หน่วยที่ 8. ระบบบัญชีเกี่ยวกับการซื้อและการควบคุมเจ้าหนี้

ระบบบัญชีเกย่ี วกบั การซื้อ (Purchasing Application Systems) วชิ า ระบบบัญชี 3201 - 2101 โดย อาจารย์กรรณกิ าร์ ผวิ สะอาด

สมรรถนะการเรียนรู้ 1. บอกการจัดระบบและระเบยี บวธิ ีการซื้อโดยทว่ั ไปได้ 2. ออกแบบฟอร์มระบบการซื้อได้ 3. นาแบบฟอร์มไปบันทกึ บญั ชีได้

สมรรถนะการเรียนรู้ 4. ออกแบบสมุดรายวนั เบื้องต้นของระบบการซื้อได้ 5. ออกแบบบญั ชีแยกประเภททเี่ กยี่ วกบั การบนั ทึกระบบ การซื้อได้ 6. นาวธิ ีวางระบบการจัดซื้อไปประยุกต์กบั ธุรกจิ อ่ืนๆได้

ระบบเกี่ยวกบั การจดั ซ้ือ (Purchasing Application System) • ประเภทของธุรกจิ ตามลกั ษณะการประกอบการ • ความหมายของการวางระบบซื้อ (Purchasing system) • ระบบการควบคุมภายในเกย่ี วกบั การจดั ซื้อ • การวางระบบการซื้อ

ประเภทของธุรกจิ ตามลกั ษณะการ ประกอบการ แบ่งได้ 2 แบบคือ 1. ธุรกจิ ซื้อสินค้าเพ่ือขาย (A trading concern) 2. ธุรกจิ ซื้อสินค้าเพ่ือทาการผลติ (A manufacturing concern) กลบั หน้าหลัก

ความหมายของการวางระบบการซื้อ หมายถึง การซื้อสินค้าและสินทรัพย์ตามท่ีได้รับอนุมตั ิ และมวี ธิ ีการจดั ซื้อ ตามระเบยี บทีว่ างไว้ พร้อมกบั ตรวจสอบ คุณภาพและปริมาณ มวี ธิ ีการควบคุมสินค้าทเ่ี หมาะสม กลบั หน้าหลัก

ระบบควบคุมภายในเกยี่ วกบั การซื้อ 1. แบ่งงานแต่ละแผนกออกจากกนั 2. มวี ธิ ีการควบคุมการส่ังซื้อ 3. ควบคุมเลขทใ่ี บกากบั สินค้าและใบแจ้งหนี้ ตรวจว่าตรงกบั ใบส่ังซื้อ

ระบบควบคุมภายในเกย่ี วกบั การซื้อ 4. กาหนดวธิ ีการรับสินค้า 5. กาหนดข้นั ตอนว่าได้บันทกึ บญั ชีเกย่ี วกบั ใบกากบั สินค้าและ ใบแจ้งหนีค้ รบถ้วนแล้ว 6. ตรวจสอบยนั ยอดใบลดหนีจ้ ากผ้ขู าย

ระบบควบคุมภายในเกย่ี วกบั การซื้อ 7. มกี ารอนุมตั ใิ บกากบั สินค้าและใบแจ้งหนีท้ สี่ ่ังซื้อไว้ 8. ตรวจสอบใบกากบั สินค้าและใบลดหนวี้ ่าถูกต้อง 9. วเิ คราะห์และควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายและเจ้าหนี้ 10. ยนั ยอดการซื้อและเจ้าหนีโ้ ดยสมา่ เสมอ กลับหน้าหลกั

การวางระบบการซื้อ ส่วนท่ี 1 วธิ ีการจดั หาสินทรัพย์ ส่วนที่ 2 การกาหนดวธิ ีการตรวจรับและเกบ็ รักษา ส่วนท่ี 3 การกาหนดวธิ ีการเลกิ ใช้สินทรัพย์และการ จาหน่ายออกจากบัญชี ส่วนที่ 4 การบันทกึ บญั ชี ส่วนท่ี 5 การจ่ายชาระหนี้ กลบั หน้าหลัก

วธิ ีการจดั หาสินทรัพย์ 1. การขอซื้อ - จดั ทาใบสั่งซื้อและส่งสาเนาให้ผู้เกย่ี วข้อง - กาหนดหลักเกณฑ์ในการทาสัญญา - กาหนดรูปแบบสัญญาทเี่ ป็ นมาตรฐาน - ทาใบส่ังซื้อตามเลขลาดบั เอกสาร

วธิ ีการจัดหาสินทรัพย์ 2. การจดั ซื้อ - สืบราคา - วธิ ีพเิ ศษ - การตกลงราคา - ประกวดราคา กลบั หน้าหลกั

การกาหนดวธิ ีการตรวจนับและเกบ็ รักษา หมายถึง การตรวจนับ กาหนดผ้มู ี อานาจในการตรวจรับการวางระบบการ เกบ็ รักษาเพื่อให้แน่ใจว่าสินทรัพย์ได้ถูก นาไปใช้ตามวัตถุประสงค์ท่ีกจิ การ กาหนดไว้ และได้เกบ็ รักษาไว้เป็ นอย่าง ดีปลอดภยั จากการทุจริตและภัยภิบัติ อื่น ๆ กลับหน้าหลกั

การเลิกใช้สินทรัพย์และการจาหน่ายออกจากบญั ชี จัดให้มรี ะเบยี บการอนุมตั ิการจาหน่ายและกาหนด วธิ ีการจาหน่ายทีเ่ หมาะสม กลบั หน้าหลกั

การบนั ทกึ บญั ชี 1. มีการบันทึกบัญชีรับอย่างทันเวลา และได้รับการอนุมัติ ถูกต้อง บันทึกรายการจ่ายและบัญชี เจ้าหนี้ ตามหลักการ บัญชีที่รับรองโดยทั่วไป มีการจัดทาบัญชีและคู่มือบัญชี มี การสอบทานการจาแนกประเภทบัญชี

การบนั ทกึ บญั ชี 2. มกี ารติดตามกบั ผู้ขายสาหรับสินค้าที่ชารุดเสียหาย และ ไม่ครบ เมื่อมกี ารคืนสินค้า มีเอกสารลดหนีจ้ ากผู้ขาย 3. เปรียบเทียบใบแจ้งหนีท้ ่ไี ด้รับจากเจ้าหนีก้ บั บัญชีรายตัว เจ้าหนี้ กลับหน้าหลกั

การบันทึกบญั ชี 4. งบพสิ ูจน์ยอดเจ้าหนีโ้ ดยเปรียบเทยี บบัญชีคุมเจ้าหนีร้ ายตวั กบั บัญชีคุมยอดตามบัญชีแยกประเภท ก. สินค้าเข้า และส่งคืนสินค้าจากผู้ขายมกี ารติดต่อกบั ฝ่ ายจดั ซื้อและเจ้าหนี้ ข. การส่ง และรับคืนสินค้าจากลูกค้าทีการติดต่อกบั ฝ่ ายขายและลูกหนี้ กลบั หน้าหลกั

การจ่ายชาระหน้ี • มกี ารอนุมตั กิ ารชาระหนี้ • กาหนดหน่วยงานทมี่ หี น้าท่ใี นการตรวจจ่ายชาระหนี้ • แยกใบสั่งซื้อทีช่ าระเงินออกจากทย่ี งั ไม่ชาระเงนิ

การจ่ายชาระหนี้ • จ่ายชาระเงนิ ตามเวลาและเง่ือนไข •มีหลกั ฐานแสดงว่าได้มกี ารตรวจสอบใบส่งของกบั ใบสั่งซื้อ โดยผู้มหี น้าที่เกย่ี วข้อง กลบั หน้าหลกั

แผนงานเกย่ี วกบั การจัดซื้อ 1. แผนกทตี่ ้องการสินค้า 2. แผนกจดั ซื้อ 3. แผนกตรวจรับของ 4. แผนกคลงั สินค้า 5. แผนกบญั ชี 6. แคชเชียร์

การควบคุมภายในเกยี่ วกบั การซื้อเงนิ สด 1. แบ่งงานแผนกต่าง ๆ ออกจากกนั 2. ควบคุมการสั่งซื้อให้ถูกต้องตาม นโยบายของบริษัท 3. ควบคุมเลขที่ใบกากบั สินค้าและใบแจ้งหนี้ (ตรวจรายละเอยี ดของสัญญา) 4. กาหนดวธิ ีการรับสินค้าและบริการ 5. ตรวจว่าบันทกึ บัญชี ใบกากบั สินค้าครบถ้วนหรือไม่

การควบคุมภายในเกย่ี วกบั การซื้อเงนิ สด 6. ตรวจสอบส่วนลดจากผ้ขู ายว่าถูกต้องหรือไม่ 7. มกี ารอนุมัตใิ บกากบั สินค้าทสี่ ั่งซื้อสินค้าไว้ 8. ตรวจสอบใบกากบั สินค้า การอนุมตั กิ ารจ่าย, การ บันทกึ บัญชีถูกต้องหรือไม่ ต้องมกี ารจ่ายเงินซ้าหรือไม่ ละเลยการจ่ายเงนิ 9. ต้องกระทบยอด บัญชีแยกประเภทเกยี่ วกบั การซื้อ

การควบคุมภายในเกย่ี วกบั การซื้อเงนิ เช่ือ 1. แบ่งงานแผนกต่าง ๆ ออกจากกนั 2. ควบคุมการสั่งซื้อให้ถูกต้องตาม นโยบายของบริษทั 3. ควบคุมเลขทใี่ บกากบั สินค้าและใบแจ้ง หนี้ (ตรวจรายละเอยี ดของสัญญา) 4. กาหนดวธิ ีการรับสินค้าและบริการ 5. ตรวจว่าบันทกึ บัญชี ใบกากบั สินค้าครบถ้วน หรือไม่

การควบคุมภายในเกยี่ วกบั การซื้อเงนิ เช่ือ 6. ตรวจยอดใบลดหนีจ้ ากผู้ขายให้ตรงกบั ของ บริษทั 7. มกี ารอนุมตั ใิ บกากบั สินค้าและใบแจ้งหนีค้ รบ หรือไม่ 8. ตรวจใบกากบั สินค้า และใบลดหนี,้ การอนุมตั ิ การจ่ายเงิน, การบนั ทกึ บัญชีให้ถูกต้อง 9. ควบคุมค่าใช้จ่ายทวั่ ไป และหนีส้ ิน 10. ตรวจยนั ยอดทเ่ี กย่ี วกบั การซื้อและเจ้าหนี้

การซื้อขายและการรับของ ภาพแสดงทางเดนิ ของเอกสารและการบนั ทึกบญั ชี พนกั งานบญั ชีรายวนั จากพนักงานคลงั สินค้า ใบรับรอง เขา้ สตอ็ ก 1-2 ถ่ายเอกสาร ให้หมายเลขกากบั ใบส่งของ/ ใบสาคญั ใบกากบั ภาษี 1 ใบส่งของ/ คา้ งจ่าย ใบส่งั ซ้ือ 2 ใบกากบั ภาษี 2 จดั ทาใบสาคญั จ่าย กาหนดรหสั บัญชี เสนอสมุห์บัญชี ตรวจสอบรายการบัญชี และอนุมตั กิ ารบันทกึ รายการบญั ชี ใบส่งของ/ รายงาน ใบรับรอง บญั ชีพิเศษและ ใบสาคญั ใบกากบั ภาษี 1 ภาษีซ้ือ เขา้ สตอ็ ก 1 บญั ชีคุมสตอ็ ก คา้ งใจบ่าสย่งของ/ ใบกใาบกรบั ับภราอษงี2 เกบ็ เข้าแฟ้มเรียง เกบ็ เข้าแฟ้มเรียง ตามวนั ท่ี ตามเลขท่ี เขา้ สตอ็ ก 2 ใบสั่งซ้ือ 2 จดั เกบ็ เข้าแฟ้มเจ้าหนี้ ย่อยรายตัวเรียงตามเลขท่ี ใบสาคญั จ่าย

การซื้อขายและการรับของ ภาพแสดงทางเดนิ ของเอกสารและการบนั ทึกบัญชี ( หนา้ 2 ใน 2 หนา้ ) พนกั งานบญั ชีรายวนั ให้หมายเลขกากบั ทุกสิ้นเดือน ใบสาคญั คา้ งใจบ่าสย่งของ/ ทะเบียนใบสาคญั บญั ชีแยกประเภท ใบกใาบกรบั ับภราอษงี2 คา้ งจ่าย ทว่ั ไป เขา้ สตอ็ ก 2 โดยพนกั งานบัญชีแยกประเภทย่อย ใบสั่งซ้ือ 2 บญั ชีแยกประเภท รายตวั ยอ่ ย รายการบญั ชี Dr. ซื้อสินค้า xx ภาษซี ื้อ xx Cr. เจ้าหน-ี้ ฮอนด้า xx

รายการ การซื้อและการรับของ การบันทึกต้นทุนสินค้า การรับคืนสินค้า การส่ งคืนสินค้า การปรับปรุงและแก้ไข รายการบัญชี ทมี่ าของเอกสาร พนกั งาน พนกั งาน พนกั งาน พนกั งาน คลงั สินคา้ คลงั สินคา้ คลงั สินคา้ คลงั สินคา้ พนกั งาน คลงั สินคา้ เอกสารข้นั ต้น ใบรับของ ใบเบิกสินค้า ใบรับคืนสินค้า ใบส่ งคืนสินค้า เอกสารประกอบ ใบส่ังซื้อ ใบสาคญั ใบกากบั สินค้า ทว่ั ไป สมดุ รายวนั ใบสาคญั เพือ่ การ ใบสาคญั เบกิ สินค้า ใบสาคญั บนั ทกึ บญั ชี ค้างจ่าย ทวั่ ไป สมดุ รายวนั เบื้องต้น ทะเบยี นใบสาคญั ค้างจ่าย บัญชีแยกประเภททวั่ ไป/รายงานทางการเงนิ บัญชีแยกประเภท งบทดลอง รายงาน ทว่ั ไป ทางการเงนิ บัญชีแยกประเภทย่อย บัญชีแยกประเภท บญั ชีแยกประเภท บัญชีแยกประเภท บัญชีพเิ ศษและบัญชี ทะเบียนสินทรัพย์ ย่อยลกู หนี้ ย่อยเจ้าหนี้ ย่อยค่าใช้จ่าย คมุ สินค้า รายตวั

ผขู้ อซ้ือ พนกั งานจดั ซ้ือ พนกั งานคลงั สินคา้ /พนกั งานขาย เม่ือต้องการซื้อสินค้า ใบขอซ้ือ ใบสั่งซ้ือ ใบสั่งซ้ือ สินคา้ ใบรับของ ใบขอซ้ือ เขา้ สตอ็ ก 1-5 1-2 1 1-4 2-3 ใบส่งของ / ใบกากบั ภาษี 1 เสนอผ้มู อี านาจ เสนอผ้มู อี านาจ อนุมตั กิ ารขอซื้อ อนุมตั ิการขอซื้อ ตรวจสอบรายการในใบส่ังซื้อให้ตรงกบั รายการสินค้าและใบ ใบขอซ้ือ ใบขอซ้ือ ใบสัง่ ซ้ือ ส่งของ พร้อมท้งั จดั ทาใบรับของเข้าสตอ็ คและลงนามรับของ 4 ใบสัง่ ซ้ือ ใบสัง่ ซ้ือ ในใบส่งของของผ้ขู าย และเสนอผ้มู อี านาจตรวจรับสินค้า 2 1 ใบขอซ้ือ 1 1 2-3 ส่งใหผ้ ขู้ าย จดั เกบ็ เข้าแฟ้ม สินคา้ ใบรบั ของ ใบรับของ บตั รประจา ใบรบั ของ เรียงตามเลขที่ ตวั พสั ดุ เขา้ สตอ็ ก 1-2 จดั เกบ็ เข้าแฟ้ม เขา้ สตอ็ ก 4 เขา้ สตอ็ ก 3 เรียงตามเลขท่ี ใบสง่ั ซ้ือ 3 ทะเบยี นรับ ใบส่งของ/ จ่ายสินค้า ใบกากบั ภาษี 1 ส่งให้พนกั งาน เกบ็ เข้า จดั ซื้อ เกบ็ เข้าแฟ้มเรียง ใบสงั่ ซ้ือ 2 ตามเลขท่ี คลงั สินค้า ส่งใหพ้ นกั านบญั ชี

พนักงานจัดซื้อ พนักงานคลงั สินค้า พนักงานบญั ชีรายวนั พนักงานการเงนิ หัวหน้าแผนกการเงนิ

พนักงานจัดซื้อ ทาใบสั่งซื้อเสนอผู้มอี านาจอนุมตั ใิ บส่ังซื้อ

พนักงานคลงั สินค้า ตรวจสอบรายการสินค้าให้ ถูกต้องตามใบส่ังซื้อและใบส่งของ พร้อมท้ังจัดทา ใบรับของเข้าคลังสินค้าและลงนามรับของในใบรับ ของเข้าคลังสินค้า พร้ อมท้ังเสนอผู้มีอานาจ ตรวจสอบการรับสินค้า

พนักงานบญั ชีรายวนั 1. จัดทาใบสาคัญค้างจ่าย กาหนดรหัสและช่ือบัญชี เสนอสมุหบัญชีตรวจสอบรายการและอนุมัติการ บันทึกรายการบัญชี ถ่ายเอกสารใบส่งของ/ใบกากับ ภาษี ของผู้ขายท่ีมีภาษีมูลค่าเพ่ิม และเซ็นรับรอง สาเนา

2.ตรวจสอบรายการตามทรี่ ะบุไว้ในใบรับวางบลิ และเอกสารประกอบทเ่ี จ้าหนีน้ ามาวางบิลว่า รายการถูกต้องตรงกบั เอกสารและในใบสาคญั ค้าง จ่ายพร้อมท้งั เซ็นชื่อกากบั การตรวจสอบในใบรับ วางบลิ

3.ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารประกอบ และจัดทาใบสาคญั จ่าย กาหนดรหัส และชื่อ บญั ชี เสนอสมุห์บญั ชีตรวจสอบการจดั ทา ใบสาคญั จ่าย

4. ใส่เลขทใี่ บสาคญั จ่ายและใบสาคญั จ่ายและ ใบสาคญั ค้างจ่ายให้ถูกต้อง

พนักงานการเงิน ระบุวนั ทนี่ ัดชาระเงนิ และ ให้เจ้าหนีล้ งนามผู้วางบลิ ในใบรับวางบิล

หัวหน้าแผนกการเงนิ เสนอผู้มอี านาจอนุมตั ิ การจ่ายเงนิ ในใบสาคญั จ่าย และลงนามบน เช็คให้หมายเลขกากบั ใบสาคญั จ่าย

พนักงานคลงั สินค้า พนักงานบญั ชีรายวนั พนักงานบัญชี

พนักงานคลงั สินค้า ตรวจสินค้าและจานวนสินค้าก่อนจดั ทาใบส่งคืน สินค้า และเสนอผู้มอี านาจอนุมตั ใิ บส่งคืนสินค้า

พนักงานบญั ชีรายวนั บนั ทกึ ราคาทุนลงในใบส่งคืนสินค้า รอใบลดหนี้ จากผู้ขาย นามาจดั เข้าคู่กนั จัดทาใบสาคญั ท่ัวไป กาหนดรหัสบญั ชี ช่ือบญั ชี เสนอ สมุห์บญั ชีอนุมตั ริ ายการบนั ทกึ บญั ชี

พนักงานบญั ชี 1. ตรวจสอบความถูกต้องของเช็คลงวนั ท่ี ล่วงหน้า และเอกสารประกอบ ตรวจสอบใบส่ง เช็คกบั เช็ค และจัดทาทะเบียนรับจ่ายเช็คลงวนั ที่ ล่วงหน้า

แยกใบส่งของ / ใบกากบั ภาษมี าจัดทารายงาน ภาษขี าย นาใบเบกิ สินค้าไปเช็คกบั บัญชีคุมยอด สินค้า เสนอ สมุห์บญั ชีเซ็นอนุมตั ิ

2. เมื่อเช็คผ่านเคลยี ร่ิงแล้ว แผนกการเงินจะส่ง เอกสารมาให้ แล้วพนักงานบญั ชีนาทะเบียนเช็ค รับ ลงวนั ท่ลี ่วงหน้ามายนั ยอด จัดทาใบสาคญั รับ และเสนอสมุห์บญั ชีอนุมตั ริ ายการบนั ทกึ บญั ชี

การส่ งคืนสินค้า ภาพแสดงทางเดนิ ของเอกสารและการบนั ทกึ บญั ชี 1 พนักงานคลงั สินค้า จากท่ีเกบ็ ใบส่งคืนสินค้า สินค้า 1-4 พนักงานคลงั สินค้าตรวจสินค้าและจานวน สินค้าก่อนจดั ทาใบส่งคืนสินค้าและเสนอ ผู้มอี านาจอนุมัติใบส่งคืนสินค้า นาไปจัดทาใบส่งคืน

การส่ งคืนสินค้า ภาพแสดงทางเดนิ ของเอกสารและการบนั ทกึ บญั ชี 2 พนักงานคลงั สินค้า จากพนักงานคลังสินค้า ตรวจนับสินค้า สินค้า ใบส่งคืนสินค้า บตั รประจาตวั ใบส่งคืนสินค้า 15 พสั ดุ 2-4 ใบส่งคืนสินค้า ส่งให้ผู้ขาย เกบ็ เข้าแฟ้มเรียง ทะเบยี นรับ ตามวนั ท่ี สินค้าจ่าย ส่งให้พนักงานบัญชีรายวนั

การส่ งคืนสินค้า ภาพแสดงทางเดนิ ของเอกสารและการบนั ทกึ บญั ชี 3 พนักงานบัญชีรายวนั จากพนักงานคลงั สินค้า ใบส่งคืนสินค้า 1-4 บนั ทึกราคาทุนในใบส่งคืนสินค้า บันทึกการส่งคืนสินค้าในบญั ชีพเิ ศษ และบัญชีคุมสินค้า ใบส่งคืนสิน บัญชีพเิ ศษและ ใบส่งคืนสินค้า 1 บัญชีคมุ สินค้า 2-3 เกบ็ เข้าแฟ้มเรียง เกบ็ เข้าแฟ้มชั่วคราว ตามวนั ที่ รอใบลดหนี้

4 พนกั งานบญั ชีรายวนั จากแฟ้มชั่วคราว จากผู้ขาย ใบส่งคืน ใบลดหน้ี/ ถ่ายเอกสาร ใบสาคญั ใบสาคญั สินค้า ใบกากบั ภาษี คใา้ บงรจับ่ายของเขา้ ทว่ั ไป ใบลดหนี/้ 2-3 1 ใบกากบั ภาษี คลงั สินคา้ ใบส่งของ/ 2 ใบกากบั ภาษี ใบภาษีซ้ือ การจัดเอกสารเป็ นหมวดหมู่เพ่ือการบันทึกบัญชี จัดทาดังนี้

5 พนักงานบัญชีรายวนั ใบลดหน/ี้ รายงานภาษซี ื้อ ใบสาคญั ใบสาคญั ใบกากบั ภาษี คา้ งจ่าย ทว่ั ไป ใบลดหน้ี/ใบกากบั ภาษี 2 1 ใบส่งคืนสินคา้ ใบรับของเขา้ 2 เกบ็ เข้าแฟ้มเรียง คลงั สินคา้ ตามวนั ท่ี เก็บเข้าแฟ้ม ใบส่งของ/ เรียงตามเลขท่ี ใบกากบั ภาษี ใบส่ังซ้ือ ใบส่งคืนสินคา้ 3 เก็บเข้าแฟ้มเจ้าหนีร้ ายตัว เรียงตามเลขท่ีใบสาคัญท่ัวไป

6 พนักงานบัญชีรายวนั การจัดเอกสารบันทกึ บัญชี ใบสาคญั บญั ชีแยกประเภททว่ั ไป ทว่ั ไป ใบส่งคืนสินคา้ 2 เกบ็ เข้าแฟ้ม เรียงตามเลขที่

7 พนกั งานบัญชีรายวนั โดยพนักงานบัญชีแยกประเภทย่อย ใบสาคญั บญั ชีแยกประเภทยอ่ ยเจา้ หน้ี คา้ งจ่าย รายการบัญชี ใบลดหน้ี/ใบกากบั ภาษี 2 Dr. เจ้าหนี้ ใบรับของเขา้ Cr.สินค้าส่งคืน xx คลงั สินคา้ ภาษซี ี้อ xx ใบส่งของ/ xx ใบกากบั ภาษี ใบสง่ั ซ้ือ ใบส่งคืนสินคา้ 3 เกบ็ เขา้ แฟ้มเจา้ หน้ีรายตวั เรียงตามเลขที่ใบสาคญั ทวั่ ไป