ระเบียบงานสารบรรณ

สมั มนาเครอื ข่ายสารบรรณ คณะสตั วแพทยศาสตร์ -ระเบยี บงานสารบรรณ 1. หนงั สอื ท่มี ีไปมาระหวา่ ง ความหมายของ 5. เอกสารทท่ี างราชการ สว่ นราชการ เช่น หนงั สอื ราชการ จดั ทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบยี บหรอื ขอ้ บงั คบั เช่น กระทรวงมหาดไทยมี เอกสารทเ่ี ป็นหลกั ฐานในราชการ คาสงั่ ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั หนงั สอื ถงึ สานกั งาน ก.พ. ไดแ้ ก่ กระทรวงศกึ ษาธกิ ารมี ประกาศ หนงั สอื ถงึ กรมการบนิ 3. หนงั สอื ท่หี น่วยงานอน่ื ใด เป็นตน้ ซ่งึ มใิ ช่สว่ นราชการหรือท่ี พาณิชย์ เป็นตน้ บคุ คลภายนอกมีมาถงึ สว่ น 4. เอกสารท่ีทางราชการ ราชการ เช่น นายสมชาย จดั ทาข้นึ เพ่อื เป็นหลกั ใน 2. หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการมไี ป ชน่ื จติ มหี นงั สอื ถงึ กรม ราชการ เช่น รายงานการ ถงึ หน่วยงานอน่ื ซ่งึ มิใช่ วชิ าการเกษตร, มลู นิธิ 5 ประชมุ หนงั สอื รบั รอง สานกั งานราชการหรือไปถงึ ธนั วามหาราช มหี นงั สอื ถงึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ เป็นตน้ บคุ คลภายนอก เช่น กรม กระทรวงหมาดไทย เป็นตน้ ชลประทานมหี นงั สอื ถงึ นายชู ศกั ด์ิ เจริญชยั กรมตรวจบญั ชี สหกรณ์มหี นงั สอื ถงึ รา้ นสหกรณ์ กรุงเทพ จากดั เป็นตน้ ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

หนงั สอื ราชการ มี 6 ชนิด 1. หนังสอื ภายนอก ใชต้ ดิ ตอ่ ราชการทเ่ี ป็นแบบพธิ รี ะหวา่ ง 4. หนงั สอื สงั่ การ ไดแ้ ก่ คาสงั่ ระเบยี บ และขอ้ บงั คบั ส่วนราชการ หรอื สว่ นราชการมถี งึ หน่วยงานอน่ื ใดซง่ึ มใิ ช่สว่ นราชการ หรอื ทม่ี ถี งึ บคุ คลภายนอก 2. หนงั สอื ภายใน ใชใ้ นการตดิ ตอ่ ราชการภายในกระทรวง 5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ ทบวงกรม หรอื จงั หวดั เดยี วกนั และขา่ ว 3. หนงั สอื ประทบั ตรา ใชใ้ นการตดิ ต่อราชการเฉพาะกรณีท่ี 6. หนังสอื ท่ที าข้ึนหรอื รบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน ในราชการ ไดแ้ ก่ หนงั สอื รบั รอง รายงานการประชมุ ไม่ใช่เร่ืองสาคญั บนั ทกึ และหนงั สอื อน่ื 1. หนังสอื ภายนอก ใชต้ ดิ ต่อราชการทเ่ี ป็นแบบพธิ รี ะหวา่ งส่วนราชการ หรอื ส่วนราชการมี ถงึ หน่วยงานอน่ื ใดซง่ึ มใิ ช่สว่ นราชการ หรือทม่ี ถี งึ บุคคลภายนอก โครงสรา้ งของหนงั สอื ตดิ ต่อราชการ มี 4 สว่ น 1.สว่ นหวั หนงั สอื 2.สว่ นเหตทุ ม่ี หี นงั สอื ไปถงึ 3.สว่ นจุดประสงคท์ ่มี ีหนงั สอื ไปถงึ 4.สว่ นทา้ ยหนงั สอื ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

1. สว่ นหวั หนงั สอื และสว่ นทา้ ย ช่ือเร่อื ง หนังสอื ประกอบดว้ ย บอกเลา่ ไม่เกนิ 1 บรรทดั คาข้นึ ตน้ เรยี น , กราบเรยี น. นมสั การ คาลงทา้ ย ขอแสดงความนบั ถอื ขอนมสั การดว้ ยความนบั ถอื 2. สว่ นเหตุท่ีมหี นงั สอื ไป เร่มิ ตน้ ดว้ ยคาท่ีเหมาะสม ดว้ ย ใชก้ รณีเป็นเรอ่ื งหใม่ เน่ืองจาก ไม่มีคาวา่ “น้นั ” อยูท่ า้ ยประโยค เน่ืองดว้ ย ตามหนงั สอื .... ใชใ้ นกรณีท่ีเคยมีเรอ่ื งตดิ ตาอหรอื รบั รูก้ นั มากอ่ น ตามท่ี.... ทา้ ยประโยคตามดว้ ยคาว่า “น้ัน” อนุสนธ.ิ .. หรอื ความแจง้ แลว้ น้ัน / ความละเอยี ดแจง้ แลว้ น้นั ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

3. สว่ นจุดประสงคท์ ่ีมีหนังสอื ไป 1. เขียนใหต้ รงกบั ลกั ษณะของเร่อื ง ถงึ 2. ความม่งุ หมายท่มี ีหนังสอื ไปถงึ 4. สว่ นทา้ ยของหนังสอื จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดทราบ คาลงทา้ ย จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณา ตรงกบั จดุ ประสงคท์ ่ีมีหนงั สอื ไป จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณาอนุมตั ิ จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณาอนุเคราะห์ ***การพมิ พห์ นงั สอื ภายนอก ใชร้ ูปแบบตวั พมิ พไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabannew) ขนาด 16 พอยท์ การพมิ พ์ “ท่)ี และ สว่ นงานเจา้ ของหนังสอื ” ใหพ้ มิ พต์ รงแนวหมอนพระเก้ยี ว การพมิ พ์ วนั ท่ี เดอื น พ.ศ. ใหต้ วั อกั ษรตวั แรกอยู่แนวกง่ึ กลางกบั พระเก้ยี ว ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

องคป์ ระกอบการเขียนหนงั สอื ประกอบดว้ ย 3 สว่ น บทกลา่ วนา เรา้ ใจ เน้ือหา เขา้ ใจ บทสรุป ประทบั ใจ หลกั การเขียนหนงั สอื ท่ดี ี หลกั 5 C 1. Correct ความถกู ตอ้ ง 2. Clear ความชดั เจน 3. Confirm ยนื ยนั ได้ 4. Concise กระชบั 5. Convince ความจรงิ ใจ การใชค้ าในหนังสอื ราชการ 1.การสะดกคา 2.การใชค้ าเช่ือม เช่น ท่ี ซ่งึ อนั และแต่ หรอื 3.การใชค้ าใหเ้ หมาะสม เช่น ผม กระผม ดฉิ นั และหน่วยงาน.......... 4.การใชค้ า เช่น แก่ และอาทิ 5.การใชค้ า จะ จกั และใคร่ 6.การใชค้ า ไป – มา (จงึ เรยี นเชิญทา่ น ไป เป็นวทิ ยากร และหน่วยงานขอสง่ ผูแ้ ทน มา ประชมุ ฯ) 7.ใชค้ าเป็นการขอรอ้ ง ไม่บงั คบั 8.คาเสรมิ สรา้ งมากกวา่ ทาลาย 9.มหี างเสยี งทา้ ยประโยค ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

รูปแบบหนังสอื ภายนอก ตวั อยา่ งหนงั สอื ภายนอก ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

2. หนงั สอื ภายใน ใชใ้ นการตดิ ต่อราชการภายในกระทรวงทบวง กรม หรอื จงั หวดั เดยี วกนั หรอื ภายในคณะฯ กบั ภาควชิ า หน่วยงาน หรอื คณะฯ ต่าง ๆ ภายในจฬุ าฯ รูปแบบหนงั สอื ภายใน ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

ตวั อยา่ งหนงั สอื ภายใน 3. หนังสอื ประทบั ตรา ใชใ้ นการตดิ ต่อราชการเฉพาะกรณีทไ่ี มใ่ ช่เร่อื งสาคญั หนังสอื ประทบั ตรา คือหนงั สอื ท่ใี ชป้ ระทบั ตราแทนการลงช่ือของหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมข้ึนไป โดยใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กองหรอื ผูท้ ่ีไดร้ บั มอบหมายจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมข้ึนไป เป็นผูร้ บั ผดิ ชอบลงช่ือยอ่ กากบั ตรา หนังสอื ประทบั ตราใหใ้ ชไ้ ดท้ ง้ั ระหวา่ งสว่ นราชการและระหวา่ ง สว่ นราชการกบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีท่ไี ม่ใช่เร่อื งสาคญั ไดแ้ ก่ การขอรายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ การสง่ สาเนาหนังสอื สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณาสาร การตอบรบั ทราบท่ไี ม่เกย่ี วกบั ราชการสาคญั หรอื การเงนิ การแจง้ ผลงานท่ไี ดด้ าเนินงานไปแลว้ ใหส้ ว่ นราชการท่ีเก่ยี วขอ้ งทราบ การเตือนเรอ่ื งท่ี คา้ ง เร่อื งซ่งึ หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเป็นคาสงั่ ใหใ้ ชห้ นังสอื ราชการ โดยใช้ กระดาษตราครุฑ หรอื หวั พระเก้ยี ว ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

ตวั อยา่ งหนังสอื ประทบั ตรา ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

4. หนังสือสงั่ การ 3 ประเภท คาสงั่ ระเบยี บ ขอ้ บงั คบั ➢ คาสงั่ คอื บรรดาขอ้ ความทผ่ี ูบ้ งั คบั บญั ชาสงั่ การใหป้ ฏบิ ตั โิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย 1. คำสง่ั ใหล้ งช่อื ส่วนราชการ หรอื ตาแหน่งของผูม้ อี านาจทอ่ี อกคาสงั่ 2. ท่ี ใหล้ งเลขทท่ี อ่ี อกคาสงั่ โดยเร่มิ ฉบบั แรกจากเลข 1 เรยี งเป็น ลาดบั ไปจนส้นิ ปีฏทิ นิ ทบั เลขปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกคาสงั่ เช่น 3/2556 3. เร่ือง ใหล้ งชอ่ื เร่อื งทอ่ี อกคาสงั่ 4. ขอ้ ควำม ใหอ้ า้ งเหตทุ อ่ี อกคาสงั่ และอา้ งถงึ อานาจทใ่ี หอ้ อกคาสงั่ (ถา้ ม)ี ไวด้ ว้ ย แลว้ จงึ ลงขอ้ ความทส่ี งั่ และวนั ใชบ้ งั คบั 5. สง่ั ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ขอ่ื เต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกคาสงั่ ตวั อย่ำง สงั่ ณ วนั ท่ี 19 สงิ หาคม พ.ศ. 2556 6. ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ผูอ้ อกคาสงั่ และพมิ พช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมอื ช่อื 7. ตำแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผูอ้ อกคาสงั่ ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

รูปแบบหนงั สอื คาสงั่ ตวั อยา่ งหนังสอื คาสงั่ ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

➢ ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความทผ่ี ูม้ อี านาจหนา้ ทไ่ี ดว้ างไว้ โดยจะอาศยั อานาจของกฎหมายหรอื ไมก่ ไ็ ด้ เพอ่ื ถอื เป็นหลกั ปฏบิ ตั งิ านเป็นการประจา 1. ระเบยี บ ใหล้ งช่อื สว่ นราชการทอ่ี อกระเบยี บ 2. ว่ำดว้ ย ใหล้ งชอ่ื ของระเบยี บ 3. ฉบบั ท่ี ถา้ เป็นระเบยี บทก่ี ลา่ วถงึ เป็นครงั้ แรกในเร่อื งนนั้ ไมต่ อ้ งลงว่าเป็นฉบบั ทเ่ี ท่าใด แต่ถา้ เป็นระเบยี บเรอ่ื งเดยี วกนั ทม่ี กี ารแกไ้ ขเพม่ิ เติมใหล้ งเป็น ฉบบั ท่ี 2 และ ทถ่ี ดั ๆ ไปตามลาดบั 4. พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่อี อกระเบยี บ 5. ขอ้ ควำม ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยย่อ เพอ่ื แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทต่ี อ้ งออกระเบยี บ และอา้ ง ถงึ กฎหมายทใ่ี หอ้ านาจออกระเบยี บ (ถา้ ม)ี 6. ขอ้ ใหเ้รยี งขอ้ ความทจ่ี ะใชเ้ป็นระเบยี บเป็นขอ้ ๆ โดยใหข้ อ้ 1 เป็นช่อื ระเบยี บ ขอ้ 2 เป็นวนั ใชบ้ งั คบั กาหนดว่าใหใ้ ชบ้ งั คบั ตง้ั แต่เมอ่ื ใด และขอ้ สุดทา้ ยเป็นขอ้ ผูร้ กั ษาการ ระเบยี บใดถา้ มมี ากขอ้ หรอื หลายเร่อื ง จะะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยใหย้ า้ ยขอ้ ผู้ รกั ษาการไปเป็นขอ้ สุดทา้ ยก่อนทจ่ี ะข้นึ หมวด 1 7. ประกำศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราช ทอ่ี อกระเบยี บ 8. ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ช่อื ผูอ้ อกระเบยี บ และพมิ พช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมอื ช่อื 9. ตำแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผูอ้ อกระเบยี บ รูปแบบหนังสอื ระเบียบ ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

➢ ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาขอ้ ความทผ่ี ูม้ อี านาจหนา้ ทก่ี าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบญั ญตั ใิ หก้ ระทาได้ ใชก้ ระดาษตราพระเก้ยี ว และใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 6 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 1. ขอ้ บงั คบั ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการทอ่ี อกขอ้ บงั คบั 2. วา่ ดว้ ย ใหล้ งชอ่ื ของขอ้ บงั คบั 3. ฉบบั ท่ี ถา้ เป็นขอ้ บงั คบั ทก่ี ลา่ วถงึ เป็นครงั้ แรกในเร่อื งนนั้ ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบบั ทเ่ี ท่าใด แต่ถา้ เป็นขอ้ บงั คบั เร่อื งเดยี วกนั ทม่ี กี ารแกไ้ ขเพม่ิ เตมิ ใหล้ งเป็นฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ดั ๆ ไปตามลาดบั 4. พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกขอ้ บงั คบั 5. ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยย่อเพอ่ื แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทต่ี อ้ งออกขอ้ บงั คบั และอา้ งถงึ กฎหมาย ทใ่ี หอ้ านาจออกขอ้ บงั คบั 6. ขอ้ ใหเ้รยี งขอ้ ความทจ่ี ะใชบ้ งั คบั เป็นขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นช่อื ขอ้ บงั คบั ขอ้ 2 เป็นวนั ใช้ บงั คบั กาหนดว่าใหใ้ ชบ้ งั คบั ตงั้ แต่เมอ่ื ใด และขอ้ สุดทา้ ยเป็นขอ้ ผูร้ กั ษาการ ขอ้ บงั คบั ใดถา้ มี มากขอ้ หรอื หลายเรอ่ื งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยใหย้ า้ ยขอ้ ผูร้ กั ษาการไปเป็นขอ้ สุดทา้ ย ก่อนทจ่ี ะข้นึ หมวด 1 7. ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกขอ้ บงั คบั 8. ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ผูอ้ อกขอ้ บงั คบั และพมิ พช์ อ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไวใ้ ตล้ ายมอื ช่ือ 9. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผูอ้ อกขอ้ บงั คบั รูปแบบหนังสอื คาสงั่ ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

5. หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ ใหใ้ ชต้ ามแบบท่กี าหนดไว้ หนังสอื ประชาสมั พนั ธม์ ี 3ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณแ์ ละข่าว ประกาศ คือบรรดาขอ้ ความท่ที างราชการประกาศหรอื ช้ีแจงใหท้ ราบหรอื แนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใชก้ ระดาษตราครุฑ แถลงการณ์ คอื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการแถลงเพอ่ื ทาความเขา้ ใจในกจิ การของทางราชการหรอื เหตกุ ารณ์ หรอื ใน กรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ใชก้ ระดาษตราพระเก้ยี ว หรอื ตราครุฑ ข่าว คอื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ตวั อยา่ งหนังสอื ประกาศ ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776

6. หนังสอื ท่ที าข้ึนหรอื รบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐาน ในราชการ หนังสอื ท่ีเจา้ หนา้ ท่ีทาข้ึนหรอื รบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ คือหนังสอื ท่ีทางราชการทาข้ึนนอกจากท่ีกลา่ วแลว้ ขา้ งตน้ หรอื หนงั สอื ท่หี น่วยงานอน่ื ใดซ่งึ มใิ ช่สว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการและสว่ นราชการรบั ไวเ้ ป็น หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนังสอื รบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทึก และหนงั สอื อน่ื หนังสอื รบั รอง คือหนังสอื ท่ีสว่ นราชการออกใหเ้ พอ่ื รบั รองแกบ่ ุคคล นิติบคุ คลหรอื หน่วยงาน เพอ่ื วตั ถปุ ระสงค์ อยา่ งหน่ึงอยา่ งใดใหป้ รากฏแกบ่ คุ คลโดยทวั่ ไปไม่จาเพาะเจาะจง ใชก้ ระดาษตราครุฑ รายงานการประชุม คอื การบนั ทึกความคดิ เหน็ ของผูม้ าประชุม ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ และมติของท่ปี ระชุมไวเ้ ป็น หลกั ฐาน บนั ทึก คอื ขอ้ ความซ่ึงผูใ้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอต่อผูบ้ งั คบั บญั ชาหรอื ผูบ้ งั คบั บญั ชาสงั่ การแกผ่ ูใ้ ตบ้ งั คบั บญั ชาหรอื ขอ้ ความท่เี จา้ หนา้ ท่ีหรอื หน่วยงานระดบั ตา่ กว่าสว่ นราชการระดบั กรมติดต่อกนั ในการปฏบิ ตั ิราชการ โดยใชก้ ระดาษ บนั ทกึ ขอ้ ความ อา้ งองิ และสรปุ จากระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี 1. ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 2. ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พงศ. 2548 ศิวนนั ท์ กรอี กั ษร 89776