บทที่ 11 การวางแผนและ การพัฒนาระบบ

กกบาารรทพวาทฒั งแนี ผ1ารน1ะแบลบะ systems planning and Development ดร.นวพล แก้วสุวรรณ สาขาการจัดการสารสนเทศ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

1 1 . 1 ก า ร ว า ง แ ผ น อ ง ค์ ก ร 1 1 . 2 ก า ร ว า ง แ ผ น เ พื อ ชิง ค ว า ม ไ ด้ เ ป รี ย บ ใ น ก า ร แ ข่ ง ขั น 1 1 . 3 แ บ บ จาํ ล อ ง ธุ ร กิ จ แ ล ะ 1 1 . 4 ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ แ ล ะ การวางแผน ก า ร เ ป ลี ย น แ ป ล ง อ ง ค์ ก ร 11.5 การวางแผนระบบ 1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ สารสนเทศ

ความหมาย

1 1 . 1 ก า ร ว า ง แ ผ น อ ง ค์ ก ร การดาํ เนนิ งานใดๆในภาคธุรกจิ มกั เรม่ิ ตนดวยการวางแผนเสมอเพราะการวางแผน ถือเปนสว นประกอบ สาํ คัญท่นี าํ พาองคกรไปสูเปา หมายดว ยวธิ กี ารอยางมแี บบแผน มที ิศทางกระบวนการอยา งมรี ะบบ การวางแผนกระบวนการวางแผนองคก ร(Organizational Planning) ท่พี อสรุปไดดังน้ี 1. การสรา งทีมงาน ตวั แบบจาํ ลอง และการเห็นพองตอ งกันอยางเปนเอกฉนั ท 2. การประเมินผลสาํ เร็จขององคก ร และการไดม าของทรัพยากรเหลาน้ัน 3. การวเิ คราะหธ รุ กิจ เศรษฐกิจ การเมอื ง และสภาพแวดลอ มทางสงั คม 4. การคาดการณแ ละประเมนิ ผลกระทบจากการพฒั นาในอนาคต 5. การสรางวสิ ยั ทศั นรวมกนั 6. การตัดสนิ ใจเกย่ี วกบั การดาํ เนินกจิ กรรมใดๆ

1 1 . 1 ก า ร ว า ง แ ผ น อ ง ค์ ก ร ( ต่ อ ) สว นประกอบของกระบวนการวางแผนองคกร

1 1 . 1 ก า ร ว า ง แ ผ น อ ง ค์ ก ร ( ต่ อ ) แผนการ (Plan) : ประกอบดว ยกิจกรรมในรูปแบบที่ชดั เจน ดังน้นั แผนการถอื เปน แถลงการณ แผนการจะนาํ ไปสกู ารปฏบิ ตั ิ การปฏบิ ตั จิ ะนาํ ไปสูผลลัพธ การวางแผนกลยทุ ธ (Strategic Planning) จะเก่ียวขอ งกบั พนั ธกจิ เปา หมาย กลยุทธ และ นโยบายขององคก ร เพ่ือตอบคาํ ถามเกี่ยวกบั การกําหนดกลยทุ ธวิสยั ทศั น เชงิ กลยุทธ (Strategic Visioning) จะเก่ยี วขอ งกบั การต้งั วตั ถปุ ระสงคแ ละการ พัฒนาขน้ั ตอนวิธี กฎ ตารางปฏิบตั ิงาน และงบประมาณ การวางแผนปฏิบตั ิการ (Operational Planning) จะดาํ เนินการแบบระยะส้ัน

1 1 . 1 ก า ร ว า ง แ ผ น อ ง ค์ ก ร ( ต่ อ )

1 1 . 2 ก า ร ว า ง แ ผ น เ พื อ ชิ ง ค ว า ม ไ ด้ เ ป รี ย บ ใ น ก า ร แ ข่ ง ขั น การวางแผนเพื่อชงิ ความไดเปรยี บในการแขงขัน จัดเปนส่งิ สําคญั ดังนั้นกลยทุ ธ ทางธุรกิจหรอื การวางแผนทางไอที จงึ นําไปสกู ารประเมนิ ศกั ยภาพและความเสีย่ งของ องคกรการวางแผนกลยทุ ธทางธุรกจิ และไอที มักใช แมทริกซโ อกาสทางกลยทุ ธ (Strategic Opportunities Matrix)ที่ชวยประเมินศักยภาพของกลยทุ ธท างธรุ กจิ และไอที

1 1 . 2 ก า ร ว า ง แ ผ น เ พื อ ชิ ง ค ว า ม ไ ด้ เ ป รี ย บ ใ น ก า ร แ ข่ ง ขั น ( ต่ อ ) การวเิ คราะหS WOT (SWOT Analysis)เปนเครอื่ งมือในการประเมินสถานการณ ถงึ ผลกระทบในแตละความเปน ไปไดข องโอกาสทางกลยุทธทีส่ ามารถมใี นองคก รรวมถึง การใชเทคโนโลยีสารสนเทศดวยการกําหนด จุดแขง็ (S = Strengths) จดุ ออน (W =Weakness) โอกาส (O = Opportunity) และอปุ สรรค (T = Threat ) ซง่ึ เปน ปจ จัยภายนอก

1 1 . 2 ก า ร ว า ง แ ผ น เ พื อ ชิ ง ค ว า ม ไ ด้ เ ป รี ย บ ใ น ก า ร แ ข่ ง ขั น ( ต่ อ ) ผูจดั การฝายการตลาดจาํ เปนตองลงทนุ วิจัยการตลาดเพอ่ื เก็บขอ มลู โดยสวนใหญม ักจะใชว ธิ ีการตอ ไปนี้ การวจิ ยั การตลาดเชิงคุณภาพ การวิจัยการตลาดเชิงปริมาณ เทคนิคการทดลอง เทคนิคการสงั เกตการณ การออกแบบและคอยตรวจตราและสภาพแวดลอ มตางๆท่ีหลากหลาย

1 1 . 3 แ บ บ จาํ ล อ ง ธุ ร กิ จ แ ล ะ ก า ร ว า ง แ ผ น แบบจาํ ลองธรุ กจิ (Business Model) คือกรอบแนวคิดทแ่ี สดงถึงองคป ระกอบตา งและตรรกะทาง เศรษฐศาสตรทมี่ ีเหตุมผี ลตอการดําเนินงาน ใครคือลูกคาของเรา ?? จะมอบคณุ คาอะไรแกล ูกคา ของเรา ?? ตองใชต นทุนเทาไรกับการสงมอบคุณคา ไปยังลกู คา ของเรา ?? เราจะทาํ เงนิ ในธุรกจิ นไ้ี ดอ ยางไร ??

1 1 . 4 ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ แ ล ะ ก า ร เ ป ลี ย น แ ป ล ง อ ง ค์ ก ร การออกแบบสารสนเทศใหม หมายถงึ องคกรกําลงั มกี ารออกแบบหรอื เปล่ยี นแปลงองคกรใหมอ ยู ซ่ึงผสู รา งระบบจะตอ งเขาใจถึงผลกระทบทีเ่ กดิ ข้นึ โดยเฉพาะกระบวนการธรุ กิจและภาพรวมขององคก รท้ังหมด ระดบั การเปลีย่ นแปลงโครงสรางองคกรทง้ั 4 ชนดิ อันไดแ ก 1. ระบบงานอตั โนมัต(ิ Automation) 2. การเปลีย่ นแปลงกระบวนการทาํ งาน(Rationalization) 3. การปรบั ร้ือระบบใหม(Reengineering) 4. การปรบั เปลยี่ นกระบวนทศั นส ูองคกรทม่ี คี วามเปน เลศิ (Paradigm shifts)

11.5 การวางแผนระบบสารสนเทศ ในปจ จุบัน บรษิ ทั ตา ง ๆ ตองประสบกับปญ หา ยอดขายลดลง ตน ทนุ ในการ ผลิตสนิ คา และบริการอยใู นระดบั สูงและประสบกับการขาดทุนจากการดําเนินงาน ซงึ่ เปน ปญ หาระยะสัน้ ที่สําคญั อาจจะทาํ ใหบ ริษัทไมสามารถดําเนินธุรกจิ ตอไปได ในท่ีสุด แตขณะเดยี วกนั บริษทั ตองเผชิญกับปญหาความไดเ ปรียบในการแขง ขนั ที่ ลดลงซ่งึ เปน ปญหาระยะยาวท่ีมีความสําคญั ในการกําหนดความอยรู อดและการเติบโตของบริษัทในอนาคต ดงั นนั้ การวางแผนจึงเปน การสง่ิ สําคญั ตอ การวางแผนกลยุทธทางไอที กบั กลยุทธข ององคกรทงั้ หมดรวมเขาดว ยกนั

1 1 . 5 ก า ร ว า ง แ ผ น ร ะ บ บ ส า ร ส น เ ท ศ ( ต่ อ ) ข้ันตอนการวางแผนระบบสารสนเทศ สรางพนั ธกิจระดบั องคกรและพนั ธกจิ ทางดานไอที กําหนดวสิ ยั ทศั นท ีช่ ดั เจนตอ การนาํ ไอทีมาใชกบั องคก ร สรา งกลยทุ ธท างไอทีและแผนยทุ ธวิธขี ้ึนมา วางแผนการปฏบิ ัติงานเพือ่ นําไปสูความสาํ เร็จตามพันธกจิ และวิสยั ทศั น กําหนดงบประมาณเพื่อมนั่ ใจวา สามารถจดั หาทรัพยากรเพื่อนําไปสคู วามสําเร็จตามพันธกจิ และวิสัยทัศน

1 1 . 5 ก า ร ว า ง แ ผ น ร ะ บ บ ส า ร ส น เ ท ศ ( ต่ อ ) ข้นั ตอนการวางแผนระบบสารสนเทศ

1 1 . 5 ก า ร ว า ง แ ผ น ร ะ บ บ ส า ร ส น เ ท ศ ( ต่ อ ) พนั ธกจิ (Mission) หรือภารกจิ เปน จดุ มุงหมายทแี่ สดงถงึ เหตผุ ล เปน หลักการนํามาใชเพอื่ เปนการ กาํ หนดเปาหมาย วตั ถปุ ระสงค และกลยทุ ธ และถือเปนกรอบการทาํ งานของกลยุทธใ นภาพรวมทง้ั หมด วิสัยทศั น(Vision) จะบอกใหรูถึงส่งิ ทอี่ งคก รอยากใหเ ปน หรือตอ งการจะเปน ในอนาคตเพอ่ื ใหรูทิศทางของ องคกรที่จะดาํ เนินในอนาคต

1 1 . 5 ก า ร ว า ง แ ผ น ร ะ บ บ ส า ร ส น เ ท ศ ( ต่ อ ) ตัวอยางวสิ ยั ทศั น พันธกิจ มหาวิทยาลยั สงขลานครนิ ทร

1 1 . 5 ก า ร ว า ง แ ผ น ร ะ บ บ ส า ร ส น เ ท ศ ( ต่ อ ) การวางแผนเพือ่ ใหเปนมาตรฐานเดียวกัน 1. ประหยัดตนทุน 2. การฝกอบรมทีม่ ปี ระสทิ ธิภาพ 3. การสนับสนนุ ที่มปี ระสทิ ธภิ าพ การวางแผน การพัฒนา หลงั จากการวางแผนผูบริหารจะตอ งตัดสนิ ใจวาจะนําไปสกู ารพัฒนาได อยางไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบทีน่ ิยมใชคือวงจรการพฒั นาระบบ ทปี่ ระกอบดวยระยะตางๆต้ังแตเ ร่มิ โครงการจนกระทง่ั ไดระบบมาใชง าน เพ่ือเปน แนวทางสกู ารปฏิบัติ และนําไปสกู ารดําเนนิ การ

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ วงจรชวี ิตการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC) จัดเปน ขบวนการในการพัฒนาระบบ โดยแตละระบบทกี่ ําลงั จะถกู สรางขน้ึ จะเรม่ิ ขบวนการในการสรา งไปจนกระทงั่ ถึงกาํ หนดทว่ี างไวและข้ันตอน สุดทายคือการ ติดต้งั ระบบและเกดิ การยอมรับระบบ ชวี ติ ของระบบยงั รวมไปถึงขัน้ ตอนในการดูแลรักษา และการทดลองใชด วย ประกอบไปดว ยระยะตา งๆ ดงั นี้

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะที่ 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) การวางวางแผนโครงการจัดเปนกระบวนการพน้ื ฐานบนความเขาใจเก่ียวกับ กระบวนการสรางระบบใหม ขั้นตอนแรกคอื ตองมจี ดุ กําเนดิ ของระบบงาน (ProjectInitiate) โดยจดุ กําเนดิ ของระบบงานสามารถเกิดขนึ้ จากแรงกดดนั ภายในและภายนอก ผใู ชร องขอใหป รับปรุงระบบใหม ผูบรหิ ารระดบั สงู ตองการพัฒนาระบบใหม ปญหาและขอ ผิดพลาดของระบบงาน แรงกดดนั จากภายนอก

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะที่ 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) (ตอ) และยงั สามารถนาํ แนวคิด PIECES มาประยุกตใชก็ได Performance ความตองการใหมกี ารปรบั ปรงุ ดานการปฏบิ ัตงิ าน Information ความตอ งการใหม กี ารปรับปรงุ ดา นขอ มลู สารสนเทศ Economics ความตอ งการใหมคี วบคุมตนทุน คาใชจ าย Control ความตองการใหม รี ะบบควบคมุ และระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี Efficiency ความตอ งการเพิ่มประสทิ ธภิ าพในการปฏิบตั งิ าน Service ความตอ งการใหป รบั ปรงุ บรกิ ารใหด ยี ่ิงข้ึน ซง่ึ มผี ลทงั้ ตอลกู คา และพนักงาน

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะท่ี 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) (ตอ ) บทบาทของนกั วเิ คราะหระบบ

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะที่ 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) (ตอ ) บทสรปุ ของระยะการวางแผนโครงการ กาํ หนดปญ หา ศกึ ษาความเปน ไปไดข องโครงการ การบริหารโครงการ

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะท่ี 1 การวางแผนโครงการ (Project Planning Phase) (ตอ ) ัผงงานส ุรปงานในระยะ ่ีท 1

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะที่ 2 การวเิ คราะห (Analysis Phase) วัตถปุ ระสงคหลกั ของระยะการวเิ คราะหค อื จะตองศึกษาทําความเขา ใจในความ ตอ งการทรี่ วบรวมมา ดังนัน้ การรวบรวมความตอ งการ(Requirements Gathering) จัดเปน งานขน้ั พื้นฐานของการวิเคราะห จากนัน้ นักวิเคราะหระบบจะนําขอกาํ หนด ไปพัฒนาออกมาเปน ความตองการของระบบ และตอไปก็ดาํ เนินการพัฒนาแบบจาํ ลองขอ มลู บทสรุปของระยะการวเิ คราะห ประกอบดวย วเิ คราะหร ะบบงานปจจุบัน สรางขอ กําหนดความตองการ สรางแบบจาํ ลองกระบวนการ สรางแบบจาํ ลองขอมลู

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะที่ 3 การออกแบบ (Design Phase) ระยะการออกแบบจะนําแบบจําลองเชงิ ตรรกะที่ถูกสรา งขน้ึ มาจากระยะการวิเคราะหม าสรางเปน แบบ จาํ ลองเชิงกายภาพเพอื่ นาํ ไปสกู ารออกแบบทางออกของระบบ โดยการออกแบบระดับสงู จะประกอบดวย การพัฒนาโครงสรา งสถาปต ยกรรมสําหรบั โปรแกรมซอฟแวร ฐานขอ มูล ยูสเซอรอ ินเตอรเ ฟซ และสภาพ แวดลอมการปฏิบัตกิ าร สว นการออกแบบระดบั ต่าํ ลงมา ก็ประกอบดวยการพฒั นาอลั กอรทิ ึมและ โครงสรา งขอมูลท่จี ําเปนตอการนําไปพัฒนาโปรแกรม

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะท่ี 3 การออกแบบ (Design Phase) (ตอ) ระยะของการออกแบบทสี่ าํ คญั คือการจดั หาระบบ (System Acquistition) แตละวิธตี างมีขอดีขอ เสยี ดังนี้ การพัฒนาโปรแกรมขน้ึ มาเอง การซ้อื โปรแกรมสาํ เรจ็ รูป การวา จางหนวยงานภายนอก (In-house/Custom Development) (Package Software) (Outsourcing) 1. สามารถตอบสนองความตองการ 1. สามารถนาํ มาใชง านไดท นั ที รวดเรว็ 1. เหมาะสาํ หรับองคกรทไ่ี มม คี วามพรอ ม แกผใู ชมากท่สี ดุ 2. โปรแกมมคี ุณภาพ มเี อกสารประกอบ 2. หนวยงานไดใ ชระบบงานทท่ี ันสมัย 2. ลดคาใชจ ายดา นอุปกรณฮารด แวร การใชง าน 3. ม่ันใจวาไดร ะบบทีต่ อ งการ 3. ผใู ชระบบกับทมี งานมีความคนุ เคย 3. โปรแกรมมีการปรับปรุงเวอรช น่ั 4. สามารถควบคมุ คาใชจายได 4. หากเกดิ ขอขัดของ ผูใ ชง านสามารถเรยี ก 4. ไดรบั การบรกิ ารและคําปรึกษาจาก 5. การปรบั ปรงุ ระบบใหม คี วามทันสมยั ใชบ ริการทีมงานไดทนั ที ตวั แทนจําหนาย สามารถทาํ ไดง าย 6. เอกสารเกีย่ วกับระบบมีความครบถว น เปนระบบ มมี าตรฐาน 1. สน้ิ เปลืองคาใชจ า ย 1. ตองเลอื กซื้อโปรแกรมจากบริษัท 1. บรษิ ทั เอาตซอรส ที่มีศกั ยภาพสงู ใน 2. เอกสารประกอบโปรแกรม ท่ีมีความนา เช่อื ถือ ประเทศไทยมีนอย หรือแผนภาพระบบตา งอาจไมไดมาตรฐาน 2. คาใชจายสงู 2. สูญเสยี ความลับขององคก ร 3. ไมเ หมาะสาํ หรับระบบงานที่มีความซับซอน 3. ผใู ชง านในองคก รจําเปน ตองไดร ับ 3. องคกรจําเปนตองพ่งึ พาบริษัท การฝกอบรม เอาตซอรส เพื่อดแู ลระบบ 4. หากระบบเกิดขอขดั ขอ ง ตองไดร ับการ 4. อาจไดร บั แรงตอ ตา นจากพนกั งาน ปรกึ ษาจากบริษทั ตัวแทนจําหนาย 5. คา ใชจ า ยสงู 6. หากบรษิ ทั เอาตซ อรส ปด กิจการ อาจสงผลกระทบตอ องคกร

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะท4่ี ระยะการนาํ ไปใช (Implementation Phase) ระยะการนําไปใชเ ปนการนาํ ส่ิงท่ไี ดจ ากระยะกาออกแบบมาดําเนินการใหระบบเกิดผลข้นึ มาดว ยการ สรา งระบบ การทดสอบระบบ และการปรับระบบใหมกิจกรรมท่ีสําคัญของระยะการนาํ ไปใชค อื การปรบั เปล่ยี นระบบ (System Changeover) เปน การนําระบบใหมมาใชแ ทนระบบเดิม การปรบั เปลย่ี นระบบโดยทนั ที (Direct Cutover) การปรบั เปลี่ยนแบบคูข นาน (Parallel Operation) การเปลี่ยนระบบทลี ะเฟส (Phased Operation) การปรบั เปล่ียนแบบนํารอ ง (Pilot Operation)

1 1 . 6 ว ง จ ร ก า ร พั ฒ น า ร ะ บ บ ( ต่ อ ) ระยะท่ี 5 การบํารุงรกั ษา (Maintenance Phase) บทสรุปของระยะการบํารุงรกั ษา 1. การบํารงุ รักษาระบบ (System Maintenance ) การบํารงุ รกั ษาระบบดว ยการแกไขใหถ ูกตอ ง (Corrective Maintenance ) การบํารงุ รกั ษาระบบดวยการดัดแปลง (Adaptive Maintenance ) การบํารงุ รกั ษาระบบดวยการการปรบั ปรงุ ใหดยี ิ่งขนึ้ (Perfective Maintenance ) การบํารุงรกั ษาระบบดวยการปอ งกัน (Preventive Maintenance ) 2. การชวยเหลอื ผูใช(User Help) การชว ยเหลอื ผใู ช เอกสารจะประกอบดวย คูมอื การปฏบิ ัติงาน เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส เอกสารสาํ หรบั โปรแกรมเมอร นอกจากน้ีการบริการ Help Desk ท่ีมสี าํ หรับผูเชยี่ วชาญทางไอทีไวคอยใหค ําปรกึ ษา