คู่มือ admin lesspaper

คู่ มื อ Admin Less paper จั ด ทํา โ ด ย ห น่ ว ย ส า ร บ ร ร ณ ค ณ ะ สั ต ว แ พ ท ย ศ า ส ต ร์ จุ ฬ า ล ง ก ร ณ์ ม ห า วิ ท ย า ลั ย ติ ด ต่ อ โ ท ร . 0 2 2 1 8 9 7 7 6

คมู่ อื หน้าทเ่ี บอื้ งตน้ ของ Admin Less paper การดแู ล ข้อมูลหน่วยงาน -เพม่ิ ชอื่ บคุ ลากรในการใช้ระบบ Less paper -การกาหนดบทบาทของผู้ใช้ระบบ Less paper -การขอหนังสอื รับรองการใช้งานระบบ less paper -การตัง้ รหสั ลงนาม นางสาวนิภาพร เกษมสุข -การสร้างตรายาง หน่วยสารบรรณ ฝ่ ายบรหิ าร คณะสัตวแพทยศาตร์ จุฬาลงกรณ์ มหาวิทยาลัย - การเพมิ่ ชือ่ บุคลากรในการใช้ระบบ Less paper หนา้ 1-8

ดา้ นบุคลากร -การเพมิ่ บุคลากรใหม่ และการต้งั บทบาท ในกรณีที่เป็ นเจา้ หน้าทบ่ี รรจุใหม่ หรือ ต้องการใชร้ ะบบ Less paper เป็ นคร้งั แรก Admin ประจา คณะหรือหน่วยงาน จะตอ้ งทาการเพ่ิมบุคลากรใหม่และทาการเปิ ดใชง้ านให้บุคลากรท่านน้ัน ถงึ จะสามารถ ทาการใช้ระบบ Less paper ได้ 1 ขั้นตอนการเพม่ิ บุคลากรใหม่ในหน่วยงาน มขี ัน้ ตอนดังตอ่ ไปนี้ 1.เข้าไปทขี่ ้อมูลหน่วยงาน 1.คล๊ิท่ีขอ้ มูล หน่วยงาน 2

2.คล๊กิ ทบี่ ุคลากรและทาการเลือกหน่วยงานทตี่ ้องการเพมิ่ บคุ ลากร ในกรณีท่ี เป็ นภาควชิ า จากน้ันทาการใส่รายละเอยี ดใหค้ รบถ้วน และทาการบันทกึ 1.คล๊ิกท่ ีบุคลากร 4.บนั ทึก 2.เลื อกหน่วยงานท่ ี 3.ใส่ ตอ้ งการเพ่ิมบุคลากร รายละเอี ยดให้ ครบถว้ น 3 3.เม่อื ทาการบันทกึ เรียบร้อย ระบบ จะแสดงข้อมูลทงั้ หมดของเจ้าหน้า ทเ่ี ราทาการเพมิ่ ข้อมูล และ Admin จะตอ้ งทาการเปิ ดใช้งาน และ กาหนดบทบาท ใหเ้ จา้ หน้าทด่ี ว้ ยถงึ จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ กาหนดบทบาท คล๊ิกเปิดการใชง้ าน 4

กรณีทเ่ี ป็ นบุคลากรใหม่และมีบทบาทในการลงนามเอกสาร Admin จะตอ้ ง ทาการเพมิ่ ลายเซน็ ตใ์ หแ้ ก่บุคลากรทา่ นน้ันด้วยโดยมขี ้ันตอนดังนี้ 1.ทาการแสกนลายเซน็ ของบคุ ลากร และทาการทล่ี ายเซน็ บคุ คล แล้วทาการ บนั ทกึ เป็ น JPG 5 2.การแนบลายเซน็ บุคคลในระบบ Less paper 1. คล๊ิกท่ีขอ้ มูลหน่วยงาน 6

การแนบลายเซน็ บคุ คลในระบบ Less paper (ตอ่ ) 2.เลือกบุคลากร 5.เลือกขอ้ มูลบุคลากร 3.คน้ หาช่ือบุคลากรท่ีตอ้ งการแนบ ลายเซ็น 4.เลือกบุคลาการท่ีตอ้ งการ 6.Upload ลายเซ็น 7 การแนบลายเซน็ บคุ คลในระบบ Less paper (ต่อ) 8. กดบนั ทึก 9. ระบบจะแสดงวา่ “บนั ทึกขอ้ มูล” แสดงวา่ ไดท้ าการแนบลายเซ็นเรียบรอ้ ย 7.ระบบจะทาการ แสดงลายเซ็น 8

การกาหนดบทบาทหน้าทข่ี อง Admin หนา้ 9-10 การกาหนดบทบาทหนา้ ท่ีของ Admin มีขนั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี้ 3.คล๊ิกท่ ี บทบาท 4.กดเพ่ ิม 1.คน้ หาเจา้ หนา้ ท่ี 5.ระบบจะทาการเปิ ด หนา้ ตา่ งใหเ้ พ่ิมขอ้ มลู 2.เลือกเจา้ หนา้ ท่ีท่ีตอ้ งการตง้ั บาทบาท 9

การกาหนดบทบาท (ต่อ) 6.กดเพ่ ิม 7.กดท่ี v 8.เลื อกหน่วยงานท่ ี ในกรณีท่ีเป็น Admin ของ หน่วยงาน จะตอ้ งตง้ั บทบาทใหเ้ ป็น เจา้ หนา้ ท่ีทาหนา้ ท่ี Admin -DeptAdmin และ 10 -Officer จึงจะเห็นทงั้ ระบบของ Less paper การขอหนังสอื รับรองการใช้งานระบบ less paper หนา้ 11-14

ในกรณีท่ีตอ้ งขอใบรบั รอง การใชร้ ะบบ Less paper 11 นนั้ Admin จะตอ้ งดาเนินการในกรณีท่ีมีเจา้ หนา้ ท่ีใหม่ ในหน่วยงาน หรอื ในกรณีท่ีอาจารยต์ อ้ งการลงนาม Admid จะตอ้ งดาเนินการโดยการขอผา่ นระบบ Less paper โดยการใชร้ หสั Longin ของผทู้ ่ี ตอ้ งการขอใบรบั รองดงั มีขนั้ ตอนตอ่ ไปนี้ 1.Longin เขา้ ระบบ Lesspaper ดว้ ย รหสั Longin ของเจา้ หนา้ ท่ี ตอ้ งการขอใบรบั รอง *ในขนั้ ตอนการขอใบรบั รอง บุคคลท่ีตอ้ งการขอสามารถ ดาเนินการไดด้ ว้ ยตนเอง หรือ Admin ดาเนินการใหโ้ ดย การใชร้ หสั Longin ของ บุคคลน้นั ๆ 2.คล๊กิ ไปท่ี สัญญาลักษณ์ ฟันเฟื อง และ เลือกทใี่ บรับรอง 12

3.Downlond ใบสมัครขอใบรับรอง ระบบจะทาการโหลดใบสมัครให้ 13 เจ้าหน้ากรอกรายละเอยี ดในใบสมัคร และ หลักฐานในการสมัคร -สาเนาบัตรพนักงาน -ใบสมัครขอใบรับรอง และทาการ * - กดท่ี “ใบสมคั รขอใบรบั รอง 4. ทาการแนบ ใบสมัคร และ สาเนาบัตรพนักงาน และทาการสมัคร ระบบจะส่งเร่ืองไปยังสานักงานบริหารเทคโนโลยสี ารสนเทศ จุฬาฯ เป็ นลาดบั ต่อไป โดยการขอใบรับรองจะใช้เวลาประมาณ 3 วันทาการ แนบเอกสารการ สมคั ร 14

การตัง้ รหสั ลงนาม 15 หนา้ 15-16 16 เมอ่ื ทาการขอใบรับรองการใช้ระบบ และทางสานักงานบริหารเทคโนโลยี สารสนเทศ จฬุ า ได้ทาการอนุญาตใหเ้ ข้าใช้ระบบได้ ขั้นตอนต่อไปคอื การดาเนินการตั้งค่า รหสั ลงนาม โดยข้ันตอนนีเ้ จ้าหน้าทจ่ี ะเป็ นผู้ดาเนินการ ดว้ ยตนเอง โดยทาง Admin สามารถใหค้ าแนะนา ไดด้ งั ขั้นตอนตอ่ ไปนี้ คล๊ิกท่ ี ฟนั เฟือง เลือกรหสั ลงนาม ต้งั ค่า รหสั ลงนาม และทาการยนื ยันรหสั ลงนาม ตง้ั รหสั ลงนามและยืนยนั รหสั ลงนามอีก ครัง้ กดยืนยนั ในกรณีท่ีลืมรหสั ผา่ น จะตอ้ งทาการขอใบรบั รองใหมอ่ ีกครัง้

การสร้างตรายาง หนา้ 17-33 การสร้างตรายาง เป็ นอกี หน้าทขี่ อง Admid ทส่ี ามารถสร้างรูปแบบตรายางไว้ใช้ ในระบบ Less paper เช่น ตรายางลายเซน็ ตรายางเกษยี นหนังสอื ฯลฯ โดยมขี ัน้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี้ 1. เลือก คลังแสตมป์ เลือกคลงั แสตมป์ 17 18 2.ทาการสร้างกลุ่มใหต้ รายาง 2.ตง้ั ช่ือชุด 1.เลือก New Group แสตมป์ 3.กดตกลง

3.ขั้นตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล 2.กดท่ี New stamp 1.เลือกกลมุ่ ท่เี ราตงั้ ไว้ 19 ขัน้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 3.ตง้ั ช่ือ แสตมป์ 4.กดตก ลง 20

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ต่อ) 6.Admidทาการใส่ 5.ระบบจะแสดงตรา รายละเอยี ดในตรายาง ยางวา่ งข้ึนมา 7.คล๊ิกเพ่ ิม 21 ขนั้ ตอนการสรา้ งตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 8.เลือกสรา้ ง 22 ขอ้ มูลท่ีตอ้ งการ 9.กดเลือก ในกรณีท่ีตรายาง 1 อนั มีขอ้ ความหลาย บรรทดั Admid สามารถทาได้ โดยการ กดท่ี “ เพ่ิม+ขอ้ มูล”

ข้ันตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ต่อ) 10.ระบบแสดง กลอ่ งขอ้ มูลท่ี เลือก 23 ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บคุ คล (ตอ่ ) 11.เลือกกลอ่ ง ขอ้ มูลเพ่ือแกไ้ ข และตกแตง่ ตรา ยางใหส้ วยงาม 12.ใสช่ ่ือบุคคลท่ตี อ้ งการ ในการแกไ้ ขกลอ่ งขอ้ มูล สามารถทาไดค้ ร้ังละกลอ่ งเทา่ นน้ั 24

ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ตอ่ ) 25 ขนั้ ตอนการสร้างตรายางลายเซน็ บุคคล (ตอ่ ) 15.ระบบแสดงตรา ยางท่ีพรอ้ มใชง้ าน 26

การสร้างตรายางเกษียนหนังสอื มขี นั้ ตอนดงั นี้ 1.สรา้ งกลุม่ ตรายาง 2.สรา้ งช่ือชุดตรา ยาง 3.กดตกลง 27 การสร้างตรายางกรณีเกษยี นหนังสอื (ตอ่ ) 4.สรา้ งช่ือ แสตมป์ 5.กดตกลง 28

การสร้างตรายางเกษยี นหนังสอื (ตอ่ ) 7.คล๊ิก New Stamp 8.ระบบสรา้ งตรา ยางวา่ งข้ึนมา 6.คล๊ิกท่ีกลุม่ ท่ีสรา้ ง เอาไว ้ 9.คล๊ิกเพ่ ิม 29 การสร้างตรายางเกษียนหนังสือ (ตอ่ ) 10.คล๊ิกท่ีขอ้ มูลท่ี ตอ้ งการ 11.กดเลือก 30

การสร้างตรายางเกษยี นหนังสือ (ต่อ) 13.ระบบแสดงกลอ่ งพิมพ์ ขอ้ ความ ท่ีตอ้ งการจะเกษียน 12.คล๊ิกท่ีขอ้ ความ 14.กดตก 31 ลง การสร้างตรายางเกษยี นหนังสือ (ตอ่ ) 16.กดบนั ทึก 15.ระบบแสดงตวั อยา่ ง 32 ของตรายาง

การสร้างตรายางเกษยี นหนังสือ (ตอ่ ) 17.ระบบแสดงตรา ยาง พรอ้ มใชง้ าน 33