Raven Crest Employee Handbook

          Raven Crest Golf & Country Club        Employee Handbook                                                

1 Management Philosophy    “Our mission is to exceed the expectations of our membership by constantly  improving all faculties of our operation and never settling into a mentality of  stagnation”.   This mission statement is a promise to staff and customers that we, as an organisation, will always go above and beyond the minimum, and we’ll never stop assessing our situation or processes to find ways to improve them. We don’t believe that the golf course itself or the way we run the golf course will ever be “good enough” to the point where we can stop refining it.   My role as a superintendent is first and foremost to instill this value in members of my team and the members of other departments. I will need to progress towards this vision by example, and not just rely on my employees to be inspired and achieve these goals on their own while I sit back and watch. This will mean evaluating my own work as much as others, to ensure that I too am constantly improving.  To achieve the desired results my staff must be motivated and if criticism is necessary it must be positive and constructive, not negative or demeaning. Every member of staff is important to reach this end and the best way to motivate them is to have a positive attitude myself, which will hopefully trickle down through the ranks.  Training, like every other aspect of the operation, should exceed the minimum standards. This should hopefully reflect on the course in every way, from pin changing to emptying garbages. An open dialogue with all staff will be imperative to finding any weakness or failing that can be changed or refined. The best ideas for improvement could come from any voice within the department or without.  In order to maintain our direction through time our mission statement will be displayed for all to see on a regular basis, and will be a key component in the training of any new staff. The management must also regularly remind themselves of our mission, as it is impossible to expect the rest of the employees to commit to this ideal if we aren’t committing to it as managers.  The mission statement dictates what we do as a department, but ethics dictates how we do many of these things. Ethical management includes considerations such as fair payment of employees, policy­making that facilitates safe and comfortable working environments, and the respectful and fair treatment of people during uncomfortable situations such as employee dismissal or termination.  The employee handbook will outline specific practices and procedures that will lead to the successful achievement of the mission statement with ethical considerations.  Ethical Case Studies 

2  The following is an example of a possible workplace scenario that requires ethical considerations before taking action:  The Regent Golf Club & CC The prestigious Regent Golf Club, has just completed the internal promotion and hire of Sandra Jones, the courses new assistant superintendent. Previously sharing a “lead hand” position with another colleague, she now supervises.  Her promotion has also prompted a restructuring, where there will be no more “lead hands” just one “foreman”, and assistant superintendent on the crew.   Scenario Sandra’s relationship with her former colleague has changed, and although they were viewed as equals only a month prior, now she supervises him.   Sandra is finding this person difficult to deal with, and responds mildly antagonistic and resentful towards her.  He subtly challenges her leadership in management situations, and she feels he is poisoning the crew against her.  How should Sandra address this issue?   Analysis   ● Sandra and the colleague (Timothy) used to be equals in the crew  ● Sandra was promoted and the maintenance department was restructured leaving  Timothy subordinate to Sandra  ● Timothy has been displaying an antagonistic and resentful attitude towards Sandra since  the promotion, and has been challenging her leadership   ● Sandra is worried that this behaviour is turning the crew against her and doesn’t know  how to address the situation  Action Plan   ● Sandra should speak with Timothy privately to gauge his attitude and see if there is a way  to smooth things out without getting the management involved, but stress that if it can’t  be reconciled privately then the superintendent will need to get involved  ● Timothy’s resentment could be because he was not promoted. Sandra and help ease  tensions by assisting Timothy to better himself or help where he is lacking ability. This  way, Timothy will be properly trained by the time Sandra moves on from the company.  ● If this doesn’t work then the superintendent will need to be informed and Timothy may  be warned or reprimanded in some way  ○ Verbal warning/written warning outlining the importance of respecting direct  supervisors for the benefit of a functioning crew 

3  ○ Explain that being disrespectful to a supervisor is not going to help you get a  promotion yourself  ○ If the behaviour isn’t corrected in a set amount of time then suspension or  termination could follow  Justification:   ● This first action plan where Sandra spoke to Timothy privately about the matter would  be ideal as here there is no need to get anyone else involved and over complicate the  situation.  Sandra doesn’t know what Timothy is thinking and by speaking to him  directly without going through their superintendent she should be able to find out  exactly what it is that is annoying Timothy and how he feels about the whole situation.  From this discussion, she could find out that Timothy wasn’t actually aware of his actions  or the effects they were having on Sandra’s morale and may hopefully back off after  hearing how Sandra feels. Sandra could also help Timmy with his shortcomings as a  means of resolution and long term planning and vision. Timothy would have a bit more  respect for Sandra as she didn’t report this directly to their superintendent and just came  straight to him. Timothy would also feel thankful for the help he was offered.   ● Our second action plan would only be followed if our first one of not going to the  superintendent didn’t work.  We feel this would be the only other option for Sandra if  Timothy is still having trouble with Sandra being in charge of him.  He has a blatant  disregard for authority and would definitely be subject to some sort of warning or  disciplinary action from the superintendent so that he is well aware of what he is doing  wrong.  Having official disciplinary action will also be documented so that they would be  able to track how often this is happening and use this as evidence if it needs to be taken  any further, for example: suspension or termination.  Core Standards  Core Standard: Greens  ● Mow daily and always rotate directions  ● Keep the greens rolling at 8ft  ● Keep greens free of ball marks  ● Keep greens free of disease  ● Move the pins daily  ● Roll the greens once a week  ● aeration hollow tine two times a year  ● Top dress greens after each aeration  ● Fertilize the greens with a proper fertilization programs  ● Maintain proper moisture 

4  Core Standard: Bunkers  ● Full rake bunkers twice a week & touch ups all other day  ● Depths ­ base 4­6 inches and faces 2­3 inches  ● Keep them free from rocks, stones and debris   ● Maintain the faces and bases so they’re smooth and free from bumps/ridges  ● Keep a consistent edge of 2 inches around all the bunkers  Core Standard: Fairways  ● Fairways will be mowed every second day  ● Direction of cut will be alternated between diagonals, straight on, and salt and pepper  ● A height of cut of 0.4 inches will be maintained during the peak growing season  ● Divots will be routinely filled  ● Fairways will be kept irrigated and as healthy as possible Core Standard: Tees  ● Tees will be mowed every two days (odds/evens) with rotating directions at .325”   ● Tee markers will be moved along with pin placements to maintain yardages  ● Irrigated frequently to maintain turf health  ● Fertilization some granular, mainly foliar  ● Aeration: Solid tine once per season; Core once per season  Core Standard: Roughs and Surrounds  ● Rough areas will be cut twice a week throughout the optimal growing season   ● Rough areas will not exceed 3 inches  ● HOC will be 2 inches  ● Striping will be consistent throughout the course for tee surrounds, green surrounds, and  fairway rough  ● Granular fertilizer will be applied to maintain appropriate nutrient levels   Core Standard: Miscellaneous  

5  ● We will regularly water the flower beds around the clubhouse and fertilize them to  ensure maximum plant health  ● Course washrooms will be kept tidy and sanitary  ● Tree bases will be trim cut and playable  ● We will ensure the natural areas don’t overgrow and become too tough to play out of                    Best Management Practices    

6    Fairways        The fairway is the main playable area of maintained grass down the centre of most golf holes between the tee box and the putting green. The core standards for fairway operations are mowing, verticutting, fertilizing, divot repair, irrigation, equipment maintenance, and monitoring.     Mowing standards include the height of cut, mowing direction, and procedures for avoiding interrupting play. Height of cut will be maintained at 0.4 inches for as much of the season as possible. Heights will be raised incrementally in the fall as we get closer to winter, and in spring they will be lowered again until 0.4 inches is achieved again. Direction of cut will be the salt and pepper pattern, alternating sides every time so as not to burn in the lines. Operators will get as much done prior to the first tee time every morning, and then they will work backwards once they are caught in play, so as not to interfere with the same group twice.    Our fairway mowing units are the Toro 5410­D diesel engine reel mowers. Reels and bedknives must be kept sharp and level. Oil and other fluid levels should be checked routinely before operating, and reels should be greased upon completion. The machine should be properly washed before storing.  ● Prior to use of any piece of equipment, always make sure to check all fluid levels: fuel;  oil, antifreeze etc.  ● Before starting the mower, visually inspect surrounding area for any leaks, and ensure  tire pressure not low  ● Obtain all necessary PPE for desired unit 

7  ● While mowing and verticutting, pay attention to any debris or objects that may cause  harm to the mowing unit. If debris lies in your path, stop the unit, remove debris and  then proceed with mowing  ● Make sure to inspect the radiator screen frequently on the rear of the mower and clear  off any clippings, leaves etc. to maintain proper airflow. Failure to do so may result in an  overheated engine.  ● When verticutting, have a fellow staff member familiar with the irrigation system flag all  irrigation heads and yardage markers on the fairway that is being cut. Do not mow the  irrigation heads or yardage markers ­ this will cause damage to all objects involved  including the verticutters.  ● If at anytime an employee is uncomfortable with safety or equipment wellbeing, seek  supervisory assistance.    Verticutting will be performed using the Toro Reel Master vertical mowing attachment for fairway units. Verticutting is used for thatch removal in turf stand. The vertical attachments will be maintained similarly to the reels, with proper cleaning and greasing as well as routine maintenance. Verticutting depth is essential ­ when beginning, mow 1 ­ 2 passes on fairway area and have a supervisor’s approval to proceed. If the cuts are too deep, the machine can become damaged; if the cut is too shallow the desired thatch removal may not occur.    Fertilizing will be performed by a Vicon fertilizer spreader using granular mixtures. This makes the fertilization more cost effective and longer lasting. It will be used in moderation on all fairways from rough to rough.    Divot repair is expected to be done in full by the membership, however, time will be allocated every week for the repair of any missed or ignored divots.    Irrigation will be kept in functional operation at all times throughout the season and all breaks will be repaired as soon as is possible to maintain proper soil moisture levels for healthy turf.   The best way to determine the need and timing for these practices or any other practices is proper monitoring. This is the job of superintendents and assistants, to observe conditions on the course and choose the appropriate times for every maintenance practice.          Rough 

8      The rough is the longest height of cut of the maintained grasses on the golf course. The rough is made up of the grass outside of the surrounds of the greens and includes the grass areas around the tees and greens. The core standards for rough operations are mowing, fertilizing, irrigating, and monitoring.    Mowing standards include the height of cut, mowing direction, and procedures for avoiding interrupting play. Height of cut will be maintained at 2 inches for the duration of the season. Direction of cut will alternate between clockwise and counterclockwise around the fairway every day so as not to burn in the lines. Operators will get as much done prior to the first tee time every morning, and then they will work backwards once they are caught in play, so as not to interfere with the same group twice.    Our rough mowing units are the Toro Groundsmaster 3500­D diesel engine blade mowers. Blades must be kept sharp and level. Oil and other fluid levels should be checked routinely before operating, and reels should be greased upon completion. The machine should be properly washed before storing.    Fertilizing will be performed by a Vicon fertilizer spreader using granular mixtures. This makes the fertilization more cost effective and longer lasting. Fertilization of the rough areas will be done once in the spring and once in the fall..    Divot repair will be hopefully be done in full by the membership, but time will be allocated every week for the repair of any missed or ignored divots.   

9  Irrigation will be kept in functional operation at all times throughout the season and all breaks will be repaired as soon as is possible to maintain proper soil moisture levels for healthy turf.   The best way to determine the need and timing for these practices or any other practices is proper monitoring. This is the job of superintendents and assistants, to observe conditions on the course and choose the appropriate times for every maintenance practice.   Machine: T​oro Groundsmaster 3500 ­D   Fuel: D​iesel  Purpose: ​Function is to mow all rough areas, including park areas, at a height of 2” throughout the entire course.  Starting Procedures:   ● Warm up machine with park brake engaged before starting and let run for five minutes  before beginning your task  ● Once machine is moved from parking space check for any evidence of leaks, if leaks are  found report to the equipment manager immediately  Key Operating Points:  ● Always ensure the area you are mowing is free of debris or obstructions.  ● Pay Attention! Always be aware of surroundings including obstructions and people.  ● Move out of golfers way and let them know that you see them (wave).  ● Idle down machine when engaging and disengaging mowing units.  ● Utilize three point turns while mowing to keep turf damage minimal.  ● While traveling always have mowing units off and raised.       

10  Surrounds/First Cut   This is the second longest height of cut in our maintained grass and it is just on the inside of our rough the whole way round the hole.  The core standards for this is mowing, fertilizing, irrigation and monitoring.  Mowing standards include the height of cut, mowing direction and procedures for avoiding interruption of play.  Our height of cut for surrounds will be 1 inch and it will stay this height consistently for the full season.  We will alternate cutting direction between clockwise and counterclockwise in order keep the turf healthy and prevent it from all lying down and having too much lateral growth.  We will cut this once every two days and they will get round in one morning before play goes out.   Our mowing units for surrounds will be Toro 3100 ­, this is very similar to our rough units, however instead of rotary blades we will be using reels due to the lower height of cut.  We must ensure that blades are kept sharp and level to provide the best cut possible for the turf and minimize ripping or tearing the grass.  The machines will have fluids checked daily before mowing to ensure adequate levels and make sure there are no leaks anywhere which would damage the turf.  After each usage, the machine will be properly washed before being stored overnight in its designated spot.  For fertilizing, we will cover the surrounds the same as we fertilize the rough and fairways.  We will use a Vicon spreader to evenly distribute a granular fertilizer over the rough, surrounds and fairways.  A slow release fertilizer will be used at the start and the end of the season and we will monitor the areas and only apply more if needed.  Due to the surrounds being such a small area (one pass with a mower), we can’t have irrigation or many other practices specifically for that section.  For irrigation, it will receive the same watering schedule as the rough and fairways get.     

11 Machine: ​ Toro 3100 ­D     Fuel:​ Diesel  Starting/Stopping Procedures:   ● Check all the fluids before starting the machine  ● Once machine has been started, let it run for 5 minutes before powering up  ● After driving off, stop and inspect where it was parked to ensure there hasn’t been any  leaks  ● Once finished and mower is back in the compound about to get washed, allow it to idle  for 5 minutes before shutting off completely.  Key Operating Points:  ● Always ensure the area you are mowing is free of debris or obstructions.  ● Pay Attention! Always be aware of surroundings including obstructions and people.  ● Move out of golfers way and let them know that you see them (wave).  ● Idle down machine when engaging and disengaging mowing units.  ● Utilize three point turns while mowing to keep turf damage minimal.  ● While traveling always have mowing units off and raised.  Function: P​urpose is to mow one pass on the inside of the rough the whole way around the hole at a length of 1”.    

12 Hiring Policy  Our policy for the hiring of new employees is to choose the best candidate for the position based on resumes, cover letters, and face­to­face interviews with applicants who pass initial resume screening.   Preferential treatment will be given to employees within the organization applying for relevant jobs, but if the applicant is not qualified to the desired extent then a qualified outside applicant will be considered over the current employee.  Hiring will be done indiscriminately of gender, race, sexual orientation, religion, or any other comparably irrelevant factor.   Interviews will be given to applicants whose resumes are in line with the desired qualifications for any position. The successful candidate will be chosen from this shortened list of applicants receiving interviews.  Interviews will be face­to­face encounters with members of the management staff of the given department, and will be used to determine the applicant’s communication skills and other qualifications desired for employment. Interviews will typically last 15­30 minutes.   Interviews for high­level management positions will be done by a panel including the owner, the President of the Board of Directors, and the general manager.  Below is a list of potential interview questions accompanied by the purpose of asking said questions:  Interview Questions & Purposes   1. What skills do you look for in an employee?  ○ Tells you about what personality traits and skills the interviewee values as an  employee.  ○ Desired response: Positive communication and people skills, a curiosity or desire  to learn, optimistic outlook on work and a solid work ethic  ○ Unwanted response: Generic answers or skills that are easily acquired/trained  2. Tell me about two or three significant management challenges during your career.  ○ You learn from the candidate about things they've encountered and also how they  handled themselves in those situation. 

13  ○ Desired Response: good problem solving skills as well as being able to handle  potentially tough situations   ○ Unwanted Responses: candidates saying they've had no challenges, if they  continued to run into similar challenges could indicate they haven’t tried to  change their management style.   3. How would you describe your philosophy on golf course maintenance and management?  (Assistant Superintendent)  ○ Seeking their personal outlook on what golf maintenance is, and where they place  effort and importance on different aspects of maintenance. Reveal their personal  work habits and what they want to accomplish.  ○ Desired Response: Fairly case by case basis, but a philosophy that aligns closely  with the Club’s mission statement; passionate; and self driven.  ○ Undesired Response: Under achieving philosophy. I.E. Not willing to improve, or  give input ­ just there to do a job and leave.   4. Where do you see this position as it relates to your career?  ○ Is this just a quick stepping stone/just a paycheque or does the candidate plan on  developing certain skills to further their career.   ○ Desired Response: The candidate is looking for a challenging next step where  they can learn from the interviewer (you) and also develop skills they may be  lacking on or never learned at their previous course.  ○ Undesired Response: not looking for any new challenges, is just there to be there.   5. Describe a past situation involving conflict with a golfer, subordinate, co­worker or  superior. What, if anything, would you handle differently? Why and how?  ○ This is will show you how the candidate deals with employees in certain  situations or how they have dealt with employees in the past.  It will also show  you how they have learnt from past experiences and how much they have  progressed as an individual  ○ Desired response: a suitable example which clearly isn’t just a generic response  pulled from the internet.  The situation would have to have been dealt with in a  professional manner and in a way which is consistent with how the interviewer  would appreciate their assistant to have dealt with it.  If the situation was a  number of years ago, it would be great to hear of how they would deal with it now  and how they have been able to progress their management techniques and ways  of dealing with employees in certain situations.  ○ Unwanted answers: an example where they belittled the employee or where you  thought they treated the employee unfairly.  The only saving grace from an 

14  example like this would be admitting their mistake and what they learned from it.  If they still stood by this and didn’t realise their mistake, then this would  definitely be a red flag.    6. What do you want to accomplish for the course you are applying for?   ○ Seeking what skills they have currently, and how they can apply these skills to  make the property a better place.  This will reveal confidence levels with different  skills and make apparent what needs improvement. It will show their opinions of  the property they are applying for.  ○ Desired Response: A confident response and concisely worded response on how  they can make the course a better place. Showing they are willing to learn but also  contribute and teach.  ○ Undesired Response: Over confidence, and showing no signs of willingness to  learn. Does not think there is room for personal improvement. Talks negatively  about the course.   7. What sort of skills do you think you can develop working here?  ○ Tells you about the skills that the employee has and also about his/her view of  your own operation. Gives you an idea of the interviewee’s vision of themselves  within the department.  ○ Desired response: A valuable set of skills and an accurate interpretation of their  skillset in relation to your operation.  ○ Unwanted response: A disconnect between the skills that the employee displays  or wants to develop in relation to the skills required for the position. A disconnect  between the interviewee’s and interviewer’s vision.    8. What originally brought you into this industry?  ○ This question will uncover the candidate's original motivation to get into the  industry and what actually motivates them while working on the golf course.  ○ Desired response: replying about how much they love working with other people  and their desire to work in a team.  Teamwork is a huge part of working out on a  golf course and if they love working with other people then this will be a great  indicator that this candidate will work well with everyone on the crew.   Another  great response would be their love for the job itself and working outside.  This  will show that they have high levels of motivation for the job and an actual  passion for keeping the course maintained to  high level.  ○ Unwanted responses: no real unwanted response, just used to gauge candidates  passion for the industry.  

15  9. Tell me about a time you set difficult goals. What did you do to achieve them?  ○ This question will help you gauge whether they'll be able to handle the audacious  goals you have in store for them..  ○  ​Desired response: A​ great answer shows they understand what difficult goals are,  and they put a lot of effort into attaining their goals while maintaining a high  standard of work quality.  ○ Unwanted responses: Never had or has never accomplished any set  goals.   10. Tell me about a time you screwed up.  ○ This is a good test for self­awareness..  ○  D​esired response: S​omeone who takes ownership of their mess­up and learns  something from it are usually humble and mindful.  ○  U​nwanted responses:C​andidates who blame others or give a \"fake\" screw­up  (something like \"I worked too hard and burned out.\") are red flags.