MANUAL DEL USUARIO PARA EL PORTAL DE FACTURACION ELECTRONICA DE ALSEA 2015

INDICE Canal de comunicación directa EDICOM ……………………………………………………… 2 Alta en el Portal de Proveedores. ¿Cómo obtengo usuario y contraseña? …… 3 ¿Qué tipo de Adenda debo utilizar? ……………………………………………………………. 5 ¿Cuál es el archivo .CER ? ……………………………………………………………………………. 6 ¿En cuánto tiempo recibo mi usuario y contraseña? …………………………………… 8 ¿Cómo recupero mi contraseña del Portal de Proveedores? ………………………. 9 ¿Cómo ingreso mis facturas al Portal de Proveedores? ………………………………. 10 ¿Qué tipo de archivo debo de ingresar al Portal de Proveedores? ……………… 14 ¿Cómo sé que mi factura se consideró para pago? …………………………………….. 29 ¿Cómo se calculan los días de pago? ………………………………………………………….. 29 ¿Qué días realizan los pagos? …………………………………………………………………….. 29 ¿Qué errores puede arrojar el Portal y soluciones …………………………………….. 32**Es responsabilidad del Proveedor leer el presente manual. No se darárespuesta a problemas en el portal si la solución está en éste manual.**

COMUNICACIÓN DIRECTA EDICOM ESTE TIPO DE COMUNICACIÓN PERMITE EL ENVÍO MASIVO DE FACTURAS DE MANERA AUTOMATIZADAEs el intercambio electrónico de datos que permite la transferencia de documentos estandarizados entre lossistemas informáticos que participan en una relación comercial, automatiza los procesos de generación, envío,recepción y registro de todas las transacciones.Todo el proceso se realiza en tiempo real, eliminando la gestión en papelSe utilizan redes de comunicaciones privadas con altos niveles de seguridad, control y seguimiento paragarantizar el correcto envío y recepción de los mensajes estandarizados.La aplicación está diseñada para manejar transacciones pequeños, o grandes volúmenes de mensajes,pudiendo administrar grandes cantidades de datos en tiempo real, y con garantía de servicio ininterrumpido.Este modelo de conexión con la plataforma EDI-ASP, permite al cliente manejar grandes lotes de documentos,con garantía de seguimiento y monitorización permanente de las transacciones emitidas y recibidas.El servicio de Outsourcing EDI libera al cliente de la gestión de su plataforma EDI, cuya administración recae entécnicos dedicados encargados de la actualización y gestión de las tareas diarias.De esta forma, un técnico especialista de EDICOM actuará como su operador EDI, gestionando todos losparámetros de su plataforma, como un usuario avanzado. Este técnico interactúa con el cliente para resolver ynotificar incidencias o alarmas activadas por errores en la entrega o recepción de transacciones, fallos devalidación de documentos, etc.Al utilizar este servicio ya no será necesario que ingrese sus facturas en el Portal de Proveedores de Alsea, susfacturas las recibiremos de forma directa a través de este canal de comunicación directa.Este servicio lo ofrece nuestro operador del portal, EDICOM, si desea mayor detalle de información, puedecontactar a:Rafael Zanon Fernández [email protected] o [email protected]: 51 (55) 52 12 15 66 - 01 800 841 0241 2

MANUAL PARA EL REGISTRO DE PROVEEDORES EN EL PORTAL DE FACTURACION PROCEDIMIENTO PARA REGISTRARSE EN EL PORTAL DE PROVEEDORES**Para un funcionamiento óptimo se requiere Internet Explorer 6 o versiones superiores, Firefox, Safari oGoogle Chrome. 1. Acceder al “Portal de Facturación Electrónica para Proveedores”. El acceso puede ser por medio del siguiente link http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/alsea/login-proveedores-cfdi-alsea.html o ingresando a la página web de Alsea http://www.alsea.net/ en la opción “Portal de proveedores”2.- Una vez en el portal, se debe seleccionar “Alta Nuevo Proveedor”. 3

3.- El portal desplegara una serie de campos con información que se requiere ingresar. 4

A continuación se explica el concepto de la información solicitada en cada campo:RFC – El RFC debe ser con letras MAYUSCULAS, sin espacios ni guiones.Nº PROVEEDOR - Debe colocarse el número establecido por Alsea como proveedor. Para obtener elnúmero deberá enviar un correo electrónico a [email protected] con su razón social y RFC,solicitando su número de proveedor.NOMBRE – Razón social de la empresa o persona física tal como se realizó el registró en el Servicio deAdministración Tributaria (SAT).TIPO ADDENDA – Existen seis (6) tipos de adenda y la opción que seleccione es el tipo de adenda que saldrápredeterminada en toda factura que ingrese al portal. Sin embargo, posteriormente al ingreso de susdocumentos tendrá opción de cambiar la adenda si así lo requiere. ORDEN DE COMPRA: En la parte superior derecha tenga los datos “OC Release y/o OC Post”. Preciosunitarios y las unidades de medida deben ser iguales a los de la Orden de Compra. ACUERDO DE COMPRA: En la parte superior derecha tenga los datos: “Acuerdo No. y OC ReleaseNo.”. Precios unitarios y las unidades de medida deben ser iguales a los del Acuerdo de Compra. ACUERDO DE COMPRA POR RECEPCION: En la parte superior derecha tenga los datos: “Acuerdo No.y OC Release No.” ”. Precios unitarios y las unidades de medida son diferentes en la factura a los contenidosen el Acuerdo de Compra. MULTI ORDEN DE COMPRA: En una misma factura desea utilizar más de 2 (dos) Órdenes deCompra. Precios unitarios y las unidades de medida deben ser iguales a los de la Orden de Compra. ORDEN DE COMPRA POR RECEPCION: Tener Orden de Compra con unidades de medida diferentey/o precios unitarios diferentes a los de la factura siempre y cuando el subtotal sea igual al de la Orden deCompra. También podrá usar diferentes números de Orden de Compra o una sola Orden de Compra. NOTA DE CREDITO: Solo deberá utilizar el tipo de adenda Nota de Crédito e ingresar un XML de tipo“Egreso”. Cuando dicha Nota de Crédito NO este asociada alguna Orden de Compra y/o Acuerdo de Compra.***Si desea ingresar una NOTA DE CREDITO y esté relacionada a una Orden de Compra y/o Acuerdo deCompra, debe ingresar la Nota de Crédito y utilizar alguna de las anteriores adendas.(Para saber cómo llenar la adenda, favor de revisar las páginas 14 a 25) 5

CONTACTO – Nombre de la persona (de su empresa) que estará a cargo de ingresar sus facturas al portal.PREGUNTA – Deberá formular una pregunta para recuperar la contraseña en caso de extravío.RESPUESTA – Corresponde a la pregunta que se formuló en el campo anterior.E-MAIL – Correo electrónico del contacto por si requerimos comunicarnos por asuntos referentes a facturasingresadas por el portal. En este correo recibirá el usuario y contraseña.CERTIFICADO DIGITAL - El CSD sirve para firmar la información contenida en el Certificado Fiscal Digital,dando lugar al Sello Digital. Los certificados de sello digital son expedidos por el SAT para firmardigitalmente las facturas electrónicas sellando la cadena original de las facturas que emita.Es importante mencionar que el archivo que debe ingresar, es un archivo electrónico con terminación .CERy es fácil confundir con la llave FIEL.¿Cómo diferenciar un Certificado de Sello Digital (CSD) al archivo de la FIEL?Es común que quienes comienzan con el proceso de facturación electrónica lleguen a confundir suscertificados, razón por la cual compartimos un par de tips que le ayudarán a identificarlos:POR FECHACuando un contribuyente inicia este proceso, la forma más sencilla de distinguir un CSD de una FIEL, esdando doble clic a los archivos con extensión .CER y validando las fechas de vigencia. El archivo con la fechamás reciente es su certificado CSD y el de fecha más antigua se trata de su FIEL, esto es simple ya que paratramitar un CSD es necesario contar primero con la FIEL. Cabe aclarar que este tip no aplica cuando yaexista una renovación de la FIEL.POR RFCOtra forma de poder identificar si sus certificados son CSD o FIEL, es ingresando a la siguiente aplicación:https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/RecuperacionDeCertificados/faces/consultaCertificados.xhtmlDonde, una vez que haya ingresado, podrá realizar la búsqueda de sus certificados proporcionando su RFC,en ella se desplegarán los certificados que están ligados a su RFC, y es dónde podrá identificar el tipo a quecorresponden cada certificado desplegado. Este último tip es el más sencillo y recomendable, ya que solobastará con saber su RFC.Una vez ingresados los datos y el sello digital, deberá dar click en “Acepto los Términos de Uso y el Aviso dePrivacidad” para luego usar la opción “Enviar” terminando así el proceso del registro en el portal. 6

Si lo desea, puede revisar la información de los “Términos de Uso” y del “Aviso de Privacidad” dando clicksobre las palabras en amarillo.Al utilizar la opción enviar, recibirá una notificación de que su proceso de registro ha sido exitoso. 7

Alsea recibirá su solicitud y devolverá por correo electrónico en un lapso no mayor a 48 horas laborables,una respuesta de confirmación del registro al portal junto con una contraseña.Al recibir la contraseña tendrá acceso al portal. La contraseña puede llegar de 24 a 48 horas laborables, después derealizar el proceso del registro en el portal al correo que se estableció y llegará del correo electró[email protected] El correo puede quedar almacenado en la carpeta de “Correos No Deseados” o “Spam” porlo que es importante revisar estas carpetas después del registro. 8

RECUPERACION DE CONTRASEÑASi extravió o no recuerda su contraseña, utilizar la opción “OLVIDO SU CONTRASEÑA” agregando antes elusuario (RFC de la empresa). Aparecerá una pantalla con la pregunta formulada cuando se realizó el registrola cual deberá ser contestada en el campo correspondiente. 9

Si la respuesta es correcta la contraseña se enviará a la cuenta de correo electrónico que se especificó almomento de realizar el registro. Si la respuesta no fuera correcta se indicará en un mensaje para que realice lacorrección. Si no recuerda la respuesta favor de enviar correo a [email protected] parasolicitar soporte MANUAL PARA EL INGRESO DE FACTURAS ELECTRONICAS DE PROVEEDORES AL PORTAL DE FACTURACIONPROCEDIMIENTO PARA INGRESAR SUS FACTURAS AL PORTAL DE PROVEEDORES1.- Acceder al “Portal de Facturación Electrónica para Proveedores”. El acceso puede ser por medio delsiguiente link http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/alsea/login-proveedores-cfdi-alsea.html oingresando a la página web de Alsea http://www.alsea.net/ en la opción “Portal de proveedores” 10

2.- Una vez en el portal, se debe seleccionar “Acceso” y a continuación posicionarse en los campos “Usuario”y “Contraseña” colocando la información solicitada para luego dar click en “Iniciar Sesión”.(Recuerda que el usuario es el RFC de tu razón social, con mayúsculas, sin espacios ni guiones).La contraseña puede llegar de 24 a 48 horas laborables, después de realizar el proceso del registro en elportal 11

3.- Seleccionar la carpeta “Pendientes de Enviar”. 12

4.- Utilizar el icono “Importar” (Flecha azul apuntando hacia abajo en una bandeja)5.- Escoger la opción “Examinar” 13

A continuación se abrirá una pantalla mostrando los archivos en su equipo.6.- Deberá buscar la ubicación donde tenga almacenados los archivos XML. Solo debe de importar archivosXML. 14

7.- Deberá seleccionar el documento a procesar y utilizar la opción “Abrir” para incluirla en la pantalla.8.- Dar click en la opción “Aceptar”. A continuación aparecerá una pantalla con errores como la que semuestra en el siguiente ejemplo.Estos errores son normales y se mostrarán en toda factura procesada por el portal, pues al ingresar un XML,el portal agrega automáticamente una adenda.La adenda es un formato donde se debe colocar información requerida para procesar la factura que seobtiene de la Orden de Compra o del Acuerdo de Compra.9.- Deberá salir de la pantalla de errores dando click en “Salir” 15

Al salir, estará ubicado en la bandeja “pendientes de Enviar” y podrá visualizar la línea de su factura conletras en color naranja.10.- Para procesar su factura, deberá seleccionar con un click del mouse el documento a trabajar y utilizar elícono “Editar”.11.- Al “Editar”, entrará a la pantalla donde se muestra información del documento seleccionado tales como“Folio”, “Fecha de Emisión”, “Tipo de Adenda”, “RFC”, “Razón Social”, “Domicilio Fiscal” y en la parte centralde la pantalla se visualizará la descripción del producto o servicio que está facturando. 16

Los datos que deberá ingresar en esta pantalla (Tipo de Adenda), serán los siguientes de acuerdo aldocumento con el cual está gestionando su factura.A continuación, se muestran ejemplos de documentos con los que puede identificar el tipo de ADENDA quedebe utilizar, por lo que es importante revise los documentos que le entrega su comprador paraseleccionar la adenda que va a tramitar en el portal. PRIMERA ADDENDA ORDEN DE COMPRAEl documento mostrado a continuación es un ejemplo de “Orden de Compra” esta adenda se utilizaracuando tenga un documento Orden de Compra y en la parte superior derecha tenga los datos “OC Releasey/o OC Post”, si tiene datos diferentes, favor de revisar la siguiente adenda. Para usar esta adenda losprecios unitarios y las unidades de medida deben ser iguales a los de la Orden de Compra, si estos datos sondiferentes, favor de revisar la adenda Orden de Compra por Recepción. Los 4 datos que se requieren, Ordende Compra – No de Línea, No de Envío, Moneda y No de Orden de Compra se muestran en recuadros de colorrojo, al igual que la ubicación donde deberá digitar los datos en el portal. 17

EN EL PORTAL 18

SEGUNDA ADDENDA ACUERDO DE COMPRAEl documento mostrado a continuación es un ejemplo de “Acuerdo de Compra” se utilizara cuando en sudocumento en la parte superior derecha tenga los datos: “Acuerdo No. y OC Release No.” y los 5 datos quese requieren, Acuerdo de Compra – No Release, No Línea, No Envío, Moneda y No Acuerdo de Compra semuestran en recuadros de color rojo, al igual que la ubicación donde deberá digitar los datos en el portal.EN EL PORTAL 19

Se hace la observación de que en las dos primeras adendas (Orden de Compra y Acuerdo de Compra),existe una regla de tres puntos importantes a seguir para que los documentos pasen sin problema por elportal:La factura y Orden de Compra tienen que ser un espejo en los aspectos de tener...  Mismas líneas o partidas  En cada línea, deben tener la misma cantidad de producto y/o servicio  Mismos Precios Unitarios TERCERA ADDENDA ACUERDO DE COMPRA POR RECEPCIONEl documento mostrado a continuación es un ejemplo de “Acuerdo de Compra” y se utilizará siempre ycuando los precios y/o unidades de medida en la factura sean diferentes a los contenidos en el Acuerdo deCompra. Los 7 datos que se requieren, Acuerdo de Compra por Recepción – No Release, No Línea, No Envío,Cantidad, Precio, Moneda y No Acuerdo de Compra se muestran en recuadros de color rojo, al igual que laubicación donde deberá digitar los datos en el portal. En los recuadros 4 (cantidad) y 5 (precio unitario)deberá anotar las cantidades que se encuentran en el Acuerdo de Compra. 20

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La tercera adenda es para documentos gestionados UNICAMENTE con Acuerdos de Compra los cuales noson iguales en cantidades de productos, ni en precios unitarios vs la factura. CUARTA ADDENDA MULTI ORDEN DE COMPRAEl documento mostrado a continuación es un ejemplo de “Multi Orden de Compra”, este tipo de adenda seutilizará cuando desea utilizar más de 2 (dos) Órdenes de Compra en una sola factura. Los 4 datos que serequieren llenar los obtendrá del documento Orden de Compra – No de Línea, No de Envío, Moneda y No decada Orden de Compra, se muestran en recuadros de color rojo, al igual que la ubicación donde deberá digitarlos datos en el portal. 22

EN EL PORTAL 23

Orden de Compra Diferentes QUINTA ADDENDA ORDEN DE COMPRA POR RECEPCIONEl documento mostrado a continuación es un ejemplo de “Orden de Compra por Recepción”, este tipo deadenda se utilizará cuando tenga una Orden de Compra con unidades de medida diferente a las unidades demedida de la factura y/o precios unitarios diferentes. También podrá usar diferentes números de Orden deCompra o una sola Orden de Compra. Los 6 datos que se requieren llenar los obtendrá del documentoOrden de Compra – No de Línea, No de Envío, Cantidad, Precio Unitario, No de cada Orden de Compra y Moneda, semuestran en recuadros de color rojo, al igual que la ubicación donde deberá digitar los datos en el portal. Enlos recuadros 4 (cantidad) y 5 (precio unitario) deberá anotar las cantidades que se encuentran en laOrden de Compra. 24

EN EL PORTAL 25

Ordenes de Compra Diferentes 26

SEXTA ADDENDA NOTA DE CREDITO SIN ASOCIAREl documento mostrado a continuación es un ejemplo de “Nota de Crédito Sin Asociar”, este tipo de adendase utilizará cuando tenga una Nota de Crédito y NO tenga una Orden de Compra para asociar a dicha Notade Crédito. Solo deberá utilizar el tipo de adenda Nota de Crédito e ingresar un XML de tipo “Egreso” y en laopción de “OC Asociada” ocupar la respuesta NO, guardar y enviar.EN EL PORTAL 27

***NOTA DE CREDITO asociada a una Orden de Compra o Acuerdo de Compra o Acuerdo de Compra por Recepción u Orden de Compra por RecepciónEl documento mostrado a continuación es un ejemplo para ingresar una Nota de Crédito y este documentoeste asociado a una Orden de Compra o Acuerdo de Compra o Acuerdo de Compra por Recepción u Ordende Compra por Recepción. Solo de ingresar un documento XML de tipo “Egresos” y seleccionar el tipo deadenda de acuerdo al documento que tenga. Editará su factura de acuerdo a los requisitos que correspondaa cada una de estas adendasEN EL PORTAL 28

12.- Una vez ingresados los datos requeridos según la adenda que haya seleccionado, deberá dar click en laopción “Guardar y Enviar”.Si la información ingresada es correcta, su factura deberá irse automáticamente a la bandeja“RECUPERADOS”.El documento puede tardar varios minutos en llegar a la bandeja de “RECUPERADOS”.Cuando la factura se encuentre en esta bandeja, significa que su documento está programado para pagoconsiderando los días de sus términos de crédito.Para conocer la fecha en la que su documento será pagado, deberá consultar la columna “ESTATUS PAGO” aldía siguiente de que ingresó su factura en el portal. La fecha que reflejara el portal es el resultado de lasuma de la fecha de emisión del comprobante de pago más sus días de crédito.Nota**Alsea paga los días jueves en MXP y/o USD. Si requiere mayor detalle del estatus de su pago y/ocomprobante de pago, deberá de enviar correo a [email protected] El portal no se encarga derealizar los pagos. 29

Si después de colocar los datos requeridos en su documento, este no sale de la bandeja “PENDIENTES DEENVIAR”, significa que tiene un error el cual hay que corregir.Para poder visualizar las columnas de “fecha de cambio de situación”, “Orden de compra”, UUID,etc. podráconfigurarlas de la siguiente forma:13- Dar click en el icono de “Configuración de columnas”Se desplegara la siguiente pantalla y podrá seleccionar las columnas que desee utilizar del lado izquierdo (1)y arrastrar la selección al lado derecho de la pantalla (2) y al finalizar dar click en “Aceptar” y quedaráconfigurado el portal. 30

El portal ofrece algunas de las siguientes columnas para que pueda identificar con sencillez la informaciónde su factura:FECHA CAMBIO SITUACION – Fecha en que ingreso sus facturas al portal.ORDEN DE COMPRA – Número de OC que asocia con la factura que ingresa al portal.ORIGEN – Razón social del proveedor.UUID – Folio fiscal de su factura.FOLIO – Número de su factura.DIVISA – Tipo de moneda en que está facturando.DESTINO – Razón social de las compañías de Alsea.ESTATUS PAGO – Fecha en que se programó para pago su factura y una vez pagada cambiará con la fechadel pago.NUMERO DE PAGO – Folio de la transferencia electrónica de pago.MONTO TOTAL – Importe pagado de su factura. 31

ERRORES MÁS COMUNES EN EL PORTAL Salir de la pantalla de error y Editar la factura colocando los datos de la “Orden y/o Acuerdo de Compra” para después dar click en la opción “Guardar y Enviar”. Revisar que el número de la OC y/o AC colocado en el portal corresponda al del documento que se tiene. Contactar a su comprador para revisar si su Orden y/o Acuerdo de Compra está autorizada. Verificar que la razón social de la compañía de Alsea sea la misma que se encuentra en su Orden y/o Acuerdo de Compra. Verificar que la razón social de la compañía que emite la factura sea la misma que se encuentra en su Orden y/o Acuerdo de Compra. El texto clave es: “No existe el Punto Operacional Destino”, el RFC de la compañía de Alsea es incorrecto, debe de re-facturar corrigiendo el RFC. 32

 Contactar al comprador e indicarle que debe dar recepción del producto de la Orden y/o Acuerdo de Compra. Confirmado este proceso, deberá intentar enviar de nuevo la factura. Verificar que su documento tenga las mismas cantidades de producto o servicio y los mismos precios unitarios que los establecidos en la Orden y/o acuerdo de Compra e ingresar el nuevo documento al portal. Eliminar este documento del portal y re-facturar agregando el domicilio fiscal completo e ingresar el nuevo documento al portal. 33

 El documento ya fue ingresado al portal con anterioridad, no es necesario realizar el proceso de nuevo, verifique las facturas que ingreso. Revisar que la Orden y/o Acuerdo de Compra NO haya sido utilizada con otra factura anteriormente. Contactar al comprador e indicarle que debe dar recepción del producto de la Orden y/o Acuerdo de Compra. Confirmado este proceso, enviar de nuevo la factura. Deberá realizar la factura con las cantidades de servicio o producto recibidas y que se visualizan en el formato “Hoja de Recibo o Recepción”. Enviar correo a [email protected] adjuntando imagen de su factura, OC y Recibo para recibir instrucciones Enviar correo a [email protected] adjuntando imagen de su factura, OC y Recibo para recibir instrucciones. 34

 Re-facturar con fecha reciente para que su factura se procese para pago debido a que la recepción tiene vigencia de 90 a partir de su fecha de emisión.  Enviar correo a [email protected] adjuntando imagen de su Estado de Cuenta Bancario vigente para recibir instrucciones. TERMINOLOGIA:RFC DESTINO- Es el RFC de las compañías de Alsea a la que se está facturandoRFC EMISOR- Es el RFC del proveedorCONTACTO COMERCIAL- Es la persona que lo contacta para solicitar su servicios y/o mercancías. Elcomprador es la persona que le envía sus Órdenes de Compra (Portal no las emite)RECEPCION DEL PRODUCTO- Dar entrada en nuestro sistema (ERP) de la mercancía y/o servicioefectivamente entregado a Alsea.COMPROBANTE DE RECIBO/HOJA DE RECIBO/RECEPCION- Es el documento que se emite cuando entregansu mercancía y/o servicio y que comprueba la entrada a nuestro sistema (ERP)AREA COMERCIAL- Departamento de compras (comprador). 35