รวมเล่ม-ระเบียบงานสารบรรณ ฉ1-ฉ4-ระเบียบ

รวมเล่ม ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ท่ีแก้ไขเพิ่มเตมิ ฉบบั ท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ ที่แก้ไขเพิ่มเติม ฉบับที่ ๓ พ.ศ. ๒๕๖๐ และท่แี กไ้ ขเพิ่มเตมิ ฉบบั ท่ี ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ (๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔) (ระเบียบฯ) itg โดย กองการเจา้ หนา้ ที่ องคก์ ารบริหารส่วนจังหวดั แพงเพชร

คำนำ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ได้มีการแก้ไขเพิ่มเติมฉบับปัจจุบัน เป็นฉบับที่ ๔ เมื่อวันที่ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔ เพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการปฏิบัติงานสารบรรณ เพื่อให้การทำ หนังสือราชการถูกต้องตามระเบียบฯ มีประสิทธิภาพ และทันสมัย กองการเจ้าหน้าที่ องค์การบริหารส่วน จังหวัดกำแพงเพชร ได้รวบรวมข้อมูล เพื่อจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณและรูปแบบการเขียน -พิมพ์ หนงั สือราชการข้นึ จากระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแ่ี กไ้ ขเพม่ิ เติม กองการเจ้าหน้าที่ องค์การบริหารส่วนจังหวัดกำแพงเพชรหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือเล่มนี้จะเป็น ประโยชน์ต่อ หนว่ ยงานตา่ ง ๆ ในสังกดั องค์การบริหารส่วนจงั หวัดกำแพงเพชร ในการดำเนินภารกิจต่าง ๆ ให้ บรรลวุ ัตถุประสงค์ ต่อไป กองการเจา้ หนา้ ที่ องค์การบรหิ ารสว่ นจงั หวดั กำแพงเพชร ๓๐ มิถุนายน ๒๕๖๔

สารบญั ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖................................................................. ๑ หมวด ๑ ชนดิ ของหนังสอื .......................................................................................................................... ๒ ส่วนท่ี ๑ หนงั สอื ภายนอก....................................................................................................................... ๓ สว่ นท่ี ๒ หนังสอื ภายใน .......................................................................................................................... ๔ ส่วนท่ี ๓ หนังสอื ประทับตรา................................................................................................................... ๕ ส่วนที่ ๔ หนังสือสง่ั การ........................................................................................................................... ๖ ส่วนท่ี ๕ หนงั สอื ประชาสัมพันธ์.............................................................................................................. ๗ สว่ นท่ี ๖ หนงั สอื ทีเ่ จ้าหน้าท่ีทำข้นึ หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ...................................................... ๘ ส่วนที่ ๗ บทเบด็ เตลด็ ...........................................................................................................................๑๐ หมวด ๒ การรบั และสง่ หนงั สือ................................................................................................................๑๓ ส่วนท่ี ๑ การรบั หนงั สือ ........................................................................................................................๑๓ สว่ นที่ ๒ การสง่ หนงั สือ ...........................................................................................................................๑๔ ส่วนท่ี ๓ บทเบ็ดเตลด็ ...........................................................................................................................๑๖ หมวด ๓ การเกบ็ รักษา ยืม และทำลายหนังสอื ......................................................................................๑๖ สว่ นที่ ๑ การเก็บรักษา .........................................................................................................................๑๖ สว่ นที่ ๓ การทำลาย .............................................................................................................................๒๑ หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง...........................................................................................๒๓ หมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ [] ..............................................................................................๒๕ บทเฉพาะกาล...........................................................................................................................................๒๖

-๑- ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แกไ้ ขเพ่มิ เติม ฉบับท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ แกไ้ ขเพม่ิ เตมิ ฉบับท่ี ๓ พ.ศ. ๒๕๖๐ และท่ีแก้ไขเพ่ิมเติม ฉบบั ที่ ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ (๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔) โดยที่เป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เพือ่ รองรบั และสนับสนุนการปฏิบัตงิ านสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิคเพิ่มเติม อาศัยอำนาจตามความในมาตรรา ๑๑ (๘) แห่งพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. ๒๕๓๔ นายกรฐั มนตรีโดยความเห็นชอบของคณะรฐั มนตรจี งึ วางระเบยี บไว้ ดังต่อไปน้ี ขอ้ ๑ ระเบยี บนีเ้ รยี กวา่ “ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔” ข้อ ๒ ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป เว้นแต่ข้อ ๗ และข้อ ๑๐ ให้ใช้บังคับเมื่อพ้นกำหนดเก้าสิบวันนับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป และข้อ ๘ ให้ใชบ้ ังคบั ตัง้ แตว่ ันที่ มกราคม พ.ศ. ๒๕๖๕ เป็นต้นไป ขอ้ ๓ ให้ยกเลกิ ความในบทนยิ ามคำว่า \"ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์\" ในข้อ ๖ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ แก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ขอ้ ๔ ระเบียบนใ้ี ห้ใช้บงั คับแก่สว่ นราชการ ส่วนราชการใดมีความจำเป็นที่จะต้องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากทีไ่ ด้กำหนดไว้ในระเบียบน้ี ให้ขอทำความตกลงกับผรู้ กั ษาการตามระเบียบน้ี ข้อ ๕ [๑] ในกรณีที่กฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการ รักษาความลับของทางราชการ กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตาม กฎหมาย หรือระเบยี บวา่ ดว้ ยการนนั้ ขอ้ ๖ ในระเบียบนี้ “งานสารบรรณ” หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำการรับ การ ส่ง การเก็บรักษา การยมื จนถงึ การทำลาย “หนังสือ” หมายความวา่ หนงั สือราชการ [๑] ข้อ ๕ : ความเดมิ ถกู ยกเลกิ โดยข้อ ๓ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วามที่พมิ พ์ไวแ้ ทน

-๒- “อิเลก็ ทรอนกิ ส์”[๒] หมายความวา่ การประยุกต์ใช้วธิ ีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลนื่ แมเ่ หล็กไฟฟ้าหรือ วิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็กหรอื อุปกรณท์ เี่ กีย่ วข้องกบั การประยกุ ต์ใชว้ ิธตี า่ งๆ เชน่ ว่านน้ั \"ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์\"[๓] หมายความว่า การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือ ผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่ว น ราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใดตามที่หัวหน้ าส่วน ราชการกำหนดดว้ ย\" “หนังสืออิเล็กทรอนิกส์”[๔] หมายความว่า หนังสือราชการที่จัดทำและได้รับ ส่ง หรือ เก็บรักษาด้วย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ “ส่วนราชการ” หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐทั้งใน ราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศและให้ หมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย “คณะกรรมการ” หมายความว่า คณะบุคคลท่ไี ด้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบตั ิงานในเรื่องใดๆ และใหห้ มายความรวมถงึ คณะอนกุ รรมการ คณะทำงาน หรอื คณะบุคคลอืน่ ที่ปฏบิ ัตงิ านในลักษณะเดยี วกัน ข้อ ๗ คำอธิบายซึ่งกำหนดไว้ท้ายระเบียบ ให้ถือว่าเป็นส่วนประกอบทีใ่ ช้ในงานสารบรรณและใหใ้ ช้ เปน็ แนวทางในการปฏิบัติ ขอ้ ๘ ให้ปลดั สำนกั นายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบยี บนี้ และให้มีอำนาจตีความและวินิจฉัยปัญหา เกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ รวมทั้งการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทำคำอธิบายกับให้มีหน้าท่ี ดำเนินการฝึกอบรมเกีย่ วกับงานสารบรรณ การตีความ การวินิจฉัยปัญหา และการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวก และคำอธิบายตามวรรคหนึ่งปลัด สำนักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห็นจากคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนัก นายกรฐั มนตรเี พื่อประกอบการพจิ ารณาก็ได้ หมวด ๑ ชนิดของหนังสือ ขอ้ ๙[๕] หนงั สอื ราชการ คอื เอกสารท่เี ป็นหลักฐานในราชการ ไดแ้ ก่ ๙.๑ หนังสือท่มี ไี ปมาระหวา่ งส่วนราชการ ๙.๒ หนงั สือทส่ี ่วนราชการมไี ปถงึ หนว่ ยงานอืน่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ่วนราชการหรอื ทีม่ ีไปถึงบุคคลภายนอก [๒] ถกู เพ่มิ โดย ข้อ ๔ แห่งระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ [๓] ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ : ความเดมิ ถกู ยกเลกิ โดยขอ้ ๓ แห่งระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงาน สารบรรณฉบับท่ี ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ และใหใ้ ชค้ วามทีพ่ มิ พไ์ วแ้ ทน [๔] หนังสืออเิ ล็กทรอนกิ ส์ : ถกู เพมิ่ โดยขอ้ ๔ แหง่ ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับท่ี ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ [๕] ขอ้ ๕ หนังสือราชการ : ความเดิมถูกยกเลิกโดยขอ้ ๕ แห่งระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ช้ความท่พี ิมพไ์ วแ้ ทน

-๓- ๙.๓ หนังสือทหี่ นว่ ยงานอนื่ ใดซ่งึ มิใชส่ ว่ นราชการ หรอื บุคคลภายนอกมีมาถงึ สว่ นราชการ ๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึน้ เพือ่ เปน็ หลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจดั ทำขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บงั คับ ๙.๖ ขอ้ มูลข่าวสารหรือหนงั สือทไ่ี ด้รับจากระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ข้อ ๑๐ หนังสอื มี ๖ ชนิด คือ ๑๐.๑ หนังสือภายนอก ๑๐.๒ หนงั สือภายใน ๑๐.๓ หนังสอื ประทบั ตรา ๑๐.๔ หนังสอื สั่งการ ๑๐.๕ หนังสือประชาสมั พันธ์ ๑๐.๖ หนงั สือท่ีเจา้ หนา้ ท่ที ำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ส่วนที่ ๑ หนังสอื ภายนอก ข้อ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือ ตดิ ตอ่ ระหว่างสว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการมีถึงหน่วยงานอ่นื ใดซ่งึ มิใช่ส่วนราชการ หรือทีม่ ีถึงบุคคลภายนอก ใหจ้ ัดทำตามแบบที่ ๑ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๑๑.๑ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจา้ ของเร่ือง ตามท่ีกำหนดไวใ้ นภาคผนวก ๑ ทับเลข ทะเบยี นหนงั สอื ส่ง สำหรบั หนังสอื ของคณะกรรมการใหก้ ำหนดรหัสตวั พยัญชนะเพม่ิ ขน้ึ ไดต้ ามความจำเปน็ ๑๑.๒ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็น เจา้ ของหนังสอื น้ัน และโดยปกตใิ หล้ งทีต่ ้งั ไวด้ ว้ ย ๑๑.๓ วัน เดอื น ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ที่ ช่อื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อกหนงั สือ ๑๑.๔ เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อท่ีเป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดย ปกติใหล้ งเรื่องของหนงั สอื ฉบับเดมิ ๑๑.๕ คำขน้ึ ตน้ ให้ใช้คำขนึ้ ต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใชค้ ำขึ้นต้นสรรพนาม และคำลง ท้าย ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนัน้ มีถึง หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตวั บุคคล ไมเ่ กย่ี วกบั ตำแหน่งหน้าท่ี ๑๑.๖ อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีตดิ ตอ่ กันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รบั หนังสือได้รับมา ก่อนแลว้ จะจากสว่ นราชการใดก็ตาม โดยใหล้ งชอื่ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขท่ีหนังสือ วันท่ี เดือน ปี พทุ ธศักราช ของหนังสือนัน้ การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญ ตอ้ งนำมาพจิ ารณา จงึ อา้ งถึงหนังสือฉบับอืน่ ๆ ท่เี กี่ยวกับเรอ่ื งนั้นโดยเฉพาะให้ทราบดว้ ย ๑๑.๗ สงิ่ ทีส่ ่งมาดว้ ย (ถ้าม)ี ใหล้ งชือ่ ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสารท่ีส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณี ท่ีไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยวา่ สง่ ไปโดยทางใด ๑๑.๘ ขอ้ ความ ให้ลงสาระสำคญั ของเร่ืองใหช้ ดั เจนและเข้าใจง่าย หากมคี วามประสงค์หลายประการให้ แยกเป็นขอ้ ๆ

-๔- ๑๑.๙ คำลงท้าย ให้ใช้คำลงทา้ ยตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำข้ึนต้นสรรพนาม และคำ ลงท้าย ท่กี ำหนดไวใ้ นภาคผนวก ๒ ๑๑.๑๐ ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชื่อเจ้าของหนงั สือ และให้พิมพ์ชือ่ เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชอื่ ตามรายละเอียดที่กำหนดไวใ้ นภาคผนวก ๓ ๑๑.๑๑ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจา้ ของหนังสอื ๑๑.๑๒ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้า ส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชอื่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ืองทั้งระดับกรมและ กอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือ หนว่ ยงานทรี่ ับผิดชอบ ๑๑.๑๓ โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและ หมายเลขภายในตูส้ าขา (ถ้ามี) ไวด้ ้วย ๑๑.๑๔ สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคลอื่นทราบ และ ประสงค์จะให้ผ้รู ับทราบวา่ ได้มีสำเนาส่งไปใหผ้ ้ใู ดแลว้ ใหพ้ ิมพ์ชือ่ เตม็ หรอื ชือ่ ย่อของส่วนราชการหรือช่ือบุคคล ที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อ ทแี่ นบและแนบรายชื่อไปด้วย ส่วนที่ ๒ หนังสือภายใน ข้อ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอกเป็นหนังสือ ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกขอ้ ความ และให้จัดทำตามแบบที่ ๒ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๑๒.๑ ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียด พอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้ง ระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการทีอ่ อกหนังสืออยู่ในระดบั ต่ำกวา่ กรมลงมาให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง เพยี งระดบั กอง หรือส่วนราชการเจ้าของเรอื่ งพรอ้ มท้งั หมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้ามี) ๑๒.๒ ท่ี ให้ลงรหัสตวั พยัญชนะและเลขประจำของเจา้ ของเรื่อง ตามทก่ี ำหนดไว้ในภาคผนวก ๑ ทบั เลข ทะเบียนหนังสือส่ง สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น ๑๒.๓ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกหนังสอื ๑๒.๔ เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติใหล้ งเร่ืองของหนังสอื ฉบบั เดมิ ๑๒.๕ คำข้นึ ตน้ ให้ใชค้ ำขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผู้รบั หนงั สอื ตามตารางการใชค้ ำขนึ้ ต้นสรรพนาม และคำลง ทา้ ยท่กี ำหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมถี ึง หรอื ชอ่ื บคุ คลในกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไม่ เกี่ยวกบั ตำแหนง่ หนา้ ที่ ๑๒.๖ ขอ้ ความ ให้ลงสาระสำคญั ของเร่ืองให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้ แยกเป็นขอ้ ๆ ในกรณีทีม่ ีการอ้างถึงหนังสอื ทเ่ี คยมีติดตอ่ กนั หรือมสี ิง่ ท่สี ่งมาดว้ ยใหร้ ะบไุ ว้ในข้อน้ี

-๕- ๑๒.๗ ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ ๑๑.๑๐ และข้อ ๑๑.๑๑ โดยอนุโลมในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวดั ใดประสงค์จะกำหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพื่อใชต้ ามความเหมาะสมก็ให้กระทำได้ ส่วนที่ ๓ หนังสือประทับตรา ข้อ ๑๓ หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับ กรมขึ้นไป โดยให้หัวหนา้ ส่วนราชการระดบั กอง หรือผู้ทีไ่ ดร้ ับมอบหมายจากหัวหนา้ ส่วนราชการระดับกรมข้นึ ไป เปน็ ผู้รบั ผิดชอบลงชื่อยอ่ กำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับ บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีท่ีไมใ่ ชเ่ รอื่ งสำคญั ไดแ้ ก่ ๑๓.๑ การขอรายละเอียดเพิม่ เตมิ ๑๓.๒ การส่งสำเนาหนงั สอื ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรบั ทราบท่ีไมเ่ ก่ยี วกบั ราชการสำคัญ หรือการเงิน ๑๓.๔ การแจง้ ผลงานท่ไี ด้ดำเนนิ การไปแล้วใหส้ ่วนราชการทเี่ ก่ยี วขอ้ งทราบ ๑๓.๕ การเตือนเรอ่ื งทค่ี ้าง ๑๓.๖ เร่อื งซงึ่ หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมขนึ้ ไปกำหนดโดยทำเป็นคำสง่ั ให้ใช้หนังสอื ประทบั ตรา ข้อ ๑๔ หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๓ ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดงั นี้ ๑๔.๑ ท่ี ใหล้ งรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจำของเจา้ ของเรื่อง ตามทกี่ ำหนดไวใ้ นภาคผนวก ๑ ทับเลข ทะเบียนหนงั สอื ส่ง ๑๔.๒ ถงึ ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรอื บุคคลที่หนงั สือน้ันมถี งึ ๑๔.๓ ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเร่อื งใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย ๑๔.๔ ชอ่ื สว่ นราชการที่สง่ หนังสือออก ให้ลงชอื่ สว่ นราชการที่ส่งหนงั สอื ออก ๑๔.๕ ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ ๗๒ ด้วยหมึกแดงและให้ผู้รับผิดชอบ ลงลายมือชือ่ ย่อกำกบั ตรา ๑๔.๖ วัน เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ ๑๔.๗ ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ใหล้ งชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหน่วยงานทีอ่ อกหนังสือ ๑๔.๘ โทร. หรือทตี่ ัง้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้าม)ี ด้วย ในกรณที ่ไี ม่มโี ทรศัพท์ ให้ลงท่ตี ง้ั ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองโดยให้ลงตำบลท่ีอยู่ตามความจำเป็น และแขวงไปรษณยี ์ (ถา้ ม)ี

-๖- ส่วนที่ ๔ หนังสือส่ังการ ข้อ ๑๕ หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้ โดยเฉพาะ หนงั สือสัง่ การมี ๓ ชนิด ได้แก่ คำส่งั ระเบยี บ และขอ้ บงั คับ ขอ้ ๑๖ คำสง่ั คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏบิ ัติโดยชอบดว้ ยกฎหมายใช้กระดาษตรา ครฑุ และให้จัดทำตามแบบที่ ๔ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี ๑๖.๑ คำสง่ั ให้ลงชื่อสว่ นราชการ หรือตำแหน่งของผมู้ ีอำนาจท่ีออกคำส่ัง ๑๖.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทินทับเลขปี พุทธศกั ราชที่ออกคำสง่ั ๑๖.๓ เรอ่ื ง ใหล้ งช่ือเรอื่ งทอ่ี อกคำสั่ง ๑๖.๔ ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลง ขอ้ ความท่สี ัง่ และวนั ใชบ้ งั คับ ๑๖.๕ ส่ัง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชท่อี อกคำส่ัง ๑๖.๖ ลงชอ่ื ให้ลงลายมือช่ือผอู้ อกคำสั่ง และพมิ พ์ชอื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชอื่ ไว้ใตล้ ายมือช่ือ ๑๖.๗ ตำแหน่ง ใหล้ งตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง ข้อ ๑๗ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมาย หรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๕ ท้าย ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๑๗.๑ ระเบยี บ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทีอ่ อกระเบยี บ ๑๗.๒ วา่ ด้วย ใหล้ งชอ่ื ของระเบียบ ๑๗.๓ ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเรื่องน้ัน ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบบั ที่เทา่ ใด แต่ถ้าเป็น ระเบียบเร่ืองเดยี วกันทมี่ ีการแก้ไขเพิ่มเตมิ ให้ลงเป็น ฉบับที่ ๒ และที่ถดั ๆ ไปตามลำดบั ๑๗.๔ พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออกระเบียบ ๑๗.๕ ขอ้ ความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยย่อ เพือ่ แสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบและอ้างถึงกฎหมาย ที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี ๑๗.๖ ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อๆ โดยให้ข้อ ๑ เป็นชื่อระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันใช้ บังคับกำหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด และข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือหลาย เรือ่ ง จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยใหย้ า้ ยขอ้ ผูร้ ักษาการไปเป็นขอ้ สุดทา้ ยก่อนท่ีจะขึน้ หมวด ๑ ๑๗.๗ ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก ระเบียบ ๑๗.๘ ลงช่อื ใหล้ งลายมือชอ่ื ผู้ออกระเบียบ และพมิ พช์ ือ่ เตม็ ของเจา้ ของลายมือชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือช่ือ ๑๗.๙ ตำแหนง่ ให้ลงตำแหนง่ ของผู้ออกระเบยี บ

-๗- ข้อ ๑๘ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายท่ี บญั ญตั ใิ ห้กระทำได้ ใชก้ ระดาษตราครฑุ และให้จดั ทำตามแบบที่ ๖ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๑๘.๑ ขอ้ บังคบั ให้ลงช่อื สว่ นราชการทอี่ อกข้อบงั คับ ๑๘.๒ ว่าด้วย ให้ลงช่ือของข้อบังคบั ๑๘.๓ ฉบับที่ ถา้ เป็นข้อบังคบั ท่กี ลา่ วถงึ เปน็ คร้ังแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับท่ีเท่าใด แต่ถ้าเป็น ข้อบงั คบั เรอื่ งเดียวกนั ที่มกี ารแกไ้ ขเพ่ิมเติมใหล้ งเป็นฉบบั ท่ี ๒ และทถ่ี ดั ๆ ไปตามลำดบั ๑๘.๔ พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชทอ่ี อกข้อบังคบั ๑๘.๕ ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบงั คับและอ้างถึงกฎหมาย ทใี่ ห้อำนาจออกข้อบังคับ ๑๘.๖ ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อๆ โดยให้ ข้อ ๑ เป็นชื่อข้อบังคับข้อ ๒ เป็นวันใช้บังคับ กำหนดว่าให้ใช้บงั คับตัง้ แต่เมื่อใด และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รกั ษาการ ข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะ แบ่งเป็นหมวดกไ็ ด้ โดยใหย้ ้ายข้อผู้รักษาการไปเปน็ ขอ้ สดุ ทา้ ยกอ่ นที่จะข้นึ หมวด ๑ ๑๘.๗ ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่ ออก ข้อบังคับ ๑๘.๘ ลงชื่อ ใหล้ งลายมือช่อื ผูอ้ อกขอ้ บงั คบั และพมิ พ์ช่อื เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมอื ชื่อ ๑๘.๙ ตำแหน่ง ใหล้ งตำแหน่งของผ้อู อกขอ้ บงั คับ ส่วนที่ ๕ หนงั สือประชาสัมพนั ธ์ ขอ้ ๑๙ หนังสอื ประชาสมั พันธ์ ใหใ้ ชต้ ามแบบท่กี ำหนดไว้ในระเบียบน้ี เวน้ แตจ่ ะมีกฎหมายกำหนดแบบ ไวโ้ ดยเฉพาะ หนงั สอื ประชาสมั พันธ์ มี ๓ ชนดิ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ขอ้ ๒๐ ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรอื แนะแนวทางปฏิบัติ ใชก้ ระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๗ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี ๒๐.๑ ประกาศ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการท่ีออกประกาศ ๒๐.๒ เรอื่ ง ให้ลงชือ่ เรื่องทีป่ ระกาศ ๒๐.๓ ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกประกาศและข้อความท่ปี ระกาศ ๒๐.๔ ประกาศณวันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดือนและตวั เลขของปีพุทธศักราชท่ีออกประกาศ ๒๐.๕ ลงชอ่ื ใหล้ งลายมอื ชื่อผู้ออกประกาศ และพมิ พช์ ่อื เตม็ ของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ใตล้ ายมอื ช่ือ ๒๐.๖ ตำแหนง่ ใหล้ งตำแหนง่ ของผูอ้ อกประกาศ ในกรณีทกี่ ฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลีย่ นคำว่าประกาศ เปน็ แจ้งความ

-๘- ขอ้ ๒๑ แถลงการณ์ คอื บรรดาข้อความท่ที างราชการแถลงเพอ่ื ทำความเขา้ ใจในกจิ การของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๘ ท้าย ระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๒๑.๑ แถลงการณ์ ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่อี อกแถลงการณ์ ๒๑.๒ เรอ่ื ง ใหล้ งชอื่ เร่อื งทอ่ี อกแถลงการณ์ ๒๑.๓ ฉบับที่ ใช้ในกรณีทีจ่ ะต้องออกแถลงการณห์ ลายฉบบั ในเร่ืองเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับทีเ่ รยี ง ตามลำดบั ไว้ด้วย ๒๑.๔ ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลทตี่ ้องออกแถลงการณ์และขอ้ ความท่แี ถลงการณ์ ๒๑.๕ สว่ นราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ ๒๑.๖ วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก แถลงการณ์ ข้อ ๒๒ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทำตามแบบที่ ๙ ท้าย ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ ๒๒.๑ ข่าว ใหล้ งช่อื ส่วนราชการทีอ่ อกขา่ ว ๒๒.๒ เรอ่ื ง ให้ลงชอ่ื เรอื่ งทอี่ อกข่าว ๒๒.๓ ฉบับท่ี ใช้ในกรณีทีจ่ ะตอ้ งออกขา่ วหลายฉบับในเร่ืองเดียวที่ต่อเน่ืองกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับ ไวด้ ้วย ๒๒.๔ ขอ้ ความ ให้ลงรายละเอียดเกีย่ วกบั เรอ่ื งของข่าว ๒๒.๕ ส่วนราชการทอ่ี อกข่าว ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการท่ีออกข่าว ๒๒.๖ วัน เดอื น ปี ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดือน และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทีอ่ อกข่าว ส่วนที่ ๖ หนังสอื ท่เี จา้ หน้าท่ีทำข้นึ หรอื รับไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ ข้อ ๒๓ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทำข้ึน นอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง ส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือหนังสือรับรอง รายงานการ ประชุม บนั ทึก และหนงั สอื อน่ื ข้อ ๒๔ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพ่อื วัตถปุ ระสงค์อย่างหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแกบ่ ุคคลโดยทัว่ ไปไม่จำเพาะเจาะจง ใชก้ ระดาษตราครุฑ และให้ จัดทำตามแบบท่ี ๑๐ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี ๒๔.๑ เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปี ปฏิทินทับเลขปีพุทธศกั ราชท่ีออกหนังสือรบั รอง หรือลงเลขท่ีของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอยา่ ง หนง่ึ อยา่ งใด

-๙- ๒๔.๒ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และจะลง สถานทต่ี งั้ ของส่วนราชการเจา้ ของหนงั สอื ดว้ ยก็ได้ ๒๔.๓ ขอ้ ความ ใหล้ งข้อความข้ึนตน้ ว่า หนังสอื ฉบบั นีใ้ ห้ไว้เพื่อรับรองว่าแลว้ ต่อด้วยชือ่ บคุ คล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็มโดยมีคำนำหน้านาม ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหนา้ ที่ และสังกดั หนว่ ยงานทผ่ี ู้นัน้ ทำงานอยูอ่ ยา่ งชัดแจง้ แลว้ จึงลงขอ้ ความท่รี ับรอง ๒๔.๔ ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสอื รบั รอง ๒๔.๕ ลงชอื่ ให้ลงลายมือชอื่ หัวหน้าสว่ นราชการผู้ออกหนังสือ หรือผู้ท่ีไดร้ บั มอบหมายและพิมพ์ชื่อเต็ม ของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไวใ้ ตล้ ายมือชือ่ ๒๔.๖ ตำแหนง่ ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงลายมอื ช่ือในหนงั สือ ๒๔.๗ รปู ถ่ายและลายมือช่ือผูไ้ ดร้ ับการรับรอง ในกรณที ่กี ารรับรองเป็นเร่ืองสำคัญที่ออกให้แก่บุคคลให้ ตดิ รูปถ่ายของผู้ท่ไี ด้รับการรับรอง ขนาด ๔ × ๖ เซนตเิ มตร หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทับตราช่ือส่วนราชการ ที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษและให้ผู้นั้นลงลายมือชื่อไว้ใต้รูปถ่าย พรอ้ มท้ังพมิ พ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใตล้ ายมอื ช่ือดว้ ย ข้อ ๒๕ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของ ทป่ี ระชมุ ไว้เป็นหลักฐาน ให้จดั ทำตามแบบท่ี ๑๑ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๒๕.๑ รายงานการประชุม ให้ลงชอื่ คณะที่ประชุม หรือช่ือการประชมุ นนั้ ๒๕.๒ คร้ังท่ี ให้ลงครง้ั ท่ีประชมุ ๒๕.๓ เมื่อ ใหล้ งวนั เดอื น ปที ่ีประชุม ๒๕.๔ ณ ใหล้ งสถานที่ทปี่ ระชุม ๒๕.๕ ผู้มาประชมุ ให้ลงชือ่ และหรือตำแหน่งของผูไ้ ด้รับแต่งตัง้ เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณี ทม่ี ผี ู้มาประชมุ แทนให้ลงชือ่ ผมู้ าประชุมแทน และลงวา่ มาประชมุ แทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด ๒๕.๖ ผไู้ ม่มาประชมุ ใหล้ งช่ือและหรือตำแหนง่ ของผู้ที่ได้รับแตง่ ตงั้ เปน็ คณะทป่ี ระชุม ซ่ึงมิได้มาประชุม พร้อมทัง้ เหตผุ ล (ถา้ มี) ๒๕.๗ ผู้เข้ารว่ มประชุม ให้ลงชอ่ื และหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รบั การแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุม ซ่ึงได้เข้า รว่ มประชุม (ถา้ มี) ๒๕.๘ เรมิ่ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริม่ ประชุม ๒๕.๙ ข้อความ ให้บนั ทึกขอ้ ความทปี่ ระชุม โดยปกตใิ หเ้ ร่มิ ต้นด้วยประธานกล่าวเปดิ ประชุม และเรื่องที่ ประชมุ กับมติ หรือขอ้ สรปุ ของทป่ี ระชมุ ในแตล่ ะเร่ืองตามลำดับ ๒๕.๑๐ เลิกประชุมเวลา ใหล้ งเวลาทเี่ ลิกประชมุ ๒๕.๑๑ ผูจ้ ดรายงานการประชมุ ให้ลงชือ่ ผู้จดรายงานการประชมุ คร้งั น้นั

- ๑๐ - ข้อ ๒๖ บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการ ปฏบิ ัติราชการ โดยปกติใหใ้ ชก้ ระดาษบนั ทึกข้อความ และให้มหี วั ขอ้ ดังต่อไปนี้ ๒๖.๑ ชื่อหรอื ตำแหนง่ ท่บี ันทึกถงึ โดยใช้คำขนึ้ ต้นตามทีก่ ำหนดไว้ในภาคผนวก ๒ ๒๖.๒ สาระสำคญั ของเรอื่ ง ใหล้ งใจความของเรือ่ งทบี่ นั ทกึ ถ้ามเี อกสารประกอบกใ็ ห้ระบไุ วด้ ้วย ๒๖.๓ ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบั นทึก ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดอื น ปีท่ีบันทึกไวด้ ว้ ย การบันทกึ ต่อเนื่อง โดยปกติใหผ้ ู้บันทึกระบุคำข้ึนต้น ใจความบนั ทึก และลงช่อื เช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้ ขา้ งตน้ และใหล้ งวนั เดือน ปี กำกบั ใตล้ ายมอื ชอื่ ผ้บู ันทกึ หากไม่มีความเหน็ ใดเพ่มิ เตมิ ให้ลงช่ือและวนั เดอื น ปี กำกบั เท่าน้ัน [๖] ในกรณีที่บันทึกจัดทำในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือโดยการพิมพ์ข้อความในไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบสื่อสารอื่นใดที่มีการยืนยันตัวตน จะพิมพ์ชื่อผู้บันทึกแทนการลงลายมือชื่อก็ได้ และ จะไมล่ งวัน เดอื น ปที บี่ นั ทกึ ก็ได้หากระบบมกี ารบันทึกวนั เดอื น ปไี ว้อยู่แล้ว ข้อ ๒๗[๗] หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัตงิ านของเจ้าหน้าที่เพ่อื เป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูล ด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทาง ราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสมเว้นแต่มีแบบตาม กฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำรอ้ ง เป็นต้น [๘] สื่อกลางบันทึกข้อมูลตามวรรคหนึง่ หมายความว่า สื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกขอ้ มูลได้ด้วยอุปกรณ์ทาง อิเล็กทรอนิกส์ รวมตลอดทั้งพื้นที่ที่ส่วนราชการใช้ในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่น บริการคลาวด์ (cloud computing) สว่ นท่ี ๗ บทเบด็ เตล็ด ข้อ ๒๘ หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณด้วย ความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น ๓ ประเภท คอื ๒๘.๑ ดว่ นท่ีสุด ให้เจ้าหน้าทปี่ ฏิบัติในทันทีทีไ่ ด้รับหนังสอื น้นั ๒๘.๒ ด่วนมาก ใหเ้ จ้าหน้าทป่ี ฏิบตั ิโดยเรว็ ๒๘.๓ ดว่ น ใหเ้ จา้ หนา้ ทป่ี ฏิบัติเร็วกว่าปกติ เทา่ ท่จี ะทำได้ [๖] ในกรณที ีบ่ นั ทึก : ถกู เพ่ิมโดยข้อ ๕ แหง่ ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับท่ี ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ [๗] ข้อ ๒๗ หนงั สืออ่นื : ความเดมิ ถกู ยกเลกิ โดยขอ้ ๖ แหง่ ระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ช้ความทพ่ี มิ พ์ไว้แทน [๘] สอื่ กลางบันทกึ ข้อมูล : ความเดิมถูกยกเลิกโดยข้อ ๓ แหง่ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบับที่ ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ และให้ใชค้ วามท่ีพมิ พ์ไวแ้ ทน

- ๑๑ - ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง ๓๒ พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือ และบนซอง ตามที่กำหนดไว้ในแบบที่ ๑ แบบที่ ๒ แบบที่ ๓ และแบบที่ ๑๕ ท้ายระเบียบโดยให้ระบุคำว่า ดว่ นท่ีสุด ด่วนมาก หรอื ดว่ น สำหรับหนงั สอื ตามขอ้ ๒๘.๑ ขอ้ ๒๘.๒ และขอ้ ๒๘.๓ แลว้ แตก่ รณี ในกรณที ตี่ ้องการให้หนงั สือส่งถึงผู้รับภายในเวลาทกี่ ำหนด ใหร้ ะบคุ ำว่า ดว่ นภายใน แล้วลงวนั เดอื น ปี และ กำหนดเวลาท่ตี ้องการให้หนังสือน้ันไปถึงผู้รับ กบั ใหเ้ จา้ หนา้ ทส่ี ง่ ถึงผูร้ ับซ่ึงระบุบนหน้าซองภายในเวลาที่กำหนด ข้อ ๒๙[๙] การติดต่อราชการให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก เว้นแต่กรณีท่ี เป็นข้อมูลข่าวสารลับ ชั้นลับที่สุด ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการหรือเป็นสิ่งที่เป็น ความลับของทางราชการ ชั้นลับทสี่ ดุ ตามระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรวี ่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือมเี หตจุ ำเปน็ อ่นื ใดท่ไี ม่สามารถดำเนนิ การดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสไ์ ด้ ในกรณีที่ติดต่อราชการด้วย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้งและให้ ผูร้ บั แจง้ ตอบรับเพื่อยืนยันวา่ หนังสอื ได้จัดสง่ ไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว ถา้ ไดร้ บั การแจ้งตอบรบั แลว้ ส่วนราชการผู้ สง่ ไม่ต้องจัดส่งหนงั สือเปน็ เอกสารตามไปอีก การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง ให้ผู้รับปฏิบัติ เชน่ เดียวกบั ได้รบั หนังสือ ในกรณีที่จำเปน็ ต้องยืนยันเปน็ หนังสือ ให้ทำหนังสอื ยืนยนั ตามไปทันทีสำหรับกรณีท่ี ข้อความที่สง่ ไม่มีหลักฐานปรากฏชดั แจง้ ให้ผ้สู ่งและผู้รบั บนั ทกึ ข้อความไว้เปน็ หลักฐาน การส่งหรือจัดเก็บข้อความตามวรรคสามด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ใหถ้ ือเปน็ การบันทึกข้อความไวเ้ ปน็ หลกั ฐานแลว้ ข้อ ๒๙/๑[๑๐ ] ให้ส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ และบัญชีหนังสือขอทำลาย ในรูปแบบอิเลก็ ทรอนกิ ส์ โดยกรอกรายละเอียด เช่นเดียวกับทะเบียนหรอื บัญชีใน รปู แบบเอกสาร ทะเบียนหรือบญั ชีอิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหน่ึงจะอยู่ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์หรือจัดทำโดยใช้ โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือ แอปพลิเคชันอื่นใดก็ได้ ทั้งนี้ เมื่อมีทะเบียนหรือบัญชีดังกล่าวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วไม่ต้องจัดทำทะเบียนหรือบัญชีใดเป็น เอกสารอีก [๙] ข้อ ๒๙ การติดตอ่ ราชการ : ความเดิมถูกยกเลิกโดยขอ้ ๗ แหง่ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ และใหใ้ ช้ความทพ่ี ิมพไ์ ว้แทน ให้ใช้บงั คบั เมอ่ื พ้นกำหนด ๙๐ วนั นบั แต่ประกาศในราช กิจจานเุ บกษา [๑๐] ข้อ ๒๙/๑ ใหส้ ่วนราชการจดั ให้มี : ถูกเพิ่มโดยข้อ ๘ แหง่ ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ ใหใ้ ช้บังคบั ตั้งแต่ วนั ที่ ๑ มกราคม ๒๕๖๕

- ๑๒ - ข้อ ๓๐ หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง ๑ ฉบับ และให้มีสำเนาเก็บไว้ท่ี หน่วยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบั สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือช่ือ หรือลายมือชอื่ ย่อไวท้ ีข่ า้ งท้ายขอบล่างดา้ นขวาของหนงั สือ [๑๑] หนังสือที่จัดทำขึ้นตามวรรคหนึ่งและหน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าการเก็บสำเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งนั้นเป็นการเก็บ สำเนาไวท้ ีห่ น่วยงานสารบรรณกลางตามวรรคหน่งึ แลว้ ทง้ั น้ี โดยไม่ตอ้ งเก็บเป็นเอกสารอกี ข้อ ๓๑ หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่ามีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วยโดยปกติให้ส่ง สำเนาไปให้ทราบโดยทำเปน็ หนังสอื ประทับตรา [๑๒] สำเนาหนังสือราชการตามวรรคหนึ่งให้มีคำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้ข้าราชการพลเรือนหรือ พนักงานส่วนท้องถิ่นประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชำนาญงาน ขึ้นไป หรือ เจ้าหน้าที่ของรัฐอื่นที่เทียบเท่า หรือพนักงานราชการ ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนาหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ รับรอง พร้อมท้ังลงชอ่ื ตัวบรรจง ตำแหน่ง และวนั เดือน ปที ่ีรับรอง ไว้ทขี่ อบลา่ งของหนงั สือ ข้อ ๓๒ หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสตัว พยัญชนะ ว หนา้ เลขทะเบียนหนังสือส่ง ซง่ึ กำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เร่ิมตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็น ลำดบั ไปจนถึงสน้ิ ปปี ฏทิ ิน หรอื ใชเ้ ลขที่ของหนงั สือทวั่ ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหนึ่งอยา่ งใด เมื่อผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเรื่องนั้นจะต้องให้หน่วยงาน หรือบุคคลในบังคับบัญชาในระดับ ต่างๆ ไดร้ ับทราบด้วย ก็ใหม้ ีหน้าทจ่ี ัดทำสำเนา หรือจัดส่งให้หน่วยงาน หรือบุคคลเหลา่ นน้ั โดยเร็ว ข้อ ๓๓ สรรพนามที่ใช้ในหนังสือ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของหนังสือและผู้รับ หนังสือตามภาคผนวก ๒ ขอ้ ๓๔ หนงั สอื ภาษาตา่ งประเทศ ใหใ้ ช้กระดาษตราครุฑ หนังสือที่เปน็ ภาษาองั กฤษ ใหท้ ำตามแบบที่กำหนดไวใ้ นภาคผนวก ๔ สำหรบั หนงั สือทีเ่ ปน็ ภาษาอืน่ ๆ ซง่ึ มใิ ช่ภาษาองั กฤษ ให้เป็นไปตามประเพณนี ยิ ม [๑๑] หนงั สือทจี่ ดั ทำขึน้ : ถกู เพ่ิมโดยขอ้ ๙ แห่งระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ [๑๒] สำเนาหนังสอื ราชการ : ความเดิมถูกยกเลิกโดยข้อ ๓ แหง่ ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี ๓ พ.ศ. ๒๕๖๐ และให้ใช้ความทีพ่ มิ พ์ไว้แทน

- ๑๓ - หมวด ๒ การรบั และสง่ หนงั สอื สว่ นท่ี ๑ การรบั หนังสือ ข้อ ๓๕[๑๓] หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณ กลางปฏิบตั ติ ามที่กำหนดไว้ในสว่ นนี้ การรับหนังสือที่มีชัน้ ความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ใช้งานหรอื ผูป้ ฏบิ ัติงานทไ่ี ด้รบั การแตง่ ตง้ั ใหเ้ ขา้ ถงึ เอกสารลับแตล่ ะระดบั เปน็ ผ้รู บั ผ่านระบบการรักษาความปลอดภยั โดย ใหเ้ ปน็ ไปตามระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ ข้อ ๓๖ จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง และให้ผู้เปิดซอง ตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดำเนินการให้ ถูกต้อง หรอื บนั ทึกข้อบกพรอ่ งไว้เปน็ หลักฐาน แล้วจงึ ดำเนินการเรือ่ งน้นั ตอ่ ไป ข้อ ๓๗ ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ ๑๒ ท้ายระเบียบ ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือโดยกรอก รายละเอยี ดดงั น้ี ๓๗.๑ เลขรบั ใหล้ งเลขทรี่ บั ตามเลขที่รับในทะเบยี น ๓๗.๒ วนั ท่ี ใหล้ งวัน เดอื น ปที รี่ บั หนังสอื ๓๗.๓ เวลา ใหล้ งเวลาที่รับหนงั สอื ขอ้ ๓๘ ลงทะเบยี นรับหนังสือในทะเบยี นหนังสอื รับตามแบบท่ี ๑๓ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ ๓๘.๑ ทะเบียนหนงั สอื รับ วนั ท่ี เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดอื น ปที ี่ลงทะเบยี น ๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสอื รบั เรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปปี ฏทิ ิน เลข ทะเบยี นของหนงั สอื รับจะตอ้ งตรงกบั เลขทใ่ี นตรารบั หนงั สือ ๓๘.๓ ที่ ให้ลงเลขทขี่ องหนงั สือท่รี บั เขา้ มา ๓๘.๔ ลงวันท่ี ให้ลงวัน เดอื น ปขี องหนงั สอื ท่ีรบั เขา้ มา ๓๘.๕ จาก ใหล้ งตำแหน่งเจ้าของหนงั สือ หรือชือ่ ส่วนราชการ หรือชือ่ บคุ คลในกรณที ีไ่ ม่มตี ำแหน่ง ๓๘.๖ ถึง ใหล้ งตำแหน่งของผทู้ ห่ี นังสือนน้ั มถี ึง หรือช่อื ส่วนราชการ หรอื ช่ือบคุ คลในกรณีที่ไม่มตี ำแหนง่ ๓๘.๗ เรื่อง ให้ลงชอื่ เร่ืองของหนงั สอื ฉบับนนั้ ในกรณีทีไ่ มม่ ชี ่ือเรื่องให้ลงสรปุ เรือ่ งยอ่ ๓๘.๘ การปฏิบัติ ให้บันทกึ การปฏิบตั เิ กยี่ วกบั หนงั สือฉบบั นน้ั ๓๘.๙ หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ขอ้ ความอนื่ ใด (ถ้าม)ี ข้อ ๓๙ จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ลงช่ือ หน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคล หรือตำแหน่งที่เกี่ยวขอ้ งกับการรับหนังสือให้ลงชือ่ หรอื ตำแหนง่ ไวด้ ว้ ย [๑๓] ข้อ ๓๕ หนงั สือรับ : ความเดมิ ถูกยกเลิกโดยข้อ ๘ แห่งระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วามทพี่ มิ พไ์ ว้แทน

- ๑๔ - การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการตามวรรคหนึ่งจะส่งโดยใช้ สมุดสง่ หนงั สอื ตามข้อ ๔๘ หรือใหผ้ ู้รับหนงั สือลงช่ือและวัน เดอื น ปีที่รับหนังสือไว้เปน็ หลักฐานในทะเบียนรับ หนงั สอื ก็ได้ การดำเนินการตามขัน้ ตอนน้ี จะเสนอผา่ นผู้บงั คับบัญชาผู้ใดหรือไม่ ใหเ้ ปน็ ไปตามที่หวั หน้าส่วนราชการ กำหนด ถา้ หนังสือรับนัน้ จะตอ้ งดำเนินเร่อื งในหนว่ ยงานนน้ั เองจนถึงขั้นไดต้ อบหนังสือไปแล้วใหล้ งทะเบยี นว่าได้ ส่งออกไปโดยหนังสือทีเ่ ท่าใด วนั เดือน ปี ใด ข้อ ๔๐ การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสอื จากหน่วยงานสารบรรณกลาง แล้ว ให้ปฏิบัตติ ามวิธกี ารท่ีกล่าวขา้ งต้นโดยอนโุ ลม ส่วนที่ ๒ การสง่ หนงั สือ ข้อ ๔๑[๑๔] หนังสือส่ง คือ หนังสือทส่ี ง่ ออกไปภายนอก ใหป้ ฏิบัติตามทก่ี ำหนดไว้ในส่วนนี้ การส่งหนังสือที่มีชั้นความลบั ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสใ์ ห้ผู้ใช้งานหรอื ผู้ปฏบิ ตั ิงานทไ่ี ด้รับการแต่งต้ังใหเ้ ข้าถึงเอกสารลับแตล่ ะระดับ เป็นผสู้ ง่ ผ่านระบบการรักษาความปลอดภยั โดย ให้เป็นไปตามระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการ ขอ้ ๔๒ ให้เจ้าของเรือ่ งตรวจความเรยี บรอ้ ยของหนงั สือ รวมทง้ั สิง่ ทจ่ี ะส่งไปด้วยให้ครบถ้วนแล้วส่งเร่ือง ใหเ้ จ้าหน้าทขี่ องหนว่ ยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก ขอ้ ๔๓ เม่ือเจ้าหน้าทีข่ องหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเร่อื งแล้ว ใหป้ ฏบิ ตั ดิ ังน้ี ๔๓.๑ ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบที่ ๑๔ ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังน้ี ๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนงั สอื ส่ง วนั ท่ี เดือน พ.ศ. ให้ลงวนั เดอื น ปี ทีล่ งทะเบียน ๔๓.๑.๒ เลขทะเบยี นส่ง ให้ลงเลขลำดับของทะเบยี นหนงั สือส่งเรยี งลำดับตดิ ตอ่ กนั ไปตลอดปปี ฏิทนิ ๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่องในหนังสือที่จะส่งออก ถ้าไมม่ ที ่ีดงั กลา่ ว ช่องน้จี ะวา่ ง ๔๓.๑.๔ ลงวันท่ี ให้ลงวัน เดอื น ปที ีจ่ ะส่งหนงั สือนัน้ ออก ๔๓.๑.๕ จาก ใหล้ งตำแหน่งเจา้ ของหนังสอื หรอื ชอ่ื สว่ นราชการ หรือชือ่ บคุ คลในกรณีทไี่ ม่มตี ำแหน่ง ๔๓.๑.๖ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ตำแหนง่ ๔๓.๑.๗ เรอ่ื ง ใหล้ งชอ่ื เรอ่ื งของหนงั สือฉบับน้นั ในกรณที ่ีไมม่ ีชอ่ื เรื่องใหล้ งสรปุ เร่ืองย่อ ๔๓.๑.๘ การปฏิบัติ ใหบ้ นั ทกึ การปฏิบัติเกีย่ วกบั หนงั สอื ฉบับนนั้ [๑๔] ข้อ ๔๑ หนงั สอื ส่ง : ความเดมิ ถูกยกเลิกโดยขอ้ ๙ แหง่ ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ช้ความทพี่ มิ พไ์ ว้แทน

- ๑๕ - ๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกขอ้ ความอื่นใด (ถา้ มี) ๔๓.๒ ลงเลขที่ และวัน เดือน ปีในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลข ทะเบยี นสง่ และวัน เดอื น ปีในทะเบียนหนังสือสง่ ตามขอ้ ๔๓.๑.๒ และข้อ ๔๓.๑.๔ ข้อ ๔๔ ก่อนบรรจุซอง ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ ตลอดจนสง่ิ ที่ส่งไปดว้ ยอกี ครัง้ หนึ่ง แล้วปดิ ผนกึ หนังสือที่ไม่มีความสำคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว กาว เย็บด้วยลวดหรือวิธีอ่ืน แทนการบรรจุซอง ข้อ ๔๕ การจ่าหน้าซอง ใหป้ ฏบิ ัติตามแบบท่ี ๑๕ ทา้ ยระเบยี บ สำหรับหนงั สอื ที่ต้องปฏบิ ัติใหเ้ รว็ กวา่ ปกติ ให้ปฏบิ ตั ติ ามขอ้ ๒๘ ในกรณไี ม่ใชส้ มดุ ส่งหนงั สือ ใหม้ ีใบรบั หนงั สอื ตามขอ้ ๔๙ แนบติดซองไปดว้ ย ขอ้ ๔๖ การส่งหนงั สอื โดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบตั ิตามระเบียบ หรือวธิ ีการทก่ี ารส่อื สารแห่งประเทศไทยกำหนด การส่งหนังสือซึ่งมใิ ช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนงั สือให้ผูร้ ับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รบั ลงชื่อรบั ใน สมดุ สง่ หนงั สือ หรือใบรบั แล้วแตก่ รณี ถา้ เป็นใบรบั ใหน้ ำใบรับน้นั มาผนกึ ตดิ ไว้ทสี่ ำเนาคู่ฉบับ ขอ้ ๔๗ หนงั สอื ที่ไดล้ งทะเบียนส่ง ในกรณที ีเ่ ป็นการตอบหนังสือซึ่งรบั เข้ามาใหล้ งทะเบียนว่าหนังสือนั้น ได้ตอบตามหนังสือรบั ที่เท่าใด วนั เดอื น ปใี ด ขอ้ ๔๘ สมดุ สง่ หนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๖ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๘.๑ เลขทะเบยี น ใหล้ งเลขทะเบยี นหนังสือสง่ ๔๘.๒ จาก ใหล้ งตำแหนง่ หรือช่อื ส่วนราชการ หรือชื่อบคุ คลท่เี ป็นเจ้าของหนงั สือ ๔๘.๓ ถงึ ใหล้ งตำแหนง่ ของผ้ทู หี่ นงั สอื นัน้ มถี งึ หรอื ช่อื สว่ นราชการ หรอื ชอ่ื บคุ คลในกรณที ี่ไมม่ ีตำแหน่ง ๔๘.๔ หน่วยรับ ให้ลงชื่อสว่ นราชการที่รับหนังสอื ๔๘.๕ ผู้รบั ให้ผู้รับหนงั สอื ลงชื่อทสี่ ามารถอ่านออกได้ ๔๘.๖ วนั และเวลา ให้ผู้รับหนงั สือลงวัน เดอื น ปี และเวลาทรี่ บั หนังสือ ๔๘.๗ หมายเหตุ ให้บนั ทกึ ขอ้ ความอน่ื ใด (ถ้ามี) ขอ้ ๔๙ ใบรับหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๗ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ ๔๙.๑ ที่ ให้ลงเลขทีข่ องหนังสือฉบบั นน้ั ๔๙.๒ ถึง ใหล้ งตำแหน่งของผูท้ ห่ี นังสอื นั้นมีถึง หรอื ชอ่ื สว่ นราชการ หรอื ชือ่ บุคคลในกรณีที่ไมม่ ีตำแหนง่ ๔๙.๓ เร่ือง ใหล้ งชอื่ เรอ่ื งของหนงั สอื ฉบบั น้ัน ในกรณีท่ีไมม่ ชี ือ่ เรือ่ งให้ลงสรุปเร่ืองย่อ ๔๙.๔ รบั วันท่ี ใหผ้ รู้ ับหนงั สอื ลงวัน เดอื น ปที ่ีรับหนังสอื ๔๙.๕ เวลา ให้ผรู้ บั หนงั สือลงเวลาทรี่ บั หนังสือ ๔๙.๖ ผรู้ ับ ใหผ้ ู้รับหนังสือลงชอ่ื ทส่ี ามารถอ่านออกได้

- ๑๖ - สว่ นท่ี ๓ บทเบด็ เตล็ด ข้อ ๕๐ เพ่ือให้การรับและส่งหนังสือดำเนนิ ไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็ว ส่วนราชการจะกำหนดหน้าท่ี ของผู้ปฏิบตั ติ ลอดจนแนวทางปฏบิ ัตินนั้ ไวด้ ว้ ยก็ได้ ทง้ั น้ี ใหม้ กี ารสำรวจทะเบยี นหนังสอื รบั เปน็ ประจำว่าหนังสือตาม ทะเบยี นรบั นน้ั ไดม้ ีการปฏบิ ตั ิไปแลว้ เพยี งใด และให้มกี ารตดิ ตามเร่ืองด้วยในการน้ีสว่ นราชการใดเห็นสมควรจะจดั ให้ มีบัตรตรวจคน้ สำหรับหนงั สือรบั และหนงั สือสง่ เพื่อความสะดวกในการคน้ หากไ็ ด้ตามความเหมาะสม ขอ้ ๕๑ บตั รตรวจคน้ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๘ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี ๕๑.๑ เรื่อง รหสั ใหล้ งเรอ่ื งและรหสั ตามหมวดหมู่ของหนังสอื ๕๑.๒ เลขทะเบยี นรับ ให้ลงเลขทะเบียนตามทป่ี รากฏในทะเบียนหนังสือรบั ๕๑.๓ ที่ ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สอื ๕๑.๔ ลงวันที่ ใหล้ งวนั เดือน ปี ของหนังสือ ๕๑.๕ รายการ ให้ลงเร่ืองย่อของหนังสอื เพื่อใหท้ ราบว่า หนังสอื นั้นมาจากที่ใดเร่ืองอะไร ๕๑.๖ การปฏิบัติ ใหบ้ นั ทึกการปฏิบัติเกีย่ วกับหนังสือนน้ั เพอื่ ให้ทราบว่าส่งไปท่ีใดเม่ือใด หมวด ๓ การเกบ็ รักษา ยมื และทำลายหนังสือ สว่ นที่ ๑ การเก็บรักษา ข้อ ๕๒ การเก็บหนังสอื แบ่งออกเป็น การเกบ็ ระหว่างปฏบิ ตั ิ การเกบ็ เมอื่ ปฏิบตั ิเสรจ็ แลว้ และการเก็บไว้ เพอ่ื ใช้ในการตรวจสอบ ข้อ ๕๓ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของ เจา้ ของเรื่องโดยใหก้ ำหนดวิธกี ารเก็บให้เหมาะสมตามข้ันตอนของการปฏิบตั งิ าน ข้อ ๕๔ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่ จะตอ้ งปฏิบัติตอ่ ไปอกี ให้เจา้ หนา้ ท่ีของเจ้าของเรื่องปฏิบตั ิดังนี้ ๕๔.๑ จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ สำหรบั เจ้าของเร่อื งและหน่วยเก็บ เกบ็ ไว้อย่างละฉบบั โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี ๕๔.๑.๑ ลำดบั ท่ี ให้ลงเลขลำดับเร่อื งของหนงั สือที่เกบ็ ๕๔.๑.๒ ท่ี ใหล้ งเลขทข่ี องหนังสอื แต่ละฉบับ ๕๔.๑.๓ ลงวนั ท่ี ให้ลงวนั เดือน ปขี องหนงั สอื แตล่ ะฉบบั ๕๔.๑.๔ เรอ่ื ง ให้ลงช่ือเรอ่ื งของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณที ไ่ี มม่ ีชอื่ เรื่องใหล้ งสรุปเร่อื งยอ่ ๕๔.๑.๕ อายกุ ารเก็บหนงั สอื ใหล้ งวัน เดือน ปีท่ีจะเก็บถึง ในกรณใี ห้เก็บไวต้ ลอดไป ใหล้ งคำวา่ หา้ มทำลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บนั ทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถ้าม)ี ๕๔.๒ ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บไปให้ หนว่ ยเก็บท่สี ว่ นราชการนน้ั ๆ กำหนด

- ๑๗ - ข้อ ๕๕ เมอื่ ได้รบั เรอ่ื งจากเจา้ ของเรือ่ งตามขอ้ ๕๔ แล้ว ใหเ้ จา้ หน้าทผี่ รู้ บั ผดิ ชอบในการเก็บหนังสอื ปฏบิ ตั ิดังนี้ ๕๕.๑ ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือ ฉบับนัน้ และลงลายมือช่ือยอ่ กำกับตรา ๕๕.๑.๑ หนงั สือที่ต้องเกบ็ ไว้ตลอดไป ใหป้ ระทับตราคำวา่ ห้ามทำลายด้วยหมึกสีแดง ๕๕.๑.๒ หนังสือทีเ่ กบ็ โดยมีกำหนดเวลา ให้ประทับตราคำว่า เก็บถึงพ.ศ. .... ด้วยหมึกสีน้ำเงนิ และ ลงเลขของปพี ทุ ธศักราชที่ใหเ้ กบ็ ถึง ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนงั สือเกบ็ ไว้เปน็ หลกั ฐานตามแบบท่ี ๒๐ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี ๕๕.๒.๑ ลำดบั ที่ ให้ลงเลขลำดบั เรื่องของหนงั สือทเี่ กบ็ ๕๕.๒.๒ วันเก็บ ใหล้ งวนั เดอื น ปีท่ีนำหนังสือนนั้ เข้าทะเบยี นเกบ็ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบยี นรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรับของหนงั สือแตล่ ะฉบบั ๕๕.๒.๔ ท่ี ใหล้ งเลขทีข่ องหนงั สือแตล่ ะฉบับ ๕๕.๒.๕ เรื่อง ใหล้ งชื่อเรอ่ื งของหนังสือแต่ละฉบบั ในกรณที ่ีไมม่ ชี ่อื เร่อื งใหล้ งสรุปเร่อื งย่อ ๕๕.๒.๖ รหสั แฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลำดบั หมู่ของการจัดแฟม้ เก็บหนังสือ ๕๕.๒.๗ กำหนดเวลาเก็บ ใหล้ งระยะเวลาการเก็บตามที่กำหนดในตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกขอ้ ความอื่นใด (ถา้ ม)ี ข้อ ๕๖ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จำเป็น จะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามข้อ ๕๔ ให้ เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการ ตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ ๕๔ และข้อ ๕๕ โดยอนโุ ลม ขอ้ ๕๗[๑๕] อายกุ ารเกบ็ หนงั สือ โดยปกติให้เกบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกว่า ๑๐ ปี เวน้ แตห่ นังสือดังตอ่ ไปน้ี ๕๗.๑ หนังสือทตี่ ้องสงวนเป็นความลับ ใหป้ ฏิบัติตามกฎหมาย ระเบยี บว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย แห่งชาติ หรอื ระเบยี บวา่ ดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการ ๕๗.๒ หนังสือที่เป็นหลกั ฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนงั สืออื่นใด ท่ีไดม้ กี ฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เปน็ พิเศษแลว้ การเก็บใหเ้ ปน็ ไปตามกฎหมายและระเบียบแบบ แผนวา่ ดว้ ยการน้ัน ๕๗.๓ หนงั สอื ท่มี คี ณุ คา่ ทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวชิ า และมีคุณค่าต่อการศึกษาค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้ เปน็ หลักฐานสำคญั ทางประวัตศิ าสตร์ของชาติตลอดไป หรอื ตามที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด ๕๗.๔ หนังสอื ทีไ่ ด้ปฏิบัติงานเสร็จส้นิ แล้ว และเปน็ คูส่ ำเนาทีม่ ตี ้นเรื่องจะคน้ ได้จากท่ีอ่ืนให้เก็บไว้ไม่น้อย กว่า ๕ ปี [๑๕] ข้อ ๕๗ อายุการเกบ็ หนงั สอื : ความเดมิ ถูกยกเลกิ โดยข้อ ๑๐ แห่งระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสาร บรรณ ฉบบั ท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วามทีพ่ ิมพไ์ วแ้ ทน

- ๑๘ - ๕๗.๕ หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเม่ือ ดำเนนิ การแลว้ เสรจ็ ใหเ้ กบ็ ไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่เป็น หลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินรวมถึงหนังสือหรือเอกสาร เก่ยี วกบั การรบั เงนิ การจา่ ยเงนิ หรอื การก่อหนีผ้ ูกพนั ทางการเงินท่ีหมดความจำเปน็ ในการใชเ้ ป็นหลักฐานแห่ง การก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินเพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถ นำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้วเมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้ว ไม่มีปญั หา และไม่มีความจำเป็นตอ้ งใชป้ ระกอบการตรวจสอบหรือเพ่ือการใดๆ อีก ใหเ้ กบ็ ไว้ไม่น้อยกวา่ ๕ ปี หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕ ปี แล้วแต่กรณีให้ทำ ความตกลงกบั กระทรวงการคลงั ข้อ ๕๘[๑๖] ทกุ ปปี ฏิทินให้ส่วนราชการจดั ส่งหนังสือท่ีมีอายุครบ ๒๐ ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้นที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ภายในวนั ท่ี ๓๑ มกราคม ของปีถดั ไป เว้นแต่หนงั สอื ดงั ต่อไปน้ี ๕๘.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏบิ ัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย แห่งชาติ หรอื ระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ ๕๘.๒ หนงั สือทมี่ ีกฎหมาย ขอ้ บังคบั หรือระเบียบท่ีออกใช้เปน็ การท่ัวไปกำหนดไว้เป็นอย่างอ่ืน ๕๘.๓ หนังสอื ท่ีส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ท่ีส่วนราชการนั้นใหจ้ ัดทำบัญชหี นังสือครบ ๒๐ ปี ทขี่ อเก็บเอง สง่ มอบให้สำนกั หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ข้อ ๕๙[๑๗] บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง อย่างน้อยให้มี ต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรผู้รบั มอบ ยึดถอื ไว้เปน็ หลักฐานฝ่ายละฉบบั ๕๙.๑ บญั ชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้จดั ทำตามแบบท่ี ๒๑ ท้ายระเบียบโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๙.๑.๑ ช่อื บัญชสี ง่ มอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจำปี ใหล้ งตัวเลขของปพี ทุ ธศกั ราชทจี่ ัดทำบัญชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการท่จี ัดทำบัญชี ๕๙.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดอื น ปีทจ่ี ัดทำบัญชี ๕๙.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผน่ บญั ชี ๕๙.๑.๕ ลำดบั ที่ ให้ลงเลขลำดบั เร่อื งของหนังสือที่ส่งมอบ ๕๙.๑.๖ รหสั แฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลำดับหมขู่ องการจดั แฟ้มเก็บหนังสอื ๕๙.๑.๗ ท่ี ให้ลงเลขทีข่ องหนงั สอื แตล่ ะฉบบั [๑๖] ขอ้ ๕๘ ทกุ ปีปฏทิ นิ : ความเดมิ ถูกยกเลิกโดยขอ้ ๑๐ แหง่ ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วามท่พี มิ พไ์ ว้แทน [๑๗] ขอ้ ๕๙ บญั ชีส่งมอบหนังสือ : ความเดิมถูกยกเลกิ โดยขอ้ ๑๐ แหง่ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสาร บรรณฉบับท่ี ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วามท่ีพิมพไ์ ว้แทน

- ๑๙ - ๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบยี นรบั ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนงั สอื แต่ละฉบับ ๕๙.๑.๑๐ เร่อื ง ใหล้ งชื่อเรื่องของหนงั สือแตล่ ะฉบับ ในกรณที ไ่ี ม่มชี อ่ื เรอื่ งใหล้ งสรปุ เรื่องย่อ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกขอ้ ความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลง ตำแหนง่ ของผมู้ อบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อม ทงั้ ลงตำแหนง่ ของผู้รบั มอบ ๕๙.๒ บญั ชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดทำตามแบบท่ี ๒๒ ทา้ ยระเบยี บโดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี ๕๙.๒.๑ ชอ่ื บัญชหี นังสอื ครบ ๒๐ ปีทข่ี อเกบ็ เองประจำปี ใหล้ งตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทจี่ ดั ทำบัญชี ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชื่อสว่ นราชการที่จดั ทำบญั ชี ๕๙.๒.๓ วันท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปที ่ีจัดทำบัญชี ๕๙.๒.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี ๕๙.๒.๕ ลำดับท่ี ใหล้ งเลขลำดับเรือ่ งของหนังสอื ท่ีขอเก็บเอง ๕๙.๒.๖ รหัสแฟม้ ให้ลงหมายเลขลำดบั หมูข่ องการจัดแฟม้ เกบ็ หนังสอื ๕๙.๒.๗ ที่ ให้ลงเลขทขี่ องหนงั สือแต่ละฉบบั ๕๙.๒.๘ ลงวนั ที่ ให้ลงวนั เดือน ปีของหนงั สอื แต่ละฉบับ ๕๙.๒.๙ เร่อื ง ใหล้ งชอ่ื เร่อื งของหนังสอื แตล่ ะฉบบั ในกรณที ีไ่ ม่มีชอื่ เรอ่ื งใหล้ งสรุปเร่อื งย่อ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให้บันทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถา้ มี) ข้อ ๖๐ หนังสือที่ยังไม่ถงึ กำหนดทำลาย ซึ่งส่วนราชการเห็นวา่ เปน็ หนังสือที่มคี วามสำคัญและประสงค์ จะฝากให้กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏบิ ัตดิ งั น้ี ๖๐.๑ จดั ทำบญั ชีฝากหนงั สือตามแบบท่ี ๒๓ ทา้ ยระเบยี บ อย่างน้อยใหม้ ีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ โดย กรอกรายละเอยี ดดังน้ี ๖๐.๑.๑ ชือ่ บญั ชฝี ากหนังสือ ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศักราชที่จัดทำบัญชี ๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงช่ือสว่ นราชการทีจ่ ัดทำบัญชี ๖๐.๑.๓ วันท่ี ให้ลงวนั เดือน ปที ีจ่ ัดทำบญั ชี ๖๐.๑.๔ แผ่นที่ ใหล้ งเลขลำดบั ของแผน่ บญั ชี ๖๐.๑.๕ ลำดับท่ี ใหล้ งเลขลำดับเรอื่ งของหนงั สือ ๖๐.๑.๖ รหัสแฟม้ ให้ลงหมายเลขลำดับหม่ขู องการจัดแฟ้มเกบ็ หนังสอื ๖๐.๑.๗ ท่ี ให้ลงเลขท่ีของหนังสือแต่ละฉบบั ๖๐.๑.๘ ลงวันท่ี ใหล้ งวัน เดือน ปีของหนงั สอื แต่ละฉบับ ๖๐.๑.๙ เลขทะเบยี นรับ ให้ลงเลขทะเบยี นรับของหนงั สอื แต่ละฉบบั ๖๐.๑.๑๐ เรื่อง ใหล้ งชื่อเร่ืองของหนังสอื แตล่ ะฉบบั ในกรณีที่ไมม่ ีชอ่ื เรือ่ งให้ลงสรปุ เร่ืองย่อ ๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกขอ้ ความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี

- ๒๐ - ๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลง ตำแหนง่ ของผู้ฝาก ๖๐.๑.๑๓ ลงชอ่ื ผรู้ บั ฝาก ให้ผู้รบั ฝากลงลายมอื ช่อื และวงเล็บชอ่ื และนามสกลุ ดว้ ยตวั บรรจงพร้อมทั้ง ลงตำแหนง่ ของผู้รบั ฝาก ๖๐.๒ ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้กองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร ๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้วให้ลงนามใน บญั ชีฝากหนังสือ แลว้ คืนต้นฉบบั ใหส้ ่วนราชการผู้ฝากเกบ็ ไว้เป็นหลักฐาน หนังสอื ที่ฝากเก็บไวท้ กี่ องจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ใหถ้ ือวา่ เป็นหนังสือของสว่ นราชการผู้ฝาก หากสว่ นราชการผฝู้ ากต้องการใช้หนงั สอื หรือขอคืน ใหท้ ำไดโ้ ดยจัดทำหลกั ฐานตอ่ กันไวใ้ ห้ชัดแจง้ เม่อื ถึงกำหนดการทำลายแลว้ ใหส้ ว่ นราชการผฝู้ ากดำเนนิ การตามขอ้ ๖๖ ข้อ ๖๑ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส หากชำรดุ เสียหายต้องรบี ซ่อมใหใ้ ชร้ าชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสำเนามาแทนถ้าชำรุดเสียหายจน ไมส่ ามารถซอ่ มแซมใหค้ งสภาพเดมิ ได้ ให้รายงานผ้บู ังคบั บัญชาทราบและใหห้ มายเหตุไว้ในทะเบยี นเก็บดว้ ย ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดงเอกสารสิทธิก็ให้ ดำเนนิ การแจง้ ความต่อพนกั งานสอบสวน สว่ นท่ี ๒ การยืม ขอ้ ๖๒ การยมื หนงั สอื ท่ีสง่ เกบ็ แล้ว ใหป้ ฏิบตั ดิ งั นี้ ๖๒.๑ ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบวา่ เรือ่ งท่ียืมนน้ั จะนำไปใชใ้ นราชการใด ๖๒.๒ ผูย้ มื จะต้องมอบหลักฐานการยมื ใหเ้ จ้าหน้าที่เกบ็ แล้วลงชื่อรับเร่ืองที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือและ ให้เจา้ หน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยมื เรยี งลำดบั วนั เดอื น ปีไวเ้ พ่อื ติดตามทวงถาม ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้น ให้เกบ็ ไว้แทนทีห่ นังสือท่ถี กู ยมื ไป ๖๒.๓ การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ กองขนึ้ ไป หรือผ้ทู ไ่ี ดร้ ับมอบหมาย ๖๒.๔ การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ระดับแผนกข้นึ ไป หรือผูท้ ี่ไดร้ ับมอบหมาย ขอ้ ๖๓ บัตรยมื หนังสือ ให้จัดทำตามแบบท่ี ๒๔ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี ๖๓.๑ รายการ ให้ลงชอ่ื เรือ่ งหนังสือท่ขี อยมื ไปพรอ้ มดว้ ยรหัสของหนังสอื น้นั ๖๓.๒ ผูย้ มื ให้ลงชอ่ื บุคคล ตำแหนง่ หรือส่วนราชการทีย่ ืมหนังสอื น้ัน ๖๓.๓ ผรู้ บั ให้ผู้รับหนังสอื นั้นลงลายมอื ชื่อ และวงเลบ็ ช่อื กำกับพรอ้ มด้วยตำแหนง่ ในบรรทัดถดั ไป ๖๓.๔ วันยมื ให้ลงวัน เดอื น ปที ีย่ มื หนงั สือนนั้ ๖๓.๕ กำหนดสง่ คนื ใหล้ งวนั เดือน ปีทีจ่ ะสง่ หนงั สือนน้ั คืน

- ๒๑ - ๖๓.๖ ผู้ส่งคืน ให้ผสู้ ง่ คนื ลงลายมอื ชอ่ื ๖๓.๗ วนั ส่งคนื ให้ลงวัน เดือน ปีท่ีสง่ หนังสือคืน ข้อ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบให้ถือปฏิบัติตาม ข้อ ๖๒ โดยอนโุ ลม ข้อ ๖๕ การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือทั้งนี้ จะต้อง ไดร้ ับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดบั กองขึน้ ไป หรอื ผทู้ ี่ได้รับมอบหมายก่อน สว่ นที่ ๓ การทำลาย ขอ้ ๖๖ ภายใน ๖๐ วันหลงั จากวันส้นิ ปปี ฏทิ ิน ให้เจ้าหน้าทผี่ ู้รบั ผิดชอบในการเกบ็ หนังสอื สำรวจหนงั สือ ที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเปน็ หนังสอื ที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไวท้ ี่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งต้ัง คณะกรรมการทำลายหนงั สือ บัญชีหนังสือขอทำลาย ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๕ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี ๖๖.๑ ช่อื บัญชีหนังสอื ขอทำลาย ประจำปี ใหล้ งตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่ีจดั ทำบัญชี ๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการท่จี ดั ทำบัญชี ๖๖.๓ วันที่ ให้ลงวนั เดอื น ปีท่จี ดั ทำบญั ชี ๖๖.๔ แผน่ ที่ ให้ลงเลขลำดบั ของแผ่นบญั ชี ๖๖.๕ ลำดับท่ี ใหล้ งเลขลำดับเรอื่ งของหนงั สอื ๖๖.๖ รหัสแฟม้ ใหล้ งหมายเลขลำดับหมู่ของการจดั แฟ้มเก็บหนงั สือ ๖๖.๗ ท่ี ใหล้ งเลขทีข่ องหนังสือแต่ละฉบบั ๖๖.๘ ลงวันที่ ใหล้ งวัน เดือน ปขี องหนังสือแต่ละฉบับ ๖๖.๙ เลขทะเบยี นรบั ใหล้ งเลขทะเบยี นรบั ของหนงั สอื แต่ละฉบับ ๖๖.๑๐ เรอ่ื ง ให้ลงชอ่ื เรื่องของหนงั สอื แตล่ ะฉบบั ในกรณีที่ไม่มชี ือ่ เรอ่ื งใหล้ งสรุปเร่ืองยอ่ ๖๖.๑๑ การพิจารณา ให้คณะกรรมการทำลายหนังสอื เป็นผูก้ รอก ๖๖.๑๒ หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกขอ้ ความอ่นื ใด (ถ้ามี) ขอ้ ๖๗[๑๘] ใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดับกรมแตง่ ต้ังคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วยประธาน กรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการพลเรือนหรือพนักงานส่วน ท้องถิ่น ประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับ ชำนาญงาน ขึ้นไป หรือเจ้าหน้าที่ของรฐั อืน่ ท่เี ทยี บเท่า [๑๘] ขอ้ ๖๗ ให้หัวหนา้ ส่วน : ความเดิมถูกยกเลกิ โดยขอ้ ๔ แห่งระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบบั ที่ ๓ พ.ศ. ๒๕๖๐ และให้ใช้ความท่พี ิมพไ์ ว้แทน

- ๒๒ - ถา้ ประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัตหิ น้าท่ีได้ให้กรรมการท่ีมาประชุมเลือกกรรมการคนหน่ึงทำหน้าท่ี ประธาน มตขิ องคณะกรรมการให้ถือเสยี งขา้ งมาก ถ้ากรรมการผใู้ ดไม่เหน็ ดว้ ยใหท้ ำบันทกึ ความเหน็ แยง้ ไว้ ขอ้ ๖๘ คณะกรรมการทำลายหนงั สอื มหี นา้ ทด่ี งั นี้ ๖๘.๑ พิจารณาหนงั สอื ที่จะขอทำลายตามบญั ชหี นังสอื ขอทำลาย ๖๘.๒ ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไมค่ วรทำลาย และควรจะขยายเวลาการเก็บ ไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง การพิจารณาตามข้อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือ ขอทำลาย แลว้ ให้แกไ้ ขอายุการเก็บหนงั สือในตรากำหนดเกบ็ หนงั สือโดยใหป้ ระธานกรรมการทำลายหนังสือลง ลายมือช่อื กำกับการแก้ไข ๖๘.๓ ในกรณีทคี่ ณะกรรมการมีความเห็นวา่ หนังสือเร่ืองใดควรใหท้ ำลาย ใหก้ รอกเครื่องหมายกากบาท (×) ลงในช่อง การพจิ ารณา ตามข้อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสอื ขอทำลาย ๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมท้ังบนั ทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ต่อหัวหน้า ส่วนราชการระดบั กรมเพ่ือพิจารณาส่งั การตามข้อ ๖๙ ๖๘.๕ ควบคุมการทำลายหนังสือซึง่ ผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว โดยการเผาหรอื วิธีอ่ืนใดที่จะไม่ให้ หนงั สอื นั้นอา่ นเปน็ เร่อื งได้ และเม่อื ทำลายเรยี บร้อยแลว้ ให้ทำบนั ทกึ ลงนามรว่ มกนั เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบ ข้อ ๖๙ เม่ือหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมไดร้ บั รายงานตามขอ้ ๖๘.๔ แล้ว ให้พจิ ารณาส่งั การดงั นี้ ๖๙.๑ ถา้ เห็นว่าหนงั สือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย ให้ส่ังการใหเ้ ก็บหนังสือนนั้ ไว้จนถึงเวลาการทำลายงวดต่อไป ๖๙.๒ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทำความตกลงกับกรมศิลปากรแลว้ ไม่ตอ้ งส่งไปใหพ้ จิ ารณา ข้อ ๗๐ ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทำลายแล้วแจ้ง ให้ส่วนราชการทสี่ ง่ บญั ชหี นงั สือทำลายทราบดังนี้ ๗๐.๑ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นดำเนินการ ทำลายหนงั สือตอ่ ไปได้ หากกองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ไม่แจง้ ใหท้ ราบอย่างใดภายในกำหนดเวลา ๖๐ วัน นับแต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ให้ถือว่ากองจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร ไดใ้ ห้ความเห็นชอบแลว้ และให้ส่วนราชการทำลายหนังสอื ได้ ๗๐.๒ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลาการเก็บไว้ อยา่ งใดหรอื ให้เก็บไว้ตลอดไป ใหแ้ จง้ ให้สว่ นราชการนั้นทราบ และใหส้ ว่ นราชการนั้นๆ ทำการแก้ไขตามที่กอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร เห็นควรให้ สง่ ไปเกบ็ ไว้ทีก่ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้สว่ นราชการน้ันๆ ปฏบิ ตั ติ าม เพ่ือประโยชน์ในการน้ี กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร จะส่งเจา้ หนา้ ท่ีมารว่ มตรวจสอบหนังสือ ของสว่ นราชการน้นั กไ็ ด้

- ๒๓ - หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง ข้อ ๗๑ ตราครุฑสำหรบั แบบพมิ พ์ ใหใ้ ชต้ ามแบบที่ ๒๖ ทา้ ยระเบียบ มี ๒ ขนาด คือ ๗๑.๑ ขนาดตวั ครุฑสงู ๓ เซนตเิ มตร ๗๑ ๒ ขนาดตวั ครุฑสูง ๑.๕ เซนตเิ มตร ข้อ ๗๒ ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ตามแบบที่ ๒๗ ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ล้อมครุฑตามขอ้ ๗๑.๑ ระหว่างวงนอกและวง ในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัดอยู่ ขอบลา่ งของตรา ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้โดยให้ อกั ษรไทยอยขู่ อบบนและอักษรโรมนั อย่ขู อบลา่ งของตรา ข้อ ๗๓ ตรากำหนดเก็บหนังสอื คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนดระยะเวลาการ เก็บหนังสือนัน้ มคี ำว่า เก็บถงึ พ.ศ. .... หรอื คำวา่ ห้ามทำลาย ขนาดไมเ่ ล็กกว่าตวั พมิ พ์ ๒๔ พอยท์ ขอ้ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง ๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกตใิ หใ้ ชก้ ระดาษปอนดข์ าว นำ้ หนกั ๖๐ กรัมต่อตารางเมตร มี ๓ ขนาด คือ ๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๑๐ มลิ ลิเมตร × ๒๙๗ มลิ ลิเมตร ๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา่ ขนาด ๑๔๘ มลิ ลเิ มตร × ๒๑๐ มิลลิเมตร ๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา่ ขนาด ๕๒ มิลลิเมตร × ๗๔ มิลลเิ มตร ๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกตใิ ห้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล นำ้ หนกั ๘๐ กรมั ต่อตารางเมตร เว้นแต่ ซองขนาดซี ๔ ให้ใชก้ ระดาษน้ำหนัก ๑๒๐ กรมั ต่อตารางเมตร มี ๔ ขนาด คอื ๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๒๙ มลิ ลิเมตร × ๓๒๔ มิลลเิ มตร ๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความวา่ ขนาด ๑๖๒ มลิ ลิเมตร × ๒๒๙ มลิ ลเิ มตร ๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความว่า ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร × ๑๖๒ มลิ ลิเมตร ๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความวา่ ขนาด ๑๑๐ มลิ ลเิ มตร × ๒๒๐ มลิ ลิเมตร ข้อ ๗๕ กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ ๔ พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๑ ด้วยหมึกสีดำหรือทำเป็น ครฑุ ดนุ ทกี่ ึ่งกลางสว่ นบนของกระดาษ ตามแบบท่ี ๒๘ ท้ายระเบยี บ ขอ้ ๗๖ กระดาษบนั ทกึ ข้อความ ให้ใชก้ ระดาษขนาดเอ ๔ หรอื ขนาดเอ ๕ พมิ พ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๒ ด้วย หมกึ สีดำทม่ี ุมบนดา้ นซา้ ย ตามแบบท่ี ๒๙ ท้ายระเบยี บ ข้อ ๗๗ ซองหนงั สือ ให้พมิ พค์ รุฑตามข้อ ๗๑.๒ ดว้ ยหมกึ สดี ำที่มมุ บนด้านซา้ ยของซอง ๗๗.๑ ขนาดซี ๔ ให้สำหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครฑุ โดยไมต่ อ้ งพบั มีชนดิ ธรรมดาและขยายขา้ ง ๗๗.๒ ขนาดซี ๕ ใช้สำหรบั บรรจุหนังสอื กระดาษตราครุฑพบั ๒

- ๒๔ - ๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใชส้ ำหรบั บรรจหุ นังสือกระดาษตราครฑุ พับ ๔ ๗๗.๔ ขนาดดแี อล ใช้สำหรบั บรรจหุ นงั สือกระดาษตราครุฑพบั ๓ ส่วนราชการใดมีความจำเป็นต้องใช้ซองสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้ซองพิเศษ สำหรบั สง่ ทางไปรษณยี ์อากาศและพมิ พ์ตราครุฑตามที่กลา่ วข้างต้นได้โดยอนโุ ลม ข้อ ๗๘ ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือตามแบบที่ ๑๒ ทา้ ยระเบียบ มีลกั ษณะเป็นรูปส่เี หล่ยี มผืนผา้ ขนาด ๒.๕ เซนตเิ มตร × ๕ เซนติเมตรมีชอ่ื ส่วนราชการอย่ตู อนบน ข้อ ๗๙ ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้รับเข้าเปน็ ประจำวนั โดยเรียงลำดับลงมา ตามเวลาที่ได้รับหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่นตามแบบที่ ๑๓ ท้ายระเบยี บ ข้อ ๘๐ ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สำหรับลงรายการหนงั สือที่ได้ส่งออกเป็นประจำวัน โดยเรียงลำดับลงมา ตามเวลาที่ได้ส่งหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่นตามแบบท่ี ๑๔ ทา้ ยระเบยี บ ข้อ ๘๑ สมุดส่งหนังสือและใบรับหนังสือ ใช้สำหรับลงรายการละเอียดเกี่ยวกับการส่งหนังสือโดยให้ผู้ นำส่งถือกำกบั ไปกับหนังสอื เพอื่ ให้ผูร้ บั เซ็นรับแลว้ รบั กลบั คืนมา ๘๑.๑ สมุดส่งหนังสือ เป็นสมุดสำหรับใช้ลงรายการส่งหนังสือ มีขนาดเอ ๕ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๑๖ ท้ายระเบยี บ ๘๑.๒ ใบรบั หนงั สอื ใช้สำหรบั กำกบั ไปกับหนังสือท่นี ำสง่ โดยใหผ้ ูร้ ับเซน็ ชอื่ รับแลว้ รับกลบั คืนมา มีขนาด เอ ๘ พมิ พห์ น้าเดียว ตามแบบที่ ๑๗ ท้ายระเบยี บ ข้อ ๘๒ บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกำกับหนังสือแต่ละรายการเพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้นๆ ได้มีการ ดำเนนิ การตามลำดบั ข้ันตอนอยา่ งใด จนกระท่ังเสร็จส้ิน บตั รน้ีเกบ็ เรยี งลำดบั กันเปน็ ชุดในท่ีเก็บโดยมีกระดาษ ติดเป็นบัตรดรรชนี ซึ่งแบ่งออกเป็นตอนๆ เพื่อสะดวกแก่การตรวจค้น มีขนาดเอ ๕ พิมพ์สองหน้า ตามแบบท่ี ๑๘ ทา้ ยระเบยี บ ข้อ ๘๓ บัญชีหนังสือส่งเก็บ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่จะส่งเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์หน้าเดียวตาม แบบท่ี ๑๙ ทา้ ยระเบียบ ข้อ ๘๔ ทะเบียนหนังสือเก็บ เป็นทะเบียนที่ใช้ลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้ามีสอง ชนิด คือ ชนิดเปน็ เลม่ และชนดิ เปน็ แผน่ ตามแบบท่ี ๒๐ ทา้ ยระเบยี บ ขอ้ ๘๕ บัญชีส่งมอบหนงั สอื ครบ ๒๕ ปี เปน็ บญั ชีท่ใี ชล้ งรายการหนงั สือท่มี ีอายุครบ ๒๕ ปี ส่งมอบเก็บ ไว้ทกี่ องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร มลี กั ษณะเปน็ แผ่นขนาดเอ ๔ พมิ พ์สองหน้าตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบยี บ

- ๒๕ - ข้อ ๘๖ บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บเอง เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปี ซ่ึง สว่ นราชการนนั้ มคี วามประสงค์จะเก็บไว้เอง มีลกั ษณะเปน็ แผ่นขนาดเอ ๔ พมิ พส์ องหน้าตามแบบที่ ๒๒ ทา้ ยระเบียบ ข้อ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ส่วนราชการนำฝากไว้กับกองจดหมายเหตุ แหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร มลี ักษณะเปน็ แผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๒๓ ท้ายระเบยี บ ข้อ ๘๘ บตั รยืมหนงั สือ ใช้สำหรบั เป็นหลกั ฐานแทนหนังสือที่ใหย้ ืมไป มขี นาดเอ ๔ พิมพ์หน้าเดียว ตาม แบบท่ี ๒๔ ทา้ ยระเบยี บ ข้อ ๘๙ บัญชีหนังสือขอทำลาย เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ครบกำหนดเวลาการเก็บมีลักษณะ เปน็ แผ่นขนาดเอ ๔ พิมพส์ องหน้า ตามแบบที่ ๒๕ ท้ายระเบยี บ หมวด ๕ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ [๑๙] ข้อ ๘๙/๑ ให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับปฏิบัติงานสารบรรณหรืออย่าง นอ้ ยตอ้ งมีท่ีอย่ไู ปรษณีย์อิเล็กทรอนิกสก์ ลางสำหรบั การรับและการสง่ หนังสืออเิ ลก็ ทรอนิกส์ของสว่ นราชการนนั้ ในกรณีที่ส่วนราชการใดมีหน่วยงานในสังกัดตั้งอยู่ในภูมิภาค หรือมีหน่วยงานในสังกัดที่จำเป็นต้องมี หน่วยงานสารบรรณกลางแยกต่างหากจากส่วนกลางเพื่อประสิทธิภาพในการปฏิบัติราชการหรือมีเหตุจำเป็น อื่นใดให้ตอ้ งมที ี่อยู่ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์กลางตามวรรคหนึ่งของตนเอง ส่วนราชการนั้นจะอนุญาตหรือจัดให้ หน่วยงานในสังกัดดังกล่าวมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางเฉพาะสำหรับการรับและการส่งหนังสือ อเิ ล็กทรอนกิ สข์ องหน่วยงานนนั้ กไ็ ด้ ใหส้ ว่ นราชการประกาศเผยแพรท่ ี่อยู่ไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนิกสก์ ลางตามวรรคหน่ึงและวรรคสองในเว็บไซต์ ของส่วนราชการนั้น และให้แจ้งไปยังสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) เพื่อร วบรวมเผยแพร่ พร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ตรวจสอบหนังสือที่ส่งมายังที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ดงั กล่าวด้วย เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ประชาชนและการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของ เจา้ หนา้ ทขี่ องรัฐ ให้สำนกั งานพฒั นารัฐบาลดจิ ิทลั (องค์การมหาชน) รวบรวมทอ่ี ย่ไู ปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์กลาง ของหน่วยงานของรัฐทั้งหมดเพื่อเผยแพรในที่เดียวกับที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของส่วนราชการตาม วรรคสามดว้ ย หลกั เกณฑแ์ ละวธิ ีการปฏิบตั ิในการรบั ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนงั สือราชการด้วยระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๖ ทั้งนี้ โดยไม่รวมถึงการใช้ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนกิ ส์ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสือราชการโดยไปรษณีย์ อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ให้เปน็ ไปตามทก่ี ำหนดไว้ในภาคผนวก ๗ [๑๙] หมวด ๕ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ : ถกู เพ่มิ โดยข้อ ๑๐ แห่งระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสาร บรรณ ฉบับท่ี ๔ พ.ศ. ๒๕๖๔ ใหใ้ ชบ้ งั คับเมอ่ื พน้ กำหนด ๙๐ วนั นับแตป่ ระกาศในราชกิจจานเุ บกษา

- ๒๖ - ข้อ ๘๙/๒ ให้นำความในข้อ ๓๕ ข้อ ๓๖ ข้อ ๓๘ ข้อ ๓๙ ข้อ ๔๐ ข้อ ๔๑ ข้อ ๔๒ ข้อ ๔๓ ข้อ ๔๗ ข้อ ๕๘ และขอ้ ๕๙ มาใชบ้ งั คบั แกห่ นังสอื อเิ ล็กทรอนกิ สด์ ้วยโดยอนุโลม ในกรณีท่หี นว่ ยงานสารบรรณกลางของสว่ นราชการมีความจำเปน็ ต้องพิมพ์หนังสืออิเลก็ ทรอนิกส์ท่ีได้รับ ออกเปน็ เอกสารเพื่อดำเนินการ ให้นำความในข้อ ๓๗ มาใชบ้ ังคบั ดว้ ย ขอ้ ๘๙/๓ เพอื่ ประโยชนใ์ นการปฏิบตั ิงานสารบรรณ ในการรับหรอื สง่ หนงั สืออเิ ลก็ ทรอนิกสใ์ หล้ งเวลาท่ี ปรากฏในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรอื ได้ส่งหนังสือไว้ในทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียนหนังสือส่ง แล้วแต่ กรณี ไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการด้วย โดยในกรณีที่ได้สง่ ไปทางท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับแจ้งไว้ หรอื ที่ไดม้ ีการประกาศเผยแพรตามข้อ ๘๙/๑ แล้ว แตไ่ ม่สำเร็จ ให้ลงวนั และเวลาทีปรากฏในระบบว่าได้จัดส่ง คร้งั แรกเป็นวันและเวลาท่ไี ด้ส่งหนังสือ ข้อ ๘๙/๔ การเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ นอกจากการเก็บไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อันเป็น ผลจากที่ได้มกี ารรบั หรอื การสง่ หนังสือนัน้ ให้มีการสำรองขอ้ มูล (backup) หนังสอื อเิ ลก็ ทรอนกิ สไ์ วอ้ ีกแห่งเป็น อย่างน้อยด้วย ทง้ั นี้ ตามหลักเกณฑแ์ ละวธิ ีการท่ีหวั หนา้ ส่วนราชการกำหนด หนังสอื อเิ ล็กทรอนิกส์ทีเ่ ก็บรักษาไว้ในการสำรองข้อมูลตามวรรคหน่ึง และทส่ี ง่ ใหส้ ำนกั หอจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร ตามข้อ ๕๘ ให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า ๑๕๐ dpi และใหน้ ำหลักเกณฑก์ ารต้งั ชอ่ื ไฟล์ทก่ี ำหนดไว้ในภาคผนวก ๗ มาใชบ้ งั คับด้วยโดยอนโุ ลม ขอ้ ๘๙/๕ หนังสอื อิเลก็ ทรอนกิ ส์ไม่มีอายุการเก็บหนงั สือ โดยปกตใิ ห้เกบ็ ไว้ตลอดไป เวน้ แต่กรณีมีความ เป็นต้องเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ หรือมีเหตุผลความจำเป็นอื่นใด หัวหน้าส่วนราชการจะมีคำสั่งให้ทำลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีใช่เอกสารจดหมายเหตุตามกฎหมายว่าด้วย จดหมายเหตแุ ห่งชาติ ทเี่ ก็บมาเป็นเวลาเกินกว่า ๑๐ ปีแล้วกไ็ ด้ โดยในการทำลายให้ใช้วธิ ีลบออกจากระบบสาร บรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และใหล้ บหนงั สอื อิเล็กทรอนิกสท์ ่ีเก็บไวเ้ ปน็ เวลานานที่สดุ ยอ้ นข้ึนมา ให้นำความในวรรคหนึ่งมาใช้บังคับแก่หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาไว้ในการสำรองข้อมูลของส่วน ราชการตามข้อ ๘๙/๔ด้วยโดยอนุโลม โดยหัวหน้าส่วนราชการจะมีคำสั่งให้ทำลายได้เฉพาะหนังสือที่เก็บมา เป็นเวลาเกินกวา่ ๒๐ ปี ซง่ึ ไดม้ กี ารส่งให้สำนักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาตกิ รมศลิ ปากร ตามขอ้ ๕๘ แลว้ เมื่อหัวหน้าสวนราชการมีคำสั่งให้ทำลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหนึ่งหรือวรรคสองแล้วให้นำ ความในส่วนที่ ๓ การทำลาย ของหมวด ๓ การเก็บรกั ษา ยืม และทำลายหนงั สือ มาใช้บังคบั โดยอนโุ ลม บทเฉพาะกาล ขอ้ ๙๐ แบบพมิ พ์ และซอง ซ่งึ มอี ย่กู อ่ นวันทรี่ ะเบียบนใ้ี ชบ้ ังคบั ให้ใช้ไดต้ อ่ ไปจนกว่าจะหมด ประกาศ ณ วนั ที่ ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ พลเอก เปรม ติณสลู านนท์ นายกรัฐมนตรี

- ๒๗ - หมายเหตุ ๑. ในการพฒั นาระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสข์ องสว่ นราชการ หรอื มปี ญั หาอปุ สรรคทางเทคนคิ ในการ ปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ หรือในการเชื่อมโยงข้อมูลหรือระบบกับส่วนราชการ และหน่วยงานอื่น ส่วนราชการอาจขอรับการสนับสนุนหรือขอความช่วยเหลือจากสำนักงานพัฒนารัฐบาล ดจิ ทิ ลั (องค์การมหาชน) หรอื สำนักงานพัฒนาธรุ กรรมทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์ได้ ๒. การปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ รวมท้ัง หนังสือ เอกสาร และสำเนาที่เกี่ยวข้อง ถ้าได้กระทำไปโดยสอดคล้องกับหลักเกณฑ์หรือวิธีการที่กำหนดไว้ใน ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยระเบียบนี้ ให้ถือว่าชอบ ด้วยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖และให้ปฏิบัติต่อไปตามที่กำหนดไว้ใน ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ซึง่ แกไ้ ขเพ่ิมเติมโดยระเบยี บนี้ และภาคผนวก ทเี่ ก่ยี วข้อง ๓ ให้ปลัดสำนกั นายกรฐั มนตรีรักษาการตามระเบียบน้ี

- ๒๘ -

-1- กองการเจ้าหนา้ ท่ี องค์การบริหารส่วนจังหวัดแพงเพชร