Selasa Berkualitas Week32

APA ITU SKALA PRIORITAS PEKERJAAN ? ADA 8 TIPS NIH BUAT KITA #SelasaBerkualitas #Week32

#SelasaBerkualitas Pada pekerjaan kita, tak jarang bahwa kita akan dihadapkan oleh beberapa tugas yang harus diselesaikan dalam waktu yang bersamaan. Namun tentu tidak akan memungkinkan bagi seseorang untuk melakukan hal tersebut secara bersamaan. Sebab, hal ini dapat membuat pekerjaan menjadi tidak maksimal dan kurang produktif. Jika kita berada dalam situasi seperti ini, maka tentu kita harus menentukan skala prioritas agar pekerjaan menjadi lebih terorganisir dan cepat selesai. Bagaimana cara menentukannya? Yuk, temukan jawabannya pada #Selasaberkualitas kali ini ! Back to Agenda

#SelasaBerkualitas APA ITU SKALA PRIORITAS ? Skala prioritas adalah suatu kondisi dimana kita menentukan urgensi dari kebutuhan atau pekerjaannya yang harus didahulukan. Biasanya skala prioritas ini akan diperlukan ketika pekerjaan kita sedang menumpuk atau deadline berbarengan. Tujuan dari skala prioritas ini adalah untuk membantu kita mengetahui tugas mana yang harus didahulukan, sehingga kita dapat menghemat lebih banyak waktu. Sebaliknya, jika kita tidak mempunyai skala prioritas maka segala pekerjaannya akan terganggu dan tidak bisa terselesaikan dengan baik serta tepat waktu. Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 1. Urgent & important Pada kuadran pertama berisi hal-hal yang paling penting dan mendesak untuk dikerjakan terlebih dahulu 2. Important but not urgent Selanjutnya pada kuadran kedua ini, pekerjaan yang kita lakukan lebih ke yang bersifat jangka panjang dan tidak mendesak 3. Urgent but not really important Kebalikan dari kuadran dua, pada kuadran tiga ini kita mengerjakan tugas yang tidak terlalu penting namun mendesak 4. Not urgent & not important Kegiatan pada kuadran empat ini lebih baik kita lakukan ketika sedang kosong. Sebab, kegiatan tersebut tidak mempunyai kontribusi pada produktivitas kamu Back to Agenda

#SelasaBerkualitas Manfaat Menyusun Skala Prioritas Ada banyak manfaat yang bisa kita peroleh dengan menentukan skala prioritas sebelum bekerja, yaitu: Meningkatkan fokus dan konsentrasi terhadap pekerjaan Pekerjaan menjadi lebih maksimal dan cepat selesai Menghemat waktu untuk bisa melakukan hal lain Meminimalisir kesalahan dan revisi pengerjaan Pekerjaan menjadi lebih terarah dan teratur Mengurangi stres dan rasa panik Meningkatkan kinerja dan produktivitas kerja Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 1. Tentukan tugas mana yang paling penting dan mendesak Pertama, tentukan tugas mana yang harus kita kerjakan terlebih dahulu dan kemudian jadwalkan ke dalam to do list kita yang bisa ditempelkan pada meja kerja kita. Urutkan tugas tersebut berdasarkan kuadran, tenggat waktu pengumpulan, ekspektasi atau permintaan leader & rekan kerja. Dengan begitu, pekerjaan kita akan menjadi lebih teratur dan selesai tepat waktu. Tidak hanya itu saja, bahkan kita bisa mempunyai waktu lebih untuk mengerjakan pekerjaan lain maupun berkumpul dengan keluarga. Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 2. Tentukan tujuan utama Pastikan kita mempunyai tujuan atau ekspektasi yang ingin dicapai. Misalnya, dalam minggu ini kita ingin bisa mencapai produktivitas kerja, atau target yang kita buat hari ini harus bisa tercapai 100% sesuai timeline yang ditentukan Jadi pilihlah pekerjaan yang mampu mewujudkan hal tersebut untuk kita kerjakan terlebih dahulu. Jika kita menetapkan tujuan di setiap masing- masing pekerjaan, maka kita pun dapat lebih termotivasi dan semangat dalam mengerjakannya. Hal ini tentu akan berdampak positif pada kinerja atau performa kerja kita Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 3. Buat jadwal kerja Melalui penjadwalan kerja ini kita bisa lebih mudah mengetahui dan mengingat waktu, durasi, tugas, dan hal penting lainnya dari suatu pekerjaan. Manfaatkan berbagai aplikasi atau tools yang dapat membantu mengorganisir pekerjaan kita. Jangan lupa juga untuk mengaktifkan notifikasi atau alarm deadline dari masing-masing tugas Selain itu, jika kita bisa mengatur jadwal kembali jika ada perubahan kegiatan atau revisi dari leader. Gabungkan beberapa pekerjaan dalam satu hari yang sama agar lebih cepat selesai, namun jangan sampai overload atau membuat kita kewalahan. Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 4. Tetapkan batasan Jika fokus dan konsentrasi kita akan pekerjaan tidak ingin diganggu, maka tetapkan batasan. Misalnya tidak menerima telepon di tengah kesibukan, menolak diajak ngobrol dengan rekan kerja lain, atau melarang seseorang mendatangi langsung meja kita saat kita fokus bekerja Berikan pengertian kepada semua orang mengenai batasan-batasan tersebut. Jika kita membicarakannya di awal, maka mereka tidak akan salah paham atau bahkan sakit hati dengan tindakanmu. Kita bisa mengubah status “online” menjadi “in meeting/do not disturb” di aplikasi komunikasi kantor kita. Dengan begitu, orang yang ingin menghubungi kita bisa mengetahui apa yang sedang kita lakukan dan akan kembali di lain waktu. Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 5. Lakukan evaluasi Buatlah penilaian atas urgensi pekerjaan yang telah kita lakukan sebelumnya. Apakah memang sudah efektif membantu pekerjaan atau bahkan malah membuat pekerjaan menjadi tidak maksimal ? Inilah perlunya ada evaluasi yang harus kita lakukan setiap minggu atau bulan. Cari tahu kira-kira apa penyebabnya dan bagaimana cara untuk mengatasinya. Dengan begitu, kita menjadi bisa lebih maksimal kembali dalam mengerjakan tugas dan mencapai tujuan dengan tepat. Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 6. Pahami nilai dari setiap pekerjaan Setiap pekerjaan biasanya mempunyai nilai dan tujuan yang berbeda-beda. kita harus bisa memahami hal tersebut dengan baik dan tepat. Nilai ini bisa dilihat dari besar dampak atau efek yang akan dihasilkan dari suatu tugas untuk perusahaan. Pekerjaan yang mempunyai nilai besar bagi perusahaan biasanya akan diutamakan. Secara umum, nilai-nilai ini diartikan dalam tiga hal, yaitu: Time (waktu): Semua pekerjaan tentu mempunyai deadline masing-masing dan kita perlu memperhatikan hal tersebut untuk bisa mendapatkan hasil yang memuaskan Cost (biaya): Tidak hanya soal uang, namun juga sumber daya manusia yang membantu kita dalam pekerjaan. Ketahui apakah kita membutuhkan orang lain atau tidak untuk menyelesaikan pekerjaan Scope (lingkup): kita juga perlu memahami sebesar besar jangkauan dari pekerjaan yang kita lakukan. Jika deadline terlalu mepet, maka resiko yang kita tanggung akan semakin besar Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 7. Delegasikan pekerjaan Jika kita merasa pekerjaan terlalu banyak dan menumpuk sampai membuat kita kewalahan, maka mintalah bantuan kepada anggota tim atau rekan kerja lain untuk mengerjakannya. Dengan begitu, beban kerja akan berkurang dan kita bisa maksimal mengerjakan tugas yang lebih penting serta mendesak Alihkan pekerjaan yang tergolong dalam kuadran dua atau tiga dan pastikan orang yang kita mintai bantuan mampu untuk mengerjakannya. Jangan lupa untuk menginformasikan hal penting terkait pekerjaan tersebut kepada mereka, misalnya target yang harus dicapai, apa yang tidak boleh dimasukkan, dan sebagainya. Tujuannya agar pekerjaan yang mereka kerjakan sesuai dengan ekspektasi kita. Tapi ingat mendelegasikan pekerjaan bukan berarti memanfaatkan orang lain, ini sebagai bentuk kerja sama agar tujuan pekerjaan lebih fisien Back to Agenda

#SelasaBerkualitas 8. Jangan Menunda Pekerjaan Percuma saja jika kita sudah menetapkan prioritas pekerjaan, namun kita sering menundanya yang membuat kita menghabiskan lebih banyak waktu. Hindari kebiasaan ini dan mulailah untuk lebih disiplin dalam bekerja Terapkan seluruh prioritas yang sudah kita buat, mulai dari urutan tugas hingga durasi pengerjaannya. Dengan demikian, pekerjaan dapat selesai dengan baik dan kita pun lebih mudah mencapai kesuksesan dalam bekerja Back to Agenda

Ada hal yang harus dilepaskan demi hal lain, Karena tidak semua hal bisa kita genggam bersamaan, Dalam hal ini kita diajarkan bagaimana prioritas, Tentang menentukan lebih dulu hal yang lebih pantas #SelasaBerkualitas #Week32 Back to Agenda 09