CARTILHA TERCEIRO SETOR - INSTITUTO MASTER

CARTILHA TERCEIRO SETOR

Elaboração: Daniela Tartari Brusco Projeto gráfico: Beal Marketing Colaboração: Marta Marchezin e Mayara Mugnol Direitos reservados: OBixo Produção Cultural Revisão: Cinara Sabadin Dagneze Realização: Instituto Master Contato: [email protected] [email protected]

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 3 APRESENTAÇÃO Esta cartilha tem o objetivo de servir de apoio para profissionais de diversas áreas, fornecendo informações, de forma didática e prática, acerca das Leis de Incentivo Fiscal e das diferentes formas de apresentação de projetos. Ao apresentar essas informações, pretende-se contribuir para que entidades e outros proponentes estejam aptos a receber recursos por meio desses mecanismos de incentivo financeiro, visando, com isso, à implantação do Programa Parceiros para o Desenvolvimento Sustentável, do Instituto Master. O Programa Parceiros Para o Desenvolvimento Sustentável tem o objetivo de mobilizar e integrar diversos parceiros atuantes na sociedade a fim de viabilizar projetos via Leis de Incentivo Fiscal, gerando impactos sociais positivos e sustentáveis na região de atuação do Instituto Master, que é uma entidade sem fins lucrativos, fundada no ano de 2021 na cidade de Videira/SC, com o objetivo de contribuir para o desenvolvimento das áreas sociais das comunidades onde a empresa Master tem forte presença econômica, e, em especial, visa ao fortalecimento da cultura e da maneira de ser do homem do campo. O material não pretende esgotar as informações sobre a Lei Fiscal tratada e, por isso, recomenda-se a todas as instituições que pretendem trabalhar com projetos em Leis de Incentivo Fiscal que, além de se conhecer as informações socializadas nesta cartilha, busquem por mais informações, e, em especial, que façam a leitura atenta à legislação vigente na época da apresentação dos seus projetos. Instituto Master

ÍNDICE APRESENTAÇÃO...................................................................................................................................... 3 GESTÃO DO TERCEIRO SETOR.............................................................................................................. 5 1 – ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL DA ENTIDADE............................................................................... 5 2 – PLANEJAMENTO: DEFINIÇÃO DE PROJETO................................................................................. 8 3 – FONTES DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS.......................................................................................10 3.1 PESSOAS JURÍDICAS.....................................................................................................................10 3.2 PESSOAS FÍSICAS...........................................................................................................................11 3.3 PODER PÚBLICO..............................................................................................................................11 3.4 LEIS DE INCENTIVO......................................................................................................................... 12 3.5. EMENDAS PARLAMENTARES....................................................................................................... 13 3.6. PROGRAMAS DE NOTA FISCAL (com regulamentação própria para cada estado)................................................................................................................................................... 13 4 – APRESENTAÇÃO DE PROJETO EM LEIS DE INCENTIVO FISCAL.............................................. 13 4.1 Apresentação de projetos.......................................................................................................... 14 4.2 Acompanhamento da tramitação dos projetos.................................................................. 16 4.3. Aprovação do projeto................................................................................................................ 16 5 – EXECUÇÃO DE PROJETOS EM LEIS DE INCENTIVO FISCAL..................................................... 19 5.1. Execução física e financeira....................................................................................................... 19 5.2. Auditoria na execução............................................................................................................... 21 6 – ELABORAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ..............................................................................22 6.1 Apresentação de relatórios e comprovantes fiscais e físicos..........................................22 6.2. Acompanhamento da prestação de contas até a sua aprovação................................22

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 5 GESTÃO DO TERCEIRO SETOR Passos para apresentação de projetos, captação de recursos, execução e prestação de contas: I. Organização documental da entidade. II. Planejamento: definição de projeto. III. Apresentação de projeto em leis de incentivo fiscal. IV. Execução de projetos em leis de incentivo fiscal. V. Elaboração de prestação de contas. 1 – ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL DA ENTIDADE Para toda a entidade que visa à apresentação de projeto para fins de captação de recursos, principalmente perante órgãos públicos – seja por termos de convênio (lei nº 13.019/14), emendas parlamentares e leis de incentivo fiscal, entre outras fontes de recursos públicos –, é fundamental a regularidade documental e fiscal.

6 • CARTILHA TERCEIRO SETOR A documentação exigida, em praticamente todas as leis, é: _ Ato constitutivo – Estatuto Social completo ou documento afim, também completo, com todas as alterações efetuadas desde a fundação, atualizado de acordo com as regras do Código Civil de 2001, registrado em cartório. _ Ata de eleição e termo de posse de dirigentes (presidente, diretoria, conselho, etc) atualizada e registrada em cartório. _ Documentos RG e CPF ou CNH do presidente, dos demais membros da diretoria ou dos conselhos e, se for, o caso, do procurador. Nessa situação, deve ser apresentada a procuração devidamente assinada e com firmas reconhecidas em cartório. _ Relatório de atividades desenvolvidas, com fotos, dos últimos dois anos, que com- provem o desenvolvimento de atividades na área de atuação. _ Cópia de comprovante de endereço atualizado da instituição. _ Alvará de funcionamento Municipal. _ Alvará sanitário (se for o caso). _ Alvará dos bombeiros. _ Cópia do cartão do CNPJ: https://bit.ly/copia-cartao-cnpj _ Certidões negativas de débitos. – União: https://bit.ly/certidao-uniao – Trabalhista: http://www.tst.jus.br/certidao – FGTS: https://bit.ly/consulta-empregador-fgts – Estado (Santa Catarina): https://bit.ly/estado-sc – Municipal: consultar o site da Prefeitura da cidade. Outros documentos podem ser exigidos, dependendo da área de atuação, como o caso de instituições que trabalham na área de saúde.

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 7 Para a comprovação da qualificação da instituição, é preciso apresentar: – Cópia da portaria vigente que certifica a Entidade Beneficente de Assistência Social ou comprovação do protocolo de renovação tempestivo do Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social (CEBAS), nos termos da lei nº 12.101, de 2009. – Documento que comprove a qualificação como OS, nos termos da lei nº 9.637, de 1998. – Documento que comprove a qualificação como OSCIP, nos termos da lei nº 9.790, de 1999. – Comprovante de cadastro no SCNES e apresentação de declaração do gestor local atestando o atendimento direto e gratuito às pessoas com deficiência, quando o requerimento for de credenciamento junto ao Pronas/PCD. É importante que essa documentação esteja sempre em dia e que todos os dados este- jam sempre atualizados. É comum que a entidade altere dados – tais como o endereço da sede, por exemplo – e não raramente essa alteração fica registrada somente na ata da Assembleia que apro- vou a troca da sede e que nos demais documentos o endereço não seja atualizado. No entanto, a cada alteração, os dados precisam ser atualizados em todos os documentos, para que os cadastros da entidade estejam sempre alinhados e em conformidade com a realidade. Assim, é importante que a pessoa responsável pela organização da documentação da entidade mantenha sempre atualizada a documentação e comunique toda e qualquer alteração para os profissionais que atuam junto com a entidade, como contador, Secre- tarias Municipais – de Saúde, Assistência Social, Esporte, Cultura, Educação – e demais órgãos públicos que atuem na sua área.

8 • CARTILHA TERCEIRO SETOR 2 – PLANEJAMENTO: DEFINIÇÃO DE PROJETO Planejar nada mais é do que criar um plano para alcançar determinado objetivo. O conceito de planejamento estratégico se refere a um processo sistêmico que permite definir o melhor caminho a ser seguido por uma organização, para atingir um ou mais objetivos, dentro de um contexto previamente analisado. Isso se faz analisando cená- rios, definindo metas e ações que permitirão que se chegue aonde se deseja. Saber o que é planejamento organizacional envolve, inicialmente, as respostas a três perguntas: 1. Onde sua entidade está? 2. Aonde quer chegar? 3. Como chegará lá? Levando-se em conta esse conceito, é importante que a entidade tenha definido seus objetivos e tenha traçado caminhos para que eles possam ser atingidos. A criação de projetos deve estar alinhada ao planejamento da entidade e, de certa for- ma, os projetos devem auxiliar a entidade a atingir os seus objetivos, seja a curto, médio ou longo prazo. Portanto, é importante que a entidade saiba planejar suas açõe e, com base nesse planejamento, construir seus projetos.

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 9 Como existem nos mercados inúmeras alternativas para captação de recursos para a execução de projetos, a entidade pode criar mais de um projeto, cada um direcionado para a fonte do recurso que o irá financiar, e o conjunto dos projetos realizados consti- tuirá o resultado atingido pela entidade, que deve estar alinhado com o resultado pre- visto no seu planejamento. A viabilização dos projetos, total ou parcial, será o indicador do atingimento ou não das metas da entidade, servindo de norte para análise da apropriação ou não das metas traçadas pela entidade. Deve partir da entidade a criação dos projetos e a sua apresentação para as fontes de financiamento. Esse documento tratará somente de fontes de financiamento públicas, mais especificamente, leis de incentivo fiscal. Para cada lei de incentivo fiscal, existe um modelo de projeto, que deve ser entregue junto com a documentação complementar exigida por cada lei e por cada órgão gestor dessas leis – Ministérios, Secretarias Federais, Estaduais e Municipais. Os dados podem variar para cada lei, porém, os dados comuns a todas as leis são: • Apresentação de projeto: o que quer fazer. • Objetivos gerais e específicos. • Justificativa: por que o projeto é importante e por que deve ser aprovado ou rece- ber o financiamento. Apresentar o alinhamento do projeto com os objetivos da lei para a qual ele está sendo apresentado. Devem ser informados: • Público alvo – público atingido direta e indiretamente. • Metas. • Cronograma de ação – datas de início de execução e fim de execução. • Etapas de trabalho. • Metodologia. • Cronograma físico- financeiro. • Medidas de acessibilidade. • Medidas de democratização de acesso. • Plano de distribuição. • Plano de comercialização. • Plano de divulgação. • Planilha orçamentária com itens de custo definidos, divididos entre custos de produção, divulgação, administração, taxas e impostos, captação de recursos.

10 • CARTILHA TERCEIRO SETOR 3 – FONTES DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS A captação de recursos (principalmente financeiros) é essencial para o funcionamento e para o cumprimento da missão da grande maioria das ONGs de todo o mundo. Ela garante, por meio de estratégias e processos, o financiamento necessário para a reali- zação de atividades e a sustentabilidade institucional das entidades. Uma boa captação de recursos deve buscar fontes diferentes, sem que nenhuma delas represente 60% ou mais das receitas. A entidade não deve depender de uma só fonte, para não correr o risco de ter de interromper um projeto ou ter suas atividades prejudi- cadas pela falta de recursos. As principais fontes de captação de recursos usadas pelas instituições do terceiro setor são: 3.1 PESSOAS JURÍDICAS As empresas entendem cada vez mais que devem colaborar para o desenvolvimento e a melhoria da comunidade em que estão inseridas. Muito mais do que agir em prol de publicidade e/ou propaganda, as corporações perceberam que esse tipo de investi- mento, cedo ou tarde, traz resultados efetivos para elas. Investir na educação de crianças e adolescentes, por exemplo, resulta em futuros pro- fissionais mais qualificados para o mercado de trabalho.

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 11 Na elaboração do projeto, é muito importante pensar nas contrapartidas para a em- presa apoiadora. Por exemplo, se ela apoiar o projeto, terá seu logo no site da associa- ção, ou ganhará uma palestra sobre qualidade de vida para seus funcionários, etc. Para que a parceria funcione, essa deve ser uma relação ganha-ganha. 3.2 PESSOAS FÍSICAS Segundo pesquisa do IDIS, realizada em 2015, as motivações das pessoas físicas para doar são o incômodo pela desigualdade, a possibilidade de ajudar e o histórico fami- liar (doam porque seus pais já doavam). O que leva a pessoa a doar efetivamente é a sensibilidade à causa (se a pessoa teve um histórico de câncer na família, estará mais inclinada a doar para uma associação de câncer, por exemplo), a confiança na entidade, a disponibilidade financeira e o acesso fácil aos mecanismos de doação. a) Modelos, métodos, alternativas de captação de recursos de pessoas físicas • Arrecadação “face-to-face”. • Crowdfunding ou financiamento coletivo – modelo de economia colab- orativa: pe- quenos valores são arrecadados através de muitas pessoas, tornando sua rede de contribuidores ainda maior. • Venda de produtos ou serviços. • Mala direta, e-mail, marketing ou telemarketing. • Eventos – rifa, bazar, almoços, jantares, festas. 3.3 PODER PÚBLICO Essa forma de captação de recursos é a mais utilizada pelas entidades. No entanto, apesar de ser muito importante ter o apoio financeiro do governo para financiar os projetos da organização, é importante não fazer dele a única forma de captar recursos da entidade, além disso, a organização estará sujeita à regulação que controla a trans- ferência de recursos públicos. Uma questão muito importante à qual se deve dar atenção tem relação ao fato de que o recurso recebido pelo poder público é recurso público, e não privado, o que significa dizer que o seu uso deve ser feito de acordo com as normas de gestão pública, ou seja, essa utilização está sujeita à avaliação de resultados e à prestação de contas.

12 • CARTILHA TERCEIRO SETOR 3.4 LEIS DE INCENTIVO As leis de incentivo foram criadas pelo poder público e configuram uma espécie de re- núncia fiscal, em um contexto no qual o governo abre mão de parte dos impostos para que estes sejam destinados a entidades ou a projetos sociais. É uma possibilidade de as empresas investirem em projetos que tenham alguma relação com o seu próprio planejamento estratégico nas áreas do marketing cultural e social, a um custo zero. Além de ajudarem as instituições e a comunidade onde estão inseridas, elas proporcionarão uma exposição muito positiva da marca e da atuação da empresa, que, para além de estar gerando emprego e renda, ainda tem a possibilidade de ampliar a sua colaboração com a sociedade, em outras áreas que não somente a econômica. São leis de incentivo fiscal para apoio a programas de responsabilidade social: • Lei Rouanet na área da cultura – lei nº 8.313/91. • Lei do Audiovisual – lei nº 8.685/93. • Lei de Incentivo ao Esporte – lei nº 11.438/06. • Programa Nacional de Oncologia (Pronon) – lei nº 12.715/12. • Programa Nacional de Acessibilidade (Pronas) – lei nº 12.715/12. • FIA - Lei nº 8.069/90 (ECA). • Fundo do idoso - lei nº 10.741/03 (Estatuto do Idoso); lei nº 12.213/10 (Fundo do Idoso).

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 13 3.5. EMENDAS PARLAMENTARES As emendas parlamentares são ferramentas que os legisladores brasileiros têm à sua disposição para direcionar recursos do orçamento público. É por meio delas que Verea- dores, Deputados Estaduais e Deputados Federais podem influenciar no que o dinheiro público será gasto. Além disso, importante observar que o financiamento de projetos por meio de emendas deve ser apresentado por esses legisladores e, somente quando aprovados, os recursos para a execução são liberados. 3.6. PROGRAMAS DE NOTA FISCAL (com regulamentação própria para cada estado) Qualquer pessoa pode doar os créditos dos cupons fiscais de suas compras para enti- dades cadastradas. Apesar de parecer simples (basta deixar a nota sem o número do CPF e entregá-la para a organização), o prazo de validade de 30 dias para registro dos cupons faz com que muitos deles não cheguem a tempo nas ONGs. Por isso, é importante ter um bom planejamento de como será a logística com estabe- lecimentos parceiros e da digitação das notas. 4 – APRESENTAÇÃO DE PROJETO EM LEIS DE INCENTIVO FISCAL Apesar de várias fontes estarem disponíveis – e que são válidas para a atuação das entidades de modo geral e para qualquer projeto –, o objetivo do Programa Parceiros para o Desenvolvimento Sustentável (PDS), desenvolvido pelo Instituto Master, é apoiar as entidades a apresentarem projetos somente nas leis de incentivo fiscal. Por esse motivo, serão apenas abordadas, nesta cartilha, questões relacionadas a pro- jetos que se enquadrem nas seguintes leis de incentivo fiscal: • Lei Rouanet na área da cultura – lei nº 8.313/91. • Lei de Incentivo ao Esporte – lei nº 11.438/06. • Programa Nacional de Oncologia (Pronon) – lei nº 12.715/12. • Programa Nacional de Acessibilidade (Pronas) – lei nº 12.715/12. • FIA - Lei nº 8.069/90 (ECA). • Fundo do Idoso - lei nº 10.741/03 (Estatuto do Idoso) e lei nº 12.213/10 (Fundo do Idoso).

14 • CARTILHA TERCEIRO SETOR 4.1 Apresentação de projetos A apresentação dos projetos normalmente depende de cadastro prévio dos proponen- tes junto aos órgãos que irão aprovar – ou não – esse projeto, acompanhar suaa execu- ção e analisar os resultados apresentados na prestação de contas. Importante lembrar, os dados dos projetos variam de acordo com cada lei e com cada um dos formulários disponíveis para a apresentação e análise dos projetos. Assim, a forma de apresentação da proposta precisa ser adaptada, ou formatada, com base nos formulários disponibilizados para esse fim. Além disso, é pertinente mencionar que outros documentos, que não somente os de cadastro da entidade, podem ser solicitados no momento da apresentação do projeto. Eles irão amparar a análise e podem ser cartas de anuência de participantes, currículos dos participantes, anuência de proprietários (no caso de uso de espaços de terceiros), termos de parceria e de convênios, contratos, etc. Uma vez reunida, essa documentação deve ser anexada aos formulários on-line e, no caso de formulários impressos, deve ser enviada em anexo, junto ao formulário do projeto.

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 15 Cada projeto possui o seu rol de documentos obrigatórios e a falta do seu envio preju- dica a análise dos projetos, em alguns casos, levando ao seu indeferimento de imedia- to, por isso, a atenção a esses documentos é de extrema importância. a) Lei da Cultura: Para a Lei da Cultura, o processo de cadastramento do projeto é intei- ramente on-line, feito pelo sistema SALIC no site https://bit.ly/sistema-salic O envio dos documentos também é on-line. b) Lei do Esporte: para a Lei Nacional de Incentivo ao Esporte, os formulários estão dis- poníveis no site https://bit.ly/lei-do-esporte Para apresentar um projeto, há quatro etapas a serem cumpridas pelo proponente: 1. Cadastrar o projeto no Sistema da Lei de Incentivo ao Esporte (SLIE). 2. Imprimir os formulários que serão gerados pelo sistema e assiná-los. 3. Juntar todos os documentos que forem obrigatórios ao seu projeto. 4. Protocolar a entrega do projeto ao Ministério do Esporte (o que pode ser feito pes- soalmente ou via postal, valendo, para isso, o Aviso de Recebimento [AR] emitido pelos Correios). c) PRONAS e PRONON – Os formulários de apresentação de projetos constituem parte integrante da portaria que instituiu os programas e estão disponíveis nos seus ane- xos, juntamente com modelos de declarações que devem também ser enviadas e que constituem parte dos documentos obrigatórios. Para a apresentação de projetos, os formulários e os documentos devem ser enviados pelos Correios e pelo e-mail disponibilizado pelos programas. Após, a tramitação do projeto e o acompanhamento dele pelo proponente é feita por e-mail, mas o Ministério pode solicitar o envio físico da documentação a qualquer momento. d) FIA - Os formulários de apresentação de projetos normalmente são os mesmos dis- ponibilizados pelas Prefeituras Municipais para a realização de Termos de Convênio, nos moldes da lei nº 13.019/14, e normalmente são apresentados em meio físico, diretamente na Secretaria Municipal ou no Conselho gestor do Fundo. Como cada Prefeitura possui regulamentação e modelos próprios para os Fundos, é importante entrar em contato com os gestores para receber os formulários e a lista de docu- mentos obrigatórios para aquele Município. e) Lei do Idoso: idem ao FIA.

16 • CARTILHA TERCEIRO SETOR 4.2 Acompanhamento da tramitação dos projetos a) Cultura: sistema. b) Esporte: sistema. c) PRONAS e PRONON: e-mail e telefone. d) FIA e Idoso: e-mail e telefone. 4.3. Aprovação do projeto A aprovação dos projetos é publicada em jornais oficiais, como no Diário Oficial da União (Cultura, Esporte, PRONAS e PRONON) e em Portarias Municipais e jornais oficiais mu- nicipais (Fundo do Idoso e Fundo da Infância e Adolescência). Uma vez aprovados, os projetos estão aptos a captar os recursos.

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 17 No caso dos projetos da Cultura, Esporte, PRONAS e PRONON, são abertas contas es- pecíficas, em nome do proponente, para o recebimento dos recursos e a execução do projeto aprovado. Cada lei prevê um tipo de abertura de conta: a) Cultura: o Ministério é responsável pela abertura de duas contas em nome do pro- ponente, o que será feito na agência do Banco do Brasil que o proponente indicar no momento da apresentação do projeto. Uma é a conta captação, na qual os recursos devem ser depositados. Quando o projeto atinge 20% do valor aprovado em re- cursos captados, os recursos são transferidos para a conta movimento, em que as movimentações financeiras deverão ser realizadas. b) Esporte: o Ministério é responsável pela abertura de duas contas em nome do pro- ponente, o que será feito na agência do Banco do Brasil ou da Caixa Econômica que o proponente indicar no momento da apresentação do projeto. Uma é a conta cap- tação, na qual os recursos devem ser depositados. A outra é a conta movimento, em que as operações bancárias do projeto deverão ser efetuadas. c) PRONAS e PRONON: o proponente deve abrir as contas – captação e movimento – no Banco do Brasil, e enviar a documentação para o Ministério. O valor captado per- manece bloqueado até a autorização para movimentação do Ministério da Saúde e os recursos só podem ser utilizados se captados, no mínimo, 60% do valor total do projeto, e, nesse caso, deverão sofrer readequação orçamentária e aguardar auto- rização do Ministério para a sua execução. d) FIA e Idoso: o valor captado é depositado na conta dos Fundos Municipais, que trans- ferem o valor para a conta indicada pelo proponente. O proponente deve apresentar uma conta aberta em seu nome, em qualquer banco, que deve ser exclusiva para o recebimento e a movimentação financeira do projeto. A movimentação financeira dessa conta é de responsabilidade do proponente e ela deve atender exclusivamente ao pagamento dos itens de despesas previstos pelo projeto.

18 • CARTILHA TERCEIRO SETOR RESUMO: Lei Órgão Cadastro prévio Formulário Formulário Cultura governamental Projeto prestação de contas Ministério da www.esporte.gov.br https://bit.ly/lei-do- Cidadania / esporte https://bit.ly/lei-do- Secretaria dos esporte Esportes Esporte Ministério da Saúde Envio de Nos anexos da portaria Nos anexos da portaria PRONAS Ministério da Saúde documentos físicos de Consolidação nº 5, de Consolidação nº 5, PRONON para o Ministério de 28 de setembro de de 28 de setembro de FIA e por e-mail, 2017. 2017. Idoso durante o período Nos anexos da portaria Nos anexos daportaria do ano em que os de Consolidação nº 5, de Consolidação nº 5, cadastros estão de 28 de setembro de de 28 de setembro de abertos. 2017. 2017. Envio de documentos físicos para o Ministério e por e-mail, durante o período do ano em que os cadastros estão abertos. Ministério da Saúde Envio de Nos anexos da portaria Nos anexos da portaria documentos físicos de Consolidação nº 5, de Consolidação nº 5, para o Ministério de 28 de setembro de de 28 de setembro de e por e-mail, 2017. 2017. durante o período do ano em que os cadastros estão abertos. Prefeitura Verificar Plano de trabalho da Municipal / necessidade. Prefeitura. Secretaria de Verificar Assistência Social necessidade. Plano de trabalho da Plano de trabalho da ou outra Prefeitura. Prefeitura. Prefeitura Municipal / Secretaria de Assistência

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 19 5 – EXECUÇÃO DE PROJETOS EM LEIS DE INCENTIVO FISCAL 5.1. Execução física e financeira No momento da execução do projeto, é importante que se observe que ele está sujeito ao controle de dois aspectos principais: a execução física e a execução financeira. A execução física é referente à execução do seu objeto, ao alcance dos seus objetivos, metas e resultados. Normalmente, os proponentes devem apresentar as seguintes comprovações de exe- cução física: I. A realização do objeto do projeto, mediante apresentação de relato detalhado, re- sultados, dados estatísticos de acesso, visualizações e compartilhamentos, decla- ração dos patrocinadores e outros participantes, relatório de repercussão na mídia, entre outros. II. A realização das metas, mediante apresentação de imagens com a descrição do acontecimento das atividades e que constem os materiais que identificam o projeto. III. O cumprimento do plano de distribuição, mediante apresentação de recibos que identifiquem as entregas. IV. Relatórios, listas de presença, chamadas, borderôs, declarações, recibos e qualquer outro tipo de documento produzido que possa comprovar dados relativos à realiza- ção do projeto. Na execução financeira, os proponentes devem atentar para a correta realização dos pagamentos, recolhimento de tributos e taxas, e conferência dos comprovantes de despesas. Uma dica importante é que os comprovantes de despesas devem ser enviados para o proponente antes da data do seu pagamento e não o contrário: primeiro o pagamento e depois o comprovante, porque a entidade pode ficar sujeita ao risco de não receber o comprovante de pagamento e ter que devolver o dinheiro pago e não comprovado.

20 • CARTILHA TERCEIRO SETOR Via de regra, são aceitos os seguintes comprovantes de despesas: I. Nota fiscal: sempre que o fornecedor ou prestador de serviço for pessoa jurídica, sendo válidos cupons fiscais até o limite de 10 (dez) UPF/RS. II. Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA): para prestação de serviço de pessoa física. III. Recibo simples: para locação de bens móveis e imóveis de Pessoa Física e para pa- gamento de prêmios. Os comprovantes de despesas deverão: I. Ser originais, enviando o documento eletrônico ou digitalizando a primeira via em cores. II. Ser emitidos contra o próprio proponente ou contra o órgão gestor, no caso de re- muneração do proponente. III. Conter discriminação do serviço ou do produto compatível com a descrição da ativi- dade prevista no item de custo aprovado. IV. Conter a informação da fonte do financiamento, nome do projeto e número de pro- tocolo ou processo. V. Conter data a partir da autorização de financiamento e até a data do prazo final para a entrega da prestação de contas. VI. Ser legíveis e sem rasuras. São aceitos os seguintes comprovantes de pagamento, no valor exato da respectiva despesa: I. Transferências eletrônicas identificadas para a conta do beneficiado. II. Boletos bancários autenticados. III. Comprovantes de débito na conta corrente do projeto, identificando o prestador de serviço ou fornecedor, através do respectivo documento. IV. Guias autenticadas de recolhimento de impostos e contribuições. Na maioria dos casos, as movimentações financeiras devem acontecer por meio ele- trônico, sendo que saques são permitidos apenas em valores mínimos, ou até mesmo proibidos, e o uso do cheque vem sendo cada vez mais desestimulado, uma vez que as transferências eletrônicas têm se mostrado meios mais seguros e de mais fácil comprovação.

CARTILHA TERCEIRO SETOR • 21 5.2. Auditoria na execução É importante que todo o processo seja executado com vistas à prestação de contas, que deverá ser entregue e aprovada, para que a entidade possa continuar a ser pro- ponente de futuros projetos. Por isso, a auditoria dos projetos durante a sua execução deve ser realizada, até mesmo como forma de auxílio ao proponente para que o projeto atinja os seus objetivos e para que erros possam ser corrigidos em tempo, ainda dentro do prazo de execução das atividades previstas. A auditoria irá auxiliar a produção e a juntada dos documentos, durante a realização do projeto, que irão servir de meio hábil para a comprovação da sua execução e a pres- tação de contas. No caso do PRONAS e PRONON, ela é obrigatória e pode ser feita por contador ou por uma empresa externa de auditoria ou assessoria administrativa. No caso dos demais projetos, essa auditoria pode ser interna ou externa e não é obriga- tória, mas é recomendável que seja constituída.

22 • CARTILHA TERCEIRO SETOR 6 – ELABORAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS 6.1 Apresentação de relatórios e comprovantes fiscais e físicos Algumas leis já possuem os formulários de prestação de contas disponíveis para os pro- ponentes, como é o caso da Lei nacional da Cultura, PRONAS, PRONON e Esporte. O FIA e o Fundo do Idoso também devem ter os formulários disponibilizados pelas Prefeituras. A comprovação financeira se dará pelos comprovantes de despesas e de pagamentos realizados na execução do projeto, junto com extratos bancários mensais, extratos de aplicação, extrato de abertura e encerramento de conta, comprovantes de recolhimen- to de saldos aos fundos e demais documentos eventualmente gerados pela entidade ou solicitados pelo órgão financiador. A execução física se dá pela juntada dos documentos gerados durante a execução do projeto. 6.2. Acompanhamento da prestação de contas até a sua aprovação Uma vez entregue, a prestação de contas tem o prazo de 5 anos para ser analisada pelo órgão gestor da lei. Durante esse período, o proponente deve ficar atento porque pode ser solicitada, em diligência, complementação de informações ou requeridos mais documentos compro- batórios, esclarecimentos adicionais, etc. Por isso a importância da coleta de documentos ao longo da execução do projeto e a sua correta execução, além da manutenção de toda a documentação de maneira organizada.