CONTROLANDO O PAGAMENTO DE TERCEIROS EVITE PAGAMENTOS INDEVIDOS Os departamentos jurídicos agora dispõem de uma novidade no Espaider. Um novo módulo denominado Análise de Faturas, desenvolvido especialmente para propiciar um controle eficiente dos pagamentos de notas fiscais de terceiros. Neste módulo o usuário pode configurar as regras de cobrança das atividades que são realizadas pelo escritório terceirizado. Via de regra, essas atividades e seus custos são definidas em contratos celebrados entre o escritório e a empresa. As regras de cobrança podem ser definidas por Time-Sheet (lançamento de horas) e/ou por registros/processo. Podem ser individualizadas por escritório e também ser duplicadas quando forem idênticas entre os escritórios. Com base nessas regras, o sistema realiza a comparação dos valores da fatura (informações encaminhadas pelo escritório) com os valores da contra fatura (valores gerados pelo sistema). Eventuais diferenças são apontadas e podem ser apuradas. O módulo Análise de Faturas está disponível a partir da versão 6.0 do Espaider. 51 Controlando o pagamento de terceiros - Análise de Faturas
OCORNÇATRMOELNETDOES MÓDULO FINANCEIRO Os escritórios que utilizam os módulos Financeiro e Requisições do Espaider agora contam com uma novidade. É o controle de orçamentos. Podem ser criados planos de contas gerenciais e atribuídos valores que serão despendidos em determinado período. O usuário que desejar fazer um dispêndio, deverá abrir uma requisição e indicar de qual conta os valores devem ser utilizados. A partir daí existe todo um processo de aprovação, com fluxos determinados e controle de saldos orçamentários. O sistema controla os valores disponíveis e os já comprometidos. Novidade disponível a partir da versão 5.1 do Espaider. 53Controle de orçamentos - Módulo Financeiro
EVOLUÇÃO NO ESCRITÓRIO MATTOS FILHO, A MIGRAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO JURÍDICA PARA O ESPAIDER AUMENTOU A PRODUTIVIDADE E OTIMIZOU PROCESSOS O escritório de advocacia Mattos Filho, Veiga TECNOLOGIA ESTRATÉGICA Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados atua em mais de 30 áreas e mantém unidades em São Paulo, A grande diversidade de áreas e clientes e a Rio de Janeiro, Brasília, Nova Iorque e Londres. complexa estrutura organizacional, levaram o Conta com mais de 1.100 profissionais e adota Mattos Filho a rever seu sistema de gestão jurídica. uma avançada política interna de responsabilidade social, mantendo equipes envolvidas em grupos “Nós tínhamos uma ferramenta de controle de que tratam de temas como diversidade, LGBT, processos que não atendia mais às necessidades mulheres e direitos humanos. do escritório. Em uma reunião com alguns sócios, levantamos todos os pontos que uma plataforma É o primeiro escritório brasileiro com uma equipe para gestão de processos deveria ter. Identificamos dedicada e exclusiva à advocacia pro bono, com a as três funcionalidades essenciais para a nova prática “Mattos Filho 100% Pro bono”. ferramenta: a atualização automática dos valores dos processos, o controle de prognósticos dos pe- Com mais de 26 anos de atuação, foi cinco vezes didos por fato gerador e a captura das publicações eleito pela Chambers & Partners como o melhor dos tribunais, também de maneira automática”, diz escritório de advocacia do Brasil e duas vezes como Marcio Crivellari, coordenador de Consultoria de o melhor latinoamericano. Tem também prêmios Negócios, responsável pela implantação do Espaider concedidos por instituições como The Legal 500, no escritório Mattos Filho. Latin Lawyer, Lacca, IFLR e Latin Finance. “Depois de fazer uma análise com algumas soluções, Atende a grandes grupos nacionais e internacio- chegamos ao consenso de que somente o Espaider nais em áreas como mercado financeiro, fundos entregava tudo o que precisávamos”. de investimentos, companhias abertas e fechadas, empresas familiares, family offices e Crivellari destaca a fluidez de todo o processo de conselhos de administração. migração da antiga solução para o Espaider: Marcio Crivellari “Vejo que, para o sucesso do projeto, um passo Coordenador de consultoria e negócios muito importante foi trazer as áreas interessadas Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados para ajudar no processo, pois, dessa maneira, conseguimos o engajamento de todos. A parceria entre as equipes do Espaider e do Mattos Filho foi muito boa, principalmente em razão do comprometimento de ambos os lados de implantar não só uma nova plataforma de acompanhamento de processos, mas sim, uma ferramenta que entregasse valor ao negócio”. 56 Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados Evolução
Leonardo Brandileone, diretor de Tecnologia e Conhecimento do escritório, assinala que um dos ob- jetivos era a migração para uma solução inovadora: “Um dos nossos objetivos, na diretoria de Tecnolo- Leonardo Brandileone gia e Conhecimento, é trazer soluções inovadoras Diretor de tecnologia e conhecimento que agreguem valor ao negócio, otimizem pro- Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados cessos e, portanto, aumentem a produtividade. Desta maneira, oferecemos a melhor experiência “Ressalto também que, a integração da solução para o nosso cliente.” com os sistemas e ferramentas que já utilizávamos aqui no escritório foi um fator importante para a “É importante ressaltar que, para proporcionar so- sua contratação, já que conseguiríamos, de uma luções que sejam estratégicas para nós, o parceiro vez só, simplificar os processos e aumentar a precisava ter uma visão holística do nosso negócio e eficiência e produtividade”. entender os desafios tanto do escritório quanto de nossos clientes”. RECONHECIMENTO INTERNACIONAL FUNCIONALIDADES O Mattos Filho é um dos principais escritórios de advocacia full-service da América Latina. Dentre todas as funcionalidades do Espaider, o co- ordenador Marcio Crivellari considera que três delas Ao final de 2018 foi eleito “O escritório de advocacia foram primordiais para a preferência pela solução: do ano no Brasil” pela terceira vez consecutiva segundo a instituição britânica de pesquisa no mer- “Primeiro, a integração com os tribunais; segundo, a cado jurídico, Chambers & Partners. atualização automática dos valores dos processos; e, terceiro, o controle dos pedidos por fato gerador”. Com mais de 30 áreas de atuação e escritórios em São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília, Nova Iorque e “Além de ser uma plataforma Londres, o Mattos Filho foi eleito cinco vezes como intuitiva, o Espaider também oferece o melhor escritório de advocacia do Brasil (2012, 2013, 2016, 2017 e 2018) e duas vezes como o melhor aos usuários a possibilidade de escritório de advocacia da América Latina (2007 e agendar a geração de relatórios, 2015), também segundo a Chambers & Partners. garantindo uma maior autonomia para os mais de 300 profissionais que têm acesso ao programa”. Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados CONTENCIOSO www.mattosfilho.com.br Atuação nacional e internacional com escritórios no Brasil, EUA e Inglaterra. • Gestão de processos tributários com detalhamento de valores Primeiro escritório brasileiro 100% pro bono. • Atualização monetária Reconhecido e premiado pelas políticas de responsabilidade social. • Controle de valores - pedido a pedido Módulos e funcionalidades do Espaider utilizadas • Provisionamento de valores pelo escritório Mattos Filho • Gestão de prazos e providências • Emissão de relatórios com filtros personalizáveis • Análises Gerenciais (BI) • Contingenciador • Atualização de índices financeiros • Diário Fácil • Contencioso • Histórico de valores Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr e Quiroga Advogados 57 Evolução
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