หน่วยที่ 3.เอกสารทางการบัญชี

บทท่ี 3 เอกสารทางการบญั ชี วชิ า ระบบบญั ชี 3201 - 2101 โดย อาจารยก์ รรณิการ์ ผวิ สะอาด

เอกสารทางการบญั ชี หมายถงึ หลกั ฐานทใ่ี ชใ้ นการลงบญั ชหี รอื ประกอบการบนั ทกึ บญั ชี เชน่ บลิ เงนิ สด ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบสงั่ ซอ้ื เป็นตน้

ความสาคญั ของการใชเ้ อกสารทางการบญั ชี • เป็นการบนั ทกึ เหตุการณ์ไวเ้ ป็นรายลกั ษณ์อกั ษรวา่ เหตุการณ์ นนั้ เกดิ ขน้ึ เมอ่ื ใด อยา่ งไร และใครรบั ผดิ ชอบ บางชนิดใชเ้ ป็น หลกั ฐานในการลงบนั ทกึ บญั ชที นั ที • ชว่ ยขจดั ขอ้ ผดิ พลาดอนั เกดิ จากการจาเหตกุ ารณ์ทจ่ี ะเกดิ ขน้ึ ในกรณีทไ่ี มม่ กี ารบนั ทกึ ไว้ • เป็นการเพมิ่ ประสทิ ธภิ าพในการดาเนนิ งาน • ลดคา่ ใชจ้ ่ายในการตดิ ต่อหรอื บนั ทกึ

ประเภทของแบบฟอรม์ ทางการบญั ชี • แบบฟอรม์ ทก่ี อ่ ใหเ้ กดิ รายการ • แบบฟอรม์ ทใ่ี ชบ้ นั ทกึ เหตุการณ์

แบบฟอรม์ ท่กี อ่ ใหเ้ กดิ รายการ • ใบขอซอ้ื เป็นคาขอใหแ้ ผนกซอ้ื ดาเนินการสงั่ ซ้อื • ใบแจง้ การรบั พนกั งานใหม่ แจง้ ใหท้ ราบว่ามคี นงานเขา้ ใหม่ เพอ่ื จะไดจ้ ดั การเรอ่ื งคา่ ใชจ้ า่ ยคา่ แรงไดถ้ กู ตอ้ ง • ใบเบกิ วตั ถุดบิ เป็นคาขอใหม้ กี ารจา่ ยวตั ถุดบิ หรอื วสั ดอุ อก จากคลงั

แบบฟอรม์ ท่ใี ชบ้ นั ทกึ เหตกุ ารณ์ • ใบกากบั สนิ คา้ ทข่ี าย แสดงจานวนสนิ คา้ ทข่ี ายหลงั จากสงั่ สนิ คา้ แลว้ • ใบกากบั สนิ คา้ ทซ่ี อ้ื มา แสดงตน้ ทนุ และจานวนสนิ คา้ ทส่ี งั่ ซอ้ื • รายงานการรบั สนิ คา้ แสดงว่าไดร้ บสนิ คา้ ชนดิ ใดไวบ้ า้ งเป็น จานวนเทา่ ใด • บตั รลงเวลา แสดงจานวนชวั่ โมงทางานของคนงาน ซง่ึ จะ นามาใชใ้ นการคานวณคา่ แรง

การกาหนดลกั ษณะและชนิดของแบบฟอรม์ • พยายามใชแ้ บบฟอรม์ ตน้ ฉบบั ใหน้ ้อยทส่ี ดุ โดยใชส้ าเนาแทนเทา่ ทจ่ี ะทาได้ • ในกรณที ใ่ี ชแ้ บบฟอรม์ หลายชนดิ มขี อ้ ความซ้ากนั การใชก้ ระดาษคาร์บอน อาจจะชว่ ยได้ • แบบฟอรม์ ควรออกแบบโดยใหม้ ขี อ้ ความกะทดั รดั และเขา้ ใจงา่ ย • แบบฟอรม์ ทใ่ี ชน้ นั้ ควรจะเป็นแบบฟอรม์ ทใ่ี หค้ วามสะดวกในการเกบ็ ขอ้ มลู มาลงบญั ชี • ใหเ้ ป็นไปตามหลกั การตรวจสอบซง่ึ กนั และกนั • ใหข้ อ้ ความซง่ึ เป็นประโยชน์ในการรวบรวมสถติ ิ • ใหค้ วามสะดวกในการสอบบญั ชปี ระจาปี

ชนิดของแบบฟอรม์ ท่ใี ชใ้ นธุรกจิ • การซอ้ื วตั ถุดบิ และพสั ดตุ ่างๆ ไดแ้ ก่ ใบสอบถามราคา ใบสงั่ ซอ้ื ใบรบั ของ รายงานการตรวจสอบคณุ ภาพ • การควบคมุ สนิ คา้ และพสั ดุ ไดแ้ ก่ บตั รประจาสนิ คา้ และพสั ดุ บญั ชคี มุ สนิ คา้ และพสั ดุ ใบเสนอซอ้ื รายงานการตรวจนบั สนิ คา้ ละพสั ดุ คงเหลอื • การผลติ สนิ คา้ ไดแ้ ก่ ใบสงั่ ผลติ ใบแสดงรายการพสั ดทุ ใ่ี ชใ้ นงานผลติ ใบสง่ คนื พสั ดุ ใบนาสง่ สนิ คา้ • การวา่ จา้ งพนกั งานและการจ่ายเงนิ คา่ จา้ ง ไดแ้ ก่ ใบแจง้ รบั พนกั งาน ใหม่ บตั รลงเวลา ทะเบยี นเงนิ เดอื น

ชนิดของแบบฟอรม์ ท่ใี ชใ้ นธุรกจิ • การขายสนิ คา้ ไดแ้ ก่ ใบสง่ ของ ใบกากบั สนิ คา้ หรอื บลิ เกบ็ เงนิ บลิ ขายสด ใบรบั คนื สนิ คา้ ใบรบั คาสงั่ ซอ้ื ใบลดหน้ี รายงานขาย • การรบั เงนิ สด ไดแ้ ก่ ใบเสรจ็ รบั เงนิ รายงานการรบั เงนิ จากเคร่อื ง บนั ทกึ รายงานการรบั เงนิ ประจา • การจ่ายเงนิ สด ไดแ้ ก่ ใบสาคญั จ่าย ใบสาคญั เงนิ สดยอ่ ย ทะเบยี นคมุ เชค็ จา่ ย • การควบคมุ ลกู หน้ี ไดแ้ ก่ รายงานทส่ี ง่ ใหล้ กู หน้ปี ระจาเดอื น งบแยกอายหุ น้ี

เอกสารท่ใี ชป้ ระกอบการบนั ทกึ บญั ชี • เอกสารทบ่ี นั ทกึ รายการเกย่ี วกบั การขายสนิ คา้ ซง่ึ ออกโดย ผปู้ ระกอบการ • เอกสารทบ่ี นั ทกึ รายการเกย่ี วกบั การซอ้ื สนิ คา้ ซง่ึ ไดร้ บั จาก บคุ คลภายนอก • เอกสารอน่ื ๆ

ปจั จยั ท่สี าคญั ในการรา่ งและใชแ้ บบฟอรม์ • พจิ ารณาวา่ ผใู้ ดบา้ งตอ้ งการใชข้ อ้ มลู หรอื ขอ้ ความอยา่ งเดยี วกนั เพอ่ื กาหนดวา่ จะตอ้ งใชส้ าเนากฉ่ี บบั • ปรบั ปรงุ แบบฟอรม์ ทใ่ี ชอ้ ยแู่ ละกาลงั จะใชใ้ หม้ ขี อ้ ความเหมาะสม • รายการทจ่ี ดั เรยี งไวน้ นั้ จดั เรยี งตามลาดบั ถกู ตอ้ งหรอื ไม่ • แบบฟอรม์ นนั้ ตอ้ งใชเ้ ขยี นหรอื พมิ พ์ หรอื ทงั้ สองอยา่ ง เพอ่ื จะกาหนดเสน้ และ กระดาษทใ่ี ชไ้ ดถ้ กู ตอ้ ง • แบบฟอรม์ นนั้ เขยี นดว้ ยปากกา ดนิ สอ พมิ พด์ ดี หรอื เครอ่ื งพมิ พเ์ ฉพาะ เพอ่ื จะไดก้ าหนดชนิดและคณุ ภาพของกระดาษทใ่ี ช้ • แบบฟอรม์ นนั้ จะเกบ็ เขา้ แฟ้มไหน เพอ่ื จะไดก้ าหนดคณุ ภาพของกระดาษ และ ขนาด และอาจจะตอ้ งเจาะรู

หลกั ทวั่ ไปในการรา่ งแบบฟอรม์ • ควรมชี อ่ื ทอ่ี ยู่ ของบรษิ ทั ไวใ้ นทท่ี เ่ี หน็ งา่ ย • แบบฟอรม์ จะตอ้ งมชี อ่ื ระบไุ วเ้ พอ่ื การอา้ งองิ ชอ่ื นนั้ ซง่ึ แสดงถงึ วตั ถปุ ระสงคก์ ารใช้ • มเี ลขกากบั แบบฟอรม์ • แบบฟอรม์ ควรมชี อ่ งวนั เดอื น ปี เพอ่ื บอกวา่ รายการนนั้ เกดขน้ึ เมอ่ื ใด • แบบฟอรม์ ควรมลี ายเซน็ ของผรู้ บั ผดิ ชอบในรายการนนั้ เป็นหลกั ฐาน • เพอ่ื สะดวกในการอา้ งองิ แบบฟอรม์ ควรมรี หสั

หลกั ทวั่ ไปในการรา่ งแบบฟอรม์ • แบบฟอรม์ ใดทย่ี งั ตอ้ งกรอกขอ้ ความดว้ ยมอื ควรเสน้ บรรทดั ไวใ้ ห้ เพอ่ื ความสะดวกในการอ่านและเขยี น • ถา้ แบบฟอรม์ ขนาดใหญ่ทต่ี อ้ งมรี ายการตดิ ต่อกนั หลายหน้า ควรมเี ลขกากบั ไว้ • การใหส้ แี บบฟอรม์ และสหี มกึ พมิ พ์ ควรใหส้ ตี ดิ กนั ไมค่ วรใชก้ ระดาษ สเี ขม้ ควรใชส้ อี อ่ น • แบบฟอรม์ ทต่ี อ้ งใชอ้ ยเู่ สมอ ควรใชก้ ระดาษทท่ี นทานพอควร • คานึงถงึ สาเนาทจ่ี ะตอ้ งสง่ ไปแผนกตา่ งๆ

ขน้ั ตอนในการออกแบบฟอรม์ เอกสาร • ข้นั ท่ี1 กาหนดแผนงานการบญั ชีตามวงจรการคา้ ของกิจกรรม • ข้นั ท่ี2 ออกแบบเอกสาร และกาหนดเส้นทางเดินเอกสาร • ข้นั ท่ี3 การวางแผนการนาออกมาใชง้ าน • ข้นั ท่ี4 การติดตามผล

ผูท้ ่มี ีหนา้ ท่รี บั ผิดชอบแบบฟอรม์ ควรปฏบิ ตั ดิ งั น้ี • ทาทะเบยี นแบบฟอรม์ ทใ่ี ชท้ งั้ หมด • ทาแบบสอบถามหรอื แบบสารวจในการจดั เกบ็ ขอ้ มลู ต่างๆ เพอ่ื ใชใ้ น การออกแบบฟอรม์ ทต่ี อ้ งใช้ • ทาทเ่ี กบ็ แบบฟอรม์ ทต่ี อ้ งใชบ้ อ่ ยๆ • เขยี นคาแนะนาในการตระเตรยี ม ควบคมุ และทาลายเอกสาร • กาหนดระยะเวลาเพอ่ื ตรวจพจิ ารณาแบบฟอรม์ ทใ่ี ชอ้ ยทู่ งั้ หมดเป็นครงั้ คราว • การสงั่ พมิ พห์ รอื ซอ้ื การเบกิ มาใช้ และการเกบ็ รกั ษาควบจะใหอ้ ยู่ใน ความรบั ผดิ ชอบของหน่วยดแู ลควบคมุ • กาหนดระยะเวลารกั ษาและทาลายแบบฟอรม์

กจิ กรรม คาถาม • เอกสารทางการบญั ชหี มายถงึ จงยกตวั อยา่ งประกอบ • แบบฟอรม์ ทางการบญั ชแี บง่ เป็นกป่ี ระเภท อะไรบา้ ง • จงบอกขนั้ ตอนการออกแบบฟอรม์ อกสาร • แบบฟอรม์ ทางการบญั ชขี องแผนกขายไดแ้ ก่ชนิดใดบา้ ง