทจ่ี ดุ ระบใุ นเซลล์ คลกิ ในตาแหน่งคณุ ตอ้ ง การแบง่ บรรทดั แลว้ กด ALT + ENTER

42 ยกเลิก หรือเลิกทาการแก้ไข กอ่ นทค่ี ณุ กด ENTER หรอื TAB และก่อน หรอื หลงั จากทค่ี ณุ กด F2 คณุ สามารถกด ESC เพ่อื ยกเลกิ การแกไ้ ขใด ๆ ทค่ี ณุ ทากบั เน้ือหาของเซลล์ หลงั จากทค่ี ณุ กด ENTER หรอื TAB คณุ สามารถเลกิ ทาการแกไ้ ขของคณุ ดว้ ยการ กด CTRL + Z หรอื ดว้ ยการคลกิ ยกเลกิ บนแถบเครอ่ื งมอื ดว่ น ปรบั เปลย่ี นวธิ แี สดงเน้ือหาของเซลล์ หลงั จากทค่ี ณุ แกไ้ ขเน้ือหาของเซลล์ คณุ อาจตอ้ งการปรบั ปรงุ วธิ จี ะแสดง 1.บางครงั้ เซลลอ์ าจแสดง# น้ีอาจเกดิ ขน้ึ เมอ่ื เซลลป์ ระกอบดว้ ยตวั เลข หรอื วนั และ ความกวา้ งของคอลมั น์ไมส่ ามารถแสดงอกั ขระทงั้ หมดทจ่ี าเป็นตอ้ งใชร้ ปู แบบ ตวั อยา่ ง สมมตวิ า่ เซลลท์ ่ี มรี ปู แบบ\"mm/dd/yyyy\" วนั ประกอบดว้ ย 12/31/2007 อยา่ งไรกต็ าม คอลมั น์จะเฉพาะกวา้ งพอทจ่ี ะแสดงอกั ขระทห่ี กเท่านนั้ เซลลจ์ ะแสดง# เมอ่ื ตอ้ งการดเู น้ือหาทงั้ หมดของเซลลท์ ม่ี รี ปู แบบปัจจุบนั คณุ ตอ้ งเพมิ่ ความกวา้ งของ คอลมั น์ เปลย่ี นความกวา้ งของคอลมั น์ 2.คลกิ เซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการเปลย่ี นความกวา้ งคอลมั น์ 3.บนแทบ็ หน้าแรก ในกลุ่ม เซลล์ ใหค้ ลกิ รปู แบบ 4.ภายใต้ ขนาดเซลล์ ใหเ้ ลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน้ี -เมอ่ื ตอ้ งการปรบั ขอ้ ความทงั้ หมดใหพ้ อดใี นเซลล์ ใหค้ ลกิ ปรบั ความกวา้ งของ คอลมั น์พอดอี ตั โนมตั ิ

43 -เมอ่ื ตอ้ งการระบคุ วามกวา้ งคอลมั น์ใหม้ ขี นาดใหญ่ขน้ึ คลกิ ความกวา้ งคอลมั น์ แลว้ พมิ พค์ วามกวา้ งทค่ี ณุ ตอ้ งการในกล่อง ความกวา้ ง คอลมั น์ 5.ถา้ มหี ลายบรรทดั ของขอ้ ความในเซลล์ ขอ้ ความบางอยา่ งอาจไมส่ ามารถแสดง ในแบบทค่ี ณุ ตอ้ งการ คณุ สามารถแสดงหลายบรรทดั ของขอ้ ความภายในเซลล์ โดย การตดั ขอ้ ความ การตดั ข้อความในเซลล์ 1.คลกิ เซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการตดั ขอ้ ความ 2.บนแทบ็ หน้าแรก ในกลุ่ม การจดั แนว ใหค้ ลกิ ตดั ขอ้ ความ ออกจากโหมดแกไ้ ข เมอ่ื ตอ้ งการหยดุ ทางานในโหมดแกไ้ ข ทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน:้ี 1.กด ENTER Excel ออกจากโหมดแกไ้ ข และเลอื กเซลลด์ า้ นลา่ งเซลลป์ ัจจุบนั ได้ โดยตรง คณุ สามารถระบวุ า่ การกด ENTER เลอื กเซลลท์ อ่ี ยตู่ ดิ กนั ต่างกนั 2.คลกิ ป่มุ Microsoft Office คลกิ ตวั เลอื กของ Excel แลว้ คลกิ ประเภท ขนั้ สงู 3.ภายใตต้ วั เลอื กการแกไ้ ข เลอื กทาอยา่ งใดอยา่ งหน่ึงต่อไปน:้ี -เมอ่ื ตอ้ งการทาใหส้ ว่ นทเ่ี ลอื กยงั คงอยใู่ นเซลลท์ ค่ี ณุ กาลงั แกไ้ ข ยกเลกิ เลอื ก กล่องกาเครอ่ื งหมายหลงั จากกด Enter ยา้ ยสว่ นทเ่ี ลอื ก -การควบคมุ ทศิ ทางของสว่ นทเ่ี ลอื ก เลอื กกลอ่ งกาเครอ่ื งหมายหลงั จากกด Enter ยา้ ยสว่ นทเ่ี ลอื ก คลกิ ลกู ศรอยถู่ ดั จากทศิ ทาง แลว้ เลอื กทศิ ทางจากรายการ 4.กด TABซง่ึ หยดุ โหมดแกไ้ ข และเลอื กเซลลท์ างดา้ นขวาของเซลลป์ ัจจบุ นั การกด SHIFT + TAB เลอื กเซลลไ์ ปทางซา้ ย 5.คลกิ ทเ่ี ซลลอ์ ่นื Excel ออกจากโหมดแกไ้ ข และเลอื กเซลลท์ ค่ี ณุ คลกิ 6.กด F2 Excel ออกจากโหมดแกไ้ ข และปล่อยใหเ้ คอรเ์ ซอรอ์ ยทู่ ไ่ี หนนัน้

44 3. การคดั ลอกเซลล์ ลบ และเคล่อื นย้ายขอ้ มลู สามารถใชค้ าสงั่ ตดั คดั ลอก และ วาง ใน Microsoft Office Excel เพ่อื ยา้ ยหรอื คดั ลอกเซลลท์ งั้ เซลลห์ รอื เน้ือหาของเซลลไ์ ด้ นอกจากน้ี คณุ ยงั สามารถคดั ลอก เน้ือหาหรอื แอตทรบิ วิ ตท์ เ่ี จาะจงจากเซลลไ์ ดอ้ กี ดว้ ย ตวั อยา่ งเชน่ คณุ อาจคดั ลอก เฉพาะคา่ ผลลพั ธข์ องสตู รโดยไมร่ วมตวั สตู รเอง หรอื อาจคดั ลอกเฉพาะสตู รกไ็ ด้ Excel จะแสดงเสน้ ขอบการยา้ ยทเ่ี ป็นภาพเคลอ่ื นไหวรอบๆ เซลลท์ ถ่ี กู ตดั หรอื คดั ลอก เมอ่ื ตอ้ งการยกเลกิ เสน้ ขอบการยา้ ย ใหก้ ด ESC ยา้ ยหรือคดั ลอกทงั้ เซลล์ เมอ่ื คณุ ยา้ ยหรอื คดั ลอกเซลล์ Excel จะยา้ ยหรอื คดั ลอกเซลลท์ งั้ เซลล์ รวมทงั้ สตู ร และคา่ ผลลพั ธ์ รปู แบบเซลล์ และขอ้ คดิ เหน็ ของเซลล์ ใหเ้ ลอื กเซลลท์ ค่ี ณุ ตอ้ งการจะ ยา้ ยหรอื คดั ลอก วิธีการเลือกเซลลห์ รือช่วงเซลลเ์ ดียว ใหค้ ลกิ ทเ่ี ซลล์ หรอื กดแป้นลกู ศรเพ่อื ยา้ ยไปยงั เซลลน์ ัน้ ช่วงของเซลล์ คลกิ ทเ่ี ซลลแ์ รกในช่วง แลว้ ลากไปยงั เซลลส์ ดุ ทา้ ย หรอื กด SHIFT คา้ งไวข้ ณะกด แป้นลกู ศรเพอ่ื ขยายสว่ นทเ่ี ลอื ก คณุ ยงั สามารถเลอื กเซลลแ์ รกในช่วงของเซลล์ แลว้ จงึ กด F8 เพอ่ื ขยายสว่ นทเ่ี ลอื ก โดยใชป้ ่มุ ลกู ศรได้ เมอ่ื ตอ้ งการหยดุ การขยายสว่ นทเ่ี ลอื ก ใหก้ ด F8 อกี ครงั้ ช่วงกวา้ งของเซลล์ คลกิ เซลลแ์ รกในชว่ ง จากนัน้ ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ คลกิ เซลลส์ ดุ ทา้ ย ในช่วง คณุ สามารถเล่อื นเพอ่ื ทาใหม้ องเหน็ เซลลส์ ดุ ทา้ ย

45 เซลลท์ งั้ หมดบนแผน่ งาน คลกิ ป่มุ เลอื กทงั้ หมด เมอ่ื ตอ้ งการเลอื กทงั้ แผน่ งาน คณุ สามารถกด CTRL+A ไดด้ ว้ ย เซลลห์ รอื ช่วงเซลลท์ ่ีไมต่ ิดกนั เลอื กเซลลห์ รอื ช่วงของเซลลแ์ รก จากนนั้ ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ เลอื ก เซลลห์ รอื ช่วงอน่ื นอกจากนนั้ คณุ ยงั สามารถเลอื กเซลลห์ รอื ช่วงของเซลลแ์ รก แลว้ กด SHIFT+F8 เพ่อื เพม่ิ เซลลห์ รอื ชว่ งทไ่ี มต่ ดิ กนั ใหก้ บั สว่ นทเ่ี ลอื ก เมอ่ื ตอ้ งการหยดุ การเพม่ิ เซลลห์ รอื ช่วงในสว่ นทเ่ี ลอื ก ใหก้ ด SHIFT+F8 อกี ครงั้ Note คณุ ไมส่ ามารถยกเลกิ การเลอื กเซลลห์ รอื ช่วงของเซลลใ์ นสว่ นทเ่ี ลอื กทไ่ี มต่ ดิ กนั โดยทไ่ี มไ่ ดย้ กเลกิ การเลอื กทงั้ หมดได้ ทงั้ แถวหรือคอลมั น์ ใหค้ ลกิ สว่ นหวั ของแถวหรอื คอลมั น์

46 1.สว่ นหวั ของแถว 2.สว่ นหวั ของคอลมั น์ และยงั สามารถเลอื กเซลลใ์ นแถวหรอื คอลมั น์ไดด้ ว้ ยโดยเลอื กเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+แป้นลกู ศร (ลกู ศรขวาหรอื ลกู ศรซา้ ยสาหรบั แถว ลกู ศรขน้ึ หรอื ลกู ศร ลงสาหรบั คอลมั น์) แถวหรอื คอลมั น์ที่ติดกนั ลากขา้ มสว่ นหวั ของแถวหรอื คอลมั น์ หรอื เลอื กแถวหรอื คอลมั น์แรก จากนนั้ ใหก้ ด SHIFT คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ เลอื กแถวหรอื คอลมั น์สดุ ทา้ ย แถวหรอื คอลมั น์ที่ไม่ติดกนั คลกิ สว่ นหวั ของคอลมั น์หรอื แถวของแถวหรอื คอลมั น์แรกในสว่ นทเ่ี ลอื กของคณุ จากนนั้ ใหก้ ด CTRL คา้ งไวใ้ นขณะทค่ี ณุ คลกิ สว่ นหวั ของคอลมั น์หรอื แถวของแถว หรอื คอลมั น์อ่นื ทค่ี ณุ ตอ้ งการเพมิ่ สว่ นทเ่ี ลอื ก เซลลแ์ รกหรือเซลลส์ ดุ ท้ายในแถวหรือคอลมั น์ เลอื กเซลลห์ น่ึงในแถวหรอื คอลมั น์นัน้ แลว้ กด CTRL+แป้นลกู ศร (ลกู ศรขวาหรอื ลกู ศรซา้ ยสาหรบั แถว ลกู ศรขน้ึ หรอื ลกู ศรลงสาหรบั คอลมั น์) เซลลแ์ รกหรอื เซลลส์ ดุ ท้ายในแผน่ งานหรอื ในตาราง Microsoft Office Excel 1.กด CTRL+HOME เพ่อื เลอื กเซลลแ์ รกในแผน่ งานหรอื ในรายการ Excel 2.กด CTRL+END เพอ่ื เลอื กเซลลส์ ดุ ทา้ ยในแผน่ งานหรอื ในรายการ Excel ทม่ี ี ขอ้ มลู หรอื การจดั รปู แบบอยู่ เซลลต์ ่างๆ ไปจนถงึ เซลลส์ ดุ ท้ายที่ถกู ใช้ในแผน่ งาน (มมุ ล่างขวา) เลอื กเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+END เพอ่ื ขยายสว่ นทเ่ี ลอื กไปยงั เซลล์ สดุ ทา้ ยทถ่ี กู ใชใ้ นแผน่ งาน (มมุ ล่างขวา)

47 เซลลต์ ่างๆ ไปจนถงึ เซลลเ์ ริ่มต้นของแผน่ งาน เลอื กเซลลแ์ รก แลว้ กด CTRL+SHIFT+HOME เพ่อื ขยายสว่ นของเซลลท์ เ่ี ลอื กไป ยงั จุดเรม่ิ ตน้ ของแผน่ งาน เซลลม์ ากกว่าหรอื น้อยกว่าการเลือกที่ใช้งานอยู่ กด shift คา้ งไวข้ ณะทค่ี ณุ คลกิ เซลลส์ ดุ ทา้ ยทค่ี ณุ ตอ้ งการรวมไวใ้ นสว่ นทเ่ี ลอื กใหม่ ช่วงสเ่ี หลย่ี มผนื ผา้ ระหวา่ งเซลลใ์ ชง้ านอยแู่ ละเซลลท์ ค่ี ณุ คลกิ ลายเป็น สว่ นทเ่ี ลอื ก ใหม่