Protocolo -Adriana Ortiz

Adriana Ortiz Liscano Juegos Mundiales 2013 Directora de Protocolo Directora de Protocolo I Juegos Panamericanos Junior Cali – Valle 2021 Mundial de Ciclismo de Pista Directora de Protocolo Copa Mundo Femenina 2015 Directora de Protocolo Mundial de Racquetbol 2014 y 2016 Directora de Protocolo Copa Mundial de Futsal – FIFA 2016 Directora de Protocolo Juegos Bolivarianos 2017 Directora de Protocolo Juegos Centroamericanos y del Caribe 2018 Directora de Protocolo Juegos Deportivos Nacionales 2019 Directora de Protocolo Deportivo

OBJETIVO DEL ENCUENTRO Entender que es Protocolo Deportivo. Conocer cómo aplicar con éxito las reglas y procedimientos protocolares en cualquier evento que se organice. Establecer un esquema base para la organización de cualquier tipo de evento, saber elegir el lugar adecuado, organizar a los invitados (check list, invitaciones, precedencias, actividades socio- culturales, confirmación de asistencia). Preparar a los participantes en la organización integral de cualquier tipo de evento o acto y su protocolo, desde la logística y aquellas disciplinas derivadas del campo del liderazgo y la comunicación, en instituciones públicas y privadas.

TIPOS DE PROTOCOLO Adriana Ortiz Liscano

Protocolo oficial Protocolo empresarial Protocolo social Técnicas oficiales con Normas mediante las cuales la “Saber estar” aplicación en empresa privada regula sus Cortesía como base. actos públicos. actos. Código de vestuario. Otros Colectivos • Protocolo Militar • Protocolo eclesiástico • Protocolo Universitario • Protocolo Diplomático • Protocolo deportivo

PROTOCOLO: TRADICIÓN Y ACTUALIDAD El protocolo se entiendo comúnmente como un conjunto de normas, procedimientos, maneras de actuar y vestir ante una serie de situaciones como ceremonias y actos formales u oficiales. Cultura y costumbres Normas que facilitan la vida Facilitador de la comunicación Cultura Organizacional Momentos de la verdad Imagen

¿QUÉ ES PROTOCOLO DEPORTIVO?

Protocolo Deportivo Conjunto de normas y procedimientos generales que rigen los eventos deportivos, las ceremonias de apertura, los actos de clausura y premiación, así como las actividades sociales que lo enmarcan. - Armonización Beneficio del - Consenso Evento

EJES Servicios a autoridades y Ceremonial Deportivo dignatarios (Social)

CLIENTES - Jefes de Estado - Jefes de Gobierno - Comité Ejecutivo del ente organizador - Ministros del deporte - CONs (Comités Olímpicos Nacionales) - Jefes de Misiones Diplomáticas - Presidentes de Confederaciones y/o - Dignatarios nacionales y locales Federaciones deportivas - Miembros COI y su administración - Comité Organizador - Otros entes tales como Tribunal de arbitraje, agencia antidopaje

Servicios a autoridades y Dignatarios Define y valida todos los niveles de servicio para las autoridades y dignatarios que asisten al eventos, con otras áreas funcionales relevantes al comité organizador. Objetivo: mejorar la - Planificar (identificar el evento) percepción y experiencia - Presupuestar (pre-durante-post) - Ejecución (momentos de verdad) del eventos entre los - Cierre clientes

Servicio en aeropuerto Acogida de autoridades y • Niveles de servicio para dignatarios Es la primera imagen de País, autoridades y dignatarios (VIP). de ciudad y de organización. • Líneas preferenciales. • Bienvenida (cultura) Interacción con otras áreas: • Capacitación a maleteros (pin) • Llegadas y salidas. • Traslados al hotel oficial. • Servicios de traducción. • Categoría del transporte. • Transporte. • Attaché. • Seguridad. • Voluntariado. • Marketing. • Cultura.

Servicio de alojamiento Alojamiento de autoridades y • Activación de niveles de servicio dignatarios (Hotel sede): Hogar de los miembros de la para autoridades y dignatarios organización durante las justas. (VIP). Interacción con otras áreas: • Oficinas operativas. • Alojamiento. • Salones de reuniones. • Acreditaciones. • Visibilidad interior y exterior. • Marketing • Mostrador de información. • Alimentos y bebidas. • Servicios de traducción. • Seguridad. • Transporte. • Voluntariado.

Servicios de transporte Transporte VIP. • Capacitación especifica a los Coordinar tipo de transporte, que sea seguro, confiable y conductores. eficiente. • Imagen adecuada del conductor. • Vehículos limpios, en buen estado y Interacción con otras áreas: • Transporte. brandeados. • Seguridad. • Disponibilidad Inmediata. • Voluntariado. • Base de datos de conductores. • Marketing. • Logística.

Servicio en escenarios deportivos Protocolo en instalaciones. • Áreas de uso exclusivo. Asegura una estancia • Salones lounge. placentera y agradable para • Tribunas. autoridades y dignatarios en • Zonas de parqueo. los escenarios deportivos. • Accesos y descenso. Interacción con otras áreas: • Seguridad. • Logística. • Boletaje. • Acreditación. • Alimentos y bebidas. • Voluntariados. • Marketing.

Relaciones con Gobierno Relaciones internacionales e • Soberanos. • Jefes de estado. interinstitucionales • Jefes de gobierno. • Ministros del deporte. Coordinar los servicios para los • Cuerpo diplomáticos. invitados nacionales e internacionales acreditados. Programa para acompañantes Interacción con otras áreas: • Seguridad. • Logística. • Boletaje. • Acreditación (proceso especifico – cancillería). • Alimentos y bebidas. • Voluntariados. • Llegadas y salidas. • Alojamiento.

ACOMPAÑANTES DE AUTORIDADES Y DIGNATARIOS Attaché Manejo de la Enlace Acompañantes de autoridades y dignatarios. agenda social permanente y deportiva ▪ Previa confirmación. ▪ Personal bilingüe en inglés, con niveles B2 - C1. Acompañantes Transporte ▪ Con conocimiento del evento y la ciudad (Turismo) (capacitación especifica). ▪ Disponibilidad del tiempo 100% al evento. ▪ Estructura sociocultural. Seguridad

Otras • Acreditaciones y privilegios. tareas • Reuniones previas y durante el evento. • Presentadores de medallas (cuadro de autoridades y dignatarios). • Planeación/operaciones de Protocolo en ceremonias (tribunas, sillas, transporte, ingresos, boletaje, atenciones y guía, código de vestuario). • Cumplimiento del protocolo durante la ceremonia de inauguración y clausura (segmentos protocolarios - operador). • Actos sociales y culturales en torno al evento (programa deportivo). • Obsequios y regalos.

Protocolo Ceremonial Deportivo – Ceremonias Premiación. “En Protocolo Deportivo todo depende de muchos elementos, cosas y factores”. Jorge J. Fernández y Vásquez. Tipo de evento Las reglas de Participantes Disciplinas Presupuesto deportivo los juegos deportivas • Países, • Mega evento • Multideportivos • departamentos, • Macro evento • Campeonatos • Regiones • Eventos Nal. • Otros • Eventos Reg. y Loc

Protocolo Ceremonial Deportivo – Ceremonias Premiación. Elementos a considerar. Escenarios Antecedentes Programa Medallas Cantidad de Deportivos del evento oficial de física eventos a competencias premiar

Protocolo Ceremonial Deportivo – Ceremonias Premiación. • El equipo de ceremonias de premiación debe reconocer a los atletas ganadores y a las autoridades de premiación, recibirlos y organizarlos. • Conocer el minuto a minuto de la ceremonia. • Diligenciar el liberto de premiación (no aceptar cambios de última hora). • Responder por la presentación de las medallas y los regalos. • Reconocer las banderas a izar. • Identificar el himno nacional del medallista de oro.

Ceremonias Premiación • Programación de traslados de la Diseño de la ceremonia de premiación: implementación menor. • Custodia de medallas, control y • Diseño espacial de las zonas donde se celebrarán. • Diseño y elección de los materiales de apoyo que se distribución. • Emisión de diplomas de puedan precisar . • Propuesta de elección de las composiciones musicales participación. (sinfonía del llamado y fanfarria del desfile). • Gestión de banderas e himnos. • Coordinación de los equipos y capacitación especifica de los voluntarios. Interacción con otras áreas: • Deportes • Protocolo social deportivo • Relaciones con los CONs • Tiempo y resultados

Ceremonias de premiación: Equipo 9 personas en escena: 5 personas backstage: ▪ Encargado de libretos y resultado ▪ 1 líder de premiación ▪ 2 Organización de medallas y ▪ Anunciador ▪ 4 portadores de banderas ▪ 1 Escolta guía de autoridades banderas ▪ 1 Escolta guía deportistas. ▪ 1 Responsable de himnos ▪ 3 a 4 Portadores de medallas. ▪ 2 Acogida de atletas y autoridades

Ceremonias Premiación. Implementación menor. • Podios • Alfombras • Banderas • Astas • Medallas • Regalos/personaje • Bandejas • Vestuario y maquillaje de los edecanes

Ceremonias Premiación. • Backstage: espacio dedicado para la preparación de las ceremonias, debe ser amplio y cómodo para preparar a los atletas, presentadores de medallas y edecanes. Minuto a minuto - Estructura • Entrega de medallas y regalos • Himno nacional del país vencedor e • Sinfonía del llamado (máximo 16 seg.) • Anuncio de la ceremonia. izado de la bandera • Marcha musical para el desfile. • Fotografía oficial • Salida de banderas. • Salida de la comitiva • Desfile de deportistas y autoridades • Salida de los deportista • Ubicación general de los protagonista. • Fin de la ceremonia • Anuncio de la entrega de la medalla.

FASES DE ORGANIZACIÓN PARA LAS CEREMONIAS DE PREMIACIÓN

1 2Fase Inminente Fase Previa • Disposición protocolaria del equipo de grupo • Montaje de espacio para la ceremonia de de atletas ganadores, autoridades, premiación. abanderados y del equipo de premiación. • Concentración de los atletas ganadores y • Sintonía tipo de inicio de premiaciones (16 autoridades en la zona de premiación, segundos). dotada con los medios necesarios. • Primer llamado. • Coordinación con los responsables el sonido y locutor.

3Fase Comitiva 4 Fase Entrega de Medallas • Tras la sintonía y la locución sale la comitiva de • Se anuncia los ganadores y la autoridad acuerdo al orden establecido. impone la medalla respectiva. 5Fase para izado 6 Final de la Ceremonia de las banderas • Salida de la comitiva. • Cuando suene el himno (cadencia), • Desenganche de la bandera. comenzarán al ritmo acompasado previamente calculado y ensayado.

Banderas Las banderas se ordenan a efectos de protocolo igual que personas, ya sea bien por el sistema lineal o de alternancia. Las banderas deben ondear desde un mástil, y su tamaño dependerá de la altura en que ondee la bandera con respecto al suelo. Para interior el formato más usual es de 1x1,50 m. HORIZONTAL VERTICAL

CEREMONIAS DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURA

Objetivo Planear los arreglos para las autoridades y dignatarios para la ceremonia de inauguración y clausura es compleja e involucra la integración de muchas áreas distintas del Comité Organizador. Responsabilidades del área de Protocolo • Asegurar que se siga el Protocolo Deportivo en las ceremonias (COI). • Determinar las autoridades que inauguran/clausura y dignatarios que asistirán. • Coordinar la distribución de lugares (tribuna, sala lounge), dentro del escenario para los VIP. • Logística de accesos, transporte, seguridad y boletaje. • Asegurar que se utilicen las banderas correctas. • Conocer fechas de ensayos y montajes. • Asegurar que las ceremonias sean ecológicamente responsable. • Traducción de discursos y juramento. • Conocer los servicios de televisión los momentos de la ceremonia. • Definir el área de espera de atletas y su ubicación en el escenario. • Seleccionar los portadores de antorcha y abanderados. • Apoyar la Producción.

Ceremonias de Inauguración y Clausura Oportunidad única para mostrar la cultura de la ciudad y el país sede. Normalmente transmitida en vivo. Establece el tono para los Juegos y puede ser el primer indicador del éxito de los Juegos a los ojos del mundo. Requiere mayor inversión financiera

Segmentos protocolarios Ceremonia de Inauguración Ceremonia de Clausura • Entrada de bandera e himno nacional • Himno nacional • Desfile de delegaciones • Entrada de banderas de los países participantes • Inauguración de los juegos – palabras o discursos • Entrada de atletas • Juramentos • Palabras de despedida. • Encendido del pebetero • Entrega de bandera a la próxima sede. • Extinción del fuego.

“El diablo esta en los pequeños detalles” GRACIAS !