การจัดเก็บ และ ทำลายหนังสือราชการ

รหัสตวั อักษรโรมนั ประจาส่วนราชการ แนบทา้ ยภาคผนวก ๗ หลกั เกณฑ์และวธิ กี ารปฏบิ ัตใิ นการรบั สง่ และเกบ็ รักษาข้อมลู ขา่ วสารและหนงั สือราชการ โดยไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์

ลายมือช่อื อเิ ล็กทรอนิกส์ (digital signature) พระราชบญั ญัตวิ ่าด้วยธุรกรรมอเิ ล็กทรอนกิ ส์ พ.ศ. ๒๕๔๔

พระราชบญั ญตั ิวา่ ดว้ ยธรุ กรรมอเิ ล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ๒๕๔๔

การทาลายหนังสือราชการ ภายใน ๖๐ วนั หลังจากวนั ส้นิ ปีปฏทิ ิน ๑. ใหเ้ จ้าหนา้ ทผี่ ู้รบั ผิดชอบในการเกบ็ หนงั สอื สารวจหนงั สือที่ครบอายกุ ารเก็บ ในปนี ัน้ (ไม่วา่ จะเปน็ หนงั สอื ท่ีเก็บไว้เอง หรือท่ฝี ากเกบ็ ไวท้ ่ีสานักหอจดหมายเหตุ แหง่ ชาติ กรมศิลปากร) ๒. จัดทาบญั ชหี นังสอื ขอทาลาย เสนอหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรม เพอ่ื พิจารณา แต่งต้ังคณะกรรมการทาลายหนังสอื

บัญชีหนงั สอื ขอทาลาย ประจาปี....................... แบบท่ี ๒๕ กระทรวง/ทบวง............ วนั ท.่ี .................................. กรม............................... แผน่ ท.ี่ ....... กอง............................... การพจิ ารณา หมายเหตุ ลาดบั ท่ี รหัสแฟ้ม ที่ ลงวันที่ เลขทะเบยี นรับ เร่ือง



คณะกรรมการทาลายหนังสือ ให้หัวหนา้ ส่วนราชการระดับกรม (รวมถึงผู้วา่ ราชการจงั หวดั ) แตง่ ตงั้ คณะกรรมการทาลายหนังสอื ประกอบดว้ ย ๑. ประธานกรรมการ ๒. กรรมการอกี อย่างน้อย ๒ คน โดยปกตใิ ห้แต่งต้ังจากข้าราชการพลเรือนหรือพนักงานสว่ นทอ้ งถ่นิ ประเภทวชิ าการ ระดับปฏบิ ัติการ หรือประเภททว่ั ไป ระดับชานาญงาน ขนึ้ ไป หรอื เจ้าหน้าทขี่ องรัฐอน่ื ทเ่ี ทียบเทา่ *(ตามระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐)



การทาลายหนงั สอื ราชการ ๑. ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ผี รู้ ับผดิ ชอบในการเกบ็ หนังสือสารวจหนงั สือทค่ี รบอายกุ ารเก็บ แลว้ จัดทาบญั ชหี นงั สือ ขอทาลายเสนอหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมเพอ่ื พิจารณาแต่งตง้ั คณะกรรมการทาลายหนังสือ (ระเบยี บฯ ขอ้ ๖๖) ๒. ให้หัวหน้าส่วนราชการระดบั กรมแต่งตัง้ คณะกรรมการทาลายหนงั สือ (ระเบียบฯ ขอ้ ๖๗) ๓. คณะกรรมการทาลายหนงั สอื พิจารณาหนงั สอื ขอทาลายตามบัญชหี นังสือขอทาลาย และเสนอรายงาน ผลการพิจารณาตอ่ หัวหนา้ สว่ นราชการเพื่อพิจารณาสงั่ การรวมทั้งควบคมุ การทาลายหนงั สือ (ระเบยี บฯ ข้อ ๖๘) ๔. เม่ือหวั หนา้ สว่ นราชการระดับกรมไดร้ บั รายงานผลการพจิ ารณาของคณะกรรมการทาลายหนงั สือ ถ้าเห็นวา่ หนังสือเร่อื งใดไม่ควรทาลายใหส้ ั่งการใหเ้ กบ็ หนังสอื นัน้ ไว้ ถ้าเหน็ ว่าหนงั สอื ใดควรทาลาย ให้สง่ บัญชหี นังสือ ขอทาลายใหส้ านกั หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณา ๕. ให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณารายการในบัญชหี นงั สอื ขอทาลาย แลว้ แจ้งให้ สว่ นราชการทสี่ ง่ บญั ชหี นังสอื ขอทาลายทราบ (ระเบียบฯ ข้อ ๗๐) (ตามหนงั สอื สานักนายกรฐั มนตรี ที่ นร ๐๑๐๕/ว ๒๖๓๙ ลงวนั ที่ ๒ พฤศจกิ ายน ๒๕๔๘)

วธิ ีการทาลายหนังสอื ๑. โดยวธิ กี ารเผา หรอื ๒. โดยวิธกี ารอ่นื ใดท่ีไมใ่ หอ้ ่านเป็นเรอ่ื งได้ การทาลายหนงั สือทมี่ ีชั้นความลับ ๑. เผาแล้วขย้ขี เี้ ถา้ ใหเ้ ปน็ ผง ๒. วิธแี ปรรูปอย่างอื่นจนไม่สามารถทราบความลบั ในซากเอกสารน้นั

หนงั สือสานักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ที่ สร ๐๒๐๓/ว ๑๖๒ ลงวนั ที่ ๑๑ สิงหาคม ๒๕๒๔ เรือ่ ง บรษิ ทั กระดาษแขง็ ไทย จากัด เสนอขอซอ้ื เศษกระดาษทีม่ ไิ ดใ้ ช้ประโยชน์ของหนว่ ยราชการ ในคราวประชุมเม่อื วนั ท่ี ๖ สงิ หาคม ๒๕๒๔ คณะรัฐมนตรีไดม้ มี ตเิ ห็นชอบดว้ ยกับหลกั การการขาย กระดาษ ตามทสี่ านกั งานปลดั สานกั นายกรัฐมนตรีเสนอและใหส้ ่วนราชการตา่ ง ๆ ถอื ปฏบิ ัตติ ่อไป มรี ายละเอียดดงั นี้ ๑. เศษกระดาษท่ผี ่านขัน้ ตอนการทาลายตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ ในปีหน่ึง ๆ ยกเวน้ เอกสารลับ หากมีปรมิ าณมากใหข้ ายเพื่อนาเงินส่งคลงั เปน็ รายไดแ้ ผน่ ดิน ตามกฎหมายว่าดว้ ยวธิ ีการงบประมาณ ๒. การขาย ๒.๑ ในส่วนกลาง ใหข้ ายแกโ่ รงงานทีผ่ ลติ กระดาษ ๒.๒ ในสว่ นภมู ิภาค ใหข้ ายแก่บุคคลท่ตี อ้ งการซื้อไดเ้ ป็นการท่ัวไป

๓. วธิ ีขาย ให้ขายโดยวิธีตกลงราคาหรือวิธีประกวดราคา ท้ังนี้ โดยนาวิธีปฏบิ ัตเิ กี่ยวกับการ ซือ้ ตามระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยการพัสดุมาใชโ้ ดยอนโุ ลมและอยู่ภายในหลกั เกณฑ์ดังน้ี ๓.๑ การขายคร้ังหน่ึง ซึง่ มนี ้าหนักไม่เกิน ๑๐,๐๐๐ กโิ ลกรัม ให้ขายโดยวิธีตกลงราคา ๓.๒ การขายครง้ั หนง่ึ ซ่งึ มีน้าหนักเกินกวา่ ๑๐,๐๐๐ กิโลกรัม ให้ขายโดยวิธปี ระกวด ราคา ๔. กรณีที่ไดด้ าเนินการขายกระดาษตามหลกั การในข้อ ๑ แล้วไม่ได้ผล ให้อย่ใู นดุลพนิ ิจ ของหวั หน้าสว่ นราชการท่จี ะพิจารณาดาเนนิ การเปน็ อยา่ งอืน่ ได้ตามทเ่ี ห็นควร

www.opm.go.th โทร. ๐ ๒๒๘๓ ๔๕๕๐ – ๕๔ ๐ ๒๒๘๓ ๔๕๔๕ ๐ ๒๒๘๓ ๔๕๗๔ ๐ ๒๒๘๓ ๔๕๗๖