หน่วยที่ 11. การวางระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรง

การวางระบบบัญชีเงนิ เดือนและค่าแรง วชิ า ระบบบัญชี 3201 - 2101 โดย อาจารย์กรรณกิ าร์ ผวิ สะอาด

ความหมายและวัตถุประสงค์ของเงนิ เดือนและค่าแรง •เงนิ เดอื น ค่าแรง หมายถงึ เงินที่จ่ายให้แก่ลกู จ้างหรือ พนกั งานของกิจการโดยทว่ั ไป •ค่าจ้าง หมายถงึ การจ่ายคา่ แรงให้แก่ลกู จ้างชว่ั คราว หรือ พนกั งานที่ได้รับคา่ ตอบแทน รายวนั รายชว่ั โมง หรือตอ่ หน่วยของการผลติ สินค้า

เม่อื จาแนกค่าแรงท่เี กดิ ขนึ้ แล้ว กจ็ ะจดบนั ทกึ วเิ คราะห์ จาแนก ประเภท และจ่ายค่าแรง ดงั นี้ •การจัดเกบ็ เวลาการทางานและการคานวณค่าแรง หมายถงึ ระบบจดั เก็บ และรวบรวมเวลาการทางานในแต่ ละหนว่ ยงาน อาจเป็นรายสปั ดาห์ หรือรายเดือน จากนนั้ จะทาการคานวณคา่ แรงท่ีพนกั งานจะได้รับ

เม่อื จาแนกค่าแรงท่เี กดิ ขนึ้ แล้ว กจ็ ะจดบันทกึ วเิ คราะห์ จาแนก ประเภท และจ่ายค่าแรง ดงั นี้ •การจาแนกค่าแรง หมายถงึ การจาแนกคา่ แรงที่เกิดขนึ ้ ว่าเป็นคา่ แรงทางตรง หรือคา่ แรงทางอ้อม ตลอดจนแยก คา่ แรงในสว่ นของคา่ การจ้างงาน และคา่ ลว่ งเวลา คา่ ตอบแทนอ่ืนๆ โดยจะจดั เป็นคา่ ใช้จา่ ยในการผลิต

เม่อื จาแนกค่าแรงท่เี กดิ ขนึ้ แล้ว กจ็ ะจดบันทกึ วเิ คราะห์ จาแนก ประเภท และจ่ายค่าแรง ดงั นี้ •การจ่ายค่าแรง อาจมีการคานวณหกั ภาษีเงินได้ ณ ที่ จา่ ย รวมถงึ เงินประกนั สงั คม เงินสะสมตา่ งๆ เป็นต้น •การบนั ทกึ บญั ชีเก่ยี วกับค่าแรง ในการจดบนั ทกึ บญั ชี เกี่ยวกบั คา่ แรง มีวิธีปฏิบตั โิ ดยยดึ ตามหลกั การบญั ชีท่ี รับรองทว่ั ไป ซง่ึ จะมีการบนั ทกึ บญั ชีในทกุ ขนั้ ตอน

วัตถุประสงค์ของระบบบญั ชีเก่ยี วกับเงนิ เดอื นและค่าแรง •เพื่อควบคมุ ให้การจ่ายเงินเดือนและคา่ แรงเป็นการจา่ ยแก่ พนกั งานท่ีมีสทิ ธิได้รับเท่านนั้ และเป็นไปตามระเบยี บ ปฏิบตั ขิ องกิจการ •เพ่ือให้การหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย ถกู ต้องตามที่กฎหมาย กาหนด และได้นาไปชาระภายในกาหนดเวลาพร้อมทงั้ ให้ ข้อมลู เก่ียวกบั เงินได้และภาษีหกั ณ ที่จา่ ย

วัตถุประสงค์ของระบบบญั ชีเก่ยี วกบั เงนิ เดือนและค่าแรง •เพื่อให้ได้ข้อมลู เก่ียวกบั จานวนเงินได้ทงั้ หมดของพนกั งาน แตล่ ะคน และรายการ่ีต้องหกั จากเงินเดอื นหรือคา่ แรง

การคานวณค่าแรง โดยปกติประกอบด้วย 2 สว่ น คอื •การคานวณคา่ แรงขนั้ ต้น •การคานวณคา่ แรงสทุ ธิ

การคานวณค่าแรงขัน้ ต้น คา่ แรงท่ีคานวณได้จากเวลาการทางานจริง หรือ ชิน้ งานท่ีคนงานผลติ ได้ โดยที่ยงั มไิ ด้หกั ภาษี ณ ที่จา่ ย หกั เงินประกนั สงั คม เงินสะสม หรือเงินสารองต่างๆ โดย สามารถคานวณจาก ค่าแรงขัน้ ต้น= ค่าแรงปกติ +ค่าแรงล่วงเวลา

การคานวณค่าแรงสุทธิ นายจ้างจะหกั ภาษีเงินได้ ณ ที่จา่ ย จากคา่ จ้างที่จ่าย แก่ลกู จ้างเพื่อนาสง่ สรรพากรเขตที่กิจการนนั้ ตงั้ อยู่ ค่าแรงสุทธิ = ค่าแรงขนั้ ต้น - ภาษีเงนิ ได้ ณ ท่จี ่าย - ประกันสังคม - เงนิ สมทบอ่นื ๆ(ถ้ามี)

การเกบ็ และการคานวณค่าแรง เอกสารท่ใี ช้ในการเกบ็ เวลาการทางานมีอยู่ 2 ประเภท คือ •บตั รลงเวลา •ใบสรุปเวลาการทางาน หรือบตั รจาแนกเวลาการ ทางาน

บัตรลงเวลา • คอื บตั รท่ีใช้บนั ทกึ เวลาในการทางานของพนกั งานและลกู จ้าง การบนั ทกึ เวลาการทางานของพนกั งานและลกู จ้างนนั้ มหี ลายวธิ ี ได้แก่ • ใช้ระบบให้เกียรตโิ ดยไมม่ พี นกั งานเฝา้ หรือการกวดขนั ใดๆ • ใช้ระบบอาศยั หวั หน้าสว่ นงานคอยควบคมุ • ใช้ระบบบตั รนาฬิกา



ใบสรุปเวลาการทางาน หรือบตั รจาแนกเวลาการงาน • คอื หลกั ฐานทใี่ ช้บนั ทกึ เวลาการทางานของพนกั งานวา่ ได้ใช้เวลา ในการทางานไปกบั การผลิตงานใดบ้าง ซง่ึ แสดงให้ทราบถงึ ประเภทงาน สถานท่ี และเวลาท่ีพนกั งานแตล่ ะคนปฏิบตั ิงาน

ข้อควรปฏบิ ตั เิ ก่ยี วกบั บัญชีเดอื นและค่าแรง • ควบคมุ ให้พนกั งานลงเวลา โดยการเซน็ ชื่อหรือการตอกบตั รบนั ทึกเวลา • ลงเวลาในสมดุ จดเวลาของแผนก • มีมาตรการลงโทษสาหรับผ้มู าทางานสาย • ในการทางานลว่ งเวลา หวั หน้าแผนกจะเป็นผ้อู นมุ ตั ใิ นใบอนมุ ตั กิ าร ทางานลว่ งเวลา • บญั ชีเงินเดอื นและคา่ แรงบนั ทกึ รายการเงินได้และรายการหกั ค่าใช้จา่ ย ตา่ งๆ ในสมดุ เงินเดือน

พนักงานแบ่งเป็ น 2 ประเภท คอื •พนกั งานเงินเดอื นประจา •พนกั งานคา่ จ้างรายวนั

การวางระบบบญั ชีเงนิ เดอื นและค่าแรง หน่วยงานท่เี ก่ยี วข้อง แผนกบุคคล จัดทา บตั รลงเวลา/สมดุ ลงเวลา แผนกบญั ชี จัดทา รายงานการปฏิบตั งิ าน แผนกการเงนิ จัดทา รายงานคา่ ลว่ งเวลา แผนกต้นสังกัดจดั ทา สมดุ เงินเดือนคา่ แรง บญั ชีเงินเดอื น บญั ชีเงินได้ พนงั งาน บญั ชีภาษีเงินได้หกั ณ ที่จ่าย บญั ชีประกนั สงั คม ใบสาคญั สง่ั จ่าย ภ.ง.ด.1/ ภ.ง.ด.3

แบบฟอร์มท่นี ามาใช้เก่ยี วกับเงนิ เดือนและค่าแรง •แบบฟอร์มคา่ แรง • แบบฟอร์มการจา่ ยเงนิ เดอื นและคา่ จ้าง • บตั รแสดงการเปลีย่ นแปลงเงนิ เดอื นและคา่ จ้าง • แบบฟอร์มคา่ แรงที่ใช้ได้หลายแผนกเพราะมีรายละเอียด มากกว่า

แบบฟอร์มท่นี ามาใช้เก่ยี วกับเงนิ เดอื นและค่าแรง •บตั รจดบนั ทกึ เวลาทางาน • บตั รบนั ทกึ เวลาแบบคงที่ • การลงชื่อ เวลาเข้า ออกงาน ใช้กบั กิจการขนาดเลก็ • บตั รเวลาทางาน • การจ่ายคา่ แรงตามปริมาณงาน • แบบฟอร์มทีม่ ีไว้สาหรับพนกั งานทไ่ี ด้รับประกนั อตั ราคา่ จ้างขนั้ ตา่ • แบบฟอร์มบนั ทกึ เวลาการทานในโรงงานอตุ สาหกรรม

ขัน้ ตอนทางเดนิ เอกสารระบบบญั ชีเงนิ เดือนและค่าแรง • ขนั้ ตอนการบนั ทกึ ทะเบยี นประวตั ิพนักงาน 1. เจ้าหน้าท่ฝี ่ายบคุ คลจะรวบรวมข้อมลู ประวตั ิพนกั งานเพ่ือใช้ดาเนนิ กาตอ่ ไปดังนี ้ 1.1 ทาทะเบียนพนกั งาน 1.2 ใช้เป็นข้อมลู ในการคานวณภาษีเงินได้บคุ คลธรรมดาหกั ณ ทจ่ี ่าย 1.3 ใช้ในการทารายงานตา่ งๆ ท่ีเกี่ยวข้องกบั ประกนั สงั คม เช่น สปส.6-08, สปส6- 09, สปส.1-02, สปส. 1-10 เพ่ือนาสง่ สานกั งานประกนั สงั คม เป็นต้น 2. เจ้าหน้าท่ีฝ่ายบคุ คลจะนาสง่ ทะเบียนประวตั พิ นกั งานเข้าใหม่ ท่ีผา่ นการทดลองงานให้ผ้จู ดั การ ฝ่าย/แผนกต้นสงั กดั ลงนามอนมุ ตั กิ อ่ นนาสง่ ให้ผ้จู ดั การฝ่ายบคุ คลและกรรมการผู้จดั การลงนาม รับรองการเข้าทางาน 3. เจ้าหน้าท่ีฝ่ายบคุ คลจะนาสง่ และจดั เก็บข้อมลู ประวตั พิ นกั งาน ดงั นี ้

ฉ 1 บนั ทกึ ข้อมลู ประวตั ิพนกั งาน หรือปอ้ นข้อมลู ลงในเคร่ือง คอมพิวเตอร์ในระบบเงนิ เดอื นและคา่ แรง เกบ็ เข้าแฟม้ เป็น หลกั ฐานในการคานวณภาษีเงินได้บคุ คลธรรมดา ฉ 2สง่ ให้พนกั งานเกบ็ ไว้เป็นหลกั ฐาน

พนกั งาน แผนกบคุ คล ข้อมลู ประวตั สิ ว่ นตวั ข้อมลู ประวตั สิ ว่ นตวั ทะเบียนประวตั พิ นกั งาน 2 ทะเบยี นประวตั พิ นกั งาน 2 ทะเบียนประวตั ิพนกั งาน 1 คานวณภาษี ภ.ง.ด.1 สปส.6-09 สปส.1-02 สปส.1-10 สปส.1-10/1

• ขนั้ ตอนการจดั ทาเงนิ เดอื น 1. ฝ่ายบคุ ลจะรวบรวมข้อมลู ใบบนั ทกึ เวลาของพนกั งานทกุ คนเพื่อจดั ทา หรือปอ้ นข้อมลู ลงในระบ บญั ชีเงินเดอื น 2. ฝ่ายบคุ คลจะต้องเขยี นหรือพิมพ์รายงานการบนั ทกึ เวลาประจาวนั เพ่ือใช้ในการตรวจสอบกบั ใบ บนั ทกึ เวลาทกุ ครัง้ • การทางานล่วงเวลา 1. ฝ่าย/แผนกตา่ งๆ จะต้องรวบรวมใบขอทางานลว่ งเวลาสง่ ให้เจ้าหน้าท่ีฝ่ายบคุ คลทุกคนเพื่อใช้ใน การบนั ทกึ หรือปอ้ นข้อมลู เข้าสโู่ ปรแกรมเงินเดือนสาหรับกิจการทใ่ี ช้ในโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป 2. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบคุ คลจะต้องพิมพ์รายงานการทางานลว่ งเวลาเปรียบเทยี บใบบนั ทึกเวลาทกุ ครัง้ กอ่ นนาสง่ ให้ผ้จู ดั การฝ่ายบคุ คลตรวจสอบและลงนาม

ฝ่าย/แผนกต้นสงั กดั ฝ่ายบคุ คล ใบขอทางานลว่ งเวลา ใบบนั ทกึ เวลา รายงานการบนั ทกึ เวลาประจาวนั ใบขอทางานลว่ งเวลา รายงานการทางานลว่ งเวลาประจาวนั

• ขัน้ ตอนการขาด สาย ลา ป่ วย ลากจิ อ่นื ๆ 1. ฝ่าย/แผนก จะต้องรวบรวมใบลาซง่ึ ได้รับการอนมุ ตั จิ ากผ้จู ดั การฝ่าย สง่ ให้ เจ้าหน้าทฝ่ี ่ายบคุ คลบนั ทกึ ข้อมลู การลา หรือบนั ทกึ ข้อมลู ลงในโปรแกรมสาหรับ กิจการที่ใช้โปรแกรมสาเร็จรูป 2. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบคุ คลจะพิมพ์รายงานการลาประจาวนั เปรียบเทยี บกับใบลาท่ีแต่ ละฝ่ายสง่ มา 3. ทกุ สิน้ เดือนเจ้าหน้าท่ฝี ่ายบคุ คลจะพิมพ์รายงานการทางานประจาเดอื น เพื่อเกบ็ ไว้เป็นหลกั ฐานก่อนสง่ ให้โปรแกรมเงินเดอื นคานวณภาษีเงินได้บคุ คลธรรมดา

แผนกต้นสงั กดั แผนกบคุ คล ใบลา ใบลา รายงานการลาประจาวนั รายงานการลาประจาวนั รายงานการทางานลว่ งเวลา รายงานการทางานประจาเดือน 1

4. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบคุ คลจะพิมพ์รายงานสรุปเงินเดือน รายงานภาษีเงินได้ บคุ คลธรรมดา ภ.ง.ด. 1 แบบรายการแสดงการสง่ เงินสมทบ สปส.1-10 รายงานการจา่ ยผ่านธนาคาร รายงานการจ่ายเงินเดอื น และต้องนาสง่ ให้ ผ้จู ดั การฝ่ายบคุ คลลงนามเพ่อื รับรองให้ถกู ต้อง 5. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบคุ คลนาสง่ และจดั เก็บรายงานการจา่ ยเงินผ่านธนาคาร ดงั นี ้ ฉ 1 สง่ ให้ธนาคาร ฉ 2 เก็บเข้าแฟ้มเรียงลาดบั ตามเดอื น

ฝ่ายบคุ คล ธนาคาร 1 รายงานการจา่ ยเงินผ่านธนาคาร1 รายงานสรุปเงินเดือน ภ.ง.ด. 1 รายงานเงินสมทบ รายงานการจา่ ยเงินเดอื น รายงานการจา่ ยเงิน 2 เดอื น 2

6. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบคุ คลจะนาเกบ็ และจดั สง่ รายงานการจา่ ยเงินเดือน ดงั นี ้ ฉ 1 สง่ ให้พนกั งานโดยตรง ฉ 2 เกบ็ เข้าแฟ้มเรียงลาดบั ตามเดอื น ขัน้ ตอนการนาส่งภาษีเงนิ ได้บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด. 1 1. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบคุ คลจะต้องทา ภ.ง.ด. 1 และนาสง่ ให้ผ้มู ีอานาจลงนามอนมุ ตั ิ 2. เจ้าหน้าท่ฝี ่ายบคุ คลจะต้องนาสง่ และจดั เก็บเอกสาร ภ.ง.ด. 1 ดงั นี ้ ฉ 1 สง่ กรรมสรรพากรภายในวนั ท่ี 7 ของเดอื นถดั ไป ฉ 2 สง่ ให้เจ้าหน้าทีฝ่ ่ายบญั ชีเพ่ือทาเร่ืองจา่ ยชาระภาษีให้แกก่ รมสรรพากร ฉ 3 เกบ็ เข้าแฟ้มเรียงลาดบั ตามเดือน

แผนกบคุ คล พนกั งาน ฝ่ายบญั ชี กรมสรรพากร 2 ภ.ง.ด. 1 (2) ภ.ง.ด. 1 (1) รายงานการจ่ายเงนิ เดือน รายงานการจ่าย ระบบเงิน รายงานการจ่ายเงนิ เดือน2 เงนิ เดือน2 สดจา่ ย เดอื น ภ.ง.ด. 1 (1) ภ.ง.ด. 1 (2) ภ.ง.ด. 1 (3) เดือน 3

3. เจ้าหน้าทฝ่ี ่ายบคุ คลจะต้องจดั ทาหนงั สือรับรองการหกั ภาษี ณ ท่ีจา่ ย แบบฟอร์ม ท่ีกรมสรรพากรกาหนด 4. เจ้าหน้าท่ฝี ่ายบคุ คลจะต้องนาสง่ และจดั เก็บเอกสารหนงั สือรับรองการหกั ภาษี ณ ที่จา่ ย ทรี่ วบรวมข้อมลู ตงั้ แตป่ ีภาษี เดอื นมกราคมถงึ เดือนธนั วาคม ดงั นี ้ ฉ 1,2 สง่ ให้พนกั งานผ้มู ีเงินได้เพ่ือทาเรื่องสง่ กรรมสรรพากร (ภ.ง.ด. 91) ฉ 3,4 เกบ็ เข้าแฟม้ เรียงตามเลขท่ี 5. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบคุ คลจะต้องจดั ทา ภ.ง.ด. 1 ภายในเดือน กมุ ภาพนั ธ์ ตามแบบท่ี กรมสรรพากรกาหนด พร้อมทงั้ นาสง่ ให้ผ้มู ีอานาจลงนาม 6. เจ้าหน้าท่ีฝ่ายบคุ คลจะต้องนาสง่ และจดั เกบ็ เอกสาร ภ.ง.ด. 1ก ดงั นี ้ ฉ 1 สง่ ให้สรรพากร ฉ 2 เก็บเข้าแฟม้ เรียงลาดบั ตามปี

ฝ่ายบคุ คล พนกั งานผ้มู ีเงินได้ กรมสรรพากร 3 หนงั สอื รับรอง หนงั สอื รับรอง หนงั สือรับรอง หกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย 1,2 หกั ภาษี ณ ทจี่ ่าย 1,2 หกั ภาษี ณ ท่จี ่าย 1,2 ภ.ง.ด. 91 ภ.ง.ด. 91 หนงั สอื รับรอง หกั ภาษี ณ ทีจ่ ่าย 3,4 ภ.ง.ด. 1ก (1) ภ.ง.ด. 1ก (1) ภ.ง.ด. 1ก (2) 4

• ขัน้ ตอนการนาส่งประกันสงั คม 1. เจ้าหน้าท่ีฝ่ายบคุ คลจะต้องจดั ทาแบบายงานการแสดงเงินสมทบประกนั สงั คม ตามแบบฟอร์มทสี่ านกั งานประกนั สงั คมกาหนดภายในวนั ท่ี 15 ของเดอื นถดั ไป โดย ให้ผ้มู ีอานาจอนมุ ตั ิ 2. เจ้าหน้าทฝ่ี ่ายบคุ คลจะต้องนาสง่ และจดั เกบ็ เอกสารแบบรายงานการแสดงการสง่ เงินสมทบประกนั สงั คม ดงั นี ้ ฉ 1 สง่ ให้สานกั งานประกนั สงั คม ฉ 2 สง่ ให้เจ้าหน้าท่ฝี ่ายบญั ชีเพ่ือดาเนินการตามขนั้ ตอนในระบบเงินสด จา่ ย ฉ 3 เกบ็ เงินเข้าแฟ้มเรียงลาดบั ตามเดอื น

ฝ่ายบคุ คล สนง.ประกนั สงั คม ฝ่ายบญั ชี 4 แบบแสดงสง่ เงินสมทบ แบบแสดงสง่ เงินสมทบ แบบแสดงสง่ เงินสมทบ ประกนั สงั คม 1 ประกนั สงั คม 2 ประกนั สงั คม 1 ระบบเงิน สดจา่ ย แบบแสดงสง่ เงินสมทบ ประกนั สงั คม 2 แบบแสดงสง่ เงินสมทบ ประกนั สงั คม 3 เดอื น