INFORME AUDITORIA COMCA 2020 Y 2021

INFORME DE AUDITORÍA COMCA 2020-2021

Indice I. Presentación Informe II. Desarrollo Informe

INFORME DE AUDITORÍA COMCA 2020-2021 La Comisión Revisora de Cuentas de la Comunidad Canal Azapa (Comca) solicitó una Auditoría a los Estados Financieros de su organización del período 2020-2021. El proceso se inició el 1 de marzo de 2022, considerando diversos objetivos específicos para evaluar distintas áreas relacionadas con los ejercicios conta- bles y financieros de la comunidad. Para ello, el auditor que suscribe realizó un trabajo en terreno y se entrevistó con la administración para obtener la información requerida en materias como contabilidad de ingresos, compra de insumos, sumas a rendir, cheques, depósitos, control de provee- dores, uso de combustibles, entre otros. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

OBJETIVOS Uno de los objetivos esenciales en este tipo de auditorías no sólo pasa por encontrar observaciones y problemas, sino que apunta a orientar a la institución en el mejoramiento de sus procesos. La idea es ayudar a la comunidad en el correcto de- sarrollo de sus estados financieros, encontrando los puntos que pueden presentar inconvenientes y que pueden some- terse a mayores controle [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

LA RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN Diversos estudios y manuales de auditoría señalan que las res- ponsabilidades de la administración comprenden el control, el liderazgo y la dirección de una entidad, incluyendo la toma de decisiones relativas a la adquisición, distribución y control de los recursos humanos, financieros, tecnológicos, físicos e intangi- bles. Ejemplos de actividades que pueden ser consideradas responsa- bilidad de la administración incluyen: - Fijar las políticas y la dirección estratégica. - Contratar o despedir empleados. - Dirigir y asumir la responsabilidad de las acciones de los em- pleados en relación con su trabajo en la entidad. - Autorizar transacciones. - Administrar o controlar las cuentas bancarias o inversiones. - Decidir qué recomendaciones de la firma o de terceros imple- mentar. - Asumir la preparación y presentación de los estados financie- ros de acuerdo con el marco de información financiera aplicable. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

ESTADOS FINANCIEROS En el caso de la preparación y presentación de los estados financieros de conformidad con el marco de información financiera aplicable, las responsabilidades consideran por ejemplo: Determinar las políticas contables y el tratamiento contable correspondiente. Generar o modificar los Asientos de Diario o determinar o aprobar la clasificación de las cuentas y de las transacciones. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

AUDITORÍA En procesos de auditoría como el que se desarrolló en Comca, se requiere un diálogo y contacto directo con la Co- misión Revisora de Cuentas para concretar la evaluación de aspectos tan importantes como la aplicación de normas o políticas contables y requisitos de revelación de estados financieros; También es fundamental analizar la idoneidad del control financiero y contable y los métodos utilizados en la determi- nación de las cantidades indicadas de activos y pasivos. Asimismo, los encargados de la auditoría pueden proponer ajustes y mejoras de los sistemas. Dichas actividades se con- sideran como una parte normal del proceso de auditoría y, por lo general, no crean amenazas a la independencia de la administración. De modo similar, Comca puede solicitar ayuda técnica de los auditores en asuntos tales como resolver problemas de con- ciliación de cuentas o analizar y acumular información para reportes requeridos por los reguladores. Además, la Administración de Comca puede pedir asesoría técnica sobre asuntos de contabilidad como la conversión de estados financieros actuales de un marco de referencia de in- formación financiera a otro (por ejemplo, para cumplir con políticas de contabilidad o para hacer la transición a un marco de referencia de información financiera diferente, como las Normas Internacionales de Información Financiera). . . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

DESCRIPCIÓN AUDITORÍA Nuestro servicio de auditoría considera un equipo profesional con la debida experiencia para lograr el cumplimiento de los re- querimientos, objetivos y necesidades de COMCA. Nuestra experiencia nos ha permitido responder a los actuales requerimientos del mercado y anticiparnos a las necesidades fu- turas, entregando un trabajo de la mejor calidad y desarrollando relaciones mutuamente beneficiosas a largo plazo con nuestros clientes. Planificación de la auditoría El propósito fundamental de esta fase fue la de diseñar la estra- tegia y etapas de la auditoría y vincular nuestro entendimiento de las operaciones de la sociedad auditada. El trabajo realizado durante la planificación fue el siguiente: Conocimiento de la Entidad: Actualizamos nuestro conocimiento de las operaciones de la so- ciedad a auditar. Este es un elemento importante en la planifica- ción del trabajo, ya que nos permite identificar los ciclos de tran- sacciones críticas, determinar la naturaleza, oportunidad y alcan- ce de nuestro trabajo de auditoría sustantiva, e identificar reco- mendaciones importantes, oportunas y constructivas a la Admi- nistración. Obtuvimos un entendimiento del entorno del control en que opera la sociedad. El entorno del control refleja la actitud gene- ral, el conocimiento y las acciones de la administración, en rela- ción con la importancia del control y su énfasis en la sociedad. El entorno del control contempla entre otros factores [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

Identificación del problema: - Los potenciales errores e irregularidades significativos que puedan ocurrir - Los factores que afectan el riesgo de que ocurran errores e irre- gularidades significativos. - La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos de auditoría. - Entendimiento del sistema contable y los controles Efectuamos una evaluación del sistema contable. El propósito de esta evaluación fue la de comprobar si la información general de los sistemas es oportuna, confiable, veraz y si está debidamente resguardada y cumple con los parámetros de control que eviten pérdida de información. Asimismo, verificamos la planificación de las medidas preventivas adoptadas. En relación al sistema contable y los procedimientos de control interno, el propósito es evaluar los riesgos de auditoría, determi- nar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas a eje- cutar. Procedimientos de control: Resguardo de activos por medio de una adecuada segregación de funciones operativas, de custodia, de contabilización y otras actividades. Nos aseguramos que estas funciones se encuentren debidamente definidas y que se cuenta con el personal suficiente para su correcta ejecución - Uso adecuado de los activos y los recursos de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por la Administración. - Transacciones registradas, procesadas y presentadas adecuada y oportunamente en los estados financieros. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

Aplicación de procedimientos analíticos: Aplicamos ciertos procedimientos analíticos a los estados finan- cieros con el propósito de identificar variantes inusuales e ina- propiadas en las que pudieran surgir problemas que puedan afectar nuestras conclusiones de auditoría. Los procedimientos analíticos son una variedad de técnicas usadas para estudiar las posibles relaciones financieras y no financieras, entre datos externos e internos, permitiendo detectar errores e irregularidades o fluctuaciones poco comunes que llamen nuestra atención. PLAN DE AUDITORÍA Elaboramos un plan de auditoría que incluyó entre otros asuntos, lo siguiente: - Instrucciones sobre los informes de auditoría a emitir - Personal asignado - Procedimientos de auditoría - Hechos y transacciones que pudieran tener efectos significati- vos en la auditoría Este plan fue preparado antes de iniciar las tareas de campo, ya que en esta etapa podríamos identificar situaciones que podrían originar retrasos en la ejecución y conclusión de nuestra audito- ría. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

PLAN DE AUDITORÍA Elaboramos un plan de auditoría que incluyó entre otros asuntos, lo siguiente: - Instrucciones sobre los informes de auditoría a emitir - Personal asignado - Procedimientos de auditoría - Hechos y transacciones que pudieran tener efectos significativos en la auditoría Este plan fue preparado antes de iniciar las tareas de campo, ya que en esta etapa podríamos identificar situaciones que podrían originar retrasos en la ejecución y conclusión de nuestra auditoría. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO Los objetivos principales de esta fase son la ejecución de los pro- cedimientos de auditoría que consideremos necesarios para ob- tener evidencia suficiente y competente sobre la razonabilidad de los estados financieros y la emisión de nuestros informes de auditoría sobre los mismos. Resumen de los procedimientos generales de revisión (áreas crí- ticas y de riesgo normal): Auditoría Interna: Caja y bancos: - Revisión de Arqueos de documentos (efectivo, cheques, letras, etc.). -Revisión aritmética de las conciliaciones bancarias y validación con libros de registros. - Otros procedimientos: cortes documentarios de cheques y comprobantes contables de ingresos y egresos, entre otros. Documentos y cuentas por cobrar (Cheques): - Preparación de muestras. - Revisión de la razonabilidad - Revisión analítica - Otros procedimientos Rendiciones: - Análisis del sistema de administración y control de los montos a rendir. - Revisión selectiva de Rendiciones. - Análisis de razonabilidad y políticas de gastos. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

Cuentas por pagar, provisiones y otros pasivos: - Examen de documentación relacionada con los compromisos de largo plazo. - Examen de Formas de Pago: Contado, Crédito, con Cheque, etc. - Revisión analítica - Otros procedimientos Ingresos: - Corte documentario al cierre del ejercicio, revisando los regis- tros pertinentes. - Cruce de datos con otras áreas como caja-banco, listado de cheques CONCLUSIÓN DEL TRABAJO Los procedimientos aplicados fueron los siguientes: Evaluación del efecto de las diferencias de auditoría no ajusta- das, sobre los estados financieros tomados en su conjunto, para determinar si es necesario ajustar o no dichas diferencias. Revisión de hechos posteriores desde la fecha de los estados financieros a la fecha de nuestro informe, para identificar situa- ciones que pudieran requerir ajustes en los estados financieros o revelaciones en notas a los mismos. Sostendremos reuniones con la Comisión Revisora, a fin de valo- rar en conjunto los resultados obtenidos previos a la emisión de nuestros informes preliminares de auditoría. Esto nos permitirá solucionar cualquier problema o limitación que resulte en nuestro trabajo y emitir el informe una vez depurado los resultados de nuestra auditoría. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

CONCLUSIÓN DEL TRABAJO Los procedimientos aplicados fueron los siguientes: Evaluación del efecto de las diferencias de auditoría no ajusta- das, sobre los estados financieros tomados en su conjunto, para determinar si es necesario ajustar o no dichas diferencias. Revisión de hechos posteriores desde la fecha de los estados financieros a la fecha de nuestro informe, para identificar situa- ciones que pudieran requerir ajustes en los estados financieros o revelaciones en notas a los mismos. Sostendremos reuniones con la Comisión Revisora, a fin de valo- rar en conjunto los resultados obtenidos previos a la emisión de nuestros informes preliminares de auditoría. Esto nos permitirá solucionar cualquier problema o limitación que resulte en nuestro trabajo y emitir el informe una vez depurado los resultados de nuestra auditoría. .

INFORMES Al realizar nuestra auditoría presentaremos los siguientes infor- mes: 1.- Informe Parcial: Entregado para su análisis por los integrantes de la comisión re- visora de cuentas. 2.- Informe final y observaciones de control interno para la ad- ministración: Informe de control interno: Nuestro informe de control ofrece recomendaciones sobre mejo- ras en rutinas, fortalecimiento del control interno y, en general, comentarios constructivos a la Dirección que le ayuden en su gestión. Entre otras cosas, señalaremos las deficiencias detectadas res- pecto a: * Prácticas contables * Mantenimiento de un sistema administrativo contable efectivo. * Creación y mantención de un sistema de control interno ade- cuado. La estructura de nuestra carta será la siguiente: - Señalamos nuestros comentarios sobre las deficiencias en- contradas en cada uno de los ciclos operativos analizados. - Señalamos el efecto que dichas deficiencias tendrían sobre los sistemas de control interno y/o las cifras de los estados financieros. - Indicaremos, cuando sea posible, nuestras recomendaciones para subsanar las deficiencias [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

OBSERVACIÓN GENERAL Al inicio de la presente Auditoría 2020-2021, según planificación, se solicitó la información contable necesaria a la administración, pero sólo los Mayores y Comprobantes Contables estuvieron a disposición de la presente Auditoría. Con la escasa información disponible se realizaron pruebas que evi- denciaron cuáles áreas debían ser vistas con una mayor rigurosidad. Estas evidencias permitieron observar, comparada con auditorías an- teriores, mejoras en el control interno y en el procesamiento de las transacciones de las operaciones normales de la organización. Sin embargo, igual se advirtieron que ciertas operaciones están incon- clusas, mal respaldadas y sin una secuencia en la correlatividad en la documentación. El rubro que se encontró un mayor riesgo fue el de Sumas a Rendir, que corresponden a dineros que se entregan para cubrir gastos que en su mayoría son los que se usan en reparaciones en el Sistema de Canales de la Comunidad. El fin de las Sumas a Rendir es cubrir gastos futuros, o sea, desde el momento de ser recibidos estos montos y no rendir sumas antes de haberlas recibido. De ocurrir esto último, ya no serían sumas a rendir sino dineros a reponer al funcionario que asumió con dineros persona- les gastos de la empresa. Lo fundamental es que dichos montos se rindan en un plazo no mayor a un mes, o cuando la actividad específica que se necesitó cubrir ya ha sido concluida. Sin embargo, en esta auditoría se detectaron sumas a rendir entrega- das casi a diario por el mismo gasto, como por ejemplo Colaciones y pago a los trabajadores eventuales. Es preciso que para que un funcionario solicite una nueva suma a rendir debe previamente haberse gastado completamente la solicitud anterior, y no acumular sumas a rendir. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

El manejo de los cheques, ya sea al día o a fecha, ha tenido cambios positivos en el sistema de ingresos por pagos de comuneros y con los registrados en la Contabilidad. Pero aún existen pequeños detalles en los depósitos de documentos, que algunas veces no se encuentran respaldados por los respectivos comprobantes, o que no fueron depositados en su respectivo día. En otras ocasiones se registraron depósitos de cheques que se conta- bilizan como cheque al día, pero que son cheques a fecha en sus res- paldos en detalle en Excel. Aunque ahora menos frecuentes, hay todavía una serie de detalles que develan que hay poco cuidado al registrar las operaciones. La- mentablemente, muchos de estos detalles no son corregidos por la instancia de análisis y control de las operaciones. Este proceso debe concretarse luego de ser registrados, a través de un análisis de las cuentas de mayores contables, ya sea mensual o trimestralmente. Estas correcciones de los detalles que surgen luego del análisis de cuenta de los mayores, nos permitirá tener unos Estados Financieros saneados y con la confianza de que están al día y representan la real situación de la comunidad. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

OBSERVACIONES ESPECIFICAS Para formarnos una opinión de la situación de la Empresa, a través de la Observación General enunciada, en el proceso de examen de los Estados Financieros de la Organización, surgie- ron una serie de observaciones Específicas. A continuación detallamos algunas de las detectadas en cada área, las cuales por ser repetitivas, se sintetizan en las observa- ciones más representativas. 1.- Sumas a Rendir Como se indicó anteriormente, las sumas a rendir se solicitan para cubrir gastos hacia adelante de la fecha solicitada, que luego se rendirá cuando se utilice o acabe este fondo en un plazo acorde desde cuando se solicitó este monto, se recomien- da no más allá de un mes. El objetivo de las sumas a rendir en Comca es cubrir futuros gastos eventuales, por ejemplo, en reparaciones de las instala- ciones del sistema de canales, que cada cierto tiempo se malo- gran por aumentos de caudal o por la vida útil de este sistema. Estos trabajos requieren cubrir gastos de los trabajadores even- tuales, materiales para las reparaciones, arriendo de maquinaria y sus respectivas colaciones. Por Ejemplo: [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

1.1.- En rendición de fecha 31-01-2020 folio 1136 se indica las sumas a rendir de los comprobante 1041-1115-1040 y 1094. Pero en este folio 1136, se rindieron algunas boletas en fechas anteriores al momento de recibir estos dineros, o sea, no es dinero a rendir sino dineros a devolver a la persona que había gastado previamente a la entrega de la suma a rendir. A su vez, ciertas sumas a rendir por colaciones de los traba- jadores en terreno, se destinaron a la compra de combusti- bles, materiales de construcción e insumos para las maqui- narias o vehículos utilizados en estas reparaciones. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

1.2 En otro folio revisado, Folio N° 1137 del 31-01-2020, exis- ten boletas rendidas una semana antes del 27-01-2020 por colaciones. No queda claro si es un monto a rendir, o es para devolver dineros que el funcionario responsable ha gastado a nombre de la empresa. Además, existen gastos que no son de colación como benci- na y materiales de construcción, como se detalla a continua- ción: Se contabilizo en los códigos: El examen arrojo que, luego de verificar los documentos que respaldan esta rendición, se encontraron diferencias con el registro contable como dineros a rendir para colaciones del personal eventual en terreno. (Folio Origen 1094) 4101019 $ 101.120 (Folio Origen 1040) 4101019 $ 237.010 (Folio Origen 1115) 4101019 $ 202.690 (Folio Origen 1041) 4101024 $ 600.000 1106011 Cuenta a Rendir $ 202.690 1106011 Cuenta a Rendir $ 237.010 1106011 Cuenta a Rendir $ 101.120 1106011 Cuenta a Rendir $ 600.000 [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

1.3.- ¿RESTORAN DE IQUIQUE? En la rendición de colaciones además existe una Boleta N° 125153 por $ 70.000, emitido en un Restorán de la ciudad de Iqui- que el día 15-01-2020. Además de ser una buena colación, fue realizada en la Ciudad de Iquique posiblemente en otro trámite para la Empresa. . 1.4 En rendición de Fecha , existe una boleta de respaldo de una empresa, cuyos giros se alejan algo de los cuales fueron solicitados los dineros a rendir para Colaciones o en la hora de Colacion. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

2.- DEPOSITOS 2.1 Se detectan observaciones en el Folio n° 1194 de fecha 21-02-2020, por depósitos de arqueo n° 9189 de fecha 19-02-2020. En este comprobante no se encuentran física- mente los depósitos respectivos. La tarea es saber dónde están estos depósitos, si fueron realizados, qué monto y en qué banco. Foto Dep. 1 [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

3.- CHEQUES RECIBIDOS Existe un mayor cuidado en el control de los cheques a fecha, pero aun existen casos donde se pierde el control de ellos: La revisión del manejo de cheques recibidos por pagos de los señores comuneros tiene como objetivo verificar su origen, su existencia y si son depositados correctamente, de acuerdo si son al día, a fecha u otra situación. 3.1.- En la muestra realizada en el manejo de cheques, entre ellos a fecha se observó que en el Folio 1001 de fecha 02-01-2020 estos cheques NO COINCIDEN las fechas en los años del cobro. Se registró: 02-01-2020 con fecha 02-01-2019. Estos registros nos indican que hay en ciertos casos poco cuidado en control de los cheques y su contabilización. Foto Ch.Rec 1 [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

3.2. Existe Confusión en los Depositos de los Cheques , no se sabe si son cheque al dia o a fecha según examen al Folio 3099 del 04/12/2020. Ya que se contabiliza como cheque al dia, pero no esta registrado en Arqueo 9484 del 30/11/2020, pero si en el Detalle de Cheques a Fecha del Mismo Arqueo. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

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4. SECUENCIA LOGICA DEL SISTEMA CONTABLE EN COMPROBANTES Es función de la administración llevar una contabilidad al día y que refleje fielmente la situación de la organización a una fecha determinada. Es fundamental que permita con estos estados tomar deci- siones adecuadas a futuro sobre la base de la confianza en la información que entrega la contabilidad y sus estados financieros. Al revisar los comprobantes en su secuencia lógica y numé- rica en folios se observó por ejemplo que los folios 1150 y 1176 de los comprobantes contables no existen físicamente, pero sí se encuentran en el libro mayor en la cuenta conta- ble de Caja del 15 de Febrero de 2020. Al igual que el Folio 1094 de fecha 22-01-2020, falla en la correlatividad entre los N° de recibos, ya que algunos son: Recibo N° 68 ………….19/02/2020, no concuerda Recibo N° 56 ……………25/02/2020 respalda en el Folio 1096 del 22-01-2020. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

5. USO DE COMBUSTIBLE El uso de combustible es básicamente para el personal de la comunidad, y en ciertos casos, para asesores que se movili- zan en sectores de la ciudad de Arica y en lugares del Valle de Azapa, ida y regreso, en terreno o para reuniones espe- cíficas. En folio de orden de compra n° 1931 de la Empresa Cortés y Cía Ltda. de fecha 09 de enero de 2020, donde se registra la venta de litros de gasolina sin plomo 97 por un monto de $ 60.800, Patente JYTG-12 . La duda que surge es que si esta cantidad solicitada para traslados fue por el día o el mes entero, u otras cosas más anexas a la compra de combustible. . Foto U.C 1 [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

6. PROVEEDORES De la muestra de Proveedores, se encontró cierto descuido en los pagos de las facturas, ya que existen recibos de pagos de facturas distintas a las nombradas en los compro- bantes contables. Por ejemplo: La del comprobante 1527 del 18-06-2020 donde se especifica que se está pagando la Factura N° 45200 de Norchimet Agrocomercial por $ 140.000, pero en el recibo del proveedor n° 702 indica que recibe en efectivo pago de Factura N° 31140. La interrogante pasa por saber qué factura está concretan- do el pago al proveedor; y determinar si fue efectuada en efectivo o con cheque, o si está mal respaldada esta operación. . Foto P. 1 [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

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7.- PERSONAL EVENTUAL En folio 1039 de fecha 08-01-2020, se emite este compro- bante con el fin de pagar la práctica de la alumna Pía Herre- ra con un cheque, el cual fue pagado en forma adecuada con su informe, firma y datos del beneficiario. Pero existe agregado un memo de fecha 08-01-2020 en la cual se “Autoriza cuenta a Rendir para gastos de colación por trabajos en terreno por $ 600.000 con cheque”, pero no se indica que también tienen considerada a la alumna en práctica. La duda pasa por determinar si está malo el memorándum, o si el comprobante contable no está de acuerdo o no es respaldado correctamente por dicho memo de $ 600.000 pesos. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

RECOMENDACIONES AL CONTROL INTERNO A.- Plan de Cuentas Se recomienda analizar y actualizar el plan de cuentas en su contenido, ver si existe duplicidad en las cuentas y el no uso de ciertas cuentas de pasivos en pago de imposiciones. B.- Correcto uso de las Sumas a Rendir Como se explicó al inicio de este informe, la misión de una au- ditoría no sólo busca encontrar errores o problemas en los es- tados financieros, sino que también tiene como responsabilidad de aconsejar y colaborar con la institución en el mejoramiento de sus procesos. Por ello, anexamos aspectos importantes relativos por ejemplo al ítem de Sumas a Rendir, donde se han encontrado algunos inconvenientes. Definición Se entiende por Sumas a Rendir, aquellos montos de dinero puestos a disposición de un colaborador, en forma excepcional para afrontar gastos de naturaleza específico y que no es posi- ble canalizar en el proceso normal de compras. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

2. De la solicitud 2.1 Sólo se podrá cursar Sumas a Rendir a aquellos colaborado- res que posean contrato vigente. 2.2 Aquellos funcionarios que mantengan una suma a rendir pendiente, NO podrán generar una nueva solicitud hasta la ren- dición de la partida pendiente. 3. Contabilización de Sumas por Rendir 3.1 Las sumas a rendir, serán contabilizadas según instructivos Comca. 3.2 La forma de entrega de la suma a rendir será a través de cheque nominativo. 3.4 Su liberación será de responsabilidad del director adminis- trativo o tesorero. 3.5 En cada suma a rendir, se deberá indicar en forma explícita y clara el motivo de la asignación y su plazo máximo de su ren- dición. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

4. Del plazo para su rendición 4.1 El plazo máximo de rendición, no podrá exceder de 30 días co- rridos desde la emisión del cheque. 4.2 Transcurrido el plazo señalado en el punto anterior y habiendo dado aviso al colaborador de la obligación pendiente de rendición y no habiendo respuesta, se facultará, según sea el caso, para pro- ceder a descontar de su remuneración mensual la suma pendiente de rendición. 4.3 Aquellas rendiciones donde el plazo haya expirado y existiendo un saldo a favor del funcionario, ésta diferencia no será reembolsa- da por no haber cumplido en el plazo señalado. 5. De la rendición de la sumas por rendir 51. Los gastos que se efectúen con estos fondos, deben acreditarse siempre con las respectivas Facturas, Boletas o documentación tributaria, las que deberán venir a nombre de Comunidad Canal Azapa. 5.2 Las facturas deberán venir con el timbre de cancelada o pagada. 5.3 Las facturas o boletas no podrán ser con fecha anterior a la fecha de otorgamiento de la Suma a Rendir. 5.4 Aquellos pagos por compras o servicios en donde no se extien- da un documento tributario, se debe confeccionar planilla con el siguiente detalle; fecha, concepto y monto, que deberá estar con V°B° y firma de la dirección administrativa o tesorero. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

6. Rendición de facturas 6.1 Las facturas para ser registradas en libro de compra deberán ser contabilizadas normalmente. 6.2 Contabilizada la factura, se debe proceder a compensar a este proveedor con la parte de la Suma a Rendir. 7. Las sumas por rendir no podrán ser destinadas para: 7.1 Pago de servicios profesionales – Boletas de honorarios. 7.2 Compras distintas a lo destinado en comprobante contable de suma a rendir. Tal como se observó en el caso de las Cola- ciones 8. Saldo a favor de la Institución. 8.1 Habiendo un saldo a favor de la Institución, será obligación del colaborador al momento de rendir, realizar el depósito en la cuenta corriente del banco o entregar el dinero en efectivo al jefe administrativo o tesorero, quien deberá depositarlo previa revisión de la cuadratura entre documentos de respaldo más el depósito o el efectivo. Con el fin de proceder a su contabiliza- ción y compensación de partidas. 9. Saldo a favor del colaborador. 9.1 Será de responsabilidad del jefe administrativo la compensa- ción de estas sumas a rendir. 10. Compensación de las partidas. 10.1 Será de responsabilidad del jefe administrativo la compen- sación de estas sumas a rendir. [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

CONCLUSIONES De acuerdo a la planificación de Auditoría Comunidad Canal Azapa (Comca) 2020-2021, el presente Informe de auditoría resume las evi- dencias encontradas y detalla consejos para un mejor desarrollo de las actividades de la organización. En este sentido, se concluye que compa- rado con los años anteriores hay un mejoramiento sustancial en las ope- raciones normales de la entidad. Sin embargo, todavía existen algunas debilidades que deben ser corre- gidas para maximizar la confianza en los estados financieros, cuyos resultados correctos son fundamentales para la toma de decisiones de la Asamblea de Comuneros y del directorio. Por ello, es imprescindible que los estados financieros reflejen fielmente el funcionamiento de la institución. La contabilidad por definición debe llevarse de tal manera que sus re- gistros y respaldos no deberían tener ningún detalle u observaciones, pero se encontraron inconvenientes como por ejemplo, la falta de com- probantes que están registrados en los mayores y no se encuentran en libro diario. Además, se advirtió la contabilización de ciertas operaciones dos veces, una como Activo, y otras veces como Pérdidas. Asimismo, se registran en distintas cuentas operaciones de la misma naturaleza. También se observó la inexistencia de las cuentas de Pasivos por descuentos previ- sionales obligatorios como AFP, IPS, etc. . [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

La presente auditoría comprobó que existen debilidades en el tratamiento de los gastos realizados con Sumas Rendir. Se ob- servan rendiciones de sumas, por ejemplo, realizadas días ante- riores a la recepción de los dineros a rendir. Es decir, se rindie- ron dineros que aún no se recibían. En algunos casos, las Sumas a Rendir que se solicitaron especí- ficamente para cubrir gastos de colaciones de trabajadores en terreno, fueron rendidas con respaldos de gastos un poco aleja- dos del ítem Colaciones. Como por ejemplo: Compra de Com- bustible, Repuestos y Materiales de Construcción. También se detectaron sumas desfasadas, que generan distor- siones en la contabilidad. Esto provoca por ejemplo que al no rendir en su momento los dineros y dejar pasar el tiempo, las sumas a rendir y sus respaldos algunas veces no resultan igua- les. En conclusión, el presente informe nos permite señalar que el control interno va mejorando en forma paulatina, aun cuando tiene debilidades a subsanar. Podemos indicar además que la contabilidad podría, con los ajustes necesarios, reflejar la real situación financiera de la empresa. Alfredo Cortés Santander Contador Auditor [email protected] I [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile

Alfredo Cortés Santander Contador Auditor [email protected] [email protected] Tel. 966493084-Arica Chile